Regione Siciliana Procura di Enna Rapporto sullo stato dell`arte ICT
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Regione Siciliana Procura di Enna Rapporto sullo stato dell`arte ICT
Roma, Maggio 2013 Regione Siciliana Rafforzamento delle capacità d’azione delle Autorità per l’Amministrazione della Giustizia della Regione Siciliana Procura di Enna Rapporto sullo stato dell’arte ICT INDICE 1 OBIETTIVI E STRUTTURA DEL DOCUMENTO ............................................................... 3 2 SISTEMI TECNOLOGICI IN USO ..................................................................................... 4 2.1 UFFICIO DEL CASELLARIO GIUDIZIALE ............................................................................ 4 2.2 UFFICIO ESECUZIONI PENALI ......................................................................................... 4 2.3 SEGRETERIA DEL MAGISTRATO /1 .................................................................................. 5 2.4 SEGRETERIA DEL MAGISTRATO /2 .................................................................................. 5 2.5 SEGRETERIA DEL MAGISTRATO /3 .................................................................................. 6 2.6 SEGRETERIA GENERALE AFFARI PENALI ........................................................................ 6 2.7 SEGRETERIA DIBATTIMENTO .......................................................................................... 7 3 PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA ................................................................................ 8 3.1 I PUNTI DI FORZA ........................................................................................................... 8 3.2 I PUNTI DI DEBOLEZZA ................................................................................................... 9 4 STRATEGIE PUNTUALI E GENERALI DI MIGLIORAMENTO ....................................... 11 Pag. 2 di 12 1 Obiettivi e struttura del documento Il presente documento costituisce il primo output di lavoro previsto nell’ambito della Linea 2 (Miglioramento nell’uso delle tecnologie informatiche) del progetto di “Rafforzamento delle capacità d’azione delle Autorità per l’Amministrazione della Giustizia della Regione Siciliana” (c.d. Best Practices Giustizia). Obiettivo del documento è la ricostruzione dello stato dell’arte dei sistemi informatici in uso all’Ufficio Giudiziario finalizzato alla individuazione dei punti e di forza e di debolezza e alla formulazione di un piano di miglioramento. A tal fine, sono riportate le informazioni rilevate attraverso i questionari “Scheda rilevazione tecnologie e competenze informatiche” inviate all’Ufficio nel mese di maggio 2013. Il documento è quindi articolato come segue: o Sistemi tecnologici in uso: nel quale si riportano elementi utili ad inquadrare i sistemi in uso distinti per Ufficio e per tipologia (Hardware, software, PEC e firma digitale, ecc.), o Punti di forza e di debolezza, rilevati sulla base dei questionari e delle interviste e rappresentati in modo schematico al fine di evidenziare gli elementi di criticità sui quali intervenire, o Strategie puntuali e generali di miglioramento:. L’obiettivo è quello di elaborare un piano di miglioramento sia della dotazione hardware che software, evidenziando eventuali criticità degli applicativi ministeriali. Pag. 3 di 12 2 SISTEMI TECNOLOGICI IN USO I sistemi tecnologici in uso presso il Tribunale di Caltanissetta, sono riportati in dettaglio per il singolo Ufficio. 2.1 Ufficio del Casellario Giudiziale Ufficio Casellario Giudiziale Responsabile Dott.ssa Maria Luisa Mazzeo Personale impegnato 3 unità 3 Computer 3 Stampanti Dotazione Hardware 1 Fax 1 Lettore di Smart Card Tutti gli utenti utilizzano Word Applicativi di base 1 utente utilizza Internet Explorer Applicativi ministeriali Tutti gli utenti utilizzano il SIC Applicativi di terzi Nessuno Collegamento a internet Si PEC e firma digitale No Assistenza tecnica 2.2 Ufficio Esecuzioni Penali Ufficio Esecuzioni Penali Responsabile Dott.ssa Maria Luisa Mazzeo Personale impegnato 1 unità 1 Computer Dotazione Hardware 1 Stampante 1 Lettore di Smart Card Applicativi di base 1 utente utilizza Word, Internet Explorer Applicativi ministeriali 3 utenti utilizzano il SIEP Applicativi di terzi Nessuno Collegamento a internet Si Pag. 4 di 12 PEC e firma digitale No Assistenza tecnica 2.3 Segreteria del Magistrato /1 Ufficio Segreteria del Magistrato Responsabile Dott. Giovanni Salerno Personale impegnato 2 unità 2 Computer Dotazione Hardware 2 Stampanti 1 Scanner Applicativi di base Tutti gli utenti utilizzano Word Applicativi ministeriali Tutti gli utenti utilizzano REGE e SIDIP 1 utente utilizza il SIC Applicativi di terzi Nessuno Collegamento a internet Si PEC e firma digitale No Assistenza tecnica 2.4 Segreteria del Magistrato /2 Ufficio Segreteria del Magistrato Responsabile Dott.ssa Anna Maria Rivoli Personale impegnato 2 unità 2 Computer Dotazione Hardware 1 Stampante 1 Scanner Tutti gli utenti utilizzano Word e Outlook Applicativi di base 1 utente utilizza Internet Explorer Tutti gli utenti utilizzano REGE e SIDIP Applicativi ministeriali 1 utente utilizza il SIC Applicativi di terzi Nessuno Pag. 5 di 12 Collegamento a internet Si PEC e firma digitale No Assistenza tecnica 2.5 Segreteria del Magistrato /3 Ufficio Segreteria del Magistrato Responsabile Dott.ssa Loredana Gallina Personale impegnato 2 unità 2 Computer Dotazione Hardware 1 Stampante 1 Scanner Applicativi di base Tutti gli utenti utilizzano Word, Outlook, ed Internet Explorer Applicativi ministeriali Tutti gli utenti utilizzano REGE, SIC e SIDIP Applicativi di terzi Nessuno Collegamento a internet Si PEC e firma digitale No Assistenza tecnica 2.6 Segreteria Generale Affari Penali Ufficio Segreteria Generale Affari Penali Responsabile Dott. Salvatore Baviera Personale impegnato 5 unità 6 Computer 4 Stampanti Dotazione Hardware 1 Scanner 1 Fax Tutti gli utenti utilizzano Word, Excel, Oulook, Access, Internet Applicativi di base Explorer Tutti gli utenti utilizzano il REGE 3 utenti utilizzano il SIC Applicativi ministeriali 1 utente utilizza Proteus 1 utente utilizza il SIEP Pag. 6 di 12 1 utente utilizza il SIES 1 utente utilizza il DAP 1 utente utilizza ABACO Copertine: Stampe copertine per mod.21 Applicativi di terzi 1 utente utilizza REGEWord: Stampe copertine per mod.44 Collegamento a internet Si PEC e firma digitale No Assistenza tecnica 2.7 Segreteria Dibattimento Ufficio Segreteria Dibattimento Responsabile Dott.ssa Loredana Rabito Personale impegnato 4 unità 4 Computer 4 Stampanti Dotazione Hardware 1 Scanner 1 Fax Applicativi di base Tutti gli utenti utilizzano Word, Outlook ed Internet Explorer Applicativi ministeriali Tutti gli utenti utilizzano il REGE Applicativi di terzi Nessuno Collegamento a internet Si PEC e firma digitale No Assistenza tecnica Pag. 7 di 12 3 PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA Dall’analisi dei questionari e dalle interviste con il personale, sono emersi i seguenti punti di forza/debolezza sia nelle dotazioni informatiche che nell’uso delle stesse. 3.1 I punti di forza Tutti gli Uffici analizzati fanno uso della Posta elettronica, in particolare per quanto riguarda le comunicazioni e lo scambio di documenti all’interno dell’Ufficio giudiziario. Analizzando le operazioni compiute a mezzo di posta elettronica emerge che per quanto riguarda le semplici comunicazioni e lo scambio di informazioni, l’Ufficio utilizza già in modo prevalente gli strumenti telematici che ha a disposizione. Lo scambio elettronico di documenti invece avviene quasi solo verso l’interno, e in particolare non avviene quasi mai verso il pubblico e gli Enti non giudiziari (dunque gli utenti più “esterni” al sistema giustizia con cui la Procura interagisce): Un altro punto di forza dell’Ufficio giudiziario riguarda l’uso di modelli personali: come mostrato in Figura, metà degli uffici analizzati all’interno della Procura fa uso di modelli personali durante il lavoro quotidiano, segno che c’è stato uno sforzo di automazione e standardizzazione delle procedure per renderle più efficienti da parte degli stessi funzionari. Nello specifico, si utilizzano modelli Word per tenere le statistiche Pag. 8 di 12 interne, per scrivere i decreti di liquidazione delle spese di giustizia e per la richiesta di atti. 3.2 I punti di debolezza La seguente Figura mostra i problemi rilevati dal personale riguardo la dotazione Hardware degli uffici: La carenza largamente più segnalata riguarda i Fax, giudicati insufficienti per il carico di lavoro richiesto e posizionati in modo non ottimale per tutti i dipendenti. Anche il numero di Scanner e Stampanti è ritenuto insufficiente. Un’altra criticità riguarda l’uso della Firma Digitale: nonostante nella Procura ci siano almeno 3 uffici in possesso dei lettori di Smart Card (la tecnologia hardware necessaria), nessuna struttura utilizza la Firma Digitale nella propria attività lavoratica. Il problema è legato al più ampio tema della mancata digitalizzazione dei procedimenti penali, tuttavia nemmeno per gli atti del Casellario Giudiziale sono state sperimentate soluzioni telematiche per l’invio agli utenti dei documenti richiesti. Questa è una criticità che può essere affrontata per aumentare l’efficienza della Procura in alcune procedure. Anche l’utilizzo di cartelle condivise è una prassi adottata solo da una minoranza degli uffici interni, tuttavia questa criticità è mitigata dall’utilizzo della posta elettronica per gli scambi Pag. 9 di 12 documentali interni, come evidenziato nel paragrafo precedente. Per quanto riguarda l’utilizzo degli applicativi ministeriali, l’autovalutazione da parte del personale della Procura evidenzia come l’unico applicativo vissuto come problematico sia il SIDIP, verso il quale gli utenti non si ritengono abbastanza esperti. Le autovalutazioni per questo programma ricadono tutte nella sfera dell’Insufficienza e della Sufficienza. Queste risultanze sono confermate dalla corrispondente domanda di formazione (rappresentata nella Figura seguente), in cui il SIDIP è l’unico applicativo ministeriale per il quale sono richiesti interventi formativi. Altri applicativi software sui quali il personale vorrebbe ricevere formazione sono Excel ed Outlook. Per quanto riguarda invece le attrezzature hardware, è richiesta formazione solamente sull’utilizzo dello scanner, e questo è l’intervento che vede la domanda di gran lunga maggiore, dato che è richiesto dalla maggior parte dei dipendenti della Procura (oltre 20 amministrativi). Al di là degli elementi “soggettivi” dell’utilizzo degil applicativi (ovvero quelli più legati alle risorse umane), sono state anche segnalate delle carenze “oggettive” negli applicativi ministeriali: in generale si registra una diffusa lentezza dei programmi, spesso perché essi sono basati su linguaggi di programmazione obsoleti e comunque non efficienti rispetto ai software e ai PC attualmente in uso. Un problema più specifico è stato invece rilevato con il SIEP, l’applicativo per le esecuzioni penali, in cui non tutte le funzionalità sono state implementate. Inoltre, una delle Segreterie del Magistrato ha riportato un guasto alla fotocopiatrice, rendendo necessario per i funzionari spostarsi lontano dagli uffici per raggiungere le altre: il problema potrebbe essere mitigato avvicinando fra di loro le tre Segreterie. Pag. 10 di 12 4 STRATEGIE PUNTUALI E GENERALI DI MIGLIORAMENTO Firma/Timbro Digitale Due uffici, il Casellario Giudiziale e la Segreteria Esecuzioni, sono in possesso di lettori di SmartCard, che tuttavia sono poco utili senza il possesso della Firma Digitale. Poiché questi due uffici hanno la particolarità di emettere alcuni Certificati richiesti dai cittadini (ad esempio il Certificato dei carichi pendenti o il Certificato di espiata pena), si propone di avviare una sperimentazione su alcune tipologie di Certificato selezionate confrontandosi con gli uffici per renderli elettronici, attraverso l’utilizzo della Firma e del Timbro Digitale. Per gli altri uffici che non dispongono di lettori di SmartCard, si propone di verificare l’opportunità di dotare quelli che hanno i maggiori scambi documentali verso l’esterno di PEC, lettori di SmartCard e firme digitali per avviare la sperimentazione dell’invio telematico degli atti. Cartelle condivise La Segreteria del Magistrato in cui è responsabile il Dott. Salerno utilizza una cartella condivisa con l’Ufficio GIP per lo scambio di documenti, mentre quella diretta dalla dott.ssa Rivoli le utilizza per interfacciarsi con le Sezioni di Polizia Giudiziaria e con il Corpo Forestale. Queste prassi andrebbero adottate da tutte le Segreterie del Magistrato per rendere più efficiente lo scambio documentale: a questo scopo si propone di effettuare una selezione (attraverso il confronto con i magistrati e il personale delle Segreterie) dei documenti scambiati con altri Uffici Giudiziari o Enti, ed approntare uno standard di utilizzo delle cartelle condivise verso l’esterno valido per tutti. Per quanto riguarda l’utilizzo verso l’interno, le due Segreterie del Magistrato menzionate condividono cartelle anche con i magistrati e con i colleghi all’interno della Segreteria stessa. Per aumentare l’efficienza dell’Ufficio Giudiziario in termini di tempo e di utilizzo di risorse (carta, inchiostro ecc.) si propone di mappare tutti gli scambi documentali fra uffici interni alla Procura della Repubblica, e creare conseguentemente un’alberatura di cartelle condivise che permetta di gestire i flussi completamente in rete. Modelli e documenti seriali Diversi uffici all’interno della Procura utilizzano modelli personali per velocizzare e standardizzare il proprio lavoro. Questa buona pratica andrebbe diffusa a tutto l’Ufficio Giudiziario: a tale scopo si propone di selezionare, attraverso un confronto con il personale, quei documenti a redazione seriale per i quali si otterrebbe un significativo guadagno in termini di tempo. L’automazione della redazione dei documenti può avvenire non solo attraverso la predisposizione di semplici modelli ma anche attraverso la predisposizione di documenti collegati ad un foglio elettronico, così che compilando alcuni campi prestabiliti del foglio elettronico si generino automaticamente copie compilate dei documenti richiesti. L’adozione generalizzata di queste metodologie avrebbe un impatto positivo sui tempi di lavorazione degli atti. Interventi di Formazione Come emerso dalle schede di rilevazione, i dipendenti della Procura richiedono di essere formati nell’utilizzo di alcuni applicativi e attrezzature. Per ragioni di efficienza si propone di Pag. 11 di 12 focalizzare la formazione sugli oggetti più richiesti dagli stessi funzionari, ovvero il SIDIP, Excel, Outlook e lo Scanner. Per quanto riguarda il SIDIP, essendo un applicativo ministeriale per la giustizia è possibile disegnare un intervento formativo senza effettuare ulteriori analisi. La formazione sugli applicativi di base Excel ed Outlook, così come quella sull’utilizzo dello Scanner, dovrà invece essere preceduta da una breve analisi dei fabbisogni formativi per calibrare meglio l’intervento di formazione su quegli utilizzi più importanti degli applicativi/attrezzature rispetto alle attività svolte. Le modalità di formazione dovranno essere facilmente condivisibili con tutto il personale e trasmissibili in futuro a nuovi dipendenti della Procura: per questo si propone, al termine degli interventi, di consegnare un pacchetto (in formato digitale) contenente, oltre al programma, le slide e altri materiali formativi, anche un video del corso registrato durante lo svolgimento dello stesso. Condivisione dell’hardware Durante l’indagine è emerso che la disposizione dell’hardware non è ottimale per tutti gli uffici: alcuni dipendenti si trovano lontani dalle attrezzature (come fotocopiatrici o scanner) mentre altri sono dotati di attrezzature personali. Per rendere più efficiente la disposizione dell’hardware in possesso della Procura della Repubblica si propone di studiare la disposizione logistica degli uffici e delle attrezzature da essi utilizzate per ridisegnare la disposizione sia dei primi sia delle seconde, in modo da minimizzare gli spostamenti complessivi ed aumentare l’efficienza dell’Ufficio Giudiziario. Pag. 12 di 12