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Corso di Laurea magistrale in
Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale
COMUNICAZIONE E ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
L’arte di organizzare con Arte
Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi”
Prof. Ileana Inglese
Bari, A.A. 201/2014
Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte
Premessa
Questo lavoro deriva dalla necessità di offrire una guida agli studenti che hanno seguito il
Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi”, inserito nell’ambito del Corso di
laurea magistrale in Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale, attivato presso
l’Università degli Studi di Bari “Aldo Moro”.
Esso trae la sua ispirazione da anni di significative esperienze nel settore della
comunicazione e dei servizi e vuol essere solo un’introduzione al tema complesso e vastissimo
dell’organizzazione e gestione di eventi, per il cui approfondimento si rimanda agli autori
citati in bibliografia.
Con l’augurio che questo possa essere un contributo per il miglioramento delle capacità
comunicative dei corsisti e per la loro crescita personale e professionale.
Ileana Inglese
C’è una cosa preziosa che mi porto ogni volta via da un corso: ed è il contatto con gli allievi,
le tante, ogni volta diverse, emozioni. Per conservarle, rinnovarle nel tempo, lascio qui la mia
e-mail: [email protected]. La mia casella è sempre aperta!
2
Sommario
Premessa
Cenni di marketing culturale
-
I tempi del cambiamento
Le leve della competizione
Il concetto di mission e di vision
L’evoluzione del marketing
Dal marketing di prodotto al marketing delle relazioni
Il nuovo consumatore
La cultura come desiderio
I mercati sono conversazioni
L’organizzazione di convegni ed eventi
-
Il convenire come fenomeno sociale
Un po’ di storia
Perché organizzare/partecipare a convegni?
Le figure professionali
Tipologie di eventi
Come organizzare un evento
Dieci regole per l’organizzazione di eventi
Guida per la progettazione di un evento
La comunicazione di convegni ed eventi
-
L’ufficio stampa in occasione di un evento
Media list, comunicati, cartella stampa, rassegna stampa
Timing per l’organizzazione e comunicazione di un evento
Dal galateo al cerimoniale di rappresentanza
Gli ambiti di applicazione del cerimoniale
Cenni di public speaking
-
Comunicare in pubblico: dall’ars retorica ad oggi
Alcune regole di improvvisazione teatrale
La tecnica del volo applicata al public speaking
La gestione del dibattito
Gli elementi di una buona dizione
L’abito fa il monaco
Consigli per presidiare l’ansia
Per chi desidera saperne di più
3
CENNI DI MARKETING CULTURALE
I TEMPI DEL CAMBIAMENTO
Un’epoca volge al termine: lasciamo alle spalle quella delle certezze e ci inoltriamo nella
stagione: del frammento, della pluralità, dell’effimero, della molteplicità dei punti di vista.
Assistiamo al mutamento dei modi di produzione ed all’irrompere di nuove e rivoluzionarie
tecnologie, condizioni determinanti ai fini di un passaggio d’epoca. L’organizzazione oggi si
confronta con un ambiente sempre più discontinuo: esiste un’unica certezza: l’incertezza.
È fondamentale saperci convivere in modo costruttivo, trasformandola da minaccia in
opportunità. Le caratteristiche richieste sono: coraggio, creatività, flessibilità, adattabilità,
velocità, comunicazione, responsabilità, relazioni.
LE LEVE DELLA COMPETIZIONE
Era industriale:
PRODOTTO
PREZZO
Era post-industriale:
PRODOTTO
PREZZO
PERSONALIZZAZIONE
SERVIZIO
VELOCITÀ
COMUNICAZIONE
IL CONCETTO DI MISSION E DI VISION
Alla base di qualsiasi trasformazione e percorso verso l’eccellenza vi è un binomio
inscindibile: cultura e strategia. L’integrazione di cultura e strategia avviene solo se sono
chiare la “Mission”, cioè la ragion d’essere e la “Vision”, cioè gli scenari possibili
dell’organizzazione.
La Mission risponde alla domanda: “Perché esistiamo? Cosa dobbiamo fare?”
La Vision risponde alla domanda: “Cosa vogliamo fare? Dove vogliamo arrivare?”
La Mission rappresenta la ragion d’essere dell’azienda, il perché della sua esistenza. Se la
Mission è condivisa, cresce il senso di appartenenza e la meta viene raggiunta più facilmente.
La Vision indica questa meta, ciò che l’organizzazione vuol essere in futuro. Essa è il sogno
che nasce dall’insoddisfazione del presente, la rielaborazione creativa di fatti, speranze, rischi,
opportunità.
IL NUOVO CONSUMATORE
Il cambiamento investe l’intera società, tutti gli utenti. Nasce un nuovo modello di
consumatore, con cui bisogna imparare ad avere a che fare. Se cardine della modernità era la
produzione, al centro della postmodernità c'è proprio il consumo, sempre meno di merci e
sempre più di simboli e di segni.
Al marketing tradizionale, che lega il consumo al concetto di utilità, si contrappone ora l'idea
del consumo come esperienza, che implica la fantasia, l’uso creativo del tempo, il ludico, ma
anche il legame affettivo, l’emozione.
L’utente vuole esperienze! Esperienze da ricordare, di cui parlare, da portare con sé. Un
elemento da considerare con attenzione quando si parla di marketing culturale.
4
EMOZIONARE E SEDURRE
Per dialogare con il consumatore postmoderno occorre agire sull’area del desiderio, piuttosto
che su quella del bisogno.
Le marche oggi, per competere sul mercato, cercano di suscitare emozioni, perché
l'immagine, la fiducia, l'autorevolezza sono condizioni necessarie ma non sufficienti. Tutti
elementi che nel settore della cultura sono un must.
L’EVOLUZIONE DEL MARKETING
Il marketing si evolve: il marketing «offensivo» cede il passo al marketing «difensivo»:
conquistare un nuovo cliente costa più che conservarne uno già acquisito.
Dal marketing «di prodotto» si passa al marketing «di relazione». “Il consumatore diviene
attore, in grado di farsi sentire e di incidere nelle scelte.” (Giampaolo Fabris)
DALLE 4P (Philippe Kotler) ALLE 4 C (Robert F. Lauterborn)
Product (prodotto)
>>
Customer value (valore per il consumatore)
Price (prezzo)
>>
Cost (costo per il consumatore)
Place (post)
>>
Convenience (facilità di acquisto)
Promotion (promozione)
>>
Communication (comunicazione)
LA CULTURA COME DESIDERIO
Il nuovo consumatore è sempre più informato e attivo, resistente alle vecchie logiche del
marketing. Più forte tecnologicamente, chiede rispetto e attenzione. Egli è diventato più:
autonomo, competente, esigente, selettivo, pragmatico
C’è un trend nei consumi che sta sviluppandosi molto: la richiesta di autenticità. La
globalizzazione dell’economia e della società, che rende fragili e precari sia gli individui sia le
loro identità, può accelerare un movimento inverso, indirizzato alla ricerca di radici e stabilità.
Nell’insieme di cose originali che si desidera possedere nella loro integrità e autenticità, vi
sono oggetti ed esperienze. La cultura diventa un desiderio, viene richiesta.
I MERCATI SONO CONVERSAZIONI
Dalle sollecitazioni continue e pressanti si passa ai suggerimenti, alla collaborazione.
I mercati diventano conversazioni (The Cluetrain Manifesto). Vince chi sa parlare meglio con
il suo pubblico e acquisirne la fiducia, sulla base dei fatti.
L’organizzazione di riunioni, incontri ed eventi è uno degli strumenti più efficaci per
interagire con questi mercati.
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L’ORGANIZZAZIONE DI CONVEGNI ED EVENTI
IL CONVENIRE COME FENOMENO SOCIALE
Il riunirsi è fenomeno tipico di ogni tempo ed epoca. Per capirne le dinamiche è utile una
breve analisi sociologica. Nel convenire è presente un gran numero di processi sociali:
dall’acculturazione all’integrazione e al conflitto, dalla comunicazione alla socializzazione ed
al mutamento sociale.
Vi sono anche problemi processuali riferiti al comportamento collettivo, la razionalizzazione
e la professionalizzazione. Vanno considerati anche gli elementi strutturali, quali i ruoli, le
relazioni sociali, i gruppi, e gli aspetti strutturali, quali il potere, il dominio, il controllo
sociale. I convegni, infine, si fanno per comunicare, e la comunicazione costituisce senza
dubbio uno dei processi sociali fondamentali.
“L’aggregazione umana, al di là degli usi e dei costumi, dei riti e delle gesta, è espressione
umana, fenomeno umano, bisogno reale di comunicazione nei suoi aspetti più complessi,
condizione umana. Nel suo bisogno di riunirsi in gruppi e società, l’uomo asseconda un
impulso naturale, manifesta una abitudine costante che è di comunicazione e ordine.
(Marco Ferronato)
UN PO’ DI STORIA
I primi congressi forse furono i grandi concili ecclesiastici che si tennero a Costanza del 1414
e a Basilea nel 1431. Un primo grande congresso internazionale si tenne ad Arras nel 1435 e
fu quello che pose fine alla Guerra dei Cento Anni. Ma i primi veri congressi in senso
moderno, cioè quelli volti a trasmettere e scambiare informazioni tra specialisti, risalgono al
secolo scorso.
In tempi più vicini a noi hanno poi preso a diffondersi i congressi delle società mediche e
scientifiche in genere, quindi quelli aziendali, poi quelli di associazioni ed enti vari, infine una
miriade di convegni ed eventi.
PERCHÈ ORGANIZZARE CONVEGNI?
Le aziende:

Per lanciare, rafforzare, celebrare l’immagine aziendale

Per comunicare risultati, piani, strategie, politiche

Per interagire con la rete distributiva e con i clienti

Per ottenere il consenso dai distributori e renderli operativi

Per presentare, promuovere prodotti/servizi

Per incentivare la forza vendita

Per motivare dipendenti e collaboratori

Per rafforzare lo spirito di corpo

Per fronteggiare momenti particolari della vita aziendale

Per ottenere consenso e notorietà fra gli stakeholder
6
I sindacati e i partiti:

Per dibattere tesi e politiche

Per gratificare quadri e dirigenti

Per motivare gli iscritti

Per dare risonanza alle decisioni
Le associazioni

Per riunire i soci

Per dibattere argomenti di interesse comune

Per eleggere gli organismi direttivi

Per aggiornare le conoscenze

Per fornire ai soci momenti di crescita
Gli enti pubblici

Per sensibilizzare il pubblico su argomenti di attualità

Per celebrare eventi storici, ricorrenze sociali

Per ricercare consenso
PERCHÈ PARTECIPARE A CONVEGNI ?

Per conoscere, sapere, apprendere

Per aggiornarsi professionalmente

Per partecipare a processi decisori

Per incontrare leader, persone di cultura

Per interagire con altri partecipanti

Per comunicare le proprie idee, opinioni

Per illustrare le proprie esperienze

Per cementare lo spirito di gruppo

Per creare alleanze, trovare intese comuni

Per sensibilizzare pubblico e governanti

Per fare conoscenze, avviare relazioni professionali

Per notare e farsi notare
7
LE FIGURE PROFESSIONALI
Sono diverse oggi le figure professionali che si occupano della organizzazione di convegni e
congressi e i soggetti coinvolti nella gestione di eventi, sia all’interno che all’esterno di una
azienda o ente o associazione. Tra quelle più o meno “codificate” abbiamo:

P.C.O. (Professional Conference Organizer)

Meeting Planner

Incentive house

Esperto di Relazioni Pubbliche
IL P.C. O.
Per P.C.O. (Professional Conference Organizer) si intendono coloro che organizzano in modo
professionale convegni per conto terzi o le agenzie specializzate nel fornire il congresso
“chiavi in mano”. Il PCO è il titolare di un’impresa di organizzazione congressuale che
gestisce e coordina tutti gli aspetti di un congresso, spesso assumendone anche la gestione
economica e quindi operando con un certo rischio d’impresa. I PCO vengono remunerati con
compensi d’agenzia quando addirittura non si sostituiscono al promotore del convegno
nell’area economica ad esso connessa. I PCO hanno diverse funzioni:

progettano gli eventi
o studio di fattibilità
o strategia di comunicazione
o strategia creativa

offrono servizi di segreteria
o organizzativa
o scientifica
o amministrativa

curano la logistica
o sale, spazi espositivi, addobbi
o trasporti, transfer, alloggi,
o catering, ristorazione

progettano e realizzano la linea grafica
o linea coordinata e materiali di comunicazione
o allestimenti, scenografie, segnaletica
o kit congressuale

forniscono servizi tecnici e di accoglienza
o interpreti, traduttori
o hostess, stewart, guide
o runner, tecnici
8

organizzano le attività annesse al congresso
o spettacoli, intrattenimenti
o escursioni, visite guidate
o cene sociali, cocktail party

forniscono servizi multimediali
o servizi fotografici
o riprese video
o streaming

curano la produzione post-congressuale
o atti del congresso, traduzioni
o cassette video, book fotografico
o rassegna stampa

curano le sponsorizzazioni e la promozione
o desk espositivi
o scambio merce, fund raising
o pubblicità, promozione

curano le relazioni con i media
o ufficio stampa
o conferenze stampa
o press tour

curano i rapporti con le istituzioni
o richiesta patrocini e contributi
o relazioni istituzionali
o cerimoniale di rappresentanza

curano il follow-up del congresso/evento
o ringraziamenti relatori/sponsor
o atti amministrativi, congress report
o rassegna stampa, atti del congresso
IL MEETING PLANNER
Per Meeting Planner si intendono le persone che organizzano convegni per aziende,
associazioni di categoria, partiti, sindacati, centri congressi. Il Meeting Planner è
l’organizzatore di congressi interno ad una organizzazione. Si distingue dal PCO perchè:
1. non ha rischio d’impresa: pur rispondendo ai suoi datori di lavoro per il buon esito
dell’evento, non corre rischio d’impresa in quanto retribuito a stipendio o con un fisso;
9
2. gestisce gli eventi di un unico committente, che sono perciò in larga misura ripetitivi e
coinvolgono sempre lo stesso pubblico.
Le loro funzioni sono simili a quelle dei PCO; in molti casi però essi, anziché fornire
direttamente, coordinano e mediano i servizi di supporto dei convegni. Sul mercato operano
poi PCO e MP free-lance, che lavorano a titolo individuale come consulenti, intervenendo
cioè con i propri servizi laddove non sia richiesta l’organizzazione globale di un evento.
L’INCENTIVE HOUSE
Per Incentive House si intendono le agenzie specializzate nell’organizzare eventi e piani di
incentivazione. Esse organizzano:

campagne di incentivazione, viaggi in tutti il mondo, crociere con spettacoli

eventi in luoghi suggestivi con elementi spettacolari o dinamiche incentivanti

convention, fiere, trade promotion, visite guidate, educational
L’ESPERTO DI RELAZIONI PUBBLICHE
Alcuni PCO sono bravissimi nell’organizzare congressi, ma falliscono l’impatto con convegni
di tipo aziendale perché impreparati a gestire eventi in cui il flusso di comunicazione è più
complesso. La figura che meglio riesce a soddisfare le esigenze dell’azienda è l’Esperto di
Relazioni Pubbliche o PR professional, che alle competenze di tipo organizzativo unisce
capacità di tipo comunicativo, relazionale, creativo, pubblicitario, giornalistico.
COMUNICARE L’IMPRESA CHE CAMBIA
Oggi è esplosa in tutti i settori la tendenza a produrre servizi di fruibilità diffusa e a “mixare”
le varie forme di comunicazione per rivolgerle a un pubblico sempre più vasto ed eterogeneo.
Il marketing mix si è esteso, affiancando a mezzi tradizionali (pubblicità e promozione), le
sponsorizzazioni sportive e culturali, le relazioni pubbliche, il direct marketing, le fiere,
Internet, i social media e altri mezzi multimediali e interattivi. Si parla perciò di
comunicazione integrata, rivolta sia al pubblico esterno, che a quello interno all’azienda.
RELAZIONI PUBBLICHE ED EVENTI
Per Relazioni Pubbliche si intendono tutte quelle attività sistematiche tendenti a suscitare o
rafforzare, attraverso un dialogo permanente e azioni mirate e misurabili, simpatia, stima,
consenso nei vari pubblici da cui l’azienda dipende, sia all’interno che all’esterno. Fare
Relazioni Pubbliche significa quindi dirigere e condurre in modo sistematico e professionale
attività aziendali che servono a far conoscere alla pubblica opinione:

ciò che facciamo

come lo facciamo

perché lo facciamo
Il fine è quello di: tutelare il nome dell’azienda. stimolare alleanze e cooperazione,
promuovere l’immagine dell’azienda. Punto di forza delle RP è la misurabilità dell’azione.
10
L’IMMAGINE AZIENDALE
L’immagine aziendale, ossia l’opinione che la gente si fa di un’impresa, è una delle sue più
importanti risorse economiche. Occorre una continua attività di controllo nel tempo
dell’immagine aziendale, affinché vi sia coerenza fra:

l’immagine che l’impresa vorrebbe avere

l’immagine che l’impresa ritiene di avere

l’immagine che l’impresa effettivamente ha
La responsabilità di assicurare all’impresa una buona immagine comunicando in maniera
mirata con tutti gli stakeholder o i pubblici dell’impresa ricade sull’Esperto di Relazioni
Pubbliche.
GLI STAKEHOLDER
Le organizzazioni sono al centro di una vasta rete di “portatori di interesse” (stakeholder).
L’immagine che essi hanno dell’impresa incide sui loro comportamenti; essi possono inoltre
influenzare opinioni, comportamenti, decisioni d’acquisto dei vari tipi di pubblico:

Management, dipendenti

Collaboratori, consulenti

Partner del Gruppo

Società collegate e controllate

Fornitori, terziaristi

Distributori, agenti

Clienti reali e potenziali

Istituzioni pubbliche, centrali e periferiche

Partiti politici, gruppi di interesse

Associazioni di vario tipo

Sindacati, gruppi di opinione organizzati e non

Federazioni a difesa del consumatore

Sistema imprenditoriale, associazioni di categoria

Imprese concorrenti

Banche, soci, finanziatori

Investitori, analisti finanziari, assicuratori

Media: agenzie stampa, quotidiani, periodici, stazioni radio-televisive

Consulenti, agenzie di comunicazione e pubblicità

Mondo della scuola, della cultura, dello spettacolo, dello sport

Comunità in generale, “popolo della rete”
11
COMUNICARE CON GLI EVENTI
Particolare rilievo assume, nell’ambito delle attività di relazioni pubbliche, l’organizzazione
di riunioni ed eventi rivolti ad un pubblico sia interno che esterno all’azienda.
Un “evento speciale” è una iniziativa che ha una particolare risonanza sul piano della
comunicazione nei confronti:

di coloro che ad esso hanno partecipato (es. congresso, convention aziendale, ecc.)

del pubblico in generale, cui giunge notizia del fatto attraverso gli organi di
informazione (es. inaugurazioni, sfilate di moda, concerti, spettacoli, mostre, ecc)
TIPOLOGIE DI EVENTI
Vi sono infinite occasioni di comunicazione basate su attività o eventi creati appositamente o
nei quali intervenire, al fine di rinforzare l’immagine aziendale.
Ecco alcuni esempi, e denominazioni diverse:

Assemblea

Tavola rotonda

Conferenza

Congresso

Simposio

Convegno

Forum

Convention

Seminario

Workshop

Laboratorio

Meeting

Cantiere

Stage

Educational

Conferenza stampa

Press tour

Presentazioni (libro, disco, film)

Reading

Visita guidata

Family Day

Talk show

Viaggio incentive
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
Roadshow

Grand opening, inaugurazioni

Incontro con testimonial

Galà (dinner, ballo)

Cocktail party

Dinner tematico

Defilè (con spettacolarizzazioni varie)

Mostre (d’arte, fotografiche, ecc.)

Esposizioni di vario tipo

Spettacoli, concerti

Rassegne musicali, cinematografiche

Celebrazioni

Premiazioni

Concorsi

Outdoor training

Teatro d’impresa

Rievocazioni storiche

Maratone TV/radio

Eventi eno-gastronomici

Rassegne teatrali

Rassegne fieristiche

Festival (cinema, musica..)

Eventi sportivi (regate, partite, corse, ecc.)

Manifestazioni promozionali

Eventi di beneficenza, fund raising

Eventi religiosi, politici, associativi

Incontri nelle scuole, di orientamento

Eventi folcloristici

Happening musicali, artistici, pittorici

Vernissage, finissage

Performance artistiche

Mostre, eventi itineranti

Bar Camp, Flash mob

Eventi virtuali
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LA TERMINOLOGIA
Il settore congressuale è talmente dinamico che si verificano sempre nuove forme di
aggregazione, con termini spesso mutuati dall’inglese o dall’americano. In senso lato il
termine “congresso” significa riunirsi, incontrarsi, comunicare, partecipare. In senso tecnico i
termini usati per i vari tipi di incontri hanno un riferimento alla durata, alla dimensione, alla
categoria dei partecipanti, al tipo di contenuti, al linguaggio adottato. Non esiste una precisa
codificazione nel settore; è bene però chiarire almeno i termini e le formule di base degli
eventi di tipo in/formativo; per gli eventi di tipo culturale si punta sempre più su creatività e
fantasia.
INCONTRI DI TIPO IN/FORMATIVO
Conferenza
Talvolta sinonimo di convegno, tratta in genere un tema di attualità che viene affrontato in
modo interdisciplinare, allo scopo di raggiungere la massima penetrazione sociale. La
partecipazione di pubblico è spesso ampia.
Congresso
Riunione periodica che comporta la partecipazione di centinaia, e anche migliaia, di individui
appartenenti alla stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi), generalmente
riuniti in gruppi associativi. La scadenza e il tema di un congresso sono fissati con molto
anticipo rispetto alla fase realizzativa. La periodicità è in genere annuale nel caso di congressi
nazionali, pluriennale nel caso di congressi internazionali o mondiali. I contributi (o
relazioni) allo sviluppo del tema provengono unicamente dagli appartenenti al gruppo
associativo promotore
Convegno
Qualunque gruppo organizzato, ente privato o pubblico, azienda, associazione di categoria,
società scientifica o culturale può utilizzare questo strumento per aprire un dibattito su un
problema specifico. Si tratta in genere di incontri di studio che presuppongono una ricerca a
monte e tendono a un trasferimento di risultati, a un contributo critico dei partecipanti. La
dimensione più contenuta, rispetto al congresso, conferisce al convegno una connotazione di
maggiore interscambio fra i partecipanti.
Convention
Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o aziendale destinato a
fornire informazioni su una particolare situazione e a suscitare consenso da parte dei
partecipanti. Nel caso di un’azienda è finalizzata all’informazione sui programmi e sulle
politiche economiche e di mercato dell’azienda stessa e alla motivazione dei partecipanti.
Meeting
È sinonimo di “incontro” o riunione”. Nell’uso corrente si tratta di una riunione nell’ambito di
un universo socialmente ben identificato e circoscritto
Seminario
Riunione a cui partecipano dalle cinquanta alle cento persone, con una specifica competenza,
anche differenziata, ma accomunate da un preciso interesse a trattare un tema di formazione.
Un seminario ha di solito un programma di lavoro finalizzato all’arricchimento della
professionalità dei partecipanti. Talora è sinonimo di corso residenziale o di corso di
aggiornamento.
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Simposio
Riunione con partecipazione esclusivamente su invito. Vi prendono parte gli esperti di un
settore particolare, generalmente scientifico, che discutono le loro relazioni con colleghi “pari
grado”, allo scopo di elaborare indirizzi di ricerca sul tema trattato.
Tavola rotonda
Gruppo di esperti che si riunisce per l’esame e la discussione di temi specialistici e
professionali, sia in seduta “chiusa” che con la presenza del pubblico, intavolando un dibattito
con l’obiettivo di sensibilizzare l’opinione pubblica sull’argomento.
Workshop
Incontro di un numero ridotto di specialisti, destinato alla discussione e all’approfondimento
di un tema tecnico.
COME ORGANIZZARE UN EVENTO
L’organizzazione di un evento può richiedere mesi di lavoro da parte di una squadra di
persone. Occorre infatti:
1. definire la strategia comunicativa e creativa in vista dei fini che si vogliono
raggiungere e del target che si vuole colpire
2. definire il budget e le risorse
3. fissare il calendario
4. individuare la località ove l’evento si svolge, scegliere il locale adatto e assicurarsene
l’agibilità
5. definire i ruoli e le attività dei membri dell’organizzazione che vi parteciperanno
6. approntare la lista degli invitati
7. preparare i sussidi audiovisivi opportuni
8. contattare gli intrattenitori e stipulare i contratti
9. predisporre i materiali di comunicazione (inviti, locandine, lettere, manifesti, annunci
stampa, ecc.)
10. curare la logistica (sistemazione alberghiera, mezzi di trasporto, convenzioni con
ristoranti/negozi, ecc.)
11. addestrare le persone che dovranno assistere i partecipanti attraverso dei briefing
preliminari
12. individuare i responsabili dei servizi che dovranno essere coinvolti (sicurezza,
assistenza di emergenza, hostess, segreteria, ecc.)
13. predisporre tempestivamente i contatti con la stampa, preparare il materiale per i
giornalisti, ecc.
14. prevedere il monitoraggio dell’avanzamento dell’organizzazione attraverso riunioni
periodiche
15. aggiornare la direzione aziendale o il cliente sullo stato dei lavori
15
GUIDA PER LA PROGETTAZIONE DI UN EVENTO:
CHI
Promotori, organizzatori
CON CHI
Collaborazioni, sponsor, patrocini
COSA
L’evento, tipologia, valenza
DOVE
Luogo, scenario, particolarità
QUANDO
Data, ora, calendario
PERCHÈ
Obiettivo, causa, mission
A CHI
Target, stakeholder, pubblico..
COME
Tipologia, caratteristiche, tipicità
QUANTO
costi, preventivi, piano finanziario
RISORSE
economiche, personali, strutturali
CREATIVITÀ
Identità visiva, linea coordinata
COMUNICAZIONE
Canali, strumenti, materiali
AZIONI
Attività, relazioni, timing
RISULTATI
Report, feedback, follow-up
DOCUMENTAZIONE
Rassegna stampa, photogallery
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DIECI REGOLE PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
Regola n. 1
Preparare una check list, la lista delle cose da fare, per tenere sotto controllo tutti i
dettagli da curare prima, durante e dopo la realizzazione dell’evento. La check list è utile
anche quando parte dell’organizzazione dell’evento è affidata ad altri, perché consente
di coordinare il lavoro ed effettuare la ripartizione dei compiti
Regola n. 2
Costruire un diagramma di flusso per pianificare le cose da fare, a partire da alcune
settimane o addirittura mesi prima dell’evento, per poter fissare obiettivi intermedi da
raggiungere individualmente o con un eventuale gruppo di lavoro
Regola n. 3
Scegliere date e luoghi coerenti con il tipo di evento e di pubblico che si vuole
coinvolgere; attenzione alle festività (nazionali e locali) e alla accessibilità dei luoghi
Regola n. 4
Prenotare la sede prescelta con molto anticipo, soprattutto in caso di località note
Regola n. 5
Contattare i relatori esterni, se previsti, diversi mesi prima dell’evento; per alcuni
personaggi famosi è necessario l’invito un anno prima dell’evento
Regola n. 6:
Invitare i partecipanti da 1 settimana ad un mese prima dell’evento, chiedendo conferma
di partecipazione. Qualche giorno prima spedire una e-mail per ricordare l’impegno
Regola n. 7
Riportare nell’invito tutte le informazioni utili ai partecipanti: data e luogo dell’evento,
orari di inizio e di fine dell’incontro; eventuale costo e istruzioni per la partecipazione;
come raggiungere la sede, informazioni di viaggio, logistiche, ecc..; indicazioni per
accompagnatori, dress code e altre info specifiche legate all’evento.
Regola n. 8
Visitare personalmente il luogo dell’evento e fare un sopralluogo tecnico per verificare
la capienza e il comfort della sala, la funzionalità degli impianti di illuminazione ed aria
condizionata, la qualità del cibo e del servizio, la modernità delle attrezzature, ecc.
Regola n. 9
Predisporre con anticipo il materiale di presentazione da distribuire ai partecipanti e
l’eventuale press kit per i giornalisti e garantirsi per tempo la consegna dei materiali di
stampa dalla tipografia
Regola n. 10
Prevedere un sistema per la raccolta dei commenti da parte dei partecipanti sulla riuscita
dell’evento (feedback card o evaluation form).
Due regole, semplicissime ma estremamente importanti, valide per tutte le tipologie di eventi:
1. Controllare minuziosamente ogni dettaglio
2. Non dare mai nulla per scontato!
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LA COMUNICAZIONE DI CONVEGNI ED EVENTI
L’UFFICIO STAMPA IN OCCASIONE DI UN EVENTO
Con l’infinito numero di eventi che si svolgono quotidianamente, negli ultimi anni si è
assistito a una progressiva stanchezza dei giornali nei confronti degli stessi. Tuttavia
l’attivazione di un ufficio stampa resta uno degli strumenti di comunicazione più efficaci.
Quando l’organizzatore o il promotore non disponga di un proprio addetto stampa, l’incarico
va affidato a un professionista esterno. L’ufficio stampa è considerato spesa prioritaria per
una convention politica o per un meeting aziendale; così non è per il congresso associativo,
tecnico o scientifico.
In tutti i casi un buon ufficio stampa può amplificare la visibilità dell’evento, dare rilievo ai
contenuti e creare una positiva ricaduta d’immagine sui promotori/organizzatori e sulla sede.
LA MEDIA LIST
Primo compito dell’Ufficio Stampa è quello di creare una media list, mirata, contenente le
informazioni relative ai giornalisti ed alle testate giornalistiche di interesse: nome e cognome
del giornalista; testata per cui scrive; qualifica ricoperta; specializzazione e rubriche curate;
indirizzo d’ufficio; numeri di telefono; email personale e della testata; altre informazioni sulla
testata (periodicità, tiratura, specializzazione).
La Media List deve essere continuamente aggiornata, dato l’alto grado di mobilità dei
giornalisti.
IL COMUNICATO STAMPA
Il comunicato stampa è lo strumento base con cui un evento può essere comunicato ai media
(testate stampa/web/ radio/tv). Ecco alcuni consigli utili a scrivere un buon comunicato.
Contenuto
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Il comunicato stampa è la descrizione di un fatto o l’annuncio di un evento: è pura
cronaca, senza aggiunta di opinioni personali.
L’articolo, invece, parla di uno o più fatti, non solo di cronaca, con l’aggiunta, da parte
di chi scrive, di giudizi propri o altrui.
Il comunicato stampa va diramato solo quando sussistano ragioni di effettivo interesse
per il pubblico. La selettività nella diramazione di informazioni qualifica la fonte e dà
credibilità al messaggio.
Taglio della notizia
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Una stessa notizia può interessare più di una fascia di pubblico ed essere destinata a
più testate e a più rubriche al suo interno.
La notizia sarà confezionata in modo diverso a seconda dei destinatari finali.
Un comunicato può avere taglio ed lunghezza diversi a seconda che sia trasmesso:
–
ad una testata stampa: moderatamente lungo ed articolato
–
ad un’emittente radio-televisiva: succinto, con enfasi sugli aspetti di cronaca
–
ad un’agenzia di stampa: breve e con taglio tecnico
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Articolazione
–
Il giornale si riserva sempre la facoltà di tagliare il comunicato in ragione dello spazio
disponibile e dell’interesse dei contenuti.
Molti comunicati vengono cestinati perché non si prestano ad un lavoro di forbici e i
cronisti non hanno tempo, né voglia di riscrivere la notizia.
Un comunicato stampa deve essere costruito in maniera modulare, con periodi brevi,
ciascuno autosufficiente rispetto al contenuto, in modo che si possano pubblicare uno
o più periodi, anche in un ordine diverso da quello in cui sono stati trasmessi, senza
alterare il significato dell’informazione.
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La “regola delle 5 W”
Il comunicato stampa dovrà sempre osservare la regola aurea della comunicazione
giornalistica, ossia la “Regola delle 5 W”:
•
Who
(chi)
•
What
(che cosa)
•
When
(quando)
•
Where
(dove)
•
Why
(perché)
La “regola dell’ ABC”
•
Accuratezza: essere sicuri di ciò che si scrive, controllare le informazioni presso la
fonte, controllare cifre e dati, evitare errori di grammatica e di sintassi
•
Brevità: concentrare il comunicato nel minor numero di parole, abolendo aggettivi e
avverbi superflui e ogni altro tipo di involuzione
•
Chiarezza: parlare lo stesso linguaggio del lettore, usare frasi semplici con un
concetto compiuto in ogni frase, sequenze di soggetto, verbo, complemento.
La “regola della piramide”
–
Mettere al vertice il fatto/soggetto più importante e tutto il resto a seguire.
–
Il comunicato può essere composto da una prima parte che fornisce le informazioni
essenziali e da una seconda parte di approfondimento.
–
La lunghezza ottimale è di una/max due cartelle. Una cartella equivale a 30 righe x
60 battute, cioè a 1.800 battute
Regole di buona scrittura
–
Usare un linguaggio chiaro e senza ridondanze, dando coerenza ai vari punti trattati
–
Equilibrare la trattazione della notizia, non dare troppo spazio ad elementi marginali
–
Fare attenzione alle ripetizioni,
–
Evitare i tecnicismi, i termini arcaici o forbiti
–
Evitare l’eccesso di sigle o parole straniere o tradurle
–
Usare una forma grafica che evidenzi la notizia; es. mettere in maiuscolo i titoli, in
grassetto i sommari, in corsivo le parole chiave del testo oppure le parole straniere
–
Usare caratteri lineari, Impaginare in testo in maniera armoniosa e ben leggibile
19
Embargo
o Talvolta per consentire ai vari media di uscire con la stessa notizia in
contemporanea, si invia il comunicato con la segnalazione di “embargo”: “si
prega diffondere non prima del giorno x” oppure - vietata la
pubblicazione/trasmissione fino al…”
–
Ovviamente è a discrezione della testata rispettarlo o meno. La nota di embargo è
usata qualche volta in occasione di premiazioni, preview mostre o grandi eventi
Tempistica
–
Perché possa essere pubblicato il giorno successivo, un comunicato deve arrivare ai
quotidiani entro la mattinata o al massimo nel primo pomeriggio.
–
Alle televisioni si può fare far pervenire, insieme al comunicato, anche uno spezzone
di filmato utilizzabile per accompagnare la lettura della notizia
–
Un recall telefonico successivo permetterà di accertare l’avvenuta ricezione del
comunicato e l’interesse a riguardo
–
Le notizie ai periodici andranno inviate da uno a tre mesi prima della data di uscita
del numero che si desidera raggiungere
Titolo
•
È il “titolista” o la redazione a decidere che titolo dare al pezzo. Il comunicato può
però essere completato con un sommario e un titolo breve, che punti su un paio di
elementi chiave. Lo scopo è informare, evitando slogan pubblicitari.
LE FOTOGRAFIE
Uno strumento che la stampa si attende e un ottimo veicolo per far parlare di un evento è
costituito dalla diramazione di fotografie, corredate di didascalia. L’attenzione del lettore
viene infatti spesso catturata, più che dai testi, dai titoli, sottotitoli, sommari e fotografie.
Vari i canali di diffusione: cartella stampa (Cdrom/ Dvd/ pen drive); email (no file pesanti),
gigamail (wetransfer); cloud storage (dropbox)
LA CARTELLA STAMPA
La cartella stampa costituisce la documentazione di base che l’ufficio Stampa deve mantenere
continuamente aggiornata per la distribuzione ai giornalisti che facciano richiesta di
informazioni. La cartella stampa di un evento generalmente contiene:
–
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–
–
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–
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programma dell’evento
comunicato di presentazione
eventuali schede tecniche
schede su promotori, partner, sponsor
eventuali biografie artisti, relatori o testimonial
fotografie e immagini ad uso stampa
brochure, pieghevoli o altri materiali di comunicazione
eventuale stralcio della rassegna stampa (ad esempio, se l’evento è ciclico)
La cartella stampa in formato cartaceo può essere sostituita con Cd rom/ dvd/ pendrive o resa
disponibile nella Press Room del sito.
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LA RASSEGNA STAMPA
Soprattutto nel caso di un evento la rassegna stampa - ovvero la raccolta di tutti gli articoli
pubblicati a riguardo - è uno strumento prezioso per misurare concretamente e
“patrimonializzare” i risultati ottenuti con la comunicazione.
Oggi la rassegna stampa telematica ha preso il posto di quella tradizionale. Esistono agenzie
specializzate che selezionano le notizie e le trasmettono in tempo reale ai propri clienti.
Abbonandosi per un certo numero di articoli o per un arco di tempo definito, e fornendo
alcune parole-chiave (es. il nome dell’evento o i temi di discussione) si riceveranno dei file in
pdf con la scansione dei ritagli e il nome della testata. Il costo dell’abbonamento è ripagato
dalla certezza di poter controllare l’efficacia della comunicazione.
Si può richiedere anche il monitoraggio web/ video e la duplicazione dei servizi televisivi. Gli
articoli rilevati possono altresì essere scaricati da piattaforme on line, accessibili tramite
password. Il servizio è utile nel caso di eventi la cui divulgazione avvenga su larga scala.
Se la rassegna stampa è “fatta in casa” è utile ritagliare o scansionare gli articoli e “montarli”
su di una scheda che riporti nome della testata, data di pubblicazione, tipo pagina o testata.
La raccolta di tutti gli articoli dovrà essere rilegata in modo professionale; utile un indice con
data delle pubblicazioni e testate.
La rassegna stampa può essere messa a disposizione dei partecipanti ad un evento o utilizzata
per la ricerca di partner / sponsor. Essa misura “il valore” di un evento in termini di visibilità.
Gli articoli di maggiore interesse possono essere inseriti nella Press Room del sito
dell’azienda (o del progetto/evento).
TIMING PER L’ORGANIZZAZIONE E COMUNICAZIONE DI UN EVENTO
Ecco uno schema che riporta il timing delle attività di Segreteria organizzativa e di Ufficio
stampa in occasione di un evento. Ovviamente i tempi e le modalità di esecuzione dipendono
dal tipo e dall’importanza dell’iniziativa.
Prima fase: INVITO
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
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Prenotazione sala/ organizzazione evento / contatto relatori, ecc.
Progettazione grafica invito, fondale, cartelle, ecc.
Invio cartoncino invito ca. 15 gg. prima (se previsto)
Trasmissione e-mail di invito 1 settimana prima (save the date 15 gg prima)
1° comunicato stampa ca.15 gg. prima (se l’evento è di un certo rilievo)
2° comunicato stampa ca. 1 settimana prima
3° comunicato (annuncio breve) 1/2 gg. prima
recall telefonico (a seconda dei casi)
Comunicazione sui social network
Raccolta articoli e preparazione rassegna stampa
Seconda fase: PREPARAZIONE
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Preparazione cartella stampa / cartella partecipanti
Preparazione cavalierini, badge, altri materiali
Preparazione scheda di registrazione giornalisti
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



Preparazione discorsi, filmati, materiali illustrativi
Allestimento sala, platea
Disposizione posti su tavolo di presidenza
Definizione della scaletta di intervento
Preparazione della regia dell’evento
Allestimento desk di segreteria e/o desk stampa
Reclutamento e briefing hostess
Acquisto eventuali omaggi
Contatto fornitori vari: allestitori, fotografo, fioraio, ecc.
Terza fase: REALIZZAZIONE
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
Accoglienza e registrazione giornalisti
Distribuzione cartelle stampa
Distribuzione eventuali omaggi
Accoglienza e registrazione ospiti
Distribuzione materiali vari
Contatto relatori, saluto e coordinamento
Raccolta testi interventi ed eventuale distribuzione
Coordinamento personale d’accoglienza
Coordinamento fotografo, operatori video
Coordinamento interviste Stampa / Radio / TV
Ascolto interventi per preparazione comunicato finale
Comunicazione sui social network,
Live twitting, live blogging
Quarta fase: FOLLOW UP

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Preparazione ed invio comunicato conclusivo
Invio cartella stampa a direttori testate e/o giornalisti assenti
Invio fotografie evento a testate giornalistiche
3° recall telefonico (a seconda dei casi)
Comunicazione sui social network
Raccolta articoli pubblicati sulla stampa
Monitoraggio e duplicazione servizi televisivi
Montaggio servizi televisivi e preparazione Rassegna video
Assemblaggio e rilegatura Rassegna Stampa/Press book
Telefonata o lettera di ringraziamento a direttori testate
Preparazione book fotografico o photo-gallery su sito
Aggiornamento data-base giornalisti e contatti vari
Invio rassegna stampa a relatori e ospiti/autorità
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DAL GALATEO AL CERIMONIALE DI RAPPRESENTANZA
Il cerimoniale è quel settore delle pubbliche relazioni che riguarda la vita di rappresentanza
ufficiale. Nell’opinione comune non è raro che esso sia confuso con il galateo. Ma mentre il
galateo riguarda la persona nella sua individualità, il cerimoniale è l’insieme delle regole che
disciplinano la rappresentanza formale degli enti e dei titolari delle cariche rappresentative ed
ha, pertanto, valenza pubblica.
Il cerimoniale sottende, comunque, la conoscenza del galateo, e spesso i due aspetti risultano
collegati: esso sostanzia quel corpo di principi che rendono oggettive le forme delle relazioni
tra persone e organi, facilitando i rapporti intersoggettivi, come richiede la vita pubblica.
II cerimoniale è, quindi, essenzialmente un codice di regolazione delle relazioni pubbliche. Le
prescrizioni ed indicazioni in esso elaborate servono a creare un linguaggio ed un codice di
comportamento formali comuni al fine di facilitare le relazioni ed evitare le conseguenze
spiacevoli, o anche gravi, derivanti dalla loro mancata osservanza.
Utilizzando il mezzo dell’ossequio alla forma, il cerimoniale svolge una funzione di
salvaguardia e di rispetto dei valori di sostanza, e tanto più questo appare importante in
vigenza dell’ ordinamento democratico.
Le regole del cerimoniale non trovano attuazione solo nelle cerimonie ufficiali, ma valgono
per un serie di altre occasioni, di carattere sia pubblico che privato.
AMBITI DI APPLICAZIONE DEL CERIMONIALE
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diramazione di inviti e risposta per cerimonie ufficiali
assegnazione dei posti nelle cerimonie
presenza della bandiera nazionale e altri emblemi nelle cerimonie
accoglienza degli invitati
ordine precedenze delle Alte cariche dello Stato e di dirigenti della P. A.
ricevimento di Autorità che intervengono a cerimonie
successione dei discorsi
organizzazione delle cerimonie
ricevimento di personalità in visita ufficiale
diramazione inviti per pranzi ufficiali
assegnazione posti a tavola in pranzi ufficiali
appellativi da usarsi in presenza di autorità civili, militari, religiose
Maggiori informazioni sulle regole del cerimoniale e gli ambiti di applicazione sono
disponibili sul sito dell’ANCEP Associazione Nazionale Cerimonialisti Enti Pubblici:
www.cerimoniale.net
La normativa in tema di Cerimoniale, vigente nella Pubblica Amministrazione, è consultabile
sul sito del Governo italiano:
www.governo.it/Presidenza/ufficio_cerimoniale/cerimoniale/normativa.html
23
E SE A PARLARE FOSSIMO NOI? CENNI DI PUBLIC SPEAKING
LA COMUNICAZIONE IN PUBBLICO
Nella società contemporanea saper comunicare in pubblico non è più un optional, ma una
necessità; in azienda, così come in ogni organizzazione, è un presupposto indispensabile.
Ottimismo, fiducia nelle proprie capacità, determinazione, chiarezza degli obiettivi: ecco la
ricetta base per iniziare. Tutto il resto deve essere costruito con la pratica e l’allenamento.
Parlare in pubblico è un’arte antica: l’arte della persuasione. Nella tradizione greco-latina la
retorica si articolava in cinque parti che si possono sviluppare secondo tecniche moderne.
INVENTIO
È il momento della ricerca dei contenuti del discorso, della creazione del testo. E’ inutile
parlare in pubblico se non si ha qualcosa da dire, e soprattutto se non si sa esattamente che
cosa si vuol trasmettere. Il che significa scegliere i contenuti in funzione degli obiettivi
prefissati, tralasciando ciò che è ridondante. Alla base dell’inventio vi sono ricerche, studi,
letture, tecniche di creatività, appunti, mappe mentali. In termini contemporanei ciò significa
prepararsi con cura e documentarsi in modo ampio sull’argomento
DISPOSITIO
Consiste nello stabilire l’ordine degli argomenti e dare forma alle intuizioni maturate nel
momento della inventio.
Le tecniche applicabili sono le più varie, anche se la forma classica (apertura – corpo –
chiusura) conserva la sua validità. In termini attuali ciò significa preparare accuratamente la
scaletta degli argomenti, sulla base di una traccia scritta che contenga i concetti fondamentali:
l’introduzione dell’argomento; il corpo, lo svolgimento, l’analisi del dettaglio; le conclusioni
e la verifica del raggiungimento degli obiettivi.
Altre forme usate sono quelle “a piramide” (gli argomenti scendono a cascata su vari rami
secondo logica) o “a raggiera” (gli argomenti si diramano in modo circolare intorno ad un
nucleo centrale seguendo un percorso associativo)
ELOCUTIO
Consiste nell’aggiungere alla sostanza del discorso l’ornamento di figure retoriche, di finezze
linguistiche. In termini semplici, usare le parole giuste al momento giusto.
È la parte più legata alla retorica antica. Le moderne teorie di comunicazione tuttavia ne
confermano l’utilità quando sostengono che in ogni comunicazione vi è sempre un aspetto di
contenuto (la parte logica e razionale) e uno di relazione (il modo in cui si dicono le cose).
L’elocutio serve a rendere più avvincenti i contenuti del discorso ed aiuta a mantenere desta
l’attenzione. Di particolare efficacia è l’uso di metafore, di immagini di sintesi che attraverso
la loro forza espressiva rendano immediatamente condivisibili i concetti esposti.
ACTIO
È la recitazione del discorso, attraverso l’uso della gestualità e della dizione. In termini attuali
essa rimanda agli assiomi fondamentali della pragmatica della comunicazione secondo cui
“ogni comunicazione è comportamento” e si esprime sia attraverso le parole che attraverso la
voce e il linguaggio del corpo.
24
Punti salienti dell’actio sono infatti l’espressione del viso, il tono della voce, la gestualità, la
postura, l’abbigliamento, la dinamica spaziale. Nell’attribuzione di significato il linguaggio
del corpo è più importante del linguaggio delle parole.
Il comportamento dell’oratore deve quindi essere congruente con il contenuto del discorso,
altrimenti esso smentirà le parole. L’actio si riferisce alla “coreografia” del momento
espositivo, ovvero al comportamento nel suo complesso, al “copione” da riempire e così
trasmettere al pubblico.
MEMORIA
La memorizzazione serve ad evitare la lettura. La ripetizione di un testo scritto toglie efficacia
al discorso. Chi legge tiene il capo chinato e gli occhi fissi al foglio e ciò determina una
percezione negativa da parte del pubblico. Chi parla guardando l’uditorio suscita invece
reazioni positive e favorisce la partecipazione.
Ciò non presuppone che si reciti a memoria tutto il testo, ma che ci si esprima liberamente
sulla base di parole e concetti-chiave, seguendo una specie di itinerario mentale. Tra le
tecniche usate l’utilizzo di mappe mentali o la tecnica dei “loci”.
ALCUNE REGOLE DI IMPROVVISAZIONE TEATRALE
L’improvvisazione teatrale è ricchissima di regole: gli attori si allenano per settimane.
1. Regola dei tre secondi
 attendere tre secondi prima di iniziare a parlare; creare un effetto suspence;
accentrare l’attenzione su di sé e su ciò che si sta per dire
2. Gioco dello sguardo
 usare il linguaggio degli occhi; guardare il pubblico
3. Punto fisso
 se il gruppo è piccolo posare lo sguardo da una parte all’altra della platea; se è
grande posarlo a 1/3 di sala (“effetto onda”); attenti ai lati (“gli orfani”)
4. Una cosa alla volta
 non dare troppi messaggi contemporaneamente
5. Bilanciamento dello spazio
 Bisogna compensare lo spazio scenico
6. Lanciare le emozioni
 Il corpo parla e crea significato più delle parole
7. Urgenza
 bisogna ascoltare se stessi, verificare se c’è “urgenza” reale di intervenire
8. Pause
 Nel valorizzare un contenuto chiave la pausa è più importante del contenuto
9. Crederci per essere convincenti
 il pubblico accetta tutto ciò in cui voi credete
10. Lasciare un buon ricordo
 Si ricorda l’80% di quello che si vede, il 20% di ciò che si sente; l’inizio e la fine
di uno spettacolo si ricordano più delle altre parti:
Tenete a mente che per ben “comunicare” occorre saper “ascoltare”: imparate a “percepire” il
pubblico ed a creare “sintonia” con esso.
25
LA TECNICA DEL VOLO
La comunicazione in pubblico è simile al volo di un aereo
Così come nel volo la fase del decollo richiede la massima potenza dei motori, nella
comunicazione la fase iniziale richiede la massima energia al fine di catturare l'attenzione
dell’interlocutore o del pubblico ed imporre la propria immagine, il proprio stile
comunicativo. Il decollo richiede un attento studio, l'utilizzo di strumenti e di un piano
d'azione adeguati; allo stesso modo l'inizio di ogni comunicazione richiede un'analisi
preliminare e l'utilizzo di opportune tecniche per un approccio d'impatto.
La fase intermedia è quella del "volo", dell'intervento in sé. Decisivi sono in essa, oltre ai
contenuti, le forme della comunicazione, il cosiddetto linguaggio non verbale e paraverbale:
gesti, espressione, tono e volume della voce, intonazione, timbro, velocità.
E così come nel volo d'aereo non bisogna mai "volare troppo in alto", nella comunicazione è
preferibile utilizzare un linguaggio comprensibile da tutti, "volare a quota intermedia".
Importante per il successo della missione l'elasticità di volo, la flessibilità, l'interazione con
l’interlocutore e le conseguenti modifiche alla traiettoria di partenza.
Nel volo poi, così come nella comunicazione, l'importante è arrivare a destinazione. In modo
veloce, brillante e al tempo stesso armonioso, dosando toni, parole, ritmi e creando quella
alchimia sottile che si chiama empatia. Il controllo del feedback, infine, permetterà di
misurare l’efficacia della comunicazione, tenendo sempre presente che il significato di un
messaggio è nel responso e non nelle intenzioni.
L’utilizzo di un percorso strutturato nella preparazione di un discorso permette maggiore
sicurezza e padronanza degli argomenti, evitando il rischio di dimenticare qualcosa. La
tecnica del volo, attraverso le sue quattro fasi, consente di:
1.
2.
3.
4.
predisporre le argomentazioni principali
suscitare l’attenzione del pubblico
stimolare e mantenere l’attenzione
ottenere il massimo ricordo
1° FASE: LA PREPARAZIONE
Obiettivi:
 programmare i contenuti e le modalità dell’intervento
Modalità:
 selezionare i contenuti per originalità ed aggiornamento
 corredarli di ogni dato utile, di tabelle, statistiche, immagini
 costruire delle mappe mentali “a ragnatela” o “a piramide”
 individuare bisogni, motivazioni e livello culturale del pubblico
 contestualizzare il discorso, prevedere riferimenti alla platea
 allenarsi a tenere il discorso, ripeterlo a voce alta o simularlo allo specchio
 simulare il discorso allo specchio o dinanzi ad una telecamera
 presentarsi con anticipo all’appuntamento e studiare il pubblico
 dotarsi dei supporti necessari all’esposizione
 verificare l’idoneità della strumentazione tecnica
26
2° FASE: IL DECOLLO
Obiettivi:
 Attirare e conquistare l’attenzione del pubblico
Modalità:
 introdurre brevemente, entrare subito nel vivo del discorso
 non scusarsi per scarsa capacità oratoria o preparazione
 non usare termini o affermazioni negative
 usare gli ancoraggi spaziali o psicologici
 usare una postura consona, una posizione eretta
 iniziare con tono pacato, accogliente, con un sorriso
 presentarsi al pubblico, fissare lo sguardo sulla platea
 cercare di percepire gli umori dei presenti
 trasmettere emozioni, entrare in sintonia con il pubblico
 scegliere il linguaggio più appropriato al target
 usare le tecniche di “calibrazione” e “ricalco”
 scegliere fra una presentazione “tradizionale” o “di rottura”
Nel caso di presentazione “tradizionale”:
 iniziare con ringraziamenti, riconoscimenti, saluti
 con una citazione inerente al discorso
 con una visione d’insieme e gli obiettivi che ci si prefigge
 esponendo a grandi linee i temi dell’intervento
Nel caso di presentazione “di rottura”:
 “rompere gli schemi”, fare un “coup de theatre”
 dire o fare qualcosa che il pubblico non si aspetta
 iniziare con un esempio, una storiella, un aneddoto, una metafora
 con un gesto simbolico, un comportamento spaziale inconsueto
 raccontare fatti straordinari su cose ordinarie
3° FASE: IL VOLO
Obiettivi:
 trasformare l’attenzione in interesse
Modalità:
 monitorare il pubblico, stare attenti alle cadute di attenzione
 restare nei tempi, modificando se necessario la scaletta
 muoversi e gesticolare moderatamente, guardare la platea
 usare un linguaggio chiaro e comprensibile
 citare le frasi più significative usate da altri
 elencare i dati o contenuti in ordine di priorità
 usare bene i tre livelli della comunicazione, essere congruenti
 usare gli strumenti di persuasione strategica
 usare sia la logica che la creatività,
 interessare i tre sistemi di rappresentazione
 valersi del supporto di audiovisivi o immagini
 ripetere ogni tanto il motivo portante dell’intervento
 appellarsi ai valori, alle ragioni e ai sentimenti del pubblico
27
4° FASE: L’ATTERRAGGIO
Obiettivi:
 confermare i motivi di interesse e predisporre il ricordo del messaggio
Modalità:
 riepilogare i punti salienti del discorso
 interagire con la platea con poche domande, chiuse o retoriche
 suggerire soluzioni, coinvolgere il pubblico
 fare un sincero complimento al pubblico
 riprendere eventualmente la metafora iniziale
 sdrammatizzare l’intervento, far ridere i presenti
 avvisare l’uditorio della fine dell’intervento
 dare enfasi alla chiusura, senza sconfinare nell’affettazione
 chiudere brillantemente e senza esitazioni
IL DIBATTITO
Obiettivi:
 Coinvolgere il pubblico e verificare il feedback
Modalità:
 partecipare al dibattito con attenzione
 fissare i tempi dedicati alle domande
 prendere nota di ogni osservazione
 valorizzare ogni intervento
 rispondere guardando l’interlocutore, poi spostare lo sguardo su tutti i partecipanti
 non lasciarsi coinvolgere in questioni complesse o personali
 non accettare le provocazioni, controllare l’emotività
 dare a ogni risposta un tono che interessi tutti
 interrompere con garbo e fermezza chi trasforma una domanda in un comizio
 concludere l’intervento, riprendendo alla luce degli interventi del pubblico il
messaggio centrale del discorso
GLI ELEMENTI DI UNA BUONA DIZIONE







Le giuste pause sulla punteggiatura del testo.
La respirazione corretta: immagazzinare aria sufficiente a pronunciare senza pause una
frase di senso compiuto.
La vivacità espressiva: capacità di esprimere uno stato d’animo emozionale o critico o
ironico
La capacità di usare toni diversi: passare da una vibrazione della voce ad un’altra (alta,
bassa, intermedia)
L’intensità di suono: il volume e la quantità di fiato necessaria per ottenere il suono e
dargli energia
L’uso del tempo, la maggiore o minore velocità, legata alla sensibilità dell’oratore
La cadenza che si vuole dare al discorso, in relazione alla semantica
28
L’ABITO FA IL MONACO
L’abbigliamento che un relatore usa in occasione di un discorso in pubblico incide fortemente
sulla percezione da parte del pubblico e deve essere congruente con i contenuti espressi, ma
soprattutto con i modi della sua comunicazione.
Ovvio che si può scegliere la strada dell’anticonformismo, ma solo se è questo il ruolo che si
intende ricoprire, altrimenti oltre alle normali difficoltà presenti nella comunicazione in
pubblico, occorrerà fare i conti anche con un’immagine incongruente rispetto ai contenuti.
Ricordate che l’”effetto alone” incide fortemente sulla percezione che il pubblico ha del
relatore.
CONSIGLI PER PRESIDIARE L’ANSIA















Identificare le dinamiche che generano l’ansia
Razionalizzare e ristrutturare le paure
Usare un ancoraggio psicologico
Riconoscere che un certo livello d’ansia è normale
Rendersi conto che esso favorisce una migliore prestazione
Rilassarsi, concentrare la mente su immagini positive
Rilassare i muscoli, respirare profondamente
Fare esercizi di respirazione addominale, stretching o training autogeno
Preparare con cura l’intervento, padroneggiarlo senza memorizzare
Redigere una scaletta o mappa mentale e tenerla a vista
Fissare lo sguardo su persone che esprimano interesse
Non rimanere svegli fino a tardi la sera precedente
Evitare l’uso di stimolanti, tranquillanti o droghe di ogni genere
Rivolgersi al pubblico con entusiasmo e passione
Allenarsi, allenarsi, allenarsi!!
e ricordarsi sempre che…
Quando parli, il tuo discorso dovrebbe essere migliore
di quello che sarebbe stato il tuo silenzio.
(antico proverbio arabo)
29
PER CHI DESIDERA SAPERNE DI PIÙ
Lucio Argano
Manuale di progettazione della cultura
FrancoAngeli, 2012
M. Pecchenino
Eventi e convegni
Il Sole24ore Libri, 2008
A. Accatino
Il dizionario degli eventi
Banda Larga 2009
M. De Vincentiis
Teoria e pratica degli uffici stampa
FrancoAngeli, 2009
Damascelli, Bosotti, Comunicazione e management
FrancoAngeli, 2007
Corrado Veneziano Manuale di dizione, voce e respirazione
Besa, 2007
Alcuni siti di interesse:
www.federcongressi.it/ - Federazione associazioni della meeting & incentive industry
www.ferpi.it – Federazione Relazioni Pubbliche Italiana
www.pcoitalia.it – Associazione Italiana Imprese di Organizzazione Congressuale
www.mconline.it – Meeting e Congressi, testata della meeting e incentive industry italiana.
www.cerimoniale.net – Associazione Nazionale Italiana Cerimonialisti Enti Pubblici
www.governo.it/Presidenza/ufficio_cerimoniale/cerimoniale/normativa.html
www.nuovoeutile.it - teoria e pratiche della creatività – Annamaria Testa
www.mestierediscrivere.com – Luisa Carrada
30

perchè questo corso - FOR.PSI.COM. Uniba

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