FAQ sul Piano di Miglioramento

 PON 2007-­‐2013 “Competenze per lo sviluppo” (FSE) Asse II –Capacità istituzionale Obiettivo H MIGLIORAMENTO DELLE PERFORMANCE DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE 2011-­‐2013 PERCORSO SCUOLE PILOTA CAF FAQ sul Piano di Miglioramento
Domande tratte dalle due edizioni del
Webinar 5 - La predisposizione del Piano di Miglioramento del 16 e 18 ottobre
DIMENSIONAMENTO E PDM (CFR. ANCHE “GRUPPO DI MIGLIORAMENTO”)
Adesso siamo Istituto Comprensivo (da settembre): come gestire il Piano di miglioramento?
Noi abbiamo stilato il RAV per la nostra scuola prima di accorpare l'Istituto. Com' è possibile
progettare il Piano di Miglioramento considerando la nuova realtà?
La prima cosa che suggeriamo è ovviamente quella di condividere il RAV con il nuovo collegio, curando con
molta attenzione la comunicazione. Suggeriamo, inoltre, di coinvolgere qualche collega “nuovo” nel gruppo
di miglioramento (cfr. risposta specifica a proposito del gruppo di miglioramento). Oltre a questo, vorremmo
sottolineare quanto riportato nelle Linee Guida a proposito del ruolo del DS, cui spetta la decisione finale
sulle priorità (cfr. pag.10). Le priorità vengono discusse nel gruppo e con il DS, alla luce del lavoro svolto dal
gruppo di miglioramento. È possibile che tali iniziative non perdano di validità anche a seguito del
dimensionamento, ma è anche possibile che alcune debbano necessariamente passare in secondo piano o
perché il loro impatto non è più così forte nella nuova realtà di scuola oppure perché il DS ne ha individuate
altre che ritiene più strategiche per la “nuova” organizzazione che si va strutturando. In tutti i casi, è
fondamentale che TUTTE le iniziative di miglioramento siano integrate nel POF: quelle individuate dal
gruppo di miglioramento, quelle già in atto, quelle che emergeranno dal confronto con il DS. Per questo è
strategico che del gruppo di miglioramento faccia parte anche qualche collega “nuovo” che potrà dare un
proprio contributo soprattutto nei progetti che riguardano la nuova realtà scolastica.
FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
Cosa si intende per fattori critici di successo?
I fattori critici di successo sono quegli aspetti chiave che, se attuati, permettono il successo delle strategie e
il conseguimento dei risultati di maggiore rilevanza. Nelle Linee Guida potete trovare degli esempi a pag.6
1 FEEDBACK REPORT E PIANO DI MIGLIORAMENTO
Entro quando ci invierete i feedback report?
I feedback report verranno inviati entro la fine di ottobre.
Dobbiamo aspettare di ricevere il feedback report per poter redigere il piano di miglioramento?
No, in linea di massima non è necessario attendere il feedback report per redigere il piano di miglioramento,
perché i Punti di Forza (PDF) e le Aree da Migliorare (ADM) contenute nel RAV, e che derivano dall’analisi
condotta dal GAV, dovrebbero essere coerenti con quanto richiesto dal Modello e dalla logica del PDCA.
Dipende tuttavia dalle modalità con cui è stato condotto il processo di AV e da quanto è scritto nel RAV. Gli
esperti potrebbero, ad esempio, rilevare che i PDF e le ADM sono troppo sintetiche e/o generiche o hanno
scarsa attinenza con la logica del PDCA oppure con quanto richiesto dal sottocriterio: in questi casi,
ribadiamo che si tratta di esempi, il GAV potrebbe ridefinire in modo più preciso le ADM, così che il gruppo di
miglioramento possa disporre di indicazioni più precise.
E’ comunque opportuno sottolineare, ancora una volta, che il nostro feedback non deve essere inteso come
una valutazione relativa alla scuola, né come una guida per il miglioramento, bensì come una serie di
indicazioni e suggerimenti finalizzati a migliorare le modalità di conduzione del prossimo processo di AV e la
conseguente stesura del RAV.
FORMAT DEL PDM
Le iniziative del PDM devono essere realizzati sotto forma di progetto?
Sì, vi abbiamo per questo fornito il format, così che possiate disporre di un quadro esaustivo per la stesura
dei progetti. Il format contiene indicazioni in grado di indirizzare, nel senso di guidare, nella stesura dei
progetti, così che da subito siano chiari e conosciuti tutti gli elementi che dovranno essere tenuti in
considerazione e indicati nel format: responsabili, obiettivi, indicatori, target, modalità di monitoraggio, … I
vari elementi rappresentano la traduzione operativa del PDCA: già in fase di progettazione, cioè, occorre
ragionare e stabilire le modalità di realizzazione del progetto stesso (DO), quelle di monitoraggio (CHECK),
nonché quelle relative al riesame e al miglioramento (ACT).
Si parla di utilizzare un monitoraggio in maniera sistematica ...questo vuol dire che noi utilizzeremo
misure standardizzate per tutte le organizzazioni o strumenti pianificati da noi stessi?
Le modalità di monitoraggio saranno stabilite da voi stessi, sulla base del progetto pianificato.
GRUPPO DI MIGLIORAMENTO
I componenti del GAV possono fare parte del gruppo di miglioramento?
E’ opportuno che il gruppo di miglioramento sia costituito anche da figure che saranno più direttamente
coinvolte nei progetti di miglioramento. Questo non esclude che del gruppo facciano parte anche componenti
del GAV che potranno anzi fornire indicazioni utili sulle modalità di conduzione del processo di AV.
Il nostro GAV è composto da funzioni strumentali, Capi dipartimento, Referenti, … E’ il caso di
modificarlo?
Un gruppo così costituito comprende già le figure che saranno più direttamente coinvolte nelle azioni di
miglioramento.
Quanti devono essere i componenti del gruppo del piano di miglioramento?
Non esiste un’indicazione univoca, perché dipende dall’ampiezza della scuola, dai progetti che verranno
realizzati, dalla tipologia di interventi, dagli ambiti …. Tenete conto che, anche in questo caso, il gruppo non
deve essere troppo numeroso (è un gruppo di lavoro).
2 E per le scuole dimensionate?
Suggeriamo di coinvolgere nel gruppo anche colleghi “nuovi”, colleghi cioè della scuola o del segmento di
scuola che non ha lavorato sull’AV. In questo modo, i vantaggi potranno essere di due tipi:
•
•
il coinvolgimento come occasione di conoscenza e di cooperazione concreta tra i due diversi segmenti di
personale (non parlo solo di docenti, perché del gruppo potranno far parte anche gli ATA);
il coinvolgimento come occasione per diffondere, seppure parzialmente, le metodologie e le conoscenze
apprese e sperimentate durante la fase di percorso precedente.
È opportuno che del gruppo facciano parte anche genitori e rappresentanti degli EE.LL.?
No, analogamente a quanto è avvenuto per il GAV, è opportuno che del gruppo facciano parte solo persone
che lavorano dentro la scuola. Il coinvolgimento delle famiglie, degli EE.LL., degli studenti e degli altri
portatori di interesse più significativi dovrà essere previsto, in una logica di eccellenza, con i tempi e i modi
che la scuola stessa individuerà come più opportuni (indagini di soddisfazione, incontri specifici, focus group,
cassetta dei suggerimenti, riunioni istituzionali, …), ma il gruppo di miglioramento deve essere composto da
chi opera all’interno dell’organizzazione.
MATERIALI
Dove possiamo trovare i materiali da utilizzare per la stesura del Piano di Miglioramento?
Nella sezione “Kit” del nostro percorso, sono stati pubblicati due distinti documenti: le Linee Guida
Miglioramento e il Format per la stesura del Piano di Miglioramento. All’interno delle Linee Guida si trovano
tutte le tabelle di cui abbiamo parlato nel webinar, compresa la Matrice Importanza – Valore, nonché tutte le
indicazioni necessarie per il loro utilizzo.
La registrazione del Webinar 5, relativo al Piano di Miglioramento, è disponibile nella sezione dedicata ai
Webinar. La presentazione utilizzata nel corso del Webinar 5 ripercorre le indicazioni contenute nelle Linee
Guida.
MATRICE IMPORTANZA - VALORE
La matrice ci sembra difficile da compilare ….
Non c’è da preoccuparsi: alle pagg. 6-8 delle Linee Guida trovate tutte le indicazioni, che, come già
anticipato durante il webinar, sono molto chiare ed esaustive. In ogni caso, per dubbi, chiarimenti, ecc.
potete scriverci sul forum o via mail.
PDM E POF
La nostra scuola ha già previsto nel POF delle azioni di miglioramento, alcune sono già in fase di
attuazione. Le dobbiamo formalizzare nel PdM?
Certamente! Come abbiamo sottolineato nel corso del webinar, nel POF devono essere integrate le iniziative
definite dal gruppo di miglioramento, le azioni già in atto, nonché le azioni di miglioramento che il DS ha
individuato come strategiche.
3 RESPONSABILI
L'azione di miglioramento dovrà essere assegnata ad un responsabile che risponde dei risultati
ottenuti?
Sarà individuato un responsabile per ogni progetto che avrà il compito di presidiarne l’andamento e operare
affinché siano rimossi gli ostacoli che impediscono di raggiungere i risultati progettati. Tra i suoi compiti
dovranno essere previsti incontri regolari con il DS per relazionare sullo stato di avanzamento del progetto e
sulle eventuali correzioni / modifiche da apportare al progetto stesso.
Nella stesura del PDM bisogna indicare i nomi dei responsabili e dei componenti del gruppo di
progetto. Chi li individua?
Il DS, che potrà raccogliere indicazioni dal collegio, se lo ritiene opportuno, e dal gruppo di miglioramento
stesso.
RISORSE FINANZIARIE E PIANO DI MIGLIORAMENTO
Crediamo che un grosso limite per il PDM sia la mancanza di risorse finanziarie …
Con quali fondi si attivano i progetti di miglioramento?
Per il PDM la scuola potrà contare solo sulle proprie risorse. Sappiamo che non sono molte, ma proprio per
questo, in questo particolare momento, è opportuno che siano spese bene. Il PDM rappresenta, anche da
questo punto di vista, un’occasione per investire meglio le (scarse) risorse di cui le scuole dispongono, per
evitare che vadano sprecate, per farle fruttare nel migliore di modi possibili, finalizzandole cioè a un
complessivo miglioramento delle strategie e dei risultati chiave di performance.
Come sono incentivati i progetti?
Vale quanto già detto più sopra. I progetti saranno incentivati con il Fondo di Istituto. Si tratterà di un
compenso più simbolico che di sostanza, per i diversi attori che lavoreranno per la realizzazione del PDM,
ma darà comunque il senso dell’importanza che viene attribuita al PDM, oltre che conferirgli una maggiore
visibilità.
SCADENZE
Entro quando dobbiamo consegnare il PDM?
Entro il 30 novembre dovrete consegnarci tutto il PDM, cioè tutte le diverse sezioni di cui si compone. Fino
ad allora, potete contare sul nostro appoggio: vi ricordiamo che è previsto un incontro in aula virtuale, che il
forum è attivo e che potete contattarci via mail. Anche in questa fase, insomma, non vi lasceremo soli, ma
non è necessario che ci aggiorniate puntualmente sullo stato di avanzamento dei lavori, cioè sui passi che
state compiendo per la stesura del PDM, a meno che, appunto, non abbiate necessità del nostro supporto.
TEMPI PER LA REALIZZAZIONE DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO
Entro che tempi dovranno essere realizzate le iniziative del piano di miglioramento? il piano è
annuale o biennale?
Suggeriamo di inserire nel PDM iniziative che possano essere realizzate entro un anno, così da dare
evidenza, nel senso di visibilità, al lavoro svolto (AV, RAV, PDM). In questo modo si accresce la motivazione
di quanti hanno partecipato attivamente ai lavori, ma anche dei più “tiepidi”. Va da sé che i risultati dovranno
essere comunicati, nelle forme e con gli strumenti appropriati, a tutti i portatori di interesse. Nel PDM
possono comunque essere compresi anche progetti che prevedono tempi di realizzazione più lunghi (due
anni, per intenderci), ma, lo ribadiamo, è strategico che qualche iniziativa si concluda nel giro di un anno.
4 VARIE
Per individuare le aree di miglioramento si può tenere presente il punteggio attribuito nel RAV? Per
es. i sottocriteri per i quali è stato assegnato un punteggio inferiore a 50 necessitano di un
intervento di miglioramento, poi si potranno individuare le priorità di intervento.
Il punteggio assegnato ai vari sottocriteri è elemento fondamentale per l’utilizzo della Matrice Importanza –
Valore. Vi rimandiamo, a questo proposito, alle pagg. 6-8 delle Linee Guida.
Bisogna fare una comparazione costi- benefici per individuare le priorità d'intervento?
La tabella Impatto / Capacità rappresenta uno strumento operativo che mette in relazione questi due aspetti.
A tale proposito, si vedano le Linee Guida alle pagg. 8-9.
Non abbiamo capito cosa sia il GANNT
È una tabella che permette di visualizzare la sequenza temporale delle diverse azioni di un progetto, di un
piano, …
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