quality management system

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QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
MANSIONARIO FINAVAL
Data di emissione:
01 aprile 2005
Ultima revisione:
01 aprile 2005
Creato da:
Human Resources Manager
Approvato da:
Board
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INDEX
INDEX ........................................................................................................................................2
1.1
ASSUNZIONI, VALUTAZIONI E MOTIVAZIONI. .......................................................................3
1.2
BOARD ...............................................................................................................................4
1.4
CHIEF FINANCIAL OFFICIER ................................................................................................5
1.5
HUMAN RESOURCES MANAGER ...........................................................................................6
2.1
QUALITY MANAGER ............................................................................................................7
2.2
QUALITY ASSISTANT ..........................................................................................................9
3.1
COMMERCIAL DIRECTOR ...................................................................................................10
3.2
CHARTERING MANAGER ....................................................................................................12
3.3
OPERATION MANAGER ......................................................................................................14
3.4
OPERATION OFFICER ........................................................................................................16
3.5
CHARTERING OFFICER ......................................................................................................18
4.1
ACCOUNTING MANAGER ...................................................................................................19
4.2
GENERAL ACCOUNTING ....................................................................................................21
4.3
SUPPLIER ACCOUNTING ...................................................................................................22
4.4
CUSTOMER ACCOUNTING .................................................................................................24
4.5
CASH OFFICE....................................................................................................................25
4.6
PLANNING & CONTROL MANAGER .....................................................................................26
4.7 BUDGET & CONTROL ...........................................................................................................27
4.8
TREASURY AND FINANCE OFFICER ....................................................................................28
5.1
PERSONNEL ACCOUNTING MANAGER ................................................................................29
5.2
PERSONNEL ACCOUNTING ................................................................................................30
6.1
ITC MANAGER ..................................................................................................................31
6.2
NETWORK ADMINISTRATOR ..............................................................................................32
7.1
SERVICE AND UTILITIES STAFF MANAGER .........................................................................33
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1.1
ASSUNZIONI, VALUTAZIONI E MOTIVAZIONI.
Assunzioni
Il Consiglio di Amministrazione decide di assumere nuovo personale di propria iniziativa e dietro segnalazione dei
Manager interessati.
L’assunzione di una persona avviene dopo la
esperienze e a seguito di un colloquio.
valutazione dei dati personali, qualifiche, educazione scolastica,
Ogni funzione ha la sua corrispondente “job description” così come descritto nel presente mansionario, delineando le
funzioni, responsabilità, autorità e linee di riferimento. Le informazioni a riguardo vengono fornite al nuovo personale
assunto.
E’ previsto un periodo di prova, durante il quale il controllo del lavoro viene effettuato dal personale più “anziano”.
Durante questo periodo il nuovo impiegato viene messo a conoscenza degli adempimenti del Sistema di Qualità,
assegnati alla Sua responsabilità.
A seguito di un buon esito del periodo di prova, segue l’assegnazione delle funzioni.
Le condizioni di impiego sono stabilite dalle leggi vigenti, dai contratti collettivi nazionali ed aziendali e dai contratti
individuali applicati dalla Società.
Il Human Resources Manager ha il CV del personale dell’ufficio.
Valutazione
La Società supervisiona e monitora il lavoro del personale di terra come segue:
-
Il Manager responsabile di ogni Dipartimento valuta il lavoro e le conoscenze professionali degli impiegati almeno
una volta l’anno. Quando la valutazione richiede un provvedimento, è necessario una relazione scritta con i dettagli
della osservazione fatta e delle azioni richieste, includendo specifiche raccomandazioni per il miglioramento.
Vengono definiti anche i dettagli relativi alla formazione professionale.
-
Ogni Manager informa il Human Resources Manager sui risultati lavorativi di un nuovo impiegato alla fine del
periodo di prova.
Ogni lacuna relativa al lavoro del personale deve essere corretta.
Motivazioni
Il Manager informa il personale del Suo dipartimento sull’importanza di una corretta esecuzione del Sistema di Qualità.
I managers danno esempi pratici, richiedono assistenza al Quality Assurance Office per questioni che richiedono
chiarimenti e invitano ad una attenta e coscienziosa comprensione del Sistema di Qualità e delle sue parti di maggiore
importanza per il lavoro del Loro dipartimento.
Il Manager incoraggia lo staff ad eseguire i l proprio dovere in conformità al Sistema di Qualità e di suggerire
miglioramenti.
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1.2
BOARD
MANSIONE :
FUNZIONI E OBIETTIVI
•
Ha la completa responsabilità delle decisioni concernenti lo sviluppo della Società e garantisce l’implementazione
degli obiettivi e delle strategie della Società.
•
Porta a compimento le attività previste dall’oggetto sociale di sua competenza.
•
Presenta il bilancio annuale per l’approvazione dei soci.
•
Ha responsabilità strategiche per il management e di redditività della Società.
•
Supervisiona tutte le funzioni descritte nel manuale. Nel fare ciò si consulta e si coordina con i Manager.
•
Stabilisce obbiettivi a breve e lungo termine.
•
Stabilisce adeguati piani operativi per lo sviluppo futuro della Società.
•
Reperisce le risorse (umane, finanziare, tecniche) per il raggiungimento dei migliori risultati della Società.
•
Assicura che adeguate risorse e supporti siano reperiti per sviluppare e migliorare il Managing System di Qualità,
sicurezza ed ambiente in modo da essere conforme con le esigenze dell’ ISO 9002, ISO 14001 e l’ISM codice
standard.
•
Convoca le riunioni periodiche dei manager e provvede a nominare i componenti del Management Meeting.
•
Rappresenta la Società e i suoi valori, nelle relazioni con le autorità, clienti, fornitori, gruppi commerciali e di
investimento e le associazioni.
•
Organizza i Management Meeting.
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1.4
CHIEF FINANCIAL OFFICIER
MANSIONE : Chief Financial Officer
RIFERISCE AL: BOARD
SOSTITUTO:
RESPONSABILITA’ E AUTORITA’
•
Ha la responsabilità dello sviluppo delle politiche societarie secondo gli indirizzi del Board.
•
Analizza e valuta tutti i progetti speciali, con particolare riguardo a quelli di investimento.
•
Ha la responsabilità delle politiche di bilancio e fiscali per la Società e per le Società del gruppo, assicurando la
predisposizione del bilancio attraverso il coordinamento del responsabile amministrativo e secondo gli indirizzi del
Board
•
Ha la responsabilità delle politiche finanziarie della Società e per le Società del gruppo, assicurandole attraverso il
coordinamento del responsabile finanziario e secondo gli indirizzi del Board.
•
Ha la responsabilità del sistema di reporting di Società.
•
Assiste la direzione commerciale per quanto di competenza partecipando alle trattative e fornendo i dati necessari al
buon esito di queste.
Requisiti lavorativi:
Conoscenze e capacità
1. Capacità di pianificazione dell’organizzazione e controllo
2. Capacità di analisi e di problem solving
3. Potere di delega
4. Leadership
5. Conoscenza della normative del lavoro e del CCNL”
6. Conoscenza dei principi base della norma ISO 9001
7.
Buona conoscenza del Sistema di Qualità di compagnia
Qualifiche ed esperienza
A
Laurea in Economia e Commercio
B
15 anni di esperienza come Chief Financial Officier
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HUMAN RESOURCES MANAGER
1.5
MANSIONE : Human Resources Manager
DIPARTIMENTO:
RIFERISCE A: Board
SOSTITUTO:
•
Assicura l’inserimento, la formazione, la valutazione e le politiche per le risorse umane.
•
Assicura l’applicazione delle leggi per il raggiungimento degli obbiettivi fissati.
•
Procura l’assistenza specializzata necessaria alle funzioni operative.
•
Amministra, per ciò che è di sua competenza, la giusta applicazione delle leggi, e dei contratti collettivi applicati
dalla Società.
•
E’ responsabile della giusta applicazione di leggi e regole contrattuali e si prende cura, sempre per ciò che è di sua
competenza, di risolvere eventuali controversie.
•
Assiste al patteggiamento collettivo per stipule di contratti e accordi.
•
Gestisce i rapporti necessari con enti Pubblici e associazioni sindacali e dei lavoratori e dei datori di lavoro.
•
Assicura una appropriata disponibilità di risorse umane e di personale.
•
Analizza ogni problema relativo alla Qualità con particolare riferimento alle Risorse Umane in collaborazione con il
Qualità Manager.
•
Stabilisce quando il riesame delle procedure di qualità relative alle Risorse Umane deve avvenire.
1) Capacità di pianificazione dell’organizzazione e controllo
2) Capacità di analisi e di problem solving
3) Potere di delega
4) Leadership
5) Conoscenza della normative del lavoro e del CCNL”
6) Conoscenza dei principi base della norma ISO 9001
7)
Buona conoscenza del Sistema di Qualità di compagnia
8) Conoscenza delle norme di sicurezza
A. Laurea in Giurisprudenza, Economia e Commercio o Scienze Politiche
B
15 anni di esperienza come Human Resource Manager
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QUALITY, SAFETY & ENVIROMENTAL MANAGEMENT SYSTEM
2.1
QUALITY MANAGER
MANSIONE : Quality Manager
RIFERISCE A: Commercial Director
OBBIETTIVI
•
Per tutte le attività sotto descritte è coordinato dal Commercial Director.
•
E’ nominato dall’ Board con un documento scritto.
•
Verifica che il Sistema di Qualità sia usato per incoraggiare continui miglioramenti, nella qualità, sicurezza, protezione
ambientale e soddisfazione del cliente ed in tutte le attività della Società.
•
Prepara e revisiona il Manuale della Qualità e ne controlla la diffusione.
•
Prepara e revisiona le procedure della Qualità e relativi documenti e modelli, in cooperazione con il Management.
•
Pianifica e revisiona il Programma Ambientale in cooperazione con il Management della Società.
•
Pianifica, organizza ed esegue verifiche interne.
•
Pianifica e organizza controlli sui fornitori.
•
Promuove azioni correttive per prevenire non conformità di servizio.
•
Assicura la tempestiva esecuzione di qualsiasi azione correttiva.
•
Collabora con il Management della Società per definire il miglioramento dei servizi offerti ai clienti e assicurare lo
sviluppo, sia in linea con le esigenze del cliente, sia in linea con i cambiamenti delle norme standard.
•
Pianificazione, coordinazione e verifica della formazione del personale in relazione alla Qualità e Protezione Ambientale.
•
Collabora con il Management della Società e i Manager di Dipartimento per analizzare le non conformità rilevate dalle
verifiche interne, sui fornitori, clienti o terze persone con lo scopo di trovare le cause e adottare azioni di correzione e
prevenzione.
•
Controllo delle conformità richieste dai servizi con rilevanti provvedimenti incluso le norme di bordo.
•
Valutazione del servizio e la sua conformità alle esigenze contrattuali.
•
Registrazione delle operazioni con lo scopo di dimostrare la conformità del servizio alle condizioni contrattuali.
•
Riporta i risultati della qualità, sicurezza e ambiente al Management. A tal proposito deve preparare un report di analisi
annuale.
•
Predispone i verbali del Management Meeting.
•
Fare da intermediario con le autorità e Clienti e altre persone, su tutto ciò che concerne la Qualità Assurance, il codice
ISM e il sistema di Management ambientale.
•
Provvede che la Società sia informata quando sono emesse nuove regole e regolamentazioni riguardanti sicurezza,
protezione ambientale e le relative istruzioni operative.
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1.
Buona conoscenza del codice ISM e dei requisiti ISO
2.
Buon capacità di relazione sociale
3.
Buona conoscenza della lingua inglese parlata e scritta
4. Conoscenza dei programmi informatici maggiormente diffusi
A
Deve avere un’esperienza di almeno 3 anni come impiegato
B
E’ gradita un’esperienza pregressa di almeno 3 anni in un ruolo simile
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QUALITY ASSISTANT
2.2
MANSIONE : Quality Assistant
DIPARTIMENTO : Quality Assurance
RIFERISCE A: Quality Manager
SOSTITUTO:
•
Tenere aggiornato l’indice delle ispezione di bordo (Majors, PSC, P&I, ecc.).
•
Tenere aggiornato il database delle ispezioni.
•
Trasmettere a ISIS Owner’s il commento alla CDI ispezione.
•
Aggiornare SIRE e CDI VPQ sul database ISIS.
•
Fare da intermediario con Q.I. in riferimento alla distribuzione della revisione dei seguenti mauali: VRP, SMPEP,
SOPEP.
•
Verificare che la Libreria Tecnica di bordo sia periodicamente aggiornata e fare una verifica casuale.
•
Partecipare al “Office Sfety Operation Meeting”.
•
Assistere il Quality Manager nello sviluppo e l’aggiornamento del sistema di archiviazione del dipartimento.
•
Fare da intermediario con i fornitori di pubblicazioni e carte nautiche.
•
Monitorare il processo di fatturazione del dipartimento e relativo mantenimento degli archivi.
•
Distribuire la posta in entrata.
•
Distribuire manuali a bordo.
•
Spedire a bordo la posta del dipartimento e tenerne evidenza in un archivio.
•
Aggiornare il “Dossier” e il “QUALITY Address book”.
1. Buona conoscenza del codice ISM e dei requisiti ISO
2. Buon capacità di relazione sociale
3. Buona conoscenza della lingua inglese parlata e scritta
4. Conoscenza dei programmi informatici maggiormente diffusi
A
Laurea o Diploma
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COMMERCIAL DIRECTOR
3.1
MANSIONI: Commercial Director
DIPARTIMENTO: Chartering and Operations Department
RIFERISCE A: Board
SOSTITUTO: Chartering Manager
•
Realizza i migliori risultati commerciali seguendo le linee guida approvate dal Board.
•
Supervisiona tutte le attività di noleggio e operative.
•
Segue il mercato petrolifero e dei prodotti chimici per le valutazioni relative alla vendita e all’acquisto di navi sul
mercato e per sviluppare possibilita’ per COA e T/C.
•
Tiene aggiornato il CEO sullo sviluppo del mercato, prospettive, statistiche e sviluppi economici.
•
Rafforza e promuove le relazioni con i clienti allo scopo di creare nuove opportunità di lavoro.
•
Controlla il budget annuale presentato dal Chartering Manager.
•
Controlla i risultati commerciali mensili presentati dal Chartering Manager.
•
Promuove la Politica di Qualità della Compagnia con i clienti.
•
Supervisiona e regola i claims del PandI
•
Assicura che l’assegnazione di T/C e Spot, delle Agenzie e dei fornitori di bunker siano in conformità con la politica
della Compagnia.
•
Analizza con le Societa’ cui e’ affidata la gestione tecnica e vetting delle navi i risultati delle ispezioni effettuate a
bordo delle navi in T/C o navi di interesse per la Societa’ .
•
Partecipa al processo di valutazione dei Comandanti e Direttori di Macchina in cooperazione con tutti i Manager di
dipartimento come richiesto dalla politica della Societa’ ed in collaborazione con il Crew Manager della Societa’ cui
e’ affidata la gestione degli equipaggi.
•
Controlla e autorizza fatture di nolo, di controstallie e tutti i documenti e fatture che devono essere emessi.
•
Controlla e autorizza il pagamento anticipato delle spese portuali e firma i conti esborsi e fatture preventivamente
controllate dal personale dell’ufficio chartering ed operativo.
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1.
Conoscenza del sistema di gestione Qualità
2.
Buona conoscenza dei contratti commerciali
3.
Capacità di gestione del personale
4.
Buona conoscenza delle navi e delle loro specifiche
5.
Buona conoscenza the mercato dei noli
6.
Buona conoscenza delle operazioni commerciali delle navi
7.
Mantenere pubbliche relazioni con Charterers and brokers
8.
A
Diploma o laurea
B
15 anni di esperienza pregressa nella gestione operativa e di chartering delle navi
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CHARTERING MANAGER
3.2
MANSIONI: Chartering Manager
RIFERISCE A : Commercial Director
SOSTITUTO: Commercial Director
•
Garantisce che le attività di noleggio siano espletate per il raggiungimento dei migliori risultati.
•
Assicura buoni rapporti di lavoro tra i dipartimenti della Compagnia.
•
Analizza e controlla i carichi in mercato.
•
Pianifica e coordina trasferte con il Commercial Director per partecipare a conferenze e far visita ai clienti.
•
Prepara il budget annuale per la presentazione al Commercial Director.
•
Prepara il report mensile dei risultati commerciali da presentare al Commercial Director.
•
Fissa contratti spot e valuta i Time Charter con il Commercial Director.
•
Coopera con lo staff e gli operatori dell’ufficio Chartering, negozia e fissa le richieste commerciali e i reclami dei
clienti.
•
Negozia i contratti di agenzia e bunker, con lo scopo di avere il miglior servizio possibile ad un prezzo ottimale,
come stabilito dalla Politica della Compagnia.
•
Controlla i termini contrattuali di ogni singolo noleggio e i relativi ricapitoli che verranno successivamente passati
all’ufficio operativo
•
Assicura che nell’ufficio Chartering ci sia sempre sufficiente personale.
•
Coordina ed incoraggia un clima di lavoro efficiente e positivo con i partners commerciali.
•
Inserisce e aggiorna i termini contrattuali nel sistema ASMS e SHIPNET ogni volta che un viaggio viene fissato.
•
Controlla e autorizza fatture di nolo, di controstallie e tutti i documenti e fatture che devono essere emessi.
•
Firma e autorizza il pagamento anticipato di spese portuali in assenza del Commercial Director.
•
Firma e autorizza il pagamento di fatture e conti esborsi in assenza del Commercial Director
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1.
2.
Buona conoscenza the mercato dei noli
3.
Buona conoscenza dei contratti commerciali
4.
5.
Mansioni di relazioni con il personale
6.
Mansioni di public relations
7.
A.
Laurea ed 8 anni di esperienza pregressa nella gestione operativa e di chartering delle navi o Diploma e 10 anni di
esperienza pregressa nella gestione operativa e di chartering delle navi
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3.3
OPERATION MANAGER
MANSIONARIO: Operation Manager
DIPARTIMENTO: Chartering e Operations Department
RIFERISCE A: Commercial Director
SOSTITUTO: Chartering Manager
RESPONSABILITA’ E AUTORITA’:
•
Assicura che le attività dell’ufficio operativo sia svolte in modo da ottenere i migliori risultati.
•
Assicura buone relazioni lavorative tra i dipartimenti della Compagnia.
•
Pianifica e coordina le trasferte con il Commercial e Chartering Manager per partecipare a conferenze e visitare clienti.
•
Controlla, valuta ed analizza le performances delle navi.
•
Coopera con i colleghi degli uffici chartering ed operativo, negozia e porta a termine i reclami commerciali.
•
Assicura che la posizione navi sia sempre aggiornata e che tutti gli uffici interessati ne siano informati.
•
Assicura che nell’ Operation Department ci sia sempre sufficiente ed adeguato personale e promuove lavoro di gruppo e
un clima di cooperazione.
•
Coordina ed incoraggia un efficiente e positivo clima di lavoro con i Comandanti delle navi.
•
Assicura che i documenti relativi ai viaggi siano giornalmente registrati ed archiviati.
•
Supervisiona e segue tutto l’aspetto operativo che riguarda le navi.
•
Discute insieme al Comandante dei piani di stivaggio e carico al fine di ottimizzare le stesse operazioni.
•
In caso di trasporto di nuovi prodotti, discute con il Comandante delle procedure di trattamento e fissa tempi e procedure
di lavaggio delle cisterne al fine di rispettare tutte le procedure di sicurezza e di pulizia.
•
Assicura che tutte le attività siano espletate rispettando la politica di Qualità della Compagnia.
•
Assicura che la lista degli agenti e dei fornitori bunker qualificati sia disponibile e aggiornata.
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1.
2.
3.
Buona conoscenza delle specifiche delle navi
4.
Buona capacità di relazione con i Comandanti
5.
A
Laurea e 5 anni di esperienza pregressa nella gestione operativa delle navi o Diploma e 7 anni di esperienza
pregressa nella gestione operativa delle navi
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3.4
OPERATION OFFICER
MANSIONE: Operation Officer
RIFERISCE A: Operation Manager
RESPONABILITA’ ED AUTORITA’
•
Ottimizza le operazioni di carico e scarico nei porti in cooperazione con i Comandanti, Agenti, Noleggiatori, al fine di
risparmiare tempo e ridurre le spese.
•
Assicura che le operazioni commerciali della flotta siano in accordo con i termini contrattuali.
•
Tiene i contatti giornalieri con le navi per l’aggiornamento dell’ETA, la posizione giornaliera in mare e nei porti e altre
informazioni di rilievo.
•
Controlla i bunkers in accordo con i piani della navi, assicurandosi che la qualità sia in specifica.
•
Informa la nave per iscritto di tutti i dettagli relativi ai contratti di viaggio appena questi vengono fissati.
•
Manda le istruzioni di viaggio alla nave appena le riceve dal Noleggiatore.
•
In caso di discarica dello slop a terra , chiede alla nave la quantità dello slop a bordo, discute la discarica delle slop con
il Comandante e negozia con l'agenzia il miglior prezzo e le migliori condizioni .
•
Tramite i dati forniti da Comandante valuta gli Agenti e riporta la valutazione all’ufficio operativo. Aggiorna regolarmente
(almeno una volta l’anno) la lista delle agenzie.
•
Nomina gli Agenti e si assicura che le procedure standard per il lavoro delle agenzie siano seguite.
•
Reperisce informazioni sui porti (restrizioni, costi e altre informazioni) per gli archivi dell’ufficio.
•
Aggiorna gli Agenti sull’ETA delle navi e raccoglie prospetti/ETC quando la nave è in porto.
•
Assicura che gli anticipi sulle spese portuali siano trasferiti prima dell’arrivo in porto, quando richiesto.
•
Manda gli ETA alle parti come da C/P.
•
Prepara le fatture di nolo per l’approvazione del Commercial o Chartering Manager.
•
Prepara ed invia fatture di controstallie in conformità con i tempi limite su C/P e COA. Le fatture devono essere
sottoposte all’approvazione del Commercial o Chartering Manager.
•
Aggiorna gli archivi delle fatture scadute e provvede a preparare e spedire solleciti alle parti interessate.
•
Crea e aggiorna i dati in ASMS, monitorizza ed analizza i risultati dei viaggi tramite dei report.
•
Analizza e controlla i conti esborsi che devono essere firmati per l’approvazione dal Commercial o Chartering Manager.
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1.
2.
Conoscenza dell’operatività e delle specifiche delle navi
3.
A
Laurea e 2 anni di esperienza pregressa nella gestione operativa o a bordo delle navi o Diploma e 5 anni di
esperienza pregressa nella gestione operativa o a bordo delle navi
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CHARTERING OFFICER
3.5
MANSIONE: Chartering Officer
RIFERISCE A: Chartering Manager
SOSTITUTO: Operation Officer
RESPONSABILITA’ ED AUTORITA’
•
Assiste il Chartering Manager con lo scopo di eseguire le attività di chartering per il raggiungimento dei migliori risultati.
•
Analizza e controlla tutto il mercato con il Chartering Manager.
•
Prepara il report settimanale sull’andamento del mercato per la presentazione al Commercial Manager.
•
Prepara il report settimanale dei fissati per la presentazione al Commercial Manager.
•
Reperisce informazioni sul mercato.
•
Coopera con lo staff e gli operatori dell’ufficio Chartering/ Operativo.
•
Tiene aggiornati il Commercial e Chartering Manager sui movimenti della concorrenza.
•
Prepara stime di viaggio e calcoli comparativi di viaggio.
•
Crea e aggiorna i files relativi alla documentazione del chartering.
•
Sottopone reports e statistiche al Commercial e Chartering Manager.
1.
2.
Conoscenza delle analisi statistiche
3.
Conoscenza della gestione dei rischi di nolo
4.
Predisposizione ai rapporti con il personale
5.
A
Laurea o Diploma
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4.1
ACCOUNTING MANAGER
MANSIONE: Accounting Manager
DIPARTIMENTO: Accounting
•
RIFERISCE A: Chief Financial Officer
•
E’ responsabile della gestione dell’amministrazione e della contabilità di Finaval S.p.A. e delle altre società del gruppo .
•
Dà attuazione, per quanto di competenza, alle politiche di Bilancio e Fiscali per la Società e per le Società del gruppo.
•
E’ responsabile, per quanto di competenza, all’adempimento degli obblighi Societari per le Società del gruppo .
•
E’ responsabile del corretto svolgimento di tutti gli adempimenti fiscali.
•
Predispone il bilancio di esercizio ed i bilanci infrannuali.
•
E’ responsabile della predisposizione del bilancio consolidato di Gruppo.
•
E’ responsabile della corretta archiviazione e custodia di tutti i documenti di supporto alla predisposizione del bilancio
consolidato.
•
Cura i rapporti con i revisori dei conti per quanto attinente al bilancio consolidato del Gruppo.
•
E’ responsabile della corretta archiviazione e custodia di tutti i documenti contabili.
•
Cura i rapporti con i commercialisti ed i fiscalisti per quanto attinente alla gestione ordinaria.
•
Assicura il continuo aggiornamento delle schede clienti e fornitori.
•
Monitora i tempi di incasso dei clienti segnalando tempestivamente eventuali criticità.
•
Assicura la periodica riconciliazione dei saldi contabili con i clienti, i fornitori, le società controllate, controllanti e correlate
e le banche.
•
Assicura la corretta gestione della cassa della sede di Roma e delle casse navi.
•
Cura i rapporti con i revisori dei conti, per quanto di competenza, della gestione ordinaria.
•
Cura i rapporti con il Collegio Sindacale in occasione delle verifiche periodiche.
•
Cura i rapporti con l’Amministrazione Finanziaria in caso di verifiche.
•
Assicura l’espletamento degli adempimenti societari ordinari.
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1.
Conoscenza del sistema di qualità aziendale
2.
Buona conoscenza del diritto societario
3.
Buona conoscenza del sistema fiscale italiano
4.
Competenze dei rapporti con il personale
5.
Buon inglese parlato e scritto
Qualifiche ed esperienza :
A.
Laurea o diploma di scuola media superiore
B.
15 anni di esperienza nella qualifica di responsabile amministrativo
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GENERAL ACCOUNTING
4.2
MANSIONE: General Accounting
RIFERISCE A: Accounting Manager
•
Si preoccupa di riconciliare i saldi delle banche di Finaval e delle società del Gruppo , provvedendo a registrare gli
incassi, i pagamenti e a gestire contabilmente i conti anticipi su fatture e i mutui ipotecari in stretta collaborazione
con l’ufficio Tesoreria.
•
E’ responsabile dell’intera procedura Cespiti della società
ed assicura l’aggiornamento dell’Inventario,
preoccupandosi di verificare la reale esistenza dell’attivo immobilizzato.
•
E’ responsabile dell’intera procedura relativa alle assicurazioni (Flotta, Immobile, Auto, Dirigenti etc.) e cura tutti i
rapporti con la Società di Assicurazioni contrattualmente vincolata con la Società, sia per quanto riguarda i relativi
aspetti formali e sia per quanto riguarda gli aspetti sostanziali, in particolar modo ne cura i rapporti finanziari
(pagamento rate, incassi avarie etc.).
•
E’ responsabile della stampa dei libri fiscali e contabili di Finaval e della altre società del Gruppo.
•
Collabora direttamente con il Responsabile Amministrativo durante le verifiche sindacali e durante tutta la fase di
certificazione del bilancio per la parte di sua competenza.
•
Assiste il Responsabile Amministrativo in caso di verifica fiscale per la parte di sua competenza.
•
Predispone, durante la redazione del bilancio di esercizio e delle situazioni infrannuali, le rilevazioni di competenza,
in particolar modo gli ammortamenti e la flotta, le schede delle banche per i debiti entro e oltre i 12 mesi, le
competenze delle assicurazioni Corpo e macchina , P&I etc., la quadratura delle schede delle partecipazioni e
dell’Irpeg preoccupandosi di fascicolare tutte le certificazioni delle ritenute di acconto etc. e predispone tutti i
prospetti delle Nota integrativa di bilancio.
1. Conoscenza del sistema di qualità aziendale
2. Conoscenza delle norme fiscali e contabili
3. Buon Inglese parlato e scritto
Qualifiche ed esperienza:
A. Laurea o diploma di scuola media superiore
B. 10 anni di esperienza in amministrazione
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SUPPLIER ACCOUNTING
4.3
MANSIONE: Supplier Accounting
RIFERISCE A: General Accountig
•
E’ responsabile della contabilizzazione delle fatture passive (italiane, estere, conti esborsi, carta di credito, etc., e si
preoccupa della relativa corretta archiviazione degli originali secondo le norme civilistico-fiscali.
•
Predispone la copia conforme all’originale di tutte le fatture (per consentire che l’originale non venga più rimosso
dopo l’archiviazione) e si occupa della distribuzione delle stesse nei vari uffici di competenza, al fine di ottenere il
visto di autorizzazione per procedere alla formazione dello scadenzario fornitori per i relativi pagamenti.
•
Cura settimanalmente la spedizione presso le Società cui sono affidate in appalto la gestione tecnica, vetting e
degli equipaggi di tutte le copie conformi per ottenere i visti di autorizzazione dei vari reparti tecnici gestiti, appunto,
dalle suddette società di servizi tecnico-armatoriali; intrattiene continui rapporti col personale tecnico ed
amministrativo delle stesse per problemi che hanno diretto riflesso sulla contabilità.
•
Predispone tutti i mandati di pagamento a fornitori, secondo uno scadenzario predisposto sulla base delle scadenze
concordate con i vari fornitori ed i visti ottenuti dai vari uffici, in stretta collaborazione con il Responsabile
Amministrativo e Responsabile Finanziario.
•
E’ responsabile della corretta tenuta delle schede fornitori con una continua riconciliazione delle varie partite,
soprattutto con le agenzie estere, preoccupandosi immediatamente di richiedere il rimborso dei conti esborsi con i
saldi a nostro favore, per via dei pagamenti anticipati risultati maggiori delle spese di approdo previste e segnala
tempestivamente all’ Ufficio Operativo-Commerciale le eventuali criticità relativi ai rimborsi e ai conti mai ricevuti.
•
Riceve telefonicamente con cadenza bisettimanale (martedì e giovedì dalle 09 alle 12,00) le richieste di pagamento
da parte dei fornitori per le partite scadute.
•
E’ responsabile della liquidazione iva a credito del periodo.
•
E’ responsabile del corretto archivio di tutti i contratti passivi a supporto della relativa fatturazione passiva (contratti
di noleggio, fitti, consulenze etc).
•
Collabora con il Responsabile Amministrativo in occasione di eventuali verifiche fiscali per la parte di sua
competenza;
•
Collabora con il Responsabile Amministrativo in occasione della revisione del bilancio di esercizio.
•
Predispone, in occasione del bilancio di esercizio e delle situazioni infrannuali, le rilevazioni di competenza per la
parte che riguarda specificatamente l’elenco completo dei fornitori perfettamente riconciliati con la controparte,
l’elenco delle fatture e note credito da ricevere, ratei e risconti, fondo oscillazione cambi, riconciliazioni infragruppo
per la parte passiva etc..
•
Inoltre il personale dell’Ufficio Fornitori è perfettamente intercambiabile, in quanto ogni membro è perfettamente a
conoscenza dell’intero ciclo operativo, mentre la fase della redazione del bilancio viene seguita con la supervisione
del Capo Ufficio Fornitori.
Page 22 of 33
1.
2.
Conoscenza delle norme fiscali e contabili
3.
Buon Inglese parlato e scritto
A. Diploma di scuola media superiore
B. 7 anni di esperienza pregressa in ufficio amministrazione
Page 23 of 33
4.4
CUSTOMER ACCOUNTING
MANSIONE: Customer Accounting
RIFERISCE A: Accounting Manager
•
E’ Responsabile dell’emissione delle fatture attive sulla base delle proforma
Operativo/Commerciale e provvede alla relativa contabilizzazione sia ai fini Iva che Coge.
•
E’ responsabile degli incassi delle fatture in stretta collaborazione con l’ufficio Casse e banche e monitora
periodicamente
lo
scadenzario
clienti
segnalando
tempestivamente
eventuali
criticità
all’ufficio
Operativo/Commerciale.
•
E’ responsabile della liquidazione mensile dell’Iva a debito.
•
E’ responsabile del corretto archivio di tutti i contratti di noleggio attivi a supporto della relativa fatturazione.
•
Collabora con il Responsabile Amministrativo in occasione di eventuali verifiche fiscali per la parte che inerisce il
controllo della fatturazione attiva e dei contratti attivi.
•
Predispone, in occasione della redazione del bilancio di esercizio e delle situazioni infrannuali, le rilevazioni di
competenza per la parte che riguarda specificatamente l’elenco delle fatture da emettere, note credito da ricevere,
ratei e risconti, elenco completo dei clienti con i relativi saldi riconciliati con gli stessi, riconciliazioni infragruppo, etc.
•
Collabora con il Responsabile Amministrativo in occasione delle verifiche sindacali e della revisione del bilancio di
esercizio.
•
Inoltre, nello spirito di ottimizzazione e intercambiabilità delle risorse disponibili è responsabile:
-
di sostituire l’addetto alla cassa sede durante le ferie e le eventuali assenze per malattia;
-
di richiedere formalmente l’incasso delle rate semestrali di contributi ministeriali, curando tutta la fase
procedimentale presso il Ministero competente fino all’incasso effettivo;
-
della gestione dei contratti di affitto della sede amministrativa e delle foresterie, curando direttamente i rapporti con i
locatori anche per la parte relativa alle utenze e le spese condominiali.
1.
2.
3.
B. 5 anni di esperienza pregressa in amministrazione
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emesse
dall’Ufficio
4.5 CASH OFFICE
MANSIONI: Cash Office
RIFERISCE A: Accountig manager.
•
E’ responsabile della corretta tenuta della cassa sede, provvedendo giornalmente alla quadratura fra la contabilità e
l’effettiva consistenza di cassa.
•
Si preoccupa della contabilizzazione delle casse navi, delle rimesse di reintegro su richiesta dei comandanti e di
verificare la corretta tenuta delle stesse sulla base di apposita consolidata procedura a mezzo di apposita
modulistica (modulo acconti equipaggio, modulo contabilità generi di sigillo e canteen, etc.).
•
E’ responsabile della contabilizzazione delle paghe e contributi dei marittimi e si preoccupa di effettuare
periodicamente le rimesse alle famiglie e le rimessa di liquidazione in seguito agli sbarchi.
•
E’ responsabile della corretta tenuta delle schede dei marittimi sia italiani che indiani in stretta collaborazione con
l’ufficio del Personale.
•
Si preoccupa di liquidare le note spese relative alle trasferte del personale amministrativo e dei marittimi, verificando
che siano complete delle autorizzazioni di merito.
•
Predispone, in occasione della redazione del bilancio di esercizio e delle situazioni infrannuali, le rilevazioni di sua
competenza per la parte che riguarda il rateo delle ferie maturate e permessi, il tfr accantonato e utilizzato e
provvede alla corretta quadratura delle schede che riguardano gli istituti previdenziali.
•
Collabora con il Responsabile Amministrativo in occasione delle verifiche sindacali e della revisione del bilancio per
la parte di sua competenza.
1.
2.
3.
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PLANNING & CONTROL MANAGER
4.6
MANSIONI: Planning & Control Manager
DIPARTIMENTO: Planning and Control
•
E’ responsabile della predisposizione del budget e delle sue revisioni infrannuali.
•
Assicura la predisposizione dei reports mensili, analizzando e commentando gli scostamenti rispetto al budget.
•
Assicura il controllo delle commesse lavori.
•
Assicura il controllo delle altre società del gruppo.
•
Assicura il monitoraggio sistematico delle variabili gestionali considerate critiche.
•
Cura le valutazioni economiche-finanziarie relative a progetti speciali.
•
Predispone il piano economico-finanziario pluriennale.
•
Predispone le analisi economico-finanziarie dei nuovi investimenti.
1.
2.
Buona conoscenza del diritto societario
3.
Buona conoscenza del sistema fiscale italiano
4.
Buona conoscenza del sistema organizzativo aziendale
5.
Competenze di rapporti con il personale
6.
Buon inglese parlato e scritto
B. 10 anni di esperienza nella qualifica di responsabile del controllo di gestione
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4.7 BUDGET & CONTROL
MANSIONI: Controller Junior
DIPARTIMENTO: Planning and Control
RIFERISCE A: Controller
•
Predispone le reportistiche d’alta direzione mensili.
•
Verifica la corretta imputazione ai centri di costo della contabilità analitica.
•
E’ responsabile degli archivi anagrafici della contabilità analitica.
2. Conoscenza delle norme fiscali e contabili
3. Inglese parlato e scritto
Page 27 of 33
4.8
TREASURY AND FINANCE OFFICER
MANSIONI: Treasury and Finance Officer
DIPARTIMENTO: Treasury and Finance
•
Provvede alle attività di gestione finanziaria della Società e delle Società del Gruppo, quali la provvista delle risorse
finanziarie, la gestione dei rischi, la negoziazione delle condizioni, le valutazione di operazioni di copertura dei rischi
finanziari.
•
Cura i rapporti con le banche per quanto di competenza della gestione ordinaria.
•
Assicura il costante monitoraggio delle entrate e delle uscite al fine di pianificare le operazioni di finanziamento.
•
Assicura la gestione dei piani di rimborso dei mutui.
•
Propone operazioni di copertura dei rischi finanziari (di tasso e di cambio).
•
Assicura che l’esposizione nei confronti dei singoli istituti di credito si mantenga entro i limiti dei fidi accordati.
•
Approva i piani di pagamento proposti dall’Amministrazione in relazione alle disponibilità finanziarie.
•
Assicura l’ottimizzazione del lavoro con i vari istituti di credito in funzione delle condizioni applicate.
2. Buona conoscenza del sistema bancario
3. Buone capacità di intrattenere rapporti con primari istituti bancari ed il personale preposto
4. Buona conoscenza del sistema fiscale italiano
5. Competenze di rapporti con il personale
6. Buon inglese parlato e scritto
B. 10 anni di esperienza nella qualifica di responsabile amministrativo e/o finanziario
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5.1
PERSONNEL ACCOUNTING MANAGER
MANSIONI: Personnel Accounting Manager
DIPARTIMENTO: Personnel Accounting
RIFERISCE A: Human Resources Manager
RESPOSABILITA’ ED AUTORITA’
•
E’ responsabile della predisposizione di paghe e stipendi di tutto il personale, di bordo e di terra.
•
E’ responsabile della esecuzione di tutti gli adempimenti amministrativi, fiscali e previdenziali relativi alla gestione del
personale di terra e di bordo.
•
Assicura la gestione amministrativa dei collaboratori coordinati e continuativi.
•
Assicura la gestione amministrativa del personale interinale.
•
Assicura, con il supporto della funzione Pianificazione e Controllo, il periodico controllo dei costi del personale, fornendo
personalmente e mensilmente le motivazioni degli scostamenti rispetto al budget.
•
Cura i rapporti con i consulenti del lavoro per la gestione ordinaria.
•
Supporta lo Human Resources Manger ed Shipboard Personnel Manger per quanto di propria competenza.
2. Buona conoscenza delle norme amministrative del diritto del lavoro e previdenziale
3. Buona conoscenza dei sistemi informatici di elaborazione delle buste paga
B. 15 anni di esperienza nella qualifica di responsabile dell’ufficio del personale
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5.2
PERSONNEL ACCOUNTING
MANSIONI: Personnel Accounting
DIPARTIMENTO: Personnel Accounting
RIFERISCE A: Human Resources Manager
•
Collabora con Personnel Accounting Manager per la realizzazione operativa delle attività secondo le indicazioni da
questo ricevute.
2. Buona conoscenza dei sistemi informatici di elaborazione delle buste paga
B. 5 anni di esperienza in ufficio del personale
Page 30 of 33
6.1
ITC MANAGER
MANSIONI: EDP Manager
DIPARTIMENTO: EDP
RIFERISCE A: Board
•
E’ responsabile della gestione di tutti i sistemi informativi dell’Azienda, tanto a terra che a bordo.
•
Assicura la sicurezza delle basi dati attraverso opportuni sistemi di back up.
•
Assicura la corretta documentazione dei programmi in uso.
•
Assicura la disponibilità delle licenze d’uso dei programmi installati.
•
Assicura la sicurezza dei sistemi dagli attacchi informatici esterni.
•
Assicura la manutenzione ordinaria dei programmi in relazione all’evoluzione di norme e leggi.
•
Provvede alla manutenzione evolutiva dei programmi in funzione di specifici piani di sviluppo.
•
Assicura l’inventario del parco hardware e software tanto a bordo che a terra.
•
Assicura, nei limiti dei controlli possibili, l’immediata rimozione di qualunque programma non ufficialmente in uso
dall’Azienda.
•
Cura la valutazione delle richieste degli utenti, predisponendo periodici piani di intervento.
•
Assicura la manutenzione del parco hardware.
•
Assicura la gestione della rete.
2. Ottime conoscenze dei sistemi informativi e telefonici, sia sotto il profilo hardware che software
3. Esperienze significative in abito di programmazione con particolare riferimento ai linguaggi di ultima
generazione.
B. 15 anni di esperienza nella qualifica di responsabile dei servizi informativi
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6.2
NETWORK ADMINISTRATOR
MANSIONI: Network Administrator
DIPARTIMENTO: EDP
RIFERISCE A: EDP Manager
•
Collabora con ITC Manager per la realizzazione operativa delle attività secondo le indicazioni da questo ricevute.
2. Buone conoscenze dei sistemi informativi e telefonici, sia sotto il profilo hardware che software
3. Esperienze significative in abito di programmazione con particolare riferimento ai linguaggi di ultima
generazione.
4. Competenze in ambito di gestione e manutenzione dei sistemi informativi
B. 7 anni di esperienza ufficio servizi informatici
Page 32 of 33
7.1
SERVICE AND UTILITIES STAFF MANAGER
MANSIONE : Responsabile servizi generali
DIPARTIMENTO: Servizi generali
RIFERISCE A: Board
SOSTITUTO: Addetti ai Servizi Generali
FUNZIONI
•
È responsabile della corretta gestione delle attività assegnate ai varchi d’ingresso, con particolare riferimento al controllo
dei movimenti di visitatori, dipendenti ed automezzi in entrata ed in uscita.
•
E’ responsabile dell’efficiente gestione del personale addetto al centralino/reception.
•
E’ responsabile della gestione dell’invio e della ricezione della corrispondenza (protocollo, affrancatura, spedizione, ecc.)
a mezzo posta e corriere.
•
Cura la effettuazione delle denunce di tutti i sinistri alle Compagnie di Assicurazione di competenza.
•
Ha la gestione del parco automezzi e si occupa della loro completa amministrazione (assicurazioni, tasse di proprietà,
sinistri, manutenzioni, revisioni, ecc.).
•
Cura la redazione e la gestione dei contratti di pulizia, di vigilanza, dei distributori automatici di cibo e bevande e delle
utenze telefoniche mobili.
•
Assicura il controllo dei contratti di utenza telefonica mobile, segnalando, mensilmente, alla Direzione Aziendale ed ai
fruitori i propri consumi.
•
Intrattiene rapporti con le autorità di Pubblico Soccorso (Carabinieri, Polizia, G.d.F.) in relazione a furti, multe, ecc.
•
E’ Responsabile della Applicazione delle normative in materia di sicurezza per la sola parte relativa agli uffici, le aree di
pertinenza aziendale ed il personale di terra.
•
Controlla e gestisce l’edificio in cui si trova la sede aziendale.
2. Ottime capacità organizzative
3. Buona conoscenza della normativa di sicurezza relativamente agli uffici ed al personale di terra
B. 15 anni di esperienza nella qualifica di responsabile dei servizi generali
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quality management system

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