PROGETTO DI DIGITALIZZAZIONE OTTICA

PROPOSTA DI
DIGITALIZZAZIONE OTTICA
DEI DOCUMENTI
Committente: imprese aderenti a cdo Sardegna
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Premessa
La proposta di digitalizzazione ottica degli archivi cartacei di
tutta la documentazione relativa a qualsiasi documento presente in
azienda (cedolini, 730, fascicoli dei lavoratori, contratti, fatture ciclo
passivo) nasce dall’esigenza, espressa dalle Aziende, di migliorare e
razionalizzare la gestione dei flussi documentali. La richiesta è quella di
riportare in digitale il sistema di ricerca già adottato per il formato
cartaceo.
A seguito di un sopralluogo da parte di personale esperto
nell’ambito della digitalizzazione ottica, per valutare e capire quale
documentazione si dovrà digitalizzare e quali le linee per preparare la
lavorazione per la creazione dell’archivio digitale.
Dall’analisi dello stato dell’arte potrebbe risultare che,
attualmente, il flusso dei documenti presso l’Azienda sia gestito in modo
tradizionale col ricorso costante al supporto cartaceo per l’archivio
storico e, solo parzialmente, al supporto informatico con riferimento
all’archivio corrente. Tale situazione determina necessariamente:
 che negli uffici venga gestita principalmente documentazione di tipo
cartaceo;
 che la ricerca dei documenti è fondamentalmente effettuata
manualmente nei vari archivi cartacei degli uffici, incidendo
negativamente sulla rapidità ed efficienza dell’accesso alle
informazioni e dell’intera organizzazione;
 che si verifichino maggiori costi, diretti e indiretti, nella gestione degli
archivi;
 che, negli uffici, si determini la necessità di sempre maggiori spazi
destinati all’archiviazione dei documenti.
ASSISTENZA E POST VENDITA
Per un servizio completo ed efficiente, è presente l'assistenza
post vendita. Tale assistenza prevede, oltre all'installazione del sistema di
consultazione presso Vostro PC e la breve formazione su come
utilizzarlo e sfruttarlo al meglio: la totale disponibilità alla richiesta di
ulteriori informazioni e indicazioni sull'utilizzo e l'ottimizzazione dello
stesso; l'invio di personale specializzato in caso di mal funzionamento del
prodotto finale; duplicazione dell'archivio in caso di danneggiamento o
smarrimento o per qualsiasi Vostra necessità.
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RISPARMI
La presente proposta di gestione informatizzata dei flussi
documentali consentirà un notevole risparmio in termini di tempi di
accesso alla documentazione e di costi da sostenere (abbattimento di
alcuni costi diretti e indiretti legati al flusso documentale). In particolare,
la gestione elettronica dei documenti potrà consentire:
 una migliore rintracciabilità delle informazioni;
 la riduzione dei tempi di ricerca dei documenti;
 la riduzione dei rischi di perdite accidentali di pratiche e documenti
allegati;
La digitalizzazione ottica dei documenti consentirà alla Vostra
azienda:
- l’ottimizzazione dei processi di ricerca e consultazione documentali;
- la riduzione dei costi e il miglioramento dell’efficienza aziendale;
- la sicurezza e protezione del patrimonio informativo;
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FASI PIANO OPERATIVO
- DIGITALIZZAZIONE ARCHIVIO ESISTENTE.
L’attività di digitalizzazione sarà suddivisa nelle seguenti fasi:
a. attività di preparazione sui faldoni cartacei esistenti (eventuale
spinzatura, inserimento separatori di fascicoli con barcode per
fascicolazione e indicizzazione automatica);
b. acquisizione con scanner di produzione dei documenti (acquisizione
massiva dei documenti);
c. riordino dei fascicoli e riposizionamento degli stessi nell'archivio
cartaceo;
- ELABORAZIONE DELLE IMMAGINI.
Questa attività sarà volta principalmente a:
a. miglioramento digitale dell’immagine acquisita;
b. individuazione automatica delle pagine bianche;
c. scarto delle pagine bianche presenti nei documenti acquisiti.
- DATA-ENTRY E INDICIZZAZIONE.
a. Verrà effettuata un attività di data-entry sui documenti digitalizzati al
fine di ricollegare le informazioni che dovranno essere reperite dalla
fase di ricerca e consultazione. Verranno quindi indicizzate le
immagini con i dati caricati.
- POPOLAMENTO DATABASE DI PRODUZIONE.
a. L’attività consiste nel “popolamento” del database di produzione dei
dati caricati in modalità data-entry e modalità automatica. Questa
fase è puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico.
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- RIORGANIZZAZIONE ED ESTRAPOLAZIONE DEI DATI.
a) Questa fase è volta alla normalizzazione dei dati e alla successiva
elaborazione per l’esportazione nel database di consultazione. E’ una
fase puramente tecnica e sarà svolta dal personale informatico.
- POPOLAMENTO DEL DATABASE DI CONSULTAZIONE.
a) questa fase è volta al caricamento dei dati e delle immagini nel
database di consultazione che consentirà la ricerca parametrica delle
informazioni e la visualizzazione dei documenti e dei dati
indicizzati. E’ una fase puramente tecnica e sarà svolta dal personale
informatico.
IL SISTEMA DI CONSULTAZIONE
Il sistema di consultazione sarà consegnato su supporto ottico o
altro supporto di memoria massa e prevede l’installazione su PC di un
software per la consultazione che consentirà la ricerca parametrica delle
informazioni e la visualizzazione dei documenti e dei dati indicizzati. La
ricerca potrò essere effettuata tramite tutti i parametri di indicizzazione
scelti. All’interno del supporto consegnato sarà pertanto presente
l’insieme delle immagine scansionate, e il database popolato in fase di
data entry.
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Attraverso la seguente convenzione sarà possibile offrire ad un costo
forfettario unico
e con un prezzo di assoluto vantaggio per n. 5 aziende
selezionate in convenzione cdo Sardegna per un importo forfettario di euro
6.000,00 + iva da pagarsi in due rate in cui si offre:
a) la consulenza informatica
b) il noleggio e la messa a disposizione delle attrezzature
c) il personale per la digitalizzazione ottica dei documenti per un anno a
prescindere dal numero e dalla tipologia di documenti.
Oristano, li luglio 2013
Il Presidente
Giorgio Oggianu
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