PS_05 PROCEDURA PER LA GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI

SISTEMA GESTIONE QUALITÀ
PROCEDURA PS_05
REV. 04
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PS_05
PROCEDURA PER LA GESTIONE DEGLI AUDIT
INTERNI
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MOTIVO
Emissione documento
Aggiunto nel frontespizio “Responsabile Ripartizione Ricerca”
Aggiunta “Ripartizione Ricerca”
Aggiunto “Job-Centre”
Aggiunto: “programma gli audit interni e ne dà comunicazione ai RSGQ
attraverso il protocollo informatico Titulus”.
DATA
27/01/2010
22/03/2011
22/03/2011
26/03/2012
26/03/2012
Aggiunto: “Il rapporto di Audit è inviato ai Responsabili di Ripartizione e di
Ufficio attraverso il protocollo informatico “Titulus” “.
Aggiunto: Per il Sistema Bibliotecario di Ateneo l’attività di audit interno è
svolta da parte di un Auditor esterno che proviene da una Biblioteca con
Sistema di Gestione certificato ISO 9001 e che aderisce al coordinamente
delle Bibioteche Italiane Certificate.
26/03/2012
Criteri di pianificazione degli audit interni
11/05/2015
Responsabile Ripartizione Post-Laurea
Responsabile Ripartizione Biblioteche
Responsabile Ripartizione Didattica e Servizi agli Studenti
Coordinatore del Sistema Didattico di Ateneo
Responsabile Ripartizione Ricerca
Responsabile Job-Centre
Esperto Qualità
DATA
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11/05/2015
28/03/2013
SISTEMA GESTIONE QUALITÀ
PROCEDURA PS_05
REV. 04
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1. SCOPO
Lo scopo della presente procedura consiste nel definire le modalità degli Audit Interni relativi alle
seguenti organizzazioni:
•
Ripartizione Post-Laurea;
•
Ripartizione Segreterie e Servizi Agli Studenti;
•
Sistema Bibliotecario di Ateneo (SBA);
•
Unità Orientamento e Tutorato;
•
Management Didattico;
•
Ripartizione Ricerca:
•
Job-Centre
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La procedura si applica a tutti i servizi indicati nel campo di applicazione del Sistema di Gestione per la
Qualità.
3. RIFERIMENTI NORMATIVI
•
UNI EN ISO 9001.
•
UNI EN ISO 19011 Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di
gestione ambientale.
4. RESPONSABILITÀ E MODALITÀ OPERATIVE
L’organizzazione deve effettuare Audit Interni per stabilire se il sistema di gestione per la qualità:
•
È conforme a quanto pianificato, ai requisiti della norma internazionale ed ai requisiti del
sistema di gestione per la qualità stabiliti dall’organizzazione stessa;
•
È stato efficacemente attuato e mantenuto aggiornato.
Gli Audit Interni sono programmati da parte dei Responsabili di Ripartizione, di concerto con l’Auditor
Interno.
Scelta dell’Auditor Interno
Gli audit interni sono svolti dall’Esperto Qualità, figura interna all’Università di Ferrara ma non
direttamente coinvolta nei servizi coinvolti nel Sistema di Gestione Qualità.
I criteri per la scelta sono desunti dalla norma UNI EN ISO 19011 Linee guida per gli audit dei sistemi
di gestione per la qualità si basano su :
•
caratteristiche personali
•
conoscenze e competenze di carattere generale e specifiche
•
istruzione
•
esperienza di lavoro
•
formazione ed addestramento
•
esperienza di audit (almeno 1 Verifica Ispettiva Interna come Osservatore).
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PROCEDURA PS_05
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Per il Sistema Bibliotecario di Ateneo l’attività di audit interno è svolta da parte di un Auditor esterno
che proviene da una Biblioteca con Sistema di Gestione certificato ISO.
Attività di audit
L’auditor interno deve concordare con i Responsabili di Ripartizione il piano annuale degli Audit Interni.
L’auditor Interno :
•
programma gli audit interni in accordo con i RSGQ;
•
predispone una check list di raccolta delle evidenze;
•
è responsabile dell’effettuazione dell’audit
•
è responsabile della redazione del Rapporto di audit (MOD_03_PS_05);
•
è responsabile della tempestiva trasmissione del Rapporto di audit (MOD_03_PS_05) ai
Responsabili di Ripartizione e delle eventuali Azioni Correttive concordate con gli stessi
Responsabili.
Criteri di pianificazione degli audit interni
L’auditor interno di concerto con i responsabili del Sistema di Gestione Qualità pianifica gli audit interni
sulla base dei seguenti criteri:
-
adeguata alternanza delle unità organizzative al fine di garantire che nel triennio il sistema di
gestione sia interamente verificato;
-
eventuali necessità di verifiche in caso di particolari criticità.
Conduzione degli audit
L’attività di audit del Sistema di Gestione per la Qualità prevede una breve riunione introduttiva con la
partecipazione dei diretti interessati, nel corso della quale l’auditor, si incarica di:
•
fornire una breve sintesi di come verranno eseguite le attività di audit;
•
offrire la possibilità di porre domande.
L’attività di audit prosegue con la raccolta delle evidenze oggettive e si conclude con una riunione di
chiusura presieduta dall’Auditor stesso per presentare le risultanze, conclusioni, eventuali non
conformità e osservazioni, nonché per concordare il periodo di tempo da concedere per presentare il
piano di azioni correttive e/o preventive.
Documentazione dei risultati delle verifiche ispettive
Le evidenze e le risultanze sono recepite e condivise dall’Auditor con i Responsabili di Ripartizione.
Le risultanze e le conclusioni sono registrate dall’Auditori nel modulo MOD_03_PS_05 Rapporto di
Audit. Il rapporto di Audit è inviato ai Responsabili di Ripartizione e di Ufficio attraverso il protocollo
informatico “Titulus”.
Riesame del programma di audit
Il Programma di audit è oggetto di riesame annuale, da parte di RSGQ, allo scopo di verificare il
raggiungimento degli obiettivi prefissati.
5. ALLEGATI
•
MOD_03_PS_05: Rapporto di Audit.
•
MOD_04_PS_05: Check list.
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