disciplina per l`assegnazione e l`utilizzo degli apparati di telefonia

DISCIPLINA PER L’ASSEGNAZIONE E L’UTILIZZO
DEGLI APPARATI DI TELEFONIA MOBILE.
Approvata con Deliberazione del Direttore Generale n. 762 del
31.12.2010 pubblicata in data 10.01.2011.
(Vers. 1.0)
1
Indice
Art. 1 — Oggetto
pag. 3
Art. 2 — Norme di riferimento
pag. 3
Art. 3 – Requisiti e procedura per l’assegnazione e revoca
pag. 3
Art. 4 – Assegnatari e livelli di “sbarramento”
pag. 4
Art. 5 – Utilizzo delle utenze cellulari
pag. 5
Art. 6 – Custodia e manutenzione degli apparati cellulari
pag. 5
Art. 7 – Opzione per telefonate diverse da quelle di servizio
pag. 6
Art. 8 – Responsabilità dell’assegnatario
pag. 6
Art. 9 – Rendicontazione e controlli sul traffico generato
pag. 7
Art. 10 — Norme transitorie
pag. 7
Art. 11 — Entrata in vigore
pag. 7
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ART. 1 – OGGETTO.
Il presente regolamento è volto a:
¾ definire i criteri per l’assegnazione degli apparati di telefonia mobile nell’AUSL di
Ravenna;
¾ disciplinare l’utilizzo degli stessi apparati e dei relativi servizi erogati;
¾ stabilire le norme comportamentali valide per tutti i soggetti che, a qualunque titolo, abbiano
in affidamento i predetti apparati, anche se assegnati precedentemente alla stesura della
presente disciplina.
ART. 2 – NORME DI RIFERIMENTO.
Per quanto attinente il presente regolamento, si fa riferimento:
¾ alle norme relative alla legge 244/07 (finanziaria 2008);
¾ alla direttiva del Ministero della Funzione Pubblica del 30 ottobre 2001 sui sistemi di
telefonia ed i sistemi connessi di telecomunicazione delle pubbliche amministrazioni;
¾ al vigente regolamento dell’AUSL di Ravenna in materia di trattamento di dati sensibili e
giudiziari;
¾ ad ogni altra norma attinente in materia.
ART. 3 – REQUISITI E PROCEDURA PER L’ASSEGNAZIONE E REVOCA.
1. La richiesta di assegnazione dell’utenza cellulare (e il dispositivo ad essa associata) è
demandata esclusivamente al dirigente responsabile del servizio di appartenenza, inviata per
la necessaria autorizzazione al responsabile della macrostruttura di riferimento, motivandola
con le effettive esigenze per cui sussiste la necessità di attribuzione ed in ogni caso secondo
i criteri di seguito specificati:
¾ rintracciabilità di personale avente incarichi dirigenziali al fine di garantire tempestivi
interventi di carattere decisionale;
¾ rintracciabilità del personale che per motivi professionali ha necessità di continui
spostamenti dalla propria sede abituale di servizio per specifici incarichi professionali e
per il quale c’è necessità di costante rintracciabilità per esigenze di servizio;
¾ esigenze connesse al servizio di pronta disponibilità sia in ambito sanitario che tecnico;
¾ esigenze di comunicazione motivate da particolari ragioni di urgenza ed emergenza (118,
servizio di continuità assistenziale, assistenza infermiestica domiciliare, continuità di
erogazione dei servizi AUSL correlata ad esigenze strutturali, impiantistiche,
tecnologiche);
¾ nel caso in cui non sia possibile garantire le condizioni indicate nei punti suddetti con
apparati di telefonia fissa o con altri strumenti;
2. La richiesta di cui al precedente comma, nella quale devono essere obbligatoriamente
riportati, pena la decadenza della stessa, il criterio di sbarramento e l’eventuale attribuzione
dei servizi aggiuntivi di cui al successivo art. 4, deve essere preventivamente autorizzata
dalla direzione di riferimento, individuata, correlativamente alla fattispecie
dell’assegnazione richiesta, nel report per articolazione del “piano dei centri di costo per
articolazione e strutture di responsabilità” consultabile nella sezione “Controllo di gestione”,
area “Attività” di cui si riporta prospetto riassuntivo di seguito:
DIP01
DIP02
DIP03
DTFA, DTLU, DTRA
HOFA, HOLU, HORA
PREV
Direzione generale e staff
Direzione del dipartimento amministrativo
Direzione sanitaria aziendale
Direzione di distretto sanitario
Direzione di presidio ospedaliero
Direzione del dipartimento di salute pubblica
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UOC926
Direzione dell’assistenza ospedaliera
3. La richiesta dovrà essere inoltrata all’U.O. Attività Tecniche che, in presenza
dell’autorizzazione della direzione di riferimento di cui al precedente comma 2, attiva l’iter
di assegnazione dell’apparato;
4. L’U.O. Attività Tecniche procede alla consegna dell’utenza al servizio richiedente secondo
quanto disposto nella procedura agli atti con prot. 0091626/D.TEC.RA del 19.11.2008
pubblicata nel sito Intranet aziendale nella sezione “Per gli operatori”, area “Modulistica”.
L’assegnatario, o chi per esso, all’atto della consegna sottoscrive apposito “verbale di
consegna”;
5. Qualora, per qualunque motivazione, vengano meno le esigenze per la detenzione e l’utilizzo
dell’utenza cellulare, deve essere inviata tempestivamente da parte del dirigente responsabile
apposita comunicazione all’U.O. Attività Tecniche;
6. A fronte del verificarsi delle condizioni per la revoca dell’assegnazione, al venir meno delle
esigenze di servizio o in caso di violazione agli obblighi relativi all’uso e custodia dell’utenza
cellulare e del relativo apparato radiomobile, ai sensi del precedente comma 5, l’U.O.
Attività Tecniche provvede al ritiro rilasciando apposita attestazione di riconsegna;
7. Nel caso di cessazione del servizio per raggiunti limiti di età, cessazione della carica per
qualsiasi motivo o trasferimento ad altro ente l’assegnatario può procedere alla restituzione
dell’utenza secondo quanto disposto al precedente comma 6 oppure può richiedere il
subentro (personale o da parte del nuovo ente di appartenenza) previa compilazione di
apposito modulo da richiedere all’U.O. Attività Tecniche;
8. Il mancato rispetto delle condizioni di restituzione dell’utenza cellulare e dell’apparato ad
essa associata, a seguito di revoca, comporterà il blocco della scheda SIM, mentre la mancata
o incompleta restituzione dell’apparato e dei relativi accessori comporteranno l’addebito del
costo del riscatto dell’apparato telefonico.
ART. 4 – ASSEGNATARI E LIVELLI DI “SBARRAMENTO”.
1.
L’assegnazione avviene, oltreché con i criteri e per i servizi di pronta disponibilità di cui
all’art. 3 del presente regolamento, anche per le seguenti figure:
a) direttore generale, direttore amministrativo, direttore sanitario;
b) direttori di presidio ospedaliero, distretto o dipartimento;
c) direttori di unità operative complesse.
2.
E’ esclusa la concessione dell’utenza cellulare soggetti diversi da quelli indicati nel presente
articolo.
3.
Le utenze cellulari intestate all’AUSL di Ravenna sono state configurate e personalizzate
all’interno di una rete privata virtuale (RPV) in modo da consentire livelli di “sbarramento”
alle chiamate uscenti secondo quanto sotto indicato:
a) abilitazione RAM rete aziendale mobile e fissa (è possibile effettuare chiamate solamente
verso utenze intestate all’AUSL di Ravenna, siano esse fisse o mobili);
b) abilitazione OPEN rete nazionale mobile e fissa (è possibile effettuare chiamate verso tutte
le utenze del territorio nazionale, siano esse fisse o mobili);
c) abilitazione OPEN internazionale (come la precedente con la possibilità di eseguire e
ricevere chiamate da e verso l’estero);
d) abilitazione M2M (solo traffico dati).
4.
Al momento della consegna tutte le utenze sono configurate nel livello di “sbarramento”
indicato alla lett. a) ed abilitate elusivamente all’invio e ricezione di SMS. Sono disabilitate
all’invio/ricezione di MMS, al traffico dati e alle videochiamate. In ogni caso possono
effettuare chiamate verso tutti i numeri di emergenza.
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5.
Nella richiesta di attribuzione di nuova utenza cellulare devono essere obbligatoriamente
specificati e motivati il livello di “sbarramento” e gli eventuali servizi aggiuntivi da abilitare
(MMS, traffico dati, videochiamate) da assegnare all’utenza stessa; per il livello di cui alla
lett. d) è necessario specificare se all’utenza cellulare deve essere associato un profilo “a
consumo” oppure “flat” disciplinati dal contratto stipulato con il gestore assegnatario.
ART. 5 – UTILIZZO DELLE UTENZE CELLULARI.
1. L’apparato di telefonia mobile deve essere utilizzato esclusivamente per ragioni di servizio e
nell’interessse dell’Ente e non può essere ceduto dagli assegnatari ad altri dipendenti o a
terzi;
2. L’assegnatario dell’utenza cellulare, qualora si trovi all’interno di strutture dell’AUSL di
Ravenna, è tenuto ad utilizzare, ove possibile, gli apparecchi di rete fissa;
3. Gli assegnatari hanno l’obbligo di mantenere l’apparato di telefonia mobile in funzione
durante l’orario di servizio stabilito dal CCNL in vigore, durante le ore di reperibilità (se
previste), nei momenti di assenza dall’ordinaria “postazione di lavoro” (non potendo, in tal
caso, essere rintracciabile tramite l’apparato di telefonia fissa) nonché in tutti i casi in cui
esistano esigenze di immediata rintracciabilità;
4. La durata delle chiamate, verificata la relativa necessità, deve essere la più breve possibile in
base alle esigenze di servizio e di mandato, utilizzando altresì il sistema dei messaggi di
testo in caso di comunicazioni brevi;
5. Il trasferimento di chiamate dal telefono mobile assegnato verso un numero privato non è
consentito, salvo esigenze di forza maggiore (servizio di prontà disponibilità in presenza di
apparato cellulare guasto od altre emergenze);
6. Ciascun assegnatario è responsabile, anche penalmente, del corretto uso dell’utenza cellulare
e dell’apparato ad essa associata (non è consentita l’assegnazione di apparati cellulari privi
di scheda SIM). Nel caso in cui si tratti di utenza preposta a servizi di pronta disponibilità e
soggetta ad un “passamano” fra dipendenti del servizio assegnatario, l’uso corretto è
demandato in prima istanza ai dipendenti che ne fanno uso ed in seconda al dirigente
responsabile del servizio stesso;
7. Gli apparati di telefonia mobile devono essere utilizzati per ragioni di servizio, ferma
restando la facoltà delle chiamate personali con addebito mediante la formula denominata
dual billing/doppia fatturazione, secondo le modalità di cui all’art. 7. E’ fatto tassativo
divieto di generare addebiti all’AUSL di Ravenna attraverso un utilizzo improprio
dell’apparato di telefonia mobile.
ART. 6 – CUSTODIA E MANUTENZIONE DEGLI APPARATI CELLULARI.
1. L’assegnatario si impegna a custodire e usare con diligenza l’apparato di telefonia mobile di
servizio e i relativi accessori, per tutta la durata dell’assegnazione e fino al momento della
sua restituzione;
2. In caso di malfunzionamento, l’assegnatario dell’apparato dovrà darne tempestiva
comunicazione all’U.O. Attività Tecniche che provvederà alla sostituzione. L’attività di
manutenzione è disciplinata dal contratto con il gestore assegnatario;
3. In caso di furto o smarrimento, l’assegnatario dovrà darne tempestiva comunicazione
all’U.O. Attività Tecniche che provvederà al blocco/sostituzione della scheda SIM; inoltre,
dovrà provvedere personalmente e rapidamente a sporgere denuncia alla competente autorità
giudiziaria e ad inviarne copia alla stessa U.O. Attività Tecniche per il completamento delle
pratiche di reintegro dell’apparato stesso;
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4. Solo in caso di smarrimento, in mancanza di idonee giustificazioni in ordine alle circostanze
dello smarrimento, l’eventuale addebito forfettario effettuato dal gestore di telefonia mobile,
nei modi e nei termini previsti dal contratto al momento vigente, sarà a carico del soggetto
utilizzatore.
ART. 7 – OPZIONE PER TELEFONATE DIVERSE DA QUELLE DI SERVIZIO.
1. Su tutte le utenze cellulari dell’AUSL di Ravenna è possibile attivare un contratto di tipo
“dual billing” (doppia fatturazione) che consente la fatturazione separata delle telefonate
effettuate a titolo personale. Tale opzione implica che le telefonate personali siano effettuate
componendo, prima del numero da chiamare, un codice di prefisso, il quale attiva l’addebito
di tali telefonate alla destinazione di fatturazione specificata dall’assegnatario;
2. E’ obbligatorio compilare i moduli che verranno consegnati dall’U.O. Attività Tecniche,
contestualmente al “verbale di consegna” all’atto dell’assegnazione, per l’attivazione della
formula “dual billing” (cfr. art. 5 comma 7). Su tali moduli andranno riportati i dati
necessari per consentire l’addebito del traffico personale (residenza, domiciliazione bancaria
o numero di carta di credito) e la relativa autorizzazione al trattamento dei dati personali.
Una volta compilati andranno reinoltrati all’U.O. Attività Tenciche che preocederà
all’attivazione del contratto;
3. Tutti i costi per i messaggi (SMS e/o MMS, compresi eventuali servizi interattivi) inviati a
numerazioni di rete mobile non facenti parte del contratto dell’AUSL di Ravenna saranno
addebitati sul contratto personale. In questo caso non è necessario anteporre il codice di
prefisso di cui al comma 1. Si specifica che i servizi interattivi sono attivabili
esclusivamente dall’utenza assegnata ed in nessun altro modo;
4. L’addebito del traffico dati sul contratto personale è possibile previa configurazione
dell’apparato assegnato da richiedere all’U.O. Attività Tecniche. In questo caso non è
prevista opzione “flat” ma solo “ a consumo” alle medesime tariffe previste dal contratto
sottoscritto con il gestore assegnatario;
5. Non sono supportate dal contratto “dual billing” le chiamate internazionali, il roaming
internazionale, le videochiamate, il trasferimento di chiamata e, pertanto, risultano sempre in
carico all’AUSL di Ravenna. La valorizzazione di tale tipologia di traffico telefonico ad uso
personale, dovrà essere richiesta dall’assegnatario all’U.O. Attività Tecniche che provvederà
a chiederne l’addebito sul cedolino stipendiale;
6. Le chiamate personali effettuate per errore, in contrasto con quanto previsto nel presente
articolo, o per altri motivi impropriamente dall’utenza cellulare, dovranno essere
tempestivamente segnalate all’U.O. Attività Tecniche, che provvederà a richiederne
l’addebito sul cedolino stipendiale;
7. L’opzione di cui al presente articolo non è in ogni caso applicabile nella situazione in cui sia
assegnata un’utenza soggetta a “passamano”; in tal caso non è pertanto possibile effettuare
telefonate diverse da quelle di servizio;
8. Alle chiamate di tipo personale sono applicate le medesime tariffe applicate alle chiamate di
tipo aziendale e previste dal contratto sottoscritto con il gestore assegnatario.
ART. 8 – RESPONSABILITA’ DELL’ASSEGNATARIO.
1. L’assegnazione dell’apparato di telefonia mobile dà luogo alle forme di responsabilità
previste dalla legge e dai regolamenti per i consegnatari dei beni mobili;
2. L’assegnatario è responsabile della tutela dei beni a lui affidati. Lo stesso è quindi
responsabile della custodia e del corretto utilizzo dell’apparato cellulare, fin dal momento
della sottoscrizione del “verbale di consegna”;
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3. L’assegnatario dell’apparato di telefonia mobile di servizio è tenuto alla piena conoscenza di
tutte le funzioni e modalità descritte nei manuali d’uso, nonché alla conservazione degli
stessi;
4. L’assegnatario è altresì personalmente responsabile di qualsiasi danno che possa derivare da
sue azioni od omissioni, salvo il verificarsi di eventi attribuiti al caso fortuito o alla forza
maggiore;
5. A seguito dell’assegnazione, il possesso e l’utilizzo del terminale mobile, dà luogo alle
forme di responsabilità previste dal vigente regolamento;
6. Copia del presente regolamento è consegnata ad ogni assegnatario, da firmare per
conoscenza ed accettazione, affinchè ne abbia piena conoscenza.
ART. 9 – RENDICONTAZIONE E CONTROLLI SUL TRAFFICO GENERATO.
1. E’ demandato al dirigente responsabile del servizio (e di conseguenza del centro di costo ad
esso associato) il monitoraggio sull’andamento del traffico telefonico di tutte le utenze
cellulari in carico al proprio centro di costo allo scopo di impedire usi impropri e
indiscriminati delle utenze;
2. Le modalità di monitoraggio, compatibilmente con gli strumenti disponibili, possono essere
richieste all’U.O. Attività Tecniche esclusivamente dal dirigente responsabile del centro di
costo assegnato al proprio servizio;
3. Le Direzioni di macrostruttura a cui i servizi fanno riferimento hanno la facoltà di
richiedere, tramite l’U.O. Attività Tecniche che ne cura l’archiviazione, le rendicontazioni
del traffico telefonico generato allo scopo di accertare il corretto uso delle utenze cellulari di
servizio. Nel rispetto della normativa in tema di tutela della riservatezza i tabulati sono
forniti dal gestore con il livello di oscuramento previsto;
4. Qualora vengano riscontrate anomalie nell’utilizzo delle utenze cellulari la Direzione di
macrostruttura adotterà gli opportuni provvedimenti di competenza. In casi specifici
potranno essere richieste all’assegnatario le giustificazioni ritenute necessarie;
5. Nei casi in cui vengano riscontrati effettivi abusi dell’utilizzo dell’utenza cellulare, che
hanno generato addebiti improrpi a carico dell’AUSL di Ravenna, l’assegnatario è tenuto a
risarcire l’AUSL di Ravenna per il danno arrecato fatte salve eventuali responsabilità penali
e disciplinari.
ART. 10 – NORME TRANSITORIE.
Gli attuali assegnatari di utenze cellulari dovranno provvedere a regolarizzare la propria
assegnazione, conformandosi al presente regolamento entro 60 gg. dall’approvazione dello stesso.
ART. 11 – ENTRATA IN VIGORE.
Il presente regolamento entrerà in vigore 15 gg. dopo la pubblicazione della Deliberazione del
Direttore Generale di approvazione e verrà diffuso mediante comunicazione mail “everyone”.
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