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Vademecum 6 Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei Inquadramento generale La conservazione sostitutiva dei documenti cartacei (analogici) rilevanti ai fini tributari è regolata dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23/01/2004, articolo 4, dettagliato dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate numero 36/E del 6 dicembre 2006. Il processo prevede la scansione del documento cartaceo, l’inserimento in conservazione dell’immagine acquisita e la possibilità di distruggere il cartaceo di partenza solamente dopo la chiusura del lotto di UnaDoc, ovvero dopo che il Responsabile della Conservazione ha apposto la sua firma digitale e la marca temporale sul file di chiusura del lotto di conservazione. Anche in presenza della conservazione in UnaDoc, i processi di creazione dei documenti, di pagamento dei bolli e tutti gli altri adempimenti previsti dalla normativa tributaria non cambiano: quello che cambia è solamente la modalità di conservazione. È necessario avere una attenzione particolare ai documenti originali analogici unici, ovvero i documenti il cui contenuto non è ricostruibile attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche da parte di terzi. Se il documento è unico, per la sua conservazione è necessario acquisire l’attestazione di conformità da parte di un Pubblico Ufficiale (es. un Notaio). In tale caso, pertanto è conveniente mantenere il documento cartaceo per evitare i costi dell’attestazione. Vademecum Fattura Emessa cartacea Flusso di lavorazione Emissione della fattura e stampa Scansione della fattura cartacea Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. Il cliente emette le fatture attive e le stampa su carta. 2. La fattura cartacea è scansionata. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. La fattura è caricata in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, oppure • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme alle fatture anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 • Circolare Agenzia Entrate numero 45/E del 19/10/2005 • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 7 Obbligo impronta Attenzioni Indicizzazione • le fatture cartacee attive devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. • se la fattura non contiene il valore da indicizzare (es. il codice fiscale o la P.IVA per le fatture estero), questo non va valorizzato. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • le fatture devono essere caricate nel sistema in ordine cronologico di numerazione, senza buchi di numerazione, e deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Imposta di bollo • se le fatture presentano l’imposta di bollo, questa è assolta in modalità tradizionale (con apposizione di vignetta adesiva o pagamento in modalità virtuale). La fattura è scansionata dopo l’assolvimento del bollo Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili • non sono conservabili in modalità sostitutiva le fatture attive considerate documenti doganali (es. modelli XAB) Vademecum Fattura Ricevuta cartacea Flusso di lavorazione Ricezione Scansione della fattura cartacea Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. Il cliente riceve le fatture passive 2. La fattura cartacea è scansionata. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. La fattura è caricata in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, oppure • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme alle fatture anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 • Circolare Agenzia Entrate numero 45/E del 19/10/2005 • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 8 Obbligo impronta Attenzioni Indicizzazione • le fatture cartacee attive devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. • se la fattura non contiene il valore da indicizzare (es. il codice fiscale o la P.IVA per le fatture estero), questo non va valorizzato • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc. Ordine cronologico e non soluzione di continuità • le fatture devono essere caricate nel sistema in ordine cronologico di registrazione, senza buchi di numerazione, deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Fatture via mail • le fatture ricevute via mail vanno stampate e ricondotte al flusso di conservazione sostitutiva Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili • non sono conservabili in modalità sostitutiva le fatture attive considerate documenti doganali (es. modelli XAB) Originale unico • la scheda carburante è un originale unico (serve la firma del Notaio) Vademecum Documento di Trasporto Emesso cartaceo Flusso di lavorazione Emissione del DDT e stampa Scansione del DDT cartaceo Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. Il cliente emette i DDT attivi e li stampa su carta. 2. Il DDT cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il DDT è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, oppure • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme ai documenti anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 9 Obbligo impronta Attenzioni Indicizzazione • il DDT cartaceo deve essere indicizzato secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. • se il documento non contiene il valore da indicizzare, questo non va valorizzato. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • i DDT devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico di numerazione, senza buchi di numerazione, deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili • non sono conservabili in modalità sostitutiva i documenti doganali (es. modelli XAB) e le bolle doganali DDT con firma del trasportatore • la norma non specifica se vadano conservati solo i DDT emessi o anche la copia di ritorno con la firma del trasportatore o del cliente. Per massima tutela, è opportuno conservare entrambe le copie (gli indici di ricerca saranno i medesimi) Vademecum Documento di Trasporto Ricevuto cartaceo Flusso di lavorazione Ricezione del DDT Scansione del DDT cartaceo Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. Il cliente riceve il DDT di consegna della merce 2. Il DDT cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il DDT è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, oppure • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme ai documenti anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 10 Obbligo impronta Attenzioni Indicizzazione • i DDT passivi devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. • se il documento non contiene il valore da indicizzare, questo non va valorizzato. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • i DDT devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico. il cliente può scegliere la grandezza rispetto alla quale ordinare i documenti (ad esempio, l’ordine di arrivo dei documenti) • durante il caricamento, non ci devono essere buchi di numerazione (per quanto possibile) • deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili • non sono conservabili in modalità sostitutiva i documenti doganali (es. modelli XAB) e le bolle doganali Vademecum Modello F24 cartaceo Flusso di lavorazione Generazione del modello Scansione del modello Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. Il cliente utilizza il modello F24 per il versamento delle proprie imposte 2. Il modello cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il modello è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, oppure • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme ai modelli anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 11 Obbligo impronta Attenzioni Indicizzazione • i modelli devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data. • poiché il modello non contiene tutti queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • i documenti devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico, senza buchi di numerazione. • deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) E-Banking • se il pagamento delle imposte è effettuato via e-banking, il modello restituito dal sistema è comunque cartaceo ed è quindi necessario procedere alla sua stampa, con successivo inserimento nel processo di conservazione sostitutiva. Vademecum Modelli UNICO, 730, 770 cartacei Flusso di lavorazione Trasmissione del modello Scansione del modello cartaceo Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. L’intermediario provvede alla trasmissione delle dichiarazioni per conto dei contribuenti e stampa una copia di ogni modello trasmesso. 2. La copia del modello cartaceo è scansionata. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il modello è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, o • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme ai modelli anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 12 Obbligo impronta Attenzioni • UnaDoc consente all’Agenzia di conservare sia la copia dei dichiarativi UNICO, 730 e 770 trasmessi dall’intermediario, sia l’eventuale copia cliente firmata dal cliente. Firma autografa del contribuente sulla copia intermediario • non è necessario che il contribuente apponga la propria firma autografa sulle copie dei modelli che l’intermediario deve conservare. È possibile quindi scansionare i modelli non firmati. Schede 8‰ e 5‰ e Modulo privacy • devono essere scansionate anche le schede di scelta di destinazione dell’ 8‰ e del 5‰, nonché il consenso privacy in quanto elementi essenziali del modello. Questi documenti devono presentare la firma autografa del contribuente. Tipi modelli •I n UnaDoc sono configurati tutti i sottotipi dei modelli 730, 770 (Ord e Sempl e Unico (PF, SP, SC, ENC), da utilizzare per il caricamento Indicizzazione • i modelli devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il modello non contiene tutti queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere, senza termini ultimi di conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Vademecum Libro Giornale cartaceo Flusso di lavorazione Stampa del libro giornale e pagamento del bollo Scansione del libro giornale Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. L’azienda provvede alla generazione del libro giornale, alla sua stampa e al pagamento del bollo secondo le modalità preferite. 2. Il libro giornale cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, o • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme al libro anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • articolo 2220 Codice Civile • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 13 Obbligo impronta Attenzioni Dimensioni del libro in UnaDoc • UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. Indicizzazione • le componenti di libro devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • se suddiviso in più parti, il libro giornale deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina, senza buchi di numerazione. Deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Imposta di bollo • l’imposta di bollo sul giornale cartaceo è pagata come di consueto. Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere, senza termini ultimi di chiusura della cons.. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili • non è conservabile in modalità sostitutiva il libro giornale cartaceo stampato su supporto preventivamente vidimato. Vademecum Libro degli Inventari cartaceo Flusso di lavorazione Stampa del libro degli inventari e pagamento del bollo Firma autografa dell’imprenditore Scansione del documento e firma digitale di un Notaio Caricamento in UnaDoc e conservazione Distruzione del cartaceo 1. L’azienda provvede alla generazione del libro degli inventari, alla sua stampa e al pagamento del bollo secondo le modalità preferite. 2. Il libro degli inventari è firmato con firma autografa dall’imprenditore o legale rappresentante. 3. Il documento cartaceo è scansionato. Sulla scansione è apposta la firma digitale di un Pubblico Ufficiale. 4. Il libro è caricato in UnaDoc secondo le procedure standard (automatiche o manuali) 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • articolo 2217 Codice Civile • articolo 2220 Codice Civile • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 14 Obbligo impronta Attenzioni Analogico originale unico • il libro degli inventari cartaceo è un documento analogico originale unico, ragion per cui un Pubblico Ufficiale deve attestare la conformità del processo di dematerializzazione. Dimensioni del libro in UnaDoc • UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. Firma autografa dell’imprenditore • il libro degli inventari deve presentare la firma autografa dell’imprenditore ai sensi dell’art 2217 del Codice Civile. Indicizzazione e ordine cronologico senza soluzione di continuità • si veda scheda precedente sul “libro giornale cartaceo” Imposta di bollo • l’imposta di bollo sull’inventario cartaceo è pagata come di consueto. Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Non conservabili • non è conservabile in modalità sostitutiva il libro degli inventari cartaceo stampato su supporto preventivamente vidimato. Vademecum Registro IVA Fatture Emesse cartaceo Flusso di lavorazione Stampa del registro Scansione del registro Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. L’azienda provvede alla generazione del registro IVA e alla sua stampa. 2. Il registro cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, o • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme ai registri anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • articolo 2220 Codice Civile • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 15 Obbligo impronta Attenzioni Dimensioni del libro in UnaDoc • UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. Indicizzazione • le componenti di registro devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina, senza buchi di numerazione. • deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Vademecum Registro IVA Fatture Ricevute cartaceo Flusso di lavorazione Stampa del registro Scansione del registro Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. L’azienda provvede alla generazione del registro IVA e alla sua stampa. 2. Il registro cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, o • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme ai registri anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • articolo 2220 Codice Civile • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 16 Obbligo impronta Attenzioni Dimensioni del libro in UnaDoc • UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. Indicizzazione • le componenti di registro devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina, senza buchi di numerazione. • deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Vademecum Libro Mastro cartaceo Flusso di lavorazione Stampa del libro Scansione del libro Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. L’azienda provvede alla generazione del libro mastro e alla sua stampa. 2. Il libro cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, o • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme a libro anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • articolo 2220 Codice Civile • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 17 Obbligo impronta Attenzioni Dimensioni del libro in UnaDoc • UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. Indicizzazione • le componenti di libro mastro o libro cespiti devono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • se suddiviso in più parti, il libro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione, di pagina, di mastrino, senza buchi di numerazione. • deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc) Vademecum Registro dei Beni Ammortizzabili cartaceo Flusso di lavorazione Stampa del libro Scansione del libro Caricamento in UnaDoc e indicizzazione Chiusura della conservazione Distruzione del cartaceo 1. L’azienda provvede alla generazione del registro e alla sua stampa. 2. Il resgitro cartaceo è scansionato. 3. Se il caricamento è automatico, viene creato l’indice XML di ricerca. 4. Il registro è caricato in UnaDoc utilizzando: • la maschera di caricamento manuale, con compilazione dei campi di indicizzazione, o • lo strumento di caricamento automatico, spedendo insieme a libro anche l’indice XML. 5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del lotto è possibile distruggere il cartaceo di partenza. Norme di riferimento • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 • Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione Digitale • Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 • articolo 2220 Codice Civile • Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta” 18 Obbligo impronta Attenzioni Dimensioni del registro in UnaDoc • UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti tali limiti. Indicizzazione • le componenti di registrodevono essere indicizzate secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma. • è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc Ordine cronologico e non soluzione di continuità • se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione, di pagina, di mastrino, senza buchi di numerazione. • deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio Termine di chiusura della conservazione • essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini ultimi di chiusura della conservazione. Distruzione del cartaceo • non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)