Guida alla separazione di Alcoa per i fornitori Una guida al supporto

Guida alla separazione di Alcoa per i fornitori
Una guida al supporto dei fornitori di Alcoa
fino alla separazione in due società
Guida alla separazione di Alcoa per i fornitori
Versione 1.0
Indice
1.
Dichiarazione legale
3
2.
Panoramica della divisione
4
3.
Cambiamenti legali e strutturali
6
4.
Sistemi e politiche di acquisto
7
5.
Fatturazione, politiche e sistemi di pagamento
8
6.
Politiche e sistemi IT
9
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Guida alla separazione di Alcoa per i fornitori
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1. Dichiarazione legale
La guida alla separazione di Alcoa per i fornitori è di proprietà di Alcoa ed è destinata esclusivamente all’uso da
parte dei suoi fornitori con la finalità di facilitare il processo di divisione di Alcoa e ridurre al minimo l'impatto
negativo per i nostri fornitori durante il periodo di transizione.
Il documento è disponibile sul portale Supplier Continuity Portal.
Questo documento non deve essere distribuito senza autorizzazione scritta da parte di Alcoa.
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2. Panoramica della divisione
Lo scorso settembre abbiamo annunciato la nostra divisione in due società FORTUNE 500 quotate in borsa e
leader del settore:
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Arconic: un'azienda a valore aggiunto con componente multimateriale, guidata dalla tecnologia e
dall'innovazione e
Alcoa: una società upstream competitiva e all'avanguardia
Sia Arconic che Alcoa avranno sede negli Stati Uniti e saranno quotate alla Borsa di New York, Arconic come
ARNC e Alcoa come AA. La nuova Alcoa comprenderà sei unità aziendali: Gruppo Nord America, Bauxite,
Allumina, Alluminio, Fonderie e Energia. Arconic includerà i tre segmenti aziendali che oggi costituiscono il
portafoglio a valore aggiunto di Alcoa: Global Rolled Products, Engineered Products and Solutions e
Transportation and Construction Solutions.
Il programma di divisione nella seconda metà del 2016 procede secondo i piani.
In questo documento si fa riferimento all'attività Upstream di Alcoa come "Alcoa Corporation".
Qual è la proposta di marchio e valore di Arconic?
Figura 1. Logo e slogan di Arconic
Il marchio “Arconic” rappresenta l'iconico patrimonio della futura Azienda a valore aggiunto e l'impegno
continuo verso l'innovazione in grado di plasmare il settore:
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La “A” ricorda la fiera tradizione legata ad Alcoa di Arconic;
“Arc” rappresenta l'arco dell'avanzamento e la ricerca continua del progresso per clienti, dipendenti,
azionisti e comunità; e
“-conic” si riferisce alla tradizione di creazione di prodotti iconici dell'azienda e al suo focus costante
sulla prossima innovazione all'avanguardia.
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Lo slogan, “Progettato per l'innovazione”, comunica la missione dell'azienda: inventare, sviluppare e offrire
prodotti e soluzioni per i clienti e i settori ad alte prestazioni mediante la progettazione di precisione e la
produzione avanzata.
Il logo è un'icona bidimensionale che l'occhio percepisce come una proiezione tridimensionale e che
simboleggia l'ambizione e la capacità di Arconic di rendere reale ciò che spesso viene ritenuto impossibile. La
sua sagoma rende omaggio al marchio Alcoa, mentre il colore rappresenta la cultura vivace e dinamica
dell'azienda.
Insieme, il nome e il marchio Arconic sono il primo passo nel raccontare la nostra nuova storia al mondo:
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Creiamo prodotti innovativi che plasmano i settori.
Lavorando in stretta collaborazione con i nostri clienti, risolviamo complesse difficoltà di progettazione
per trasformare il modo in cui voliamo, guidiamo, costruiamo, imballiamo e alimentiamo.
Grazie all'ingegnosità dei nostri dipendenti e alle tecniche di produzione avanzate e all'avanguardia,
offriamo questi prodotti con un livello di qualità ed efficienza che garantisce il successo del cliente e il
valore per gli azionisti.
Dal rivoluzionario corpo in alluminio per la Ford F150 alle pale per motori a reazione che tollerano
temperature oltre il punto di fusione, i nostri prodotti spingono l'innovazione al livello successivo e
rendono reale ciò che una volta era solo immaginabile.
Klaus Kleinfeld (Presidente e CEO di Alcoa Inc.): “Il marchio ‘Arconic’ fonde la nostra straordinaria tradizione
con il nostro futuro estremamente promettente. Ricorda la nostra storia di invenzione e reinvenzione lunga 127
anni. Il nostro logo raffigura la concretizzazione del ventaglio di possibilità. Riflette la nostra visione di
innovazione senza limiti in grado di risolvere complesse difficoltà di progettazione, per trasformare il modo in
cui voliamo, guidiamo, imballiamo e alimentiamo. Rappresenta l'ingegnosità delle nostre persone, che si
dedicano a inventare, sviluppare e offrire prodotti e soluzioni innovativi e di alta qualità che contribuiscano al
successo dei nostri clienti e creino valore per gli azionisti”.
Per ulteriori informazioni sul marchio e sull'azienda, si prega di visitare la pagina web di Arconic. È possibile
consultare qui il comunicato stampa sul nuovo marchio.
Qual è la proposta di marchio rinnovato e di valore di Alcoa?
Figura 2. Logo Alcoa rinnovato
Il portafoglio Upstream di Alcoa diventerà Alcoa Corporation… e con il lancio della Società upstream
trasformata e agile, stiamo introducendo un logo rinnovato.
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Il simbolo è stato rimosso dalla sua struttura e il nuovo logo rappresenta una Società upstream
trasformata e agile, caratterizzata da un pensiero fuori dagli schemi.
La sua geometrica “A” maiuscola in grassetto, con il vertice appuntito, indica una traiettoria verso l'alto
e una costante ricerca di ottime prestazioni.
Il logo di Alcoa Corporation resterà “blu Alcoa”, riflettendo la forte base sulla quale è costruita
l'azienda.
La nostra storia
 In Alcoa, siamo i migliori operatori del settore e leader nella produzione di articoli in bauxite, allumina e
alluminio.
 Il nostro portafoglio di risorse di classe mondiale è mirato all'efficienza di tipo economico e alla
sostenibilità.
 Include il più ampio portafoglio di estrazione di bauxite a basso costo esistente, il sistema di
raffinazione dell'allumina più accattivante al mondo e un portafoglio di fusione dell'alluminio
ottimizzato.
 La nostra innovativa rete di prodotti fusi ci offre un vantaggio commerciale, grazie alla produzione di
articoli premium in alluminio e a un'assistenza tecnica di esperti a disposizione dei nostri clienti.
 La nostra flotta di risorse di energia rinnovabile offre la flessibilità per alimentare il nostro portafoglio o
guadagnare dalle vendite.
 Con la nostra forza lavoro come forza motrice, Alcoa è posizionata per raggiungere il successo
all'interno di tutto il ciclo di mercato, resistendo alle contrazioni del mercato e pronta a capitalizzare sui
momenti di ripresa.
Klaus Kleinfeld (Presidente e CEO di Alcoa Inc.): “Il nuovo marchio Alcoa rappresenta una Società upstream
trasformata e agile: resistente alle contrazioni del mercato e pronta a capitalizzare sui momenti di ripresa”
Come vi posso contattare per presentare le mie domande?
È stata creata una casella di posta per presentare eventuali domande o chiarimenti che non sono stati trattati
in questo documento. Si prega di rivolgere le domande alla casella postale Supplier Continuity:
[email protected]
3. Cambiamenti legali e strutturali
Quando cambierà ufficialmente il nome?
Siamo una sola società fino alla separazione, che avverrà il primo Giorno legale (nella 2 a metà del 2016).
Prima del primo Giorno legale alcuni documenti (ad esempio gli ordini di acquisto) inizieranno a utilizzare il
nome Arconic dove necessario per la continuità aziendale.
In che modo verrà visualizzato il nome/marchio della società sui documenti
destinati ai clienti?
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Stiamo attraversando il processo di aggiornamento del nome della nostra azienda/marca sui documenti rivolti
ai fornitori (ad esempio gli ordini di acquisto). Alcuni nomi di entità operative e legali che contengono "Alcoa"
oggi saranno cambiati in "Arconic", ad esempio.
Vi saranno delle modifiche alle attuali entità giuridiche?
Sì. Alcune entità giuridiche cambieranno e verranno comunicate ai fornitori pertinenti. La maggior parte delle
variazioni dei nomi riguarda la società Arconic.
Tutte le entità giuridiche attualmente affiliate ad Alcoa Inc., dopo la separazione saranno interamente
proprietà di Alcoa Corporation o di Arconic.
I cambiamenti dell’entità giuridica avranno un impatto sui contratti con i
fornitori?
Nel caso in cui il contratto serva sia Alcoa Corporation che Arconic o se avvengono modifiche all’entità legale, il
contratto verrà modificato. Se necessario verrete contattati dal team Divisione contratti.
A tutti i contratti viene assegnato un ID numerico che è utilizzato per fare riferimento a questi negli ordini di
acquisto inviati ai fornitori. Come parte del lavoro di divisione dei contratti, tutti gli ID dei contratti saranno
modificati. I contratti appartenenti ad Alcoa Corporation avranno il suffisso AL annesso all'ID del contratto
mentre i contratti Arconic avranno il suffisso AR annesso all'ID del contratto. Tutti i nuovi PO faranno
riferimento ai nuovi ID del contratto e i fornitori dovrebbero fare riferimento al nuovo ID del contratto nelle
comunicazioni con entrambe le società.
I fornitori dove potranno trovare le informazioni inerenti ai pagamenti?
Le finanze pro forma e la distribuzione di attività e passività sono state rese disponibili al pubblico quando il
Modulo 10 è stato depositato presso la SEC. La deposizione iniziale è stata effettuata il 29 giugno e il Modello
approvato è atteso più avanti nel periodo estivo.
Tutte le deposizioni presso la SEC sono pubblicate sul sito web Alcoa Investor Relations (IR) oppure sul sito
web della SEC.
4. Sistemi e politiche di acquisto
Le autorizzazioni di pagamento
separazione?
diretto
saranno
influenzate
dalla
Sì. Le autorizzazioni di pagamento diretto saranno influenzate in casi di modifiche dell’entità legale. In questi
casi la nuova azienda farà domanda per le nuove autorizzazioni e le pubblicherà su AlcoaDirect.
I certificati di esenzione fiscale saranno influenzati dalla separazione?
Sì. Qualsiasi sede interessata dalle modifiche dell’entità giuridica deve emettere un nuovo certificato di
esenzione fiscale ai fornitori. A seguito di una modifica all’entità giuridica, il nuovo certificato di esenzione
fiscale sarà rilasciato al momento del primo ordine di acquisto inviato a un fornitore.
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I fornitori avranno accesso ai nuovi T&C?
Sì. I T&C corretti per entrambe le società saranno pubblicati sulla pagina web “Sell to Alcoa” man mano che
diventeranno disponibili. Il primo Giorno legale i T&C di Arconic saranno rimossi dal sito Alcoa.com e saranno
ospitati sul sito web Arconic.com. Il primo Giorno legale, i T&C di Alcoa Corporation saranno collocati ad un
nuovo indirizzo URL.
Il cambiamento nei T&C inciderà sui PO aperti?
No. I PO aperti non saranno influenzati dalla revisione dei T&C. I T&C attualmente in vigore contengono
disposizioni che fanno precisamente riferimento alla separazione prevista e permettono la transizione di Alcoa
ad Alcoa Corporation e Arconic.
Le nostre politiche in materia di qualità del fornitore cambieranno?
No. La qualità dei beni e dei servizi di Alcoa Corporation o di Arconic non differirà dagli standard attualmente
richiesti da Alcoa.
Vi saranno modifiche ad eventuali programmi di conformità gestiti dagli
approvvigionamenti?
No. Tutti i programmi di conformità attualmente gestiti dagli approvvigionamenti saranno separati e duplicati
per entrambe le società future. Gli approvvigionamenti attualmente gestiscono il programma TRAC, gli
standard del fornitore, il programma di sostenibilità del fornitore e il programma dei minerali dei conflitti.
Cosa devono fare i fornitori per rimanere conformi al TRAC?
I fornitori TRAC che continueranno a lavorare con Alcoa Corporation dovranno concedere ad Alcoa Corporation
l’accesso al proprio profilo TRAC. I fornitori possono trovare informazioni su come farlo sul sito web TRAC. Non
ci sarà alcun costo aggiuntivo per i fornitori.
Per i fornitori TRAC che lavoreranno esclusivamente con Arconic non è necessario intraprendere alcuna azione
per conservare la compatibilità TRAC prevista per Arconic.
5. Fatturazione, politiche e sistemi di pagamento
Le modifiche del conto bancario incideranno sui fornitori?
Alcune modifiche dell’entità giuridica possono portare all’apertura di nuovi conti bancari. Alcuni fornitori
saranno pagati da conti bancari diversi rispetto a quelli da cui hanno ricevuto i pagamenti in passato.
Quando dovrebbero iniziare i fornitori ad indirizzare le fatture alla nuova
entità (ad esempio Arconic o Alcoa)?
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Il nome indicato sulla fattura deve corrispondere al nome sull’ordine di acquisto. Se cambia il nome dell’entità
giuridica, il nome sulla fattura deve riflettere tale cambiamento quando sarà attivo. La severità nel respingere
le fatture con i nomi sbagliati varia a seconda del paese; si prega di seguire le proprie le linee guida locali.
Cosa accadrà alle fatture inviate all'azienda sbagliata?
All’inizio del mese di agosto le fatture devono essere inviate separatamente per entrambe le aziende. A tal
punto gli ordini di acquisto avranno gli indirizzi del “destinatario della fattura” aggiornati. Le fatture inviate
all’azienda sbagliata saranno inoltrate al corretto indirizzo Alcoa o Arconic fino al Giorno legale 1. Il fornitore
verrà avvertito di aver inviato la fattura all’azienda sbagliata ma non è necessaria alcuna azione per risolvere il
problema.
Successivamente al Giorno legale 1, se una fattura non corrisponde a un ordine di acquisto valido per tale
società, la fattura verrà respinta.
Come inciderà sul programma Citi Supplier Finance?
Il programma Citi Supplier Finance continuerà ad essere utilizzato da entrambe le società dopo la separazione.
Il programma continuerà a funzionare nello stesso modo in cui lo fa oggi. Anteriormente al primo Giorno
legale, Citibank informerà i fornitori di Citi Supplier Finance che utilizzeranno Citi Supplier Finance per svolgere
le attività separatamente con Alcoa e Arconic. Inoltre, Citibank informerà il fornitore nel caso vi sia una
variazione dell'onere finanziario per l'utilizzo del programma. Iniziando dal primo Giorno legale i fornitori
cominceranno a vedere le transazioni nel portale di Citi Supplier Finance sia per Alcoa Corporation che per
Arconic.
Vi saranno delle modifiche alla modalità di invio delle fatture al Buy and
Payment center ungherese?
Sì. È stato aperto un nuovo ufficio GSS per i conti creditori al fine di gestire l’attività di Alcoa Corporation.
Arconic erediterà la sede attuale in Ungheria. I fornitori che inviano le fatture all’ufficio per i conti creditori in
Ungheria e che lavorano con Alcoa Corporation, dovranno inviare le fatture al nuovo ufficio per i conti creditori
che è stato aperto per Alcoa Corporation al posto dell’indirizzo attuale a cui inviano le fatture. Il nuovo indirizzo
sarà incluso nei PO alla voce “destinatario della fattura”. Dopo la separazione le fatture inviate all'azienda
sbagliata saranno rifiutate.
6. Politiche e sistemi IT
Quando cambieranno gli indirizzi di posta elettronica da Alcoa ad Arconic?
Tutti i dipendenti di Arconic comunicheranno con i fornitori attraverso un nuovo indirizzo di posta elettronica
@Arconic.com a partire dal Giorno legale 1.
Cosa accade se un messaggio di posta elettronica viene inviato a un
indirizzo Alcoa per un dipendente che si è trasferito ad Arconic?
Dopo il Giorno legale 1 la posta elettronica @Alcoa.com dei dipendenti di Arconic continuerà ad essere
inoltrata al loro account @Arconic.com per un periodo di sei mesi. Dopo i sei mesi del periodo di inoltro,
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eventuali e-mail inviate all’indirizzo @Alcoa.com di un dipendente Arconic, produrranno una risposta di
messaggio non consegnabile al sistema e-mail del mittente.
I nostri sistemi IT avranno un periodo di inattività?
Sì. In data 1° agosto il sistema Oracle EBS, che alimenta i nostri sistemi di acquisto e pagamento, non sarà
disponibile e tornerà attivo il 4 agosto come due sistemi separati, ciascuno al servizio di una delle future
società. Durante il periodo di inattività non sarà possibile svolgere alcuna operazione di Oracle, tra cui: inserire
richieste, emettere ordini di acquisto, ricevere ordini di acquisto, immettere ed elaborare fatture. Una volta che
il sistema Oracle EBS sarà diviso, tutti gli acquisti e le transazioni dei conti creditori saranno eseguiti su sistemi
separati. Tutti i sistemi funzioneranno come prima dell’interruzione, ad eccezione del fatto che le transazioni
Arconic e Alcoa saranno elaborate separatamente.
Le interruzioni IT incideranno sui pagamenti dei fornitori?
No. Le varie interruzioni IT non incideranno sui pagamenti dei fornitori.
I fornitori devono effettuare le operazioni nel proprio sistema ERP
(Enterprise Resource Planning) per vendere ad Arconic?
Sì, i fornitori devono impostare un nuovo profilo utente nel proprio sistema ERP per rappresentare la
separazione di Alcoa in due società distinte. I fornitori devono anche conoscere le sedi di Arconic e Alcoa
Corporation. È disponibile qui un elenco delle sedi classificate secondo la società di cui faranno parte.
Vi saranno interruzioni di AlcoaDirect a causa della sospensione del servizio?
AlcoaDirect non sarà disponibile dall’1 al 4 agosto. Durante questo periodo i nostri dipendenti e fornitori non
saranno in grado di accedere o effettuare alcuna transazione (ad esempio iClaims, caricamenti di fattura) su
AlcoaDirect.
Cambierà l’URL di AlcoaDirect?
I fornitori che lavorano con Alcoa Corporation continueranno ad utilizzare lo stesso URL per interagire con il
sistema AlcoaDirect; tuttavia, eventuali transazioni tra i fornitori e Arconic non saranno gestite sul sito di
AlcoaDirect.
È stato creato per Arconic un nuovo portale web, ArconicDirect, che avrà le stesse funzionalità di AlcoaDirect.
Il sistema ArconicDirect sarà disponibile sul sito ArconicDirect.com. Il sito ArconicDirect sarà attivo dal 4 agosto
e tutte le transazioni di Arconic saranno gestite in quella posizione al momento opportuno.
Al fine di indirizzare i fornitori al portale web corretto, tutti gli utenti che si recano alla pagina di AlcoaDirect
saranno reindirizzati ad una pagina iniziale che li informerà delle differenze tra AlcoaDirect e ArconicDirect. Essi
dovranno quindi effettuare una scelta per accedere al sito desiderato. La pagina iniziale sarà attiva tra il 4
agosto e il Giorno legale 1. Successivamente al Giorno legale 1, la pagina iniziale cesserà di esistere e i
fornitori dovranno accedere al sito corretto della società.
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Tra il giorno 01/08/16 e il giorno 01/10/16 i fornitori del nostro stabilimento Warrick dovranno accedere ad
ArconicDirect o AlcoaDirect a seconda del tipo di transazione che si desidera effettuare. Dopo il giorno
01/10/16 i fornitori di Warrick eseguiranno tutte le operazioni su AlcoaDirect. Per ulteriori informazioni si
prega di consultare la tabella seguente.
Tipo di transazione
eCM (basato su PO)
Domande fornitore B2B
Pull Pay (non basato su
PO)
Domande fornitore Pull
Pay
Magazzino e fornitori di
servizi esterni (OSP)
Prima del
01/08/16
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
Dal 01/08/16 al
01/10/16
ArconicDirect
ArconicDirect
AlcoaDirect
Dopo il
01/10/16
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
AlcoaDirect
Il team Supplier Continuity fornirà ulteriori istruzioni ai fornitori dello stabilimento di Warrick che dovranno
utilizzare ArconicDirect durante il periodo di transizione.
Vi saranno delle modifiche di Quadrem?
Sì, il sistema Quadrem, come molti degli altri attuali sistemi IT, deve essere separato e duplicato in modo che
entrambe le aziende future possano continuare ad utilizzarlo. Il sistema verrà duplicato in Nord America e in
Europa. Arconic non utilizzerà Quadrem in Australia. In Sud America l’uso di Quadrem sarà interrotto a partire
dal 30 giugno. Dove Quadrem sarà interrotto, i fornitori verranno contattati da Alcoa per le necessarie
modifiche ai termini di pagamento.
Gli indirizzi di spedizione, di fatturazione e i nomi dell’unità operativa saranno modificati nel sistema Quadrem.
Tali cambiamenti si verificheranno in data 1° agosto in Australia e America del Nord e in data 22 agosto in
Europa. Una volta che queste modifiche verranno apportate, i fornitori dovranno modificare i propri sistemi
ERP al fine di poter elaborare le operazioni sia di Alcoa che di Arconic. I fornitori devono inoltre riconoscere le
modifiche apportate ai nomi dell’unità operativa, gli indirizzi di spedizione e fatturazione.
È disponibile qui un elenco delle modifiche dei nomi delle unità operative in Quadrem.
Vi saranno delle interruzioni di servizio di Quadrem?
Quadrem avrà una disponibilità limitata tra i giorni 1 e 4 agosto. Sebbene durante questo periodo di tempo i
fornitori saranno in grado di inserire le fatture, non saranno elaborate fatture o ordini di acquisto fino al giorno
5 agosto.
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