Relazione del Direttore sull`attività gestionale svolta

RELAZIONE SULL’ATTIVITÀ GESTIONALE SVOLTA
ALL’E.R.S.U. DI URBINO
ANNO 2015
27 APRILE 2016
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“RELAZIONE
SULL’ATTIVITA’
URBINO
GESTIONALE
SVOLTA
ALL’E.R.S.U.
DI
NELL’ANNO 2015”
LINEE GUIDA per l’anno 2015 date dal Piano Regionale sul DSU 2014/2015.
(Delibera Consiglio regionale n. 102 del 10/06/2014)
- assicurare la rimozione degli ostacoli di ordine economico e sociale che di fatto limitano
l’uguaglianza dei cittadini nell’accesso agli studi universitari; in particolare per consentire ai
capaci e meritevoli, anche se privi di mezzi, di raggiungere i gradi più elevati degli studi in
attuazione del disposto di cui agli artt. 3 e 34 della Costituzione italiana;
- garantire l’uniformità su tutto il territorio marchigiano del trattamento per l’attribuzione dei
benefici in materia di diritto agli studi universitari, in conformità con il DPCM 9 Aprile
2011, la L.R. n. 38/96 e s.m.i. ed il D.Lgs 68/2012 per le parti di immediata attuazione;
- realizzare un’integrazione tra i sistemi e le procedure per la concessione dei benefici erogati
dagli ERSU e dalle rispettive Università e Istituzioni per l’Alta Formazione Artistica e
Musicale, per un’economia di spesa;
- perseguire una graduale riqualificazione della spesa del Diritto allo Studio Universitario,
attraverso una più efficiente gestione dei servizi destinati agli studenti anche con una
diversificazione del pasto che tenga conto delle mutate esigenze alimentari e con una
politica comune degli acquisti protesa a salvaguardare la qualità dei prodotti e l’economia
della spesa nella gestione diretta accanto a quella in service.
OBIETTIVI GENERALI dati dal Consiglio di Amministrazione dell’ERSU di Urbino:
1) Ottimizzare l’utilizzo delle strutture abitative nei periodi al di fuori dell’attività accademica
anche mediante informative ad ampio raggio prevalentemente nei confronti di operatori
universitari ma anche nei confronti di organismi ed istituzioni, consentiti dalla normativa
vigente.
2) Lavori urgenti riguardanti l’area collegiale.
3) Evoluzione sistema informatico dell’ente.
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4) Azioni volte alla riqualificazione della spesa dell’ente.
5) Indagini riguardanti il soddisfacimento dei servizi ERSU nei confronti di tutti gli utenti con
riguardo anche al miglioramento degli ambienti ed ai rapporti tra gli studenti e le
Istituzioni.
Ai sensi dell’art.15, comma 8 della L.R. Marche n. 38/96 e successive modifiche ed
integrazioni, si sottopone all’attenzione del Commissario Straordinario la presente Relazione
sull’attività gestionale svolta da questo E.R.S.U. nell’anno 2015.
L’impegno di tutti gli uffici dell’Ente è stato rivolto, preliminarmente, all’espletamento dei compiti
legati ai fini istituzionali, pur nelle difficoltà economiche che si sono palesate già in apertura di
anno, quando si è appreso che nel Bilancio regionale più nessun finanziamento a favore degli
ERSU marchigiani era stato inserito, cosa che si è protratta anche durante tutto il corso dell’anno
nonostante le continue richieste inviate e la denuncia di palesi difficoltà che si stavano gestendo
per garantire i servizi agli studenti.
Nell’espletamento dei compiti propri è stata prestata la dovuta attenzione ai cambiamenti ed
aggiornamenti normativi che sono derivati dalle opportune sedi, prima tra tutte l’assegnazione di
borse di studio in base al nuovo calcolo ISEE imposto dal Piano regionale per l’AA 2015/2016, che
si è rivelato penalizzante nei confronti di studenti che speravano nella borsa di studio, riducendo
fortemente il numero dei beneficiari. Così, anche sul fronte ricavi per l’ERSU, dal momento che un
minor numero di borsisti produce minori ricavi da borse di studio per l’erogazione dei servizi mensa
ed alloggio, la riduzione si è fatta sentire già per il periodo di competenza 2015, e cioè per gli
ultimi tre mesi dell’anno 2015 (Ott. Dic.); sarà ancora più incisiva per il restante periodo dell’AA
(Genn.- Sett.) che impatta sul 2016.
Nonostante ciò si è continuato ad operare nel rispetto di una corretta ed economica gestione
delle risorse assegnate, oltre che nel rispetto dell’imparzialità dell’azione amministrativa, senza
perdere di vista la qualità dei servizi erogati all’utenza studentesca ed all’efficienza dell’attività
amministrativa, indirizzata verso la crescita delle capacità manageriali dei dirigenti e dei
responsabili.
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LINEE GUIDA
L’osservanza delle Linee guida dettate dal Piano Regionale per il DSU 2014/2015 ha costituito il
percorso di tutta l’attività dell’ERSU.
Prima di illustrare l’attività che è stata strumento per il raggiungimento degli obiettivi assegnati
dal Consiglio di Amministrazione, si vuole porre l’ attenzione sulla sintesi del lavoro svolto
dall’Ente in relazione appunto ai dettati delle Linee guida :
Diritto allo Studio
L’aggiornamento e approfondimento delle conoscenze della normativa vigente in materia di diritto
allo studio, con una particolare attenzione rivolta al Piano Regionale Annuale, al fine di individuare
le eventuali variazioni da apportare ai bandi di concorso per la concessione dei benefici.
Il Piano per gli interventi per il diritto allo studio per l’anno accademico 2015/2016, da predisporre
entro i primi mesi del 2015, ha visto impegnato il personale dell’ente nei tavoli regionali di
discussione: il Piano è uscito con DGR n.123 del 17 marzo 2015.
Dal 1 gennaio 2015 sono
diventate operative le norme relative al nuovo modello ISEE, “indicatore della situazione
economica equivalente” per cui non è stato più possibile confermare gli indicatori reddituali e
patrimoniali presentati negli anni precedenti” (DPCM 159/2013). Per ottenere l’ISEE specifico per
“prestazioni per il diritto allo studio universitario”, gli studenti dovevano
necessariamente
rivolgersi presso un CAAF o altro ente competente, il quale compilata con alcuni dati la richiesta
ISEE era tenuto ad inviare i dati dichiarati all’INPS. La procedura prevede che l’INPS ricevuta la
richiesta è tenuto ad integrare la DSU (Dichiarazione Sostitutiva Unica) con i dati provenienti dai
propri archivi, trasferire la richiesta stessa all’Agenzia delle Entrate, la quale a sua volta la integra
con i propri dati e solo allora potrà essere calcolato il nuovo ISEE che verrà restituito allo studente.
La
procedura dovrebbe concludersi in un tempo massimo di 10/15 giorni lavorativi dalla
presentazione della DSU (circolare INPS n. 171 del 18/12/2014). Per fa fronte a tali modalità, nei
bandi di concorso sono state previste due date particolarmente importanti per lo studente;
-
il termine di scadenza della domanda on line per la richiesta dei benefici E.R.S.U. nella
quale deve essere riportata la data di sottoscrizione della DSU;
-
la data ultima entro la quale l’E.R.S,U. doveva importare, tramite procedura
informatizzata, i dati relativi all’ultima attestazione ISEE calcolata per il diritto allo studio
universitario, che risultava presente negli archivi informatici INPS.
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Quindi, durante il 2015 il personale si è impegnato per acquisire le necessarie conoscenze in
merito al nuovo protocollo ISEE previsto dal DPCM 159/2013 e della procedura relativa
all’acquisizione dei dati ISEE direttamente dal Data Base dell’INPS. Per quanto concerne il primo
aspetto e al fine di dare una corretta informazione agli studenti in fase di assistenza agli stessi
durante la compilazione della domanda on line, è stato particolarmente impegnativo lo studio delle
nuove regole ISEE, la conoscenza della nuova DSU e della relativa attestazione, nonché del
modello ISEE parificato per gli studenti stranieri. Per una corretta lettura in tempo reale dei dati di
ritorno dal DB dell’INPS l’impegno ha riguardato altresì la conoscenza e lo studio dei dati di flusso
desunti dall’interrogazione e delle relative codificazioni all’interno dei nuovi modelli (es: Stato DSU
–N=non trovata, V= non valida, A= acquisita e valida ma non calcolata, C= calcolata – Protocollo
INPS – Protocollo CAAF – Flag ISEE non calcolabile ecc.).
Per quanto riguarda gli studenti stranieri con nucleo familiare
non residente in Italia è stata
prevista una modalità diversa di calcolo (ISEE parificato). Al fine di uniformarci il più possibili ai
comportamenti e scelte prese a livello nazionale e regionale, sono state seguite tutte le riunioni
tenutesi tra la Consulta nazionale dei CAAF, l’INPS e l’ANDISU, sono stati consultati enti per il
Diritto allo Studio di altre regioni (Lazio DISU, ARDISS del Friuli, ERGO di Bologna, EDISU
Piemonte ecc.) e si sono tenuti stretti rapporti con gli organi regionali ed i responsabili dei CAAF
locali. Sulla base della “scheda raccolta dati per l’indicatore parificato universitario”, studiata e
prodotta a seguito delle riunioni nazionali summenzionate, L’ERSU di Urbino ha stipulato una
convenzione con i responsabili regionali dei CAAF CGIL, CISL e UIL per il calcolo dell’ISEE parificato
per quegli studenti che intendevano presentare le domande di borsa di studio ed altri interventi a
carattere concorsuale per l’anno accademico 2015/2016.
In data
23/06/2015 sono stati approvati con deliberazioni
del Consiglio di Amministrazione i
bandi di concorso per la concessione dei previsti benefici per l’anno accademico
2015/2016:
borse di studio e contributi ERASMUS; (Deliberazione n. 28);
servizio alloggio (Deliberazione n. 29);
servizio mensa (Deliberazione n. 31);
Bando di concorso per l’assegnazione dei posti letto riservati agli studenti diversamente abili
(Deliberazione n. 30);
Nel pieno rispetto dei termini i bandi in oggetto sono stati messi a disposizione di tutti gli studenti
pubblicandoli integralmente nel sito internet dell’E.R.S.U.;
E’ stato approvato anche il Bando di concorso per il conferimento agli studenti di forme di
collaborazione a tempo parziale ed attività relative ai servizi dell’E.R.S.U. di Urbino da svolgere nel
corso dell’anno 2016 (Deliberazione n. 32 del 23/06/2015). Di questo servizio, nonostante
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l’interesse sempre manifestato da parte degli studenti, coinvolti in attività anche formative di
apprendimento, se n’è potuto fare un uso di gran lunga più limitato rispetto agli anni scorsi a
causa delle ridotte disponibilità economiche.
Per la gestione informatica delle domande sono intervenuti nuovi aggiornamenti al programma
consistenti soprattutto nella
realizzazione
del software relativo alla domanda on-line e nel
conseguente aggiornamento del programma di gestione DPCM/ABADAS, per renderlo conforme
alle scelte operate dalla regione con il Piano annuale e nella realizzazione di alcune funzioni
ritenute necessarie per migliorare l’operatività dell’intero sistema.
Passaggio dalla domanda on- line al modello unico regionale.
In merito alla presentazione delle domande l’ERSU ha aderito, già dall’anno accademico 2014/15
al progetto regionale che prevede l’utilizzo della domanda unica regionale trasmessa on line,
senza l’invio dei documenti cartacei. Per fruire di questa possibilità è stato necessario rilasciare
allo studente, anche nel corso dell’anno 2015 il PIN Cohesion.
A tal fine l’ERSU è stato nominato Ente Certificatore (RLA) e come tale autorizzato al rilascio delle
credenziali (username, password e PIN) necessarie per l’autenticazione al sistema Cohesion 2.
Per facilitare la procedura di autenticazione
e accesso alla nuova domanda online è stata
realizzata una breve guida ad uso dello studente pubblicata sul portale dell’ERSU di Urbino.
Nelle fasi di implementazione e aggiornamento
della domanda unica regionale, l’ente è stato
coinvolto nell’ analisi dei problemi affrontati e nella verifica di fattibilità delle proposte di modifica
sempre e comunque nell’ottica di agevolare lo studente in fase di inserimento dati e garantire
contestualmente la compatibilità delle procedure di acquisizione dei dati con gli attuali software di
produzione delle graduatorie delle borse di studio e di gestione dei servizi.
Il protocollo ISEE sopra sommariamente descritto e l’importazione in tempo reale direttamente
dalla Banca dati dell’INPS, hanno comportato un attenta rivisitazione della domanda unica on line,
specie per quanto riguarda gli aspetti economico- patrimoniali del nucleo familiare a cui lo studente
stesso appartiene.
Le richieste/proposte di modifiche sono state formulate tenendo conto anche
esperienza che l’ERSU di Urbino ha maturato
di tanti anni di
nell’ambito on line delle domande benefici. L’analisi
e le proposte di modifica hanno riguardato in particolare: le avvertenze sulle sanzioni per false
dichiarazioni; la pagina sulla scelta benefici; la pagina relativa alla carriera scolastica, con
l’aggiornamento di tutti i dipartimenti, corsi dell’Università degli studi di Urbino, Accademia, Isia e
Conservatorio, tenuto conto dell’offerta formativa prevista dalle diverse Istituzioni Universitarie per
l’anno accademico 2015/2016; la pagina relativa alla DSU; la pagina relativa alla richiesta di
alloggio; tabelle relative ai comuni, dipartimenti, corsi di laurea, ecc.; la formulazione di una
utility per il controllo in tempo reale delle domande/dati dichiarati dallo studente.
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In collaborazione con la ditta ABACO di Pesaro sono state analizzate le modalità di importazione
dei dati dalla domanda on line sul software di gestione ABADAS attualmente utilizzato dall’ERSU di
Urbino e il protocollo automatico delle domande con il sistema Paleo.
Prima della pubblicazione sul sito sono stati effettuati numerosi test e collaudo dell’affidabilità del
programma relativo alla domanda on line specie per quanto riguarda l’importazione dei dati dal DB
dell’INPS.
Periodicamente sono state inviate agli addetti all’informatica tutte le novità riguardanti i Link di
competenza (bandi, pagamenti, news ecc.) al fine di tenere sempre aggiornato il sito WEB.
Il rapporto di collaborazione con l’Università, finalizzato alla trasmissione dei dati
relativi alla
carriera dello studente, è di fondamentale importanza per l’accertamento della veridicità di quanto
dichiarato dagli studenti con l’autocertificazione. Tale attività costituisce un presupposto
indispensabile per una corretta pubblicazione delle graduatorie nei tempi previsti dai bandi e per
l’attivazione dei servizi dall’inizio dell’anno accademico.
Nel corso dell’ anno 2015 sono stati confrontati i dati dichiarati dallo studente con quelli
provenienti dal data base dell’Università.
Dopo la pubblicazione della graduatoria definitiva, in collaborazione con l’Università degli Studi
sono stati eseguiti i controlli sui dati relativi all’iscrizione ed al merito scolastico, alcuni studenti
sono stati esclusi dalla borsa di studio per non essersi iscritti nei tempi previsti dal bando di
concorso o per aver rinunciato agli studi.
Con le diverse Istituzioni del territorio sono stati tenuti durante tutto l’anno numerosi contatti
telefonici al fine di verificare la correttezza delle singole posizioni degli studenti e dare
contestualmente una risposta ai quesiti posti dagli studenti.
Entro le date previste dai relativi bandi di concorso (27/08/2015 per gli studenti che si iscrivono
al primo anno ed agli anni successivi al primo di un corso di una laurea triennale, specialistica/
magistrale o a ciclo unico e il 03/12/2015 per gli studenti che si iscrivono al primo anno dei corsi
di specializzazione e dottorato di ricerca) sono state presentate 2.173 domande di borsa di
Studio di cui n. 1.343 compilate e trasmesse esclusivamente on line senza l’invio del cartaceo e n.
830 compilate on line e successivamente seguite dalla spedizione della domanda cartacea.
Con la determina N. 170 del 21/09/2015 sono state pubblicate la graduatorie provvisorie delle
borse di studio sulla base dei fondi quantificati per l’anno precedente. Entro i termini previsti dal
bando di concorso sono state presentate 66 istanze da riesaminare, di cui 44 accolti (Det. 185 del
15/10/2015) e 22 respinti.(Det.186 del 15/10/2015).
Con la determina n. 194 del 28/10/15 (graduatoria definitiva) sono state pubblicate le graduatorie
definitive.
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I fondi disponibili per la concessione delle borse di studio per l’ anno accademico
2014/2015 sono stati pari ad € 6.504.086, escluse le riserve previste dal Bando di concorso ed i
vincitori di borsa, a completamento dei calcoli di elaborazione delle graduatorie, sono stati
1894.
I fondi disponibili per la concessione delle borse di studio
per l’anno accademico
2015/2016, calcolati sulla base dei fondi storici a.a. 2014/15, sono stati quantificati in
€.
5.168.059,62, escluse le riserve previste dal bando di concorso. A seguito dell’elaborazione delle
graduatorie sono risultati vincitori di borsa di studio 1.545 studenti.
Per la formulazione delle graduatorie si è tenuto conto del principio stabilito dall’art. 15, comma 3,
della deliberazione n. 123 del 17/03/15 della Regione Marche, in base al quale i fondi regionali
concorrono, dopo l’utilizzo della quota statale del Fondo di Intervento Integrativo per borse di
studio universitarie, alla maggiore copertura possibile degli idonei operando, ove necessario, anche
la riduzione della quota in denaro. Pertanto con il Fondo Integrativo dello Stato sono state
concesse le borse di studio comprensive anche della parte in contanti (n. 846
beneficiari) e con i fondi regionali (fondi derivanti dall’introito annuo della tassa regionale per il
diritto allo studio, per l’iscrizione all’albo professionale e dalle risorse regionali sul capitolo specifico
per borse di studio per studenti universitari) sono state attribuite le borse di studio in servizi
(699 beneficiari).
Tutti gli studenti regolarmente iscritti ai corsi di laurea dell’Università degli Studi, dell’Accademia di
Belle Arti, dell’ISIA, e Conservatorio G. Rossini e altri utenti aventi titolo in base agli atti
convenzionali, complessivamente circa 16.000 utenti, sono stati abilitati ad usufruire del
servizio mensa. Sono state valutate, inoltre, 1.719 richieste di alloggio.
Per l’inizio dei corsi (mese di Ottobre 2015) sono stati assegnati complessivamente, comprese
le rinunce, n. 1.538 posti alloggio (compresi Pesaro). Nel numero complessivo dei posti attribuiti
sono compresi 14 alloggi assegnati agli studenti diversamente abili e 412 a studenti
paganti, di cui n. 45 alloggi a studenti laureandi.
Per comunicare con l’utenza sono stati utilizzati gli SMS e le e-mail con notevole risparmio di
tempo e della spesa telefonica.
Nei termini prescritti dal bando di concorso e dal piano regionale, è stato predisposto l’atto,
(determina n 218/15), per il pagamento della prima rata equivalente al
50% della parte in
contanti della borsa di studio agli studenti dichiarati vincitori, con le risorse derivanti dal Fondo
integrativo Statale; sul programma DPCM sono state generate le scadenze con i relativi importi
ed è stato trasmesso all’Ufficio Attività Finanziaria un file TXT per la predisposizione dei mandati di
pagamento.
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Per gli studenti iscritti per l’anno accademico 2014/15 al primo anno di corso, è stato predisposto
il modello di autocertificazione con il quale hanno potuto attestare il raggiungimento dei crediti
necessari per il pagamento della seconda rata della borsa di studio; tale attività ha consentito,
quindi, agli uffici preposti di effettuare il pagamento con un congruo anticipo rispetto al termine
fissato dal bando del 10/08/2015.
La spesa complessiva relativa alla concessione delle borse di studio per l’anno accademico
2015/2016 compresi i servizi, è stata di €. 5.151.460,46, (alla data del 31/12/2015).
Per l’anno accademico 2014/15 con determina n. 228 del 15/12/2015 sono state revocate per
mancanza merito n. 59 borse di studio per una somma complessiva di € 168.233,38.
Le
revoche, in oggetto si riferiscono agli studenti iscritti al primo anno di corso nell’anno accademico
2014/2015 che alla data del 30/11/2015 non hanno maturato i crediti necessari per il
mantenimento del beneficio. Gli importi
da recuperare (contante e servizi) a seguito del
provvedimento di revoca sono stati quantificati in € 30.643,67. Gli studenti che non hanno
provveduto al rimborso di quanto dovuto, nei termini stabiliti dalla determina di revoca sono stati
inviati all’Ufficio legale dell’Ente al fine di adottare i relativi provvedimenti di recupero.
Con determina n. 227
47.015,90, per tutti
del 15/12/2015
sono stati effettuati i conguagli
per un importo di €
gli studenti risultati vincitori con assegnazioni successive alla graduatoria
definitiva nell’a.a. 2014/15.
Per l’anno accademico 2014/2015 è proseguito il progetto relativo alle collaborazioni part-time
degli studenti. Il D. Lgs 68/2012 consente agli enti per diritto allo studio di disciplinare con propri
regolamenti le forme di collaborazione degli studenti ad attività connesse ai servizi, resi anche dai
collegi non statali legalmente riconosciuti, con esclusione di quelle inerenti alle attività di docenza,
allo svolgimento degli esami, nonché all'assunzione di responsabilità amministrative. In ogni caso
le collaborazioni attivate in base al bando di concorso approvato dall’Ente, non configurano in
alcun modo un rapporto di lavoro subordinato e non danno luogo ad alcuna valutazione ai fini dei
pubblici concorsi; non possono in nessun caso interferire con il normale svolgimento dell’attività
didattica cui lo studente è tenuto.
Per problemi relativi al nuovo protocollo ISEE
con la delibera n. 9 del 24 Febbraio 2015 del
Consiglio di Amministrazione dell’ERSU di Urbino è stato ritenuto opportuno
di prorogare la
validità della graduatoria pubblicata con determina n. 24 del 28/01/2014 ad oggetto:
“Pubblicazione graduatorie per il conferimento agli studenti di collaborazioni a tempo parziale nei
servizi dell’ERSU di Urbino da svolgere nel corso dell’anno 2014.
Successivamente con la delibera n. 32 del 23/06/2015 è stato pubblicato il regolamento per la
formulazione di nuove graduatorie.
In base alle specifiche necessità dell’Ente sono stati individuati n. 5 settori di competenza.
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Collaborazione
alla gestione del servizio International Center
dell’Ente (riservato agli
studenti con conoscenza linguistiche);
Collaborazione alle attività svolte dagli uffici amministrativi;
Collaborazione all’attività di erogazione del servizio mensa;
Collaborazione ai servizi di reception e centralino telefonico;
Piccoli lavori di manutenzione delle strutture
Con la determina n. 217 del 26/11/2015 del Direttore dell’ERSU di Urbino è stata pubblicata la
graduatoria per il conferimento agli studenti di collaborazioni a tempo parziale nei servizi dell’ERSU
di Urbino da svolgere nel corso dell’anno 2016.
Quale contributo dell’ERSU nei confronti dei diversamente abili , non avendo potuto concedere
finanziamenti e contributi per mancanza di disponibilità per l’anno accademico 2014/2015, sono
stati mantenuti, inoltre, n. 4 computer portatili e mantenuti attivi n. 9 collegamenti Internet nelle
rispettive camere.
Presso il Collegio La Vela sono destinate n. 9 camere , con relativi bagni, per studenti disabili in
carrozzina e una saletta multimediale con quattro postazioni internet a fianco della portineria.
Con la determina n. 25 del 13/02/2015 è stata integrata la borsa di studio a n. 6 studenti
diversamente abili per l’acquisto di protesi e supporti con l’intento di agevolare l’attività didattica
per un importo complessivo di €. 5.135,35.
Con delibera n. 31 del 23/06/15, il Consiglio di Amministrazione dell’E.R.S.U.
di Urbino ha
approvato, per l’anno accademico 2015/16, il bando di concorso per la concessione degli alloggi
agli studenti diversamente abili iscritti all’Università degli Studi, dell’Accademia di Belle Arti,
dell’ISIA di Urbino e del Conservatorio G. Rossini di Pesaro.
Con determina n. 208 del 10/11/2015 è stato liquidato a n. 10 studenti del programma
ERASMUS/SOCRATES il saldo (30%) del contributo per l’a.a. 2014/15. La spesa sostenuta è
stata pari a €.4.413,90
Sempre per il programma ERASMUS/SOCRATES, in base alla normativa stabilita dal bando di
concorso sono state valutate tutte le richieste di contributo presentate dagli studenti beneficiari di
borsa di studio partecipanti al programma . Per l’anno accademico 2015/16 sono stati concessi n.
11 contributi Erasmus. Con determina n. 209 del 10/11/2015 è stato liquidato l’anticipo (70%) del
contributo relativamente all’anno accademico 2015/16. La spesa sostenuta relativa all’anticipo 70%
del contributo è stata pari a €. 12.313,00.
Con la determina n. 226 del 15/12/2015 sono state quantificate le somme contanti spettanti a
ciascun studente per i servizi non goduti gratuitamente in conto borsa in quanto partecipanti al
programma ERASMUS. Il rimborso dei servizi non goduti in conto borsa è stato pari a €. 56.879,53.
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Sono sempre in funzione gli sportelli informativi dell’ E.R.S.U. di Urbino presso le sedi decentrate
dell’Università degli Studi di Pesaro e Fano, con lo scopo di fornire l’assistenza agli studenti iscritti
ai corsi di laurea dell’Università degli Studi di Urbino e del Conservatorio “Rossini”, affinché
usufruiscano degli stessi servizi e con le stesse modalità previste per gli iscritti ai corsi di laurea
della sede centrale di Urbino, specialmente nei periodi di consegna delle domande benefici nonché
per far fronte a tutte le necessità di front-office: informazioni, consegna tessere studenti, invio
domande benefici,
vendita di buoni pasto per usufruire del servizio mensa e controllo della
gestione, affrontati e risolti tutta una serie di problemi in merito all’assegnazione degli alloggi.
l’E.R.S.U di Urbino ha sempre stipulato le convenzioni con i privati per mettere a disposizione
degli studenti iscritti ai corsi di laurea della sede decentrata di Pesaro il servizio mensa. Per l’AA
2014/2015 ed anche 2015/2016, pur avendo la possibilità di erogare il servizio tramite
convenzione con i privati l’E.R.S.U. ha però preferito monetizzare il servizio a tutti gli studenti
beneficiari di borsa di studio iscritti
ai corsi delle sedi distaccate dell’Università degli Studi di
Pesaro e Fano e Conservatorio “G.Rossini” di Pesaro. I pasti presso i ristoranti convenzionati sono
stati veramente pochi perché gli studenti, disponendo del denaro corrispondente alla quota borsa,
hanno scelto altre soluzioni.
Anche gli studenti paganti hanno poi comunque potuto accedere nei ristoranti convenzionati alle
stesse tariffe degli studenti paganti presso le mense di Urbino, con l’impegno dell’ERSU di pagarne
la differenza.
Agli addetti agli uffici di Pesaro Studi sono state trasmesse tutte le informazioni inerenti i Bandi di
concorso le modalità per presentare la domanda on line e l’aggiornamenti delle istruzioni presenti
sul portale dell’Ente,
la formulazione delle graduatorie delle borse di studio e dei relativi
pagamenti. Sono stati trasmessi inoltre tutti i report necessari all’assegnazione dell’alloggio e le
certificazioni per il permesso di soggiorno.
L’attività svolta
dall’Ufficio di Pesaro, dimostra che il medesimo è un punto di riferimento
importante per tutti gli studenti iscritti ai corsi di laurea delle sedi universitarie decentrate. L’attività
svolta presso le due sedi ha riscosso un giudizio positivo anche tra il corpo docente.
Il servizio per gli Accertamenti Fiscali consiste nel controllo delle autocertificazioni prodotte
dagli studenti, in particolare per gli aspetti relativi alla condizione economica ed alla composizione
del nucleo familiare, ricorrendo al metodo della verifica con controlli annuali a campione su almeno
il 40% degli studenti beneficiari dei servizi e degli interventi non destinati alla generalità degli
studenti.
Nelle more della graduatoria definitive sono stati svolti con la banca dati dell’INPS gli accertamenti
sui valori ISEE dichiarati dagli studenti idonei alla borsa di studio nelle graduatorie provvisorie.
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In relazione ad alcune note trasmesse alla regione Marche da altri Enti per il Diritto allo studio
Universitario (ERSU), circa le modalità di applicazione della normativa vigente in materia di
accertamenti sulla condizione economico patrimoniale degli studenti, beneficiari delle prestazioni
sociali agevolate non dirette alla generalità degli studenti,
all’attenzione degli organi regionali
Regionale, la necessità di
L’ERSU di Urbino
ha portato
nelle riunioni propedeutiche alla formazione del Piano
un analisi dei testi normativi vigenti per decretare una corretta
interpretazione dei testi stessi e stabilire, conseguentemente, una uniformità di comportamento
su tutto il territorio regionale.
Nel corso dell’anno 2015 sono state revocate n. 4 borse di studio per un importo complessivo di
€. 13.241,17, relative ad anni precedenti; nel corso dell’anno 2015 è stata già conclusa la fase
istruttoria per altri atti di revoca e riquantificazione della borsa di studio.
Nei confronti di tutti gli studenti iscritti al primo anno di corso, ai quali è stata concessa la borsa di
studio, sono stati effettuati i controlli del numero degli esami richiesti per il mantenimento della
stessa. Agli studenti che non hanno conseguito il merito richiesto è stato revocato il beneficio. Con
tale provvedimento è stato quantificato il valore dei servizi effettivamente fruiti e le somme
eventualmente percepite che ogni studente deve rimborsare.
Per l’anno accademico 2014/15 con determina n. 228 del 15/12/2015 sono state revocate per
mancanza merito n. 59 borse di studio per una somma complessiva di € 168.233,38. Le revoche,
in oggetto si riferiscono agli studenti iscritti al primo anno di corso nell’anno accademico
2014/2015 che alla data del 30/11/2015 non hanno maturato i crediti necessari per il
mantenimento del beneficio. Gli importi
da recuperare (contante e servizi) a seguito del
provvedimento di revoca sono stati quantificati in € 30.643,67. Gli studenti che non hanno
provveduto al rimborso di quanto dovuto, nei termini stabiliti dalla determina di revoca sono stati
inviati all’Ufficio legale dell’Ente al fine di adottare i relativi provvedimenti di recupero.
Servizio Ristorazione e Servizio Alloggi.
Servizio Ristorazione.
Nel corso dell’anno 2015 l’organizzazione del servizio ristorazione dell’ERSU ha mantenuto le
caratteristiche già attivate, gradite dagli studenti ed utili all’ente per una razionalizzazione del
personale e dei costi.
Alla Ristorazione del Tridente sono rimaste attive una linea di distribuzione per il pasto tradizionale
ed una per il Cibus (pasto veloce), aperte a pranzo e a cena dal lunedì al venerdì, mentre il sabato
e la domenica è stata attiva la sola linea del tradizionale; alla Ristorazione Duca , per l’ora del
pranzo, sono state aperte due linee per il pasto tradizionale ed una per il Cibus, mentre per il turno
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serale è stato inserito un menù della linea tradizionale ridotto, comprendente due primi e due
secondi ripresi dal menù del pranzo sia della linea tradizionale che della linea Cibus, consentendo
così di mantenere aperta la mensa la sera con un numero minimale di personale.
Presso le ristorazioni di Urbino sono stati erogati complessivamente n° 475.656 pasti, con un calo
del 9,3% circa rispetto al 2014 da imputare principalmente alla diminuzione del numero dei
vincitori di borsa di studio che è stata rilevante per il 2015/2016 e che ha impattato per tre mesi
(Ottobre – Dicembre, peraltro forse i più importanti dell’AA sul fronte affluenza alle mense) sul
2015.
I pasti da asporto sono stati n° 57.644 registrando una diminuzione media del 13% circa rispetto
all’ anno precedente; resta confermata comunque una maggior incidenza nel turno serale e presso
la Ristorazione Tridente come meglio evidenziato nella allegata Tabella 2.
Tabella 1 – Confronto pasti anno 2014-2015
Ristorazione Tridente
Ristorazione Duca
Erogati
Erogati
Erogati
Erogati
2014
2015
2014
2015
339.338
310.215
130.055
119.279
Ristorazione Campus
Erogati
Erogati
2014
2015
54.752
46.162
Totale
2014
Totale
2015
524.145
475.656
Tabella 2 - Suddivisione Pasti da asporto- Confronto anno 2014 -2015
Tridente
Cibus Tridente
Duca
anno
2014
2015
pranzo
Campus
cena
Cibus Duca
Pranzo
cena
pranzo
cena
totale
pranzo
18.135
21.229
2.126
3.997
45.487
15.122
20.105
1.913
3.011
40.151
Totale generale
totale pranzo
cena
Totale 7.181
7.464
3.868
18.513
1.201
943
2..144
66.144
6.685
5.967
2.855
15.507
1.100
886
1986
57.644
Le mense sono state aperte complessivamente per 345 giorni, considerando che nel periodo di
chiusura della mensa Tridente è comunque rimasta aperta la mensa Duca. In particolare, la
Ristorazione Tridente è stata aperta complessivamente per 339 giorni, la Ristorazione Duca per
169 giorni, in quanto è rimasta chiusa nel periodo estivo ed anche nei fine settimana (sabato e
domenica) come avviene già da due anni, dal momento che nel fine settimana vengono richiesti
meno pasti per il calo del flusso dei pendolari a causa della sospensione delle lezioni, così che
l’utenza viene dirottata alla mensa Tridente, consentendo in tal modo un maggiore utilizzo della
stessa ed un maggior risparmio per l’ente.
La Ristorazione Campus, gestita in modo indiretto, ha tenuto aperto 223 giorni.
Nel periodo estivo al fine di consentire in maniera ottimale l’attività convegnistica concentrata
prevalentemente nel mese di Luglio è stata attuata una programmazione delle ferie del personale
articolata in due turni di 28 giorni ciascuno a decorrere dal 4 Luglio e fino al 29 agosto 2015,
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garantendo in tal modo un congruo periodo di riposo al personale e al tempo stesso una dotazione
organica sufficientemente adeguata alle necessità del servizio.
Il servizio ristorazione ed il servizio bar presso il Campus Scientifico, affidati dal mese di ottobre
2011 alla ditta che ha vinto l’appalto ha confermato l’elevato gradimento da parte dell’utenza: sono
stati erogati complessivamente n° 46.162
pasti di cui n° 36.266 completi e n° 9.896 pasti
ridotti ad per una spesa complessiva di €. 277.229,02 + IVA; il 31 dicembre 2015 è scaduta la
convenzione con la Ditta per il servizio ristorazione presso il Campus e si sta valutando se
interrompere definitivamente il servizio a causa della mancanza di aiuti economici da parte della
Regione, chiudendo appunto un servizio importante per l’utenza studentesca.
Per l’anno 2015, con decisione presa in delibera n° 31 del 23/06/2015 le tariffe del pasto sono
rimaste invariate rispetto all’anno precedente: €. 5,00 per il pasto completo ed €. 2,60 per il Cibus
per gli studenti, €. 10,00 per il pasto completo ed. 6,00 per il Cibus per i docenti, €. 11,00 per il
pasto completo ed €. 6,50 per il pasto Cibus per i convenzionati; è stata mantenuta la possibilità
di abbonamento pasti prepagati per i docenti: 15 pasti Cibus ad €. 50,00 - 10 pasti completi ad €.
80,00 e 5 pasti ridotti ad €. 35,00: complessivamente sono stati venduti n° 90 abbonamenti Cibus
per un ricavo di €. 4.500,00 e n° 72 abbonamenti per pasti completi con un ricavo di €. 5.760,00
Al bar del Tridente è proseguita la gestione da parte della Ditta incaricata a seguito di gara; il
gradimento da parte dell’utenza è andato aumentando nel corso dell’anno ed il servizio è stato
modulato per quanto riguarda gli orari di apertura in base alle esigenze evidenziate.
Il servizio di colazioni comprese nella tariffa del pernottamento, attivo presso il Collegio del Colle e
presso il Collegio Internazionale è proseguito per tutto l’anno registrando un notevole gradimento
tra gli ospiti delle due strutture; nel periodo estivo è stato attivato, come consuetudine negli
ultimi anni, il servizio di colazioni all’inglese in concomitanza dell’attività convegnistica e della
presenza di studenti stranieri: nel 2015 sono state erogate n° 42.471 colazioni agli studenti e n°
2.462 colazioni ai docenti,
n° 5.147 colazioni a utenti diversi in occasione di convegni,
per
complessive 50.080 colazioni.
L’ attività convegnistica e gli interventi correlati, di volta in volta richiesti nel corso dell’anno, sono
stati garantiti secondo il calendario e gli ordini di servizio e sono stati effettuati, come in passato,
sia presso le strutture dell’ente che all’esterno, sempre dal personale del servizio ristorazione.
Tenuto conto della maggior affluenza, in particolare al Duca, nel turno del mattino e della modifica
apportata al menù serale della suddetta struttura, la distribuzione del personale è stata
caratterizzata da un rafforzamento dell’organico dei turni del mattino ed una costante verifica delle
situazioni quotidiane per un ottimale utilizzo delle risorse umane, calibrato sulle esigenze di volta
in volta rilevate. È stata mantenuta la rotazione del personale tra le due strutture a partire dai
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Capo cuochi e compreso il personale di cassa e ciò ha permesso di mettere in evidenza differenze
di metodologia ed organizzazione del lavoro che si è cercato di eliminare.
E’ continuata per la prima parte dell’anno l’esperienza dell’utilizzo di studenti part-time da
utilizzare per l’attività di distribuzione pasti (ai sensi della delibera n° 63 del 10.09.2013 con cui è
stato approvato il bando per la formazione di una graduatoria tra gli studenti iscritti per l’a.a.
2013/2014 ai corsi universitari da utilizzare per l’attività di distribuzione pasti per massimo di 200
ore ciascuno ad €. 7,50 l’ora): complessivamente nell’ anno 2015 sono stati utilizzati n° 6 studenti
per una spesa complessiva di €. 8.220,00: l’esperienza si è rivelata certamente valida per gli
studenti, piuttosto complicata nella organizzazione, tenendo conto dei limiti nelle mansioni e negli
orari che la situazione imponeva, per il servizio. Anche in considerazione di questi limiti, oltre alla
necessità di sopperire alla carenza di personale, sono state effettuate delle assunzioni di personale
part-time a tempo determinato: n° 2 unità da marzo 2015 per 90 giorni (successivamente
trasformate in full-time e prolungate fino al 30.06.2015 per una unità e fino al 31.07.2015 per la
seconda unità); n° 3 unità da giugno 2015 per 90 giorni n° 1 unità full-time da novembre 2015 per
nove mesi; n° 7 unità part-time per 9 mesi da ottobre/novembre 2015 assunte a seguito di
selezione.
E’ continuato da parte del personale l’impegno nell’incentivare la raccolta differenziata da parte
dell’utenza, facilitata con l’installazione nelle mense di compattatori per la raccolta del
compostabile (organico, piatti posate, bicchieri e tovaglioli) e di altri contenitori per la raccolta
delle altre tipologie di rifiuti (vetro, plastica, lattine).
Per quanto concerne i monetizzatori situati presso le Ristorazioni Duca e Tridente sono stati
incassati
€. 327.496,00 mentre l’incasso complessivo effettuato direttamente dal personale di
cassa (compreso il Campus Scientifico) ammonta ad €. 33.569,90.
L’assegnazione delle forniture dei prodotti alimentari per l’anno 2015 è stata effettuata per la
prima volta tramite l’ utilizzo del Sistema Dinamico di Acquisizione della Pubblica Amministrazione
(SDAPA) che ha richiesto una rielaborazione dei capitolati tecnici ma al tempo stesso ha poi
velocizzato le procedure di assegnazione.
Come di consueto è stata assicurata la massima collaborazione con il Servizio Magazzino per la
verifica delle merci al momento della consegna da parte dei fornitori.
E’ stata rinnovata la convenzione con l’Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell’Umbria e delle
Marche per la consulenza per la corretta applicazione della prassi igienica ha compreso le verifiche
periodiche con i relativi esami di laboratorio, l’attività formativa, la revisione del manuale e analisi
richieste su alcuni prodotti per accertarne la conformità.
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Servizio alloggi.
Nell’anno 2015 i collegi universitari (esclusi collegio Colle foresteria e collegio Internazionale),
hanno fornito 378.146 pernottamenti, con una leggera flessione (1,69%) rispetto ai 384.685 del
2014, dovuta in buona parte alla minore presenza di ospiti nel periodo estivo. I pernottamenti
comprendono: l’utilizzo per la normale
attività didattica della Università degli studi di Urbino,
l’attività relativa ai Convegni, alle Partnership, nonché di quelli riferiti ai partecipanti al corso estivo
per stranieri organizzato dalla nostra Università.
La sostanziale conferma dei pernottamenti
rispetto al 2014, che trova dimostrazione nella occupazione di oltre il 96%, riguarda il periodo
ottobre/giugno (periodo di piena attività didattica) con punte del 99% e 100% nei collegi
Serpentine e Casa della Studentessa; il collegio del Campus, dislocato fuori città,
per l’AA
2014/2015 ha dimostrato ancora una discreta occupazione di posti letto che si è attestata attorno
al 75%, preannunciando però già dal 2015 il mancato gradimento da parte dell’utenza studentesca
che si è manifestato in tutta preoccupazione nell’AA 2015/2016, dove già nel periodo Ott.- Dic.
2015 è stato registrato il sostanzioso calo di richieste d’alloggio in quella struttura da parte degli
studenti paganti.
Larga parte delle presenze sono dovute agli studenti beneficiari di borsa di studio in quanto
tutti coloro che ne avevano i requisiti di merito e di reddito, sono stati soddisfatti; tutto ciò non ha
impedito comunque di assegnare anche molti posti letto a pagamento.
Come ogni anno è stato impegnativo il periodo di assegnazione dei 1400 posti letto gestiti
nell’area collegiale ed al Campus, al fine di soddisfare le varie assegnazioni dei posti letto e le
esigenze degli studenti. Va infatti sottolineato, ad esempio, che il giorno di ingresso in collegio per
i nuovi beneficiari del nuovo anno accademico 2015/2016 è stato fissato nella giornata di
domenica 4 ottobre 2015 con orario no-stop fino alle ore 19.00 al fine di permettere ai famigliari di
accompagnare i propri figli a Urbino in una giornata festiva.
Nel corso degli anni, per lo svolgimento dei compiti di coordinamento per manifestazioni ed
incontri culturali ai collegi, oltre al personale amministrativo si faceva uso anche degli studenti
tutor; nel 2015, per esigenze economiche, tale servizio non è stato riconfermato, ma ciò non ha
impedito, comunque, che nelle strutture abitative il personale sia stato coinvolto e si sia prodigato
al fine di organizzare manifestazioni ed eventi che potessero migliorare e integrare la vita sociale
all’interno dei collegi stessi. Nell’arco dell’anno, nelle aule e negli spazi comuni dei collegi
universitari vi sono state numerose manifestazioni e incontri, tra i quali ricordiamo la rassegna
“Angolo dell’Avventura” (resoconti di viaggi tenutisi a cadenza quindicinale nelle aule del Collegio
Tridente), il cineforum del gruppo Agorà svoltosi con cadenza settimanale da gennaio a maggio,
attività nel teatro del collegio della Vela da parte di gruppi studenteschi, recite di poesie, incontri a
cura dell’Accademia della Risata in collaborazione con l’Asur di Urbino (7 incontri), prove del Coro
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Polifonico dell’Università degli Studi di Urbino al quale hanno partecipato numerosi studenti
alloggiati ai collegi e infine la proiezione della finale di calcio Champion League.
Nel 2015, come è stato sopra accennato, le strutture ricettive, hanno ospitato n. 14 disabili, di
cui 9 su sedia a rotelle e con camera attrezzata, ai quali è stata garantito, per particolari esigenze
e necessità degli stessi, un più frequente intervento anche del personale amministrativo del settore
“Segreteria studenti”, oltre che di quello di portineria e di pulizie. Al fine di migliorare il soggiorno a
tali studenti, sono stati ultimati i lavori nelle camere (già iniziati nel 2014) all’ottavo livello del
collegio della Vela, dove si è provveduto all’allargamento delle porte di alcune stanze (comprese
quelle dei servizi igienici) affinché all’interno delle stesse fosse più agevole muoversi con la sedia a
rotelle; inoltre è stata montata una piattaforma mobile meccanica che consente a tali studenti di
superare le barriere architettoniche per portarsi nelle sale studio sottostanti.
Per una migliore ed effettiva applicazione del Regolamento interno delle Strutture abitative,
da parte degli ospiti alloggiati nonché per un’adeguata tenuta dell’arredo ed una reale conoscenza
delle norme della vita comunitaria, specialmente da parte di ospiti stranieri, è stato istituito un
controllo periodico e/o quotidiano delle camere e degli spazi comuni. Attraverso il personale
amministrativo dei collegi sono stati effettuati controlli
finalizzati soprattutto a un corretto
smaltimento dei rifiuti attraverso la raccolta differenziata ed al controllo del divieto di fumo. In
particolare per il rispetto del divieto d fumo, dai questionari distribuiti nel 2015 è emerso come tale
divieto sia rispettato nella quasi totalità dei collegi, a differenza degli anni precedenti dove veniva
riscontrato una totale mancanza nel rispetto di tale divieto.
In particolare, tenuto anche conto dell’esperienza degli anni passati che aveva confermato la
tendenza di alcuni studenti stranieri partecipanti al progetto Erasmus ad essere particolarmente
esuberanti nelle ore notturne e poco puntuali nei pagamenti, dal nuovo anno accademico,
ottemperando ad una delibera consigliare è stato imposto, nella assegnazione delle stanze, una
intransigente divisione per blocco al fine di evitare che si formassero interi agglomerati di studenti
stranieri. Relativamente al problema dei pagamenti è stato imposto loro un versamento anticipato
pari a tre mensilità dell’ alloggio ed al momento queste decisioni si dimostrano estremamente
efficaci.
Nel corso del 2015 è stata effettuata una costante e continua opera di controllo e vigilanza
affinché gli ospiti alloggiati rispettassero il regolamento dei collegi universitari, in particolare per la
corretta tenuta dei beni e attrezzature in loro dotazione,il rispetto delle normali norme di vita
comunitaria e il corretto smaltimento dei rifiuti. In questa direzione sono andati i controlli effettuati
tramite il personale dell’Ente ed il Servizio di Vigilanza notturna. Nel corso del 2015 sono stati presi
17
dei provvedimenti disciplinari di espulsione dai collegi per tre studenti che avevano commesso
gravi infrazioni al regolamento dei collegi.
Allo scopo di contenere, dove possibile, le spese di gestione è continuata, al pari del 2014, la
mancata consegna della nostra biancheria agli studenti, informandoli preventivamente che l’Ente
non avrebbe fornito la biancheria da camera. Le portinerie sono state comunque dotate di nuovi
cuscini che potevano essere acquistati da chi ne avesse bisogno e tale proposito nel corso del 2015
sono stati incassati
€ 280 per tale vendita. Sempre nell’ottica del contenimento dei costi, nel
periodo estivo, tenuto conto degli ospiti alloggiati, sono stati chiusi la Casa della Studentessa,il
collegio della Vela e il Campus Scientifico per essere riaperti nella seconda metà di settembre 2015
in concomitanza del ritorno dei nostri studenti e dei nuovi arrivi degli studenti “Erasmus”.
Nel corso del 2015 le richieste di spazi provenienti dagli studenti sono state ben 182, contro le
175 del 2014 e tra queste, alcune anche per più periodi. Le istanze sono state per attività teatrali,
per assemblee studentesche, per conferenze, per incontri sindacali, per spettacoli,per buffet di
compleanno e di laurea, per attività associative, ricreative e cineforum, lezioni universitarie. I
suddetti spazi, grazie alla preziosa collaborazione del personale delle pulizie, sono sempre stati
puliti e resi disponibili per gli impegni successivi. Il personale amministrativo e talvolta anche
quello di portineria hanno accompagnato anche vari gruppi, in particolare architetti, organizzatori
di convegni e scolaresche nell’ambito della attività di Orientamento che erano in visita ai collegi.
Nel corso del 2015 al fine di migliorare le condizioni di sicurezza all’interno dei collegi sono
stati montati dei timer (temporizzatori) che limitano l’accensione continua delle piastre elettriche:
ciò evita il pericolo di incendi o corto circuiti nel caso in cui inavvertitamente le piastre vengano
lasciate accese per l’intera giornata; inoltre tale dispositivo di accensione temporizzata (20 min.) fa
si che vi sia un notevole risparmio di energia elettrica e minor deterioramento delle stesse piastre;
tale installazione proseguirà anche nel 2016 al fine di montare i dispositivi su tutte le cucinette
elettriche delle strutture abitative. Sempre nell’ambito del miglioramento delle condizioni di
sicurezza all’interno dei collegi, tutta l’area dell’Anfiteatro del Tridente dove si tengono assemblee,
incontri, proiezioni,ecc.. è stata delimitata con porte taglia fuoco
Al fine di garantire le dovute condizioni igienico/sanitarie dei collegi universitari, oltre
all’opera del nostro personale per quanto riguarda camere, servizi igienici e spazi comuni, è
proseguito il necessario incarico alla ditta esterna di pulizie e sono state effettuate principalmente
nel periodo estivo, tagli di erba, pulizia dei canali di scarico e delle pilette nei terrazzi e nei
camminamenti, pulizia a fondo di tutte le scale e spazi comuni; nella zona limitrofa del collegio
Colle si è proceduto, secondo quanto stabilito dalla Comunità Montana, all’abbattimento delle
piante pericolanti; negli altri collegi è stato effettuato il taglio di tutte le pianti infestanti,
procedendo anche ad un capillare intervento di pulitura del sottobosco: va ricordato che il
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proliferare di queste piante aveva di fatto coperto intere zone della zona alloggi impedendo un
corretto soleggiamento della struttura nelle ore diurne, che favoriva per contro il generarsi di
umidità all’interno delle camere. Sempre nel periodo estivo, considerato che le strutture collegiali
sono in aperta campagna, vi è il rischio che animali (piccoli rettili, topi, insetti vari ecc..) possano
nidificare e per tale motivo sono state effettuate le dovute derattizzazioni e disinfestazioni: tutto
questo ovviamente a tutela degli ospiti alloggiati.
Nell’area Foresteria, per l’anno 2015 la vendita alloggi, con ricavi pari a € 644.879,50
(372.736,50 Colle e 272.116 Internazionale, compresi i convegni) e le complessive occupazioni
32.805 al Colle e 12.263 all’Internazionale, sono a dimostrazione della qualità del prodotto/servizio
erogato agli ospiti alloggiati quali, l’utenza studentesca, i docenti ed i partecipanti a convegni,
congressi e seminari, organizzati dall’Università degli Studi di Urbino Carlo Bo.
Analizzando nel dettaglio i dati risultano, per la foresteria Colle, a fronte di 20.469 occupazioni
studenti iscritti per un numero di giornate di apertura al pubblico pari a 349, un ricavo di €
227.771,00 mentre per il collegio Internazionale rispettivamente risultano 8.791 occupazioni per
307 giornate di apertura al pubblico con un ricavo di € 190.365,00;
per quanto concerne l’alloggio riservato ai docenti convenzionati, si riscontrano 791 occupazioni
con un ricavo pari a € 22.331,00 foresteria Colle, 1.675 occupazioni con un ricavo pari a €
46.142,00 collegio Internazionale;
la convegnistica ha evidenziato per la foresteria Colle € 122.661 di ricavi e 11.545 occupazioni
mentre al collegio Internazionale € 35.609,00 e 1.797 occupazioni.
Prosecuzione dei servizi Diritto allo Studio alle sedi distaccate di Pesaro e Fano.
A Pesaro sono stati occupati sempre i posti letto in Via Petrucci, nella struttura abitativa che
l’Ente mette a disposizione degli studenti iscritti ai corsi di laurea dell’Università degli Studi di
Urbino attivati a Pesaro e a Fano, e del Conservatorio “Rossini”, con sede a Pesaro.
Gli alloggi consistono in alcuni appartamenti, in parte acquistati dall’Ente (n.29 posti letto) e in
parte presi in locazione (n.24 posti letto) , per un totale di 53 posti. I posti letto sono sempre stati
occupati per l’intero anno accademico da studenti frequentanti i corsi universitari presso quella
città ma anche da ospiti occasionali durante il periodo estivo del 2015.
In particolare nel periodo
estivo, gli alloggi sono stati interamente occupati in parte da studenti italiani e stranieri già ospiti
dei Collegi nel corso dell’anno accademico; alcuni di questi erano “paganti”, in maggior parte
studenti in “foresteria e, in base ad una Convenzione sottoscritta con il Comune di Pesaro, dai
partecipanti al “Rossini Opera Festival” (attori e figuranti), anche essi “paganti”, procurando
all’ente un beneficio economico che ha contribuito a migliorare lo standard qualitativo delle
strutture.
19
E’ attivo il sistema di video sorveglianza all’interno delle strutture abitative, oltre a quattro
telecamere negli spazi comuni. Ciò garantisce una maggior sicurezza agli studenti e permette al
personale preposto di vigilare l’accesso alla struttura.
Presso la sede di “Pesaro Studi” a Pesaro, L’E.R.S.U. di Urbino ha un suo ufficio identificato in
“Pesaro Studi Fano Ateneo”, con lo scopo di fornire anche lì la stessa assistenza degli studenti
iscritti ai corsi di laurea dell’Università degli Studi di Urbino.
La dotazione organica dell’ufficio è sempre di due unità lavorative, la cui presenza ha dato la
possibilità di ampliare l’orario di apertura al pubblico dell’ufficio e di migliorare la gestione degli
alloggi e quella del Servizio Ristorazione, rispettivamente, aumentando i controlli sia nei confronti
degli ospiti sia per quanto concerne la manutenzione delle strutture e degli impianti tecnici,
monitorando l’attività svolta dai gestori dei ristoranti convenzionati.
In merito al Servizio Ristorazione, l’Ente, nell’anno 2015, , ha attivato due Convenzioni con due
esercizi commerciali, rispettivamente, uno a Pesaro e uno a Fano, in base alle quali gli stessi
esercizi commerciali erogano pasti agli studenti iscritti all’Università degli Studi di Urbino, al
Conservatorio “Rossini” di Pesaro e ad utenti esterni a seguito di apposite Convenzioni, nel caso di
specie, ai partecipanti ai Corsi di Alta Formazione manageriale per i Dirigenti Sanitari (medici),
organizzati dall’Università degli Studi di Urbino.
Per quanto concerne gli alloggi, sono stati eseguiti alcuni lavori di sanificazione e ristrutturazione
dei locali all’interno dell’immobile di proprietà dello stesso Ente e sono stati acquistate alcune
attrezzature (deumidificatori), con lo scopo di garantire un ambiente igienicamente sano e
mantenere uno standard qualitativo costante;
Sono state svolte tutte le necessarie attività finalizzate alla costante occupazione delle strutture
abitative anche nel periodo extra attività accademica, nella fattispecie nei mesi di Luglio e Agosto
(partecipanti al R.O.F. e “foresteria”).
All’ufficio sono stati affidati i seguenti incarichi:
1) Sportello “front-office” in merito ai servizi che l’Ente mette a disposizione degli studenti,
nella fattispecie le provvidenze, in denaro e in servizi, gli alloggi e il servizio ristorazione;
2) Gestione dei cinquantatre (n.53) posti letto in appartamenti siti a Pesaro, di cui ventinove
nell’immobile di proprietà dell’Ente, Via Petrucci 39, e ventiquattro negli immobili presi in
locazione, Via Petrucci nn.43, 45, 49 e 51:
3) Gestione Servizio Ristorazione, che consiste nella distribuzione di pasti (pranzo e cena) agli
studenti e agli ospiti convenzionati presso i due ristoranti convenzionati , rispettivamente uno a
Pesaro e uno a Fano.
Il servizio ristorazione ha subìto una forte flessione nella scelta, da parte degli studenti borsisti, di
servirsi dei ristoranti convenzionati dopo che è stato optato, con Delibera del Consiglio di
Amministrazione
dell’E.R.S.U,
confermato
anche
20
dall’attuale
Organo
decisionale
per
la
monetizzazione del servizio; gli studenti infatti si organizzano diversamente per consumare il pasto,
con il risultato che circa il novantacinque per cento (95%) di loro non spende nei ristoranti
convenzionati e quindi il loro utilizzo è notevolmente diminuito.
Anche a Pesaro, per quanto riguarda lo sportello “front office”, gli addetti sono attrezzati per
fornire tutte le indicazioni relative alle provvidenze: circa le forme di assistenza che l’Ente mette a
disposizione degli studenti (Borse di Studio, Contributi Straordinari ecc.); circa le condizioni di
reddito e di merito richieste per poterne usufruire; consulenza e supporto circa la corretta
compilazione delle domande “on line”; contatti con le competenti Segreterie dell’Università degli
Studi di Urbino; collaborazione con i colleghi del Servizio Gestione Provvidenze per Studenti;
In particolare poi sugli Alloggi: informazioni circa le scelte degli alloggi e la tenuta degli stessi.
Sul Servizio Ristorazione: informazioni circa le modalità richieste per poterne usufruire;
collaborazione con i colleghi del Servizio Ristorazione.
Per gli alloggi sia di proprietà dell’Ente che per quelli presi in locazione, si è provveduto a
garantire: la gestione dei posti letto (trasferimenti da una camera all’altra, revoca del posto letto
ecc.); comunicazione degli ingressi alla Questura; comunicazione dei movimenti, in ingresso e in
uscita, al Centro I.A.T. di Pesaro; controllo affinchè venga rispettata la raccolta differenziata dei
rifiuti; controllo circa il rispetto delle regole di “buon vicinato”, evitando schiamazzi, rumori
molesti e quant’altro; controllo del buono stato delle strutture e del buon funzionamento degli
impianti tecnici; controllo e coordinamento del personale esterno (Cooperativa di pulizie
convenzionata) incaricato della pulizia degli spazi comuni; costante controllo affinché gli ospiti
adottino un comportamento idoneo a tutelare l’integrità fisica di loro stessi e dei loro colleghi,
l’integrità delle strutture, l’integrità dei beni mobili che formano l’arredo e delle suppellettili in
dotazione alle stesse strutture; costante contatto con gli ospiti (riunioni e incontri); utilizzo delle
risultanze di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti, che hanno evidenziato le
criticità, dando modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti correttivi nei confronti
dei servizi erogati (ristorazione e alloggi).
Nel settore della ristorazione, sono stati comunque tenuti i controlli sul regolare funzionamento
del sistema informatico che gestisce i pasti (ristorante a Pesaro); la contabilizzazione mensile dei
corrispettivi relativi ai pasti erogati; collaborazione con il Servizio S.I.S. e contatti con le Società
informatiche esterne autorizzate ad effettuare interventi tecnici di manutenzione.
E’ stato gestito anche a Pesaro il “monetizzatore”, installato presso la sede di “Pesaro Studi",
contabilizzandone periodicamente gli incassi e controllandone il buon funzionamento.
L’Ente ha attiva una Convenzione con una palestra a Pesaro e una palestra a Fano e con le Poste
Italiane, per l’applicazione di tariffe agevolate, rispettivamente, per l’accesso alle stesse palestre
e per la spedizione di pacchi postali.
21
Altri Servizi
I Servizi per Studenti all’Università di Urbino hanno una lunga storia, risalente alla realizzazione
delle residenze universitarie. Infatti, con la realizzazione dei collegi universitari, emerse la
necessità di non renderle solo dei dormitori, ma dei centri attivi di cultura e di partecipazione
giovanile. Con il tempo questi bisogni si sono espressi sia a livello di realizzazione concreta di
servizi, sia nella previsione legislativa. Addirittura il Servizio Editoriale e Librario dell’ERSU è
stato realizzato prima ancora della sua previsione da parte della normativa regionale, grazie alla
concessione, da parte dell’allora Magnifico Rettore Carlo Bo, dei libri provenienti dal Fondo
Doppioni della Biblioteca Universitaria e da altri lasciti di docenti. La Legge Regionale n.
38/1996, ha poi dedicato una serie di articoli sui Servizi per studenti, iniziando dai Trasporti
(Art. 27), passando per il Servizio sanitario e di medicina preventiva (29), il Servizio di
consulenza, informazione e orientamento al lavoro (30), Editoriale e Librario (31), Attività
culturali, ricreative e sportive (32) e Attività a tempo parziale (34). Sempre per rimanere in
ambito legislativo, anche l’art. 20 della Legge regionale n. 32 del 16.12.2005, a modifica
dell’art.45 della L.R. n. 38/1996, stabilisce che “… parte degli eventuali utili derivanti dalle
attività di cui all’art. 37 comma 1 (“Utilizzo delle strutture”) sono destinate, a consuntivo, dal
Consiglio di amministrazione ai fini istituzionali dell’Ente”.
Ancor’oggi l'utenza studentesca chiede di utilizzare questi servizi. Inoltre si è in possesso di una
serie di strumenti e di materiale che andrebbe totalmente in rovina se si decidesse per la loro
totale chiusura, causando anche un danno dal punto di vista patrimoniale. Andrebbe infine
persa una “cultura” dell’accoglienza verso lo studente universitario che non si è mai limitata a
considerare il giovane come una “macchina” alla quale occorre solo la “benzina” costituita dal
mangiare e dal dormire, ma come una persona composta da “cervello e anima”, da nutrire
anch’esse.
Con queste premesse, consapevoli delle difficoltà economiche che sta affrontando la Regione
Marche in questa situazione di crisi economica generalizzata, è stata compiuta la scelta di non
eliminare totalmente questi Servizi, ma di mantenerli, seppure a livello minimale, operando una
riduzione del personale addetto e delle spese. Si è così convertita la stampa della Guida dello
Studente con la pubblicazione di informazioni per gli studenti nel sito Web dell’ente, che offre le
stesse informazioni e non obbliga più ai costi della stampa; sono stati soppressi i finanziamenti
nei confronti delle associazioni culturali, ricreative e sportive; è stata soppressa la gestione da
parte dell’ERSU del servizio Trasporti per studenti, urbani ed extraurbani e così, ora tramite
accordi diretti tra Università ed Azienda locale per il trasporto urbano ADRIABUS, rimangono
comunque delle agevolazioni per studenti universitari riguardanti il Servizio Trasporti, quali:
22
collegamento centro città – collegi - mense universitarie (linea 21); collegamento Urbino Campus scientifico - Fermignano (linea 18); servizio a chiamata per gli studenti disabili; un
abbonamento annuale a costo agevolato. Altre forme di agevolazione sui trasporti sono state
previste dalla Regione: gli studenti marchigiani la cui situazione economica equivalente (ISEE) è
inferiore ad un certo importo annuale, possono usufruire di tariffe agevolate rispetto a quelle
normalmente praticate dalla aziende di trasporto pubblico locale, sia su strada che su ferrovia,
per gli abbonamenti mensili. L’ERSU ha fornito la massima collaborazione e informazione sui
servizi suddetti, tramite: il sito Internet dell’ERSU, locandine, avvisi, ecc..
Il Servizio Sanitario per studenti consiste in un Ambulatorio medico attrezzato ed a norma,
situato sopra la portineria del Collegio Tridente, dove due volte alla settimana un medico ed altre
due volte uno psicologo, accolgono gratuitamente gli studenti che, solitamente, fanno la fila per
entrare. Un servizio di Guardia Medica molto importante, attivato a suo tempo (circa 20 anni fa)
per evitare le code al Pronto Soccorso e proprio su richiesta della ASL, per non far intasare i servizi
di prima emergenza dell’Ospedale di Urbino. Il servizio di Consulenza psicologica fu attivato per
affrontare problematiche giovanili gravi (suicidi per futili motivi come un esame andato male,
disagi riferiti alla sfera sessuale e prevenzione da HIV e da varie tossicodipendenze), svolgendo
attività di prevenzione, di primo intervento, ma rinviando ai servizi specializzati nei casi di
maggiore necessità (così come il medico). Il tutto si svolge in piena collaborazione con la Azienda
Sanitaria Locale e in particolare con il Servizio Tossicodipendenze SERT.
Per l’Orientamento al Lavoro l’ERSU collabora con l’Università e contribuisce allo svolgimento
del Career Day, le giornate di incontro con le ditte da parte di laureati e laureandi). Per
l’Informazione e l’Orientamento agli Studi, l’ERSU collabora con l’Università nelle diverse iniziative
(ad esempio alle Giornate ad Urbino per studenti delle scuole medie superiori, ecc.), fornendo
saltuariamente mezzi e personale, ma avendo eliminato completamente le spese.
Il Servizio Librario, Emeroteca, Videoteca e Ludoteca prestano gratuitamente il materiale a
disposizione ai collegi universitari: circa 30.000 volumi, 5.000 film in DVD e videocassetta, 250
giochi di società, quotidiani e settimanali, una decina di TV con videoregistratore e lettore DVD
nella diverse strutture abitative. Servizi a disposizione dei 1.400 ospiti dei collegi universitari, ma
anche degli altri studenti. L’apertura di questi servizi è unica, in quanto forniti negli stessi locali e
dallo stesso personale.
I contributi per le Attività ricreative, culturali e sportive sono stati praticamente azzerati.
L'ERSU ha comunque continuato a collaborare all’organizzazione di simili manifestazioni
organizzate autonomamente da Istituzioni ed associazioni studentesche, fornendo spazi, personale
e facendo attività di promozione, ma senza prevedere spese correnti. Per le Attività sportive,
rimane comunque in vigore la Convenzione con Comune, Università, CUS e strutture sportive
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richiedenti, per delle agevolazioni tariffarie agli studenti che ne vogliano usufruire (sempre senza
spese per l’Ente).
Le Biblioteche Multimediali funzionano ormai senza personale, in quanto le postazioni
informatiche vengono custodite da addetti ad altri servizi (Servizio Librario, Centro Informazioni
Studenti), e senza nemmeno spese, in quanto il materiale informatico obsoleto, se proprio
necessario, viene aggiornato con piccoli pezzi di ricambio o sostituito con altro materiale
proveniente dagli uffici dell’Ente. Così che il saldo di questi servizi risulta in attivo, in quanto alcune
prestazioni (come le stampe) sono a pagamento, soprattutto per gli studenti non beneficiari della
borsa di studio.
Informatica
Il Servizio Ingegneria di Sistema e Statistico Informativo assiste e collabora con tutti gli
Uffici e Servizi dell’Ente per l’erogazione e la gestione di tutti i servizi agli studenti tramite supporti
informatici. Il Servizio svolge due attività istituzionali, una prettamente informatica (Ingegneria di
Sistema) e un’attività che cura la rilevazione statistica e l’aggiornamento delle pagine web del sito
dell’Ente.
Per quanto concerne la prima attività (Ingegneria di Sistema) il personale è impegnato su quattro
fronti:
-il primo riguarda l’assistenza tecnica, hardware e software, al sistema informativo, al quale sono
connessi tutti gli uffici e i servizi tramite gli strumenti informatici (personal computer, stampanti,
scanner e quant’altro), le apparecchiature di rete (modem, router ecc.) e i programmi (DPCM,
ristorazione, alloggi, contabilità, personale ecc.);
-il secondo riguarda il potenziamento della infrastruttura di rete;
-il terzo riguarda l’aggiornamento e lo sviluppo dei programmi che gestiscono tutte le attività
(DPCM, ristorazione, alloggi, contabilità, personale e quant’altro);
-il quarto riguarda l’assistenza hardware e software alla rete telefonica fissa (sei centralini
telefonici e centinaia di derivati) e mobile (apparecchi e relative carte SIM).
L’assistenza tecnica, hardware e software, al sistema informativo, si è concretizza in
numerosi interventi (on line e on side) a tutti gli uffici e servizi, dislocati nelle varie sedi in Urbino
(sede amministrativa di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e
Studentessa nel centro storico, Campus Scientifico) sia nella sede di Pesaro (“Pesaro Studi”), rivolti
a garantire la piena funzionalità di tutti gli strumenti, apparecchiature di rete e programmi integrati
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nella rete telematica (personal computer, monitor, stampanti, scanner, modem, router, programmi
DPCM, ristorazione, alloggi).
L’infrastruttura di rete è stata completata ed integrata, con strumenti e apparecchiature
informatiche (personal computer, apparecchiature di rete, sistema di video sorveglianza), con il
cablaggio della rete dati e del sistema di video-sorveglianza all’interno dell’immobile che l’Ente ha
acquisito a Pesaro per destinarlo ad alloggi per studenti; inoltre, è stata ampliata la rete wireless
all’interno dei Collegi, potenziata la rete dati tra i Collegi e il Campus Scientifico, riorganizzata la
sala server per limitare eventuali interruzioni del servizio, formulato un Progetto per potenziare il
sistema di video-sorveglianza all’interno del Collegio Tridente.
Lo sviluppo dei software è consistito in un costante aggiornamento e sviluppo dei programmi
attivi all’interno della rete telematica (DPCM, ristorazione, alloggi, personale, contabilità, controllo
di gestione, protocollo informatico, manutenzioni, magazzino e quant’altro), tramite una attività
sinergica, preventiva (programmazione), in particolare il completamento e l’attivazione del nuovo
programma che gestisce il DPCM, gli alloggi e la ristorazione (ABADAS). ). Inoltre sono stati tenuti i
contatti con le ditte specializzate nel settore dell’informatica (Abaco Informatica, Honeywell,
DATA4, ecc.) con delle puntuali trattative per definire il contenuto dei contratti di assistenza
tecnica hardware e software.
L’assistenza, hardware e software alla rete telefonica fissa ha garantito, con interventi
prevalentemente on site, la piena funzionalità della stessa rete composta da sei centralini,
tecnologicamente dell’ultima generazione e in rete, dislocati nelle varie sedi (sede amministrativa
di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e Studentessa nel centro storico e
Campus Scientifico), e da centinaia di derivati (apparecchi telefonici). Inoltre, si è provveduto
anche a monitorare il traffico telefonico con lo scopo di razionalizzare ed economizzare i relativi
costi (canoni e traffico), sia tramite ordini di servizio circa il buon uso del telefono dell’ufficio, sia
tramite la dismissione delle linee telefoniche considerate in esubero. L’assistenza alla rete
telefonica mobile aziendale (R.A.M.), ha garantito la piena funzionalità della stessa rete composta
da apparecchi e relative carte “SIM” e da schede di connessione per i personal computer portatili.
La rilevazione statistica, destinata in via prioritaria alla Direzione e al Servizio Controllo di Gestione
Ispettorato ed Analisi di Qualità, è consistita nella raccolta dei dati (Borse di Studio, alloggi, pasti,
Biblioteca Multimediale e quant’altro), nella loro elaborazione, nella formulazione numerica e
grafica dei risultati e nella tenuta e archiviazione, in stretta collaborazione con i colleghi degli altri
uffici e servizi. Inoltre, si è provveduto a raccogliere e ad inviare i dati statistici richiesti: alla
Società “SOMEDIA”, per conto del quotidiano “Repubblica” da pubblicare nella “Grande Guida
all’Università”; all’Università degli Studi “Carlo Bo” di Urbino; al MIUR e alla Regione Marche, con
particolare riferimento ai dati sui servizi a carattere individuale (Servizio Provvidenze per Studenti).
25
Nel settore Acquisti, nel corso dell’ anno 2015 sono state espletate n. 95 procedure di
acquisizione per forniture di beni, di servizi e lavori, predisponendo atti (lettere di invito, capitolati
generali e speciali, schede tecniche, moduli di offerta, moduli per le dichiarazioni sostitutive,
allegati vari, ecc.), relativi alle procedure attivate, che hanno anche comportato una intensa
attività amministrativa volta anche alla realizzazione n.94 determinazioni.
La Commissione Giudicatrice opera all’interno dell’Ente, con la raccolta e la presentazione degli atti
di gara, la tenuta degli stessi e la stesura dei verbali contenenti i lavori della Commissione (nel
corso del 2015 sono stati stesi n. 10 verbali).
La normativa contrattuale (Nazionale, Regionale ed il Regolamento interno) prescrive l’esecuzione
di adempimenti e procedure con carattere rigoristico preordinate al fine di stipulare contratti nelle
condizioni di massima obiettività, trasparenza, economicità e con risultati convenienti per
l’Amministrazione.
Tale attività, riflettendosi sulla gestione finanziaria dell’Amministrazione, esige l’applicazione di
procedure preordinate alla stipulazione dei contratti, al loro perfezionamento ed alla loro
esecuzione, offrendo ogni possibile tutela degli interessi dell’Amministrazione e garanzie di
obiettività ai soggetti con cui si instaura il rapporto contrattuale.
In ragione della normativa adottata è indispensabile la cognizione e l’osservanza di nuovi
adempimenti che caratterizzano le varie procedure contrattuali, applicando le norme statali,
regionali, la richiamata normativa Comunitaria, Antimafia, il Regolamento dell’Ente.
Tali procedure si riferiscono alle modalità di scelta del contraente, allo svolgimento delle gare, alla
stipulazione dei contratti.
La stipulazione dei contratti è preceduta da condizioni preliminari e di supporto quali:
collaborazione nella programmazione degli acquisti
azioni istruttorie
indagini di mercato
scelta della procedura di gara
atti e provvedimenti amministrativi autorizzativi.
La normativa consente di attivare procedure derogative per l’acquisizione di beni il cui importo sia
inferiore alla soglia comunitaria (art. 124 e seguenti).
Per tale metodo di acquisizione di beni si parla anche di “procedure in economia” intendendo
quelle forme di acquisizione aventi importi di valore inferiore alla soglia comunitaria ed alternative
alle procedure concorsuali ordinarie.
In ottemperanza al disposto della Delibera regionale n. 1/2012, l’Ente si è dotato di un nuovo
regolamento per “l’acquisizione in economia di beni e servizi” che è stato assunto
dall’Amministrazione con atto deliberativo n 69/2012 e successiva Delibera del Consiglio di
Amministrazione dell’ERSU n° 43 del 28/05/2014.
26
Durante il 2010 la legge 136 del 13/8/2010 “piano straordinario contro le mafie, nonché delega al
governo in materia di normativa antimafia” e la successiva Legge 217/2010 “conversione in Legge,
con modifiche, del decreto legge 12 novembre 2010 n. 187, recante misure urgenti in materia di
sicurezza”, ha introdotto ulteriori procedure per la tracciabilità dei flussi finanziari per prevenire
infiltrazioni criminali.
Per assicurare la tracciabilità dei flussi finanziari gli appaltatori, i subappaltatori e i subcontraenti
devono effettuare tutti i movimenti finanziari relativi ai lavori, ai servizi e alle forniture,
esclusivamente tramite lo strumento del bonifico bancario o postale, ovvero con altri strumenti di
pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni sui conti correnti dedicati.
Ai fini della suddetta tracciabilità dei flussi finanziari (vedi art. 7 della Legge n. 136/10) gli
strumenti di pagamento devono riportare, in relazione a ciascuna transazione posta in essere dalla
stazione appaltante, il codice identificativo gara (CIG) attribuito dalla Autorità di Vigilanza sui
contratti pubblici di lavori, servizi e forniture su richiesta della Stazione appaltante e, ove
obbligatorio, ai sensi dell’articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3, il codice unico di progetto
(CUP).
Dal 2014 è stata introdotta la procedura attuativa della Legge 190/2012 che prevede l’inserimento
dei dati per garantire la trasparenza della attività amministrativa, con pubblicazione sul sito
“Amministrazione trasparente” dell’ENTE.
Entro il 31 gennaio di ogni anno si provvede alla pubblicazione di tabelle riassuntive di forniture di
beni, servizi e lavori riferite agli anni precedenti, liberamente scaricabili in formato digitale
standard apertoe da trasmettere digitalmente all’A.N.A.C.
Nel corso dell’anno 2015 si sono aggiunte altre competenze previste dall’art.1 comma 32 della
Legge n. 190/2012, ulteriormente precisate dall’Autorità attraverso l’emanazione di delibere
esplicative.
Entro il 31 gennaio di ogni anno l’art. 1 comma 32 dispone di trasmettere i seguenti dati:
l'oggetto del bando; l'elenco degli operatori invitati a presentare offerte; l'aggiudicatario; l'importo
di aggiudicazione; i tempi di completamento dell'opera, servizio o
fornitura; l'importo delle
somme liquidate.
Tali informazioni, relativamente all'anno 2015, sono state pubblicate in tabelle riassuntive rese
liberamente scaricabili in un formato digitale standard aperto che consente di analizzare e
rielaborare, anche a fini statistici, i dati informatici. Le amministrazioni trasmettono in formato
digitale tali informazioni all'Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi
e
forniture,che le pubblica nel proprio sito web in una sezione liberamente consultabile da tutti i
cittadini, catalogate in base alla tipologia di stazione appaltante
Per razionalizzare le operazioni di raccolta dei dati si provvede a immettere nel programma di
contabilità ESA-E: il C.I.G, l’oggetto della gara, la scelta del contraente, i partecipanti e gli importi
27
imponibili liquidati nell’anno di competenza, tali procedure consentono la tracciabilità delle
operazioni contabili, comprendendo tutte le singole fasi procedurali dall’indizione alla liquidazione.
Nel corso del 2015 è stato introdotto l’obbligo per l’Amministrazioni Pubbliche di ricevere le fatture
in formato elettronico Decreto ministeriale 03/04/2013 n 55 “regole in materia di emissione,
trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato”.
Le nuove disposizioni hanno comportato una revisione delle procedure di :
-
acquisizione
-
archiviazione e distribuzione ai vari centri di costo.
Le fatture vengono sottoposte a controllo formale (CIG, fatture soggette a split payment, riverse
charge, ecc. ), la normativa prevede il “rifiuto”, entro termini previsti, delle fatture che non
presentano i requisiti di regolarità formale. Inoltre i documenti fiscali devono essere contabilizzati
nel sito del MEF al fine di monitorare i pagamenti dei debiti della Pubblica Amministrazione ai
soggetti creditori (persone fisiche e giuridiche) secondo quanto disposto dal Decreto legge
35/2013, dal Decreto legge 102/2013, dalla Legge di Stabilità 2014 e dal Decreto legge 66/2014.
La procedura ha permesso di ridurre l’utilizzo della carta garantendo un’archiviazione più razionale.
Come previsto dalla normativa la fatture devono essere corredate dall’apposizione del timbro che
attesti la regolarità contributiva della ditta (DURC) .
Il Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81, stabilisce che il DURC deve essere esibito dalle imprese
e dai Lavoratori autonomi al Committente o al Responsabile dei lavori per attestare la regolarità
tecnico professionale. Questo documento permette quindi alle imprese di dimostrare di aver
regolarmente adempiuto agli obblighi previdenziali, assistenziali ed assicurativi nei confronti dell'
INPS, dell' INAIL e dalla Cassa Edile.
Inoltre la nuova normativa in materia prevede (decreto legge n 185/08 e legge di conversione
28/01/2009 n 2) all’art. 16 bis comma 10 che “In attuazione dei principi stabiliti dall'articolo 18,
comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, e dall'articolo 43, comma
5, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le
stazioni appaltanti pubbliche acquisiscono d'ufficio, anche attraverso strumenti informatici, il
documento unico di regolarità contributiva (DURC) dagli istituti o dagli enti abilitati al rilascio in
tutti i casi in cui e' richiesto dalla legge.
E’ in funzione un programma scadenziario del DURC al fine di procedere al controllo della
validità/scadenza in tempo reale, elemento essenziale per procedere alla liquidazione delle fatture.
Il programma ogni anno è implementato con l’integrazione dei documenti contabili.
Il programma ha, nel corso degli anni, determinato una notevole semplificazione della attività
amministrativa del servizio.
28
Le introduzioni normative degli ultimi anni, inerenti la sicurezza (redazione del DUVRI) hanno
impegnato a trovare le soluzioni più idonee per rendere operative i nuovi impegni che la normativa
vigente in materia (determinazione 3/2008 del 5 marzo 2008 pubblicata nella Gazzetta Ufficiale N.
64 del 15 Marzo 2008, l’Autorità per la Vigilanza sui contratti di Lavori, Servizi e Forniture - avente
ad oggetto “sicurezza nell’esecuzione degli appalti relativi a servizi e forniture” e la legge 3 agosto
2007, n. 123 recante «Misure in tema di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro e delega al
Governo per il riassetto e la riforma della normativa in materia») ha reso indispensabili per
l’acquisizione di beni e servizi.
Ulteriore procedura richiesta dall’Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e
forniture è l’accredito per accedere al Sistema Informatico di Monitoraggio delle Gare (SIMOG).
Il Sistema prevede due modalità di acquisizione del CIG:
-
modalità semplificata , smart CIG per importi fino a 40.000,00+ iva che non necessitano di
essere rendicontati;
-
modalità ordinaria tramite SIMOG , per importi superiori a 40.000,00 + iva .
Tale procedura prevede più fasi di inserimenti dati (perfezionamento, aggiudicazione, collaudo,
ecc) finalizzati alla tracciabilità dei flussi finanziari.
Il SIMOG attribuisce ad ogni nuova procedura comunicata dal RSSA Responsabile Simog
Stazione Appaltante un numero identificativo univoco, denominato “Numero gara”, e determina
l’importo della eventuale contribuzione a carico della stazione appaltante, commisurato all’importo
complessivo comunicato in sede di registrazione della gara.
La stazione appaltante è tenuta al versamento del contributo.
Nel corso del 2015 l’Ente si è attivato per l’utilizzo dell’AVCpass, sistema per la comprova online
dei requisiti di partecipazione richiesti agli OE.
Tale sistema è stato ideato con l’intento di perseguire determinati obiettivi, quali:
•
•
•
•
risparmiare costi
innovare le pratiche di acquisizione/verifica delle informazioni
aumentare l’efficienza delle operazioni da svolgere
semplificare le procedure di affidamento.
Non è da sottovalutare inoltre l’enorme risparmio di carta che investirà le PA, come dichiarato dalla
stessa AVCP, in un documento per un seminario formativo presso la regione Toscana, tra i benefici
che l’AVCPass porta con se vi è “la riduzione della carta e la massimizzazione del riuso, attraverso
l’utilizzo di documenti digitali in sostituzione del cartaceo e i riuso di documenti già caricati: da
15/35 mln di documenti a 1,5/3,5 mln di documenti cartacei, con una riduzione quindi circa del
90%”.
29
Nell’area del Personale Sono state trattate le pratiche connesse all’applicazione dei Contratti del
comparto. Un notevole impegno è stato profuso nella problematica relativa ai rapporti con le
OO.SS.: per la contrattazione decentrata del contratto di lavoro dei dipendenti e per l’esecuzione
del contratto Dirigenziale; per l’applicazione dei numerosi istituti ivi previsti che hanno comportato
numerosi incontri della delegazione trattante dell’Ente e la produzione degli atti applicativi
conseguenti. Si è provveduto quindi a certificare la costituzione del fondo “Risorse decentrate”, alla
sua suddivisione e all’esecuzione di tutti gli istituti applicativi conseguenti e per l’applicazione del
Fondo per la Dirigenza dell’Ente.
E’ stato rispettato il dispositivo della legge finanziaria 2009, procedendo alla rideterminazione della
programmazione triennale del fabbisogno del Personale per gli anni 2015/2017 dell’Ente e alla
conseguente riorganizzazione amministrativa, oltre ad applicare l’importo di spesa del personale di
competenza anno 2004 nella proiezione della spesa del personale nell’anno 2015, che è stata
certificata anche dall’Organo di revisione dell’Ente.
E’ stata elaborata poi una serie di modelli gestionali con lo scopo di prefigurare una organizzazione
del lavoro che permettesse il risparmio di fondi sul personale, in linea con tutte le disposizioni
generali Nazionali e Regionali.
Si poi provveduto ad applicare gli istituti previsti ai sensi del D.L. 112/2008 , convertito nella legge
133/2008, al D.Lgs.150/2009 e all’aggiornamento del D.Leg.vo 165/2001,all’applicazione della
legge n.148 del 14 settembre 2011 e del decreto legge n. 201 del 06.12.2011
Si è proceduto alla ripartizione dei permessi sindacali, alle relative autorizzazioni e alla
registrazione del monte ore dei permessi per ogni sigla sindacale e RSU, alla rilevazione delle
deleghe per le ritenute del contributo sindacale ai fini della rappresentatività sindacale e all’invio
dati all’ARAN, alla tenuta degli atti relativi alle assemblee sindacali e al conteggio delle ore pro
capite. Sono state istruite le pratiche di pensione e di fine rapporto, per il personale dell’Ente
fornendo le condizioni per la liquidazione da parte della Regione e dell’INPDAP.
S’ è provveduto alla regolare istruttoria degli atti relativi all’applicazione dei congedi afferenti alla
legge 104/92, alla loro rendicontazione e invio alla COMARCHE.
Si è provveduto in collaborazione con il servizio SIS a realizzare un rapporto annuale statistico
relativo alla gestione del personale comprendente un complesso di dati che possono offrire una
“spaccato” immediato di come il personale viene gestito, ad es. evoluzione storica per attività;
rilevazione per classi di età; evoluzione storica delle assenze; assenze per tipologia; incidenza dei
giorni di assenza per dipendente; media per ciascun dipendente rispetto alle assenze per malattia
e per gli altri istituti di permesso: infortuni, inabilità, statistica sull’età degli infortunati, qualifica
degli infortunati, natura della lesione e degli infortuni; dipendenti che hanno partecipato ad almeno
30
un’attività formativa ecc. Tutti i dati suddetti sono anche suddivisi per genere e sono rappresentati
anche graficamente.
Il Servizio ha provveduto ad implementare e modificare il proprio sito dedicato, in sede intranet
dell’Ente, con indicazione di tutte le materie trattate e fornendo i dati relativi al settore del
personale e sicurezza nei luoghi di lavoro e quelli della formazione, con possibilità di acquisire
modelli di domande , per detrazioni fiscali, missioni del personale,assegni famigliari, modulistica
per accreditamenti bancari, segnalazioni per comunicazioni e.mail personali, segnalazioni di
servizio al Responsabile e richieste varie. Il sito offre nell’immediato la possibilità di consultare e
scaricare contratti di lavoro, domande di pensione, dotazione Organica, profili professionali, Budget
e obbiettivi generali, proposte formative, leggi di riferimento e accordi ed altro connesso alle
competenze del servizio, al fine di poter avere aggiornamenti ed informazioni in tempi stretti e
reali .
Sempre con la collaborazione del servizio SIS, si è provveduto all’aggiornamento ed
implementazione del programma di decentramento di rilevazione presenze. In particolare è stato
completato e aggiornato il programma informatico “dipendenti manager ” in ordine alle carriere,
retribuzioni, dati personali, formazione e storico, implementato il servizio di anagrafica,
sviluppando internamente all’Ente un software prioritario con un archivio dati comune nel quale
sono stati importati e successivamente aggiornati tutti i dati presenti nei vecchi database. Sono
stati pubblicati in intranet calendari, politiche aziendali ed informazioni inerenti ai dipendenti,
garantendo un notevole miglioramento delle comunicazioni interne.
Al fine di garantire uno snellimento del lavoro ed un decentramento delle competenze nei vari
servizi con conseguente ottimizzazione e velocizzazione delle procedure, è stato introdotto un
sistema di rilevamento presenze che fornisce i dati in tempo reale e permette una consultazione di
questi (timbrature) da posizione remota terminale ed è stata inoltre sviluppata una applicazione
intranet proprietaria.
E’ ben operativo il programma di postalizzazione informatica per tutto il personale dell’Ente al fine
di procedere ad un sistema di comunicazione più celere ed efficace, tramite le e.mail in possesso
da parte dei dipendenti e tramite la creazione di caselle di posta informatica per rutto il restante
personale non in possesso di P.C., oltre a determinare un risparmio di carta. Si è provveduto
inoltre all’implementazione del sistema statistico,. E’ diventato standard il trasmettere anche la
busta paga in via informatica a ciascun dipendente.
In collaborazione con il responsabile del personale dei collegi e strutture abitative è stato
predisposto un programma informatico relativo all’orario di lavoro degli addetti al servizio di
portineria affinché il Responsabile e gli operatori possano avere piena consapevolezza del
personale in servizio, delle ore di lavoro svolto e dei relativi contatori, onde intervenire con
31
sollecitudine per la migliore organizzazione del lavoro, avendo nota la situazione immediata e
storica dei singoli addetti.
E’ stato costituita nella INTRANET dell’Ente una Banca Servizi su: Personale, sindacati e
programma di formazione del personale, avvisi e circolari e normative. Il nuovo portale che il
servizio del Personale sta utilizzando e utilizzerà per
informativo
rivolto
ai
dipendenti
dell’Ente
la pubblicazione di tutto il materiale
è
accessibile
digitando
l’indirizzo
http://personale.ersu.int/ sulla barra degli indirizzi del Browser (Internet Explorer). Il portale è
organizzato in categorie e sottocategorie e permette di accedere ai documenti che il servizio del
personale intende mettere a disposizione per tutti i dipendenti. E’ inoltre presente una funzione di
ricerca per trovare velocemente le informazioni desiderate. Le aree attualmente attive sono:
Selezione Interna, Formazione, Area Sindacale (delibere e verbali), Norme e Regolamenti,
Modulistica , Area Sicurezza.
E’ stato messo in opera e verificato il sistema Privacy.
Si è continuato a gestire il programma di formazione del personale, procedendo a sviluppare un
piano formativo
esteso anche al 2015, partendo dall’analisi del fabbisogno del personale e
prevedendo quindi numerosi interventi, che hanno coinvolto la maggioranza dei servizi dell’Ente,
relativa alla formazione progetti 2015, allegata alla presente.
E’ stata gestita la problematica relativa alle Missioni raccogliendo tutte le autorizzazioni e
procedendo all’idonea istruttoria e alla liquidazione delle competenze.
Sono stati effettuati tutti gli adempimenti previsti, per le pubbliche amministrazioni, dall’art. 58 del
decreto legislativo n. 29/1993 e dall’art. 26 del decreto legislativo n. 80 del 31.3.1998, dalla Legge
133/2008, dal D.Leg.vo 165/2001 e D.leg.vo 150 /2009 quali:
“Monitoraggio della spesa del personale. Il Conto annuale e relazione sulla gestione”, che consiste
nella rilevazione dei dati di organico e di spesa del personale dipendente. I dati da inviare al
Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato-,
compilazione di tabelle e di prospetti informativi devono essere trasmessi mediante immissione
diretta dei dati nel sistema gestionale “SICO area riservata sito internet”.
“Permessi sindacali e aspettative e permessi per incarichi pubblici”, che consiste nell’inviare i dati
relativi alla fruizione di permessi e mandati amministrativi
nel corso dell’anno 2015 con
indicazione, a fianco di ciascun nominativo, del codice fiscale della categoria di appartenenza, del
numero delle ore utilizzando il programma di inserimento “GEDAP” predisposto dalla Presidenza del
Consiglio dei Consiglio dei Ministri – Dipartimento della funzione pubblica.
Il Servizio del Personale ha ottemperato alle disposizioni relative alla costituzione dei Budget
economico del Personale per l’anno di riferimento.
32
Nel 2015 si è continuato ad analizzare vari problemi interenti la riorganizzazione dell’Ente e si è
proceduto in più modi per lo studio del problema, nel rispetto le numerose leggi che
regolamentano la problematica del personale, che recano vincoli di spesa in ordine alle assunzioni .
Si è proceduto alla formazione specifica del personale per garantire il miglior servizio al Collegio
Internazione, in particolare del servizio di portineria, procedendo anche alla esternalizzazione del
servizio di pulizie per la medesima struttura, per il collegio Tridente e per il campus Scientifico .
Intensi programmi formativi sono stati svolti per la sicurezza nei luoghi di lavoro in diversi settori
lavorativi, in particolare per il servizio di portineria, offrendo un servizio più qualificato soprattutto
per quanto concerne le foresterie dell’Ente. Si è proceduto in tema di riorganizzazione del servizio
ristorazione a continuare la “formazione dinamica” per i capi servizi dei quattro turni di
ristorazione, già inquadrati nella qualifica superiore nel dicembre 2009, fornendo agli stessi gli
strumenti di analisi e di predisposizione di nuovi sistemi di razionalizzazione del personale
continuando nella scelta dell’uso di stoviglie biodegradabili usa e getta, che permettono di
utilizzare minore personale dedito al lavaggio delle stoviglie. Oltre a ciò si è discusso sulla
produzione in un unico centro di cottura e preparazione delle derrate presso la mensa del Tridente,
al fine di intervenire solo con la distribuzione dei cibi presso la mensa del Duca, nell’intento di
razionalizzare il personale e di abbattere i costi, con sperimentazione nel turno serale perchè
presenta una minore utenza. Per giungere a ciò è stato svolto un nuovo corso formativo per tutto il
personale della ristorazione ( nessuno escluso), con interventi mirati e assistiti, con nuove tecniche
operative ed un nuovo assetto operativo, con inserimento di attrezzature rinnovate e di ultima
generazione. Questo programma viene realizzato per gradi.
Si è proceduto, con la collaborazione del SIS, alla rimodulazione del programma informatico
relativo al magazzino, al fine di ovviare ad inconvenienti organizzativi e gestionali. Il Servizio ha
proceduto alla realizzazione del piano triennale del fabbisogno del personale per gli anni
2015,2016,2017, prevedendo nel 2015 all’assunzione di personale a tempo determinato, part-time
al 50 di
n.8 unità solo di categoria B , al fine rispettare la regolare erogazione del servizio
ristorazione, ed attuare le richieste pervenute dalla Regione di rientrare con le spese del personale
al fine di concorrere al contenimento e al taglio dei fondi operati dal Governo a seguito della grave
crisi economica in atto nel paese.
Nell’area della contabilità l’inizio del 2015 è stato caratterizzato dall’introduzione di numerose
e complesse disposizioni di carattere fiscale, tributario ed amministrativo che hanno avuto
importanti e complesse ripercussioni sull’ attività del servizio e di tutta l’attività dell’Ente. Anche
in questo caso il Servizio Bilancio ha svolto azione di coordinamento nei confronti degli altri
comparti dell’Ente.
33
Nel corso dell’anno i contratti di lavoro, servizi e forniture, nonché i pagamenti effettuati dalla
Pubblica Amministrazione sono stati oggetto di numerosi interventi da parte del Legislatore.
Gli adempimenti afferenti
la tracciabilità dei pagamenti, la richiesta del DURC (Documento
Unico Regolarità contributiva) , la registrazione dell’Amministrazione sulla Piattaforma del MEF
per la certificazione dei crediti , la responsabilità solidale della stazione appaltante in merito alla
non ottemperanza di tali disposizioni, sono state oggetto di attenta e continua valutazione, in
quanto il legislatore ha posto in capo alla Pubblica Amministrazione l’obbligo del controllo della
regolarità contributiva e fiscale dell’appaltatore.
Riguardo la tracciabilità dei pagamenti è stata verificata per ogni singolo pagamento la
corrispondenza tra le coordinate bancarie
riportate sulla fattura trasmessa , le disposizioni
contenute nelle istruttorie di pagamento e la comunicazione del “Conto dedicato” sul quale far
confluire i pagamenti,
trasmessa dal fornitore e già in possesso dall’Ente . In presenza di
indicazioni non conformi si è provveduto, ove necessario, a richiedere al fornitore una nuova
delega e successivamente alla codifica della stessa.
Sui mandati di pagamento è proseguita l’indicazione del codice CIG (codice identificativo di
gara) e CUP (Codice identificativo di progetto), in quanto la mancata trascrizione è suscettibile
per l’Ente di sanzioni.
Al fine di allineare le scritture contabili con i mandati di pagamento ,
ogni fattura al momento della registrazione in contabilità è stata agganciata al
Codice
Identificativo di Gara di appartenenza. Questo ha permesso anche al Servizio Acquisti e Gare di
poter monitorare i CIG e soprattutto gli ha agevolato la rendicontazione annuale all’Autorità di
Vigilanza.
Prima di ogni
pagamento
è stata
verificata la validità della certificazione di regolarità
contributiva del fornitore o professionista, verificando che il
DURC (dichiarazione unificata
di regolarità contributiva), in possesso dell’Ente fosse regolare e non scaduto. Avendo il DURC
ha una validità di 120 giorni,
per
non ritardare i pagamenti per i fornitori abituali, è sta
richiesta ciclicamente agli enti preposti il rilascio della certificazione .
Le richieste pur essendo inoltrate telematicamente,
per talune categorie di fornitori quali
aziende agricole, gli iscritti alla gestione separata dell’INPS, gli iscritti all’ENPAM , il rilascio da
parte degli enti di appartenenza supera abbondantemente i 30 giorni.
In queste circostanze per rientrare nei termini di pagamento, stabiliti per legge (30 gg) si è
richiesto al fornitore una “Autocertificazione” attestante la propria regolarità contributiva in
attesa del rilascio del DURC dalla gestione di appartenenza.
Nel 2015 si è verificato un solo caso di irregolarità contributiva , sanata comunque dal fornitore
prima del pagamento da parte dell’Ente, per cui non vi è stato alcun ’ Intervento Sostitutivo da
Parte dell’Ente.
34
Per ogni pagamento superiore a €. 10.000,00 si è provveduto, come disposto dalle normative ,
a verificare la posizione del fornitore nei confronti dell’Erario. Nel 2015 sono state verificate
88 posizioni. Nessuno è risultato “Inadempiente” nei confronti del Fisco.
In riferimento al Decreto Legge 8 aprile 2013 n.35, convertito con modificazioni dalla legge 6
giugno 2013, n. 64 , il 17 aprile 2014 è stata trasmessa sulla Piattaforma del MEF per la
Certificazione dei Crediti la Comunicazione dell’assenza di posizioni debitorie
dell’Ente per i
debiti non estinti al 31/ 12/2014 ,relativamente a somme dovute per somministrazioni, forniture
e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali.
Il Decreto Legge 24/04/2014 n.66/2014 all’art. 27 ha imposto alla Pubblica Amministrazione,
un’attività di monitoraggio dei debiti per i quali siano trascorsi i termini di pagamento previsti
dal D.Lgs 9/10/2002 n.231.
Gli artt. 41 e 42 recano una serie di novità orientate a prevenire il possibile formarsi di ritardi
nei pagamenti della PA, prevedendo
l’obbligo di attestare i tempi medi di pagamento e
l’attivazione di un registro unico delle fatture nel quale annotare entro 10 giorni dal ricevimento
le fatture e le richieste equivalenti di pagamento .
L’Ente ha provveduto all’ iscrizione sulla piattaforma del MEF.
A partire dal 01/01/2015 e fino al 31/03/2015 sono state inserite tutte le fatture o richieste di
pagamento pervenute all’Ente. L’Ufficio Protocollo ha provveduto alla fase di ricezione delle
fatture, il servizio Acquisti e Gare alla contabilizzazione e il Servizio Bilancio ne ha attestato la
data del pagamento. In questo modo la comunicazione al MEF è stata effettuata in tempo reale.
Secondo le disposizioni previste dall’art.9 del DPCM 22 settembre 2014- entrato in vigore il 15
novembre 2014 ( pubblicato su G.U. Serie Generale n.265 del 14/11/2014) anche per il 2015 è
stato elaborato l’indice di tempestività dei pagamenti che - per ciascuna fattura emessa a
titolo di corrispettivo di una transazione commerciale - considera la somma dei giorni effettivi
intercorrenti tra la data di scadenza della fattura o richiesta equivalente di pagamento e la data
di pagamento ai fornitori moltiplicata per l’importo dovuto, rapportata alla somma degli importi
pagati nel periodo di riferimento .
Nel 2015 per monitorare i tempi medi di pagamento , nel primo trimestre é stato utilizzato il
registro del Protocollo delle fatture integrandolo dei dati necessari alla rilevazione. I dati sono
stati elaborati attraverso fogli excel, dove sono state riportate in ordine cronologico la data di
arrivo delle fatture , i dati del Fornitore,
il valore del documento, la data di scadenza del
pagamento e la data del mandato di pagamento. Nel Primo trimestre sono state lavorate 434
documenti contabili con un indice di tempestività di pagamenti pari allo -0,0129.
In applicazione al Dm n.55 de 03/04/2013 : regolamento in materia di emissione, trasmissione
e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni ai sensi dell’art.1,
35
comma da 209 al 213 della legge 24/12/2007, a partire dal 31/03/2015 le fatture
sono
pervenute all’Ente in formato elettronico.
Pertanto il calcolo dell’indice di tempestività dei pagamenti per a partire dal 31/03/2015 al
31/12/2015 è stato calcolato utilizzato il registro delle fatture presente sulla Piattaforma del
MEF, integrandolo dei dati necessari al calcolo dell’Indice di tempestività.
Dal 31/03/2015 al 31/12/2015 sono stati lavorati 1125 documenti contabili con un indice di
tempestività di pagamenti pari allo 0,0102. Complessivamente nel 2015 l’indice di tempestività di
pagamento dell’Ente è stato pari allo -0,0061 , rilevando un ritardo nei pagamenti pari a 3,6
giorni rispetto al termine di scadenza. Quindi il tempo medio dei pagamenti dell’Ente si attesta
intorno ai 33-34 giorni, attestando un’ottima performance quasi in perfetto allineamento con le
disposizioni di legge.
Per E.R.S.U. , in applicazione del
emissione,
trasmissione
e
Dm 55 del 03/04/2013 - Regolamento in materia di
ricevimento
della
fattura elettronica
da
applicarsi
alle
amministrazioni- la decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica è stato il 31/03/2015.
Il regolamento sopra citato definisce anche precise regole tecniche, specificando tra l’altro le
modalità per l’identificazione univoca degli uffici della Pubblica Amministrazione destinatari delle
fatturazioni.
Si è quindi proceduto in applicazione dell’art.3 del suddetto regolamento ad individuare gli uffici
deputati alla recezione delle fatture e conseguentemente alla loro iscrizione all’IPA, che a sua
volta ha provveduto alla trasmissione dei “ Codici Ufficio” che l’Ente ha poi comunicato ai propri
fornitori.
Gli attori coinvolti nella fatturazione elettronica sono: Fornitore, il Sistema Interscambio e il
soggetto (amministrazione) destinataria. Il Sistema di Interscambio è una struttura istituita dal
Ministero dell’Economia e delle Finanze, gestito dall’Agenzia delle Entrate , che si occupa di
trasmettere le fatture verso la pubblica Amministrazione svolgendo la figura di mediatore della
comunicazione dopo aver fatto verifiche e controllo dei files .
L’Ente come anche gli altri ERSU Marchigiani , nel processo della fatturazione elettronica ha
aderito al sistema di IntermediaMarche . Il ruolo di IntermediaMarche è di Intermediario per
l’integrazione del Sistema di Interscambio con il Sistema di Protocollo degli Enti e con il Polo di
Conservazione Regionale per la dematerializzazione.
L’adesione ad IntermediaMarche ha consentito di scaricare più velocemente la fatture
elettroniche dalla Pec dell’Ente, ha agevolato le operazioni di protocollo e le operazioni di
trasmissione delle fatture di vendita, nonché ha dato la possibilità di avere la Regione come
referente per la conservazione digitale.
L’impatto dell’Ente con la fatturazione elettronica non è stato semplice. E’ stato necessario
accertarsi che tutti i files delle fatture venissero scaricati e debitamente registrati. Sicuramente
36
la fatturazione elettronica, allo stato attuale,
non ha raggiunto lo scopo preposto cioè la
dematerializzazione del documento in quanto lo stesso è comunque oggetto di stampa da parte
dell’Ente ai fini della registrazione contabile e dei controlli amministrativi. Infatti alla
dematerializzazione del documento contabile non ha ancora fatto seguito la sua immissione nel
sistema contabile. Inoltre i documenti di trasporto e bolle di scarico continuano ad essere
trasmessi in formato cartaceo.
Certamente il sistema di fatturazione elettronica garantisce al Ministero dell’Economia e Finanze
un controllo capillare di tutti i movimenti, ma alle amministrazioni ha comportato fini ad ora un
netto rallentamento di tutta l’attività., evidenziata anche dall’Indice di Tempestività dei
pagamenti. Infatti se nel 2014 l’indice di tempestività di attestava intorno ai 23 giorni nel 2015
è passato a 33-34.
La Legge di stabilità per l’anno 2015 (L.190/2014) , in vigore dal 1° gennaio 2015 conteneva
una disposizione che integrava l’art.17-ter del D.P.R. n.633/1972 (Decreto Iva) stabilendo che
sono soggette a split payament le cessioni di beni e prestazioni di servizi verso la Pubblica
Amministrazione . Tale disposizione, prevede l’emissione da parte dei fornitori PA di una fattura
con l’indicazione dell’IVA ordinaria e l’indicazione “Operazione con scissione dei pagamenti”. In
fatti la norma prevede che le Pubbliche Amministrazioni, acquirenti di beni e servizi paghino
direttamente all’Erario l’Iva che viene loro addebitata dai fornitori, nel momento in cui l’imposta
diventa esigibile , cioè al pagamento della fattura.
La disposizione normativa è stata oggetto di numerose circolari esplicative da parte dell’Agenzia
delle Entrate in quanto l’ambito di applicazione nei confronti delle Amministrazioni non era ben
identificato.
Il nostro Ente , come tutti gli Enti per il Diritto allo Studio Universitario, in ambito nazionale si è
ritenuto escluso dall’applicazione del regime dello split payament, in primo luogo perché la
categoria di appartenenza IPA “Agenzie, Enti e Consorzi Pubblici per il Diritto allo Studio (L15)
non è contemplata dalla Circolare 1 dell’Agenzia delle Entrate del 09/02/2015 che definisce
l’ambito soggettivo di applicazione della scissione, e anche in quanto ente non economico.
Pur avendo comunicato ai fornitori la non
applicazione dello Split Payament, all’Ente sono
pervenuti e continuano a pervenire documenti contabili errati che l’Ente ha dovuto e deve
continuamente rifiutare. Con la fatturazione elettronica e la gestione del documento sul MEF –
Piattaforma Certificazione Crediti- le operazioni di rifiuto sono alquanto articolate e continuano
ad appesantire l’attività dei servizi.
L’art. 1, comma 629 e 631 della Legge 23 dicembre 2014 n. 190 (Legge di stabilità 2015)
integrando l’articolo 17 del DPR 633/1972 (Decreto Iva) , lettera a-ter ha disposto l’estensione
del meccanismo di assolvimento dell’Iva mediante inversione contabile a nuove fattispecie quali
37
“prestazioni di servizi di pulizia, demolizione, installazione di impianti e completamento relative
ad edifici”.
Anche l’applicazione di questa normativa ha comportato non pochi problemi , in quanto fatto
salvo il servizio di pulizia, l’ambito di manutenzione , installazione di impianti non è stato di
facile individuazione.
Anche in questo caso sono intervenute numerose circolari esplicative da parte dell’Agenzia delle
Entrate e un aiuto è stato fornito dal Codice Ateco di appartenenza delle singole Ditte.
Numerose sono state le fatture pervenute con indicazioni errate e che sono state rifiutate
dall’ente e ancora oggi occorre fare particolare attenzione, anche perché l’applicazione della
norma differisce anche se trattasi di attività commerciale o istituzionale.
Per la gestione dello Split payamnete , del Reverse Change e della Fatturazione Elettronica
(produzione del files della fattura di vendita) il programma informatico di contabilità è stato
aggiornato e ciò ha comportato numerose verifiche e controllo dei dati .
Tutti i mandati e le reversali di incasso nel corso del 2015 sono stati sottoscritti digitalmente e
trasferiti informaticamente alla Tesoreria. Il sistema si è rilevato funzionale e solo in sporadici
casi si è dovuto ricorrere all’assistenza della sede centrale di Banca Marche.
Nel 2015 sono stati emessi N. 4960 mandati
per un totale di
€. 6.676.323,80 e N. 1539
reversali di incasso per un totale di €. 8.166.961,95
E’ continuata la trasmissione del Mod. F24 telemetico ( previsto dalla Finanziaria 2007, per il
pagamento di ritenute erariali, contributi Inps e Inail ). Per non aggravare l’Ente di ulteriori
costi, demandando all’esterno il servizio
si è
provveduto autonomamente tramite il
collegamento con l’Agenzia delle Entrate .
Sono stati trasmessi n. 32 modelli F24 on linee e n . 12 F24 Enti Pubblici , modello tramite il
quale l’Ente provvede
esclusivamente al versamento dell’Irap sulle retribuzioni, nel caso
specifico, sul costo delle collaborazioni occasionali e compensi agli organi istituzionali, in quanto
tale modello ha sostituito il versamento presso la Tesoreria Centrale.
Potendo l’Ente portare in detrazione il credito Iva il pagamento di ritenute erariali, contributi
Inps, addizionali regionali, comunali ed IMU, TASI continuano ad essere effettuate con il
modello F24.
Le richieste ( R.d.A.) sono state soggette al controllo e verifica ai fini dell’esatta imputazione
della voce di conto e del corretto assolvimento dell’Iva (detraibile/indetraibile).
Il monitoraggio riservato alla contabilizzazione dei servizi
ristorazione/alloggi è stato come
sempre attento e puntuale.
Nonostante si sia lavorato per eliminare gli scostamenti tra le valorizzazioni dei ricavi in
contabilità generale e quelli trasmessi al Controllo di Gestione dai responsabili dei servizi, legati
alle quantificazioni delle prestazioni erogate, si continua ad avere ancora qualche problema di
38
conformità, obbligando a verifiche continue e successivi correttivi tra la contabilità generale e la
contabilità analitica. E’ stato più volte segnalato che le difficoltà sono generate dalla presenza di
molteplici variabili: troppe tipologie di utenza (un dato così frammentato assume più valore
statistico che contabile);
frequenti cambiamenti di status tra l’utenza studentesca (borsista,
idoneo, pagante); numerose fasce di prezzo per l’accesso ai servizi; diversificate modalità di
pagamento dei servizi (bonifico, pos,carta di credito,
monetizzatore, cassa ), che rendono
difficile e quasi impossibile la perfetta corrispondenza tra “quantità” di servizio erogate e ricavi
ottenuti .
La possibilità data agli utenti delle strutture gestite a Foresteria di effettuare pagamenti a mezzo
pos dietro presentazione di fattura ha comportato la modifica ed integrazione di specifiche
scritture contabili, nonché l’attivazione tra questo servizio ed il servizio alloggi di procedure per
il controllo e chiusura delle pendenze a carico degli utenti. Per agevolare il servizio di Foresteria
vengono trasmesse le copie delle fatture emesse e le copie dei bonifici degli incassi, in modo
che la struttura abbia aggiornato in tempo reale le posizioni debitorie.
La gestione contabile delle Borse di Studio e degli altri contributi concessi agli studenti è
stata monitorata attraverso la distinzione e suddivisione delle erogazioni per anno accademico.
Per quanto riguarda la concessione delle quote contanti, oggetto di movimentazione contabile,
sono state aperte
diverse “voci di conto”, procedimento esteso anche ad
altre diverse
tipologie di contributo ( erasmus, integrazioni lauree, borse straordinarie, supporto ai disabili).
Grazie a questa suddivisione ed alla “gestione del sottoconto” legato al mandato di pagamento,
il monitoraggio dei flussi finanziari ed in particolare le movimentazioni legate ai mandati di
pagamento emessi e riscossi sono state notevolmente semplificate.
Mensilmente il servizio mensa ed alloggio usufruito dagli studenti beneficiari di Borsa, è stato
contabilizzato ai fini iva sulla base dei servizi effettivamente usufruiti; successivamente, con
scritture di rettifica si è provveduto ad allineare i ricavi iscritti a bilancio con le quote mensili
mensa ed alloggio derivanti dai provvedimenti di assegnazione delle Borse.
Già nei primi mesi del 2015 si sono verificate importanti criticità nella concessione della Borse
di Studio per l’a.a.2014/2015 ed in prospettiva per quelle per l’anno 2015/2016 , a causa
dell’incertezza sugli effettivi finanziamenti disponibili.
Anche nel 2015 sono stati rilasciati i CUD agli studenti beneficiari Borsa e di altri contributi
erogati dall’Ente. Infatti la nuova normativa prevede che siano
indicate nella certificazione
anche tali somme , pur non essendo assoggettate ad alcuna ritenuta alla fonte.
Non è stato semplice attivare la procedura in quanto oltre al numero cospicuo di dichiarazioni
da rilasciare (più di 2000) molti erano i punti oscuri : gli importi
da prendere in considerazione.
39
da indicare e la competenza
I dati infine sono stati trasmessi allo Studio esterno che ha elaborato le certificazioni e inserite
le stesse nel MOD.770 ordinario , non essendo l’Ente in possesso di un software apposito.
Sono stati elaborati i dati per la
predisposizione ed elaborazione della statistica MIUR
relativamente all’anno 2014. Essendo l’Ente in regime di contabilità economica e non potendo
estrapolare
dal
bilancio
i
dati
finanziari
richiesti
dal
Ministero
(entrate/uscite,
riscossioni/pagamenti), è stato elaborato un documento che pur non modificando il risultato
d’esercizio degli anni presi in considerazione è risultato
una sintesi
di dati economici e
finanziari.
Si è data fattiva disponibilità al Servizio Controllo di Gestione per la determinazione dello stato
di avanzamento degli interventi previsti a Budget degli investimenti da rendicontare in fase di
reportistica. Nel 2015 è stata modificata la trasmissione dei dati relativi alle spese in conto
capitale. Grazie alle funzioni previste sulla nuova versione del programma di contabilità è stato
abbandonato il foglio excel dove venivano annotati per tipologia e per centro di costo i vari
interventi effettuati. Gli stessi sono stati gestisti attraverso la contabilità analitica .
Pertanto entro l’esercizio 2015 sono stati effettuati tutti i pagamenti in essere che prevedevano
il versamento di ritenute oggetto di compensazione.
Nel corso del 2015 sono state espletate tutte le operazioni per la richiesta di rimborso Iva. E’
stata predisposta la relativa richiesta all’agenzia delle Entrate , trasmessa successivamente la
documentazione richiesta ed è stata predisposta la documentazione per Equitalia. In quanto
Ente “virtuoso” non è stata presentata alcuna polizza fideyussoria.
E’ stato versato all’Ente da Equitalia il rimborso IVA 2014 (il minore degli ultimi tre anni) pari a
€. 393.880,00).
E’ stata inoltre trasmessa all’Agenzia dell’Entrate la documentazione IVA per la verifica delle
correttezza della richiesta del rimborso Iva 2011, 2012, 2013.
Si è conclusa a febbraio 2015 la vertenza con l’Agenzia delle Entrate relativamente alla richiesta
di rimborso IVA 2009 con il quale si richiedeva all’Ente la produzione di : Registri vendite ed
acquisti, prospetti di maturazione del credito, prospetto di compensazione Iva nel triennio,
Bilancio, delibere del C.d.A dell’Ente, Deliberazioni Regionali., statuto, rendicontazione di tutti i
contributi ricevuti, contratti di affitto e convenzioni in essere. E’ stato fatto quindi un controllo
complessivo su tutta l’attività dell’Ente.
Sono state contestate all’Ente le procedure adottate negli acquisti di libri da San Marino, non
ritenendo esaustiva la dichiarazione dell’amministratore della Ditta che l’Iva era già stata assolta
dall’Editore, così che l’Ente, senza entrare in merito ad ulteriori questioni connesse
all’illegittimità della pretesa, per le quali comunque si riservava di far valere le proprie ragioni
nelle sedi di legge, ha deciso di procedere in autotutela per rimuovere l’errore commesso nella
corretta applicazione dell’IVA. A seguito di tale provvedimento l’Agenzia delle Entrate ha
40
rideterminato quanto dovuto dall’Ente passando dai precedenti
€ 21.046,39
a € 2.228,31.
Valutata la situazione l’Ente ha ritenuto meno oneroso limitarsi al provvedimento di autotutela
piuttosto che procedere in giudizio. Si è provveduto a versare quanto richiesto compensando il
tutto
Nei primi mesi del
2015 l’attività del servizio è stata in buona parte assorbita dalla
predisposizione e redazione del Bilancio dell’esercizio 2014, che si è chiuso con un utile pari a
111.766 grazie a quale si potuto ripianare la perdita dell’esercizio e destinare la parte restante
al reintegro delle riserve obbligatorie e statutarie.
Sono state attuate azioni di controllo contabile dei movimenti di cassa trasmessi giornalmente e
mensilmente dal Servizio di Tesoreria dell'Ente verificando i mandati quietanzati, le somme
riscosse, la disponibilità di cassa, nonché i movimenti complessi di trasferimento intercorrenti
tra l’Istituto Cassiere e la Banca d’Italia che gestisce il Servizio di Tesoreria Unica.
Sono state effettuate nel 2014 circa 12.000 registrazione solo in contabilità generale . Più di
35.000 registrazioni trasferite in Contabilità Analitica perché, ad es., una fattura telefonica può
essere ripartita in ben 10 centri di costo. Registrate n. 1585 fatture di acquisto; emesse n. 160
fatture di vendita e 165 in formato elettronico; emesse n. 16 autofatture; emessi n. 4960
mandati; emesse n . 1539 reversali di incasso; predisposte
48 istruttorie di pagamento;
registrati nel registro cespiti i beni ammortizzabili pervenuti nell’esercizio 2015.
Nell’area del controllo di gestione:
si è proseguito anche durante tutto il 2015 al
miglioramento degli strumenti di rilevazione economico/quantitativa, sempre in continua
evoluzione, prevalentemente a livello di programmi informatici, a supporto dell’intera attività,
per renderli più aderenti alle realtà ed alle esigenze che sono emerse durante l’anno.
E’ stato tenuto costantemente sotto controllo il budget nel suo complesso e quello dei vari
Centri di Costo assicurando disponibilità per ogni dubbio e/o necessità sorti in corso d’anno,
che si sono presentati numerosi anche il 2015 è iniziato con le solite perplessità all’insegna di
incertezze economico finanziarie, che a differenza dell’anno precedente si sono poi protratte
per l’intero anno concretizzandosi infine nella mancanza totale di trasferimenti da parte della
Regione. Nonostante che nel corso dell’anno si sono ripetute continue richieste di poter vedere
inseriti, nel bilancio regionale durante le fasi di aggiornamento dello stesso, i contributi “storici”
(per gestione, fitti, ex economie del personale andato in pensione, e fondo regionale per borse
di Studio) da cui gli enti per il diritto allo studio traggono sostegno per tutte le attività che sono
loro proprie, nonostante anche il passare dell’anno senza che tutti gli aventi diritto alla Borsa di
Studio venissero soddisfatti nelle loro totali legittime aspettative, da parte della Regione nulla è
stato economicamente riconosciuto né assegnato agli ERSU.
41
In particolare, sul fronte Borse, ci si è dovuti impegnare nei confronti della Regione per la
diminuzione del Contributo Regionale per Borse che da 3.000.000 nel 2013 per i quattro ERSU
marchigiani è passato ad 1.000.000 nel 2015. Questa scelta risulta essere stata un elemento
fortemente preoccupante per il Diritto allo Studio marchigiano, perché, come da normativa
statale (art. 16, comma 3, del DPCM 9 aprile 2001), è sull’ammontare annuale di tale fondo
regionale, ossia sull’investimento che la Regione stanzia per Borse di Studio, che viene deciso il
Fondo Statale (FIS) per lo stesso anno. Prevede infatti la normativa che il FIS sia calcolato in
base alle quote stanziate dalle Regioni e pertanto una diminuzione del contributo da parte della
Regione si ripercuoterà negativamente sull’importo che lo Stato concederà alla Regione Marche.
Durante l’anno sono così stati portati avanti i servizi con l’incertezza totale delle coperture e
solo con forti economie di gestione si è riusciti a dare agli studenti quanto loro spettante, come
alloggio e ristorazione, quali servizi essenziali del Diritto allo Studio.
Sono state continuamente poste in evidenza alla Regione le probabili difficoltà di chiusura di
esercizio 2015 a pareggio ma anche le difficoltà a programmare un 2016 con previsioni di
chiusura come richieste dalle normative. Infatti i Budget 2016 è stato presentato con una
risultanza finale in perdita, non avendo avuto possibilità, nonostante gli sforzi di economie di
gestione messi in previsione, di prevedere una chiusura né a pareggio né ancor meno in utile.
L’anno è poi iniziato, sempre sul fronte delle Borse, anche con l’incertezza dell’ammontare del
Fondo Statale (FIS) oltre che la riduzione del finanziamento da parte della Regione Marche e
l’incertezza è stata mantenuta per quasi tutto l’anno, comportando la necessità, al fine di
coprire tutti gli idonei alla borsa di studio, di dare la maggior parte di borse solo in servizi,
riducendo il numero dei beneficiari del contante e le quote contanti ripartite. Alla riduzione dei
beneficiari ha poi contribuito il nuovo metodo di calcolo ISEE: per il corrente A.A. 2015/2016, in
virtù delle disposizioni restrittive derivanti dall’ISEE inserite nel Piano regionale per il Diritto allo
studio 2015/2016, gli studenti borsisti sono molti di meno degli scorsi anni (molti studenti ne
sono rimasti esclusi e per questo si è avuta notizia che abbiano abbandonato le sedi
universitarie, con grave danno per l’università marchigiana). Per questo motivo, a livello di
risorse per gli ERSU le quote di ricavo a copertura dei medesimi servizi si sono di conseguenza
ridotte.
Infatti, il rientro delle quote che si generano come ricavo per coprire i costi dei servizi mensa ed
alloggio, sarà molto più basso degli scorsi anni e quindi non sufficiente per gli enti a coprirne le
spese di gestione, sulle quali, peraltro, sono stati operati, come sopra detto, tutti gli altri pesanti
tagli.
Il risultato negativo descritto si è già fatto sentire per i mesi Ott - Dic 2015 ma sarà ancor più
pesante nell’anno 2016, dove maggiore è il numero di mesi dell’ anno accademico 2015/2016.
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Anche per l’anno 2015 è stata adottata particolare prudenza nell’utilizzo del Budget, specialmente
all’inizio, in attesa del concretizzarsi di alcune aspettative a livello regionale, in considerazione
della mancanza di sicurezza sui finanziamenti, del pesante aumento previsto nell’area delle utenze
e
di altre dinamiche presenti nel budget.
Sono stati verificati continuamente i programmi
informatici efficaci per il monitoraggio dei controlli, della pianificazione e del resoconto della
contabilità nonchè delle richieste d’acquisto. Sono state valutate e risolte alcune difficoltà che
sono emerse sui flussi documentali informatici che coinvolgono il “ciclo passivo” delle registrazioni
contabili e che sono comunque in continua evoluzione di perfezionamento. E’ stato tenuto sotto
controllo costantemente il caricamento delle merci e lo scarico delle stesse con sistema
informatizzato ed ogni mattina, all’arrivo delle merci, la persona deputata al carico dei buoni di
consegna è presente ai magazzini.
E’ stato tenuto sotto controllo l’iter lavorativo di tutti i settori dell’Ente stabilito nelle singole
procedure, che hanno poi subìto aggiornamenti nel corso dell’anno anche allo scopo di renderle
sempre più aderenti al lavoro che si svolge e per definire i passaggi con esattezza, anche
nell’utilizzo dei moduli, allo scopo di creare le basi per la Certificazione ISO 9001, quale Obiettivo
del Servizio da poter completare nel giro di 3 anni. Della fase di inizio dell’Obiettivo se ne parlerà
più avanti nella relazione, nell’apposita sezione dedicata.
Le Linee Guida, che anche per il 2015 sono scaturite direttamente dal Piano Annuale per gli
interventi per il Diritto allo Studio, sono state indispensabili per realizzare la convergenza alle
stesse di tutti gli obiettivi particolari assegnati ai singoli Centri di Costo. Dalle linee guida sono stati
individuati dal Consiglio di Amministrazione, nella seduta del 25/6/2015 con delibera n. 56, gli
obiettivi generali di Budget e da essi sono poi scaturiti tutti gli obiettivi progettuali, proposti dai
responsabili direttamente sulla scheda di budget, tenendo conto degli obiettivi generali.
Gli
obiettivi di progetto vengono poi raccolti, visionati dal Direttore e discussi i e se necessario
modificati. Sono infine stati assegnati ai singoli responsabili dei Centri di Costo in apposite schede il
24/03/2015. Gli obiettivi così ripartiti vengono poi illustrati da ogni responsabile al personale a lui
assegnato e dallo stesso personale controfirmati per accettazione.
A questo proposito si segnala che in Marzo 2015 sono state presentate per la valutazione le schede
degli obiettivi 2014, ed inviata al OIV regionale la scheda riepilogativa degli stessi, accorpati negli
obiettivi generali di riferimento, fino a scaturire appunto in una scheda excell unica, riepilogativa e
generale, presentata per la valutazione all’Organo regionale. Di conseguenza, sulla stessa
formulazione e con le modifiche apportate nelle schede del 2014, scaturite da un incontro con il
Comitato di Valutazione regionale, l’ufficio regionale di competenza e gli altri ERSU marchigiani
sono state predisposte le schede obiettivi 2015 ed poi anche del 2016.
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La modifica ha riguardato la semplificazione e l’immediatezza della lettura dei dati informativi sugli
obiettivi della scheda di riepilogo del dirigente e gli stessi criteri sono stati appunto adottati anche
sulle schede di settore anche per il 2015 e per il 2016.
La scheda che ne è scaturita, risulta perfettamente in linea con le richieste dell’Ufficio regionale di
Controllo, sulla quale, già per il 2014, ha espresso giudizi di approvazione.
Un’attenzione particolare è stata rivolta al coordinamento dei dati trasmessi al Servizio Bilancio
con i dati inviati al Servizio Controllo di Gestione, con riguardo ai ricavi provenienti dai servizi
mense e alloggi.
Ogni anno viene riaggiornata e tenuta sotto costante controllo la classificazione di tutti gli
utenti, clienti dell’ente, controllando periodicamente l’aggancio di ogni tipologia alle singole voci
di ricavo dell’area bilancio; sono state poi riformulate e riaggiornate le schede vendite mense e
alloggi, sia nella tipologia di utenza che in relazione a nuovi presidi per l’erogazione dei servizi,
compresi i cambiamenti dei Ristoranti convenzionati di Pesaro. Con le schede così predisposte è
quindi più semplice tenere tutto sotto controllo e le modifiche risultano anche più facili ogni volta
che i dati delle stesse subiscono variazioni.
Il lavoro, così strutturato, costituisce la base per contabilizzare i ricavi da mense e alloggi per il
controllo di gestione e per la contabilità (servizio bilancio), riducendo al massimo gli scostamenti
che sempre si sono verificati nella gestione delle quote dei ricavi sugli ambiti di rilevazione
riguardanti la contabilità ed il controllo di gestione stesso. Gli scostamenti
valorizzazioni dei ricavi in contabilità generale e quelli trasmessi
rilevati tra le
al Controllo di Gestione dai
responsabili delle mense, strutture abitative, e convegnistica, legati alle quantificazioni delle
prestazioni erogate, hanno ricevuto correttivi ed attenzioni di maggior allineamento ma continuano
ad avere ancora qualche problema di conformità, obbligando a verifiche continue e successivi
correttivi tra la contabilità generale e la contabilità analitica.
Il programma informatico di contabilità ESA che era già operativo nell’ente ha inglobato nel corso
dell’anno 2015 anche il programma di contabilità direzionale, che costituiva il programma base di
analitica per: Voci di Costo; Centri di Costo; registrazioni contabili da movimenti di direzionale e
gestione Budget; il programma non era più supportato dal programma di gestione contabile
generale. Il cambiamento ha comportato notevoli disagi di interfaccia, il ribaltamento dei dati già
presenti ha comportato un impegno attento e costante, con la necessità, di reinserire da nuovo e
manualmente tutti i dati già presenti nel vecchio programma ed obbligando a prospettare i
problemi che ne erano derivati sia agli addetti SIS nonché alla Ditta fornitrice e gestore dell’intero
programma informatico integrato. Tutti i controlli successivi sono stati operati all’interno del
Servizio Controllo di Gestione, segnalando discrepanze ed errate registrazioni alla ragioneria.
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E’ stata tenuta sotto controllo tutta l’area degli investimenti, la quale, per analogia al budget
ordinario, non ha visto l’immediata disponibilità dei costi preventivati; anzi, addirittura per tutta
l’area investimenti ogni acquisto è stato reso possibile solo dopo attenta valutazione sulla
opportunità e necessità dello stesso da parte del Direttore, che ne ha autorizzato singolarmente la
realizzazione, come da procedura operativa, nonostante fosse già inserito all’interno del budget
2015, già autorizzativo di per sé: infatti gli importi, pur approvati all’interno del Budget non sono
stati resi disponibili se non a seguito di apposita e specifica richiesta e successiva autorizzazione.
Lo schema degli investimenti inserito nei documenti di reportistica e consuntivazione è in
correlazione immediata alle registrazioni in contabilità ed agli ammortamenti. A tale fine sono state
costantemente ricontrollate tra loro le voci di conto dell’area patrimoniale presenti a Budget
Investimenti e di Bilancio, sono stati riportati su fogli excel i movimenti finanziari sostenuti per i
singoli acquisti come investimenti ed imputati ai rispettivi centri di costo. Nel 2015, grazie alle
funzioni previste sulla nuova versione del programma di contabilità , l’inserimento sui documenti
di reportistica del Controllo di Gestione avviene in maniera automatizzata e non più manuale
riprendendo i dati foglio excel dove venivano annotati per tipologia e per centro di costo ma
mediante l’aggancio alla contabilità analitica .
Lo schema così impostato permette di monitorare e rendicontare anche le spese in conto capitale
legate ai contributi finalizzati da parte della Regione.
Il confronto con il servizio Bilancio relativamente alla gestione delle voci di costo e di ricavo si è
mantenuto durante il corso dell’anno e si è intensificato nei momenti di consuntivazione
trimestrale, semestrale ed annuale; il confronto si è realizzato anche durante l’ effettiva
registrazione contabile dei costi e dei ricavi: in particolare, quando alcune decisioni risultavano
poco chiare, al punto che il continuo controllo sulle risultanze contabili ha consentito la quadratura
di alcune registrazioni ed ha favorito ragionamenti su scelte di scritture contabili da intraprendere.
E’ stato predisposto il report trimestrale e semestrale 2015 nonché il budget 2016, con
tutte le difficoltà ed incertezze di cui si è parlato in apertura di relazione. In particolare, come
detto in apertura, la sorpresa pesantemente negativa per l’ERSU è stata quella di vedere azzerati
tutti contributi da parte della Regione, su cui buona parte dell’attività istituzionale dell’ente ha
sempre fatto conto. A tale riguardo, sono state formulate e spedite alla Regione numerose lettere
di richiesta sullo stato dei finanziamenti, che, nonostante l’assenza nel Bilancio regionale, si è
sempre cercato di poter riottenere, dimostrando l’assoluta necessità degli stessi.
In tutto il periodo sono stati tenuti i contatti con gli uffici regionali e con i colleghi degli altri ERSU,
per cercare chiarezza sui trasferimenti utili all’utilizzo delle disponibilità/previsioni del 2015 ma
anche per la formulazione delle previsioni di Budget 2016.
Su tutti i periodi indicati sono stati formulati gli indicatori, suddivisi in tutte le aree previste nel
modello condiviso dal Gruppo di Lavoro sul Controllo di Gestione dei quattro ERSU delle Marche.
45
Specialmente nel 2015, con la nomina dell’unico Direttore per tutti quattro gli ERSU, l’esigenza di
comparare i dati ed a creare un documento sempre più completo e più facilmente leggibile e
confrontabile,
è emerso con tutta l’assoluta necessità, anche per fornire alla Regione dati
omogenei e comparabili, utili per portare eventuali correttivi gestionali ma anche e soprattutto per
creare una base di ragionamento alla luce delle ipotesi di trasformazione e/o riunificazione degli
ERSU delle Marche. L’anno 2015 ha dato infatti inizio alle ipotesi di cambiamento
giuridico/strutturale e di gestione del Diritto allo Studio, con numerosi incontri e proposte di legge
che ne contemplavano le varie possibilità, coinvolgendo in prima persona gli ERSU, la Regione e le
Università, soggetti tutti interessati ai radicali cambiamenti cui sono assoggettati gli ERSU
marchigiani. E’ per questo che il lavoro del servizio CdG è stato intenso e costante nel predisporre
schede economico/gestionali che rappresentassero l’attività dell’ERSU. Sono poi stati coordinati e
raccolti i dati anche degli ERSU di Ancona, Camerino e Macerata, assemblati e messi a confronto
tutti assieme per dare una visione completa dell’attività del Diritto allo studio marchigiano.
Il lavoro è stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di alcuni dati
ma nel contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata di alcuni settori, nei confronti dei quali
sono così possibili ragionamenti rivolti alla eventuale correzione delle risultanze oltre che la
comparazione con gli altri ERSU sui singoli servizi analoghi o addirittura alla trasformazione del
servizio stesso, es da diretto a indiretto (per meglio dire dato in appalto).
Il Report al I° semestre 2015 ha fornito dati e informazioni necessari al monitoraggio
dell’andamento della gestione dell’ERSU. In esso non sono stati inseriti gli importi dei contributi
provenienti dalla Regione, che erano invece stati inseriti in fase di lavorazione del Budget, alcuni
nella cifra storica dell’anno precedente, mentre per le ex economie del personale, a seguito di
comunicazione di riduzione per il 2014 (da € 518.533 del 2013 a 95.580 del 2014), la cifra era
stata appunto inserita nella quota fortemente ridotta. Nel report semestrale 2015, poi, non
essendo stati iscritti contributi per gli ERSU nel bilancio regionale, nulla è stato inserito come
finanziamenti da parte della Regione.
Così, già dall’inizio dell’anno 2015 come anche nel Forecast 2015, nonostante siano stati praticati
pesanti tagli sui costi previsti a Budget e nonostante sia stato raccomandato ai responsabili di
non andare oltre le ripreviste nuove minori disponibilità, sia il semestre che il Forecast hanno
presentato una chiusura contabile in perdita.
L’analisi degli scostamenti per voce e per unità contabile, le informazioni riguardanti le quantità di
servizi prodotti, i risultati nel loro complesso ed in particolar modo quelli relativi appunto alla
chiusura semestrale ed alla prechiusura annuale, sono stati poi sottoposti e ridiscussi con il CdA
dell’ente ed il tutto è stato inviato anche ai competenti uffici regionali, comprensivi degli indicatori
di periodo.
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Il Report al I° semestre 2015, in conformità al regolamento contabile dell’ERSU, si è composto
delle seguenti sezioni:
Sezione dei costi di ciascuna unità contabile e complessiva per l’ente.
Sezione dei ricavi di ciascuna unità contabile di profitto e complessiva per l’ente.
Sezione delle quantità dei servizi erogati.
Il report trasmesso alla Regione è stato prodotto, come richiesto, con il contenuto prestabilito .
Nel caso della Regione Marche il regolamento di contabilità degli ERSU marchigiani prevede che il
report semestrale deve essere composto da quattro sezioni distinte:
1 la sezione costi e ricavi riferiti ad ogni centro di costo;
2 la sezione delle quantità delle prestazioni erogate nella ristorazione, riferite ad ogni centro di
servizio ed il costo unitario dei servizi erogati;
3
la sezione delle quantità delle prestazioni erogate nell’alloggio, su base mensile, riferite ad ogni
centro di servizio ed il costo unitario dei servizi erogati;
4 la sezione degli indicatori.
Per tutte le fasi si è potuto procedere con quanto elaborato dal servizio Controllo di Gestione in
fase di lavorazione del report ; solo per quanto riguarda la parte degli indicatori da trasmettere
alla Regione Marche, l’impegno è stato più pressante ed ha comportato, anche nell’anno 2015,
conteggi e schemi particolarmente elaborati.
Ad inizio anno si è svolta una riunione presso i
competenti uffici regionali, a cui ha partecipato la scrivente responsabile del Servizio Controllo di
Gestione ed i colleghi degli altri ERSU marchigiani, per operare correttivi e/o aggiunte sugli
indicatori e per analizzare le previsioni di chiusura 2014, nel rispetto di quanto è stato stabilito nel
Manuale Operativo per i 4 ERSU delle Marche steso nel corso del 2006, approvato dalla Giunta
Regionale con delibera n. 1463 del 18/12/2006 e recepito dall’ERSU di Urbino con delibera
24/2007 del 9/5/2007 , che stabilisce anche un gruppo di indicatori qualitativi/quantitativi e
contabili da produrre periodicamente da parte dei 4 ERSU su periodi corrispondenti.
A completamento del lavoro sono statti formulati indicatori interni, cioè di controllo interno
sull’andamento gestionale (chiamati bilancini di struttura e di settore), in special modo su
strutture particolarmente sensibili del servizio abitativo, mediante valutazioni puntuali, gestionali e
contabili, anche sulla prospettiva di chiudere parte del Collegio Tridente, in maniera ragionata e
modulare, per programmare l’inizio dei lavori e con lo scopo di non creare disservizi agli studenti,
specialmente ai borsisti che verrebbero in parte “dirottati”, secondo le valutazioni svolte, in altre
strutture residenziali ERSU.
Sono poi stati predisposti una serie di indicatori di efficienza e di economicità, suddivisi per ogni
area di profitto mense ed alloggi, rivolti all’intero anno 2014 ed al semestre 2015. Il lavoro è
stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di alcuni dati ma nel
contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata dei vari settori.
47
Entrando di più nel dettaglio sugli indicatori, anche durante il
2015 quelli di efficienza e di
economicità hanno riguardato tutte le singole aree di profitto dell’Ente, evidenziando in particolare:
le percentuali di incidenza dei costi totali per macroaree;
il costo medio unitario del pasto; il costo medio del pasto per ogni mensa; il costo medio unitario
delle derrate; il costo medio ponderato delle più importanti tipologie di pasto e il costo medio
ponderato delle derrate; il costo medio unitario pasti borsisti e paganti; la potenzialità delle mense
e la media di utilizzo delle mense sulle loro potenzialità;
il costo medio unitario dell’alloggio; il costo unitario dell’alloggio in ogni struttura; la media dei
posti letto occupati per anno, mese, giorno in ogni struttura; il numero dei posti letto che incidono
annualmente, mensilmente e giornalmente su ogni unità di personale ed i relativi costi;
il ricavo medio unitario; il ricavo medio da praticare a copertura totale dei costi; la differenza
unitaria da aggiungere a copertura dei costi totali sia sui pasti dei borsisti che sui pasti dei paganti;
il numero delle unità di personale utilizzate per la preparazione dei pasti e per servire i pasti su
base annuale, mensile e giornaliera in ogni struttura ed i relativi costi;
i bilancini settoriali rilevati per ogni periodo di monitoraggio di andamento economico: trimestrali,
semestrali, annuali; la produttività del fattore lavoro; il grado di utilizzazione delle risorse;
la predisposizione di bilancini dei vari servizi mensa e alloggio con ipotesi di gestioni in appalto di
tutto o di parte del singolo servizio e confronti con la gestione diretta.
Le informazioni derivanti da questi indicatori hanno consentito l'immediata conoscenza del grado di
efficacia interna dell'ERSU e creato delle basi di valutazione sulle scelte gestionali dei sevizi
proseguiti anche nel corso del 2015, con nuove ipotesi da formulare, utili per indirizzarsi su scelte
di fondamentale importanza per l’Ente ma anche degli ERSU marchigiani tutti, viste le paventate
ipotesi di riforma che sono nei tavoli di discussione.
Si segnala che
le richieste dei posti letto hanno sempre superato
le disponibilità esistenti;
ultimamente, visto lo stato in cui versa l’intera area collegiale ed anche il complesso abitativo della
Sogesta, che necessitano di importanti interventi strutturali ed impiantistici, si sono avute anche
numerose rinunce.
Sul costo dei prodotti si procederà anche al calcolo del metodo di caricamento dei costi indiretti,
al fine di individuare il costo pieno del servizio o “full costing”, relativo all’anno 2015.
A livello legale e di affari generali. L’Ufficio Legale interno dell’Ente (giusta delibera n. 15/97
del
27/3/1997)
ha
curato
direttamente
la
gestione
delle
pratiche
legali
riguardanti
l’Amministrazione con lo studio, l’istruttoria e la definizione di varie vertenze in atto; in particolare:
- la partecipazione alle udienze del procedimento penale intentato a carico di un gruppo di studenti
per l’occupazione della mensa universitaria del Duca avvenuta nel Novembre del 2010,
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procedimento nel quale l’E.R.S.U. si è costituito parte civile e che è andato a sentenza di 1° grado
l’11 giugno 2015 con la condanna di 4 imputati per il reato loro ascritto (interposto appello da
parte dei condannati);
- il riavvio dell’iter processuale civilistico di 1° grado per la quantificazione dei danni subìti dall’
E.R.S.U. a seguito della truffa - acclarata in via definitiva dalla Suprema Corte di Cassazione, con
costituzione di parte civile dell’Ente nei tre gradi del giudizio penale - messa in atto dai, contitolari
del self service di Pesaro con cui l’ente aveva un rapporto convenzionale per la gestione del
servizio ristorazione per gli studenti iscritti all’Università di Urbino con sede dei corsi a Pesaro;
- la gestione della pratica del procedimento civile avanti la Cassazione, in cui l’E.R.S.U. è parte
convenuta, per un ingentissimo risarcimento dei danni richiesto dai figli, eredi della defunta
dipendente dell’E.R.S.U. assassinata da ignoti nel novembre del 1998 durante il servizio notturno al
collegio universitario del Colle (i Giudici di 1° grado e d’Appello hanno rigettato tale loro istanza);
- la gestione della pratica concernente il decesso della dipendente dell’ERSU, avvenuto il 5 marzo
2015 a seguito della caduta di un grosso tronco d’albero lungo via Cappuccini, che l’ha colpita
uccidendola sul colpo mentre si stava recando al lavoro ai collegi universitari.
Nell’area legale è stato curato inoltre il recupero dei crediti vantati dall’E.R.S.U. nei confronti di
studenti e di terzi: sono state inviate ai debitori 31 diffide di pagamento e 8 solleciti; sono state
concesse 35 rateizzazioni degli importi; si è proceduto nei confronti degli inadempienti con la
presentazione di istanze al Giudice di Pace per l’emissione di 18 decreti ingiuntivi, 12 atti di
precetto e 9 pignoramenti mobiliari, nonché 12 richieste di esecutività degli atti; sono stati
presentati 10 esposti per tramite del locale Commissariato di P.S. ad altrettanti Commissariati di
P.S. o Comandi dei Carabinieri dei luoghi di residenza dei debitori. Il tutto allo scopo di ottenere il
rimborso forzoso di somme di denaro dovute all’Ente da tali soggetti, che ha portato al recupero di
51.000,00 euro.
Sono stati utilizzati costantemente, nel corso dell’anno, gli aggiornamenti fatti inserire nel sistema
informatizzato del recupero crediti per il miglioramento e la velocizzazione dello stesso, quali la
“Suite Ufficio Legale” e il “Processo civile telematico” (connessione con gli uffici giudiziari per il
deposito telematico delle pratiche, ormai obbligatorio), nonchè le notifiche dirette degli atti
giudiziari in collaborazione con Poste Italiane, avendo disattivato quelle tramite gli Ufficiali
Giudiziari del Tribunale di Urbino assai più lente e macchinose.
Sono stati tenuti scambi di corrispondenza su problematiche strettamente giuridico-legali con
Avvocati esterni di fiducia dell’Ente, collaborando fattivamente con quelli di essi incaricati dall’Ente
per pratiche processuali di particolare rilievo (quali le due in Cassazione più sopra richiamate), con
Avvocati di controparti dell’E.R.S.U., con uffici giudiziari (Tribunale di Urbino, Tribunale di Pesaro,
Corte di Appello di Ancona, T.A.R. Marche), con altri uffici pubblici e peculiarmente con quelli della
Regione Marche su tematiche giuridiche riguardanti l’E.R.S.U. (prioritariamente sullo stato dei
49
collegi universitari, sugli interventi di ristrutturazione/adeguamento da effettuare e sulla
responsabilità gestionale dell’E.R.S.U.).
L’Ufficio Legale ha fatto da supporto allo scrivente Direttore quale Responsabile Unico della
Trasparenza e dell’Anticorruzione dell’Ente, giuste delibere del Consiglio di Amministrazione nn. 79
e 80 del 17/12/2014, gestendo la responsabilità dell’istruttoria e/o del procedimento e di ogni altro
adempimento relativo.
E’ stato elaborato il Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione (PTPC) e l’annesso Piano
Triennale per la Trasparenza e l’Integrità (PTTI); trasmesso al Dipartimento della Funzione
Pubblica il PTPC attraverso “PERLA-PA” (sistema integrato che unifica la gestione degli
adempimenti a carica delle amministrazioni pubbliche dalle normative vigenti); compilato e
pubblicato la Relazione annuale del Responsabile della Prevenzione della Corruzione (RPC)
predisposta dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC); aggiornato e controllato periodicamente
la sezione Amministrazione Trasparente; elaborato il Regolamento per la Tutela del Dipendente
che segnala Illeciti (Whistleblowing), con attivazione di casella di posta elettronica dedicata;
pubblicato, a seguito di richiesta ai Responsabili dei servizi interessati, i risultati delle rilevazioni di
“Customer Satisfaction”; distribuito il questionario per la valutazione del Benessere Organizzativo
riferito all’anno 2014, elaborato i dati e pubblicati i risultati; redatto e pubblicato il Regolamento
della disciplina delle disposizioni in materia di controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l’acquisizione
degli atti d’ufficio dei dati; redatto e pubblicato una regolamentazione con annessa tabella
riepilogativa dell’Attività e dei Procedimenti dei settori amministrativi dell’Ente; richiesto ai
Responsabili e pubblicato il risultato dei tempi procedimentali di tutti i settori; organizzato e svolto
la riunione ad oggetto “Anticorruzione e Trasparenza” con l’inserimento dei relativi dati nel sito
web dell’Ente alla presenza del Direttore e del S.I.S. il 22 gennaio 2015; organizzato e gestito la
“Giornata della Trasparenza”, il 9 giugno 2015; richiesto via mail al S.I.S. dell’Ente la pubblicazione
di circa 90 atti sul sito istituzionale della Trasparenza; tenuto numerose riunioni con il S.I.S. per la
sistemazione ottimale della struttura formata da sezioni e sottosezioni del sito Trasparenza;
E stato curato l’aggiornamento dei rapporti di locazione/occupazione con l’Università degli Studi
per i Collegi e il Campus ex Sogesta e con la proprietaria degli appartamenti di Pesaro ad uso degli
studenti o delle proprie attività istituzionali, il pagamento dei relativi canoni (ad eccezione di quelli
di Pesaro, cui ha provveduto direttamente il Servizio Pesaro Studi – Fano Ateneo) e delle imposte
di registro con ripartizione della spesa fra i vari Centri di costo di competenza
Riguardo alla gestione dei collegi universitari ed in particolare alla loro fatiscenza e mancata messa
a norma sono stati tenuti i rapporti con l’Ateneo (proprietario di 4 dei 5 collegi) e con i competenti
uffici della Regione Marche (proprietaria a sua volta del “Tridente”), partecipando anche a
specifiche riunioni sull’argomento.
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Sono stati gestiti i contratti assicurativi rinnovati per le varie coperture che necessitano
annualmente all’Ente (polizze “RCA” e “Diverse”), con ripartizione della spesa stessa fra i vari
Centri di costo interessati dalle coperture.
Sono state curate le pratiche di incidenti occorsi a studenti o a dipendenti nelle strutture ricettive
proprie, provvedendo in tal caso ad aprire direttamente i relativi fascicoli con la Compagnia e
seguendone l’iter fino alla chiusura; o nelle strutture ricettive dell’Università e della Regione (per il
“Tridente”) gestite dall’E.R.S.U., inviando allora le pratiche infortunistiche e/o di risarcimento danni
agli enti proprietari per rispettiva competenza.
E’ stato curato e gestito il Protocollo Informatico generale dell’Ente registrandovi 12.490 atti con
responsabilità anche sul punto di protocollatura del Servizio Gestione provvidenze/ Diritto allo
Studio per studenti ad esso facente capo, ai sensi del DPR 445/2000;
OBIETTIVI GENERALI:
1) Ottimizzare l’utilizzo delle strutture abitative nei periodi al di fuori dell’attività
accademica anche mediante informative ad ampio raggio prevalentemente nei
confronti di operatori universitari ma anche nei confronti di organismi ed
istituzioni, consentiti dalla normativa vigente.
Allo scopo di ottimizzare l'ultilizzo delle strutture abitative, sono stati programmati convegni e
congressi per l'intero anno; il personale assegnato al servizio foresteria ha garantito l'ospitalità
degli utenti delle attività congressuali senza mai trascurare gli ospiti ordinari (studenti e docenti)
impegnandosi anche con ore di lavoro extra programmate. Anche nell'ambito del DCE dell'UIC,
sono stati organizzati diversi eventi: 1) Mostra degli "Uomini Illustri" a Palazzo Ducale (assieme a
Soprintendenza e Comune); 2) Bistrot delle Marche alla Data (assieme a Comune e ISIA); 3)
incontri per la realizzazione del Centro Unico di Prenotazione CUP (assieme a Università e
Comune). Sostegno ai DCE di: 4) Comunità Montana, con una serie di incontri nel territorio; 5)
Provincia di Pesaro e Urbino, con incontri a Pesaro e tirocini di giovani per lo sviluppo di diversi
progetti.
2) Lavori urgenti riguardanti l’area collegiale.
Dopo specifici incontri del Tavolo tecnico – giuridico - fiscale permanente, appositamente costituito
dall’Università e dall’E.R.S.U. e lo scambio di corrispondenza e di delibere, tendenti alla
sottoscrizione di nuovi accordi contrattuali tra le parti sotto forma di un comodato d’uso gratuito
dei collegi o di una concessione a titolo oneroso, che consentano finalmente di effettuare su di essi
le indispensabili e non più rinviabili manutenzioni straordinarie e di messa a norma dal punto di
vista della sicurezza. Una bozza di concessione in uso delle strutture, inviata nel 2015 all’Ateneo
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per la valutazione, gli eventuali rilievi o l’assenso è a tutt’oggi al vaglio dell’Università, che non ha
ancora dato alcun riscontro alla proposta. L’E.R.S.U., che ha fatto tutto quanto di sua competenza,
rimane in doverosa attesa per poter addivenire alla stipula del documento sopra descritto.
In data 12 ottobre 2015, è stata predisposta l'Analisi delle problematiche sulla sicurezza dei collegi
universitari di Urbino. In essa, dopo un excursus introduttivo sulle strutture in esame, la loro
storia, la proprietà e la gestione, sono state riportate le normative in materia di sicurezza nei
luoghi di lavoro e antincendio, con alcune casistiche concrete su datori di lavoro e gestori di attività
alberghiere, le responsabilità e le sanzioni connesse alle diverse tipologie di attività svolte, la
citazione di sentenze della Suprema Corte di Cassazione al riguardo e le considerazioni e
conclusioni finali.
Per quanto riguarda in particolare la messa in sicurezza
e la ristrutturazione straordinaria del
collegio Tridente, la collaborazione fra la Regione Marche proprietaria del collegio Tridente e
l’E.R.S.U. gestore, ha determinato l’assegnazione della gara d’appalto svolta dall’Amministrazione
regionale, con inizio lavori nel corrente mese di aprile 2016.
La stessa collaborazione ha portato anche alla stipula, il 13 ottobre 2015, del contratto di
concessione in uso gratuito all’E.R.S.U. del Tridente, per 19 anni rinnovabili.
Per la struttura abitativa di Pesaro Studi, alla data di riferimento il livello di raggiungimento è al
cento per cento (100%), avendo eseguito anche l'ultima parte, vale a dire la realizzazione dei
lavori di ristrutturazione e sanificazione.
La nuova sede del S.O.T. (Squadre Operative Tecniche) è stata individuata nei locali utilizzati in
passato dell'ex Centro Stampa al Collegio Aquilone, quindi presso i Collegi al fine di razionalizzare
le spese ed ottimizzare i tempi di lavoro. Si è già provveduto a sistemare la strada che porta
presso detti spazi, anche se il trasferimento avverrà non appena l'area sarà sgombrata dai
materiali dell'emeroteca.
Al Magazzino Merci del Tridente è stato sistemato il locale adibito a
deposito del materiale cartaceo e di plastica. Sono state eliminate tutte le vecchie attrezzature di
sala non più idonee e che occupavano solo spazio. Sono stati riordinati gli articoli cartacei e di
plastica. E' stato tinteggiato tutto il locale rendendolo più pulito ed igienico.
Per quanto riguarda invece il deposito cancelleria che viene usato anche come archivio, situato a
Palazzo Corboli, l'ambiente è stato tutto riordinato. Si è proceduto alla sistemazione delle varie
pratiche facendo una cernita tra quelle antecedenti il 2004 di cui una parte è stata catalogata ed il
resto è stata inviata al macero.
Presso il Collegio La Vela si è provveduto alla sistemazione dei locali dell'ex sottocentrale termica,
con recupero del materiale da riutilizzare; in particolare è stato sistemato tutto il materiale
avanzato dalla ristrutturazione del Collegio Internazionale. Quello non più utilizzabile è stato
portato presso il centro smaltimento rifiuti.
52
3) Evoluzione sistema informatico dell’ente.
Per l'evoluzione informatica dell'Ente, il Servizio Web service è stato attivato sul database di
produzione dell'Università e sono stati resi disponibili i due metodi getCarriera e sendNotifica
utilizzati rispettivamente per leggere i dati della carriera dello studente e per trasmettere i dati
relativi alla situazione ISEE dall'Ersu all'Università. Il primo metodo è stato integrato in un software
sviluppato ad hoc dal servizio SIS e dato in uso al Servizio Provvidenze per Studenti per effettuare
le interrogazioni ed i controlli del caso. Lo stesso software è stato fatto dialogare con il software
DPCM per una più facile acquisizione dei dati.
Il Sistema informatico poi, riguardo alla lettura reciproca dai singoli database dei due enti
(Università ed ERSU) è stato aggiornato ed il servizio è ora perfettamente funzionante: in data
15/10/2015 è stata collaudata la procedura che ha consentito di recuperare i dati di iscrizione di
oltre 2000 studenti nel giro di pochi minuti, agevolando notevolmente il lavoro dell'Ufficio Diritto
allo Studio.
Per quanto riguarda l'attivazione delle tessere con microchip sono state svolte con i tecnici
dell'Università degli Studi alcune riunioni interlocutorie per valutare la fattibilità del progetto. In
base all'esperienza maturata dall'ERSU di Camerino è stato avviato anche un contatto con Banca
Marche per
verificare l'interessamento della banca stessa alla realizzazione del progetto.
L'esigenza dell'Università degli studi di far fronte alla dematerializzazione del libretto universitario
in tempi brevissimi ed i costi elevati che l’ERSU doveva affrontare per l'elaborazione
l'adeguamento dei software
e
e l'aggiornamento hardware per consentire la lettura delle nuove
tessere, hanno posto le amministrazioni nella condizione di desistere dalla realizzazione concreta di
questa parte di progetto.
In funzione della nuova organizzazione della gestione unificata della domanda di borsa e del
rilascio dei relativi codici utenti, il programma informatico "ALLOGGI", e buona parte della
modulistica
legata
all'ospitalità
degli
utenti
a
foresteria,
sono
stati
aggiornati.
Sono tuttora in fase di elaborazione le schede di ingresso e uscita ospiti.
E’ stata effettuata la nomina del referente per la fatturazione elettronica; è stato fatto il
censimento degli Uffici e aggiornate le registrazione degli Uffici
sul portale dell’IPA; è stato
comunicato ai fornitori il Codice univoco dell’Ente, la decorrenza dei termini della fatturazione
elettronica; è stato aggiornato il programma di contabilità per la creazione del file della fattura
elettronica di vendita; è stata data l’adesione dell’Ente al sistema di Intermedia Marche per
l’integrazione del Sistema di Interscambio con il Sistema di Protocollo degli Enti e con il Polo di
Conservazione Regionale per la dematerializzazione dei documenti.
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Per l'inserimento dei dati contabili ed il
loro trasferimento in contabilità analitica, sono state
acquisite le nuove modalità di consultazione dei dati contabili; sono state attivate e acquisite le
procedure per la formazione del file per la gestione e trasmissione della fatturazione elettronica di
vendita. E’ stata attivata la nuova procedura per la gestione dei cespiti: si è attivato un ciclo
omogeneo che comprende la registrazione del cespite, la sua contabilizzazione e il trasferimento
in analitica. Il nuovo processo permette di monitorare lo stato di avanzamento del budget degli
investimenti per tipologia di intervento e per centro di costo. L’attuale
contabilità
versione del programma di
non prevede l'importazione diretta della fatturazione elettronica dal sistema di
Interscambio alla contabilità, i moduli per la riclassificazione del Bilancio e delle dichiarazioni
avrebbero avuto un costo aggiuntivo per l’Ente per cui, per quest’anno, si è preferito attivare la
procedura per la gestione dei cespiti.
Si sono svolti presso gli uffici del Servizio Informatico regionale svariati incontri aperti a tutti gli
Enti interessati dal sistema PALEO in uso in Regione, ai quali ha partecipato anche l'E.R.S.U. di
Urbino, per definire la conservazione informatizzata dei documenti. La Regione ha inviato a detti
Enti in due riprese uno schema di Disciplinare Tecnico per la conservazione sostitutiva dei
documenti, l'E.R.S.U. li ha fatti propri entrambi, l'uno con delibera del CdA n. 17/2015 del
29/4/2015, l'altro con decreto commissariale n. 2 del 3/11/2015, rinviandoli ai preposti Servizi
regionali. A tutt'oggi però nessun altro input è pervenuto da parte della Regione, per cui l'E.R.S.U.,
che ha svolto tutto quanto di sua competenza, è in attesa di sottoscrivere gli accordi che possano
finalmente avviare la conservazione digitale dei documenti.
Nel frattempo si è provveduto a catalogare la documentazione cartacea presente nell’ Archivio
storico, preparando quella che può essere mandata al macero secondo le normative in materia e
con l'ottenuto assenso della competente Soprintendenza Archivistica regionale.
E' stata effettuata la revisione periodica delle procedure operative relative agli acquisti, agli
approvvigionamenti per le mense, alla gestione delle merci a scorta, all'acquisto ordine chiuso ed
aperto, al fine di eliminare le criticità che si potevano creare.
E' stata sviluppata la fase di studio ed analisi delle problematiche intellettuali da inserire e
comprendere per la realizzazione del nuovo programma. Detta fase determinata da incontri e
relazioni circa le varie modalità applicative congruenti ed esaustive circa la modifica ed
integrazione del programma attualmente in atto presso l'Ufficio( dipendenti manager ) ha
compreso ed analizzato
le dovute variabili e modalità applicative, considerate
propedeutiche alla progettazione che e' stata
personale e con la necessaria e
quindi
sviluppata con il coinvolgimento del Servizio del
fattiva collaborazione ed esecuzione del Servizio Informatico
dell'Ente. L'obiettivo è stato quello di raggiungere una modalità che rispetti i dati attualmente in
essere nel programma dipendenti managers con quelli del programma sicurezza dell'Ente, in
relazione alla creazione di un'unica banca dati.
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4) Azioni volte alla riqualificazione della spesa dell’ente.
Per la riqualificazione della spesa dell'Ente, sono state intraprese diverse azioni:
L'Help Desk
è stato trasferito a Palazzo Corboli, assieme alla sede del Centro Informazioni
Studenti e Biblioteca Multimediale al fine di consentire un risparmio delle utenze nella sede
distaccata ed è stata fatta richiesta anche all'Associazione UIC di trasferirsi dalla sede da Via del
Popolo presso i locali idonei a Palazzo Corboli, in fase di reperimento.
Il Servizio Organi Istituzionali ha predisposto un piano interno di comunicazione e pubblicazione
degli atti di competenza della Direzione, Presidenza e del Consiglio, in data 22-12-2015.
Sono state avviate le pratiche per la vendita, locazione e permuta della Palazzina di Via del Popolo.
L'avviso pubblico (manifestazione d'interesse) è stato pubblicato sul sito dell’Ente e sul quotidiano
“ il Resto del Carlino” (due uscite), per individuare potenziali interlocutori interessati alla locazione
dell’immobile entro il 30 dicembre 2015.
Per la fornitura di generi alimentari, il Servizio Acquisti ed il servizio Ristorazione, nel corso
dell'anno 2015 hanno utilizzato il Sistema Dinamico di Acquisizione della PA, procedura
interamente telematica. Si è reso quindi necessario approfondire le tematiche inerenti la nuova
procedura di acquisizione.
Anche l' acquisizione di prodotti ortofrutticoli a costo zero ha partecipato alla riduzione delle spese
dell'Ente: sono stati prelevati presso il centro di stoccaggio di Rubbianello 138 quintali di frutta e
verdura a titolo gratuito. Sono stati effettuati n° 13 ritiri da parte dei magazzinieri e dipendenti
della Mensa per ritirare prodotti che hanno comportato un risparmio del 4/5% rispetto all'anno
precedente sull'acquisto di frutta e verdura.
Sono stati tenuti incontri con il Comune di Urbino e Marche Multiservizi riguardo alla
documentazione che l'Ente ha presentato per l'errata fatturazione della tassa sui rifiuti del periodo
2010 - 2015, emessa con l’errore delle superfici di alcune strutture, in particolare Campus
Scientifico (Mensa-Bar e Alloggi), Tridente, Aquilone e Serpentine. Sono stati quindi rielaborati i
conteggi riguardanti i costi
per rifiuti solidi urbani di tutte le strutture dell’ERSU,
con calcoli
puntuali delle superfici di ogni immobile, le tariffe applicate su di essi dal Comune (di cui molte
errate) e le nuove tariffe da applicare. Il tutto è stato consegnato al Comune che ha provveduto a
correggere le tariffe e le bollette a favore dell’ l'ERSU ed a stabilire i rimborsi degli importi percepiti
erroneamente degli anni pregressi, secondo Regolamento comunale TARI. Si è ottenuto per ora
un rimborso per gli anni 2014 e 2015 mentre per gli anni precedenti il Comune chiederà un parere
alle Autorità competenti.
E’ stata portata allo studio una convenzione con il Comune per un Servizio Unificato di produzione
e fornitura di pasti da parte dell'ERSU. Dall'analisi dei diversi aspetti sono stati evidenziati gli
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elementi comuni (quali l'attenzione negli acquisti, la cucina tradizionale, la buona qualità del
servizio), le diversità (la tipologia di utenza, il sistema di distribuzione, le esigenze dietetiche) ed
infine le problematiche che potrebbero essere superate con l'unificazione del servizio: il Comune
avrebbe una sede della mensa più idonea (attualmente è sotto una scuola) e sarebbe meno
oberato dalle procedure per l'acquisto delle derrate, mentre l'ERSU conseguirebbe un migliore
utilizzo degli spazi e delle attrezzature ed una riduzione dei costi. La proposta che è stata elaborata
per il momento, è di condividere la fase degli acquisti ritenendo possibile in tal modo ottenere
prezzi più favorevoli.
l Servizio Ristorazione ha pensato anche a una innovazione dell'offerta, consistente nel trasformare
presso la Rist. Tridente la distribuzione in sistema in line (free-flow): questo progetto è stato
completato con l'elaborazione delle schede tecniche di arredi ed attrezzature e del preventivo di
spesa per l'acquisto degli stessi il cui importo è stato indicato nella previsione di budget per l'anno
2016. Il progetto è poi stato visionato dal personale tecnico per la valutazione degli interventi da
fare sull'impianto elettrico, idrico e sull'illuminazione per stabilire i relativi costi. Inoltre, nel corso
dell'anno, per arricchire la proposta di piatti ed anche per favorire l'incontro e la socializzazione tra
gli studenti universitari, sono state effettuate tre serate a tema (in coincidenza con eventi
particolari o festività): "menù pasqualino" il 26 marzo 2015, "serata d' españa" il 24 giugno 2015 e
"Natale marchigiano" il 16 dicembre 2015. Infine, è' stata acquistata una macchina per produrre
gelati cremosi e dolci (panna cotta, crema, ecc.) che è stata utilizzata sia in occasione di convegni
che per il menù normale.
Riguardo al recupero del cibo confezionato ed avanzato per la consegna dello stesso ad
associazioni caritatevoli della città, dalle rilevazioni effettuate si è evidenziato che le quantità
giornaliere di prodotti non venduti sono realmente limitate in quanto si ripropongono nel turno
serale o il giorno successivo, così come si consumano prima possibile i prodotti prossimi alla
scadenza. Sono stati effettuati incontri con rappresentanti dell'Associazione "Banco Alimentare" di
Pesaro in cui sono state valutate le modalità con cui viene effettuata la raccolta di prodotti
alimentari. Considerato che ad Urbino l'attività di recupero di pasti confezionati ed invenduti è
ancora in fase di progettazione e che la donazione di prodotti alimentari non venduti pone diverse
problematiche in merito alle registrazioni contabili, alle consegne ed al rispetto delle procedura di
corretta prassi igienica, ancora non ben definite dal punto di vista normativo, ed in attesa
dell'approvazione della proposta di legge Gadda che semplifica ed armonizza dette procedure, si è
programmata l'introduzione nel prossimo anno di questa attività nel piano di autocontrollo HACCP,
con l’impegno della formazione del personale.
5) Indagini riguardanti il soddisfacimento dei servizi ERSU nei confronti di tutti gli
utenti con riguardo anche al miglioramento degli ambienti ed ai rapporti tra gli
studenti e le Istituzioni.
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La rilevazione effettuata dal Servizio "Diritto allo Studio", è stata svolta nel periodo Giugno-Dicembre
2015, in concomitanza con il
complessivamente n.
maggior afflusso di studenti agli sportelli; e ha riguardato
363, questionari raccolti. L'elaborazione dei dati si è conclusa con una
pubblicazione dalla quale si evince che gli studenti sono per il 45% mediamente soddisfatti, il 44%
ha espresso un giudizio positivo e l’11
una valutazione negativa . Nel corso dell'anno è stato
acquistato anche un elimina code per risolvere e migliorare ulteriormente alcune criticità rilevate
nei periodi di maggior affluenza di pubblico.
Le rilevazioni svolte presso il Servizio Alloggi, sono state due: sono stati raccolti circa 700
questionari ed è in corso la fase di elaborazione delle risposte e la relativa stampa riassuntiva dei
dati raccolti .
Anche per le strutture di Foresteria, la customer satisfaction è stata regolarmente applicata: per
l'anno 2015 sono state consegnate 190 schede agli ospiti alloggiati all'internazionale e ne sono state
ritirate 187 mentre al colle su 280 consegnate ne sono state ritirate 271.
L'Ente ha svolto diverse indagini riguardanti il soddisfacimento dei servizi dell'ERSU anche nei
confronti dei clienti non studenti, facenti parte delle attività convegnisti che e manifestazioni varie:
sono stati restituiti ed acquisiti n. 6 questionari (su 6) che erano stati distribuiti agli organizzatori
delle manifestazioni di maggior rilievo per presenze e durata, ospitate presso le strutture dell'Ente
nel secondo semestre 2015. In totale per tutto l'anno sono stati quindi acquisiti 10 questionari
compilati, su 11 distribuiti. I dati emersi sono stati valutati e riportati in un'apposita relazione per il
Direttore.
Sono stati elaborati, stampati, distribuiti e raccolti i questionari riguardanti la qualità dei servizi
culturali e ricreativi dei collegi universitari, con elaborazione e statistiche dei dati raccolti e
relazione per il sito web dell'Ente.
Inoltre, con le Associazioni studentesche e l'Università, sono stati svolti diversi incontri per
organizzare iniziative a favore degli studenti stranieri e, in particolare, un Welcome Office unificato
dove riunire tutte le informazioni sui servizi e anche organizzare servizi di accompagnamento o in
lingua.
Sempre riguardo agli studenti stranieri, è stata svolta una analisi degli iscritti, riguardo alle
domande di servizi erogati dall'ERSU. e ne è stata realizzata una pubblicazione. I risultati della
analisi mostrano come la percentuale degli studenti stranieri
esaminato:
sia aumentata nel periodo
dal 6,31% dell'anno accademico 2009/2010 al 7,03% del 2011/2012. Per quanto
riguarda la borsa di studio altro dato significativo si riferisce al mantenimento del beneficio. Tra il
primo e il secondo anno di corso si osserva una flessione dell'8%, del 42% tra il secondo e il
terzo anno e decisamente una flessione consistente, pari al 50% se si considera il rapporto tra
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gli studenti che hanno ottenuto il beneficio al primo anno e quelli che lo confermano al terzo anno
di corso.
Anche riguardo al Servizio del Personale si è voluta vagliare l'attività di soddisfacimento, in
particolare riguardo i servizi ausiliari nella sede centrale dell'Ente. Ne è risultato che il servizio ha
regolarmente funzionato, sia per quanto concerne il servizi di pulizie ,che per i servizi ausiliari e
centralino, con le tre unità assegnate senza ausilio di altre unità esterne.
Si sono svolte indagini di Customer Satisfaction, anche riguardo l'offerta del menù per studenti
affetti da celiachia ed intolleranze alimentari; è stata rivista l'organizzazione del servizio per i
celiaci, eliminando la prenotazione giornaliera del pasto.
E' stata effettuata un'indagine di
gradimento i cui risultati sono in fase di elaborazione.
Allo scopo di raggiungere la certificazione ISO 9001, dopo contatti e riunioni con colleghi dell'ERSU
di Ancona, è stato suggerito di iniziare con il riaggiornare le procedure operativo/gestionali
dell'ente dei vari settori ed a catalogare, per ognuna di esse, i moduli necessari ai passaggi di
lavoro. Il lavoro è stato complesso perchè sono stati convocati ogni volta i responsabili e gli
operatori di tutti i servizi coinvolti nei vari passaggi all'interno delle diverse procedure, ed è stato
propedeutico all'incontro con una ditta esperta prima del contatto definitivo con un ente
certificatore.
All'incontro con il nuovo Presidente della Regione, 25 giugno 2015,
è stato presentato e
consegnato l'opuscolo di rendicontazione sociale dell'ERSU. Con nuovi dati, aggiornati nel corso
dell'anno, sono poi state fatte anche nuove versioni in cui sono state annotate le date degli
aggiornamenti e ricomprese anche integrazioni.
Anche se nel 2015, per esigenze economiche, il Servizio dei Tutor è stato soppresso, ciò non ha
impedito che nelle strutture abitative il personale coinvolto si sia prodigato al fine di organizzare
manifestazioni ed eventi che potessero migliorare e integrare la vita sociale all’interno dei collegi
stessi: nelle aule e negli spazi comuni dei collegi universitari sono state infatti organizzate diverse
manifestazioni e incontri:
rassegna “Angolo dell’Avventura” (resoconti di viaggi, cadenza
quindicinale nei mesi di ottobre e novembre); il Cineforum del gruppo Agorà svoltosi con cadenza
settimanale da gennaio a maggio, attività nel Teatro del Collegio La Vela da parte di gruppi
studenteschi, recitazione di poesie, incontri a cura dell’Accademia della Risata in collaborazione con
l’Asur di Urbino (7 incontri) e infine la proiezione della finale di calcio Champion League.
Si è fatta anche opera di sensibilizzazione riguardo la raccolta differenziata, coinvolgendo in questo
anche il personale. Nel 2015, sono stati acquistati 8 contenitori per la raccolta differenziata. Tra
Collegio internazionale e Collegio Colle, si sono raggiunti risultati grazie all''impegno costante del
personale coinvolto, che ha sempre saputo indirizzare l'utenza studentesca all'utilizzo degli stessi.
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Per quanto riguarda infine l'osservanza del divieto di fumo,
sono stati effettuati i controlli a
campione nelle due strutture di foresteria;controlli che non hanno evidenziato alcuna inosservanza
del divieto.
Dalle Linee Guida del Piano Regionale e dagli Obiettivi Generali assegnati dal Consiglio di
Amministrazione sono poi scaturiti gli Obiettivi assegnati ai singoli responsabili di P.O. dell’ente,
raggiunti con il coinvolgimento di tutto il personale loro attribuito, relazionati nelle schede di
valutazione delle P.O. stesse e riportati tutti nella scheda excell riepilogativa del grado
raggiungimento, nella rilevazione reportistica semestrale ed annuale degli Obiettivi Generali e
Progettuali .
Sicurezza sul lavoro - D.Lgs 81/2008 e 106/2009 (ex 626/94).
POLITICA PER LA SALUTE E LA SICUREZZA DELL’ERSU DI URBINO – anno 2015
La salute e la sicurezza rappresentano per l’Ente e per i lavoratori beni primari irrinunciabili per lo
sviluppo delle attività produttive.
Sono state svolte in pieno le attività connesse Il Servizio del Personale ha svolto in pieno le attività
connesse al costituito ufficio di “Segreteria del Datore di Lavoro” avvenuta con determinazione del
Direttore n. 46 del 04/02/04 in tema di sicurezza e salute dei lavoratori e dei luoghi di lavoro,
provvedendo alla definitiva strutturazione dello “Sportello Sicurezza” presso la sede del Servizio
Personale, istituendo una postazione esecutiva dotata degli elementi necessari detta, “Segreteria
del Datore di Lavoro”, procedendo a coordinare tutte le attività inerenti la sicurezza dei dipendenti
nei luoghi di lavoro, avvalendosi in particolar modo del medico Competente e del Responsabile del
Servizio di Prevenzione e Protezione dell’Ente e di una unità amministrativa specifica per detto
compito. Il servizio svolge tramite il Medico Competente
compiti di sorveglianza sanitaria nei
confronti dei dipendenti soggetti a rischi specifici e delle strutture, in ottemperanza al documento
di rischio adottato e revisionato per tutte le attività dell’Ente, procedendo alla programmazione
delle visite
mediche per il personale soggetto a sorveglianza sanitaria, presso l’ambulatorio
dell’Ente, oltre alle prenotazioni presso l’Ospedale o altre strutture sanitarie ; procede alla
individuazione di tutte le figure sensibili inerenti la sicurezza ( A.S.P.P. , Preposti, addetti al servizio
antincendio , addetti al servizio di primo soccorso, addetti alla gestione delle emergenze e loro
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Coordinatori , e alla gestione del divieto di fumo); valuta la rispondenza dei luoghi di lavoro alle
normative e alla corretta tenuta, sorveglianza e manutenzione dei presidi antincendio, ai sensi del
D.M. 10.03.1998 ; valuta che le cassette di primo soccorso siano sempre fornite dei presidi
sanitari; valuta la necessità e la tipologia dei vari Dispositivi di protezione individuale da assegnare
in dotazione e in uso ai dipendenti, e ne cura l’approvvigionamento a ciascuno degli aventi diritto;
fornisce la consulenza sulle schede dei prodotti detergenti, sanificanti, sgrassanti e disincrostanti
in uso nelle strutture dell’Ente;
procede alla corretta formazione ed informazione di tutto il
personale dell’Ente , in particolare procede a formare le figure sensibili sopra riportate; Procede
alla formazione del personale relativamente alla gestione del protocollo operativo sulle attività dei
vari servizi dell’Ente , nello specifico servizi di pulizia e mense;
Individua secondo la legge i
rappresentanti dei lavoratori nei luoghi di lavoro , tramite indicazioni delle OO.SS. o tramite
elezioni, ed una volta individuate procede alla integrale formazione degli stessi ai sensi di legge, al
fine di porli in condizione di meglio espletare il loro mandato; formula gli organigrammi generali e
settoriali delle figure sensibili per la gestione della sicurezza e dell’emergenza ; provvede alla
mappatura delle vie di fuga ( mappe per la gestione della prevenzione incendi), inserendole in
tutte le strutture dell’Ente ; individua i punti di raccolta delle persone a seguito di emergenze;
provvede in tema di sicurezza, alla vigilanza sui
contratti pubblici di lavori servizi e forniture con
le ditte esterne (d.u.v.r.i.) ; monitorizza le varie fasi lavorative del personale al fine di individuare
una rispondenza superiore del documento di rischio dei vari servizi ed al fine di procedere al
miglioramento dei cicli lavorativi ed alla conseguente riduzione del rischio specifico, anche con
procedure di rilevamento filmiche per vari cicli lavorativi , in relazione alla movimentazione
manuale dei carichi e ripetitività dei movimenti ; ha proceduto alla modificazione strutturale del
locale della mensa del Tridente a seguito di incarico ad una ditta specializzata per la rilevazione ed
analisi del microclima ,nelle due mense dell’Ente , a seguito di maggiori e migliori informazioni
ottenute per emendare le problematiche connesse ; Il servizio ha proceduto alla riattivazione del
sistema antincendio automatico presso il SOT e casa della studentessa; provvede alle riunioni
periodiche con i RLS, RSPP, MC e Datore di Lavoro, ai sensi dell’art. 35, del D. leg. vo 81/2008, al
fine di revisionare il documento di rischio , l’ idoneità dei DPI e loro consegna ed i certificati di
conformità sui lavori effettuati , i programmi di formazione ed eventuali variazioni delle condizioni
di esposizione al rischio dei lavoratori ; procede alle visite alle strutture con il Datore di lavoro, il
M.C. e l’ RSPP.; ha posto in essere ai fini dell’emergenza uno specifico numero telefonico n. 4141,
dedicato solo per detto fine, collegando tutte le strutture presenti nell’Ente , al quale numero
risponde sempre , anche di notte , un operatore formato in materia, in grado di porre in essere
tutte le procedure previste nel piano d’emergenza. Oltre a tale numero telefonico si è lavorato ad
un sistema di allertamento generale per il collegio e mensa tridente, collegando una serie di
apparecchiature di amplificazione fonica, nelle varie sedi della struttura, con la postazione
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permanentemente sorvegliata da parte di un operatore . Il servizio si adopererà in relazione ai
Collegi Universitari , che possono presentare una serie di limiti e vincoli strutturali , ad applicare
nel tempo un sistema di sicurezza equivalente , attenendosi alle indicazioni fornite dal documento
di prevenzione incendi, presentato ai VV. FF . da parte del tecnico competente. Il Servizio di
concerto con gli organismi competenti in sicurezza dell’ Università degli Studi di Urbino, ha
proceduto alla verifica delle condizioni delle Strutture abitative dei Collegi Universitari , tranne il
Tridente ,oggetto di totale messa a norma nell’anno 2016, in relazione alle disposizioni antincendio
e abitative, al fine di individuare, gli interventi inderogabili per la corretta messa in sicurezza delle
strutture. Il Datore di lavoro, infine, ha elaborato con un tecnico di fiducia, una dettagliata analisi
degli interventi prescrivibili con indicazione dei relativi costi economici in tutti i collegi Universitari,
al fine di renderli a norma con le leggi sulla sicurezza ( Disposizioni sulle strutture abitative), ha
provveduto inoltre alla valutazione dello “stress da lavoro correlato”.
RELAZIONE ATTIVITA’ DI FORMAZIONE ANNO 2014
Il programma formativo, per l’anno 2015 prosegue in linea di massima quello già avviato negli anni
precedenti, delineato in maniera specifica e circostanziata nelle precedenti proposte formative,
tendendo conto di esigenze prioritarie determinate, sia dalla necessità di ottemperare a quanto
previsto dalla normativa in materia di sicurezza del lavoro, che dall’esigenza di intervenire a
colmare, con azioni idonee, le principali lacune riscontrate in alcuni cicli di attività, in relazione ad
innovazioni tecnologiche, organizzative e normative e programmi di sviluppo della qualità dei
servizi.
Gli interventi di formazione, volti ad aggiornare ed arricchire le competenze professionali dei
dipendenti rispondono altresì alle singole richieste avanzate in merito dalla Direzione e dai
Responsabili dei Servizi.
I docenti e/o Istituti ed Enti di Formazione sono stati come sempre scelti con l’obiettivo di favorire
il conseguimento di risultati non generici, ma atti a trasmettere alle risorse umane assegnate, le
competenze adeguate all’esercizio delle singole prestazioni lavorative.
A tal fine, in alcuni casi, ove possibile, è stata prevista, al termine del corso di formazione, una
prova di verifica, da parte del docente, per poter procedere ad un controllo immediato delle
nozioni apprese, al fine di una formazione più efficace e produttiva di maggiori effetti, in quanto
rispendibile nel ciclo lavorativo.
Il numero degli interventi formativi effettuato, eccetto quelli dedicati alla Sicurezza che non
prevedono vincoli, risulta, come negli anni precedenti, contenuto, in quanto subordinato a quanto
previsto all’art. 6, comma 13 della legge 122 del 30 luglio 2010, ( la spesa per la formazione deve
essere non superiore al 50% di quella sostenuta nell’anno 2009), così come ribadito dalla
Responsabile P.O. Organizzazione, Amministrazione del Personale e Scuola Regionale di
formazione della Pubblica Amministrazione della Regione Marche, con nota prot. n. 298363 del
10/05/2013.
CORSI ESPLETATI
Formazione obbligatoria per personale iscritto all’albo degli avvocati. Anno 2015
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Le iniziative che seguono sono relative alle attività di formazione professionale continua ( attività
di aggiornamento, accrescimento ed approfondimento delle conoscenze e delle competenze
professionali ) mediante la partecipazione ad iniziative culturali in campo giuridico e forense, alle
quali tutti gli avvocati iscritti all’albo hanno l’obbligo deontologico di aderire, per mantenere e
migliorare la propria preparazione professionale, curandone l’aggiornamento.
Le suddette iniziative sono state destinate all’ Ufficio legale dell’Ente.
Il numero delle ore dei corsi/conferenze è indicativamente pari a n. 2/3 ore mentre per nel caso in
cui la partecipazione riguardi i convegni il numero delle ore è generalmente maggiore (5/10). Per
alcune iniziative sono stati rilasciati attestati di partecipazione.
L’attività di liquidazione nel concordato preventivo – ConvegnoL’evento formativo, organizzato dall’Associazione dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di
Pesaro e Urino, unitamente al Tribunale ed all’Università di Urbino, si è tenuto nelle giornate del 30
e 31 gennaio 2015, presso l’Aula Magna dell’Università degli Studi di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Obiettivi : la crisi economica attuale sta condizionando lo svolgimento delle procedure
concorsuali. Nonostante le attività legislative introdotte nel corso degli anni, finalizzate a favorire
una soluzione tempestiva delle crisi di impresa e una maggior rapidità nella soddisfazione dei
creditori, i risultati che ne sono conseguiti sono stati deludenti. In questo contesto il convegno
vuole essere un momento di confronto tra i principali attori coinvolti su modalità e strumenti
tradizionali e innovativi, utilizzabili al fine di una corretta impostazione della procedura di
concordato preventivo e dello svolgimento della procedura di liquidazione dell’attivo, valutandone
gli effetti sia sul piano gestionale che su quello fiscale. L’auspicio è che si possa quanto prima
pervenire alla formulazione di proposte di concordato preventivo concretamente sostenibili
attraverso l’ausilio degli strumenti ammessi dall’attuale quadro normativo.
Programma del corso (Venerdì 30 gennaio)
Sessione I – Problemi vecchi e nuovi dell’esecuzione concordataria
- Rapporti tra gli organi della procedura, tra questi e gli organi della società, relativi poteri.
Attività del liquidatore ordinario – (Alessandra Giovetti – Avvocato in Torino);
- La liquidazione dell’atto concordatario: casi ed esperienze professionali ( Giorgio Bonotto ,
Dottore Commercialista in Vicenza);
- Autonomia privata e vincoli normativi nella formulazione della proposta concordataria e
nella successiva fase di liquidazione dei beni ( Fabrizio Di Marzio – Consigliere della Corte di
Cassazione);
- Esecuzione e risoluzione del concordato: problematiche ( Fabrizio Di Marzio – Consigliere
della Corte di Cassazione).
Sessione II – La fiscalità del concordato preventivo
- Profili fiscali del concordato preventivo ( Marco Miccinesi, Professore Ordinario di Diritto
Tributario – Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano);
- Profili problematici della transazione fiscale ( Giuseppe Marini, Professore Ordinario di
Diritto Tributario , Università di Roma tre);
- Le perdite su crediti e le sopravvenienze nel concordato preventivo ( Mauro Trivellino ,
Professore Associato di Diritto Tributario, Università di Padova);
- La variabile fiscale nelle soluzioni alla crisi di impresa: confronto fra gli strumenti a
disposizione del professionista ( Andrea Carinci, Professore straordinario di Diritto
Tributario, Università di Bologna.
(Sabato 31 gennaio)
Sessione III – La valorizzazione dell’attività concordataria
- Il ruolo delle banche nell’esecuzione dei concordati preventivi fra interventi finanziari e
trasformazione dei capitali di credito in partecipazioni ( Sido Bonfatti, Professore Ordinario
di Diritto Commerciale e Bancario – Università di Modena e Regio Emili;
62
-
Strumenti finanziari innovativi e possibili soluzioni nella procedura liquidatoria ; il ruolo delle
banche e del mercato dei capitali (Alessandro Berti, Professore Associato di Economia degli
intermediari finanziari , Università di Urbino Carlo Bo);
La causa concreta del trust liquidatorio nella giurisprudenza e nella dottrina (Vincenzo
Greco , Avvocato in Roma);
La liquidazione dell’attivo e degli strumenti a supporto dei professionisti per la gestione
delle procedure concorsuali (Simone Corso, Responsabile Sviluppo Giuridico nord Centro
UniCredit Credit Management Bank).
Il dolo eventuale : questo sconosciuto (dopo le ss.uu Thyssen)
L’evento formativo, organizzato dalla Camera Penale – Ordine degli Avvocati di Urbino si è tenuto
nella giornata del 10 aprile 2015 presso l’aula penale del Tribunale di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio .
Docente: Prof. Avv. Gabriele Marra.
L’Università degli Studi di Urbino – Scuola di Giurisprudenza – Dipartimento di Giurisprudenza ha
organizzato - Cattedra di Diritto costituzionale, in collaborazione con il Garante per la protezione
dei dati personali, un “Laboratorio di Diritto Vivente”-Trasparenza, Privacy e contrasto alla
corruzione : il rapporto problematico tra pubblicità dell’azione amministrativa e protezione dei dati
personali.
L’Ersu, tramite l’Avv. Angelo Brincivalli che sostituisce, in caso di assenza, il Direttore, ha chiesto e
ottenuto di far partecipare, a titolo gratuito, in qualità di uditori, nello spirito di costante
collaborazione fra le due Amministrazioni, il Responsabile P.O. Servizio Affari Generali e la sua
collaboratrice.
Le iniziative sono state le seguenti:
• Trasparenza e privacy: fondamento costituzionale e sviluppo nell’ordinamento italiano
La lezione si è svolta in data 13 marzo 2015, presso l’Aula 4 del dipartimento di Giurisprudenza
dell’Università degli Studi di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. Servizio Affari Generali e la sua collaboratrice.
Relatrice: Valentina Fiorillo – Funzionario del garante per la protezione dei dati
• Le politiche di contrasto alla corruzione nella Pubblica amministrazione : profili penalistici
La lezione si è svolta in data 13 marzo 2015, presso l’Aula 4 del dipartimento di Giurisprudenza
dell’Università degli Studi di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio e la sua collaboratrice.
Relatore : Prof. Gabriele Marra.
• La disciplina vigente in materia di trasparenza : il D.lgs. 33/2013
La lezione si è svolta in data 20 marzo 2015, presso l’Aula 4 del dipartimento di Giurisprudenza
dell’Università degli Studi di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Relatore: Dott. Matteo Timiani – Funzionario del Garante per la protezione dei dati personali.
•
Il bilanciamento tra trasparenza e privacy operato dal Garante per la protezione dei dati
personali
La lezione si è svolta in data 27 marzo 2015, presso l’Aula 2 del dipartimento di Giurisprudenza
dell’Università degli Studi di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. Servizio e la sua collaboratrice.
Relatore: Prof.ssa Licia Califano – Componente del Collegio garante per la protezione di dati
personali.
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•
Anticorruzione, trasparenza e privacy: la dimensione costituzionale e le regole del
bilanciamento - Convegno
Nell’ambito della suddetta iniziativa è stato organizzato, in data 15 aprile 2015, anche un
Convegno di studi, tenutosi ad Urbino, presso Palazzo Battiferri.
Partecipanti : il Responsabile P.O. Servizio e la sua collaboratrice.
– Convegno- La prova indiziaria
L’evento formativo, organizzato dall’Ordine degli Avvocati di Urbino, in collaborazione con la
Camera Penale si è tenuto nella giornata del 27 Maggio 2015, presso l’Aula Penale del Tribunale
di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Relatore : Dott. Paolo Bardovagni, Presidente Emerito Prima Sezione Penale Corte Suprema di
Cassazione.
La non punibilità per particolare tenuità del fatto (D.Lgs. n.28/15)
L’evento formativo, organizzato dalla Camera Penale di Urbino, con il patrocinio dell’ordine degli
Avvocati di Urbino, si è tenuto nella giornata dell’ 11 Giugno 2015, presso l’Aula Penale del
Tribunale di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Relatore : Prof. Nicola Selvaggi – Università “Mediterranea” di Reggio Calabria.
La tutela dell’economia e della finanza : il ruolo della Guardia di Finanza a supporto della Autorità
indipendenti – ConvegnoL’evento formativo, organizzato dall’Ordine degli Avvocati di Urbino, si è tenuto nella giornata del
18 Giugno 2015, presso l’Aula Magna del Rettorato dell’Università degli Studi Carlo Bo.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Relatore : Gennaro Vecchione – Comandante Unità speciali della Guardia di Finanza.
Recenti evoluzioni in tema di responsabilità civile
L’incontro di studio, organizzato dalla Camera Civile, in collaborazione con l’Ordine degli Avvocati
di Urbino, si è tenuto nella giornata del 26 Giugno 2015, presso l’Aula Penale del Tribunale di
Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Relatore : Avv. Silvia Vanni – Docente per l’insegnamento di istituzioni di diritto privato presso il
Dipartimento di Giurisprudenza dell’Università degli Studi di Urbino.
Il nuovo processo esecutivo
L’evento formativo , organizzato dalla Camera Civile, in collaborazione con l’Ordine degli Avvocati
di Urbino, si è tenuto nella giornata del 17 Luglio 2015, presso il Collegio Raffaello – Sala
Castellari – Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Relatore : Avv. Laura Jannotta – Segretario Nazionale delle Camere Civili.
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La deontologia nei procedimenti di mediazione e arbitrato
L’evento formativo, organizzato dall’ Ordine degli Avvocati di Urbino si è tenuto nella giornata del
16 ottobre 2015 presso il Palazzo di Giustizia, Aula penale di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Docente: Avv. Giuseppe Briganti.
Giustizia ordinaria e magistratura contabile – Convegno L’evento formativo (Convegno), organizzato dall’ Ordine degli Avvocati di Urbino si è tenuto nella
giornata del 23 ottobre 2015 presso l’Aula Magna di Palazzo Battiferri, Via Saffi – Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Truffe, frodi e contraffazioni : a difesa del cittadino
L’evento formativo (Convegno), organizzato dal Comune di Urbino, in collaborazione con Adusbef,
Associazione e difesa dei consumatori, si è tenuto nella giornata del 28 ottobre 2015, presso la
Sala degli incisori del Collegio Raffaello di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
IL DNA nelle aule di giustizia
Il Seminario, organizzato dal Dipartimento di Giurisprudenza con il patrocinio della Camera Penale
e dell’Ordine degli Avvocati di Urbino, si è tenuto nella giornata del 27 novembre 2015, presso
l’Aula Magna del Dipartimento di Giurisprudenza di Urbino.
Partecipanti: il Responsabile P.O. del Servizio.
Salute e sicurezza nei luoghi di lavoro : sinergie tra responsabilità individuali e collettive –
Convegno L’evento formativo, (Convegno), organizzato dall’Ordine degli Avvocati di Urbino e Confapi, si è
tenuto nella giornata del 01 dicembre 2015, presso l’Aula Magna di Palazzo Battiferri a Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Programma:
- Prevenzione e organizzazione nel D.Lgs.81/2008 – Prof. Paolo Pascucci (ordinario di Diritto
del lavoro all’Università di Urbino, Presidente dell’Osservatorio Olympus;
- La tutela della sicurezza nel D.Lgs. 81/2008: il datore di lavoro, i professionisti specializzati
e il lavoratore come debitore di sicurezza - Dott. Raffaele Guariniello (Coordinatore del
gruppo sicurezza del lavoro Procura della Repubblica di Torino);
- Tavola Rotonda con l’intervento di : Assessorato al lavoro Regione Marche; Inail Direzione
Regione Marche - Direzione Territoriale del lavoro Pesaro e Urbino; Asur Marche Direzione
Area Vasta1.
Convegno- Ufficio per il processo Tirocini formativi e buone prassi. Il modello marchigiano
L’evento formativo, organizzato dall’Ordine degli Avvocati di Urbino in collaborazione con le
Università di Urbino, Macerata, Camerino e Politecnica delle Marche si è tenuto nella giornata del
18 dicembre 2015, presso il Palazzo Ducale di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O. del Servizio.
Programma
- Apertura dei lavori sotto la direzione del Presidente della Scuola Superiore della
Magistratura.
- Interventi:
- Introduzione e presentazione della Convenzione quadro – Carmelo Marino;
- Le Università delle Marche e la partecipazione al progetto – Paolo Pascucci – Direttore
dipartimento di Giurisprudenza dell’Università di Urbino;
65
-
L’occupazione dei giovani laureai marchigiani ed il buon funzionamento della giustizia nel
territorio regionale – Loretta Bravi – Assessore al lavoro della Regione Marche;
Tirocini formativi e pratica forense – Arturo Pardi – Componente del Consiglio Nazionale
Forense;
Sostenibilità ed organizzazione del lavoro del magistrato- Rodolfo Sabelli – Presidente
dell’Associazione Nazionale Magistrati;
Il modello marchigiano – Testimonianze dei tirocinanti degli uffici giudiziari del distretto :
Come tagliare il file in udienza - Roberto Venturini - Avvocato del Foro di Pesaro;
Come rendere più facile la vita con il PTC (Protocollo per il processo civile telematico) –
Andrea Ausili – Giudice del Tribunale di Ancona.
CORSO HACCP (Dirigente e Responsabile P.O. ristorazione)
Il corso, curato dall’ Istituto Zooprofilattico di Perugia, nell’ambito degli interventi finalizzati alla
formazione del personale nel settore dell’igiene degli alimenti, si è svolto nella giornata del
29/01/2015
N. ore : 2
Partecipanti : il Dirigente Gestione Servizi Collettivi e la Responsabile P.O. servizio Ristorazione.
Docente: Dott.ssa Annalisa Petruzzelli.
Programma:
- La legislazione vigente nel settore dell’igiene degli alimenti ed in particolare i nuovi
regolamenti comunitari (Pacchetto Igiene);
- Il sistema HACCP e l’applicazione dell’autocontrollo: le procedure di lavoro, la
documentazione dei controlli. Ruoli e responsabilità nell’ambito dell’autocontrollo. La
corretta prassi igienica e le criticità delle mense di Ristorazione collettiva;
- Il sistema Cook - Chill e confezionamento sottovuoto: procedure di lavoro, individuazione
dei CCP, sistema di monitoraggi. Shelf life e Challenge test della pasticciata pesarese
sottovuoto;
- L’igiene ed il comportamento del personale - La sanificazione: detersione e disinfezione dei
locali e delle attrezzature;
- Gestione di non conformità.
POWERPOINT
Il corso base di Powerpoint, è stato effettuato nella giornata del 24/03/2015, presso il Servizio
Personale.
Fa parte della formazione interna in quanto, su richiesta del Responsabile P.O. Servizio del
Personale, è stato tenuto dal Dott. Stefano Pasquini, che fa parte del SIS dell’Ente.
N.ore : 1,5
Partecipanti: Il Responsabile ed il Personale del servizio (n. 5 unità).
Finalità ed obiettivi : Fornire informazioni/presentazioni, agli studenti, dei vari servizi offerti
dall’Ente, sia relativamente al servizio di ristorazione (vari tipologie di menu…ecc.) che in generale,
tramite l’aggiornamento del sito web dell’Ente, cercando di rendere gli stessi il più possibile
appetibili all’utenza, con il supporto delle nuove tecnologie.
Programma svolto:
- Introduzione di carattere generale
- Software da ufficio
Le presentazioni
- Organizzazione dei documenti
- Diapositive
- Strutture e Layout
- Proiezioni
- Stampe…
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Si è provveduto anche ad effettuare una mini esercitazione pratica, per verificare la comprensione
dei contenuti di base.
Workshop – Sicurezza degli alimenti di origine animale: evoluzione del controllo e nuove strategie
per la garanzia del consumatore
L’evento formativo, organizzato dall’Università degli Studi di Urbino, in collaborazione con il
comune di Urbino si è tenuto nella giornata del 10 giugno 2015, presso la Sala del Maniscalco
(Data) di Urbino.
N.ore : 3
Partecipanti : il Dirigente Ufficio Gestione Servizi Collettivi, Responsabile P.O. Servizio del
Personale, Responsabile P.O. Servizio Ristorazione; Funzionario Servizio Ristorazione.
Programma:
- Introduzione : Orazio Cantoni, Università deglio Studi di Urbino;
- Chi controlla gli alimenti di origine animale – Andrea Valiani – Istituto Zooprofilattico
Sperimentale Umbria Marche;
- Il ruolo dei Nas nel controllo degli alimenti di origine animale – Giovanni Capasso – Tenente
colonnello comandante del gruppo carabinieri per la tutela della salute di Roma;
- Sicurezza alimentare : tra tradizione e nuove esigenze del consumatore – David Ranucci –
Università degli Studi di Perugia; Stefano Rea – Università degli Studi di Camerino;
- Il mare come risorsa alimentare: quale contaminazione è presente nella catena trofica
marina fino alle carni dei pesci destinati al consumo umano?
- Conclusioni e prospettive – Flavio Vetrano – Università degli Studi di Urbino Carlo Bo.
Corso formazione/informazione sicurezza nei luoghi di lavoro – art.37 T.U. D.Lgs. 81/2008
Il corso si è svolto presso le strutture abitative dell’Ente nella giornata del 23 giugno 2015.
N.ore: 4 +1
Partecipanti : il personale a tempo determinato addetto al servizio portineria ad al servizio
ristorazione.
Docente : Il Prof. Paolo Pedrinelli Carrara – Responsabile della Sicurezza dell’Ente.
Argomenti svolti: Il corso base sulla sicurezza nei luoghi di lavoro comprendeva argomenti relativi
alle norme comprese dal D.Lgs. 81/2008 e s.m.i. (D.Lgs. 3/8/2009 n.106 – Legge 7 luglio
n.88/2009) quali:
- Obblighi giuridici in base alla suddetta normativa;
- Le principali figure indicate dal T.U. sulla sicurezza;
- la gestione delle emergenze;
- La valutazione dei rischi;
- La responsabilità del soccorso;
- Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza-;
- Informazione e formazione dei lavoratori – sicurezza nei luoghi di lavoro;
- Stress lavoro correlato.
L’attività di formazione del docente comprendeva:
- Docenza;
- Progettazione del corso;
- Elaborazione del materiale didattico;
- Produzione e consegna di copia informatizzata del materiale didattico;
- Attività di verifica degli apprendimenti;
- Attività di valutazione del grado di soddisfazione dell’utenza;
- Redazione e consegna del format per gli attestati;
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- Monitoraggio con relazione finale;
- Pianificazione dei percorsi formativi;
- Programmazione dei percorsi formativi.
I° Giornata della trasparenza
La giornata formativa è stata organizzata dall’Ente, su indicazione del Dirigente Servizi Collettivi,
Responsabile Unico della trasparenza ed anticorruzione, nella giornata de 9/ 06/2015, nella sala
consigliare di Palazzo Corboli.
N.ore: 3
Partecipanti : Responsabili e funzionari servizi dell’Ente
La giornata formativa prevedeva lo svolgimento dei seguenti interventi formativi:
- Piano triennale prevenzione della corruzione e programma triennale per la trasparenza e
l’integrità dell’Ersu di Urbino – Avv. A. Brincivall Dirigente Servizi Collettivi, RPC e RTI; Avv.
S. Smargiassi Responsabile P.O. Affari generali e Legale; Sig. L.Innella Staff Anticorruzione
e Trasparenza;
- Il codice di Comportamento – Dott. A. Serafini Responsabile P.O. Personale;
- Il ciclo delle performance – Dott.ssa R. Agostini – Responsabile P.O. Controllo di gestione;
- Appalti e Gare – Dott. M. Tontini – responsabile P.O. Acquisti e Gare;
- Provvidenze agli studenti – Dott. P. Rossi – Responsabile P.O. provvidenze agli studenti.
Gli argomenti oggetto dei relativi interventi
( codice di Comportamento, Ciclo delle
performance e Piano triennale di prevenzione della Corruzione) sono visionabili sul sito
istituzionale dell’Ente o sulla intranet ( delibere n.28/2014, n.15 e 16/2015).
Giornata di formazione e aggiornamento per il personale degli Enti Locali – (Gli acquisti di beni e
servizi su Mepa)
L’evento formativo , organizzato dal Comune di Sant’Angelo in Vado - Comune di Urbino, in
collaborazione con l’ufficio Unico per la previdenza, si è svolto nella giornata del 5 ottobre
2015, a Urbino, presso l’ex Collegio Raffaello.
N.ore : 4,5
Partecipanti: Il Responsabile P.O., la Funzionaria e l’Operatrice Amministrativo/Contabile del
servizio Acquisti e Gare.
Programma :
- Gli acquisti di beni e servii su Mepa;
- Analisi diretta di alcuni Bandi ;
L’ordine diretto;
- La richiesta di offerta (RDO);
- Simulazioni operative
- Mepa – confini dell’obbligo di utilizzo
- Consip e Centrali di committenza regionali;
- Breve focus sulle Centrali Uniche di committenza.
Workshop - Expo 2015
L’evento formativo, organizzato dall’Università degli Studi di Urbino, si è tenuto nella giornata
dell’ 08/10/2015, presso la Sala del Maniscalco (Data) di Urbino.
N.ore : 1
68
Partecipanti: Responsabile P.O. Servizio Ristorazione; Funzionario Servizio Ristorazione; Assistente
di ristorazione (mensa Tridente); Assistente amministrativo–contabile (addetto al servizio
sicurezza).
I suddetti dipendenti hanno partecipato alla seconda parte dell’evento, che prevedeva lo
svolgimento del seguente programma, a cura della Scuola di Scienze Biomediche – Sicurezza
alimentare dell’Università degli Studi di Urbino:
- Gli strumenti per garantire le sicurezza alimentare
- Giuditta Schiavano;
- La conservazione degli alimenti
- Wally Baffone.
Razionalizzazione degli acquisti della P.A. e strumenti di e-procurement realizzati da Consip S.p.A.
L’evento formativo, organizzato dal Comune di Urbino, in collaborazione con Consip S.p.A (Società
per azioni del Ministero Economia e Finanze, MEF), si è svolto nella giornata del 20 ottobre 2015, a
Urbino, presso la Sala degli Incisori dell’ex Collegio Raffaello.
N.ore : 4,
Partecipanti: Il Responsabile P.O., la Funzionaria e l’Operatrice Amministrativo/Contabile del
servizio Acquisti e Gare.
Obiettivi: il Seminario si proponeva di illustrare i contenuti del portale www.acquistinretepa.it e
tutte le funzionalità disponibili per l’utilizzo degli strumenti di e-procurement, con particolare
attenzione al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione e al Sistema Dinamico di
Acquisizione.
Programma :
- il Programma di razionalizzazione degli acquisti della P.A.;
- Gli strumenti di e-procurement;
- Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione;
- Focus sul sistema dinamico di acqusizione.
Relatore: Dott. Ferdinando Gemma - Consip – Area Amministrazioni Territoriali – Umbria Marche –
Romagna.
Altri interventi:
- Dott. Mirco Tontini, Responsabile servizio acquisti e Gare del nostro Ente, in relazione
all’esperienza di utilizzo delle procedure concernenti il sistema dinamico di acquisizione;
- Ing. Mauro Raimondi , Direttore Servizio Sistema Informatico d’Ateneo dell’Università degli
Studi di Urbino – Carlo Bo, in relazione all’esperienza pratica operativa di utilizzo degli
strumenti di acquisto Consip.
Corso per addetto primo soccorso (addetto alla gestione emergenze di primo soccorso)
Il corso, organizzato dalla Regione Marche - Scuola Regionale di Formazione della Pubblica
Amministrazione (sede di Treia) si è tenuto nella giornata del 26 ottobre 2015, presso il collegio la
vela (sala teatro) dell’Ente.
N.ore : 4.
Docente: Ermanno Zamponi
Partecipanti:
i dipendenti addetti al primo soccorso a seguito di apposita nomina, in servizio presso: portineria,
ristorazione, collegi, uffici ecc.
PROGRAMMA CORSO: (allegato dalla Scuola Regionale di formazione della P.A, insieme al
materiale didattico ).
“I contenuti della formazione degli Addetti al Primo Soccorso Aziendale, stabiliti dal D.M. 388/2003
(Allegati III e IV), sono i seguenti: MODULO AAllertare il sistema di soccorso
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a) Cause e circostanze dell'infortunio (luogo dell'infortunio, numero delle persone coinvolte, stato
degli infortunati, ecc.)
b) comunicare le predette informazioni in maniera chiara e precisa ai Servizi di assistenza sanitaria
di emergenza. Riconoscere un'emergenza sanitaria
1) Scena dell'infortunio
a) raccolta delle informazioni
b) previsione dei pericoli evidenti e di quelli probabili
2) Accertamento delle condizioni psicofisiche del lavoratore infortunato:
a) funzioni vitali (polso, pressione, respiro)
b) stato di coscienza
c) ipotermia e ipertermia
3) Nozioni elementari di anatomia e fisiologia dell'apparato cardiovascolare e respiratorio
4) Tecniche di autoprotezione del personale addetto al soccorso.
Attuare gli interventi di primo soccorso
1) Sostenimento delle funzioni vitali:
a) posizionamento dell'infortunato e manovre per la pervietà delle prime vie aeree
b) respirazione artificiale,
c) massaggio cardiaca esterno
2) Riconoscimento e limiti d'intervento di primo soccorso.
a) lipotimia, sincope, shock
b) edema polmonare acuto
c) crisi asmatica
d) dolore acuto stenocardico
e) reazioni allergiche
f) crisi convulsive
g) emorragie esterne post- traumatiche e tamponamento emorragico.
Conoscere i rischi specifici dell'attività svolta
MODULO B
Acquisire conoscenze generali sui traumi in ambiente di lavoro
1) Cenni di anatomia dello scheletro.
2) Lussazioni, fratture e complicanze:
3) Traumi e lesioni cranio-encefalici e della colonna vertebrale.
4) Traumi e lesioni toraco-addominali.
Acquisire conoscenze generali sulle patologie specifiche in ambiente di lavoro
1) Lesioni da freddo e da calore.
2) Lesioni da corrente elettrica.
3) Lesioni da agenti chimici.
4) Intossicazioni.
5) Ferite lacero contuse.
6) Emorragie esterne
MODULO C
Acquisire capacità di intervento pratico
1) Tecniche di comunicazione con il sistema di emergenza del S.S.N.
2) Tecniche di primo soccorso nelle sindromi cerebrali acute.
3) Tecniche di primo soccorso nella sindrome di insufficienza respiratoria acuta.
4) Tecniche dì rianimazione cardiopolmonare.
5) Tecniche di tamponamento emorragico.
6) Tecniche di sollevamento, spostamento e trasporto del traumatizzato.
7) Tecniche di primo soccorso in casi di esposizione accidentale ad agenti chimici e biologici.
Test finale di verifica dell'apprendimento”
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D.Lgs.81/2008 e accordo conferenza stato regioni del 21/12/2011
Il corso, organizzato dalla Regione Marche - Scuola Regionale di Formazione della Pubblica
Amministrazione e relativo all’attività formativa SC02.A-2015, riservata ai Dirigenti regionali, si è
tenuto nella giornata dal 30/10/2015 al 01/12/2015. Lo stesso prevedeva l’espletamento di una
prova finale di verifica.
N.ore : 16
Partecipanti: Il Direttore.
Giornata di Formazione e aggiornamento per il personale degli Enti Locali : Personale degli Enti
locali cosa fare dopo le novità dell’estate.
Il corso, organizzato dal Comune di Sant’ Angelo in Vado – Comune di Urbino si è tenuto nella
giornata del 3 novembre 2015, presso la Sala degli Incisori- ex Collegio Raffaello di Urbino ed ha
visto la partecipazione anche di alcuni dipendenti degli Ersu di Macerata e Camerino nell’ottica di
un proficuo interscambio di esperienze.
N.ore : 4,5
Partecipanti : il Responsabile P.O. , la Funzionaria amministrativo - contabile e l’Assistente del
Servizio Personale.
Obiettivi: Alla ripresa autunnale molte sono state le novità normative (D.L.78/2015 decreti attuativi
del jobs Act) e relativi orientamenti interpretativi della Corte dei Conti, Aran e Ragioneria Generale
dello Stato. Il corso intendeva quindi riassumere tutte le novità , proponendo i risvolti operativi e
suggerimenti pratici nella gestione delle Risorse Umane.
Relatore: Gianluca Bertagna – Responsabile di Settore Ente Locale – Membro Nucleo di
Valutazione.
Programma :
Le assunzioni e i dipendenti in soprannumero degli enti di area vasta
- Lo stato delle cose
- la novità del d.l. 78/2015 per gli enti locali;
- il decreto sulla mobilità dei dipendenti;
- le assunzioni ancora possibili;
- le capacità assunzionali e l’utilizzo dei residui;
- le azioni vietate in attesa del completamento del riordino.
- le azioni lecite diverse dalle assunzioni a tempo indeterminato;
- la mobilità volontaria e quella per interscambi;
- questioni critiche: assunzioni a tempo determinato, art
I fondi e la contrattazione integrativa
- La sentenza della Corte Costituzionale sui blocchi dei contratti nazionali;
- i dubbi residui dopo la fine dei blocchi del quadriennio 2011/2014;
- la Circolare della Ragioneria Generale dello Stato sul fondo 2015;
- esempi concreti di costituzione (stabili e variabili) del fondo per il 2015;
- il nuovo parere Aran in merito all’art.15, comma 5, del CCNl 1.4.1999;
- come procedere con la contrattazione integrativa in attesa dei Contratti Nazionali;
- la gestione degli errori: analisi di alcune sentenze e deliberazioni della Corte dei Conti che
esaminano la sanatoria alla contrattazione e ai fondi prevista dall’art.4 del d.l. 16/2014.
Le altre novità
- I diritti di rogito dei segretari comunali: è intervenuta la Corte dei conti Sez. Autonomie;
- I nuovi pareri Aran su retribuzione di posizione e di risultato di dirigenti e didentdenti;
- ll D.LGS 80/2015: una sintesi sulla maternità e sui congedi parentali;
- Il D.LGS.81/2015: cosa si applica agli Enti Locali?
- La riforma della P.A. (decreto madia): cosa cambia per la dirigenza pubblica.
L’IVA NEGLI ENTI PUBBLICI
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Il Corso, organizzato dalla Regione Marche, Scuola Regionale di Formazione della Pubblica
Amministrazione si è tenuto nella giornata del 12 novembre 2015 ed ha visto anche la
partecipazione dei dipendenti del nostro Ente, nella sede dell’Ersu di Macerata, nell’ottica di un
proficuo interscambio di esperienze lavorative.
N.ore :7
Partecipanti : la Responsabile P.O e il Funzionario del servizio Bilancio.
Programma del corso (Principali argomenti)
- Presupposti;
- Ente non commerciale ed Iva;
- Attività istituzionale;Direttiva Comunitaria; DPR 633/72;
- Evoluzione interpretativa da parte dell’Amm/ne Finanziaria;
- Aspetti generali;Tipologia delle interpretazioni;Operazioni escluse ed esenti;Esigibilità;
- Principio dell’afferenza;Detrazione;Regole generali per la detrazione;
- Diritto e divieto alla detrazione e rettifica ;
- Operazioni occasionali;Detrazioni per costi promiscui;
- Regole e calcolo della pro-rata;
- Detrazioni per gli enti non commerciali;
- Contabilità unica o separata;
- Contributi – corrispettivi;Elementi, analisi certificazioni;
- Spyt payment;Riferimenti normativi;
- Legge di stabilità 2015; Ratio e entrata in vigore della norma; Clausole di salvaguardia;
- Ambiti e Soggetti esclusi;
- Adempimenti dei fornitori delle P.A.;Esigibilità dell’Iva;
- Annotazione dello slyt commerciale nei registri Iva;
- Contabilizzazione, Interventi, Acquisti promiscui, Note di credito;
- Sanatorie, Sanzioni, Controlli, Rimborsi Iva;
- Reverse Charge;Riferimenti normativi – appalto , Vendita, Casi dubbi;
- Edifici, Ribaltamento costi;
- Codici Ateco;
- Contratto unico; Rapporti con le P.A;
- Fatture errate e non emesse; obblighi degli Enti;
- Acquisti di beni e servizi nella sfera commerciale;
- Fatturazione elettronica nella p.a.;
- Finalità; decorrenza; periodo transitorio; PA. Interessate;
- Fatture cartacee;
- SDI controlli formali; impossibilità di recapito; notifica di rifiuto entro 15 gg; Motivi del
rifiuto;
- Occasionali e C0:CO.CO: FE PCC o ATI;
- FE PCC RU –collegamenti;
- Registro Unico delle fatture.
Addetto prevenzione e lotta antincendi – (Rischio medio)
Il Corso, organizzato dalla Scuola Regionale di Formazione della Pubblica Amministrazione della
Regione Marche, si è tenuto nella giornata del 18 novembre 2015, presso le nostre strutture
ricettive (Collegio del Colle) ed ha visto oltre alla partecipazione dei nostri dipendenti, anche quella
di alcuni dipendenti dell’Ersu di Ancona, nell’ottica di un proficuo interscambio di esperienze
lavorative.
N.ore :5
Partecipanti : i dipendenti addetti alla prevenzione e lotta incendi.
Obiettivi: rafforzare le conoscenze e le abilità dei dipendenti sulle cause e sulle origini dell’incendio,
sui comportamenti a rischio e sulle modalità di intervento, nonché sulle procedure da adottare
sulle misure e sull’utilizzo dei mezzi di protezione.
Programma:
Sintesi sulle principali conoscenze legate all’incendio e la prevenzione incendi (2 ore)
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- principi sulla combustione e l’incendio;
- le sostanze estinguenti;
- triangolo della combustione;
- le principali cause di un incendio;
- rischi alle persone in caso di incendio;
- principali accorgimenti e misure per prevenire gli incendi;
- le principali misure di protezione contro gli incendi;
- vie di esodo;
- procedure da adottare quando si scopre un incendio o in caso di allarme;
- procedure per l’evacuazione;
- rapporti con i vigili del fuoco;
- attrezzature ed impianti di estinzione;
- sistemi di allarme;
- segnaletica di sicurezza;
- illuminazione di emergenza.
Esercitazioni pratiche (3 ore)
- presa visione e chiarimenti di estinzione più diffusi;
- presa visione e chiarimenti sulle attrezzature di protezione individuale;
- esercitazioni sull’uso degli estintori portatili e modalità di utilizzo di naspi ed idranti.
Test finale di verifica dell’appredimento.
Corso formazione/informazione sicurezza nei luoghi di lavoro – art.37 T.U. D.Lgs. 81/2008
Il corso si è svolto presso le strutture abitative dell’Ente nella giornata del 23 novembre 2015.
N.ore: 4
Partecipanti : il personale a tempo determinato addetto al servizio ristorazione egli studenti delle
150 ore c/o i Collegi universitari.
Docente : Il Prof. Paolo Pedrinelli Carrara – Responsabile della Sicurezza dell’Ente che, al termine
dell’attività formativa, ha presentato la seguente relazione, relativamente al suo svolgimento:
“Struttura del corso:
- obiettivi e motivazione del corso: informazione e formazione cogente in materia di
sicurezza e salute nei luoghi di lavoro;
- figure professionali coinvolte: tutto il personale dell’Ente di ogni ordine e grado;
- competenze di fine corso: conoscenze in merito a rischi specifici cui è esposto il
lavoratore in relazione all’attività svolta; normative di sicurezza e disposizioni dell’Ente
in materia; pericoli connessi all’uso delle sostanze e dei preparati pericolosi sulla base
delle schede e dei dati di sicurezza previste/i dalla normativa vigente e dalle norme di
buona tecnica; misure e attività di protezione e prevenzione adottate dall’Ente.
Formalità del corso:
- Frequenza integrale obbligatoria;
- Verifica finale con superamento del 70% dei quesiti proposti dal test a risposta multipla;
- Rilascio attestati/certificazioni finali individuali agli aventi diritto;
Didattica del corso:
- programma del corso:
- a) concetti di rischio, danno, prevenzione, protezione, organizzazione della prevenzione
aziendale, diritti e doveri dei vari soggetti aziendali, organi di vigilanza, controllo,
assistenza;
b) rischi riferiti alle mansioni e ai possibili danni e alle conseguenti misure e procedure
di prevenzione e protezione caratteristici del settore o comparto di appartenenza;
dell’azienda.
materiale didattico: è stata consegnata una dispensa su supporto informatico inerente
le tematiche in programma;
73
valutazioni: tutti i lavoratori hanno svolto un test che prevedeva 40 domande (con
quattro uscite, di cui una sola esatta), raggiungendo il risultato minimo di 28/40;
- Obiettivi del processo di valutazione/verifica:
- considerare la motivazione rispetto alla disponibilità/capacità di apprendimento;
- verificare l’attitudine ad un atteggiamento di tipo “preventivo” ed “organizzativo stimolando le
doti di autonomia, di capacità di iniziativa, di abilità relazionali e sociali, di propensione al
problem solving;
- sensibilizzare i lavoratori sui problemi di salute e sicurezza nelle attività lavorative.
Il corso si è svolto regolarmente, mostrando discenti partecipi e motivati. Anche i rapporti
instauratisi tra “allievi e docente”, sono risultati buoni e fortemente sinergici.
Oltre alla normale attività didattica, durante lo svolgimento del corso sono state attivate una serie
di attività parallele:
1. Riunioni tra SPP (Servizio Prevenzione e Protezione) e docente formatore, che si sono
rivelate molto utili ai fini di un’analisi efficiente ed efficace sul clima d’aula, sull’andamento
della didattica e sulle tecniche di valutazione.
2. Registro presenze, rilevate allo scopo di valutare il grado di partecipazione dei lavoratori
all’attività formativa.
3. Colloqui individuali con i corsisti, effettuati ogni qual volta i corsisti ne hanno fatto richiesta
o nel caso in cui vi fosse necessità di comunicazioni personali (dei quali non sono stati
redatti verbali per motivi di riservatezza).
4. Bilancio delle competenze.
5. Promozione del servizio sportello informativo per la sicurezza, gestito in modalità on-line
presso il sito dell’Ente, rendendo possibile una comunicazione via e-mail con il SPP (Servizio
Prevenzione e Protezione).
La conclusione finale che si può trarre è tendenzialmente positiva. Il corso ha ottenuto
risultati del tutto soddisfacenti, con osservanza alle disposizioni normative vigenti e nel
rispetto delle aspettative dei lavoratori partecipanti”.
-
Corso ASPP ( Aggiornamento obbligatorio)
Il corso, organizzato dalla Scuola Regionale di Formazione della Pubblica Amministrazione della
Regione Marche, si è tenuto ad Ancona nella giornata del 24 novembre 2015, presso la sede della
Regione Marche, ed ha visto anche la partecipazione di alcuni nostri dipendenti, nell’ottica di un
proficuo interscambio di esperienze lavorative.
N.ore :8
Partecipanti : il Responsabile P.O. Servizio Alloggi, la Responsabile P.O. Servizio Ristorazione, Il
Responsabile P.O. Servizio Personale ed il dipendente del servizio addetto alla sicurezza (ASPP).
Obiettivi: fornire novità normative ed aggiornamenti innovativi sulle misure di prevenzione e
protezione , con riguardo al settore produttivo di riferimento.
Docente: Carlo Zoppi, in possesso dei requisiti di legge.
Programma e argomenti :
- Inquadramento normativo dei compiti del Servizio di Prevenzione e Protezione (SPP) : il
corretto esercizio delle funzioni assegnate;
- Aggiornamenti normativi;
- Giurisprudenza di merito e di legittimità rispetto ai compiti del RSPP;
- Appalti, forniture e rischi interferenziali;
La qualificazione dei fornitori rispetto agli aspetti applicativi del D.Lgs.81/2008;
Metodi per l’individuazione dei fattori di rischio : l’elenco di pericoli previsto dalle procedure
standardizzate.
- Verifica consistente in una simulazione della produzione di un documento di segnalazione di
misure di prevenzione e protezione da adottare e da inviare al datore di lavoro.
74
E’ stata inoltre prevista la possibilità di dare ampio spazio alla discussione di casi pratici,
stimolando la partecipazione attiva dei partecipanti.
Corso per RLS (Aggiornamento obbligatori)
Il corso, organizzato dalla Scuola Regionale di Formazione della Pubblica Amministrazione della
Regione Marche, si è tenuto ad Ancona nella giornata del 30 novembre 2015, presso la sede della
Regione Marche, ed ha visto anche la partecipazione di alcuni nostri dipendenti, nell’ottica di un
proficuo interscambio di esperienze lavorative.
N.ore :8
Partecipanti : i dipendenti dell’Ente nominati rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (3 unità)
Obiettivi: fornire novità normative ed aggiornamenti sulle innovazioni nel campo delle misure di
prevenzione e protezione, avendo riguardo al settore produttivo di riferimento.
Docente: Carlo Zoppi, in possesso dei requisiti di legge.
Programma e argomenti :
- Inquadramento normativo dei compiti del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza
(RLS) : il corretto esercizio delle funzioni assegnate;
- Aggiornamenti normativi;
- Confronto tra i contenuti dei documenti di valutazione dei rischi dell’azienda ed approccio
proposto dalle procedure standardizzate;
- Verifica consistente nella simulazione di una richiesta (al datore di lavoro) di adeguamento
di alcune misure protettive a seguito di rischi individuati durante la propria attività di RLS ai
sensi dell’art. 50 del D.LGS:81/2008.
La Preparazione dinamica
Il Seminario, tenuto da Electrolux Professional e relativo alle preparazioni dinamiche eseguite
tramite apparecchiature già in uso presso l’Ente ed alla cucina vegetariana, si è svolto a
Pordenone il 1/12/2015.
N.ore: 6
Partecipanti: capo cuochi ed addetti al servizio ristorazione.
Incontro informativo su procedure per utilizzo nuovi detergenti e sanificanti in uso presso l’Ente
L’incontro si è tenuto in data 10/12/2015, presso le strutture dell’Ente.
N. ore:2/1
Partecipanti : il personale ed il Responsabile delle strutture abitative; il personale addetto alla
ristorazione ed il responsabile OSHA; Il responsabile segreteria Datore di lavoro e l’ addetto allo
sportello sicurezza.
Obiettivi del corso:
Dopo l’acquisizione da parte dell’Ente dei nuovi prodotti di pulizia, successivamente a gara d’asta
vinta dalla ditta ITALCHIM, di Bologna, la stessa su richiesta iscritta nel disciplinare d’incarico. ha
provveduto a presentare i prodotti e il loro uso ottimale e le procedure di corretto utilizzo dei
prodotti specifici per i vari ambienti ai dipendenti direttamente coinvolti (addetti alle pulizie e
addetti alla ristorazione).
L’incontro è stato in due step, il primo al mattino, dalle 12.00 alle 14.00 ha visto coinvolti il
personale assegnato al servizio di pulizie mentre il secondo, dalle 14.30 alle 15.30 è stato per il
personale del servizio ristorazione.
Il relatore, ha inizialmente presentato, i prodotti e la loro composizione, sottolineando la filosofia
della ditta nella scelta dell’uso per la preparazione degli stessi di sostanze il più possibile di origine
vegetale.
Ha indicato le procedure corrette all’uso dei prodotti al fine di ottenere il miglior risultato; in fase di
discussione c’è stata molta interazione tra i dipendenti e il relatore, portando anche a riflessioni
75
sulla possibilità di cambio di alcuni prodotti e alla eliminazione di altri, che risultano in eccesso per
l’uso specifico.
Alla fine degli incontri il relatore si è impegnato a fornire all’Ente una dettagliata relazione sulle
modalità di impiego dei prodotti suddivisa per aree di lavoro, fornendo delle tavole individuali per
prodotto, indicando in dettaglio le percentuali da usare, i DPI specifici e l’ottimale procedura.
Si è impegnato inoltre all’invio di un proprio tecnico per la valutazione del corretto funzionamento
di una lavastoviglie (Tridente).
Corso HACCP – L’applicazione dell’autocontrollo nell’ambito della ristorazione collettiva
Il corso si è svolto, presso il Collegio del Colle, nella giornata del 26 novembre 2015.
N.ore: 3
Partecipanti: i dipendenti del Servizio Ristorazione.
Programma :
- La legislazione vigente nel settore dell’igiene degli alimenti ed in particolare i regolamenti
Comunitari del Pacchetto Igiene;
- Tossinfezioni alimentari e microrganismi patogeni;
- Il sistema HACCP e l’applicazione dell’autocontrollo. Le procedure di lavoro, la
documentazione dei controlli. Ruoli e responsabilità nell’ambito dell’autocontrollo. La
corretta prassi igienica e le criticità nell’ambito delle Mense di Ristorazione Collettiva;
- La tracciabilità nell’ambito della ristorazione collettiva;
- Gestione diete speciali;
- Allergeni;
- Materiali e oggetti a contatto con gli alimenti (MOCA);
- L’igiene ed il comportamento del personale. La sanificazione: detersione e disinfezione dei
locali e delle attrezzature;
- Gestione non conformità e relative azioni correttive.
L’espletamento del programma formativo per l’anno 2015 ha tenuto altresì conto di molteplici
contatti con specifici Enti o Istituti di Formazione tra i quali, in particolare, la Scuola di Formazione
del Personale della Regione Marche, la Provincia di Pesaro, l’Università degli Studi ed il Comune di
Urbino, per il vaglio e l’individuazione di eventuali iniziative comuni.
La predisposizione di tutta la summenzionata attività formativa ha comportato, per lo scrivente
Servizio che, per i relativi atti, si è avvalso in maniera prevalente di una dipendente e della
supervisione del Responsabile, l’espletamento di molteplici adempimenti quali ad es.:
• Ricerca dei corsi più significativi nelle diverse aree (amministrative, contabili, ecc) al fine
della formazione dei dipendenti;
• Adozione delle determinazioni autorizzative con i soggetti formativi.
• Contatti (telefonici o tramite posta elettronica) con i soggetti formativi, per tutte le
informazioni specifiche al riguardo;
• Formulazione delle comunicazioni ai dipendenti interessati, con eventuale trasmissione dei
calendari dei corsi, e/o contatti telefonici per le specifiche richieste;
• Prenotazione dei corsi tramite posta elettronica;
• Ricerca (se necessario) degli alberghi più convenienti per l’Amministrazione ed al tempo
stesso per i dipendenti, al fine di poter fruire di un’adeguata sistemazione in luoghi il più
possibile vicini alla sede di corsi, ad una tariffa contenuta;
• Effettuazione delle apposite R.D.A. (codir) per la liquidazione delle varie fatture di
pagamento;
• Predisposizione degli atti di liquidazione delle varie fatture di pagamento;
• Predisposizione dei rendiconti contabili delle spese effettuate ai competenti Uffici e/o Servizi
dell’Ente;
• Inserimento dei corsi espletati nell’apposito programma informatico;
• Inserimento dell’informativa relativa ai corsi nel Portale del Personale dell’Ente;
76
•
Predisposizione della relazione annuale al Direttore su tutti i corsi di formazione svolti.
ALTRE ATTIVITA’ SVOLTE.
Altre tappe importanti di lavoro hanno caratterizzato il 2015.
Sono stati eseguiti
numerosi interventi da parte del reparto manutenzioni, presso tutte le strutture
dell’Ente nonostante il pensionamento di altre unità di personale senza che le stesse venissero reintegrate.
I tabulati da cui emerge quanto sopra sono disponibili presso il Servizio Patrimonio. In essi sono
state registrate tutte le fasi relative ad ogni intervento, che va dalla richiesta effettuata via Intranet
fatta all’operatore tecnico, al tempo impiegato per l’esecuzione dei lavori, al materiale usato fino
alla definizione della spesa da attribuire per ogni Centro di Costo.
Varie sono le attività eseguite, tra le quali:
- il lavoro del falegname per la sistemazione di infissi e finestre, di lucernai, di porte, di
serrature, sostituzione di vetri, ecc. presso le varie strutture;
- il lavoro dell’idraulico di riparazione rubinetti, sanitari, perdite di acqua, stasamento tubi,
sostituzione di ciambelle wc e porta scopini;
- il lavoro dell’addetto all’officina per la riparazione delle parti meccaniche delle apparecchiature
dislocate in tutte le strutture;
- i contatti con la ditta addetta al servizio elettrico, per la predisposizione di impianti e
collegamenti Internet, per la riparazione o sostituzione di frigoriferi, le ispezioni delle cabine
dell'alta tensione e delle sottostazioni di comando site in tutte le strutture di proprietà o
gestite dall'Ente, la predisposizione di impianti di registrazione e microfonici per i C. di A. e per
la convegnistica, controllo e prova dei differenziali dei quadri elettrici, ecc.;
- la pulizia delle fosse settiche ostruite presso i Collegi fatta in collaborazione alla Ditta esterna;
oltre alle attività sopra menzionate gli operatori del SOT si sono adoperati in opere di facchinaggio
per spostamento mobili da ufficio.
Sono stati seguiti i lavori di taglio erba e potatura siepi effettuati da ditta esterna.
Si è proceduto in collaborazione con la ditta assegnataria della gestione del depuratore presso i
Collegi ad un controllo ed adeguamento delle pompe e dei macchinari che regolano il
funzionamento dello stesso.
Nelle strutture immobiliari:
77
- Sono stati effettuati dai manutentori interventi presso le sedi di Pesaro, in Via Petrucci, 37-3941-51, sono state sistemate serrature, accessori nei bagni, riparati mobili, sistemate luci, presi
gli opportuni accorgimenti per il rispetto della L. 626 (antiscivolo agli scalini, avvisi di pericolo
ecc.).
-
Sono stati effettuati interventi presso Collegio Internazionale, sia in collaborazione con ditte
esterne che in autonomia per infiltrazioni d’acqua, sistemazione tapparelle, serrature ecc;
- Molti sono stati gli interventi seguiti dal SOT ed effettuati da ditte esterne, tra i quali
ricordiamo:
- La pavimentazione del corridoio del Magazzino Tridente.
- La sostituzione delle tubazioni di scarico della Mensa Tridente.
- L’abbattimento degli alberi pericolanti lungo la strada del Collegio del Colle.
- Il ripristino della staccionata nella strada del Collegio del Colle, nei pressi della Foresteria.
- La sostituzione dei timer alle cucinette del Collegio Le Serpentine.
- Il potenziamento del wi fi al Campus Scientifico.
- La sostituzione (in collaborazione con l’Università) di porte nelle stanze del Collegio La Vela dei
diversamente abili.
- L’installazione sempre presso la Vela di una servo scala per facilitare il movimento dei ragazzi
portatori di handicap.
- La sostituzione alle celle frigorifero del magazzino e della Mensa Tridente di tutto il sistema di
monitoraggio delle temperature.
- L’esecuzione di alcuni lavori (cartongesso, luce, rete telefonica) presso le aule esterne del
Collegio Aquilone che ospita gli architetti texani.
- La pulizia con idropulitrice della zona del parcheggio Tridente riservata ai mezzi dell’Ente.
Ai collegi universitari la trentennale desueta centrale termica collocata al di sotto del Collegio del
Colle ha lasciato il posto ad uno dei più avanzati luoghi di efficienza energetica delle Marche, che
ha permesso anche per il 2015 di abbattere i costi di gestione e ridurre le emissioni inquinanti,
proseguendo nella filosofia che già aveva visto l’E.R.S.U. di Urbino collocare i pannelli fotovoltaici
sui terrazzi del Collegio Tridente. Una rinnovata valorizzazione dei collegi di Giancarlo de Carlo
visitati ogni anno da studiosi di architettura di tutto il mondo che ospitano una delle più grandi
comunità studentesche d’Italia, fiore all’occhiello dell’Università “Carlo Bo” e della città di Urbino.
L’installazione di un nuovissimo cogeneratore a gas installato preso la centrale termica, alla
scadenza del contratto di gestione calore, permetterà di produrre energia elettrica in maniera
autonoma da utilizzare all’interno dei collegi, mentre l’eccedenza sarà venduta all’Enel. In tal modo
saranno anche evitate emissioni inquinanti e polveri sottili nell’aria di Urbino. Un impianto che per
grandezza si colloca tra i primi della Regione e per modernità ed efficienza al primo posto assoluto.
78
Al servizio magazzino.
Con una dotazione organica di cinque unità (una unità è destinata al turno del pomeriggio e di
quelle del turno del mattino due sono addette quasi esclusivamente al collegamento del Magazzino
del Tridente con la Mensa del Duca) i magazzinieri sono riusciti a svolgere i propri compiti
rifornendo le due mense nei due turni, controllando le derrate in arrivo, provvedendo al loro
stivaggio, al controllo delle scadenze, eseguendo le pulizie secondo le norme igieniche che la
tenuta di un magazzino richiede (HACCP), predisponendo gli ordini delle derrate necessarie per
soddisfare i vari menù. Hanno effettuato sotto il controllo delle unità in servizio presso il
Patrimonio, operazioni di carico e scarico dei prodotti mediante l’uso del PC. Si è riusciti alla
generazione automatica del D.D.T. al momento della consegna delle derrate e introduzione della
bilancia elettronica con stampa di etichette per quegli articoli (tipo verdura e frutta) non dotati alla
fonte di relativo codice.
Tutti i magazzinieri in seguito a progetto condiviso con il S.I.S. stanno usando il terminale per lo
scarico delle derrate.
Sono stati fatti incontri per migliorare le procedure relative alla generazione della “spesa” e l’invio
della stessa al magazzino affinché provveda ad effettuare gli ordini al fornitore.
Si sono avuti incontri con il S.I.S. per riuscire a sviluppare ulteriormente
il progetto della
movimentazione delle derrate.
Durante il periodo estivo è stato ampliato l’orario di lavoro anticipando l’arrivo del mattino per
permettere la preparazione delle colazioni per i numerosi ospiti stranieri dei Collegi.
Si è collaborato sia con il trasporto di vettovaglie, sia di merci ecc. per la buona riuscita di servizi,
buffet, cene, ecc. che il servizio convegni ha effettuato.
Sono stati acquistati prodotti alimentari (coniglio fresco e carni suine) da aziende locali che oltre
ad accorciare la filiera tra produttore e consumatore, consente una riduzione dei costi e di fornire
all’utenza alimenti genuini prodotti nei nostro territori.
Anche nel 2015 è stata ritirata frutta a costo zero presso il centro di stoccaggio di Rubbianello di
Monte Rubbiano in provincia di Fermo. Autorizzati dalla prefettura di Ancona i magazzinieri
dell’Ente, in collaborazione con il personale delle mense hanno partecipato per ben 13 volte alla
distribuzione gratuita di frutta e verdura. Sono stati ritirati prodotti (arance, insalata, cavolfiori,
verze, fragole, pomodori, carote, melanzane, pesche, zucchine, nettarine, mele, cocomeri, meloni,
cetrioli, susine, cachi, kiwi, cipolle e mandarini) per un totale di c.ca 140 q.li. Tale operazione ha
comportato nell’anno 2015 un risparmio di circa il 4/5% di quello preventivato per l’acquisto di
prodotti ortofrutticoli freschi.
Nell’anno 2015 le derrate alimentari sono state caricate immediatamente nel magazzino tramite il
programma ESA. All’inizio del mese successivo le fatture sono state controllate (fattura differita) e
79
trasmesse all’ufficio competente. Il controllo di gestione ha potuto così effettuare le attribuzioni ai
vari centri di costo più rapidamente.
Sono stati seguiti insieme ai dipendenti delle mense, corsi di aggiornamento su HACCP.
E’ stato sostituito il sistema di controllo delle temperature delle celle frigorifero.
E’ stata effettuata la revisione periodica relativa agli acquisti, approvvigionamenti e gestione merci
a scorta.
Al servizio Patrimonio
-
Ci si è
occupati del controllo e della predisposizione degli atti per i pagamenti di tutte le utenze
dell’Ente, provvedendo anche al calcolo analitico dei costi da attribuire ad ogni Centro (Acqua, TARSU.,
telefoni, cellulari, luce, gas metano).
-
Sono state predisposte
le istruttorie per il pagamento delle fatture relative agli interventi eseguiti
presso le strutture da ditte esterne e per l’acquisto di materiali per permettere al SOT l’esecuzione dei
vari interventi.
-
Si è proceduto alla predisposizione degli atti per il pagamento delle fatture relative alla fornitura di
carburante e ripartizioni per tutti i mezzi dell’Ente e per la gestione dell’impianto di depurazione presso
i Collegi.
-
E’ stata rinnovata la tassa di possesso per tutti gli automezzi dell’Ente, sono stati pagati canoni TV, sono
stati rinnovati gli abbonamenti alle riviste per emeroteca e per gli uffici.
-
E’ stata gestita per via informatica l’acquisto e la consegna
di tutta la cancelleria per l’Ente, spedita
tutta la corrispondenza dei vari uffici e servizi (lettere, posta prioritaria, raccomandate, posta target,
telegrammi, pacchi ecc.), tenuta la cassa economale
con rendicontazione al Servizio Bilancio delle
piccole spese, effettuate anticipazioni per missioni, effettuati gli incassi per i duplicati dei tesserini che
sono stati versati mensilmente al Servizio Tesoreria, distribuiti i buoni pasto ai dipendenti.
-
Sono state effettuate nell’apposito registro dei corrispettivi le registrazioni degli incassi avuti e fatte le
relative rendicontazioni a fine mese.
-
Sono stati inviati alla Tesoreria per la riscossione i vaglia inviati al Servizio Patrimonio dagli studenti,
relativi al rimborso borse di studio, rimborso pasti, ecc.
-
Sono state trasmessi alla tesoreria dell’Ente i vaglia postali
indirizzati all’Economato
relativi al
pagamento di alloggi o per rimborsi vari (numerosi durante il corso estivo).
-
Si sono tenuti i registri di inventario dei beni patrimoniali dell’Ente, caricando o scaricando i beni
acquistati o dimessi.
-
L’Ufficio così come il SOT ha gestito per via informatica ferie, permessi, congedi ecc. del personale del
magazzino e del Patrimonio.
-
Ha predisposto riepilogazioni e statistiche dei consumi delle varie utenze (acqua, luce, gas, Tari,
telefono, carburante, gasolio, ecc.).
-
Ha provveduto alla gestione della parte amministrativa del Magazzino Merci. Sono stati eseguiti gli
ordini di merci ai fornitori, controllati i DDT e le relative fatture, emessi gli atti per il loro pagamento,
80
contattate le ditte per eventuali errori od anomalie. Sono stati eseguiti con PC le operazioni di carico e
scarico di tutti i prodotti in arrivo ed in uscita dal magazzino, raccogliendo, analizzando ed elaborando
dati e statistiche (consumo dei prodotti per mense e strutture varie), calcolando le rimanenze
trimestrali, semestrali ed annuali. Si è proceduto all’archiviazione di tutti i documenti riguardanti il
magazzino (lettere di assegnazione fornitura, ordini di fornitura, richiesta di spesa dei vari Centri di
Costo, buoni di consegna merci ecc.).
Sono state effettuate statistiche per le previsioni dei consumi dell’utenze come richiesto dal Controllo di
-
Gestione.
-
Sono state conteggiate le giacenze trimestrali di magazzino.
-
E’ stata data piena applicazione alla delibera n° 74/2008 del 16.12.2008 del C. di A. dell’Ente, per la
gestione unificata del parco automezzi dell’E.R.S.U..
-
Si è partecipato come voluto dal Ministero della Pubblica Istruzione al monitoraggio one-line del
parco macchine e successivamente al censimento di tutte le autovetture in dotazione all’Ente.
-
Sono state effettuate statistiche trimestrali ed annuali sui consumi avuti da ogni mezzo.
-
Sono stati tenuti sotto controllo i monetizzatori dislocati presso le strutture dell’Ente, verificando la
quietanza di versamento, con la stampa degli incassi avuti dalla monetica.
-
Sono stati fatti riepiloghi e statistiche degli incassi effettuati.
-
Riguardo al monetizzatore della Biblioteca di Palazzo Corboli c’è stata una gestione diretta con
versamento del contante alla Tesoreria.
-
E’ stata presentata richiesta per la revisione delle tariffe della N.U. e dell’acqua.
Ancora, sempre nel 2015:
-
approvato il bilancio consuntivo 2014;
nei primi mesi del 2015 è stata effettuata la prima rilevazione trimestrale dei costi e dei ricavi,
procedendo alla verifica degli scostamenti dalle previsioni di budget e
nel secondo semestre si è
provveduto, secondo quanto prevede il regolamento di contabilità, alla stesura del
report semestrale,
procedendo ad adeguare le previsioni a finire che si sono mostrate particolarmente impegnative viste le
incertezze sui finanziamenti e le successive conferme di azzeramento dei contributi;
-
nel mese di Dicembre è stato approvato il budget 2016. L’approvazione definitiva va a finire
purtroppo sempre in ritardo non per causa dell’ente bensì sempre a causa dell’incertezza sui finanziamenti
della Regione, che anche per il Budget si sono attestati in un totale azzeramento degli stessi nel Bilancio
regionale;
-
partecipato a riunioni presso gli uffici regionali e l’università per discutere sulle problematiche
riguardanti: gli urgenti lavori che riguardano l’intero complesso collegiale, sempre con Dirigenti, Funzionari
Politici regionali, Rettore dell’Università, Dirigenti e Funzionari;
-
partecipato a riunioni in Regione con l’Assessore al Diritto allo Studio, Dirigenti e Funzionari regionali
per le nuove disposizioni in materia di borse di studio, per la definizione dei finanziamenti a copertura
81
delle stesse per l’ Anno Accademico 2014/2015 e 2015/2016 e per ulteriori trasferimenti da parte della
Regione da inserire a Budget 2015 ed a Budget 2016, tutte rimaste senza soddisfazione per l’ERSU;
tenute numerose riunioni con i Responsabili dell’ERSU e con i Consiglieri, per la formulazione del
-
Forecast 2015 nonché del Budget del 2016, per discutere le difficoltà economico/gestionali che si stavano
vivendo e prospettando, che hanno portato ad adottare poi ufficialmente i previsti documenti contabili con
chiusure in disavanzo per la gestione caratteristica,
a causa delle ripercussioni che sono su di essi
intervenute per la mancanza dei finanziamenti attesi;
sono state predisposte ed inviate al Presidente della Regione, agli Assessorati competenti ed ai
-
Dirigenti e Funzionari regionali che si occupano degli ERSU svariate lettere di richiesta di inserimento dei
finanziamenti attesi e necessari, contestuali alla denuncia della situazione contabile, nel Bilancio regionale
in fase di sedute di assestamento dello stesso, senza risposta alcuna da parte della Regione, nonostante le
rassicurazioni, seppur parziali, in merito;
-
svolta la rilevazione statistica (Statistico-Informativa);
- predisposto il Bilancio Sociale dell’ente relativo all’anno 2014;
- curata la gestione operativa della Biblioteca Multimediale collocata all’interno della sede amministrativa
dell’Ente (Palazzo Corboli) e presso i Collegi;
- portato a compimento l’aggiornamento delle pagine web del sito dell’Ente.
- è stato curato e gestito l’Archivio generale dell’Ente, ricevendo le documentazioni dagli Uffici e Servizi
interessati e provvedendo alla loro catalogazione ed archiviazione nei locali al Sasso a ciò destinati.
- sottoscritti contratti e convenzioni che hanno comportato un’attenta valutazione nonché opportuni incontri
relativamente agli impegni che ci si accingeva ad assumere.
- si è provveduto all’ aggiornamento (con la trascrizione degli atti soggetti ad inserimento obbligatorio,
secondo la casistica resa dall’Agenzia delle Entrate di Urbino) e consegna/ritiro presso la stessa Agenzia
delle Entrate del Repertorio generale dell’Ente per la vidimazione quadrimestrale di legge.
- ottemperato alle disposizioni riguardanti l’invio alla Sezione Regionale della Corte dei Conti degli atti di
conferimento di incarichi di studio, consulenza o ricerca a soggetti esterni, quella relativa alla dichiarazione
annuale degli stessi incarichi all’Anagrafe delle Prestazioni ed al preposto Servizio della Regione Marche,
ecc..
E’ stato curato il sistema di trasmissione interna cartacea di delibere, determinazioni ed istruttorie tra i vari
uffici della Posta Elettronica Certificata (P.E.C.), mantenendo la certezza dell’avvenuto invio e ricezione degli
stessi atti pienamente conformi all’originale ai vari destinatari peraltro già integrato con la “notifica SMS di
ricezione posta certificata”, grazie alla quale quando arriva un’e-mail sulla casella di posta certificata esso
provvede ad inviare (massimo 1 volta al giorno) un SMS al destinatario, notificandogli così la presenza del
messaggio.
A far data dall’1-07-2015, lo scrivente Avv. Angelo Brincivalli (già nominato suo sostituto dal precedente
Direttore dell’Ente, Dott. Paolo Londrillo, che è rimasto ufficialmente in carica fino al 30-6-2015), è stato
nominato dalla Giunta Regionale (del. n.491 del 29-06-2015) Direttore dell’ERSU di Urbino, e
82
successivamente, con D.G.R. n. 613 del 27-07-2015, allo stesso sono state anche attribuite
temporaneamente le funzioni di Direzione degli altri tre ERSU marchigiani.
Nel corso del 2015 il Consiglio di Amministrazione dell’Ente ha effettuato complessivamente n. 9 sedute in
tutto l’anno, adottando n. 71 delibere; di esse è stata curata la corretta verbalizzazione, la pubblicazione
nell’Albo Pretorio e nella rete Intranet, la trasmissione ai preposti organi regionali per la vigilanza (ai sensi
delle disposizioni di cui alla L.R. n. 13/2004) e la notifica agli uffici competenti.
Il Consiglio di Amministrazione è rimasto in carica fino al 19/10/2015, quando la Giunta Regionale, con
delibera n. 892 del 19-10-2015, ha nominato il Commissario Straordinario dell’ERSU di Urbino nella persona
del Prof. Tonino Pencarelli, il quale da tale data ha svolto le sue funzioni sostituendo Presidente e Consiglio
di Amministrazione dell’Ente, dichiarati decaduti.
Il Revisore Unico ha svolto invece i suoi compiti redigendo n. 4 verbali nel corso dell’anno 2015,
regolarmente inviati al Presidente della Giunta Regionale.
Sono state istruite, elaborate e predisposte n. 235 determine:
n. 44 afferenti all’Ufficio Diritto allo Studio;
n. 5 afferenti all’Ufficio Gestione Servizi collettivi (Mense e Alloggi);
n. 100 afferenti all’Ufficio Acquisti;
n. 90 afferenti all’Ufficio Personale;
n. 6 afferenti ai restanti Uffici e Servizi.
e n. 1340 istruttorie di pagamento.
Nelle strutture collegiali sono state ospitate per l’attività convegnistica, per scambi culturali con le
università straniere e per manifestazioni varie n. 4701 persone (nel 2014 sono state n.4286), per
complessivi 21.395 pernottamenti ( nel 2014 sono stati 30.198) e distribuiti 63.218 pasti (nel 2014 n.
64.526).
(Si allega copia dei convegni svolti e ospitalità studenti stranieri (Partnership), All. 1).
Il numero complessivo dei posti letto a Foresteria Universitaria (dopo la destinazione specifica delle due
strutture del Collegio del Colle e del Collegio Internazionale), ha sicuramente consentito alla
Amministrazione di accogliere tutte le richieste di ospitalità che sono pervenute da parte di organizzatori di
Seminari, Convegni, giornate di studio e qualunque altra iniziativa che ha comportato l’esigenza di
pernottamenti da parte di utenti autorizzati, in qualunque momento dell’anno. Nelle rare occasioni in cui i
posti letto delle due strutture destinate a questo servizio si sono rivelati insufficienti per accogliere tutti
coloro che ne avevano fatto richiesta, per alloggiare gli ulteriori ospiti si è dovuto ricorrere alla camere
disponibili nelle altre strutture (Collegi e Campus Scientifico ex Sogesta).
Va sottolineato che anche nel corso dell’anno 2015 è stato ospitato presso le strutture dell’ERSU, a carico
dell’Arcidiocesi, un numeroso gruppo di sacerdoti stranieri partecipanti ai corsi di italiano organizzati presso
83
l’Università di Urbino, i quali hanno utilizzato i servizi alloggio e ristorazione per circa tre mesi, facendone
risultare un buon ricavo per l’Amministrazione.
E’ stata portata avanti la gestione degli scambi internazionali di studenti (Partnership) con Università
straniere, che prevedono soggiorni ad Urbino durante i mesi di luglio-agosto e, in alcuni casi, ospitalità per
studenti stranieri durante l’anno accademico, nonché, come contropartita, soggiorni-studio presso le stesse
Università, da assegnare a studenti dell’Università di Urbino debitamente selezionati sulla base di appositi
bandi i concorso pubblicati dall’ERSU
La Direzione oltre ad aver coordinato, sovrinteso e presenziato a tutte le attività sopra descritte,
-
ha partecipato a tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione;
-
ha partecipato agli incontri con il Commissario Straordinario;
-
ha riunito e presenziato a tutti gli incontri con la
“commissione trattante”
per i problemi del
personale e l’applicazione del CCNL;
-
ha tenuto tutti gli incontri istituzionali presentatisi nel corso dell’anno, con l’Università, la Regione, il
Comune ed altri organismi coinvolti nelle problematiche istituzionali dell’Ente e partecipato alle
riunioni che si sono tenute per discutere degli Enti per il Diritto allo Studio della Regione Marche e
su argomenti di interesse fondamentale per le scelte sul futuro degli Enti per il diritto allo studio
marchigiani , sulle difficoltà economiche che stanno attraversando, sulle incertezze dei finanziamenti
per Borse di Studio e sul loro funzionamento, di cui: personale, Borse di studio, strutture collegiali e
loro ristrutturazione, ecc.
Tutte le attività svolte dai sottostanti servizi e uffici hanno fatto capo alla Direzione, nella qualità di
Direttore a Londrillo Paolo per sei mesi Gennaio – Giugno 2015; nella qualità di Direttore a Brincivalli
Angelo per sei mesi Luglio – Dicembre 2015.
a) Servizio Acquisti e gare;
b) Servizio Affari Generali;
c) Servizio Controllo di Gestione, Ispettorato Analisi e Qualità;
d) Servizio Ingegneria di Sistema e Statistico Informativo;
e) Servizio Personale;
f) Servizio Relazioni Interne e Supporto alle Attività degli Organi Istituzionali
(comprendente la sezione Convegni, Congressi e Partnership).
g) Servizio Bilancio;
h) Servizio Magazzino/Patrimonio e SOT
i)
Servizio Gestione Provvidenze per Studenti e Controlli Fiscali
j) Servizio Abitativo;
k) Servizio Ristorazione;
l)
Servizio Supporto agli Studenti, Orientamento agli Studi ed al Lavoro.
84
La presente relazione e tutto ciò che in essa è attestato comprende il lavoro svolto, in qualità di Direttori
dell’ERSU di Urbino, dal dott. Londrillo Paolo fino alla permanenza dello stesso in servizio alla data del
30/6/2015, e dall’avv. Brincivalli Angelo dal 1° luglio al 31 dicembre 2015, tutt’ora ricoprente il ruolo.
Il Dott. Paolo Londrillo ha delegato lo scrivente Direttore a firmare tutte le schede di valutazione del
personale dell’ente facenti parte dell’intero sistema documentale per la valutazione 2015, anche per il
periodo di sua permanenza in carica come Direttore dell’ERSU, essendo lo stesso andato in pensione dall’1
Novembre 2015. ???
URBINO 29 Aprile 2016
IL DIRETTORE
(Avv. Angelo BRINCIVALLI)
AR
All. 1
RESOCONTO ATTIVITA' CONVEGNISTICA 2015
Nome evento
Data evento
"Università aperta"
Presentazione Volume
"Campionato Nazionale delle Lingue
2015"
Corso di Formazione ASUR
Progetto "Fuoriaula 2015"
Gruppo USA "IES Abroad"
Convegno Semiotici
Gruppo USA "Pratt Institute"
Ospite
Seminario sulle Scienze Ambientali
Programma UTSA - COA
Programma UTSA - COLFA
Progetto "CULT-Lab"
03-06/02/2015
18/02/15
1.000
50
19-21/02/2015
27/02/2015
12-14/04/2015
13-14/03/2015
22-24/03/2015
11/04/2015
20/04/2015
22/04/2015
20/01-02/05/15
20/01-02/05/15
17/04-08/05/15
160
228
565
36
33
30
45
1
7
17
17
21
72
33
10
45
1
198
65
19
45
1
7
3.211
1.531
21
85
Partecipa
nti
Nr.
Pernottamenti
Nr. Pasti
1.530
849
21
Convegno "Beni archeologici e lib….."
Programma Villanova Business School
Ist.Veneto Beni Culturali- visita
Università
Evento Dip.Sc.Biomol.
Rassegna Cori Univ. "Unincanto 2015"
Podistica del Donatore 2015
Raduno Vespa Club
Villanova Studi Umanistici
Scuola Internazionale Foraminiferi
Doctoral Colloquim SIM
Programma estivo IeiMedia
Convegno DISBEF
"Straducale 2015"
Borsista SUNY
Progetto "Marco Polo"- Studenti cinesi
Studente "Lingua Ideale"
Servizio mensa Centro Socio
Educativo
Servizio Mensa Addetti Ass. Religiosa
Ospitalità borsista honduregno
Ospitalità Borsisti ISEP
XXV ESMEC
Media Change Conference (DISCUM)
Programma estivo Villanova University
Programma James Madison University
Urbino Musica Antica
Corso Estivo ACCI Prof. Vena
Gruppo Universitario di Tarleton
Programma estivo Rutgers University
Festa del Duca 2015
Summer School di Studi Urbani
Seminari di Semiotica
Manifestazione sportiva FISDIR
Festa dell'Aquilone 2015
Giovanissimi Uniurb 2015
Scuola Estiva di Metrica e Ritmica
Greca
Convegno su Einstein
XXII Seminario Naz.di Scienze
Religiose
Convegno Giurisprudenza
Corsi di Formazione ASUR
Workshop Piccole Imprese
Corso di italiano per sacerdoti
Workshop Microscopia (SIM)
Ospitalità borsista honduregno
Gruppo universitario di Lugano
Seminario Filosofia
Sessione Lauree Scienze Motorie
Alloggio ospiti Università
Gruppo universitario di Zurigo
Gruppo Waterloo University
Test V.P.I. - Università
06-07/05/2015
12/01-16/05/15
21/05/2015
27/05/2015
30/05/2015
01/06/2015
07/06/2015
12/01-15/06/15
03-23/06/2015
07-09/06/2015
29/05-26/06/15
21-24/06/2015
28/06/2015
01/01-30/06/15
06/01-30/06/15
31/05-30/06/15
01/01-30/06/15
01/01-30/06/15
01/01-30/06/15
01/01-08/07/15
28/06-03/07/15
08-09/07/2015
03/06-08/07/15
26/06-10/07/15
14/07-29/07/15
03/07-01/08/15
06/07-05/08/15
28/06-08/08/15
16/08/2015
16/08-01/09/15
30/08-05/09/15
30/08-05/09/15
06/09/2015
03/08-11/09/15
26
33
7
27
8.910
30
45
100
30
30
45
100
136
4
19
59
9
670
1
11
1
28
10
1
2
94
70
14
9
73
49
16
37
188
34
29
18
600
30
660
37
1.661
22
135
1.725
30
180
300
443
420
112
629
1.270
480
1.381
3
399
87
136
1.320
37
4.975
22
670
30
2.994
154
299
566
1.210
140
1.190
336
515
2.411
502
4.236
188
399
254
79
600
539
07/09-11/09/15
11-14/09/2015
29
2
116
5
290
5
18-19/09/2015
17-19/09/2015
03-22/09/2015
25/09/2015
04/07-26/09/15
28-29/09/2015
01/07-30/09/15
01-06/10/2015
05-09/10/2015
12-15/10/2015
16/10/2015
19/10/2015
19-21/10/2015
22/10/2015
42
8
36
12
148
12
50
67
36
1
23
18
5.172
36
90
100
37
50
15.653
36
155
178
37
2
33
71
2
33
142
2
33
142
86
Corso di Formazione ASUR Marche
Convegno Internazionale di Archeologia
Corso Alta Formazione PGECO
Progetto "Marco Polo"- Studenti cinesi
Ospitalità studenti Lingua Ideale
Ospitalità docente Lingua Ideale
Ospitalità studenti Lingua Ideale
Ospitalità gruppo universitario Karlsruhe
Corso di Formazione ASUR Marche
Riunione Scientifica
"Urbinoir 2015"
Convegno Semiotici
Inaugurazione A.A. 2015/2016
Programma UTSA COA
Programma UTSA COLFA
Convegno Regione Marche/Università
Urbino
Corso di Laurea in Scienze della
Nutrizione
Corso Operatore di ristorazione
Alloggio Borsista SUNY
Corso Special.Insegnanti sostegno
Servizio mensa Centro Socio Educativo
Servizio Mensa Addetti Ass. Religiosa
Ospitalità Borsista ISEP
Progetto Getty Foundation
21-27/10/2015
26-29/10/2015
27-30/10/2015
01/07-31/08/15
01/07-31/08/15
27/07/2015
01/09-31/10/15
29/10-01/11/15
14/11/2015
24/11/2015
24-27/11/2015
25-28/11/2015
04/12/2015
02/09-06/12/15
02/09-06/12/15
18/12/2015
28/09-16/12/15
17/09-17/12/15
11/09-31/12/15
01-31/12/2015
01/07-31/12/15
01/07-31/12/15
14/09-31/12/15
15/07-31/12/15
TOTALI
TOTALI ANNO 2015:
4.701 partecipanti
21.395 pernottamenti
63.218 pasti
88 iniziative.
87
60
5
4
1
3
78
12
9
6
90
21
6
97
15
330
103
1
90
234
310
15
12
17
12
17
90
2.621
1.265
1.126
540
150
1
103
1
90
234
150
120
1
9
105
24
2.669
102
197
24
4.701
21.395
63.218