DETERMINAZIONE N. 48 DEL 07/04/2016 Oggetto

DETERMINAZIONE N. 48 DEL 07/04/2016
Oggetto: Servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale
di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva
archiviazione. Affidamento diretto alla ditta “EBLA Soc. Coop. –– Impegno di spesa.
CIG ZC7193658B.
IL DIRETTORE
dott.ssa Elisabetta Cecchini
PREMESSO che:
- il Codice dell’amministrazione digitale “CAD” di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 ha
normato la dematerializzazione dei documenti cartacei e la disponibilità degli stessi a livello
informatico;
- il 3 dicembre 2013 è stato emanato il DPCM con le nuove “Regole tecniche in materia di
sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43,
commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n. 82 del 2005” che apporta modifiche alla deliberazione CNIPA n.
11/2004;
- tale DPCM introduce il concetto di “sistema di conservazione” che assicura la
conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici,
definendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la
gestione di tali processi;
RITENUTO NECESSARIO acquisire un supporto esterno per affiancare il personale dell’Ente in
merito alle procedure di archiviazione e conservazione dei documenti informatici necessarie per il
corretto funzionamento del sistema di gestione informatica dei documenti amministrativi;
ATTESO che per gli acquisti di beni e servizi sotto soglia comunitaria, l’ATA ha l’obbligo di
avvalersi di convenzioni Consip e di far ricorso anche al mercato elettronico della pubblica
amministrazione (M.E.P.A.) ovvero attraverso il mercato elettronico realizzato dalle centrali di
committenza di riferimento;
APPURATO che per la fornitura di cui trattasi non è attiva alcuna convenzione Consip;
VERIFICATA altresì la reperibilità nel bando “ICT 2009 - Prodotti e servizi per l’informatica e le
telecomunicazioni” attivo sul MEPA di servizi di gestione elettronica dei documenti;
ATTESO che tra gli operatori MEPA abilitati al bando di cui sopra, è stato individuato quale
fornitore più idoneo a soddisfare le esigenze dell’Ente la ditta “EBLA Soc. Coop.”;
VALUTATA l’offerta proposta dalla ditta suddetta relativa al servizio di assistenza per
elaborazione titolario, piano di conservazione ed avvio fascicolazione, che garantisce il supporto per
la gestione informatica dei documenti amministrativi, mediante l’affiancamento al personale per la
1
redazione del manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione dei fascicoli e
successiva archiviazione;
VERIFICATO che la fornitura sopra indicata rientra nella tipologia di servizi acquisibili mediante
ricorso alle procedure in economia, ai sensi dell’art. 125 del D.Lgs. n. 163/2006 e dell’art. 13 del
vigente Regolamento di Organizzazione;
RITENUTO pertanto di individuare la ditta “EBLA Soc. Coop.”, con sede legale a Cesena (FC),
47521, via Uberti 107, P.IVA 03599200403, quale fornitore per il servizio di supporto per la
gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale di gestione documentale, creazione
titolario, creazione fascicoli e successiva archiviazione per una spesa di € 2.500,00 IVA esclusa;
CONSIDERATO che la presente fornitura rientra nel campo di applicazione della L. n. 136/2010
sulla tracciabilità dei flussi finanziari e che, pertanto, il presente procedimento è stato registrato
presso l’ANAC ed è contraddistinto dal seguente codice identificativo gara (CIG) n. ZC7193658B;
DATO ATTO che la ditta “EBLA Soc. Coop.” ha trasmesso, come da ns. prot. n. 1427 del
04/04/2016, la dichiarazione redatta ai sensi degli art. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000 attestante il
possesso dei requisiti di cui all’art. 38 del D.Lgs. n. 163/2006 e la comunicazione degli estremi
identificativi del conto corrente dedicato anche in via non esclusiva della gestione delle commesse
pubbliche;
VISTO l’allegato disciplinare per l’espletamento del servizio in oggetto;
PER QUANTO SOPRA ESPOSTO, VISTI:

il D.Lgs. n. 267/2000, con particolare riferimento agli artt. 107, 151, co. 4, e 183;

il D.Lgs. n. 163/2006 e ss.mm.ii. ed il D.P.R. n. 207/2010;

la L. n. 296/2006 e ss.mm.ii., con particolare riferimento all’art. 1, co. 450;

il D.L. n. 95/2012, convertito in L. n. 135/2012, con particolare riferimento all’art. 1,
inerente la nullità dei contratti stipulati in violazione delle disposizioni dettate per
l’approvvigionamento di beni e servizi mediante procedure telematiche;

il co.16 dell’art. 11 del D.Lgs. n. 118/2011, così come modificato dall’art. 1, lett. m) del
D.Lgs. n. 126/2014;

il Regolamento di organizzazione, approvato don Deliberazione dell’Assemblea n. 4 del
09.09.2013, relativamente:
- al Titolo IV, art. 14, “Procedura per l’acquisizione in economia di beni e servizi”;
- all’art. 4, secondo il quale al Direttore “provvede alle spese ed agli acquisti necessari al
funzionamento dell’ATA”;

la L. n. 136/2010, recante il “Piano straordinario contro le mafie”;

il Decreto del Presidente n. 3 del 29.01.2016, di approvazione del “Piano triennale di
prevenzione della corruzione 2016-2018, ai sensi della L. n. 190/2012;

il Decreto del Presidente n. 8 del 14.03.2016 di approvazione del PEG per il triennio 20162018;

i pareri favorevoli, riportati in calce, in ordine alla regolarità tecnica e contabile di cui
all’art. 147 bis, co. 1 del D.Lgs. n. 267/2000 come introdotto dall’art. 3, co. 1 del D.L. n.
174/2012;
2

l’attestazione positiva, riportata in calce, di compatibilità dei pagamenti ai sensi dell’art. 9,
co. 1, lett. a, punto 2, del D.L. n. 78/2009 convertito con modificazioni in L. n. 102/2009;
ACCERTATO che non sussistono situazioni di conflitto di interesse, ai sensi dell’art. 6-bis della L.
n. 241/1990 da parte del sottoscritto, nei confronti dei destinatari del presente atto;
RITENUTO di dover disporre personalmente l'atto di che trattasi, poiché adempimento spettante al
sottoscritto;
DETERMINA
1. Che le premesse al presente procedimento costituiscono parte integrante dello stesso;
2. Di procedere, tramite mercato elettronico, all’affidamento diretto nei confronti della ditta
“EBLA Soc. Coop.”, per la fornitura del servizio di supporto per la gestione informatica dei
documenti amministrativi: manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione
fascicoli e successiva archiviazione per una spesa di € 2.500,00 IVA esclusa;
3. Di approvare l’allegato disciplinare per l’espletamento del servizio in oggetto;
4. Che il presente procedimento rientra nel campo di applicazione della L. n. 136/2010 sulla
tracciabilità dei flussi finanziari e che, pertanto, è contraddistinto dal seguente codice
identificativo gara (CIG) n. ZC7193658B;
5. Che la spesa complessiva di € 3.050,00 inclusa IVA trova copertura finanziaria al capitolo
0103.01.314 “Altre prestazioni professionali e specialistiche n.a.c.”;
6. Di dare atto che il Responsabile del Procedimento, ai sensi dell’art. 10 del D.Lgs. n.
163/2006 e s.m.i., è la dott.ssa Elisabetta Cecchini – Direttore dell’Ente;
7. Di trasmettere il presente provvedimento al Responsabile del Servizio finanziario per
l’apposizione del visto attestante la copertura finanziaria, che ne determina l’esecutività;
8. Di trasmettere il presente provvedimento al Responsabile del Servizio pianificazione
campagne di comunicazione e rapporti con i media per la pubblicazione all’Albo pretorio on
line dell’Ente.
RESPONSABILE ISTRUTTORIA (R.I.)
dott.ssa Simonetta Scaglia
RESPONSABILE PROCEDIMENTO (R.P.)
dott.ssa Elisabetta Cecchini
Il Direttore
dott.ssa Elisabetta Cecchini
3
DISCIPLINARE PER LO SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO DI SUPPORTO AL
PERSONALE ATA PER LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
AMMINISTRATIVI
Il servizio di supporto al personale ATA per la gestione informatica dei documenti amministrativi si
focalizzerà nelle seguenti attività:
1) elaborazione del titolario: personalizzazione del titolario vigente per i Comuni per l’attività
dell’ATA mediante creazione di apposite categorie ed eliminazione di altre non ricorrenti in
tale Ente;
2) avvio della fascicolazione dei documenti amministrativi: creazione manuale di
fascicolazione da allegare al manuale di gestione documentale;
3) piano di conservazione: creazione manuale di conservazione da allegare al manuale di
gestione documentale;
4) manuale di gestione documentale: integrazione schema redatto dall’ATA e creazione dei
necessari allegati;
5) archiviazione documenti amministrativi anni pregressi (dal 2013 alla data di avvio della
fascicolazione): fascicolazione dei documenti amministrativi e creazione archivi correnti o
di deposito;
L’affiancamento al personale verrà effettuato sia in presenza che a distanza.
L’attività dovrà essere avviata entro il 13/04/2016 o comunque non oltre 7 (sette) giorni lavorativi
alla formalizzazione dell’ordine di acquisto, effettuato on line mediante il mercato elettronico
(MEPA), e conclusa entro il 31 luglio 2016.
Il corrispettivo, calcolato a corpo su una stima di un totale di 24 ore, dovrà essere fatturato al
termine del lavoro mediante emissione di fattura elettronica con annotazione “scissione dei
pagamenti” (art. 2, co. 1 del D.M. del 23.01.2015) e liquidato nei successivi 30 (trenta) giorni.
A tal fine si comunicano i seguenti dati:




Codice Univoco: UFBGLJ;
Descrizione: Uff_eFatturaPA;
Indirizzo PEC: [email protected];
Codice Identificativo di Gara (CIG ZC7193658B).
Eventuali prestazioni aggiuntive per il riordino dell’archivio saranno compensate a metro lineare e
fatturate come sopra.
PARERE DI REGOLARITÀ TECNICA
Ai sensi dell’art. 147 bis, comma 1 del D.Lgs. n. 267/2000, si esprime parere favorevole in ordine
alla regolarità tecnica, attestando la regolarità della presente determinazione e la correttezza
dell’azione amministrativa.
Jesi, lì 07.04.2016
Il Direttore
dott.ssa Elisabetta Cecchini
PARERE DI REGOLARITÀ CONTABILE
Ai sensi dell’art. 147 bis, comma 1 del D.Lgs. n. 267/2000, si esprime parere favorevole in ordine
alla regolarità contabile della presente determinazione.
Jesi, lì 07.04.2016
Il Direttore
dott.ssa Elisabetta Cecchini
ATTESTAZIONE PAGAMENTI
Ai sensi dell’art. 9, co. 1, lett. a, punto 2, del D.L. n. 78/2009 convertito con modificazioni in L. n.
102/2009, si attesta che i pagamenti conseguenti all’impegno/i di spesa da assumere sono
compatibili con gli stanziamenti di bilancio e con le regole di finanza pubblica.
Jesi, lì 07.04.2016
Il Direttore
dott.ssa Elisabetta Cecchini
4
VISTO DI REGOLARITA’ CONTABILE
DETERMINAZIONE N. 48 DEL 07/04/2016
Oggetto: Servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi: manuale
di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva
archiviazione. Affidamento diretto alla ditta “EBLA Soc. Coop. –– Impegno di spesa.
CIG ZC7193658B.
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 183, co. 7 del D.Lgs. n. 267/2000 si appone il visto di regolarità
contabile attestante la seguente copertura finanziaria:
ELENCO IMPEGNI:
 Imp. n. 123/2016, capitolo 0103.01.314, per € 3.050,00 inclusa IVA.
Jesi, lì 07.04.2016
Il Direttore
dott.ssa Elisabetta Cecchini
Assemblea Territoriale d’ambito ATO2 – Via Ruggeri 5, 60131 Ancona (AN) – Tel: 0731 200969 / 071 2832048 – C.F. 93135970429
Pag. 1
CERTIFICATO DI INIZIO PUBBLICAZIONE
DETERMINAZIONE N. 48 DEL 07.04.2016
OGGETTO: Servizio di supporto per la gestione informatica dei documenti amministrativi:
manuale di gestione documentale, creazione titolario, creazione fascicoli e successiva archiviazione.
Affidamento diretto alla ditta “EBLA Soc. Coop. –– Impegno di spesa. CIG ZC7193658B.
Si certifica che l’atto di cui sopra viene oggi pubblicato all’Albo Pretorio on line di questa
Amministrazione per 15 giorni interi e consecutivi.
Jesi, lì 07.04.2016
Il Direttore
dott.ssa Elisabetta Cecchini
Assemblea Territoriale d’Ambito ATO2 – Via Ruggeri 5, 60131 Ancona (AN) – C.F. 93135970429 – Tel. 0731 200969 / 071 2832048
Pag. 1