OPUSCOLO Oltre la

Segreteria Regionale Marche
Oltre la
sportelleria!
manualetto
per evitare, salti nel buio….
L’aria che tira non permette di essere molto ottimisti sulla possibilità di un veloce
ritorno al normale e costruttivo confronto fra l’Azienda e il mondo della
rappresentanza dei lavoratori.
Anzi, c’è chi si interroga se mai più tutto sarà come prima, se la riorganizzazione
della Divisione Mercato Privati continuerà ad essere attuata unilateralmente o se
ancora ci potrebbe essere qualche colpo di scena.
Nel frattempo, vuoi per effetto del turn over, vuoi per la introduzione di nuove
norme, vuoi per una diversa organizzazione del lavoro; molti operatori di
sportelleria si ritrovano a dover sopportare maggiori distacchi e a ricoprire incarichi
diversi, anche se temporaneamente.
Se fino a qualche anno fa, era quasi impossibile trovarsi a dirigere
un ufficio dalla sera alla mattina, o pochi mesi dopo essere stati assunti; oggi è
sempre più frequente essere distaccati o applicati in uffici più o meno complessi,
senza aver ricevuto la necessaria formazione: allo sbaraglio!
Abbiamo pensato sia giunto il momento di offrire qualche suggerimento per evitare,
ai meno esperti, pericolosi salti nel vuoto.
Siamo consapevoli che qualcuno potrà considerare queste poche righe e i
comportamenti che suggeriamo solo inutili formalità, noiosa burocrazia; ma il ruolo
di rappresentanza che ci viene riconosciuto, ci impone di rammentare che non
succede nulla, fino a quando va tutto bene!
Mentre invece, quando si è chiamati a rispondere per ammanchi di cassa,
o si subiscono rapine e\o raggiri; quando si scopre di aver violato le norme
sull’Antiriciclaggio o sulle limitazioni all’uso del contante; allora, e solo allora,
comprediamo quanto sarebbe stato opportuno operare correttamente.
Ansia, fretta, la coda di clienti davanti allo sportello, non devono indurci
a comportamenti errati.
Buona lettura e buon lavoro
Ancona, 23 gennaio 2012
La Segreteria Regionale Slp-Cisl
Sede Regionale: Via Ragnini, 4 - 60127 Ancona Tel: 071 2822 264 - Fax : 071 2822 229
Simona Iosa Tel: 328 33 78 615 - 347 85 71767
Gabriele Lalli Tel: 334 67 39 520 - 349 39 41 979
Dario Dominici (Seg.Reg.le) Tel: 328 62 92 576 - Mail: [email protected]
Provincia di Ancona Via Ragnini, 4 - 60127 Ancona
Tel: 071 2822 235 - Fax: 071 2822 229 - Mail: [email protected]
Segretario Territoriale Salvatore Giuliano Tel: 333 90 00 455
Province di Ascoli Piceno e Fermo Corso Vittorio Emanuele, 37 - 63017 Ascoli Piceno
Tel. 0736 261 228 - Fax: 0736 261 228 - Mail: [email protected]
Segretario Territoriale Dario Riccetti - Tel: 328 28 98 718
Provincia di Macerata Ghino Valenti, 27 - 62100 Macerata
Tel: 0733 4075 210 - Fax: 07334075222 - Mail: [email protected]
Segretario Territoriale Mauriello Saverio - Tel: 338 73 17 340
Provincia di Pesaro e Urbino Via Porta Rimini, 11 - 61121 Pesaro
Tel. 0721 380 511- 521 - Fax 0721 30 212 - Mail: [email protected]
Segretario Territoriale Bartolucci Andrea Tel: 349 80 21 570
Quando si subentra ad un altro collega, alla cassa o, a maggior ragione, in
occasione delle sostituzioni in caso di assenza, è fondamentale contare
tutta la giacenza; tralasciare anche solo la moneta o le CVP può esporci a
responsabilità amministrativa e patrimoniale.
Anche se per motivi di tempo
☺ controllo stampati
e molteplicità delle incombenze,
☺ controllo moneta
controllo cvp folder ☺ le
consistenze
si
verificassero
saltuariamente; è bene ricordare che anche nella eventualità che si fossero
succeduti più addetti, la responsabilità rimane in capo all’ultimo contabile.
E’ bene richiedere i limiti di giacenza autorizzati della cassa, riponendo
l’eccedenza nei mezzi di custodia previsti: roller cash, casseforti,
armadi blindati. E dell’ufficio, del Cash Dispenser, richiedendo le
sovvenzioni o effettuando i versamenti a seconda delle necessità.
Pur se in maniera non esaustiva, e a solo titolo esemplificativo, proviamo ad
evidenziare alcuni momenti di una giornata lavorativa, ai quali si
aggiungeranno le attività di ricezione e avviamento della corrispondenza.
AZIONI DA COMPIERE
atm poste shop
mail tm -light
diminuisci annulla sovv.ni (sab)
scarico assegni
mail
reintegra fondo riserva
controtrans.ni
interm finanz.
carnet assegni
carnet assegni verif.note V.I.
quadro insieme ripro
ORARIO
8.00
8.30
9.00
9.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
su wms
bpf
libretti
mod fisc pt shop
telepass
su e-procurement
cvp
filatelia
materiali
con fax
polizze
22.r ologramma
forniti d'ufficio
assegni vaglia
scratch card P.M.
Quando si abbandona il proprio posto di lavoro è necessario mettere il
proprio computer in “pausa”, in modo che si possa aver accesso alle
applicazioni solo attraverso autenticazione: userid e password.
Non è consentito comunicare ad altri la propria password o utilizzare
quella di altri colleghi; è necessario piuttosto richiedere, specie in
occasione di sostituzioni le autorizzazioni temporanee alla Filiale di
appartenenza, utilizzando l’appropriata modulistica.
Allegato 3 - Modello di richiesta abilitazione/disabilitazione/modifica profilo utente
INFORMAZIONI PERSONALI RICHIEDENTE
Nome
Cognome
Matricola
Funzione Aziendale
DIRETTORE UP
Ufficio di Appartenenza
Filiale di Appartenenza
Provincia
Telefono
Indirizzo e-mail
INFORMAZIONI PERSONALI UTENTE DA ABILITARE/DISABILITARE
Nome
Cognome
Matricola
User-id
Ufficio di Appartenenza
Filiale di Appartenenza
Provincia
Telefono
Indirizzo e-mail
INFORMAZIONI OPERATIVE
Data della richiesta
Data desiderata di azione
Operazione Richiesta
Sistema (Windows NT, Windows XP)
SOSTITUZIONE DUP
SDP
Applicazione (CAA/RACF, Sap R/3, SAP BW,
eProcurement/Ariba
Profilo/Ruolo
Data di inzio e di scadenza Ruolo AT per SDP
dal
(periodo massimo 50 gg.)
Profilo Utente (solo per CAA)
Identificativo Livello Utente (solo per CAA)
Gruppo per Controllo Autorizzazione (Tab. Generale)
(solo per SAP)
N. Calcolo Retr. (Tab. Generale)
(solo per SAP)
Tpo Utente Contrattuale (Tab. Dati Monitoraggio )
(solo per SAP)
al
In caso si riscontrassero delle differenze di cassa a fine giornata (deficienze
o eccedenze), devono essere sempre dichiarate.
Il cassiere, che percepisce l’indennità di cassa, è generalmente tenuto
a rifondere eventuali ammanchi di cassa; non sfugge l’utilità di stipulare una
polizza amministrativa che copra tale rischio.
Particolare attenzione va dedicata alla gestione delle banconote false. Prima
di tutto ricordiamo che le banconote sospette di falsità devono essere
necessariamente sequestrate. Restituire una banconota sospetta di falsità
(magari lo è davvero) potrebbe procurarci oltre ad un provvedimento
disciplinare anche di addebitarci l’ipotesi di reato di concorso in spaccio.
Occorre, invece, compilare il verbale di sequestro - disponibile tra gli
applicativi dell’UP - ed inviarlo insieme alla banconota alla sede della
Banca d’Italia territorialmente competente. E’ anche vietato distruggere la
banconota!
Qualora, in sede di quadratura della giornata contabile, sia rilevata la
presenza di una banconota falsa, è necessario segnalarlo tempestivamente,
al DUP o al Servizio Operazioni.
Riteniamo che la responsabilità patrimoniale possa ricadere sul
dipendente, solo nei casi di evidente contraffazione e non quando la si
sarebbe potuta accertare solo attraverso particolari apparecchiature di cui
non si dispone, o solo attraverso la perizia tecnica della Banca d’Italia.
E’ bene notare che sovente le apparecchiature contabanconote utilizzate per
la rilevazione dei falsi, funzionano per comparazione dando risultati affidabili
solo in presenza di un sufficiente numero di pezzi.
“I rappresentanti Slp-Cisl sul posto di lavoro e le segreterie sono comunque a
disposizione per ogni chiarimento ritenuto necessario”.
Identificazione del cliente\esibitore. Le norme vigenti (DL 231-2007), allo
scopo di prevenire l’utilizzo del sistema finanziario a fini illeciti di riciclaggio e
finanziamento del terrorismo, pongono a capo degli intermediari maggiori
attività di controllo. L’adeguata verifica del cliente altro non è che un
rafforzamento dell’obbligo di identificazione, conoscenza e controllo della
clientela.
L’adeguata verifica è necessaria quando s’instaura un rapporto continuativo,
in occasione di operazioni occasionali di importo pari o superiore a 5.000,oo
euro, quando vi è il sospetto di riciclaggio o finanziamento del terrorismo; o vi
sono dubbi sulla veridicità o sulla adeguatezza dei dati precedentemente
ottenuti ai fini della identificazione di un cliente.
E’ bene ricordare che l’identificazione e la verifica dell’identità del
cliente possono avvenire solo in presenza del cliente e mediante
l’esibizione di un documento d’identità e del codice fiscale.
L’identificazione e l’adeguata verifica del cliente presuppongono
l’effettuazione e l’acquisizione della fotocopia del documento di identità e del
codice fiscale, che dovranno essere inserite nel fascicolo del cliente.
Fate attenzione a non identificare mai come presente allo sportello un
cliente che, pur avendo firmato una distinta, non si è presentato di
persona. Occorre invece registrare i dati dell’esibitore, che deve dichiarare
per conto di chi esegue l’operazione richiesta; e dopo aver verificato se
l’esibitore ad esempio è titolare del conto e se è in possesso dei poteri o
deleghe per effettuare le operazioni sullo stesso.
Il passo successivo, per operare nel rispetto delle norme, consiste nel
verificare la fattibilità dell’operazione richiesta tenendo conto della
legislazione vigente e delle disposizioni aziendali.
La verifica va fatta tenendo presente che anche l’evasione fiscale e i
guadagni in nero rientrano nella normativa dell’antiriciclaggio e pertanto
tutte le operazioni sospette vanno segnalate, in forma scritta ritirando
ricevuta dal diretto superiore che poi valuterà se proseguirla o meno.
La valutazione attiene ad elementi oggettivi dell’operazione
(caratteristiche, entità, natura) e soggettivi del cliente (capacità economica,
attività svolta) e di qualsiasi altra circostanza conosciuta.
Le istruzioni operative per la segnalazione delle operazioni sospette sono
contenute nel cosidetto Decalogo della Banca d’Italia che elenca gli indici di
anomalia, vale a dire le regole che consentono al lavoratore di cogliere quelle
anomalie meritevoli di segnalazione.
Riepiloghiamo le novità introdotte dalle recenti normative, in materia
di limitazione dell’uso del contante:
ANTIRICICLAGGIO
introdotto
nuovo
limite uso contante
e titoli al portatore
(DL 201-2011 6-12-2011)
euro 999,99
ADEGUATA VERIFICA
disposizioni
invariate
l'adeguata verifica della clientela
va fatta in presenza di operazioni
occasionali
di importo ≥ 5000 euro
↗
↗
↗
↗
↗
↗
↗
↗
↔
IL SIG MARIO PUO':
..prelevare o versare su conti bancari o postali somme pari o superiori a mille
euro
..versare allo sportello assegni pari o superiori a mille euro con un solo
beneficiario e la clausola di non trasferibilità
..acquistare in contanti presso esercizi commerciali per importi fino a 999,00
euro
..pagare prestazioni professionali in contanti entro l’importo di 999,00
euro
..effettuare pagamenti in contanti per somme complessivamente
superiori a mille euro purchè in esercizi commerciali diversi
..effettuare pagamenti in contanti per somme superiori a mille euro
risultanti dalla somma di più pagamenti in diversi esercizi o studi
professionali
..effettuare pagamenti pari o superiori a mille euro con la carta di credito
..prelevare presso ATM importi pari o superiori a mille euro anche se
frazionati nella stessa giornata
GESTIONE MONETE - disciplinata dal Regolamento CE nr 974/98:
"potranno essere accettate in pagamento, in tutte le operazioni di
sportello presso gli uffici postali, non più di 50 monete per operazione
indipendentemente dal taglio delle stesse"
IL SIGNOR MARIO NON PUO':
↙
↙
↙
↙
↙
..pagare a Giuseppe un bene (o un servizio) in contanti per un totale di mille o
più euro
..prestare a Giuseppe più di mille euro in contanti
..effettuare una donazione a Giuseppe in contanti una somma pari o maggiore
di mille euro
..prelevare da uno sportello bancario o postale una somma pari o superiore a
mille euro e versare la stessa, allo stesso sportello sul conto di una altra
persona
..consegnare a Giuseppe certificati di deposito per più di mille euro affinchè
Francesco li incassi
—
infrazione art 49 com 1 Dlgs 231-07 art 12 com 1 DL 201-11
dal 01.02.2012 (limite importo ≥ 1000 €) è vietato il trasferimento
di denaro contante effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi
N.B. Qualora vi siano elementi concreti che inducano a ritenere violata la
normativa, l'UP è tenuto ad inoltrare la comunicazione al MEF,
a meno che non sia stata già inoltrata una segnalazione di operazione
sospetta.
sanzione amministrativa pecuniaria dall'1% al 40% dell'importo
trasferitominimo 3.000 € se riguarda importi superiori a 50.000 € la sanzione
minima è aumentata 5 volte
↙
..girare a Giuseppe per l’incasso un assegno di importo pari o superiore a
mille euro senza apporvi la clausola di non trasferibilità
—
infrazione art 49 com 5 Dlgs 231-07 art 12 com 1 DL 201-11
va segnalata al MEF
dal 01.02.2012 (limite importo ≥ 1000 €) è vietata l'emissione di
assegni privi della clausola di trasferibilità e/o senza l'indicazione
del nome/ragione sociale del beneficiario
—
infrazione art 49 com 6 Dlgs 231-07
va segnalata al MEF
sempre e per qualsiasi importo è vietata la negoziazione di assegni
emessi all'ordine del traente (a me medesimo) che risultino girati
ad altri soggetti (che non siano Banche o Poste Italiane)
N.B. Si noti che se le girate sono state apposte regolarmente gli assegni
saranno comunque pagati da banche e poste;
mentre i titoli non trasferibili, che presentano firme di girata successiva al
beneficiario non sono pagabili.
sanzione amministrativa pecuniaria dall'1% al 40% dell'importo trasferito
minimo 3.000 € se riguarda importi superiori a 50.000 € la sanzione
minima è aumentata 5 volte
↙
cedere a Giuseppe il proprio libretto di risparmio al portatore con saldo
superiore ai mille euro e Giuseppe successivamente prelevare dal libretto
delle somme
—
—
N.B
infrazione art 49 com 1 Dlgs 231-07 art 12 com 1 DL 201-11
dal 01.02.2012 limite importo ≥ 1000 € è vietato il trasferimento di
libretti di deposito postali al portatore effettuato a qualsiasi titolo
tra soggetti diversi
sanzione amministrativa pecuniaria dall'1% al 40% dell'importo trasferito
minimo 3.000 € se riguarda importi superiori a 50.000 € la sanzione
minima è aumentata 5 volte
infrazione art 49 com 13 Dlgs 231-07 art 12 com 1 DL 201-11
dal 01.04.2012 limite importo ≥ 1000 € saldo libretti al portatore
alla data di entrata in vigore del limite
L'UP segnala al MEF l'infrazione nel caso che il cliente si rifiuti di
estinguere il libretto con saldo ≥ al limite; ovvero di ridurre il saldo al
predetto limite
BP segnala i clienti che estinguono il libretto con saldo ≥ al limite
introdotto; o che riducono il saldo al predetto limite
—
↙
↔
↔
↔
sanzione amministrativa pecuniaria dall'10% al 20% del saldo del libretto
al portatore; se il saldo è ≤ 3.000 € la sanzione è pari al saldo del libretto
stesso - se riguardano importi superiori a 50.000 € le sanzioni minima e
massima sono aumentate del 50%
infrazione art 49 com 14 Dlgs 231-07
va segnalata al MEF
sempre e per qualsiasi importo, è vietato il trasferimento libretti
di deposito postali/bancari al portatore senza la comunicazione
all'intermediario dei dati identificativi del cessionario,
l'accettazione del cessionario e la data del trasferimento
sanzione amministrativa pecuniaria dall'10% al 20% del saldo del libretto
al portatore se il saldo è ≤ 3.000 € la sanzione è pari al saldo del libretto
stesso se riguardano importi superiori a 50.000 € le sanzioni minima e
massima sono aumentate del 50%
ricevere in contanti somme superiori a 1000 euro per pagamenti
di stipendi, compensi o pensioni da parte della Pubblica Amministrazione
EMISSIONE di ASSEGNI VIDIMATI, CIRCOLARI, VAGLIA POSTALI
senza la clausola di trasferibilità e/o senza l'indicazione del nome/ragione sociale
del beneficiario
I sistemi di PI non consentono l'emissione di codesti titoli di importo superiore a
quello stabilito dalle norme senza la clausola di trasferibilità o l'indicazione del
beneficiario
NUOVA EMISSIONE DI LIBRETTI AL PORTATORE
I sistemi di PI non consentono l'apertura di libretti al portatore con importo
superiore a quello stabilito dalle norme
TRASFERIMENTO DI DENARO CONTANTE DA E VERSO L'ESTERO A
MEZZO PLICO POSTALE
Dlgs 195 -2008
Nei casi di entrata o uscita dal territorio nazionale, mediante plico postale o
equivalente, di vaglia e assegni privi della clusola di non trasferibilità e/o della
indicazione del nome del beneficiario;
oppure, nei casi di entrata o uscita dal territorio nazionale di denaro contante
per un importo pari o superiore a 10.000 euro i clienti dovranno consegnare agli
uffici postali il modulo di dichiarazione all'Agenzia delle Entrate, all'atto della
spedizione o nelle 48 ore successive al ricevimento
Nel computo dei termini non si tiene conto dei giorni festivi
L’assegno bancario è un mezzo di pagamento. Presuppone l'esistenza di un conto
corrente e di un rapporto di provvista con la banca su cui lo stesso è tratto; è un titolo di
credito pagabile a vista e si perfeziona nel momento in cui entra in circolazione, quando
cioè la disponibilità passa dal traente al prenditore. Gli elementi che qualificano un titolo di
credito come "assegno bancario", sono:
1)
denominazione di assegno bancario, nel contesto del titolo e
nella lingua in cui il titolo è redatto;
2)
ordine incondizionato di pagare una determinata somma;
3)
nome di chi è designato a pagare (banca trattaria);
4)
luogo di pagamento;
5)
data e luogo di emissione vanno respinti gli assegni che ne
sono privi al momento dell'accoglimento;
6)
sottoscrizione del soggetto che emette l'assegno (traente).
L'assegno deve essere presentato per il pagamento alla banca trassata nel termine di
otto, giorni dalla data di emissione, se pagabile nello stesso comune, di emissione,
o entro quindici giorni, se pagabile in comune diverso; decorsi detti termini, l'assegno non
è più protestabile. Prima del pagamento, è necessario verificare la continuità delle girate, e
l'attenta identificazione del presentatore avendo cura di conservare traccia della copia del
documento d'identificazione esibito dal cliente. Non bisogna mai accettare assegni
postdatati. L'indicazione del beneficiario, e della clausola di non trasferibilità, sono
obbligatorie nel caso in cui l'importo, sia pari o superiore a 1.000,oo euro. In mancanza di
uno dei requisiti essenziali non si deve mai intervenire di proprio pugno sui titoli di credito.
E’ bene invitare il cliente a completare il titolo. In caso di rifiuto, utilizzare esclusivamente i
timbri forniti dall’azienda. Qualora cifre e importi fossero discordanti, prevale quello
indicato in lettere, e nel dubbio l’importo minore.
TIPOLOGIA DOCUMENTI ammessi
(si rimanda alle singole disposizioni di servizio):
MAG e MIN
MAG e MIN
MAG
MIN
MAG
MAG
MAG e MIN
CARTA IDENTITA’ ITALIANA O DI PAESE UE (anche su supporto plastificato)
DOCUMENTO IDENTITA’ ELETTRONICO (<15 ANNI)VALIDO PER L’ESPATRIO
PASSAPORTO EUROPEO O ESTERO (con traduzione giurata se non ha dati in inglese)
PASSAPORTO MINORE
PATENTE DI GUIDA (anche su supporto plastificato)
PORTO D’ARMI
TESSERA PERSONALE DI RICONOSCIMENTO DI CUI AL DPR 851 DEL 28.8.67
MAG e MIN
MIN
MAG e MIN
MIN
MAG e MIN
MAG e MIN
MAG e MIN
MAG e MIN
MAG
MAG
MAG
DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO rilasciato da Ambasciate e Consolati Italiani.
CERTIFICATO IDENTITA
LASCIAPASSARE PER ESTERO
CERTIFICATO DI NASCITA fino 12°anno/eventuale provvedimento Giudice Tutela re
LIBRETTO INPS solo se recante foto e firma autenticata
LIBRETTO NOMINATIVO PER MINORATI CIVILI mod. 4-A.P.
LIBRETTO PER CIECHI E INVALIDI rilasciato da Prefettura
PERMESSO DI SOGGIORNO PER CITTADINI STRANIERI
CARTA IDENTITA’ EMESSA DA UFFICI CONSOLARI PER CITTADINI ISCRITTI AIRE
ATTESTATO DI RICONOSCIMENTO PER DETENUTI IN ESPIAZIONE DI PENA
TESSERINO RILASCIATO DALL'ASS.NE NAZ.LE CARABINIERI (ANC)
(rilasciata dalle Amm.mi Statali ai dipendenti civili e militari in attività e in quiescenza e ai loro familiari)