Codice Etico di Morris Profumi SpA

The fashionable perfumery products
MORRIS IS A TRADE MARK REGISTERED THROUGHOUT THE WORLD
Codice Etico di Morris Profumi S.p.A.
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Indice
1.
INTRODUZIONE ........................................................................................................................ 3
2.
DESTINATARI ........................................................................................................................... 3
3.
VALORI ETICI ........................................................................................................................... 4
4.
NORME DI COMPORTAMENTO............................................................................................. 5
4.1
NEI RAPPORTI CON LE RISORSE UMANE ..................................................................................... 5
4.2
NELLA
GESTIONE DELLA SALUTE E SICUREZZA SUI LUOGHI DI LAVORO E DELLA TUTELA
DELL’AMBIENTE ................................................................................................................................. 6
5.
4.3
NELLA GESTIONE DELLA QUALITÀ ............................................................................................. 6
4.4
NELLA GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE E DEL SISTEMA CONTABILE.................................. 7
4.5
NELLA GESTIONE DEGLI AFFARI................................................................................................ 8
4.6
NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ................................................................. 9
4.7
NEI RAPPORTI CON LA POLITICA ............................................................................................. 11
4.8
NELLA GESTIONE DEL CONFLITTO DI INTERESSE ...................................................................... 11
PRIVACY .................................................................................................................................. 12
6. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO E PROCEDURE
AZIENDALI ...................................................................................................................................... 12
7. MODALITA’ DI ATTUAZIONE E SANZIONI .......................................................................... 13
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1. INTRODUZIONE
Il presente Codice Etico, è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione di
MORRIS PROFUMI SpA (di seguito “Morris” o la “Società”), con delibera del 11
dicembre 2013.
Il Codice Etico rappresenta l’insieme dei valori etici e delle norme di comportamento,
già radicati nella cultura aziendale, sulla base dei quali la Società e le persone che
lavorano per la Società basano la propria attività. Il Codice Etico è uno strumento
utile a preservare il valore e l’integrità dell’azienda nel tempo e un insieme di principi
positivi e di regole che Morris ha scelto volontariamente di adottare come concreta
espressione dei propri propositi.
2. DESTINATARI
Le disposizioni contenute nel Codice Etico si applicano a tutti i dipendenti, senza
alcuna eccezione, agli amministratori, collaboratori, consulenti, agenti, procuratori e
a chiunque operi in nome e per conto della Società (di seguito i “Destinatari”).
Le disposizioni si applicano altresì a tutti coloro che direttamente o indirettamente
instaurano rapporti con la Società, stabilmente o anche temporaneamente, previo
assenso da parte di questi ultimi.
Ciascun dipendente è responsabile delle proprie azioni nel rispetto del presente
Codice Etico e delle normative nazionali e internazionali vigenti. In particolare, le
disposizioni ivi contenute sono coerenti anche con:
• UK Bribery Act 2010;
• US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA).
[Nota: tale ultima previsione riguarda esclusivamente le Società che operano in
America e U.K.]
Il presente Codice Etico è portato a conoscenza con qualsivoglia mezzo (compresa
posta elettronica e pubblicazione sui siti Intranet/internet aziendali) di tutti i
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dipendenti di Morris, nonché di tutti coloro che hanno rapporti con la Società, i quali
si impegnano ad osservarlo.
3. VALORI ETICI
Nel raggiungimento dei propri obiettivi, Morris si ispira ai seguenti valori, vincolanti
per tutti i Destinatari del presente Codice Etico:
Legalità
I Destinatari regolano la propria condotta nel pieno rispetto del presente Codice
Etico, delle procedure aziendali e della normativa vigente.
Integrità
I Destinatari regolano la propria condotta in maniera professionale e responsabile,
assicurando che il proprio comportamento sia caratterizzato da onestà, moralità,
correttezza e buona fede.
Trasparenza
Nei rapporti con i propri interlocutori, i Destinatari si impegnano alla massima
trasparenza e lealtà, impegnandosi a fornire informazioni chiare, complete,
tempestive e veritiere, anche nei confronti degli organi della pubblica
amministrazione.
Imparzialità
I Destinatari operano nel pieno rispetto delle caratteristiche personali di ognuno,
incentivando e premiando l’integrità ed il senso di responsabilità, rispettando le
diversità e ripudiando ogni possibile discriminazione in base ad età, stato di salute,
sesso, religione, razza, opinioni politiche e culturali, nonché condizione personale o
sociale.
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4. NORME DI COMPORTAMENTO
I Destinatari devono rispettare, nello svolgimento delle attività aziendali, le seguenti
norme di comportamento, basati sui valori etici sopra indicati.
4.1 Nei rapporti con le risorse umane
Morris considera i propri dipendenti un fattore fondamentale e strategico per il
conseguimento degli obiettivi dell’azienda. Per questo motivo tutela e valorizza il
personale di cui si avvale, allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio e la
competitività delle competenze possedute da ciascuno.
Morris contribuisce alla creazione di un ambiente di lavoro che favorisca il
raggiungimento degli obiettivi aziendali mediante:
• la promozione della cultura della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, nonché
il pieno rispetto della normativa in materia applicabile e dei più elevati standard
di riferimento e misure di prevenzione e protezione;
• l’osservanza dei diritti previsti dalla Dichiarazione Universale dei Diritti
dell’Uomo, unitamente al rifiuto dello sfruttamento del lavoro minorile e alla
piena tutela dei diritti del lavoratore, delle libertà sindacali e dei diritti di
associazione;
• lo sviluppo delle capacità e delle competenze di ciascun dipendente;
• l’adozione di criteri di merito, di competenza o comunque di carattere
professionale;
• il rispetto della personalità, dell’integrità psico-fisica e morale, della sensibilità e
della dignità di ciascuno, senza pregiudizi, discriminazioni o atteggiamenti
comunque lesivi.
Nel rispetto della normativa applicabile, la selezione del personale è subordinata alla
verifica della piena rispondenza dei candidati ai profili professionali richiesti, nel
rispetto delle pari opportunità di tutti i soggetti interessati.
Nella gestione dei rapporti che implicano l'instaurarsi di relazioni gerarchiche, la
Società si impegna a fare in modo che l'autorità sia esercitata con equità e correttezza,
evitando ogni abuso.
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4.2 Nella gestione della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro e della tutela
dell’ambiente
I Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, si impegnano a diffondere
e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi,
promovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori ed operando
per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei
lavoratori.
Morris Profumi spa ha implementato un sistema di gestione della salute e sicurezza
che risponde alle Linee Guida UNI INAIL ISPESL.
I Destinatari assicurano che le attività di Morris si svolgano nel pieno rispetto della
normativa vigente in materia di prevenzione e protezione, conformemente a criteri
più avanzati di salvaguardia ambientale e di efficienza energetica, perseguendo il
continuo miglioramento delle condizioni di salute e sicurezza sul lavoro.
Morris, nello svolgimento della propria attività interna ed esterna, si impegna a
tutelare l'ambiente assicurando il rispetto delle normative vigenti in materia, mediante
l'adempimento degli obblighi dalle stesse previsti e sulla base della certificazione ai
sensi dello standard UNI EN ISO 14001:2004, ottenuta dal novembre 2006.
4.3 Nella gestione della qualità
I Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, si impegnano a diffondere
e a promuove ogni azione necessaria che garantisca la conformità alla normativa
cogente nel campo della qualità del prodotto, promuovendo la formazione e
l’addestramento del personale in merito a tali aspetti.
L’impegno consiste nel diffondere e nel coniugare continuità di crescita aziendale,
con la piena soddisfazione del portafoglio clienti in allineamento alle normative
cogenti ed interne.
L’impegno consiste anche nel sostenere un continuo miglioramento della qualità del
prodotto, dei processi e dei servizi nel rispetto dei requisiti predefiniti.
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I Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, si impegnano a realizzare e
mantenere attivo ed efficace un Sistema Qualità conforme alle Certificazione UNI
EN ISO 22716:2008 ottenuta nel maggio 2013.
4.4 Nella gestione delle risorse finanziarie e del sistema contabile
La Società persegue il proprio oggetto sociale nel rispetto della normativa vigente,
del rispettivo statuto e regolamenti interni, assicurando il corretto funzionamento
degli organi sociali e la tutela dei diritti patrimoniali e partecipativi dei soci e
salvaguardando l'integrità del capitale sociale e del patrimonio.
Tutti i Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, devono assicurare
una gestione delle risorse finanziarie di Morris conforme alla normativa applicabile,
alle procedure e prassi aziendali e agli obiettivi aziendali.
In particolare, i Destinatari sono consapevoli dei rischi derivanti dalla potenziale
condotta di terze parti, con cui possono entrare in rapporti, nella realizzazione di
condotte criminose e in particolare quelle connesse alla gestione delle risorse
finanziarie (i.e. corruzione, riciclaggio, ricettazione, finanziamento organizzazioni
terroristiche o criminali, etc.).
La Società si adopera per mantenere un sistema amministrativo-contabile affidabile al
fine di predisporre e pubblicare dati economici e finanziari accurati e completi per
una rappresentazione chiara, veritiera e corretta dei fatti di gestione. Inoltre, si
adopera per l’istituzione e l’utilizzo di idonei strumenti per identificare, prevenire e
gestire i rischi di qualsivoglia natura, le frodi e i comportamenti scorretti.
Tutte le attività e le azioni svolte ed effettuate dai Destinatari nell’ambito della
propria attività lavorativa dovranno essere verificabili. La trasparenza contabile si
fonda sulla verità, accuratezza e completezza ed affidabilità della documentazione dei
fatti gestionali e delle relative registrazioni contabili. Ciascun Destinatario è tenuto a
collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e
tempestivamente nella contabilità. Per ogni operazione è conservata agli atti
un'adeguata documentazione di supporto dell'attività svolta, in modo da consentire
l'agevole registrazione contabile, l'individuazione dei diversi livelli di responsabilità
nonché la ricostruzione accurata e la verifica dell'operazione. Ciascuna registrazione
deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto.
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A tal fine, Morris assicura e favorisce la corretta informazione dei soci, degli organi
sociali e delle strutture competenti, in ordine ad atti e fatti significativi in merito alla
gestione societaria e contabile.
Tutti i Destinatari, a qualsiasi titolo coinvolti nelle attività di formazione del bilancio,
devono tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto
delle norme di legge e regolamentari e delle procedure aziendali, al fine di fornire ai
soci e ai terzi un’informazione veritiera e corretta sui risultati economici e sulla
situazione patrimoniale e finanziaria di Morris.
L'utilizzo delle risorse patrimoniali e finanziarie di Morris deve essere regolato da
procedure che consentano la massima trasparenza, richiedano la periodica
rendicontazione e permettano in ogni momento l'effettuazione di controlli al fine di
individuare chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato ogni singola
operazione.
4.5 Nella gestione degli affari
In nessun caso è ammesso perseguire o realizzare gli interessi di Morris in violazione
della normativa di legge applicabile.
Morris compete lealmente sul mercato rispettando, tra l'altro, le regole della
concorrenza e i principi etici comunemente accettati nella conduzione degli affari:
legalità, trasparenza, correttezza e lealtà; non consente così alcun vantaggio illecito
ad enti o funzionari pubblici o soggetti privati.
In particolare non è ammessa alcuna forma di regalo o altra utilità che ecceda le
normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque sia rivolta ad acquisire
trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a Morris.
Nella selezione e gestione dei fornitori e dei partner commerciali i Destinatari, in
ragione del proprio ruolo e responsabilità, devono applicare criteri obiettivi e
documentabili, ricercando il massimo vantaggio competitivo per Morris, sulla base
della qualità e del prezzo del bene o servizio, nonché la garanzia o l’assistenza,
secondo valutazioni obiettive relative alla competitività, qualità, economicità, prezzo
e integrità.
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Deve essere perseguita l'applicazione del principio di separazione delle funzioni, con
particolare riferimento alle attività di controllato e controllore. Ogni operazione e
transazione deve essere effettuata nel rispetto della normativa vigente e deve essere
correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
Ciascuna operazione e transazione deve essere supportata da adeguata
documentazione che consenta di procedere, in ogni momento, all'effettuazione dei
controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell'operazione ed
individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato, verificato
l'operazione stessa.
Ciascuna operazione e transazione deve essere supportata da adeguata
documentazione che consenta di procedere, in ogni momento, all'effettuazione dei
controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell'operazione ed
individuino i soggetti che hanno autorizzato, effettuato, registrato, verificato
l'operazione stessa. Quanto appena riportato deve applicarsi anche per operazioni e
transazioni non effettuate direttamente, bensì tramite altra società del Gruppo e/o
soggetti terzi che agiscono per conto di Morris, sia in Italia sia all'estero.
Qualsiasi somma comunque pagata a fornitori, collaboratori o consulenti esterni a
fronte dell'incarico loro affidato deve essere congrua e proporzionata alla qualità e
quantità dell'attività svolta, anche tenuto conto delle condizioni di mercato, e
debitamente documentata e registrata.
I Destinatari non devono accettare o cercare di ottenere dai partner commerciali e dai
consulenti omaggi e benefici di qualsivoglia natura, se non in linea con gli usi sociali
e con la prassi aziendale e purché di modico valore e comunque tali da non
compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non influenzare
l’autonomia di giudizio del Destinatario.
Colui il quale riceve in pagamento banconote, monete o carte di pubblico credito
false o rubate, informa immediatamente il proprio superiore, affinché provveda ad
attivare la competente Autorità giudiziaria.
4.6 Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione
I rapporti con enti governativi e / o loro imprese, pubbliche autorità, istituzioni
pubbliche, italiane ed estere, organizzazioni pubbliche internazionali e loro funzionari
(o soggetti che agiscono per loro conto) (di seguito la “Pubblica Amministrazione”)
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sono intrattenuti dai Destinatari a tal fine specificamente autorizzati come da
procedura aziendale, nel rispetto delle normative vigenti e secondo principi di
correttezza, lealtà e trasparenza.
Morris non ammette pagamenti e/o promesse di denaro o di compensi in qualsiasi
forma, doni, oggetti, servizi, ecc., sia diretti sia indiretti, a favore di funzionari,
dirigenti e/o dipendenti dei sopra indicati enti e/o a loro parenti e/o conviventi e/o a
terzi in genere volti ad influenzare atti di ufficio, a determinare favori illegittimi,
promesse o sollecitazioni di vantaggio o utilità in genere.
Omaggi o regalie sono consentiti solo nel rispetto delle procedure aziendali a ciò
preordinate e comunque entro un modico valore che non superi gli Euro 100,00; in
particolari casi essi possono eccedere tali limiti (anche per motivi di ordine culturale
o filantropico) ma devono essere espressamente autorizzati e documentati.
Ai Destinatari è fatto divieto di intraprendere (direttamente o indirettamente) le
seguenti azioni:
• esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano
avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione, a titolo personale o
procurare in alcun modo una utilità agli stessi;
• accettare o incoraggiare omaggi, favori o pratiche commerciali o
comportamentali che non siano improntati alla più aperta trasparenza,
correttezza e lealtà e, in ogni caso, che non siano conformi alla normativa
applicabile;
• promettere ovvero offrire a pubblici ufficiali o a dipendenti in genere della
Pubblica Amministrazione denaro, beni o, più in generale, utilità di varia natura
a titolo di compensazione di atti del loro ufficio al fine di promuovere e favorire
gli interessi propri o della Società o ottenere l’esecuzione di atti contrari ai
doveri del loro ufficio;
• sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere
l’integrità o la reputazione di entrambe le parti o che comunque violino la parità
di trattamento e le procedure di evidenza pubblica attivate dalla Pubblica
Amministrazione;
• indurre i dipendenti della Pubblica Amministrazione, in occasione di richieste di
autorizzazioni/concessioni, o di adempimenti di legge, a interpretazioni errate,
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mediante raggiri, omissione o produzione di informazioni non veritiere, parziali,
ambigue o fuorvianti.
4.7 Nei rapporti con la politica
Morris non eroga, in linea di principio, contributi a partiti politici, comitati,
organizzazioni o candidati politici. Eventuali contributi devono comunque essere
deliberati ed erogati in conformità alle normative vigenti ed adeguatamente registrati
e documentati.
Qualsiasi forma di coinvolgimento ad attività politiche dei soggetti tenuti al rispetto
del presente Codice Etico avviene esclusivamente a titolo personale e deve svolgersi
in conformità con le vigenti normative applicabili.
4.8 Nella gestione del conflitto di interesse
Tutti i Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, devono assicurare
che ogni decisione di business sia presa nell’interesse della Società; per questo
motivo, essi devono evitare qualsiasi situazione di conflitto d’interesse con Morris o
situazioni che potrebbero interferire con la loro capacità di prendere decisioni
imparziali, nella salvaguardia del preminente interesse della Società.
Qualora un Destinatario si trovi in una situazione che, anche potenzialmente, può
costituire o determinare un conflitto d’interessi, deve segnalarla preventivamente al
proprio superiore, affinché ne sia valutata l’effettiva presenza e definito l’eventuale
intervento. Nel caso si tratti di amministratori, essi devono comunicare la propria
situazione al Consiglio di Amministrazione e astenersi dal partecipare alla
conseguente delibera.
A titolo esemplificativo, e non esaustivo, possono determinare conflitti d’interesse le
seguenti situazioni:
• avere interessi economici e finanziari (possesso significativo di azioni, incarichi
professionali, etc.), anche attraverso familiari, con clienti, fornitori, partner o
concorrenti;
• svolgere attività lavorativa presso clienti, fornitori, partner o concorrenti;
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• richiedere o accettare omaggi e benefici di qualsiasi natura, al di fuori dei casi
previsti dagli usi sociali e/o dalla prassi aziendale, non di modico valore e tali da
compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non influenzare
l’autonomia di giudizio del Destinatario;
• utilizzare la propria posizione o il proprio ruolo o le informazioni acquisite nel
proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto d’interessi tra la persona e la
Società.
5. PRIVACY
Ogni socio, componente degli organi sociali, dipendente, consulente e/o collaboratore
esterno ed ogni altro soggetto che intrattenga rapporti con la Società a qualunque
titolo deve mantenere il riserbo su notizie, dati, informazioni di natura riservata,
segreta o confidenziali e/o non rivelare a persone non autorizzate sia all'interno
dell’azienda che all'esterno, in toto o in parte, qualsivoglia dato e informazione in
qualsiasi forma elaborati o appresi nello svolgimento del rapporto intrattenuto, con
l'impegno ad utilizzare i medesimi in maniera diretta e/o indiretta esclusivamente
nell'ambito di detto rapporto.
La privacy e i dati personali relativi ad ogni socio, dipendente e/o consulente
collaboratore esterno, cliente o fornitore e ogni altro soggetto che intrattenga rapporti
con la Società a qualunque titolo sono trattati da Morris nel pieno rispetto della
vigente normativa in materia di trattamento dei dati personali.
6. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO E
PROCEDURE AZIENDALI
Morris adotta un Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs.
231/2001 e ad implementare procedure, criteri e sanzioni per rendere effettivo il
rispetto dei valori etici e delle norme di comportamento di cui al presente Codice
Etico.
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7. MODALITA’ DI ATTUAZIONE E SANZIONI
Morris vigilerà con attenzione sull’osservanza del Codice Etico, predisponendo
adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la
trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del
caso, con azioni correttive.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse societario può giustificare una condotta
in violazione e/o in difformità del presente Codice Etico.
Tutti i Destinatari hanno la possibilità, nonché il dovere, di segnalare i presunti casi
di violazione dei principi comportamentali delineati nel Codice Etico di cui sono a
conoscenza, ovvero di segnalare qualsiasi atteggiamento o situazione di potenziale
criticità.
La segnalazione può e deve essere immediatamente effettuata all'Organismo di
Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001 (“OdV”) all'indirizzo mail.
L'OdV valuta le segnalazioni ricevute mantenendo il massimo della riservatezza
sull'identità del segnalatore. A tal fine tutti i Destinatari sono tenuti a collaborare con
l'OdV, al fine di consentire la raccolta di tutte le ulteriori informazioni ritenute
necessarie per una corretta e completa valutazione delle segnalazioni ricevute e
sottoporle al Consiglio di Amministrazione.
La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento alle
obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni
conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e
potrà comportare azioni per il risarcimento dei danni dalla stessa violazione causati.
Per i Destinatari che non intrattengono un rapporto di lavoro diretto con la Società la
violazione delle norme del Codice Etico costituisce inadempimento contrattuale e
legittima a risolvere il contratto, fatto salvo il risarcimento del danno.
L’applicazione delle sanzioni disciplinari prescinde dall’avvio o dall’esito di un
eventuale procedimento penale, in quanto il Codice Etico rappresenta regole
vincolanti per tutti i Destinatari, la cui violazione deve essere sanzionata
indipendentemente dall’effettiva realizzazione di un reato o dalla punibilità dello
stesso.
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