Cassa di Risparmio di San Miniato S.p.A.

Cassa di Risparmio di
San Miniato S.p.A.
Politiche per la gestione delle operazioni
con l’estero e prevenzione del riciclaggio
e del finanziamento al terrorismo
GRUPPO CARISMI - approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 20 ottobre 2015
INDICE
1.
PREMESSA .................................................................................................................................................... 3
2.
AMBITO DI APPLICAZIONE ........................................................................................................................... 3
3.
DEFINIZIONI ................................................................................................................................................. 4
4.
PRINCIPALE NORMATIVA DI RIFERIMENTO ................................................................................................. 5
5.
PRINCIPI GENERALI ...................................................................................................................................... 5
6.
POLITICA IN MATERIA DI ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO E ALTRE SANZIONI INTERNAZIONALI.... 7
7.
6.1.
Adeguata verifica del Cliente che opera con l’Estero ........................................................................... 8
6.2.
Adeguata verifica di una Controparte Estera ....................................................................................... 8
6.3.
Obbligo di astensione ........................................................................................................................... 8
POLITICA IN MATERIA DI RELAZIONI CON CONTROPARTI ESTERE .............................................................. 9
7.1
Conti di corrispondenza con Controparti Estere .................................................................................. 9
7.2
Gestione chiavi SWIFT con Controparti Estere ..................................................................................... 9
7.3
Due diligence da parte di Controparti Estere ....................................................................................... 9
8
REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE DATI ................................................................................................. 10
9
ASSETTO ORGANIZZATIVO ......................................................................................................................... 10
9.1
Organo con funzione di supervisione strategica ................................................................................ 11
9.2
Organo con funzione di gestione ........................................................................................................ 11
9.3
Organo con funzione di controllo ....................................................................................................... 11
9.4
Funzione Antiriciclaggio e Delegato Segnalazioni Operazioni Sospette............................................. 11
9.5
Funzione Estero .................................................................................................................................. 12
9.6
Rete..................................................................................................................................................... 12
10 FLUSSI INFORMATIVI.................................................................................................................................. 13
11 SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI ............................................................................................................. 13
12 FORMAZIONE ............................................................................................................................................. 14
2
1. PREMESSA
La Cassa di Risparmio di San Miniato (di seguito “la Banca”) considera indispensabile
presidiare i maggiori rischi correlati con la propria operatività in ambito Estero. A tal fine la
Banca ha predisposto una Policy che definisce le linee guida, i ruoli e le responsabilità, per i
rischi di natura specifica connaturati direttamente allo svolgimento di attività impattanti con
l’operatività Estero.
I rischi trasversali della Banca, che hanno impatto anche sull’operatività con l’Estero, sono già
trattati in Policy e normative specifiche, tra le quali quelle in materia di Antiriciclaggio e
Contrasto al Finanziamento del Terrorismo, Credito, Attività Finanziarie, Tesoreria e Cambi,
Rischio Operativo, Rischio reputazionale, Trasparenza e Privacy, Sistema dei Controlli Interni,
Regolamenti delle Funzioni di Controllo e Flussi Informativi, Gestione dei Rischi e Risk Appetite
Framework (RAF), Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs 231/01,
nonché nel Codice Etico.
Il contenuto della presente Policy tratta argomenti relativi all’operatività con l’Estero, integra e
specifica il contenuto delle Policy e normative interne sopra richiamate. La presente Policy
quindi dovrà essere coerente, nel tempo, con le linee guida, ruoli e responsabilità delle Policy
e normative interne sopra richiamate.
La presente Policy è predisposta e aggiornata dal Servizio Organizzazione e ICT, di concerto
con il Servizio Commerciale Corporate ed Estero, condivisa con la Funzione Compliance e la
Funzione Antiriciclaggio e approvata dal Consiglio di Amministrazione su proposta
dell’Amministratore Delegato.
Le funzioni coinvolte nel processo di condivisione segnalano al Servizio Organizzazione e ICT
eventuali esigenze di aggiornamento che si rendono necessarie a seguito di modifiche al
contesto normativo e organizzativo.
2. AMBITO DI APPLICAZIONE
L’ambito di applicazione della presente Policy è relativo a tutti i processi che prevedono
l’operatività con l’Estero. In particolare riguarda la prevenzione del finanziamento del
terrorismo e del riciclaggio e l’adeguata verifica del Cliente che opera con l’Estero e della
Controparte Estera nei processi relativi a:
-
Invio di somme all’estero e ricezione di documenti dall’estero (c.d. Flussi in uscita:
bonifici in partenza, dopo incassi import, L/C import, garanzie emesse, ecc);
-
Ricezione di somme dall’estero e invio di documenti all’estero (c.d. Flussi in entrata:
bonifici in entrata, assegni esteri, liquidazione anticipi export, dopo incassi export, L/C
export, garanzie ricevute, ecc);
-
Conti correnti intestati a soggetti non residenti espressi in euro o in divisa e conti
correnti in divisa intestati a soggetti residenti;
-
Conti di corrispondenza con Controparti Estere.
Riguarda inoltre i controlli effettuati nelle Liste Internazionali, anche in relazione al Paese
(residenza, cittadinanza, luogo dove si svolge l’attività o luogo di soggiorno) ed alla tipologia
di prodotto/merce importata ed esportata, lasciando evidenza e tracciabilità dei controlli
effettuati.
3
3. DEFINIZIONI
Le definizioni utilizzate nel presente documento sono le seguenti:

AML Questionnaire: questionario antiriciclaggio redatto sulla base dei principi indicati dal
Gruppo Wolfsberg, formato da 11 banche internazionali che insieme hanno concordato una
serie di prescrizioni volontarie concertate contro il riciclaggio di denaro di provenienza
illecita.

Banca di comodo: una banca, o un ente che svolge attività equivalenti, costituita in un
Paese in cui non ha alcuna presenza fisica, che consenta di esercitare una direzione e una
gestione effettive e che non sia collegata ad alcun gruppo finanziario regolamentato.

Bankers Almanac: registro internazionale contenente informazioni relative agli
intermediari finanziari utili per condurre un’adeguata due diligence, anche ai fini degli
adempimenti in materia di antiriciclaggio e riconosciuto dal Gruppo Wolfsberg.

Beneficiario: soggetto destinatario di una transazione.

Black List: lista di Paesi individuati sulla base delle decisioni assunte dal GAFI, dai gruppi
regionali costituiti sul modello del GAFI e dall’OCSE, nonché delle informazioni risultanti dai
gruppi di valutazione dei sistemi nazionali di prevenzione del riciclaggio e del
finanziamento del terrorismo e delle difficoltà riscontrate nello scambio di informazioni e
nella cooperazione bilaterale; il Ministro dell’Economia e delle Finanze, con proprio decreto,
sentito il Comitato di Sicurezza Finanziaria, individua una lista di Paesi in ragione del
rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo ovvero della mancanza di un
adeguato scambio di informazioni anche in materia fiscale.

Cliente che opera con l’Estero: alternativamente, (a) il soggetto non residente che
instaura un rapporto continuativo o compie operazioni occasionali con la Banca in euro o in
divisa o (b) il soggetto residente che instaura un rapporto continuativo o compie operazioni
occasionali tramite la Banca con clienti o controparti estere.

Conto corrente di corrispondenza: conti tenuti dalle banche per il regolamento dei
servizi interbancari (rimesse di effetti, assegni circolari e bancari, ordini di versamento, giri
di fondi, rimesse documentate e altre operazioni).

Controparte Estera: ente o banca estera.

Liste Internazionali: liste dei nominativi e Controparti Estere sottoposti a embargo o
altre sanzioni internazionali, che finanziano il terrorismo ovvero lista di Paesi che non
garantiscono un adeguato scambio di informazioni anche in materia fiscale (es. liste UE,
liste ONU, liste indicate nei decreti definiti dallo stesso D.Lgs 109/07, ecc.).

Mezzi di pagamento: il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari
e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili, i vaglia postali, gli ordini di
accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, le polizze
assicurative trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento a disposizione che
permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o
disponibilità finanziarie.

Operatività con l’Estero: tutte le operazioni da e verso Paesi Esteri.

Rapporto Continuativo: un rapporto di durata, rientrante nell’esercizio dell’attività
istituzionale della Banca, che dia luogo a più operazioni di versamento, prelievo o
trasferimento di mezzi di pagamento, compresi i servizi, e che non si esaurisce in una sola
operazione.
4

SWIFT: Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, società che
gestisce la rete per lo scambio di messaggistica tra le banche a livello mondiale.

White List: elenco dei paesi che applicano obblighi di prevenzione del riciclaggio e di
contrasto al finanziamento del terrorismo equivalenti a quelli previsti dalla direttiva
2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 26 ottobre 2005.
4. PRINCIPALE NORMATIVA DI RIFERIMENTO
La normativa esterna di riferimento è la seguente:

Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive modifiche e integrazioni,
“Attuazione della Direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema
finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del
terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione”.

Decreto Legislativo 22 giugno 2007, n. 109 e successive modifiche e integrazioni,
“Attuazione della direttiva 2015/60/CE, concernente la prevenzione, il contrasto e la
repressione del finanziamento al terrorismo e l’attività dei Paesi che minacciano la pace e
la sicurezza internazionale”.

Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e successive modifiche e integrazioni
“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle
associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29
settembre 2000, n. 300”.

Circolare Banca d’Italia n. 285 del 17 dicembre 2013 e successive modifiche e
integrazioni “Disposizioni di vigilanza per le banche”.

Provvedimento Banca d’Italia del 11 aprile 2013, recante disposizioni attuative in
materia di adeguata verifica della clientela ai sensi dell’art. 7, comma 2 del D.Lgs 21
novembre 2007, n. 231.

Provvedimento Banca d’Italia del 10 marzo 2011, recante disposizioni attuative in
materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli
intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di
finanziamento del terrorismo, ai sensi dell’art. 7 comma 2 del decreto legislativo 21
novembre 2007, n. 231.
5. PRINCIPI GENERALI
La Banca adotta una politica aziendale coerente con le regole e i principi della disciplina
antiriciclaggio e antiterrorismo, in quanto considera tali aspetti rilevanti per l’affidabilità, la
reputazione e la qualità dei rapporti con la Clientela che opera con l’Estero e con le
Controparti Estere.
In particolare la Banca:

adotta procedure organizzative interne idonee ad evitare il coinvolgimento anche
inconsapevole in fatti connessi al riciclaggio o al finanziamento del terrorismo;

in caso di persona fisica, salvo la valutazione del rischio presente e in assenza di
diversa comunicazione del Cliente, individua il titolare effettivo nel titolare e/o titolari
del rapporto;

in caso di persona giuridica, identifica l’eventuale titolare effettivo anche attraverso
pubblici registri, atti, documenti e dichiarazioni del Cliente;
5

pone particolare attenzione ai Clienti che operano con l’Estero in merito a forniture
verso soggetti (persone fisiche, giuridiche e Paesi) inseriti nelle Liste Internazionali,
salvo espressa autorizzazione delle autorità competenti;

pone particolare attenzione e adotta misure di adeguata verifica rafforzata nella
valutazione dell’operatività con il settore Estero riconducibile a Clienti che operano con
l’Estero in relazione ai quali sono pervenute richieste di informazioni nel quadro di
indagini penali o per l’applicazione di misure di prevenzione o cautelari o che
comunque denotano altri elementi di anomalia (c.d. “indesiderati” nelle liste);

pone particolare attenzione e adotta misure di adeguata verifica rafforzata per tutti
i Clienti (Clienti che operano con l’Estero e Controparti Estere) che hanno un profilo di
rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo alto;

pone particolare attenzione e adotta misure di adeguata verifica rafforzata in
relazione all’attività che interessa Controparti Estere di non elevata reputazione ovvero
Clienti che operano con l’Estero operanti con Paesi identificati come “non
cooperativi”;

pone particolare attenzione e adotta misure di adeguata verifica rafforzata nei casi
in cui si verifichino situazioni che comportano un maggiore rischio di riciclaggio o nella
verifica di Clienti che operano con l’Estero residenti in altri Stati Comunitari o
Extracomunitari (PEP-Politically Exposed Person) che ricoprono o hanno ricoperto
importanti cariche pubbliche;

valuta con estrema attenzione e adotta misure di adeguata verifica rafforzata con
riferimento a operazioni dirette o aventi origine in Stati e territori che non impongono
obblighi equivalenti a quelli previsti dalla Direttiva 2005/60/CE concernente la
prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di
attività criminose e di finanziamento del terrorismo;

valuta con estrema attenzione e adotta misure di adeguata verifica rafforzata con
riferimento operazioni dirette o aventi origine in Stati o territori fiscalmente
privilegiati individuati dal Decreto del Ministro delle Finanze del 4 maggio 1999 e dal
Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 21 novembre 2001 e successive
modifiche;

pone fine ai rapporti in essere, ovvero si astiene dall'instaurare un rapporto
continuativo o dall’eseguire operazioni occasionali, ogniqualvolta non possano essere
rispettati gli obblighi di adeguata verifica della Clientela che opera con l’Estero;

pone fine ai rapporti in essere, ovvero si astiene dall'instaurare un rapporto
continuativo, ogniqualvolta non possano essere rispettati gli obblighi di adeguata
verifica della Controparte Estera;

pone fine ai rapporti in essere ovvero si astiene dall'instaurare un rapporto continuativo
o dall’eseguire operazioni di cui siano direttamente o indirettamente parte società
fiduciarie, trust, società anonime o controllate attraverso azioni al portatore aventi sedi
nei Paesi individuati nella Black List. Inoltre non permette l’utilizzo di payable through
accounts;

non consente né intrattiene rapporti, relazioni, operazioni con Banche di Comodo che
non hanno una presenza fisica nel Paese in cui sono costituite e non sono autorizzate
all’esercizio dell’attività (shell bank);
6

non intrattiene rapporti con soggetti che esercitano attività di money transfer;

ottempera agli obblighi in materia di monitoraggio fiscale in relazione ad operazioni /
transazioni con l’Estero;

trasmette le segnalazioni di operazioni sospette che riguardano casi potenziali di
riciclaggio alla UIF (Unità di Informazione Finanziaria) e inoltra tempestivamente le
segnalazioni delle infrazioni al Ministero dell’Economia e delle Finanze in caso di
violazioni dell’articolo 49 del Decreto Legislativo 231/07.
Qualunque eccezione ai principi sopracitati deve essere
dall’Amministratore Delegato e adeguatamente motivata.
esplicitamente
autorizzata
6. POLITICA IN MATERIA DI ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO
E ALTRE SANZIONI INTERNAZIONALI
La Banca considera indispensabile acquisire la conoscenza di ciascun Cliente (Cliente che
opera con l’Estero e Controparte Estera) proporzionata al profilo di rischio riciclaggio e
finanziamento del terrorismo, al fine di ottemperare agli adempimenti previsti dal D.Lgs
231/07.
L’adeguata verifica viene svolta quando:
-
si instaura un rapporto continuativo e nel caso di operazione occasionale sopra soglia;
-
vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
-
vi sono dubbi sull'adeguatezza dei dati precedentemente acquisiti e ogniqualvolta si
ritenga di dovere aggiornare la documentazione necessaria per l’adeguata verifica.
La Banca effettua un controllo costante nel corso del rapporto continuativo, analizzando le
transazioni concluse in modo da verificare che esse siano compatibili con la conoscenza che la
Banca ha del proprio Cliente, delle sue attività commerciali, del suo profilo di rischio, avendo
riguardo, se necessario, all’origine dei fondi e tenendo aggiornati i dati e i documenti acquisiti.
Il D.Lgs 22 giugno 2007, n. 109 fornisce indicazioni per contrastare e reprimere il
finanziamento del terrorismo e l'attività dei Paesi che minacciano la pace e la sicurezza
internazionale e detta misure per prevenire l'uso del sistema finanziario a scopo di
finanziamento del terrorismo e attua il congelamento dei fondi e delle risorse economiche
detenuti da persone fisiche, giuridiche, gruppi o entità, designati, secondo i criteri e le
procedure stabiliti dalle medesime risoluzioni, dal Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite o
da un suo Comitato, da eventuali altre Istituzioni Internazionali, ed impone il congelamento
dei beni appartenenti a soggetti (individui/entità) inseriti nelle Liste Internazionali.
La Banca tiene conto degli elementi contenuti nelle Liste Internazionali e verifica la
ricorrenza dei nominativi sulla base delle informazioni disponibili e della conoscenza della
Clientela che opera con l’Estero e della Controparte Estera. In particolare, la coincidenza può
escludersi qualora uno o più dei dati identificativi disponibili siano del tutto diversi da quelli
indicati nelle Liste Internazionali.
Tra i dati identificativi sono comprese le cariche, le qualifiche e ogni altro dato riferito, nelle
Liste Internazionali, ai nominativi venuti in rilievo.
La valutazione può essere integrata in considerazione della movimentazione del rapporto in un
arco temporale congruo per verificare che essa sia interamente da ricondursi alle normali
esigenze finanziarie della famiglia o dell’impresa del Cliente e non presenti quindi aspetti
oggettivamente riconducibili ad attività di finanziamento del terrorismo.
7
6.1.
Adeguata verifica del Cliente che opera con l’Estero
Nei confronti del Cliente che opera con l’Estero, gli obblighi di adeguata verifica sono assolti in
modalità commisurata al rischio associato. Per la valutazione del rischio di riciclaggio o di
finanziamento del terrorismo, la Banca considera i seguenti parametri:
a) con riferimento al Cliente che opera con l’Estero: natura giuridica, prevalente attività
svolta, comportamento tenuto al momento del compimento dell'operazione o
dell'instaurazione del rapporto continuativo, area geografica di residenza o sede ed
eventuali ulteriori elementi che possano essere utili; tale valutazione è di competenza
delle Rete;
b) con riferimento al rapporto continuativo o all'operazione occasionale, sia tenendo conto
dell’operatività con l’Estero che dell’operatività domestica: tipologia del rapporto
continuativo o dell'operazione posti in essere, modalità di svolgimento, ammontare,
frequenza delle operazioni e durata del rapporto continuativo, ragionevolezza
dell'operazione e del rapporto continuativo rispetto all’attività svolta, soggetti (persone
fisiche, giuridiche e Paesi) destinatari del prodotto oggetto dell'operazione o del
rapporto continuativo inseriti nelle Liste Internazionali.
La Banca adotta procedure standard che consentono di monitorare tempestivamente e in via
continuativa l’andamento delle attività in ambito Estero. La Rete, o in ogni caso chi ha il
contatto diretto con il Cliente, applica tali procedure lasciando evidenza e tracciabilità dei
controlli effettuati.
6.2.
Adeguata verifica di una Controparte Estera
Nel caso di apertura rapporto continuativo con Controparte Estera gli obblighi di adeguata
verifica sono assolti in modalità commisurata al rischio associato.
Per la valutazione del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, la Banca
considera i seguenti parametri: domicilio e organizzazione della Controparte Estera; verifica
della licenza della Controparte Estera; principali unità di controllo responsabili di
supervisionare e controllare la Controparte Estera; verifica delle altre banche che
intrattengono conti di corrispondenza con la Controparte Estera; analisi della Policy in materia
di antiriciclaggio e del Questionario AML. Tale valutazione spetta alla Funzione Estero di
concerto con la Funzione Antiriciclaggio.
La Funzione Estero provvede a verificare l’AML-Questionnaire aggiornato delle Controparti
Estere situate in Stati Comunitari o in Paesi presenti nella White List con cadenza biennale,
delle Controparti Estere situate in Stati Extracomunitari con cadenza annuale.
Nel caso in cui si verifichi una variazione delle White List, la Funzione Estero per tutte le
Controparti Estere presenti nei Paesi non più considerati White List, procede al recupero
dell’AML-Questionnaire aggiornato e successivamente ad inviare la documentazione raccolta
alla Funzione Antiriciclaggio.
6.3.
Obbligo di astensione
La Banca, qualora non sia in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della Clientela
che opera con l’Estero e della Controparte Estera o qualora sospetti connessioni con il
riciclaggio di denaro o con il finanziamento del terrorismo, non deve instaurare il rapporto
continuativo, né deve eseguire l’operazione richiesta ovvero è tenuta a porre fine al rapporto
continuativo se già in essere, valutando l’eventualità di effettuare una segnalazione di
operazione sospetta.
8
La Banca si astiene dall’aprire o mantenere relazioni con le Banche di Comodo o con banche
che notoriamente consentano a una banca di comodo di utilizzare i propri conti.
Anche ai fini di un efficace contrasto al finanziamento del terrorismo si rammenta che la
normativa prevede che non è consentito censire posizioni anagrafiche fittizie od operare con
Clienti non censiti in anagrafe. In tale contesto, all’interno del processo di identificazione si
collocano gli obblighi di controllo su individui/entità nelle Liste Internazionali.
L’elusione dei provvedimenti sopra indicati può comportare sanzioni amministrative, penali
e un danno reputazionale per la Banca.
7. POLITICA IN MATERIA DI RELAZIONI CON CONTROPARTI ESTERE
7.1
Conti di corrispondenza con Controparti Estere
Nel caso di apertura di conti di corrispondenza con Controparti Estere di Stati comunitari o
compresi nella c.d. White List, la Banca adotta un percorso di adeguata verifica
semplificata.
Nel caso di richiesta di apertura di conti di corrispondenza con Controparti Estere di Stati
extracomunitari, la Banca adotta un percorso di adeguata verifica rafforzata
acquisendo tutti gli elementi identificativi e valutativi del soggetto, (ad esempio: atto
costitutivo, statuto, indicazione dei componenti del Consiglio di Amministrazione, AML
Questionnaire, eventuale Titolare Effettivo, certificazioni dei Paesi d’origine che
autorizzano allo svolgimento dell’attività, ecc).
La Funzione Antiriciclaggio attraverso predetta documentazione provvede a valutare la qualità
dei controlli in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo della
Controparte Estera.
Infine, compiute le verifiche previste, la Funzione Antiriciclaggio provvede a comunicare le
proprie valutazioni all’Amministratore Delegato a cui spetta autorizzare l’apertura del
rapporto.
La documentazione relativa alla Controparte Estera viene conservata in appositi archivi per un
periodo non inferiore a dieci anni dalla chiusura del rapporto.
7.2
Gestione chiavi SWIFT con Controparti Estere
Nello svolgimento dell’operatività con Controparti Estere può sorgere l’esigenza di spedire /
ricevere messaggi SWIFT autenticati. A questo scopo è necessario lo scambio di chiavi SWIFT.
Le chiavi SWIFT non sono considerate alla stregua di un rapporto continuativo o di
un’operazione occasionale.
In questi casi la Funzione Estero svolge l’attività di controllo circa la presenza della
Controparte Estera nelle Liste Internazionali, raccogliendo l’autorizzazione all’apertura delle
chiavi da parte del proprio Dirigente e dandone informativa alla Funzione Antiriciclaggio.
Nel caso si manifesti l’esigenza di chiudere chiavi SWIFT con Controparti Estere, la Funzione
Estero raccoglie l’autorizzazione alla chiusura delle chiavi da parte del proprio Dirigente e ne
dà informativa alla Funzione Antiriciclaggio.
7.3
Due diligence da parte di Controparti Estere
Qualora la Banca sia oggetto di due diligence da parte di una Controparte Estera, l’interfaccia
aziendale di riferimento è la Funzione Estero. Tale Funzione provvede a reperire le
informazioni richieste e l’eventuale documentazione e a dare risposta alla Controparte Estera,
9
in collaborazione con la
eventualmente coinvolte.
8
Funzione
Antiriciclaggio
e
con
le
altre
Funzioni
aziendali
REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE DATI
La Banca conserva i documenti e registra le informazioni che ha acquisito per assolvere agli
obblighi di adeguata verifica del Cliente (Cliente che opera con l’Estero e Controparte Estera)
affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o
di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dall’UIF o da qualsiasi
altra Autorità competente.
In particolare:
a) per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica, conserva la copia o i riferimenti
dei documenti richiesti e del Titolare Effettivo, per un periodo di dieci anni dalla fine
del rapporto continuativo;
b) per quanto riguarda le operazioni e i rapporti continuativi, conserva le scritture e le
registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia
probatoria nei procedimenti giudiziari, per un periodo di dieci anni dall'esecuzione
dell'operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo.
La Banca registra e conserva per un periodo di dieci anni dalla chiusura del rapporto
continuativo o dall’esecuzione dell’operazione occasionale, le seguenti informazioni:
a) con riferimento ai rapporti continuativi: la data di instaurazione, i dati identificativi del
Cliente (Cliente che opera con l’Estero e Controparte Estera) e del Titolare Effettivo,
unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il
codice del rapporto ove previsto;
b) con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro,
indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni che
appaiono tra di loro collegate per realizzare un'operazione frazionata: la data, la
causale, l'importo, la tipologia dell'operazione, i mezzi di pagamento e i dati
identificativi del Cliente che effettua l'operazione e di colui che è autorizzato ad
operare.
9
ASSETTO ORGANIZZATIVO
Un efficace assetto organizzativo rappresenta un presupposto imprescindibile per garantire la
consapevole assunzione dei rischi da parte della Banca e un’adeguata analisi del relativo
impatto sugli equilibri economico-patrimoniali.
In tale ambito assume rilievo primario il ruolo svolto dagli organi aziendali, cui sono
demandate, secondo le rispettive competenze e responsabilità, la definizione e la periodica
revisione del processo integrato di gestione di tutti i rischi attuali e prospettici cui è esposta la
Banca.
La Banca si è dotata di un assetto organizzativo, di un sistema di controlli interni e di
procedure adeguati alla gestione dell’operatività Estero e di tutti gli adempimenti previsti per
l’osservanza degli obblighi in materia di antiriciclaggio e antiterrorismo.
Inoltre la Banca predispone e mantiene costantemente aggiornate apposite normative interne
in ambito Estero che definiscono responsabilità, compiti, modalità operative e controlli
nell’ambito del settore Estero.
Al fine di presidiare l’operatività dell’Estero sono definiti i ruoli e le responsabilità degli organi
e delle funzioni aziendali della Banca.
10
9.1
Organo con funzione di supervisione strategica
L’organo con funzione di supervisione strategica della Banca assume le decisioni strategiche in
materia di operatività con l’Estero e al fine di conseguire un efficace ed efficiente sistema di
gestione e controllo dei rischi specifici di tale operatività:
-
-
-
9.2
individua gli orientamenti strategici e le politiche commerciali impattanti sull’operatività
con l’Estero, provvedendo al loro riesame periodico al fine di assumere con
consapevolezza i rischi a cui la Banca si espone nel tempo;
assicura nel continuo che i compiti e le responsabilità siano allocati in modo chiaro e
appropriato, con particolare riguardo ai meccanismi di delega;
verifica che l’assetto delle funzioni di controllo dei rischi sia definito in coerenza con gli
indirizzi strategici, che le funzioni medesime abbiano un’autonomia di giudizio
appropriata e che siano fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente
adeguate;
si assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi in materia di gestione
e controllo dei rischi accurato, completo e tempestivo.
Organo con funzione di gestione
L’organo con funzione di gestione è responsabile dell’istituzione e del mantenimento di un
efficace sistema di gestione e controllo dei rischi, in attuazione degli indirizzi strategici.
In particolare, con riferimento al settore Estero:
-
-
-
9.3
verifica nel continuo l’efficienza e l’efficacia complessiva del sistema di gestione e
controllo dei rischi, provvedendo al suo adeguamento in relazione alle carenze o
anomalie riscontrate, ai cambiamenti del contesto di riferimento o a seguito
dell’introduzione di nuovi prodotti, attività o processi rilevanti;
definisce le responsabilità delle strutture e delle funzioni aziendali coinvolte in modo
che siano chiaramente attribuiti i relativi compiti e siano prevenuti potenziali conflitti di
interesse; assicura, altresì, che le attività rilevanti siano dirette da personale
qualificato, con adeguato grado di autonomia di giudizio ed in possesso di esperienze e
conoscenze proporzionate ai compiti da svolgere;
definisce i flussi informativi volti ad assicurare agli organi aziendali e alle funzioni di
controllo la piena conoscenza e governabilità dei fattori di rischio.
Organo con funzione di controllo
L’organo con funzione di controllo vigila sull’adeguatezza e sulla rispondenza del sistema di
gestione e controllo dei rischi, ai requisiti stabiliti dalla normativa. Per lo svolgimento delle
proprie attribuzioni, tale organo dispone di adeguati flussi informativi da parte degli altri
organi aziendali e delle funzioni di controllo interno.
L’organo con funzione di controllo, avvalendosi dell’apporto delle funzioni di controllo interno,
valuta, nell’ambito della più generale attività di verifica del processo di gestione e controllo del
rischio, la funzionalità e l’adeguatezza del sistema stesso, nonché la rispondenza ai requisiti
previsti dalla normativa.
9.4
Funzione
Sospette
Antiriciclaggio
e
Delegato
Segnalazioni
Operazioni
La Banca si è dotata di una specifica Funzione Antiriciclaggio indipendente e con risorse
quali/quantitativamente adeguate con la missione di verificare nel continuo che l’attività
aziendale e i processi in materia di antiriciclaggio siano adeguati a prevenire la violazione delle
11
norme di etero-regolamentazione e autoregolamentazione e che le azioni di mitigazione del
rischio di riciclaggio e finanziamento al terrorismo siano efficaci.
Inoltre, la Funzione Antiriciclaggio cura la predisposizione di un adeguato piano di formazione
finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei
collaboratori, di concerto con la Funzione Formazione e la Funzione Estero.
La Funzione, per gli aspetti di specifico interesse, ha accesso a tutte le banche dati contenenti
informazioni utili all’espletamento dei propri compiti, predispone i flussi informativi diretti al
Collegio Sindacale, all’Organismo di Vigilanza di cui al D.Lgs 231/01 e all’Alta Direzione e
presenta al Consiglio di Amministrazione e agli altri organi aziendali almeno una volta l’anno
una relazione sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni
correttive da intraprendere nonché sull’attività formativa svolta dalla Banca.
La Funzione Antiriciclaggio provvede alle segnalazioni di operazioni sospette su proposta della
Rete o della Funzione Estero.
9.5
Funzione Estero
La Banca si è dotata di una specifica Funzione Estero con la missione di eseguire un insieme di
adempimenti:

relativamente agli obblighi di adeguata verifica sulle Controparti Estere, valuta il rischio
di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo sulla base dell’operatività pregressa,
effettua la revisione valutativa, rendicontando in caso di richiesta alla Funzione
Antiriciclaggio;

relativamente all’attività di monitoraggio provvede a raccogliere l’AML-Questionnaire
aggiornato relativo alle Controparti Estere;

nei casi in cui sia pervenuta una richiesta di ulteriore documentazione da parte di una
Controparte Estera, provvede a reperire le informazioni e l’eventuale documentazione,
in collaborazione con la Funzione Antiriciclaggio e le altre strutture eventualmente
coinvolte e a dare risposta tempestiva alla Controparte Estera;

nei casi in cui si presenti l’esigenza di aprire un rapporto di chiave SWIFT con
Controparte Estera, svolge l’attività di controllo circa la presenza nelle Liste
Internazionali;

provvede, insieme alla Rete, a proporre alla Funzione Antiriciclaggio le segnalazioni di
eventuali infrazioni e l’eventuale applicazione degli obblighi di astensione;

in merito alla formazione del personale operante nel settore Estero, analizza e rileva –
con il supporto della Funzione Antiriciclaggio – i gap correlati alle competenze di settore
e propone alla Formazione del Personale le conseguenti esigenze formative.
L’aggiornamento delle Liste Internazionali è demandata ai provider esterni.
9.6
Rete
Gli obblighi in capo alla Rete riguardano principalmente l’adeguata verifica della Clientela che
opera con l’Estero, per la valutazione del rischio di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo.
In particolare:

con riferimento al Cliente che opera con l’Estero, verifica la natura giuridica, la prevalente
attività svolta, il comportamento tenuto al momento del compimento dell'operazione o
dell'instaurazione del rapporto continuativo, l’area geografica di residenza o la sede;
12

monitora tempestivamente e in via continuativa l’andamento di tutte le attività del Cliente
comprese quelle in ambito Estero.

provvede, insieme alla Funzione Estero, a proporre alla Funzione Antiriciclaggio eventuali
segnalazioni di operazioni sospette o di comportamenti anomali della Clientela.
10 FLUSSI INFORMATIVI
I flussi informativi volti ad assicurare agli organi aziendali e alle funzioni di controllo la piena
conoscenza e governabilità dei fattori di rischio vengono definiti dall’organo con funzione di
gestione.
I principali flussi informativi che competono al settore Estero sono i seguenti:

la Funzione Estero, in caso di richiesta di apertura di un conto di corrispondenza, effettuata
la valutazione in merito all’adeguata verifica della Controparte Estera, invia un report alla
Funzione Antiriciclaggio;

la Funzione Antiriciclaggio, compiute le verifiche previste, provvede a comunicare le
proprie valutazioni all’Amministratore Delegato a cui spetta autorizzare l’apertura del conto
di corrispondenza;

nei casi in cui sia pervenuta una richiesta di ulteriore documentazione da parte della
Controparte Estera, la Funzione Estero provvede a reperire le informazioni e l’eventuale
documentazione, in collaborazione con la Funzione Antiriciclaggio e le altre strutture
eventualmente coinvolte, e a dare tempestiva risposta alla Controparte Estera;

nel caso di esigenze di apertura / chiusura di chiavi SWIFT con Controparti Estere, la
Funzione Estero, dopo i previsti controlli, acquisisce l’autorizzazione del proprio Dirigente e
ne dà informazione alla Funzione Antiriciclaggio;

la Rete e/o la Funzione Estero provvedono a sottoporre alla Funzione Antiriciclaggio le
segnalazioni di eventuali operazioni sospette e l’eventuale applicazione degli obblighi di
astensione.
11 SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI
La Banca si è dotata di un sistema di controlli interni anche relativi alla gestione
dell’operatività Estero e di tutti gli adempimenti previsti per l’osservanza degli obblighi in
materia di antiriciclaggio e antiterrorismo.
I principali controlli di linea in relazione alle attività che comporta il settore Estero sono i
seguenti:

monitora tempestivamente e in via continuativa l’andamento di tutte le attività del Cliente
comprese quelle in ambito Estero;

il Responsabile di Filiale verifica la completezza e correttezza dell’adeguata verifica
effettuata in Filiale e l’applicazione degli obblighi di astensione in relazione ai rapporti con il
Cliente che opera con l’Estero;

il Responsabile della Funzione Estero verifica la completezza e correttezza dell’adeguata
verifica delle Controparti Estere, le condizioni di applicazione degli obblighi di astensione in
relazione ai rapporti continuativi, le richieste di apertura conti di corrispondenza e ulteriore
richiesta di documentazione da parte di controparti estere.
13
12 FORMAZIONE
La Funzione Estero, con il supporto della Funzione Antiriciclaggio, rileva i gap in merito alle
competenze di settore e propone alla Funzione Formazione del Personale le conseguenti
esigenze formative.
La Funzione Formazione del Personale pone in essere programmi organici di addestramento e
di formazione specifica, rivolti ai dipendenti del settore.
L’attività di formazione del personale dipendente e dei collaboratori riveste carattere di
continuità e di sistematicità nell’ambito di programmi organici che tengono conto
dell’evoluzione della normativa e delle procedure.
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