TdR_Gap Analysis e Azioni correttive 14 09 16 Finale

TeatrodiRoma
GapAnalysiseAzionicorrettive
ASSOCIAZIONETEATRODIROMA
AggiornamentodelModellodiorganizzazione,gestioneecontrolloaisensidelD.Lgs.N.231/2001
Settembre2016
Puntidimiglioramento
Areediattivitàapotenziale
rischio231
Attività"sensibili"
Fatturazione/
rendicontazionedi
contributi,sovvenzioni,
finanziamentierogatidallo
Stato,daaltriEntipubblicio
dall’UnioneEuropea
Entiaziendalicoinvolti
Gap
Azionecorrettivasuggerita
-ResponsabileServiziAmministrativi -Nonsièavutaevidenzadiunaattribuzioneformaledelleattivitàdirendicontazione
-Direttore
allafunzionediAmministrazione.
-L'AssociazioneèdotatadidiversePEC,ilcuiaccessononèregolamentato.
Commentidelmanagement
-AttribuireformalmenteleattivitàinambitoallafunzionediAmministrazione.
-Regolamentarel'accessoallePEC(chièabilitatoaleggerelecomunicazioniechipuòrispondere,
secondoqualeprocedura).
-MancanzadiunprocessodiacquistocentralizzatoedellaformulazionediunaRdA.
Ogniresponsabilepuòeffettuareunordined'acquistoel'Amministrazionesvolge
esclusivamenteuncontrollodicapienzaecoerenzarispettoalbudget,emettendo
successivamenteilvistodispesa.
Ciclopassivo
-Concludereilprocessodiimplementazionedell'anagraficadeifornitori,includendoanchelapresenzadi
requisitispecificidionorabilità.
-AttribuirealDirettoreunaprocurachecontengaipoteridelegatidalCdAinrelazioneallafirmadi
contrattieacquisti.
-FormalizzazionedellaproceduradiAcquistidiBenieServizi,prevedendolemodalitàeleresponsabilità
-Laselezionedelfornitore(inclusalarichiestadeipreventivialternativi)vienesvoltadal diselezionedelfornitore,ilcontrollodellasostenibilitàeconomica.Implementareilprocessoapartireda
soggettorichiedente.L'Amministrazionehaunavisibilitàparzialesulleoffertericevute unaRdA(Richiestad'acquisto).
esullamotivazionedellascelta.
-Definizionedeicriteriedellemodalitàconlequalidevonoesseregestiti/motivatiipagamenti
effettuatiinderogaalprocessodipagamentostandard.
-Nonc'èuncontrollodiconformitàrispettoall'Oda,inquantoilresponsabileche
effettual'ordineèlostessosoggettocheeffettualaricezionedellamerce.Nonviè
segregazionedellefunzioni.
-IlPresidentehalarappresentanzalegale.Dadefinireeformalizzareilsistemadei
poteri,soprattuttoconriferimentoalDirettore.
AMMINISTRAZIONE,
FINANZA&CONTROLLO
Gestionedelletransazioni
finanziarie
Contrattieappalti
-NonprevistonellaprocedurailcontrollosullaeventualepresenzadiunIBAN
destinatariodiunpagamentoinblacklist.
-PrevedereinproceduracontrollosuIBANinblacklist.
-Prevedereinprocedurauncontrollodinontrasferibilitàdegliassegni.
-Perquantoriguardaleattivitàdibotteghino,nonvienesvoltouncontrollosullanon
trasferibilitàdegliassegni.
-IlPresidentehalarappresentanzalegale,ilDirettorepuòfirmarecontrattisullabase -AttribuirealDirettoreunaprocurachecontengaipoteridelegatidalCdAinrelazioneallafirmadi
diunadelegainterna,manonformale.
contrattieacquisti.
-Attualmentelaproceduradigaravieneseguitasolamenteperattivitàrelativealla
gestione.
-Adottareunaproceduracheregoligliacquistidibenieserviziechecontengadegliopportunipresididi
controllopergliimportic.d.sottosoglia(cfr.azionecorrettivasuprocesso"ciclopassivo")
-Mancaunaproceduradigestionedelleutenzesulsistemacontabile.
-Specificarenellaprocedurachel'approvazionedelbilancioprevisionaleavvieneanchedapartedel
collegiosindacale.
-LeutentediAmministrazionehannotuttelemedesimeabilitazioni.
Gestionecontabile,
predisposizionee
approvazionedelBilancio
ApprovatadalCdA
-Redigereunaproceduradigestionedelleutenzesulsistemacontabile,valutandoaltempostessole
-All'approvazionedelbilancio,nonvieneimpeditaasistemalapossibilitàdiapportare utenteinotticadisegregazionedellefunzioni.
modifiche.
-Valutarelafattibilitàtecnicadiinserireasistemaunbloccodellevociadapprovazionedelbilancio.
1di4
14settembre2016
TeatrodiRoma
GapAnalysiseAzionicorrettive
ASSOCIAZIONETEATRODIROMA
AggiornamentodelModellodiorganizzazione,gestioneecontrolloaisensidelD.Lgs.N.231/2001
Settembre2016
Puntidimiglioramento
Areediattivitàapotenziale
rischio231
Attività"sensibili"
Entiaziendalicoinvolti
-ResponsabileSaleeBotteghino
-Direttore
Gap
Azionecorrettivasuggerita
-Circalemodalitàdipagamento,incasodiassegnobancariononvieneeffettuatoun
controllodinontrasferibilità.
Commentidelmanagement
-Prevedereinprocedurailcontrollosullanontrasferibilitàdegliassegnibancari.
-Valutarel'adozionediunostatinoinformatoelettronico.
Accreditamento
-Lostatinoconlericonciliazionivieneconsegnatoinformatocartaceoad
Amministrazione,insiemeagliincassi.
-SegreteriadelPresidente
Gestioneospitalità
IlCdAhaattribuitoallaSegreteriadelPresidentelaresponsabilitànellagestionedegli
omaggi.Nonèstataperòformalizzataunaprocedurachedefiniscailprocessodi
gestionedegliomaggi.
-Formalizzazionediunaprocedurachedescrivailprocessodigestionedeibigliettiomaggiocontenente
ruoli,responsabilitàemodalitàoperativedeisoggetticoinvolti,modalitàditracciabilitàdelprocesso
decisionaleedellerelativemotivazionichehannoportatoall’erogazionedeibigliettiomaggio.
-Mancanzadiunarendicontazionesulprocesso.
-Valutarel'adozionediunachecklistdicontrollodaarchiviareperrendicontareicontrollisvolti.
-MancanzadiunprocessodiacquistocentralizzatoedellaformulazionediunaRdA.
Ogniresponsabilepuòeffettuareunordined'acquistoel'Amministrazionesvolge
esclusivamenteuncontrollodicapienzaecoerenzarispettoalbudget,emettendo
successivamenteilvistodispesa.
Siconsigliadivalutarel'adozionediunsistemainformativodedicatoperlagestionedeidatideiclienti.
SALEEBOTTEGHINO
Gestionedeicertificatidi
agibilità
-RisorseUmane
-Produzione
-Programmazione(perlecompagnie
ospiti)
PermessiSIAE
-ResponsabileComunicazione
PromozioneeMarketing
-Direttore
Attivitàpromozionalie
pubblicitarie
COMUNICAZIONEE
PROMOZIONE
-Laselezionedelfornitore(inclusalarichiestadeipreventivialternativi)vienesvoltadal
soggettorichiedente.L'Amministrazionehaunavisibilitàparzialesulleoffertericevute
esullamotivazionedellascelta.
-Nonc'èuncontrollodiconformitàrispettoall'Oda,inquantoilresponsabileche
effettual'ordineèlostessosoggettocheeffettualaricezionedellamerce.Nonviè
segregazionedellefunzioni.
-Idatipersonali,inriferimentoallaterzabancadati,sonoraccoltimanualmentetramite
foglielettronici.
Sponsorizzazioni,
partnershiperapporti
commercialiconsoggetti
privati
ApprovatadalCdA
-Mancanzadiunaproceduradiriferimento.
-Valutarel'adozionediunaproceduradisciplinantelesponsorizzazionielepartnership.
2di4
14settembre2016
TeatrodiRoma
GapAnalysiseAzionicorrettive
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Settembre2016
Puntidimiglioramento
Areediattivitàapotenziale
rischio231
Attività"sensibili"
Entiaziendalicoinvolti
-ResponsabileProduzione
-Direttore
Gestioneallestimentiscenici
Gestioneaccordidi
produzione
Gap
Azionecorrettivasuggerita
Commentidelmanagement
-MancanzadiunprocessodiacquistocentralizzatoedellaformulazionediunaRdA.Il
Responsabilepredisponeordinid'acquistorispettoaiqualil'Amministrazionesvolge
esclusivamenteuncontrollodicapienzaecoerenzarispettoalbudget,emettendo
successivamenteilvistodispesa.
-Valutarel'adozionediunaproceduradisciplinanteleattivitàdiproduzione.
-Rafforzamentodellasegregazionedeicompitiall'internodelprocessodiindividuazione,negoziazionee
stipuladegliaccordicongliartistimediantel’implementazionedicontrollicompensativi(es.Reportingal
CdAdeglieventualicontrattichesuperanoilimitidivaloredefinitialivelloministeriale).
-RendereoperativalaproceduradiAcquistidiBenieServizi,conipresididicontrolloindicatiin
-Laselezionedelfornitore(inclusalarichiestadeipreventivialternativi)vienesvoltadal precedenza(cfr."Ciclopassivo").
soggettorichiedente.L'Amministrazionehaunavisibilitàparzialesulleoffertericevute.
Nonèpresenteunalbodeifornitoricuifarriferimentonéicriteridivalutazionedel
fornitore
-Nonc'èuncontrollodiconformitàrispettoall'Oda,inquantoilresponsabileche
predisponel'ordineèlostessosoggettocheeffettualaricezionedellamerce.Nonviè
segregazionedellefunzioni.
PRODUZIONE
-Lafinalizzazionedell'OdaèsottopostaallafirmadelDirettore,avalledituttal'attività
istruttoria.
Gestionedeicontratticongli
artisti
-Mancanzadiunaproceduradiriferimento.
Pianificazionedelsettore
tecnico
-ResponsabileSettoretecnico
-Direttore
Gestionedelsettoretecnico
eallestimenti
SETTORETECNICOE
ALLESTIMENTI
Pianificazioneegestionedel
settoretecnico
ApprovatadalCdA
3di4
14settembre2016
TeatrodiRoma
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ASSOCIAZIONETEATRODIROMA
AggiornamentodelModellodiorganizzazione,gestioneecontrolloaisensidelD.Lgs.N.231/2001
Settembre2016
Puntidimiglioramento
Areediattivitàapotenziale
rischio231
Attività"sensibili"
Entiaziendalicoinvolti
-ResponsabileRisorseUmane
-Direttore
Selezioneedassunzionedel
personale
Gap
-Nonèpresenteunaprocedurasullaselezioneeassunzionedelpersonale.
Valutarel'adozionediunaprocedurainambitorisorseumanedisciplinantetral'altro:
-laselezionedelpersonale(e.g.,criteriperilricorsoalbandopubblicooall'assunzioned'urgenzae
criterinormali;
-lemodalitàperstabilireicompensideinuoviassunti;
-unprocessodivalutazioneeincentivazionedelpersonale;
-lagestionedeirimborsispese.
-Nellamaggioranzadeicasi,siprocedeperassunzionidirettesenzapassaretramite
bandopubblicooaltraprocedurapiù"strutturata".
-Nonsonodefiniticriteripergliavanzamentidicarrieraounprocessostrutturatodi
valutazionedellerisorse.
RISORSEUMANE
Commentidelmanagement
Azionecorrettivasuggerita
Sisuggeriscediaggiornareilfunzionigrammaaziendalesullabasedeirecenticambiamentiorganizzativie
disottoporreildocumentoalConsigliodiAmministrazioneperl'approvazione.
-Nonsonosempresvoltiinecessaricorsidiformazione/sicurezzaaidipendenti.
Gestione,sviluppoe
formazionedelpesonale
Gestionedelletrasfertee
spesedirappresentanza
-Laversioneattualmenteinvigoredelfunzionigrammaaziendalenonèallineataaipiù
recenticambiamentiorganizzativi.
-Mancanzadiunproceduradigestionedeirimborsispese.
Responsabilesull'attivitàdiprevenzionesvoltaecontestualecaricamentodellerelazionesulsitointernet
dell’Associazione
ANTICORRUZIONEE
TRASPARENZA
-DefinireunsistemadiprocurecheregoliipoterieventualmentedelegatidalCdAperfavorirele
tempisticheel'efficaciadellagestione,apartiredaipoteridelegatialDirettore.
-AggiornareilFunzionigrammaperrenderloaderenteall'attualerealtàorganizzativa
RISORSEUMANECON
PRINCIPIODIROTAZIONE
TRASVERSALI
PROCEDURA
INCONFERIBILITÀE
INCOMPATIBILITÀDEGLI
INCARICHIEVERIFICHE
PROCEDURADIGESTIONE
DELCONFLITTODI
INTERESSE
VERIFICAADEMPIMENTI
TRASPARENZA
Adozionediunapolicy/lineaguidaperlaselezioneelagestionedelpersonalechedecliniilprincipiodella
rotazionedelpersonaleimpegnatoinattivitàarischiocorruzione.ComeprevistodalleLineeguida
dell’A.N.A.C.,qualorailprincipiodirotazionecomportassela«sottrazionedicompetenzeprofessionali
specialistiche»laSocietàindividueràdeicontrollicompensativiperlefigurepiùarischio
Definizionediunaprocedurarelativaallecausediinconferibilitàeincompatibilitàeverificaacampione
delladichiarazionediinsussistenzadiunadellecausediinconferibilità/incompatibilitàprodottadal
candidatoedeventualesegnalazionealResponsabiledellaRisorseUmane
Definizionediunaproceduraperdisciplinareipotenzialiconflittidiinteresse
Nominadelresponsabileeverificadellacompletezzaedell’aggiornamentodeicontenutipubblicatisul
sitodell’Associazione
INTEGRAZIONEDELSISTEMA
DIINCENTIVAZIONEDEI
DIRIGENTI
ApprovatadalCdA
4di4
14settembre2016