Comune di Crotone (CED)

Comune di Crotone
(C.E.D.)
PROGETTO
ADEGUAMENTO TECNOLOGICO-INFORMATICO
a) Finalità
Nell’ultimo decennio, i profondi cambiamenti nell’organizzazione del lavoro nella Pubblica
Amministrazione, hanno portato con sé una serie di problemi legati al complesso processo
costituito dall’evoluzione del ruolo e delle funzionalità della cosiddetta «postazione
informatizzata individuale», la quale costituisce ormai il principale strumento di lavoro del
pubblico dipendente.
Per lungo tempo, la postazione di lavoro individuale informatizzata è stata ed è ancora ad
oggi, identificata con il PC da tavolo (desktop).
L’esigenza evidenziata, sia dalla parte politica che amministrativa, è quella di rendere più
performante i servizi. A tal fine è stato indicato Il servizio informatico (CED) quale unità in
grado di intraprendere una serie di interventi ed attività progettuali finalizzate
all’adeguamento, in termini di innovazione tecnologica, dei servizi di tutto l’ente.
La razionalizzazione non va intesa solo come attività di riduzione dei costi, ma come
un’attività che inneschi dei meccanismi tale da favorire l’assolvimento di tutti gli oneri che,
dal punto di vista informatico, coinvolgono le Pubbliche Amministrazioni (in seguito PA).
Fra questi la trasparenza e la sicurezza sono quelli che sicuramente vincolano le scelte della
PA. Accanto a queste le innovazioni sia software che hardware che tendono a stravolgere il
mercato tradizionale così come fino ad oggi conosciuto. Infatti da una parte vi è
l’aggiornamento dei software di base (Sistemi Operativi in seguito SO) che si evolvono a
punto tale da eliminare dal mercato un SO che rappresenta oggi il 70% di quello presente
nel Comune di Crotone, dall’altro il potenziamento dei Server per l’utilizzo dei desktop
virtualizzati in grado di permettere l’utilizzo di hardware di basso costo, l’eliminazione di
manutenzione e la maggiore sicurezza dei dati.
La finalità, quindi, è quello di uniformare le dotazioni hardware in modo da creare un ciclo
economico, ma virtuoso, che consente di mantenere sempre alte le prestazioni di tutto il
sistema informatico con una particolare attenzione ai costi, da mantenere fissi ogni anno.
b) Analisi del contesto
Il complesso processo di rinnovamento, soprattutto nelle medie (200/300 postazioni
informatizzate individuali di lavoro)
1
e grandi amministrazioni (> 500 postazioni
informatizzate individuali di lavoro), ha portato con se una serie di problemi, riconducibili
all’introduzione incontrollata di strumenti ed apparecchiature informatiche che ha creato
1
Il Comune di Crotone rientra nella fascia di 200-250 PC in uso
un ambiente tecnologico fortemente eterogeneo. Conseguenza è l’assenza di standard
affidabili e duraturi, da cui scaturiscono anche le difficoltà di gestione-manutenzione da
parte del personale ITC.
Particolarmente antieconomica è, nell’Ente, la gestione dei desktop PC. Normalmente la sola
sistemazione software di un desktop ha impegnato 4 ore di un addetto ITC che diventa
tempo ”perso” se subentra un problema hardware non risolvibile per l’obsolescenza delle
macchine. Spesso, poi, la causa dei problemi sulla funzionalità delle applicazioni aziendali,
è il conflitto generato dall’installazione di software non autorizzato da parte dell’utente
finale.
Il primo step dell’analisi è l’individuazione dell’architettura base da utilizzare per ogni
settore che è così riassunta:
1) Una stampante-multifunzione per grossi volumi con funzionalità anche di scanner,
fax e fotocopiatrice.
2) Un PC per utente ed una sola stampante in rete condivisa dagli utenti in ogni stanza.
3) Nella segreteria di settore uno scanner veloce per favorire il documentale
Definizione di un modello standard (BASE) di postazione individuale
informatizzata

PC: Processore con una capacità elaborativa > = Core™ i5;

RAM > = 4GB;

HD (memoria di massa) > = 350 GB;

Monitor LCD dimensione > = 20/24 pollici;

Altre periferiche: tastiera, mouse, (definita big).
Il secondo step è individuare la configurazione al di sotto del quale il PC è classificabile
OBSOLETO. Questa configurazione è la seguente.

CPU < Pentium 4;
OR

RAM < 2 GB;
OR

HD < 300 GB
OR

Anni utilizzo >5
Una prima verifica ha fotografato la seguente situazione:
PC Totali
242
1. Nessun PC rientra nella configurazione BASE.
2. Il 49% dei PC è OBSOLETO
3. Due settori (LLPP ed Urbanistica) sono impossibilitati all’utilizzo di software
adeguato.
4. Due servizi (Anagrafe e Protocollo) sono prossimi all’interruzione dei servizi
5. Diversi uffici soffrono l’inadeguatezza della strumentazione hardware (Stato
civile, Pubblica istruzione Vigili urbani).
Anche per quanto riguarda il software la situazione non è fra le migliori.
Infatti il 70% dei PC utilizza un SO non più sul mercato e quindi non più manutenuto.
Il 90% dei PC utilizza software privo di licenza.
c) Obiettivi
Gli
obiettivi,
indipendentemente
dalla
soluzione
che
verrà
intrapresa;
sono
schematicamente i seguenti:
1) Rinnovare l’hardware e il relativo software delle postazioni di lavoro informatizzate;
2) Stimare al meglio tutte le procedure di migrazione per le sostituzioni delle
postazioni, salvaguardando i dati degli utenti, le configurazioni, ecc..;
3) Standardizzare la tecnologia impiegata, riducendo cioè l’eterogeneità del parco
macchine, dal punto di vista sia hardware che software: processori, memorie,
periferiche, sistemi operativi, applicativi, ecc..;
4) Abbattere i costi e ottimizzare le risorse interne a disposizione.
L’urgenza pone l’immediato approvvigionamento dei PC per i Settori e gli uffici
prossimi all’interruzioni dei servizi.
Questo significa acquistare almeno 55 PC completi di software di base.
Di questi almeno 30 PC richiedono una configurazione maggiore rispetto a quella BASE
per
consentire
l’utilizzo
di
software
particolare
di
progettazione
architetturale/urbanistico.
Il costo previsto di acquisto, utilizzando i Mercato elettronico della Pubblica
Amministrazione (MEPA) e le convenzioni CONSIP è di circa 50.000,00 eur.
d) Azioni future
L’idea progettuale fondamentale è quella di mantenere “nuovi” i PC in utilizzo nell’Ente al
fine di evitare di avere PC obsoleti su cui è poco conveniente, quando possibile, interventi
hardware. Questo si ottiene stanziando un budget annuale da utilizzare per l’acquisto dei
un numero certo di PC (50) ogni anno. In tal modo il parco macchina ha un ciclo di vita di 5
anni enon di oltre 10 come nella situazione attuale.
Ancora meglio è l’evoluzione verso il modello DESKTOP VIRTUALE. L'idea alla base di
quella che viene chiamata Virtual Desktop Infrastructure (VDI) è quella di eseguire sistemi
operativi desktop e applicazioni, all'interno di macchine virtuali che risiedono su server nel
data center (sala CED). La potenza di calcolo, in tal caso non dipende più dai singoli PC
(quindi non più soggetti ad usura) ma dai server presenti nel CED. L’investimento iniziale,
in questo caso si concentra sull’acquisto di un’architettura ben attrezzata.
Dalle ricerche sugli elementi che di più spingono alla virtualizzazione dei desktop sono
emerse le seguenti otto considerazioni:
1) Riduzione della complessità: con l’approccio VDI, si ha l’opportunità di riprendere il
controllo sui desktop distribuiti. Disponendo di una piattaforma adeguata ciò
significa avere un punto di controllo centralizzato per gestire ed implementare
desktop virtuali, bilanciare dinamicamente i carichi di lavoro e semplificare i cicli di
aggiornamento tecnologico, come le migrazioni a nuovi SO. Il vantaggio di una
soluzione VDI consiste nel fatto che la volta successiva in cui sarà richiesta una
migrazione o un aggiornamento rilevante di un’applicazione si disporrà già di
un’infrastruttura flessibile che renderà la migrazione più semplice, sicura e veloce,
con un risparmio notevole in tempo di denaro per l’organizzazione.
2) Minori costi: è possibile ottenere dei risparmi sui cicli di vita hardware più estesi,
oppure minori costi di manutenzione ordinaria, vista la significativa riduzione degli
interventi e delle esigenze di assistenza.
3) Massima flessibilità per gli utenti finali: è importante scegliere una piattaforma che
fornisca la massima ampiezza di supporto per i dispositivi degli utenti finali. Il
supporto per gli utenti finali può determinare il successo o il fallimento di
un’iniziativa VDI.
4) Arricchire l’esperienza dell’utente finale;
5) Migliore sicurezza: una soluzione VDI deve comprendere controlli di sicurezza
incorporati di ultima generazione. VDI può ridurre drasticamente di perdita o furto
di dati.
6) Scalabilità e affidabilità incorporate: in un ambiente VDI è possibile attivare
rapidamente nuovi utenti finali e distribuire nuove applicazioni da una piattaforma
di gestione centrale.
7) Integrazione avanzata: caratteristiche e funzionalità quali il disaster recovery, fault
tolerance ed elevata disponibilità vengono massimizzate in tutto l’ambiente
virtualizzato, da server a desktop e, se necessario, nel cloud.
8) Possibilità di passaggio al cloud computing: con VDI è possibile offrire desktop sotto
forma di servizio da un’unica piattaforma integrata in ambito dell’iniziativa cloud
globale.
Il modello desktop virtuale: i vantaggi
La virtualizzazione offre molti vantaggi. In particolare, le attività amministrative e di
gestione del desktop sono notevolmente ridotti; le applicazioni possono essere rapidamente
aggiunti, cancellati, aggiornati e patchati; la sicurezza è centralizzata; è più facile
salvaguardare i dati ed eseguire backup.
I vantaggi schematicamente sono i seguenti:
1) Forte controllo delle postazioni «virtualizzate»;
2) Tempi di creazione/attivazione di una nuova postazione limitato a 20/30
minuti;
3) Tempi di migrazione di una postazione da client desktop PC a thinClient
dipende dai dati/informazioni da migrare e comunque al massimo 30/45
minuti;
4) Forte risparmio di energia elettrica;
5) Indipendenza fisica/logistica delle postazioni: ogni dipendente, con le sue
credenziali, può accedere al suo desktop da ogni postazione virtuale nell’ente,
abbattimento del 80% dei tempi/costi di trasferimento delle postazioni stesse.
6) Estendere o addirittura eliminare il ciclo di aggiornamento costoso dei PC.
La virtualizzazione dei desktop ha un enorme potenziale per fornire alle organizzazioni IT
maggiore controllo sulla miriade di dispositivi utilizzati dagli utenti finali, e allo stesso
tempo, riduce i costi, migliora l’agilità del sistema e rende più sicuro l’intero ambiente. La
virtualizzazione sta crescendo con sempre più prospettive di successo ed è destinata ad
avere riflessi significativi in termini di qualità (miglioramento) e maggiore produttività dei
lavoratori.
Monitoraggio
E’ previsto un periodo di monitoraggio pari a 6 mesi dall’avvio del progetto pilota sulle
funzionalità della piattaforma virtuale. Verranno realizzati dei questionari ad hoc per gli
utenti finali, una sorta di customer satisfaction sull’uso della nuova tecnologia. Sulla scorta
di una serie di valutazioni:
a) Valutazione puramente tecnica da parte del CED;
b) Valutazione sulla funzionalità da parte degli utenti finali (redazione questionario);
c) Valutazione costo-benefici;
Si perverrà ad una valutazione complessiva/finale sull’impego di questa tecnologia. Se
la valutazione sarà positiva si procederà alla completa virtualizzazione della sede
periferica uffici demografici (altri 40 «utenti virtuali») per 6+6 mesi dallo startup di
progetto.
Valutazione dei costi
1)
2)
3)
4)
Valutare i tempi di ritorno dell’investimento iniziale;
Costo su 3 anni della valutazione classica PC tradizionali;
Costo su 3 anni della soluzione virtual desktop;
Riduzione dei costi su 3 anni della soluzione virtual desktop rispetto a quella
tradizionale;
Considerazioni finali
Nell’ambito del miglioramento della qualità del contesto lavorativo, sono destinati a giocare
un ruolo sempre più significativo i servizi che la Pubblica Amministrazione riesce ad
erogare al suo interno con la finalità di supportare l’attività dei propri dipendenti.
Alcuni di questi presuppongono, per essere erogati efficientemente, un adeguato supporto
da parte della postazione individuale. Tra questi sono senz’altro destinati ad assumere
sempre maggiore rilievo quelli legati alle attività di formazione e di addestramento.
Schema tecnico generale