Capitolato tecnico

SERVIZIO DI CASSA, SERVIZI AMMINISTRATIVI DI RADIOLOGIA, SERVIZIO DI
ACCETTAZIONE ESAMI DI LABORATORIO E SERVIZIO RECUPERO CREDITI, PER
L'AZIENDA ULSS 16 DI PADOVA
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CAPITOLATO TECNICO
Art. 1
Oggetto, quantità e caratteristiche del servizio
Il presente Capitolato ha per oggetto l’affidamento del servizio di cassa, dei servizi amministrativi di
radiologia, del servizio di accettazione esami di laboratorio e del servizio di recupero crediti, per
l'Azienda Ulss 16 di Padova.
Riferimento 1 – Attività amministrativa di supporto per il Presidio Ospedaliero di Piove di
Sacco
Riferimento 2 – Attività amministrativa di supporto per il Presidio Ospedaliero Sant’Antonio
di Padova
Riferimento 3 – Attività amministrativa di supporto per il centro di screening mammografico
presso la sede di Via Scrovegni, 12 a Padova
Riferimento 4 – Attività di recupero crediti
Riferimento 5 – Attività di cassa presso il C.S.S. dei Colli
Caratteristiche generali del personale impiegato nel servizio
L’appaltatore assicura il servizio in oggetto con propria organizzazione di mezzi e mediante
personale alle proprie dipendenze; il personale addetto all’attività del presente capitolato deve
possedere i requisiti di professionalità necessari per lo svolgimento delle prestazioni richieste e
dimostrare di essere a conoscenza delle diverse problematiche concernenti la realtà sanitaria.
Il personale impiegato nell’esecuzione del servizio dovrà avere attitudine nei rapporti con il
pubblico ed essere a conoscenza dei principali applicativi e software compreso l’utilizzo di posta
elettronica ed internet; dovrà, inoltre, avere una conoscenza scolastica della lingua inglese.
L’appaltatore si obbliga ad osservare e far osservare dai propri dipendenti, le disposizioni di ordine
interno che venissero comunicate dalla stazione appaltante.
Il personale impiegato nell’esecuzione del servizio deve essere munito in servizio di tessera di
riconoscimento con fotografia, con spesa a carico dell’appaltatore e risponderà, per l’esecuzione
dello stesso, direttamente nei confronti dell’appaltatore che dovrà garantire la corretta esecuzione
del servizio.
Nel caso di personale assente per ferie, maternità, malattie e permessi o comunque per altro
motivo, l’appaltatore dovrà organizzare il servizio in modo da garantire la continuità dello stesso
senza alcuna interruzione.
L’appaltatore si impegna a garantire momenti di aggiornamento – formazione specifica del proprio
personale da realizzarsi al di fuori dell’attività di servizio richiesta; sono a carico dello stesso gli
obblighi di formazione ed informazione del personale impiegato in materia di sicurezza e
prevenzione degli infortuni sul lavoro ai sensi del D.Lgs. n.81/2008.
La stazione appaltante può richiedere, a suo insindacabile giudizio, la sostituzione del personale
assegnato. In caso di inserimento di nuove unità per turn over od altro, nulla sarà dovuto
all’appaltatore fintantoché la nuova unità non sarà in grado di espletare autonomamente le funzioni
di agente contabile.
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Riferimento 1
ATTIVITÀ AMMINISTRATIVA DI SUPPORTO
PER IL PRESIDIO OSPEDALIERO “IMMACOLATA CONCEZIONE” DI PIOVE DI SACCO
Il servizio riguarda le attività amministrative da svolgersi presso il Presidio Ospedaliero
“Immacolata Concezione” di Piove di Sacco di seguito indicate:
Servizio di Cassa
Attività di supporto amministrativo presso l'Unità di Radiologia
Servizio di accettazione esami presso Unità di Medicina di Laboratorio per utenza esterna.
Il servizio dovrà considerare l’organizzazione logistica, tecnico-organizzativa ed informatica, nel
rispetto delle prescrizioni che seguono.
Tutti i Servizi vengono svolti presso l’Ospedale Immacolata Concezione di Piove di Sacco, via San
Rocco n.8, in parte al piano terra (Servizio di Cassa e di Radiologia) e in parte al primo piano
(Servizio di Medicina di Laboratorio).
La ditta aggiudicataria deve inoltre provvedere allo svolgimento delle attività attinenti l’oggetto della
presente gara d’appalto, anche se non esplicitamente descritte nel presente Capitolato tecnico ed
eventuali relativi allegati, se necessarie a garantire la regolare esecuzione del servizio.
Le singole azioni, attraverso cui si esplica tale attività, dovranno essere inserite in un programma
globale di intervento che tenga conto delle necessità di garantire la regolare esecuzione del
servizio richiesto.
Gli orari e i turni di lavoro sono stabiliti, di regola, in relazione ai flussi di accesso degli utenti e alle
esigenze organizzative della struttura interessata.
1) Servizio di cassa
Il Servizio di Cassa comprende le seguenti attività:
• attività di riscossione delle prestazioni ambulatoriali in regime istituzionale, incluse le
prestazioni di Pronto Soccorso, e di altri emolumenti (riscossioni ticket, riscossione fatture
paganti in proprio, riscossione tariffe per il rilascio di cartelle cliniche, riscossione fatture per
accesso mensa aziendale). L’attività di riscossione riguarda anche le prestazioni di Libera
Professione, per le quali sono previste delle ulteriori attribuzioni: registrazione prestazioni,
emissione e riscossione fatture, inserimento prestazioni nel gestionale aziendale SSI,
assegnazione del personale di supporto. L’attività di riscossione include la stampa del foglio di
prenotazione/accettazione negli applicativi aziendali (per le prenotazioni telefoniche,
istituzionali e di Libera Professione) e gli eventuali storni, rimborsi, note di accredito.
• gestione della Cassa Centrale di Tesoreria, che è una cassa funzionale all’acquisizione dei
versamenti dei punti di cassa effettivi e per l’effettuazione del versamento in Tesoreria degli
incassi giornalieri (preparazione della busta valori e consegna alla ditta di ritiro valori);
• gestione della cassaforte per la conservazione del denaro e degli altri valori e la custodia e
deposito presso i Servizi incaricati delle chiavi della cassaforte;
• verifica del corretto funzionamento delle riscuotitrici automatiche con segnalazione dei
malfunzionamenti alla ditta incaricata (tramite mail).
Il Servizio di cassa viene svolto con orario di apertura al pubblico dalle ore 8.00 alle 17.00 dal
lunedì al venerdì.
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Negli orari di apertura della Cassa si dovrà tenere conto di n. 2 sportelli aperti simultaneamente in
considerazione delle punte di maggiore affluenza del pubblico (dalle 10.00 alle 12.00), con
riduzione a n. 1 sportello per il resto della giornata e precisamente:
n. 1 sportello dalle 8.00 alle 12.00 e dalle 13.00 alle 17.00,
n. 1 sportello dalle 10.00 alle 13.00 (solo il lunedì e mercoledì lo sportello apre alle 8.30 anziché
alle 10.00).
E’ comunque necessario considerare un tempo aggiuntivo per le operazioni di chiusura delle
casse.
Ogni operatore viene abilitato a tutte le attività di cassa e opera da un proprio punto di emissione
nel quale entra con login e password personali.
Il personale deve gestire la diversa modulistica, interfacciarsi con i singoli reparti/ambulatori in
caso di rimborso o modifica della prestazione, comunicare con il CUP in caso di problematiche
inerenti l’esenzione dei pazienti o altro.
Le attività espletate allo sportello sono le seguenti:
o
stampa foglio di prenotazione telefonica tramite il numero verde
o
riscossione ed emissione delle relative ricevute per incasso di:
- ticket su prestazioni sanitarie e divisionali
- ticket su prestazioni di pronto soccorso
- pagamento oneri per rilascio cartelle cliniche
o
gestione pratiche di rimborso ticket/fatture
o
emissione fatture e incasso per:
- acquisto buoni pasto mensa
- idoneità di guida
- prestazioni di pronto soccorso onere “paganti in proprio”
- prestazioni effettuate da Medici/specialisti nella fascia di Libera Professione
Le attività di back office riguardano:
o
le operazioni relative al conteggio del denaro
o
le operazioni di apertura/chiusura giornaliere (predisposizione delle stampe e della
documentazione che viene inserita nel giornale di cassa)
o
riordino delle fatture e delle note di accredito emesse;
o
per le prestazioni di Libera Professione non incassate (es. i pazienti che terminano la visita
dopo la chiusura della cassa) è necessario registrare la fattura, stamparla e inviarla al
domicilio del paziente.
A chiusura del turno di attività di cassa, l’operatore deve svolgere tutte le operazioni di chiusura
previste e archiviare la propria cartella di attività giornaliera nella quale vengono inseriti il giornale
di cassa, il riepilogo delle operazioni svolte, le quadrature di apertura e chiusura, tutte le operazioni
di rimborso, tutte le operazioni di rettifica/storno e gli eventuali giustificativi dei movimenti contabili
annullati.
La ditta aggiudicataria è responsabile del fondo cassa previsto (euro 1.500,00 per ognuno dei due
punti cassa) e di tutto il denaro incassato, che dovrà essere di volta in volta versato presso la
Cassa Centrale di Tesoreria attraverso le specifiche modalità previste dalle procedure aziendali
(manuale di Cassa). Il saldo di cassa in valori, che deve essere controllato ad ogni apertura del
turno ed ad ogni chiusura dello stesso, deve coincidere con il saldo contabile risultante dal
programma di Cassa. Se alla chiusura del turno ci fossero delle differenze il cassiere è
obbligato a rilevarle contabilmente e nel caso di ammanco a reintegrare l’importo
mancante.
Per quanto riguarda gli assegni, il personale della ditta li accetta e li firma per girata all’incasso.
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I cassieri di turno sono incaricati di consegnare l’incasso della giornata in busta sigillata alla ditta
incaricata del prelievo valori, facendosi rilasciare apposita ricevuta di consegna, provvedendo poi
ad inoltrare tramite fax alla Banca Istituto Tesoriere copia della distinta valori.
Per quanto riguarda la sicurezza dei locali, l’ufficio cassa è dotato di sistema di allarme antiintrusione e di cassaforte.
A fine giornata l’operatore di turno deposita il denaro e i valori nella cassaforte, controlla e
provvede alla chiusura dei locali. Le chiavi della cassaforte e le chiavi del locale cassaforte devono
essere depositate in apposita cassetta di sicurezza secondo le modalità stabilite nelle procedure
aziendali.
La ditta dovrà nominare un Referente del servizio che avrà il compito di:
- coordinare tutto il servizio assegnato e rispondere alle direttive ed indicazioni che verranno date
dall’Amministrazione dell’Azienda Ulss 16,
- gestire i rapporti con il Servizio Economico Finanziario dell’Azienda Ulss 16 per la risoluzione di
eventuali problemi contabili legati alle operazioni di cassa,
- gestire i rapporti con ambulatori e CUP per problemi legati al pagamento dei ticket;
- gestire i rapporti con il Servizio Informativo dell’Ulss 16 per eventuali anomalie o problemi della
procedura informatica;
- partecipare attivamente, in collaborazione con il Responsabile di cassa e i referenti amministrativi
dell’Azienda Ulss 16, all’attività di supervisione dell’attività di Cassa e del processo contabile,
inclusa la predisposizione del Conto Giudiziale degli agenti Contabili, inviato periodicamente alla
Corte dei Conti,
- proporre all’Amministrazione dell’Azienda Ulss 16 un costante aggiornamento delle procedure
contabili e delle istruzioni operative,
- effettuare il controllo periodico sulla vendita dei buoni pasto per l’accesso alla mensa aziendale.
Gli operatori addetti all’attività di cassa non potranno svolgere anche attività di recupero crediti e
viceversa; l’incompatibilità tra gli operatori addetti ai due diversi tipi di attività appena citate dovrà
essere rispettata anche nei casi di sostituzione degli operatori per malattia o ferie.
Per tutte le operazioni di Cassa il personale della Ditta incaricata deve prendere atto e osservare
attentamente le istruzioni di cui al Manuale di Cassa che forma parte integrante del capitolato.
In base alla normativa in essere gli addetti alle casse assumono il ruolo di agente contabile.
2) Servizi amministrativi presso la Radiologia
Nell’ambito dei Servizi amministrativi afferenti la Radiologia, la ditta aggiudicataria deve
provvedere allo svolgimento delle seguenti attività:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
prenotazione, accettazione ed inserimento diretto delle prestazioni
accettazione e consegna dei referti per prestazioni urgenti
preparazione programma di lavoro pre-indagine
attività di sala lettura (trascrizione referti)
consegna dei referti
attività presso il Pronto Soccorso radiologico
attività di segreteria e protocollo in uscita
archiviazione impegnative
gestione dei robot per la produzione CD
Lo svolgimento di tali attività può essere riepilogato in due macro tipologie: Attività svolte in Front
Office e Attività svolte in Back Office
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Servizi di Front-Office : attività di sportello con utenza e varie
L’attività viene effettuata con applicativo informatico aziendale e prevede l’identificazione del paziente
ed il controllo delle informazioni contenute nell’impegnativa (nr. e data impegnativa, codice esenzione,
individuazione tipologia di esame, indicazioni cliniche ecc.).
L’attività richiede l’utilizzo del software aziendale per la registrazione e la stampa delle
prenotazioni/accettazioni e per la stampa dei referti, con organizzazione anche della fase
precedente al controllo medico di conferma.
Inoltre vengono prenotati o accettati agli sportelli i pazienti che si presentano direttamente per
prenotare esami in pre-degenza, accettazioni di screening senologici, richieste urgenti.
Gli utenti che si presentano per l’effettuazione dell’indagine radiologica già prenotata, vengono
“accettati” dall’operatore presente allo sportello. Dal medesimo operatore vengono accettati anche gli
esami prenotati in libera professione, a cui deve far seguito la consegna del foglio di accettazione per
l’effettuazione del pagamento alla Cassa e la consegna del referto.
Il Servizio di front office viene svolto principalmente agli sportelli con orari di apertura per l’utenza e
comprende le varie attività di seguito descritte:
- accettazioni dirette, per i pazienti che sono in possesso di impegnativa con indicazione
dell’urgenza (trattasi di prestazioni che vengono eseguite nella stessa giornata). Queste
prestazioni devono essere previamente confermate dallo specialista della radiologia. Una volta
confermate, il personale della ditta aggiudicataria deve stampare le etichette e il foglio di
accettazione, quindi ricercare la cartella radiologica che viene consegnata in diagnostica.
- prenotazioni in forzatura, previamente autorizzate da un medico specialista, con indicazione
della data di erogazione e sigla del medico specialista. Il personale della ditta aggiudicataria
registra la prenotazione in forzatura, inserendo nella nota informativa la data di prenotazione, il
proprio username e il medico che ha autorizzato.
- prenotazioni di esami per interni inviati per via telematica dai reparti (gestione liste interne);
- preparazione del programma di lavoro pre-indagine, tale attività giornaliera prevede la
stampa delle liste di lavoro delle Unità Eroganti e di ciascun turno lavorativo ovvero degli esami già
prenotati dal CUP della radiologia, la stampa dei fogli di prenotazione (ove mancanti), la stampa
delle etichette e ricerca o creazione della cartella radiologica;
- effettuazione telefonate a conferma di appuntamenti di alcuni esami radiologici (es. esami
senologici, viscerali, contrasti ecc.). Per alcune indagini radiologiche che prevedono anche una
dieta preparatoria è necessaria la conferma; in tale occasione l’operatore provvede ad un
eventuale spostamento di data di prenotazione (per impedimento paziente) e alla sostituzione con
un altro paziente;
- suddivisione degli esami e consegna dei referti. I referti vengono consegnati dal personale
che svolge attività di back office (sala lettura) al personale che svolge attività di front office
(sportello, segreteria) almeno due giorni prima della data di previsto ritiro inserita sul foglio di
prenotazione/accettazione e devono essere già firmati dal medico specialista, pronti per la
consegna.
Il personale di front office provvede alla suddivisione dei referti per tipologia di esami e per
destinazione, tra pazienti esterni, pazienti day surgery ed ecografie per pazienti interni.
I referti dei pazienti esterni (non urgenti) vengono consegnati all’Ufficio preposto, con
evidenziazione sul piano di lavoro precedentemente stampato in doppia lista. Essi vengono
posizionati sul carrello di consegna, divisi per tipologia diagnostica, e vengono ritirati dal personale
dell’Ufficio preposto tutte le mattine alle ore 8,30.
I referti dei pazienti day surgery vengono inseriti negli appositi spazi predisposti dello scaffale
situato in segreteria.
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Per le prestazioni urgenti, comprese quelle richieste dal Pronto Soccorso, i referti vengono consegnati
direttamente dal personale di front office agli assistiti, secondo orari e modalità stabilite, se refertati
entro l’orario di apertura della segreteria, o dal primo giorno lavorativo successivo.
L’attività di front office prevede inoltre l’invio di comunicazioni mail alla Direzione Sanitaria
dell’Azienda Ulss 16 (tramite la posta elettronica aziendale) per la chiusura, apertura o modifica
delle liste di prenotazione inserite nelle Agende informatizzate.
Il numero complessivo di pratiche relative alle indagini radiologiche svolte dal Servizio di front
office, è di circa n. 5.500/6.000 al mese.
I Servizi di front office prevedono l’apertura dello sportello con accesso dell’utenza dalle 08.00
alle 18,00 dal lunedì al venerdì e dalle 08.00 alle 12.00 il sabato.
Negli orari di apertura si deve tenere conto di n. 2 sportelli aperti simultaneamente in
considerazione delle punte di maggiore affluenza del pubblico (dalle 10.00 alle 12.00), con
riduzione a n. 1 sportello per il resto della giornata e precisamente:
n. 1 sportello dalle 08.00 alle 12.00 e dalle 13.00 alle 18.00 dal lunedì al venerdì;
n. 1 sportello dalle 10.00 alle 13.00 dal lunedì al venerdì (solo il lunedì lo sportello apre alle 8.00
anziché alle 10.00);
n. 1 sportello dalle 08.00 alle 12.00 il sabato;
oltre a n. 1 postazione (locale adiacente agli sportelli) dalle 10.00 alle 13.00 dal lunedì al venerdì.
Servizi di Back Office: battitura e trascrizione dei referti
I Servizi di back office comprendono le seguenti attività:
- Trascrizione referti: tale attività consiste nella trascrizione del referto; il testo del referto stesso
viene dettato dal medico all’operatore che lo trascrive o viene predisposto dal medico scrivendo a
mano o utilizzando il dittafono e trascritto successivamente dall’operatore. Dopo la validazione e la
firma da parte del medico radiologico il referto stampato viene inserito nella cartella radiologica e, il
tutto, viene trasferito in segreteria per la gestione delle fasi successive;
- Gestione archivio radiologico: tale attività giornaliera consiste nella ricerca pre-indagine
nell’archiviazione post-indagine delle cartelle radiologiche e nell’accorpamento della cartella
provvisoria con quella definitiva;
- Attività relativa al Pronto Soccorso radiologico: l’attività è svolta in parte nella sala lettura
della radiologia e in parte nella segreteria, e consiste nella registrazione delle prestazioni non
inserite nella cartella di Pronto Soccorso (prestazioni ortopediche o di ricoverati in regime di
urgenza) prestando il necessario supporto al medico radiologo per la trascrizione dei referti, la
ricerca, la trascrizione, l’accorpamento e l’archiviazione della cartella radiologica.
I Servizi di back office prevedono l’impiego di più operatori a copertura del seguente orario
settimanale:
dalle 08.00 alle 19,00 dal lunedì al venerdì (1^ postazione)
dalle 10.00 alle 13,00 dal lunedì al venerdì (2^ postazione)
dalle 08.00 alle 13,00 il sabato
Il Servizio è coperto nei periodi di attività ordinaria del Reparto, fermo restando n. 52 settimane: le
ore verranno calendarizzate in modo da non incidere con la qualità del servizio e sempre in
accordo e con l’approvazione della Direzione del Reparto.
3) Servizio di accettazione esami di laboratorio per utenza ambulatoriale esterna
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Le attività amministrative richieste riguardano quanto previsto per l'accoglienza dell'Utenza
ambulatoriale esterna, per l'accettazione informatica degli esami richiesti a partire da regolare
impegnativa/ricetta e per garantire informazioni di primo livello.
Il Laboratorio Analisi:
apre alle ore 7:30 e fino alle 9:30 l’utenza ha la possibilità di ritirare il numero di accesso al
Totem presente in sala di attesa o di presentarsi con prenotazione via sms o internet
tramite il Sistema Lucky. Il Personale addetto all’accettazione accoglie gli utenti dalle 7,30
fino all’ultimo che ha ritirato il numero di prenotazione. Gli assistiti possono ritirare il numero
fino alle 9,30, lo sportello chiude quando ha finito tutti i pazienti in coda che hanno ritirato
correttamente il numero, quindi sempre dopo le 9,30, garantendo comunque la presenza
fino alle 10:00.
Deve essere garantita l'apertura di n. 4 (quattro) sportelli dal lunedì al venerdì, dotati di
postazione computer autonoma e applicativo aziendale programma SSI. Ogni sportello prevede
priorità diverse di chiamata in base alla configurazione del Sistema di chiamata (Elimina-Code), in
accordo con le esigenze individuate dal Responsabile del Servizio di Laboratorio.
Gli sportelli devono essere aperti ogni mattina dal lunedì al venerdì: oltre al personale da
assegnare all'attività di sportello, deve essere garantita la presenza di una unità professionale
dedicata ad informare ed indirizzare correttamente l'utenza.
Il sabato è sufficiente l'apertura di n. 3 sportelli, di cui n. 1 deve garantire la presenza fino alle ore
10:00; è attivo il Sistema Lucky e vengono accettati tutti i pazienti che si presentano fra le 7:30 e le
9:30.
Tutta l’attività viene svolta in front-office con accesso dell’utenza.
Riferimento 2
ATTIVITÀ AMMINISTRATIVA DI SUPPORTO
PER IL PRESIDIO OSPEDALIERO SANT’ANTONIO DI PADOVA
A) Attività di Cassa
Si riportano di seguito le attività amministrative da svolgere presso la Cassa Istituzionale:
•
•
•
•
attività di riscossione delle prestazioni ambulatoriali in regime istituzionale, incluse le
prestazioni di Pronto Soccorso, e di altri emolumenti (riscossioni ticket, riscossione fatture
paganti in proprio, riscossione tariffe per il rilascio di cartelle cliniche, riscossione fatture per
accesso mensa aziendale). L’attività di riscossione riguarda anche le prestazioni di Libera
Professione, per le quali sono previste delle ulteriori attribuzioni: registrazione prestazioni,
emissione e riscossione fatture, inserimento prestazioni nel gestionale aziendale SSI,
assegnazione del personale di supporto. L’attività di riscossione include la stampa del foglio di
prenotazione/accettazione negli applicativi aziendali (per le prenotazioni telefoniche,
istituzionali e di Libera Professione) e gli eventuali storni, rimborsi, note di accredito.
gestione della Cassa Centrale di Tesoreria, che è una cassa funzionale all’acquisizione dei
versamenti dei punti di cassa effettivi e per l’effettuazione del versamento in Tesoreria degli
incassi giornalieri (preparazione della busta valori e consegna alla ditta di ritiro valori);
gestione della cassaforte per la conservazione del denaro e degli altri valori e la custodia e
deposito presso i Servizi incaricati delle chiavi della cassaforte;
verifica del corretto funzionamento delle riscuotitrici automatiche con segnalazione dei
malfunzionamenti alla ditta incaricata (tramite mail).
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Il Servizio di cassa dovrà essere svolto con orario di apertura al pubblico dalle ore 7:50 alle 13:00
e dalle ore 13:30 alle ore 19:10 dal lunedì al venerdì.
Negli orari di apertura della Cassa si dovrà tenere conto di n. 2 sportelli aperti simultaneamente in
considerazione delle punte di maggiore affluenza del pubblico, con la seguente ripartizione:
n. 1 sportello dalle 07:50 alle 13:00 dal lunedì al venerdì
n. 1 sportello dalle 13:30 alle 19:10 dal lunedì al venerdì
n. 1 sportello dalle 14:30 alle 18:30 dal lunedì al giovedì
E’ comunque necessario considerare un tempo aggiuntivo per le operazioni di chiusura delle
casse.
Ogni operatore viene abilitato a tutte le attività di cassa e opera da un proprio punto di emissione
nel quale entra con login e password personali.
Il personale deve gestire la diversa modulistica, interfacciarsi con i singoli reparti/ambulatori in
caso di rimborso o modifica della prestazione, comunicare con il CUP in caso di problematiche
inerenti l’esenzione dei pazienti o altro.
Le attività espletate allo sportello sono le seguenti:
o
stampa foglio di prenotazione telefonica tramite il numero verde
o
riscossione ed emissione delle relative ricevute per incasso di:
- ticket su prestazioni sanitarie e divisionali
- ticket su prestazioni di pronto soccorso
- pagamento oneri per rilascio cartelle cliniche
o
gestione pratiche di rimborso ticket/fatture
o
emissione fatture e incasso per:
- acquisto buoni pasto mensa
- idoneità di guida
- prestazioni di pronto soccorso onere “paganti in proprio”
- prestazioni effettuate da Medici/specialisti nella fascia di Libera Professione
Le attività di back office riguardano:
o
le operazioni relative al conteggio del denaro
o
le operazioni di apertura/chiusura giornaliere (predisposizione delle stampe e della
documentazione che viene inserita nel giornale di cassa)
o
riordino delle fatture e delle note di accredito emesse;
o
per le prestazioni di Libera Professione non incassate (es. i pazienti che terminano la visita
dopo la chiusura della cassa) è necessario registrare la fattura, stamparla e inviarla al
domicilio del paziente.
A chiusura del turno di attività di cassa, l’operatore deve svolgere tutte le operazioni di chiusura
previste ed archiviare la propria cartella di attività giornaliera nella quale vengono inseriti il giornale
di cassa, il riepilogo delle operazioni svolte, le quadrature di apertura e chiusura, tutte le operazioni
di rimborso, tutte le operazioni di rettifica/storno e gli eventuali giustificativi dei movimenti contabili
annullati.
La ditta aggiudicataria è responsabile del fondo cassa previsto (euro 1.500,00 per ognuno dei due
punti cassa) e di tutto il denaro incassato, che dovrà essere di volta in volta versato presso la
Cassa Centrale di Tesoreria attraverso le specifiche modalità previste dalle procedure aziendali
(manuale di Cassa). Il saldo di cassa in valori deve essere controllato ad ogni apertura del turno ed
ad ogni chiusura dello stesso e deve coincidere con il saldo contabile risultante dal programma di
Cassa. Se alla chiusura del turno ci fossero delle differenze il cassiere è obbligato a rilevarle
contabilmente e nel caso di ammanco a reintegrare l’importo mancante.
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Per quanto riguarda gli assegni, il personale della ditta li accetta e li firma per girata all’incasso.
I cassieri di turno sono incaricati di consegnare l’incasso della giornata in busta sigillata alla ditta
incaricata del prelievo valori, facendosi rilasciare apposita ricevuta di consegna, provvedendo poi
ad inoltrare tramite fax alla Banca Istituto Tesoriere copia della distinta valori.
Per quanto riguarda la sicurezza dei locali, l’ufficio cassa è dotato di sistema di allarme antiintrusione e di cassaforte.
A fine giornata l’operatore di turno deposita il denaro e i valori nella cassaforte, controlla e
provvede alla chiusura dei locali. Le chiavi della cassaforte e le chiavi del locale cassaforte devono
essere depositate in apposita cassetta di sicurezza secondo le modalità stabilite nelle procedure
aziendali.
La ditta dovrà nominare un Referente del servizio che avrà il compito di:
- coordinare tutto il servizio assegnato e rispondere alle direttive ed indicazioni che verranno date
dall’Amministrazione dell’Azienda Ulss 16,
- gestire i rapporti con il Servizio Economico Finanziario dell’Azienda Ulss 16 per la risoluzione di
eventuali problemi contabili legati alle operazioni di cassa,
- gestire i rapporti con ambulatori e CUP per problemi legati al pagamento dei ticket;
- gestire i rapporti con il Servizio Informativo dell’Ulss 16 per eventuali anomalie o problemi della
procedura informatica;
- partecipare attivamente, in collaborazione con il Responsabile di cassa e i referenti amministrativi
dell’Azienda Ulss 16, all’attività di supervisione dell’attività di Cassa e del processo contabile,
inclusa la predisposizione del Conto Giudiziale degli agenti Contabili, inviato periodicamente alla
Corte dei Conti,
- proporre all’Amministrazione dell’Azienda Ulss 16 un costante aggiornamento delle procedure
contabili e delle istruzioni operative,
- effettuare il controllo periodico sulla vendita dei buoni pasto per l’accesso alla mensa aziendale.
Gli operatori addetti all’attività di cassa non potranno svolgere anche attività di recupero crediti e
viceversa; l’incompatibilità tra gli operatori addetti ai due diversi tipi di attività appena citate dovrà
essere rispettata anche nei casi di sostituzione degli operatori per malattia o ferie.
Per tutte le operazioni di Cassa il personale della Ditta incaricata deve prendere atto e osservare
attentamente le istruzioni di cui al Manuale di Cassa che forma parte integrante del capitolato. In
base alla normativa in essere gli addetti alle casse assumono il ruolo di agente contabile.
Riferimento 3
ATTIVITÀ AMMINISTRATIVA DI SUPPORTO
PER IL CENTRO DI SCREENING MAMMOGRAFICO PRESSO LA SEDE DI VIA
SCROVEGNI, 12 - PADOVA
Centro Screening Mammografico
Sede di Via Scrovegni n.12
Le attività amministrative da svolgere presso la sede del Centro di Screening del Servizio di Igiene
e Sanità Pubblica, ubicato in via E. degli Scrovegni, n.12, dovranno essere svolte secondo le
seguenti indicazioni:
n. 3 postazioni totali, di cui n. 2 alla mattina per il servizio di accettazione della Senologia
e n. 1 pomeridiana per la Segreteria dello Screening,
il servizio è attivo dal lunedì al venerdì con orario continuato di accesso per l'utenza dalle
ore 7.30 alle ore 19.30: dalle ore 7.30 alle ore 13.30 per attività di accettazione utenti –
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dalle ore 13.30 alle ore 15.00 attività di front-office telefonico – dalle ore 15.00 alle ore
19.30 per tutte le altre attività.
Le attività da svolgere vengono di seguito elencate:
Attività di supporto amministrativo:
− Accettazione utenti: l’accettazione per le attività di screening di primo e secondo livello e per
l’attività extra-screening si effettua dalle 7:30 alle 19:30 dal lunedì al venerdì. L’operatore prepara
le liste screening ed extra-screening della seduta, le etichette, verifica i dati del paziente, inserisce
in SGP le prestazioni richieste e le eventuali impegnative, controlla gli esami precedenti, prepara la
documentazione di 1° e 2° livello, dà le informazio ni necessarie sulle linee guida dello screening.
Consegna i referti e gli eventuali cd degli esami portati a termine nella seduta stessa e fissa gli
appuntamenti per i successivi controlli. Inserisce infine nel software regionale screening gli esami
di 1° e 2° livello portati a conclusione nella sedu ta stessa, le mancate presenze, i numeri di
telefono, eventuali variazioni di indirizzo;
− Importazione da Telerad nel software screening regionale dei files dei referti di 1° livello,
verifiche degli errori, stampa o invio con postel delle risposte;
− Inserimento cito/istologie in SSI e spedizione ad Anatomia Patologica; controllo referti in EHealth;
− Gestione flussi dei piani di lavoro/esami precedenti con altre Ulss; Consegna dei referti della
Senologia ed invio richieste cd all’Ufficio cartelle cliniche.
Attività telefonica:
Front-office telefonico dalle ore 8:00 alle ore 15:00 da lunedì a venerdì: l’attività di risposta
telefonica per gli screening citologici, mammografici e colon-rettali prevede la prenotazione,
lo spostamento, l’annullamento degli appuntamenti di primo livello di screening, la verifica
se la risposta è pronta e l’eventuale nuova spedizione, le informazioni sulle modalità di
esecuzione e sulle linee guida degli screening. Prevede inoltre la prenotazione, lo
spostamento, l’annullamento degli appuntamenti di 2° livello dello screening mammografico
e degli appuntamenti extra-screening della Senologia di via Scrovegni, e le mail/telefonate
di segnalazione alle segreterie dello screening citologico e colon-rettale delle richieste di
appuntamenti e informazioni di 2° livello o extra-s creening.
Telefonate di conferma di tutti gli appuntamenti extra-screening in agenda.
Telefonate di prenotazione per le pazienti con richiesta di approfondimento diagnostico
immediato.
Riferimento 4
ATTIVITÀ DI RECUPERO CREDITI
L’attività di recupero crediti ha per oggetto il recupero dei mancati pagamenti di ticket ambulatoriali,
ticket di pronto soccorso e le mancate disdette.
La sede presso cui dovrà essere svolta l’attività amministrativa sono le diverse sedi dell'Ulss 16
dove vengono erogate le prestazioni sanitarie; sarà cura delle ditte partecipanti proporre, in sede di
proposta progettuale, come e dove svolgere il servizio.
Le attività specifiche da espletare sono le seguenti:
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caricamento su foglio di lavoro excel delle informazioni necessarie per l'inoltro del sollecito
dei ticket non pagati per prestazioni ambulatoriali e di Pronto Soccorso, in base alla
documentazione cartacea inviata dalla SC Economico Finanziario, verifica della correttezza
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con quanto presente nelle procedure aziendali (ad es. riscontro del costo effettivo della
prestazione e verifica se il ticket è già stato pagato). Per quanto riguarda il sollecito delle
mancate disdette, la lettera di invio e relativo bar-code viene prodotto direttamente da una
stampa della procedura aziendale;
eventuale ricerca in procedura "anagrafe comune di Padova" (residenti comune Padova) o
in "anagrafe Regione Veneto" (per residenti in veneto) o in "procedura TEAM" (per residenti
italiani) per l'integrazione di dati incompleti e/o mancanti;
relazione circa gli indirizzi mancanti nonostante la ricerca effettuata descritta al punto
precedente;
pulizia dei dati secondo le eccezioni catalogate (es. eliminazione degli indirizzi relativi ai
senza fissa dimora);
normalizzazione dei dati: verifica formale degli indirizzi così ottenuti (es. cap corretto, ecc);
stampa, imbustamento ed invio mensile delle lettere di sollecito con allegato il foglio "codice
a barre" con ritardo massimo di 3 mesi rispetto al sorgere del credito oggetto di
sollecito/comunicazione dell’ambulatorio;
rendicontazione degli esiti degli invii (n. trasferiti, sconosciuto, deceduto, ecc);
rendicontazione mensile di tutte le contestazioni giunte (telefoniche, mail, lettere o di
persona) indicando le motivazioni ed il seguito (se è stata o meno accolta la contestazione);
verifica in anagrafica degli indirizzi "sconosciuti" o "trasferiti";
spedizione del secondo sollecito con relativo foglio codice a barre, quando la ricerca ha
prodotto un nuovo indirizzo;
gestione delle contestazioni, comprensivo di inoltro delle varie contestazioni agli ambulatori
competenti, sollecitando le risposte, e predisponendo le lettere di risposta agli utenti a firma
del dirigente ULSS;
help desk telefonico (2 h al giorno) e risposta allo sportello (3 h a settimana), per l'utenza
che si dovesse presentare, fornendo spiegazioni/chiarimenti sui solleciti ricevuti;
interfaccia web per visualizzazione cruscotto aziendale circa l'attività svolta, pratica per
pratica;
predisposizione flusso informatico per invio dei "non pagati" ad Equitalia (pratica di invio a
cura della SC Economico-finanziario).
Ai fini della quantificazione dell’attività, si stimano in maniera orientativa i seguenti volumi di
attività:
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ticket pronto soccorso: circa n. 2.200-2.500/anno
mancate disdette: circa n. 8.000-9.000/anno
ticket ambulatoriale: circa n. 600-700/anno
Gli operatori addetti all’attività di recupero crediti dovranno essere addetti a tale attività in via
esclusiva senza possibilità di essere impiegati in altri tipi di attività previste nel presente capitolato.
Nel caso in cui, nell’esecuzione dell’attività di cui al presente riferimento, si verifichino delle
incongruenze/anomalie nel corso dei controlli interni, la stazione appaltante si riserva di variare in
diminuzione l’oggetto contrattuale eliminando le attività previste dal presente riferimento anche in
deroga ai limiti previsti dall’art. 5 del capitolato d’oneri.
Riferimento 5
ATTIVITÀ’ DI CASSA PRESSO IL C.S.S. DEI COLLI (Via Dei Colli 4 Padova)
A) Attività di Cassa
Il Servizio di Cassa comprende le seguenti attività:
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attività di riscossione delle prestazioni ambulatoriali in regime istituzionale, incluse le
prestazioni di Pronto Soccorso, e di altri emolumenti (riscossioni ticket, riscossione fatture
paganti in proprio, riscossione tariffe per il rilascio di cartelle cliniche, riscossione fatture per
accesso mensa aziendale). L’attività di riscossione riguarda anche le prestazioni di Libera
Professione, per le quali sono previste delle ulteriori attribuzioni: registrazione prestazioni,
emissione e riscossione fatture, inserimento prestazioni nel gestionale aziendale SSI,
assegnazione del personale di supporto. L’attività di riscossione include la stampa del foglio di
prenotazione/accettazione negli applicativi aziendali (per le prenotazioni telefoniche,
istituzionali e di Libera Professione) e gli eventuali storni, rimborsi, note di accredito.
gestione della Cassa Centrale di Tesoreria, che è una cassa funzionale all’acquisizione dei
versamenti dei punti di cassa effettivi e per l’effettuazione del versamento in Tesoreria degli
incassi giornalieri (preparazione della busta valori e consegna alla ditta di ritiro valori);
gestione della cassaforte per la conservazione del denaro e degli altri valori e la custodia e
deposito presso i Servizi incaricati delle chiavi della cassaforte;
verifica del corretto funzionamento delle riscuotitrici automatiche con segnalazione dei
malfunzionamenti alla ditta incaricata (tramite mail).
Il Servizio di cassa dovrà essere svolto con orario di apertura al pubblico dal lunedì al venerdì
dalle ore 8.00 alle 13.00.
E’ comunque necessario considerare un tempo aggiuntivo per le operazioni di chiusura delle
casse.
Ogni operatore viene abilitato a tutte le attività di cassa e opera da un proprio punto di emissione
nel quale entra con login e password personali.
Il personale deve gestire la diversa modulistica, interfacciarsi con i singoli reparti/ambulatori in
caso di rimborso o modifica della prestazione, comunicare con il CUP in caso di problematiche
inerenti l’esenzione dei pazienti o altro.
Le attività espletate allo sportello sono le seguenti:
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stampa foglio di prenotazione telefonica tramite il numero verde
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riscossione ed emissione delle relative ricevute per incasso di:
- ticket su prestazioni sanitarie e divisionali
- ticket su prestazioni di pronto soccorso
- pagamento oneri per rilascio cartelle cliniche
o
gestione pratiche di rimborso ticket/fatture
o
emissione fatture e incasso per:
- acquisto buoni pasto mensa
- idoneità di guida
- prestazioni di pronto soccorso onere “paganti in proprio”
- prestazioni effettuate da Medici/specialisti nella fascia di Libera Professione
Le attività di back office riguardano:
o
le operazioni relative al conteggio del denaro
o
le operazioni di apertura/chiusura giornaliere (predisposizione delle stampe e della
documentazione che viene inserita nel giornale di cassa)
o
riordino delle fatture e delle note di accredito emesse;
o
per le prestazioni di Libera Professione non incassate (es. i pazienti che terminano la visita
dopo la chiusura della cassa) è necessario registrare la fattura, stamparla e inviarla al
domicilio del paziente.
A chiusura del turno di attività di cassa, l’operatore deve svolgere tutte le operazioni di chiusura
previste ed archiviare la propria cartella di attività giornaliera nella quale vengono inseriti il giornale
di cassa, il riepilogo delle operazioni svolte, le quadrature di apertura e chiusura, tutte le operazioni
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di rimborso, tutte le operazioni di rettifica/storno e gli eventuali giustificativi dei movimenti contabili
annullati.
La ditta aggiudicataria è responsabile del fondo cassa previsto e di tutto il denaro incassato, che
dovrà essere di volta in volta versato presso la Cassa Centrale di Tesoreria attraverso le specifiche
modalità previste dalle procedure aziendali (manuale di Cassa). Il saldo di cassa in valori deve
essere controllato ad ogni apertura del turno ed ad ogni chiusura dello stesso e deve coincidere
con il saldo contabile risultante dal programma di Cassa. Se alla chiusura del turno ci fossero
delle differenze il cassiere è obbligato a rilevarle contabilmente e nel caso di ammanco a
reintegrare l’importo mancante.
Per quanto riguarda gli assegni, il personale della ditta li accetta e li firma per girata all’incasso.
I cassieri di turno sono incaricati di consegnare l’incasso della giornata in busta sigillata alla ditta
incaricata del prelievo valori, facendosi rilasciare apposita ricevuta di consegna, provvedendo poi
ad inoltrare tramite fax alla Banca Istituto Tesoriere copia della distinta valori.
A fine giornata l’operatore di turno deposita il denaro e i valori nella cassaforte, controlla e
provvede alla chiusura dei locali. Le chiavi della cassaforte e le chiavi del locale cassaforte devono
essere depositate in apposita cassetta di sicurezza secondo le modalità stabilite nelle procedure
aziendali.
La ditta dovrà nominare un Referente del servizio che avrà il compito di:
- coordinare tutto il servizio assegnato e rispondere alle direttive ed indicazioni che verranno date
dall’Amministrazione dell’Azienda Ulss 16,
- gestire i rapporti con il Servizio Economico Finanziario dell’Azienda Ulss 16 per la risoluzione di
eventuali problemi contabili legati alle operazioni di cassa,
- gestire i rapporti con ambulatori e CUP per problemi legati al pagamento dei ticket;
- gestire i rapporti con il Servizio Informativo dell’Ulss 16 per eventuali anomalie o problemi della
procedura informatica;
- partecipare attivamente, in collaborazione con il Responsabile di cassa e i referenti amministrativi
dell’Azienda Ulss 16, all’attività di supervisione dell’attività di Cassa e del processo contabile,
inclusa la predisposizione del Conto Giudiziale degli agenti Contabili, inviato periodicamente alla
Corte dei Conti,
- proporre all’Amministrazione dell’Azienda Ulss 16 un costante aggiornamento delle procedure
contabili e delle istruzioni operative,
- effettuare il controllo periodico sulla vendita dei buoni pasto per l’accesso alla mensa aziendale.
Gli operatori addetti all’attività di cassa non potranno svolgere anche attività di recupero crediti e
viceversa; l’incompatibilità tra gli operatori addetti ai due diversi tipi di attività appena citate dovrà
essere rispettata anche nei casi di sostituzione degli operatori per malattia o ferie.
Per tutte le operazioni di Cassa il personale della Ditta incaricata deve prendere atto e osservare
attentamente le istruzioni di cui al Manuale di Cassa che forma parte integrante del capitolato. In
base alla normativa in essere gli addetti alle casse assumono il ruolo di agente contabile.
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