LCS wb

Torino 1, aprile, 2010
L’elaborazione di
una proposta per
un contratto di
consulenza
finanziato dalla
Banca Mondiale
Obiettivi
Comprendere i documenti che costituiscono una
Request for Proposal (RFP) per contratti di
consulenza finanziati dalla Banca Mondiale
Estrarre le informazioni principali contenute nei
documenti
Imparare a preparare proposte vincenti
Contenuti
Useremo un esempio di RFP per illustrare
quali informazioni/istruzioni cercare, dove
trovarle, come chiedere chiarimenti, come
rispondere
Nelle precedenti puntate……
Regole di Procurement WB
•
I contratti per i servizi dei consulenti
sono soggetti alle linee guida
contenute nelle: Guidelines, Selection
and Employment of Consultants by
World Bank Borrowers (“Green
Book”)http://web.worldbank.org/WB
SITE/EXTERNAL/PROJECTS/PRO
CUREMENT/0,,contentMDK:200606
56~menuPK:93977~pagePK:84269~pi
PK:60001558~theSitePK:84266~isCU
RL:Y,00.html
Selezione dei Consulenti
Non e` una gara aperta; solo le societa` invitate
possono partecipare
•
•
Il Cliente pubblica una SPN invitando un’
espressione di interesse (Request for
Expression of Interest) da parte delle societa`
di consulenza
Il Cliente prepara una “lista corta” costituita
da 3 a 6 societa`
Selezione dei Consulenti
Le societa` nella lista corta ricevono
la richiesta di presentare una
proposta:
Request For Proposal (RFP)
Selezione dei Consulenti
•
•
I Consulenti presentano la proposta
Il Cliente valuta la proposta e seleziona la
societa` prima qualificata
La Qualita` e` piu` importante del prezzo!
COME SI COMPONE LA
RICHIESTA DI PROPOSTA (RFP)
Letter of
Invitation(LOI)
Instructions
To Consultants
(ITC)Data Sheet
Terms of Reference
(TOR)
Proposed
Contract
Standard
Technical
Proposal
Standard
Financial
Proposal
CONTENUTI DELLA LOI
RFP pag.2
La LOI contiene :
la lista delle societa` alle quali e` stata
inviata la RFP
Il metodo di selezione dei consulenti che
verra` usato
Metodi di Selezione dei
Consulenti
Quality and Cost Based Selection (QCBS)
Quality Based Selection (QBS)
Selection Based on Consultants Qualifications
(CQS)
Selection Under Fixed Budget (FBS)
Least Cost Selection (LCS)
Single Source Selection (SSS)
Individual Consultants (IC)
Metodi di Selezione dei Consulenti Comparati
Tipo - Consulenti
Caratteristiche Generali
QCBS
Quality & Cost
Based Selection
La qualitá é piu` importante del prezzo. Esige una proposta tecnica e una
finanziaria. Il peso della tecnica e` molto maggiore di quello della finanziaria
QBS
Quality Based
Selection
TOR difficili da definire. Si ricercano soluzioni creative. Puo` richiedere una
proposta solo tecnica o una tecnica e una finanziaria in buste separate ma da
presentarsi contemporaneamente
CQS
Consultants
Qualification
Servizi di costo ridotto < $200,000 per i quali sarebbe troppo dispendioso
procedere ad una selezione di altro tipo
FBS
Fixed Base
Selection
Consulenza semplice, ben definita con budget fisso. Vengono preparate una
proposta tecnica e una finanziaria in buste separate . Ogni proposta che superi
il budget viene rigettata.
Least Cost
Selection
Consulenze di natura di routine o standard per le quali esistono delle
definizioni di servizi standardizzate o comunemente accettate . Il valore del
contratto e` ridotto < $200,000
Single Source
Selection
Continuazione o emergenza
< $100,000
Individual Cons.
In ogni momento del progetto
COSA CERCARE NELLA RFP
Per prima cosa, leggete le “Instructions to
Consultants” (ITC) e il “Data Sheet” (DS)
insieme
•
•
Le ITC sono uguali per tutti i progetti
Banca Mondiale ma vanno comunque lette
con attenzione perche` “governano” se non
emendate nel
“DS” che contiene i dettagli specifici per
ogni contratto
CONTENUTI DEL DATA SHEET
RFP pg.20
Il
“level of effort” stimato o il budget
stimato ma non ambedue
Informazioni sul processo di
valutazione inclusi i criteri e
sottocriteri di valutazione
Se il consulente puo` o meno associarsi
con altri consulenti shortlistati
CONTENUTI DEL DATA SHEET
Scadenza per la presentazione delle
proposte
Indirizzo per la consegna della
proposta
Numero di copie richieste
Ora e luogo dell’apertura pubblica
delle proposte
LA PREPARAZIONE DELLA
PROPOSTA
LA PREPARAZIONE DELLA
PROPOSTA
•
Preparate una lista di tutti i requisiti per la
presentazione della proposta (deducibili dal
“Data Sheet”)
•
Ponetevi delle scadenze per:
– Il completamento della proposta finanziaria
– La compilazione delle informazioni richieste
– La preparazione dei documenti legali,
deleghe o altro
LA PREPARAZIONE DELLA
PROPOSTA
•
•
Preparate l’intero pacchetto della proposta,
comparatelo con la vostra lista almeno una
settimana prima del termine ultimo di
presentazione
Programmate un largo anticipo per la consegna
della proposta. LE PROPOSTE
PRESENTATE IN RITARDO NON
VERRANNO CONSIDERATE,
indipendentemente dalla ragione del ritardo.
LA PREPARAZIONE DELLA
PROPOSTA
•
NELLA PRESENTAZIONE DELLA
PROPOSTA RISPONDETE
ESATTAMENTE AI REQUISITI
RICHIESTI:
–
–
–
–
Allegate il numero di copie richiesto
Marcate le buste correttamente
Firmate e inizializzate correttamente
Includete altre informazioni richieste
Proposta di Consulenza – Tecnica
RFP pag. 25
•
•
•
•
Commenti sui TOR
Qualificazioni ed esperienza della
societa`
Piano di Lavoro proposto
Gruppo di Specialisti, Curricula
Vitae
Proposta di Consulenza –Finanziaria
RFP pag. 37
• A base-tempo o forfettaria?
• Resoconto analitico dei compensi ai
consulenti (QBS)
•
•
•
•
•
Salario di Base
Oneri Sociali
Spese di Struttura
Margine societario/Profitto
Indennita` per lavoro all’estero
Proposta di Consulenza --Finanziaria
Includete i costi relativi a:
– Personale espatriato e locale
– Viaggi e trasporti interni
– Altri costi di mobilizzazione e
demobilizzazione
– Diaria
– Comunicazioni
– Affitto uffici e macchine da ufficio
– Stampa di rapporti, brochures o altro
– Visti, vaccinazioni, assicurazioni, spedizioni,
tasse e tasse di importazione
– Traduzioni
– Contingenze (spalmata)
SELEZIONE DELLA
PROPOSTA VINCENTE
Valutazione delle Proposte
Le proposte tecniche vengono valutate per
prime: 70% - 80% di peso nella valutazione
Di seguito vengono valutate le proposte
finanziarie: 20%-30% di peso nella valutazione
Il contratto viene assegnato alla societa` con il
punteggio più alto
Il processo di valutazione è
RISERVATO E CONFIDENZIALE
Valutazione delle Proposte (Tecnica)
Scopo della valutazione: selezionare il
consulente che offra la migliore
combinazione di esperienza tecnica, servizi
e prezzo, validata dal punteggio piu` alto
Solo le proposte che rispondono ai requisiti
richiesti vengono considerate
Il comitato di valutazione si attiene ai criteri
e sottocriteri definiti nel RFP
Valutazione delle Proposte
(Finanziaria)
Vengono aperte solo le proposte finanziarie dei
consulenti la cui proposta tecnica ha ricevuto un
punteggio superiore al 60%
I consulenti la cui proposta non e` stata
considerata valida o non ha raggiunto il minimo
nella valutazione tecnica vengono notificati
Agli altri viene comunicato il giorno e l’ora
dell’apertura pubblica delle offerte
Valutazione delle Proposte
(Finanziaria)
All’apertura delle proposte finanziarie
vengono letti i nomi, il punteggio raggiunto
dalla proposta tecnica e il prezzo proposto
Vengono corretti eventuali errori aritmetici
Tutti i prezzi vengono convertiti in un unica
valuta
Per la valutazione dei costi si escludono le
tasse
Valutazione delle Proposte
(Finanziaria)
Alla proposta piu` bassa viene assegnato il
punteggio 100
Il punteggio assegnato alle altre finanziarie=100 x
Il prezzo della finanziaria piu` bassa/Il prezzo
della proposta finanziaria in oggetto
Punteggio finale=Punteggio Tecnico x 80% (o
70%) + Punteggio Finanziario x 20% (o 30%)
Tempistica di Gara:
Consulenti
L’agenzia prepara i documenti di gara
(da 3 a 6 Mesi)
Pubblicazione della SPN,
(1 Mese)
Consulente prepara LOI,
(1 Mese)
Agenzia Decide una Lista Corta
(da 2 a 4 Mesi)
Consulente prepara Proposta,
(da 1 a 2 mesi)
Valutazione della proposta
E aggiudicazione del contratto
(da 2 a 4 Mesi)
TEMPO IMPIEGATO : da 10 a 18 Mesi
Il CONTRATTO
Se avete vinto un contratto finanziato da una
Banca Multilaterale questa ha applicato le
proprie regole per la gara
Il contratto è redatto in una forma concordata
con la Banca però il Cliente è il Governo
del paese mutuatario o l’Agenzia che lo
rappresenta
La Legge del paese mutuatario governa il
contratto a meno che non sia specificato
diversamente
Le condizioni/procedure per
l’eleggibilità a competere per il
contratto erano state definite
nella RFP
Pag. 59
Negoziazione e Firma del Contratto
L’aggiudicatario del contratto viene invitato a negoziare e a
firmare il contratto che include numerose parti
•
•
•
•
•
•
La “Contract Form”
Le condizioni contrattuali generali-General Conditions of
Contract (GCC)
Le condizioni contrattuali particolari-Special Conditions of
Contract (SCC)
La descrizione dei servizi
Il prezzo della proposta finanziaria
Annessi: personale,garanzie,obblighi del cliente, ecc.
Negoziazione e Firma del Contratto
Il contratto definisce diritti e responsabilità di
ambedue le parti contrattuali, condizioni,
procedure,
pagamenti,
gestione
e
amministrazione.
Alcune
modifiche
possono essere concordate durante la
negoziazione ma la sostanza e il prezzo del
contratto non possono cambiare
I punti chiave che necessitano
particolare attenzione durante la
negoziazione includono (1):
•
•
•
•
•
•
•
Descrizione dei servizii
Descrizione dei “deliverables”
Dettagli relativi alla tabella delle attività con le
“milestones”
Personale
Subappalti
Base per il pagamento
Procedure di accettazione
I punti chiave che necessitano
particolare attenzione durante la
negoziazione includono (2):
•
•
•
•
•
Procedure per la “variazione d’ordine”
Penali per i ritardi o per non-esecuzione
Limiti delle responsabilità
Procedura per la risoluzione delle
dispute,nomina di un conciliatore o giudice
arbitrale
Mantenimento della
documentazione/rapportistica
Tipo di contratto base “time based”
Compenso e spese-L’ammontare dovuto al contraente
è basato su di un compenso orario o giornaliero
pattutito più il rimborso delle spese incorse;
(timesheets) ed evidenza delle spese devono essere
forniti con le fatture per poter ricevere i pagamenti
nel corso del progetto; spesso questa forma di
contratto viene usata per contratti di consulenza . Le
tariffe applicate includono salari/parcelle, oneri
sociali, spese generali e margine societario. Il costo
di questi contratti ha di solito un tetto massimo Vedi
Form Fin-4
Tipo di contratto base “lump sum”
A prezzo fisso/a forfeit- adatto a contratti relativamente
piccoli e/o con parametri ben definiti, inclusi molti studi
e alcuni prodotti. Il prezzo del contratto include tutti i
compensi e le spese; l’ammontare del contratto non
cambia indipendentemente dal lavoro realmente svolto o
dalle spese incorse a meno che non sia stato emendato
da una “variazione d’ordine”. I pagamenti di solito
vengono effettuati in rate collegate alla tabella delle
attività o ai “deliverables”. C’è comunque bisogno del
dettaglio dei costi nella proposta per giustificare il
prezzo proposto Vedi Form-Fin 3 e Fin 4
Valuta
Per tutti i tipi di contratto è di
solito necessario esplicitare i
prezzi in valuta estera e in
valuta locale
Modalità di pagamento
Indipendentemente dal tipo di contratto,
normalmente, il Contraente può aspettarsi di
negoziare delle modalità di pagamento che
includano un anticipo sul pagamento e dei
pagamenti a progresso con il procedere dei
servizi.
Modalità di Pagamento
Tutti i Contraenti normalmente devono
fornire una garanzia bancaria uguale
all’ammontare
dell’anticipo
sul
pagamento se decidono di recepirlo.
Per essere pagati dovete
•
•
•
•
•
•
Soddisfare i requisiti
Rispettare i termini e le condizioni
contrattuali
Svolgere i servizi secondo le condizioni
pattuite e secondo gli standards
Gestire efficacemente il contratto
Amministrare correttamente il contratto
Mobilizzazione
•
Fornire se richiesta l’evidenza della
copertura assicurativa per il tipo/ammontare
specificato nel contratto SCC
•
Mobilizzare il team secondo quanto definito
dal piano di lavoro e dal programma
Staffing-Personale
È importante presentarsi con lo stesso staff
indicato nel piano di lavoro; sostituzioni
sono possibili solo se approvate dal Cliente
e se il candidato è uguale o migliore di
quello proposto originalmente in termini di
qualificazione ed esperienza
Prestazioni
Il Contratto stabilisce il perimetro del progetto
e i requisiti che devono essere soddisfatti: il
tipo e quantità di servizi, quando devono
essere prestati, e i “deliverables” che
devono essere completati per poter accedere
ai pagamenti
Responsabilità del Contraente
•
•
•
•
•
•
Fornisce i servizi
Istituisce il controllo di qualità e i sistemi
per verificarla
Supervisiona la prestazione dei servizi
Presenta i “deliverables”
Sottopone le fatture e la documentazione
giustificativa
Tiene la documentazione relativa al
progresso del contratto e dei pagamenti
Responsabilità del Cliente
•
•
•
•
•
Supervisiona il rispetto degli obblighi
contrattuali
Misura i risultati e li compara con il piano
di progetto
Conferma l’eleggibilità ai pagamenti
Tiene la contabilità
Effettua i pagamenti
Documentazione (1)
Fondamentale per giustificare tutte le richieste
relative all’esecuzione del contratto include:
•
•
•
•
Agenda giornaliera del Project Manager
Lista del personale e inventario
Contabilità
Istruzioni scritte dal cliente
Documentazione (2)
•
•
•
•
Raccomandazioni dal Consulente al Cliente
riguardo la variazione di ordini
Accettazione delle variazioni d’ordine
Fatture
Ricevute di pagamento
Documentazione (3)
•
Tutta la documentazione del Contraente è
soggetta ad ispezione e revisione
•
Abitualmente viene tenuta in forma cartacea
e elettronica
•
I documenti (disegni, progetti, rapporti)
diventano proprietà del cliente
Gestione e Amministrazione
I costi sostenuti dal Contraente per la gestione
del contratto e per l’amministrazione
devono essere inclusi come parte del prezzo
unitario o prezzo fisso; non sono di solito
accettabili come voce e costo separati
Dispute
Le differenze di punti di vista fra Cliente e Contraente
verranno risolte secondo i metodi descritti nel contratto per
la risoluzione delle dispute, tipicamente:
• Si inizia con una discussione amichevole fra il Cliente e il
Contraente
• Se non è risolutiva ci si appella al conciliatore sul cui nome
ci si era accordati nel contratto
• Se la soluzione non viene ancora accettata dalle due parti
ci si appella all’ Arbitrato Internazionale seguendo regole
specifiche; i risultati di questo arbitraggio sono vincolanti
per ambedue le parti
Variazioni d’Ordine
I problemi per lo più nascono
•
•
Per servizi che vengono richiesti al Contraente ma
che questi ritiene siano al di fuori dei parametri
del lavoro originariamente definiti nel Contratto, o
che il Contraente crede siano necessari per
soddisfare pienamente gli obiettivi del ContrattoIn
questi casi la parte interessata dovrebbe iniziare
una “richiesta di variazione d’ordine”. Le
procedure sono descritte nei documenti
contrattuali GCC 2.6
Stabilire il prezzo di una variazione
d’ordine
•
•
Il Cliente chiedera` al Contraente di dare
una stima relativa alla variazione d’ordine
richiesta sulla base dei compensi specificati
nel contratto
Alternativamente il Contraente e il Cliente
prepareranno ambedue una stima dei prezzi,
li paragoneranno e negozieranno un nuovo
prezzo fisso per il lavoro addizionale
Accettare una Variazione d’Ordine
Tutte le variazioni d’ordine devono essere
accettate per iscritto prima di diventare
effettive
Rescissione GCC 2.9
I contratti abitualmente contengono delle clausole
che permettono al Cliente o al Contraente di
rescindere il Contratto in circostanze specifiche
• “per causa” se certe condizioni non vengono
rispettate dall’una o dall’altra parte, o
• “per convenienza” nel caso il Cliente scelga di
rescindere il Contratto senza una causa specifica
Il Contratto include le condizioni di
pagamento relative alla decisione di
rescinderlo
Conclusione del Contratto (1)
•
•
Il contratto si considera concluso quando
Gli obiettivi del contratto per i servizi , incluse le
variazioni d’ordine approvate, siano stati
completamente soddisfatti dal Contraente
Il Cliente abbia fornito l’accettazione scritta di
tutti i “deliverables”, inclusi quelli che avevano
richiesto una correzione da parte del Contraente
Conclusione del Contratto (2)
•
I pagamenti finali siano stati effettuati
•
La data di conclusione del contratto sia stata
raggiunta o il contratto sia stato rescisso
Le dispute non risolte possono rallentare la
conclusione del contratto