Pacchetti Applicativi TopMedia: in a

Pacchetti Applicativi TopM
Due società agroalimentari ottimizzano con i Pa
Rispettano gli obblighi di legge e possono ch
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Gruppo Martini
Molta la carne al fuoco nel documentale
A
Nelle foto di questa pagina,
Stabilimento Martini di Budrio
di Longiano (Forlì-Cesena):
reparto “cotti”
“Spinta iniziale
all’introduzione
del sistema
documentale è
stata la necessità
di gestire la PEC
… Abbiamo scelto
Top Consult per
la validità del suo
software e per
la completezza
dell’offerta,
ricca anche di
informazioni
normative”
zienda romagnola con quasi cent’anni di storia produttiva
e imprenditoriale, il Gruppo Martini è leader in Italia nella
filiera agroalimentare integrata. Oltre 500 milioni di fatturato
consolidato assieme alle proprie consociate, circa 1.500
dipendenti, nove unità produttive in tutto il Paese, casa madre
e ponte di comando a Longiano, in provincia di Forlì-Cesena, il
Gruppo si articola su due divisioni principali: quella alimentare
(macellazione, trasformazione, vendita carni) e quella
zootecnica (mangimi e allevamenti).
Da un anno è stato avviato un progetto
documentale che tocca 4 società del gruppo
ed è basato sui Pacchetti Applicativi TopMedia
NED di Top Consult: Contabilità, Gestione
Corrispondenza e Conservazione Sostitutiva.
“Spinta iniziale all’introduzione del sistema
documentale – dice Pio Sacchetti, responsabile
del progetto nei Sistemi Informativi del Gruppo
Martini - è stata la necessità di gestire la PEC,
un documento “informatico” la cui conservazione a norma è
obbligo di legge. Abbiamo scelto Top Consult per la validità del
suo software e per la completezza dell’offerta, ricca anche di
informazioni normative”.
In azienda ci sono una ventina di caselle PEC multiutente, cui
accedono una settantina di persone in diversi uffici; le PEC
in entrata sono certificati malattia dell’INPS, comunicazioni
ufficiali, fatture fornitori, quelle in uscita sono soprattutto
fatture clienti inviate alla grande distribuzione e ai negozi di
ogni dimensione.
Oggi il piatto forte del progetto
documentale in Martini è la gestione
e spedizione delle fatture attive per
le 4 società coinvolte: circa 350.000
documenti all’anno, ciascuno in
media di due pagine. Prodotte dal
gestionale SAP, le fatture vengono
trasformate in Pdf e archiviate in
TopMedia NED; il sistema le preleva
e le spedisce automaticamente ai
clienti secondo le regole prestabilite
per ciascuno: via posta elettronica o
PEC, fattura unica centralizzata o per
ogni punto di vendita, file unico per
fattura o file cumulativo delle fatture
di un giorno, tipo di periodicità, e
così via. Ci sono caselle di posta che
possono inoltrare anche mille fatture al giorno.
In una società come il Gruppo Martini centrale è inoltre la
gestione della PEC nel processo di fatturazione attiva e passiva
per ottemperare all’Art. 62 del DL N.1 del 18/10/12 per il
settore agro-alimentare.
Il prossimo step del progetto documentale prevede la
conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture attive
e della PEC (messaggi più ricevute di consegna e spedizione)
e poi anche di tutti i registri, libro giornale, partitari, giornali
di magazzino, ecc., per un totale di quasi 900.000 documenti
all’anno. La conservazione sostitutiva verrà fatta in outsourcing
da Top Consult, che riceverà in duplicato nella propria Server
Farm tutti i vari documenti in questione e assumerà anche il
ruolo di Responsabile aziendale della conservazione.
“L’impiego della gestione documentale si sta consolidando in
azienda – conclude Pio Sacchetti. Il lavoro si svolge in modo
più fluido e veloce, tutte le operazioni di spedizione fatture
sono adesso automatizzate con grande risparmio di tempo e
scomparsa di errori.
Se un cliente telefona perché non ha ricevuto una fattura o l’ha
persa, non occorre andare in archivio, cercare e fotocopiare, la
ricerca è tutta elettronica , la risposta immediata. Le persone
coinvolte si rendono conto dei vantaggi ottenuti ed aumenta
la nostra propensione ad estendere appena possibile l’impiego
della gestione documentale ad altri settori, come ad esempio la
gestione dei documenti del Personale”.
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Media: in azione sul campo
acchetti spedizione fatture e gestione della PEC.
hiedere gli interessi sui pagamenti ritardati
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Masi Agricola
Software di qualità per vini d’alta gamma
D
odici milioni di bottiglie prodotte di vini di pregio delle
Venezie, 68 milioni di fatturato consolidato di cui
92% legato all’export (dal Nord America alla Russia, dalla
Scandinavia al Giappone), campione di redditività con un
utile al netto delle imposte di circa il 13% del fatturato,
Masi Agricola è leader dei vini di alta gamma. Numero uno
nella produzione di Amarone, ha sede a Sant’Ambrogio di
Valpolicella (Verona) ed è una delle aziende storiche di questa
zona da sempre votata alla produzione vitivinicola.
La gestione elettronica dei documenti è entrata in azienda
all’inizio del 2013, quando Masi Agricola ha deciso di effettuare
la spedizione delle fatture clienti via PEC per ottemperare al DL
N.1 del 18/10/12 – Art. 62 per il settore agroalimentare, che
obbliga al pagamento di interessi in caso di pagamenti ritardati.
“Il nostro sistema gestionale è un As/400 con le ACG di Ibm
– dice Stefano Ferrarini, Responsabile Sistemi Informativi di
Masi Agricola. Si è cercato di spedire le fatture direttamente dal
gestionale, ma questo non è in grado di gestire e conservare
le PEC. Ci siamo rivolti allora, dopo una software selection,
ai Pacchetti Applicativi TopMedia di Top Consult, Fatturazione
Elettronica e Gestione Corrispondenza, che ci hanno permesso
di risolvere positivamente il problema nella sua interezza”.
Nel ciclo attivo oggi le fatture prodotte dal gestionale vengono
archiviate in Pdf in modo omogeneo, importate nel sistema
documentale e spedite ai clienti tramite PEC; alla fine vengono
archiviate le fatture e le PEC (messaggi e ricevute di ritorno),
conservate a norma. La PEC garantisce la data certa di
ricevimento della fattura, permettendo di emettere, in caso
di mancato pagamento, una fattura aggiuntiva con i costi
del ritardo. Fatture, ordini e bolle (per un totale di 30.000
documenti all’anno), fra loro correlati, consentono inoltre
una visuale completa di tutto il ciclo che va dalla emissione
dell’ordine cliente alla spedizione della merce, fino alla
emissione e spedizione della fattura.
Le fatture attive sono prevalentemente rivolte ai clienti italiani,
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soprattutto enoteche, ristoranti, wine bar, mentre per l’estero
– che pure totalizza la parte predominante del fatturato – si
hanno poche fatture indirizzate agli importatori, di solito uno
per Paese.
Un’altra applicazione documentale riguarda
l’invio automatico per e-mail da TopMedia agli
agenti italiani degli estratti conto provvigionali
relativi alle fatture del mese, prima spediti
per posta assieme alla copia cartacea delle
fatture.
Gli sviluppi futuri? Si pensa fra l’altro alla
conservazione sostitutiva e alla gestione
del ciclo passivo. Intanto, entro la fine
dell’anno, si intende realizzare la cartella
elettronica di ogni spedizione all’estero:
cioè una cartella contenente tutti i
documenti dall’A alla Z che riguardano
una spedizione estera, dall’ordine
originale del cliente al DDT, dalla fattura
alle lettere doganali, procedimento
attualmente tutto manuale.
“Siamo soddisfatti della scelta fatta
con il software Top Consult – aggiunge
Stefano Ferrarini. Ci ha permesso di
ottimizzare i processi interni per la
spedizione delle fatture e quello per la verifica e il pagamento
delle provvigioni agli agenti; ha ridotto di molto il tempo
necessario agli amministrativi per ricercare e visualizzare
documenti e correlazioni, rendendo più facile e immediata la
consultazione che avviene ora direttamente da TopMedia. Ma,
al di là dei singoli vantaggi operativi, la gestione elettronica dei
documenti si è dimostrata una leva che ci apre nuovi orizzonti,
verso nuovi mondi applicativi e nuove modalità di gestione”.
“Siamo soddisfatti
della scelta fatta
con il software
Top Consult... Al
di là dei singoli
vantaggi operativi,
la gestione
elettronica dei
documenti si è
dimostrata una
leva che ci apre
nuovi orizzonti,
verso nuovi mondi
applicativi e
nuove modalità di
gestione”
In alto nella pagina, Vigneto
Masi di San Ciriaco in Valpolicella
Classico; in basso, Cantine Masi
di Gargagnago di Valpolicella; al
centro, Amarone Classico Riserva
di Costasera 2008 (Immagini da
Archivio Masi Agricola)