Glossario e Definizioni

Glossario e Definizioni
Activity: Un’unità lavorativa che contribuisce alla realizzazione del processo di
gestione delle spese aziendali legate a un viaggio d’affari. Vedi anche
“Process”.
Automated: Vedi “Non-automated”, Semi-automated” e “Fully automated”.
Approvers: Dipendenti, generalmente manager di linea, con il compito di
esaminare e approvare le trasferte e le spese ad esse correlate.
Arranger: Vedi “Travel Arranger”.
Assistants: Dipendenti, in genere assistenti amministrativi o assistenti
personali, ai quali possono essere delegati alcuni compiti, come ad esempio la
programmazione e la prenotazione di trasferte o le richieste di rimborso spese.
Back-office: Le operazioni interne di un’organizzazione non accessibili o
visibili al cliente. Tipicamente il termine viene riferito a tutte quelle attività
amministrative che non generano profitti e il cui volume può essere elevato e
ripetitivo, come ad esempio la revisione delle richieste di rimborso. Vedi anche
“Front-office”.
Bookings: Tutte gli accordi relativi a un viaggio pianificati e organizzati in
anticipo, come per esempio il trasporto, la sistemazione, etc..
Business Trip: Include tutti gli elementi, come biglietti aerei, pernottamenti
alberghieri e noleggi auto.
Business Traveller: Soggetto che, per conto di un’azienda, effettua delle
spese per viaggio o intrattenimento durante lo svolgimento dei suoi compiti
aziendali fuori sede.
CSR – Vedi “Corporate Social Responsibility”.
Carbon Emissions/Carbon Footprint: Il termine “impronta al carbonio”
viene comunemente usato per descrivere la quantità totale di CO2 e altre
emissioni di gas serra per le quali un individuo o un’organizzazione sono
responsabili. Calcolare l’impronta al carbonio di un’organizzazione può essere
uno strumento efficace per la gestione degli impatti energetici e ambientali.
Dopo aver calcolato le emissioni possono infatti essere individuate e messe in
ordine di priorità opportunità per la loro riduzione o compensazione.
Cash Advance: Fondi monetari, a volte in valuta straniera, forniti a un
viaggiatore d’affari prima della trasferta per far fronte alle spese quotidiane
come i pasti, il trasporto in loco, etc. Vedi anche, “Working Allowance” e
“Temporary Advances”.
Central Billing: Così si definisce il pagamento centralizzato di tutte le spese di
un viaggio d’affari. Può svolgersi secondo due modalità: i viaggiatori firmano
ma non pagano le ricevute e le fatture, che vengono direttamente inviate dai
fornitori al reparto contabilità per il pagamento; oppure l’agente di viaggio
designato carica le transazioni per più viaggiatori su una carta di credito
virtuale che viene riconciliata e saldata centralmente dal reparto contabilità.
Centrally Billed Categories: Tutte quelle categorie di spesa (per esempio il
trasporto aereo, la sistemazione alberghiera, etc.) per cui sono stati presi
accordi in base ai quali tutte le fatture sono spedite e saldate dall’azienda e
non dal singolo, sia attraverso un agente di viaggio designato che
direttamente.
Compliance: In questo contesto si riferisce esclusivamente all’aderenza e alla
conformità di un dipendente alla travel policy aziendale, indipendentemente da
dove viene stabilita o implementata, e non alla conformità dell’azienda alle
leggi locali, nazionali, regionali e industriali che riguardano la presentazione dei
report di spesa, che possono essere o non essere inclusi nella travel policy.
Corporate Card: Carte di credito individuali fornite dall’azienda ai propri
dipendenti per pagare le loro trasferte e tutte le spese ad esse correlate.
Corporate Social Responsibility: La volontaria integrazione dell’interesse
dell’azienda verso l’ambiente e il sociale con le proprie attività commerciali,
generalmente con il coinvolgimento di altre entità. La finalità non è solo
l’aderenza alla normativa locale, regionale (ad esempio, l’EU) o industriale
vigente ma soprattutto il voler investire nel capitale umano, nell’ambiente e nei
rapporti con terze parti (come indicato in “The Green Book” dalla Commissione
Europea).
Dedicated Shared Service Centre: Vedi “Shared Service Centre”.
Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP): Una soluzione webbased tra due partner commerciali, disponibile principalmente in tre modelli:
supplier-centric (una relazione da uno verso molti collegata al sistema di
gestione Crediti del fornitore); buyer-centric (il compratore richiede al venditori
di inviare le fatture al suo sistema EIPP che gestisce i debiti); consolidator
model (una relazione da molti verso molti ospitata da un terzo soggetto che
gestisce le fatture da più venditori a più fornitori).
Enterprise Resource Planning (ERP) solution: ERP è una suite di software
applicativi in grado di automatizzare le funzioni amministrative di back-office di
un’azienda.
Expense Claim: La documentazione presentata da un dipendente al fine di
ottenere il rimborso di una somma monetaria sulla base delle spese affrontate
durante una trasferta
intrattenimento.
aziendale,
generalmente
spese
di
viaggio
o
di
FTE: Vedi “Full-Time Equivalent”.
Full-Time Equivalent: Full-time Equivalent (FTE) è un parametro per
misurare il coinvolgimento di un dipendente in uno specifico progetto o
processo. Un FTE pari a 1.0 significa che la persona è equivalente a un
lavoratore a tempo pieno, mentre un FTE di 0.5 significa che un individuo sta
lavorando a un incarico solo per metà del suo tempo. Similmente due
dipendenti, ognuno con un impegno part-time sullo stesso progetto,
costituiscono insieme un FTE di 1.0.
Fully Automated: Processi o attività che sono totalmente integrati in sistemi
IT al fine di accrescere l’efficienza e l’accuratezza. Ulteriori passaggi manuali
non sono necessari e non ci sono componenti cartacei ad eccezione di ricevute
di supporto.
Front-office: Lo staff e le funzioni (unitamente ai processi e ai sistemi che li
supportano) che sono coinvolti direttamente nelle attività di revenue
generation o di contatto col pubblico, per esempio i venditori, gli account
manager e i consulenti. Vedi anche “Back-office”.
In-house: Funzioni, processi o attività che sono svolte direttamente
dall’azienda e non eseguite in outsourcing da terze parti a seguito di un
contratto.
Integrated With Travel: Un sistema integrato di richiesta e prenotazione di
viaggi (end-to-end).
Invoice (per Central Billing): Rendicontazione centrale di più articoli o
transazioni, ad esempio una rendicontazione mensile che può contenere più
ricevute, ognuna delle quali si riferisce a una singola voce.
Invoice Workflow Management System: Si riferisce a un sistema di
gestione del flusso di lavoro in generale e non soltanto a un sistema creato o
installato specificatamente per la gestione delle spese di viaggio.
Lodge Card: Carta di credito virtuale usata per più viaggiatori insieme e
fornita all’agente di viaggio designato per pagare le ricevute e le fatture per i
trasporti.
Manual: Vedi “Non-Automated”.
Negotiate: Nel contesto della gestione dei viaggi d’affari questo temine è
usato per indicare la stipula di contratti o di altri accordi aziendali con fornitori
preferenziali di prodotti o servizi, allo scopo di beneficiare di tariffe più
vantaggiose o bonus rispetto a una prenotazione individuale.
Non-automated: Processi o attività che sono completati interamente o quasi
su base manuale con poco o nessun uso di strumenti IT. Tali processi e attività
hanno generalmente una componente cartacea molto significativa.
Outsourcing: L’utilizzo di terze parti per svolgere attività che l’organizzazione
stessa avrebbe potuto completare internamente. Per esempio, l’utilizzo di un
fornitore di servizi specializzati che gestisca le richieste e le pratiche di
rimborso dell’Iva all’estero per conto della compagnia.
On-shore: Attività, sia eseguite internamente che in outsourcing, che sono
localizzate nello stesso stato della parte/parti dell’organizzazione che servono e
supportano.
Off-shore: Attività, sia eseguite internamente che in outsourcing, che sono
localizzate in un stato (generalmente low cost) differente da quello della
parte/parti dell’organizzazione che servono o supportano.
Per Diems: La diaria messa a disposizione dalla compagnia per le spese
quotidiane dei viaggi d’affari, basata sulla durata della trasferta, che non
richiede ricevute o fatture per essere rimborsata.
Permanent Advance – Vedi “Working Allowance”.
Personal Spend: Le spese, generalmente di viaggio o di intrattenimento, che
non sono riconducibili alle attività di business di un dipendente durante una
trasferta e per cui il dipendente non è legittimato a chiedere un rimborso
spese.
Policy: L’insieme delle norme che regolano e controllano i comportamenti
ritenuti accettabili e come possono essere gestite le eccezioni. Per esempio, i
requisiti per presentare una richiesta di spesa/rimborso su base mensile.
Pre-trip Authorisation: Approvazione per una trasferta aziendale ricevuta
prima che il viaggio sia prenotato o completato.
Process: La specifica sequenza di attività eseguite dai dipendenti coinvolti
nella prenotazione, esecuzione e amministrazione di un viaggio d’affari e delle
spese ad esso correlate. Per esempio i passaggi che un viaggiatore effettua per
presentare una richiesta di rimborso. Vedi anche “Activity”.
Self-booking Tool: A seconda del contesto può trattarsi sia di uno strumento
web-based per prenotare viaggi, ovvero un intermediario per i biglietti che
non sia un agente di viaggio designato, sia uno strumento di prenotazione
strutturato secondo la travel policy e collegato con i GDS.
Semi-automated: Processi o attività che si basano parzialmente su sistemi o
strumenti IT ma che mantegono anche un significativo numero di passaggi
manuali e per quali ci può essere anche un numero residuo di componenti
cartacee.
Shared Service Centre: Il modello di servizio condiviso è una forma di
consolidamento. Le attività associate con un particolare processo che può
essere eventualmente decentralizzato e frammentato sono spostate in uno
stesso luogo. Per esempio, una compagnia può decidere di portare il processo
di gestione di tutte le richieste di rimborso spese da parte di più business unit
in uno stesso luogo.
Single Purpose Solution: Una soluzione o strumento singolo, relativo a uno
specifico processo che non è integrato in nessun altro aspetto della gestione
delle spese e dei viaggi, ad esempio un sistema dedicato all’automatizzazione
dei processi di spesa e rimborso.
Supplier Central Invoices: Fatture e ricevute presentate dal fornitore
direttamente all’azienda a seguito di accordi per un sistema di pagamento
centralizzato (central billing arrangements).
Sustainability: Sostenibilità significa assicurarsi che la generazione attuale
non comprometterà la possibilità delle generazioni future di far fronte ai propri
bisogni. Per un’organizzazione a carattere commerciale, Sviluppo Sostenibile
significa seguire strategie di business e attività che incontrino i bisogni
dell’azienda
e dei suoi azionisti nel momento presente, proteggendo e
arricchendo nello stesso tempo le risorse umane e naturali che saranno
necessarie in futuro Implica il triplice sforzo
di preservare lo sviluppo
economico, il benessere sociale e la protezione dell’ambiente.
System: L’infrastruttura fisica e organizzativa che supporta processi chiave
caratterizzati da vari livelli di automazione. Per esempio, un sistema di
richiesta di spesa che automaticamente compila un form di richiesta con i dati
ricavati da una carta di credito aziendale.
T&E: See “Travel & Related Business Expenses”.
T&E Related Carbon Emissions: La porzione dell’impronta al carbonio di un
individuo o di un’organizzazione che è imputabile al consumo di prodotti e
servizi associate alle spese di viaggio (trasporto aereo, sistemazione
alberghiera, corse in taxi, etc.)
Telecommunications: Include telefoni cellulari (se compresi nelle spese di
viaggio), schede telefoniche, carte telefoniche prepagate, l’utilizzo del telefono
in hotel e il Blackberry/Wi-Fi.
Temporary Advances: Somma di denaro fornita per una specifica trasferta e
che deve essere usata per tutte le spese del viaggio d’affari. Normalmente
richiede una riconciliazione al ritorno del dipendente. Include anche una
somma d’emergenza. Vedere anche, “Working Allowance” e “Cash Advances”.
Traveller: Vedere “Business Traveller”.
Travel Arranger: Un individuo, spesso un assistente amministrativo o un
assistente personale, con il compito di organizzare e prenotare tutti gli
elementi di un viaggio d’affari (ad esempio, il trasporto aereo, la sistemazione
alberghiera, etc..) per conto di colui che deve effettuare la missione.
Travel Authorisation: Vedi “Pre-Trip Authorisation”.
Travel & Related Business Expenses (T&E): Include tutte le spese di
viaggio e altre spese correlate (trasporto aereo, divertimento, sistemazione in
hotel, pasti, telefonate, etc) e nel caso delle travel policy aziendali esclude le
spese per meeting ed eventi, che sono gestite invece separatamente.
Travel & Expense Management System: Un sistema IT con un software
dedicato che integra i processi e le procedure usate da un’organizzazione per
monitorare, pagare e revisionare le spese di viaggio effettuate dai dipendenti
durante i viaggi d’affari e le trasferte. Questi conti includono, anche se non
sono limitati ad esse, spese di viaggio e di intrattenimento.
Travel Request: Una richiesta fatta da o per conto di un dipendente con il fine
di ottenere un’approvazione per una trasferta aziendale.
VAT: L’IVA, o tassa sui beni e servizi (GST), è la tassa sugli scambi. E’
applicata sul valore aggiunto che risulta da ogni scambio. Differisce da una
tassa sulla vendita perché essa è applicata sul valore totale degli scambi. Le
organizzazioni con sede estera che accertano l’IVA possono chiedere un
rimborso di questa tassa che può arrivare fino al 21% del costo dell’articolo. Le
ricevute originali sono richieste per reclamare il risarcimento. Le aziende
possono dare in outsourcing questo compito.
Workflow Management System: Un prodotto di automazione del flusso di
lavoro che permette a un’azienda di creare un modello di workflow e dei suoi
componenti, per dopo usare questo prodotto come strumento per organizzare
e rinforzare una gestione coerente del lavoro.
Working Allowance: Una somma di denaro che è fornita a tutti/alcuni
dipendenti per essere usata a copertura delle loro missioni aziendali. Viene
rimborsata alla compagnia quando il dipendente ha lasciato il suo incarico.
Vedere anche,“Cash Advances” e “Temporary Advances”.