06-34 Parere dell`autorità di controllo comune dell`Europol relativo

EUROPOL JOINT SUPERVISORY BODY
Parere dell’autorità di controllo comune dell’Europol
(Parere n. 06/34)
relativo alla proposta di decisione delle parti contraenti alla convenzione Europol
sull’esecuzione dell’articolo 6A della convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia.
L’AUTORITÀ DI CONTROLLO COMUNE DELL’EUROPOL
A.
Osservazioni introduttive
L’atto del Consiglio del 27 novembre 2003, recante modifica alla convenzione Europol, introduce
un nuovo articolo 6A. Le condizioni specifiche per il trattamento dei dati previste in tale articolo
saranno definite in una decisione che verrà presa in occasione della riunione delle parti contraenti
da tenersi presso il Consiglio.
Una tale decisione sarà preparata dal consiglio di amministrazione, che consulterà l’autorità di
controllo comune dell’Europol (ACC). Il presidente del consiglio di amministrazione ha chiesto
all’ACC di formulare il proprio parere sul progetto di decisione il 17 luglio 2006.
B.
Osservazioni di carattere generale
Per una buona comprensione dei precedenti che riguardano la concezione dell’articolo 6A, è
necessario evidenziare che la convenzione Europol prevede una descrizione specifica del sistema
informativo di raccolta dei dati. L’articolo 6 della convenzione Europol descrive i componenti di
tale sistema: un sistema di informazioni, archivi di lavoro ed un sistema di indice. Per svolgere le
proprie funzioni, l’Europol può quindi trattare i dati personali unicamente in questi sistemi.
Le esperienze con il lavoro quotidiano nell’Europol hanno dimostrato che non è realistico per una
tale organizzazione trattare in maniera diretta i dati personali che riceve nel sistema così come esso
è definito nell’articolo 6. Tali dati devono a volte essere temporaneamente memorizzati, al fine di
permettere una valutazione appropriata per determinare se possono essere salvati nel sistema
informativo dell’Europol. L'atto del Consiglio del 27 novembre 2003 va incontro a questa necessità
pratica introducendo l'articolo 6 A.
Uno dei principali compiti dell’Europol è migliorare l’efficacia e la cooperazione tra le autorità
preposte all'applicazione della legge degli Stati membri dell'Unione europea. Al fine di eseguire
questi compiti, l’Europol dovrebbe facilitare lo scambio di informazioni e fornire supporto
analitico. Si fa riferimento al mantenimento di un sistema informativo così come descritto
nell'articolo 6 anche come ad un compito specifico. Gli articoli che descrivono gli elementi specifici
del sistema informativo (articoli 7 e 10) correlano chiaramente la loro creazione ed il loro uso ai
compiti dell’Europol. Siccome il trattamento dei dati personali da parte dell’Europol per fini di
osservanza delle leggi è limitato al trattamento nel sistema informativo così come definito
nell’articolo 6, la possibilità di trattare i dati personali prevista nel nuovo articolo 6A dovrebbe
essere valutata in tale ambito.
Nei suoi pareri 1 in merito alla proposta di modificare la convenzione Europol e di introdurre la
possibilità per l’Europol di trattare i dati personali al di fuori del sistema informativo di cui
all’articolo 6, l’ACC ha evidenziato che tale trattamento dovrebbe essere limitato a verificare la loro
pertinenza per l’attività dell’Europol e per l’inserimento nel sistema informativo. Questa limitazione
è stata inserita nell’articolo 6 A. Mediante questo articolo si intende incaricare l’Europol di stabilire
se i dati trattati sono pertinenti per i suoi compiti e se possono essere inseriti nel sistema
informativo.
La seconda e la terza frase dell’articolo 6A contengono chiare istruzioni atte a determinare le
condizioni in base a cui può avere luogo il trattamento. Tali condizioni devono conformarsi alla
limitazione sull’uso dei dati così come definita nella prima fase dell’articolo 6A.
1
Parere dell’ACC dell’Europol n. 02-55, 3 ottobre 2002 e parere dell’ACC dell’Europol n. 03-09, 5 marzo 2003
2
C.
Osservazioni particolari
Articolo 2
L’articolo 2 definisce la portata della decisione proposta. Il suo primo paragrafo fa riferimento al
trattamento dei dati personali così come previsto all’articolo 6A.
Il paragrafo 2 prevede tuttavia che la decisione proposta si applichi di conseguenza ai dati
comunicati all’Europol. Apparentemente esso estende il campo d’azione dell’articolo 6A a tutti i
dati comunicati all’Europol per l'adempimento dei suoi compiti, senza limitarne il trattamento per
determinare se tali dati possono essere inseriti nel sistema informativo.
Come già evidenziato nel capitolo B, l’articolo 6 A limita la possibilità da parte dell’Europol di
trattare i dati personali al di fuori del sistema informativo per stabilire se questi dati possono essere
pertinenti per i compiti dell'Europol e possono essere inseriti nel sistema informativo. Tale
limitazione viene ripetuta anche nell’articolo 3 della decisione proposta che limita l’uso dei dati
personali a stabilire se possono essere inseriti nel sistema informativo.
Il testo dell’articolo 2, paragrafo 2 della decisione proposta, per quanto espande la portata d’azione
di tale decisione, non è dunque conforme all’articolo 6A e dovrebbe essere modificato.
A tal riguardo, l'ACC desidera attirare l’attenzione su quanto segue.
L’Europol è un’organizzazione in cui le necessità espresse dalle autorità preposte all’applicazione
della legge degli Stati membri devono essere convertite a normali procedure di trattamento dei dati
personali. La convenzione Europol dispone i limiti entro cui tali procedure devono avere luogo. Tali
limiti sono definiti nell’obiettivo dell’Europol, nelle descrizioni dei suoi compiti e nella definizione
del sistema informativo.
Alcuni dei compiti dell’Europol, quali la raccolta dei dati, potrebbero portare al loro trattamento
senza che vi sia l’intenzione di inserirli nel sistema informativo, ad esempio per un mero controllo
incrociato. Un tale trattamento di informazioni operative non è specificatamente regolamentato
nella convenzione Europol.
3
Per quanto la decisione proposta intenda anche coprire il trattamento di dati operativi di cui non si
prevede l'inserimento nel sistema informativo, l'ACC evidenzia che l’articolo 6 A non si prefigge di
facilitare tale trattamento. L’ACC ha già attirato l’attenzione del consiglio di amministrazione su
questo problema nella sua relazione d’ispezione del 27 settembre 2004 ed ha presentato alcune
raccomandazioni per la formalizzazione del trattamento di questi flussi di dati. L’ACC sollecita
l’Europol ed il consiglio di amministrazione a formalizzare questo trattamento conformemente alle
raccomandazioni formulate.
Il paragrafo 2 esclude inoltre il trattamento di dati nel sistema informativo di cui all’articolo 9,
paragrafo 1 e quando si forniscono all’Europol i dati in maniera tale che possano essere inseriti in
un archivio di analisi specifico. Il memorandum sulla decisione proposta fa specificatamente
riferimento a questo aspetto.
Questo approccio sembra essere logico. La convenzione Europol stabilisce disposizioni specifiche
sul trattamento dei dati nei sistemi informativi. Quando si trattano dei dati in tale sistema, non si
dovrebbe fare uso anche dell’articolo 6A. Si noti comunque che l'articolo 7, paragrafo 1 della
convenzione Europol incarica esplicitamente l'Europol di valutare se i dati ricevuti da Stati ed
organismi terzi ed i dati oggetto di analisi possono essere inseriti nel sistema informativo. Alla luce
di questo incarico, l’articolo 6 A verrà applicato al trattamento dei dati ricevuti da Stati ed
organismi terzi quando è necessaria una valutazione per decidere se questi dati possono essere
inseriti nel sistema informativo.
Con riferimento agli archivi di analisi, l’atto del Consiglio del 3 novembre 1998, che adotta
disposizioni applicabili agli archivi di lavoro dell’Europol, stabilisce disposizioni specifiche in
merito all'inserimento di dati in uno specifico archivio di lavoro. Si noti che questa esclusione è
limitata ai dati trasmessi all’Europol con l’obiettivo esplicito di inserirli in un archivio specifico. Se
non sembra che questo sia il caso, si utilizzerà l’articolo 6A per i dati ricevuti.
Articolo 3
L’articolo 3 stabilisce chi ha accesso ai dati a cui si fa riferimento nell’articolo 6A e per quale
finalità è possibile utilizzare tali dati. Come già chiarito, l’uso di questi dati è limitato dalla
convenzione Europol per determinare se essi sono pertinenti per i compiti dell’Europol e possono
essere inseriti nel sistema informativo.
4
L’articolo 3, paragrafo 2 della decisione proposta introduce un riferimento ad una disposizione
comune di trattamento dell’informazione: il dovere di rendere edotte le le unità nazionali ed i loro
ufficiali di collegamento come descritto nella prima frase dell’articolo 13 della convenzione
Europol. Salvo questo dovere, la seconda frase del predetto articolo crea i presupposti per informare
tali unità e tali funzionari sulle informazioni e i dati di intelligence riguardanti reati gravi che non
rientrano nell’obiettivo dell’Europol.
L’articolo 13 è di natura generale e vale per tutte le attività di trattamento dell'Europol. Il
riferimento a quell’articolo nell’articolo 3, paragrafo 2 della decisione proposta rende più chiaro
l’uso dell’articolo 6 A in relazione ad altri obblighi specifici della convenzione Europol.
L’introduzione dell’articolo 6A evidenzia tuttavia la necessità di definire una politica quando
l’Europol userà i propri poteri discrezionali a cui fa riferimento nella seconda frase dell’articolo 13
della convenzione Europol. Sarebbe opportuno rendere chiaro cosa si intende per reati gravi ed in
quali situazioni l’Europol comunicherà questi dati alle unità nazionali ed agli ufficiali di
collegamento.
Articolo 4
L’articolo 4, paragrafo 2 incarica l’Europol di informare gli Stati membri se l’Europol ha inserito le
informazioni fornite nel suo sistema o se i dati sono stati cancellati o distrutti. L’ACC può supporre
che tali informazioni possono essere fornite anche da uno Stato terzo o da un’organizzazione
internazionale. In questo caso, in tali situazioni si dovrebbe applicare l’articolo 4, paragrafo 2.
Articolo 5
In relazione all’articolo 5, paragrafo 2, l’ACC fa riferimento alle sue osservazioni sull’articolo 4.
Articolo 6
Conformemente al secondo paragrafo, l’Europol comunica al consiglio di amministrazione come
intende fare fronte alle proprie responsabilità prima di iniziare il trattamento dei dati personali in
virtù della decisione proposta. Alla luce dell’importanza di questa esecuzione e del rispetto degli
articoli 14, paragrafo 1, 16 e 25 della convenzione Europol, è necessario che l’Europol comunichi i
propri piani di attuazione anche all'ACC. Appare opportuno che l’articolo 6 preveda l'obbligo di
informare l'ACC.
L’ACC sollecita il consiglio di amministrazione a modificare le regole proposte tenendo conto dei
suggerimenti e delle osservazioni contenute nel presente parere. L’ACC ribadisce inoltre la propria
disponibilità a fornire il proprio contribuito costruttivo al dibattito che seguirà.
Fatto a Bruxelles
Addì 19 ottobre 2006
Emilio Aced Félez
Presidente
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