611 – Primi passi con gli strumenti di presentazione

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Modulo 6 – Strumenti di presentazione (Office 2000)
6.1.1 – Primi passi con gli strumenti di presentazione
Con la definizione Strumenti di presentazione, si indicano programmi in grado di preparare presentazioni
efficaci che integrino testi, immagini, dati, effetti sonori e filmati. Le presentazioni vengono di fatto realizzate
come diapositive digitali, visibili sullo schermo del personal computer.
A seconda degli strumenti che puoi utilizzare per distribuire il tuo lavoro, puoi ottenere differenti prodotti,
come risultato finale della progettazione. Se ne hai la possibilità, la presentazione sullo schermo è
sicuramente il prodotto primario di un programma di strumenti di presentazione. In questo caso sei in grado
di sfruttare a pieno tutte le possibilità offerte dal programma, facendo scorrere le varie immagini secondo
una data sequenza. Puoi attirare l’attenzione degli spettatori attraverso l’utilizzo di animazioni o di effetti di
transizione fra una diapositiva e l’altra.
Una presentazione finalizzata a essere visualizzata attraverso uno strumento multimediale può essere
distribuita mediante floppy, CD-Rom, o anche attraverso la posta elettronica.
Con ridotte funzionalità ma con un buon impatto sul pubblico, è la presentazione pubblicata su un sito Web.
Pur non conservando inalterate tutte le opzioni disponibili, questa soluzione rappresenta un buon canale
comunicativo, sia per la qualità del prodotto, sia per la sua potenziale diffusione.
Per visualizzare una presentazione non è obbligatorio possedere videoproiettori o essere web master di un
sito web, il tuo lavoro può essere diffuso anche in altri modi. La presentazione, ad esempio, può essere
stampata su carta. È ovvio che questo canale di diffusione, come anche i prossimi che descriveremo hanno
la caratteristica di far perdere alla presentazione ogni carattere di multimedialità.
Sempre attraverso la stampante, è possibile produrre lucidi, ottenuti come stampa su fogli trasparenti, in
bianco e nero o a colori.
Ultima alternativa è la produzione di diapositive. In questo caso il personal computer deve essere dotato
dell’opportuna unità di output, oppure è necessario rivolgersi a centri specializzati in queste operazioni.
Uno dei programmi di presentazione più diffusi è PowerPoint, che fa parte del pacchetto software Microsoft
Office.
[ 6.1.1.1 ] Come gli altri programmi Office, PowerPoint può essere lanciato attraverso il menu Programmi,
facendo clic sulla voce Microsoft PowerPoint: fai clic su Start, seleziona Programmi e fai clic su Microsoft
PowerPoint. Viene caricato il programma e sullo schermo viene visualizzata la finestra di PowerPoint.
Se la voce PowerPoint non è subito disponibile nel menu dei programmi non sia subito, ma si trova nel
sottomenu di Office, seleziona Office per aprire il sottomenu e fai clic su Microsoft PowerPoint.
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Per chiudere il programma puoi fare clic sul pulsante Chiudi della finestra di PowerPoint, oppure fai clic su
Esci del menu File, o anche fai doppio sull’icona di PowerPoint, nella barra del titolo.
Nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma PowerPoint, rappresentati da icona o
pulsante, puoi attivare il programma facendo doppio clic sull’icona o clic sul pulsante.
[ 6.1.1.2 ] Una volta nella finestra di PowerPoint, per aprire un documento esistente, agisci sul pulsante Apri
della barra degli strumenti o sulla funzione Apri del menu File.
Indipendentemente dal metodo utilizzato, si apre una finestra che ti consente di sfogliare le cartelle sino alla
cartella contenente la presentazione che cerchi. Seleziona la presentazione e fai clic sul pulsante Apri. In
alternativa, fai doppio clic direttamente sulla presentazione. Si apre la presentazione e viene visualizzata la
prima diapositiva.
La finestra di PowerPoint appare divisa in tre riquadri che verranno analizzati in seguito.
Nel riquadro delle diapositive puoi visualizzare in dettaglio ogni diapositiva che compone la presentazione.
Puoi sfogliare tutta la presentazione, agendo sulla barra di scorrimento o facendo clic sull’anteprima della
diapositiva nella scheda diapositiva. Puoi, in questo modo, iniziare a lavorare sulla presentazione,
apportando le modifiche.
Aprire più presentazioni contemporaneamente è utile per fare confronti o quando vuoi trasferire o copiare un
elemento da una presentazione all'altra. Una volta aperta la prima presentazione, ripeti l'operazione per
aprirne una seconda. La finestra della nuova presentazione si sovrappone a quella precedente.
Per passare da una finestra all’altra, seleziona il nome del documento nell’elenco disponibile nel menu
Finestra, oppure passa da una presentazione all’altra premendo le rispettive icone sulla barra delle
applicazioni. In alternativa, puoi anche ridimensionare le finestre per vederle contemporaneamente.
Puoi aprire una presentazione senza aver prima attivato il programma PowerPoint: sfoglia le cartelle sino
alla presentazione voluta e fai clic due volte sull’icona del file. Il sistema riconosce che si tratta di una
presentazione PowerPoint e, quindi, apre contemporaneamente programma e documento.
[ 6.1.1.3 ] PowerPoint ti aiuta nella generazione di una nuova presentazione. Puoi scegliere, infatti, se
iniziare un nuovo lavoro partendo da una presentazione standard oppure affidarti alle impostazioni particolari
di un modello.
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Chiariremo le funzionalità legate ai modelli più avanti in questo corso.
Facendo clic sul pulsante Nuovo,
PowerPoint apre una nuova presentazione, contenente una diapositiva e con impostazioni predefinite,
chiamata Presentazione 1. Si apre contemporaneamente una finestra che ti permette di definire il layout
della diapositiva, scegliendolo dall’elenco visualizzato.
Il layout della diapositiva definisce quali elementi devono essere presenti nella diapositiva e quale deve
essere la loro disposizione. Nella diapositiva puoi inserire testo, immagini, disegni, grafici, tabelle, ecc.
Se selezioni Nuovo nel menu File, si apre la finestra Nuova Presentazione.
In questo riquadro puoi selezionare l’opzione desiderata. Puoi scegliere se generare una presentazione
partendo da una diapositiva vuota oppure impostare uno stile. Puoi decidere se aiutarti nel tuo lavoro
mediante la creazione guidata oppure partire da un modello particolare.
In quest’ultimo caso, scegliendo Modelli struttura o Presentazioni, puoi aprire le due schede dedicate ai
modelli preimpostati, una contenente opzioni grafiche particolari, l’altra contenente possibili scalette per la
realizzazione della presentazione. Seleziona l’icona del modello e fai clic sul pulsante Ok. Durante la scelta,
per avere un’indicazione del tipo di presentazione che hai selezionato, puoi verificare il tutto nell’area
Anteprima.
Indipendentemente dalla scelta fatta, la nuova presentazione appare sullo schermo e puoi procedere alla
sua personalizzazione inserendo gli elementi necessari.
Esiste un ulteriore metodo per generare una nuova presentazione: posizionati nella cartella nella quale vuoi
generare la presentazione e apri il menu di scelta rapida facendo clic con il tasto destro del mouse.
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In tale menu seleziona la voce Nuovo e fai clic su Presentazione di PowerPoint. Viene generata l’icona
della nuova presentazione ed è già impostata la funzione che ti permette di assegnare il nome, digitalo e fai
doppio clic sull’icona per lanciare l’applicativo ed aprire la nuova presentazione.
[ 6.1.1.4 ] Una volta finito il lavoro, la presentazione può essere salvata su disco facendo clic sul pulsante
Salva.
Al primo salvataggio di un nuovo documento, PowerPoint ti chiederà di scegliere le varie proprietà del
documento da salvare, prima fra tutte il nome. Una volta confermato il salvataggio, ricompare la finestra
della presentazione con il nuovo nome.
Si può salvare la presentazione anche selezionando Salva o Salva con nome nel menu File. Il comando
Salva svolge la stessa operazione dell’icona posta sulla barra degli strumenti: è, perciò, un comando più
veloce e immediato. Fai attenzione perché, se hai compiuto delle modifiche ad una presentazione esistente,
attraverso questo comando, il file originale viene sovrascritto e tale operazione non può essere annullata.
Se vuoi mantenere una copia del file originale, puoi utilizzare Il comando Salva con nome. Attivandolo,
viene mostrata la finestra di dialogo denominata Salva con nome in cui puoi modificare: il percorso, il nome,
il formato. In questo modo, modificando gli attributi del file, viene generato un documento nuovo e il file
originale non viene modificato.
Devi scegliere Salva con nome dal menu File anche per poter scegliere l’unità e la cartella dove salvare il
documento. Nella finestra di dialogo, scegli l’unità di destinazione e la cartella di destinazione, scorrendo il
menu a tendina. La finestra centrale mostrerà il contenuto della cartella scelta.
Puoi anche generare una nuova cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella della barra degli
strumenti.
[ 6.1.1.5 ] Come abbiamo già visto, per dare un nome specifico alla presentazione da salvare, devi operare
con il comando Salva con nome del menu File. Nella finestra di dialogo inserisci il nuovo nome nella casella
denominata Nome file, quindi, fai clic sul bottone Salva.
Questa operazione ti permette di ottenere due presentazioni: quella originale che non viene modificata e
quella nuova, contenente tutti gli aggiornamenti effettuati.
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[ 6.1.1.6 ] La presentazione può essere salvata in formati diversi. Questa possibilità ti consente di dare al
testo la capacità di essere visualizzato anche in ambienti di lavoro diversi da PowerPoint.
Nella già descritta finestra di dialogo Salva con nome, apri il menu a tendina Tipo file, imposta il tipo di
formato e fai clic su Salva.
Scorrendo la tendina, sono disponibili molti formati, vediamoli.
•
Il formato standard di PowerPoint salva il file in formato .PPT.
•
Il formato RTF, Rich Text Format, ti permette di leggere e operare sul documento con programmi
di elaborazione testi.
•
Il formato modello ti permette di utilizzare per altre presentazioni le impostazioni utilizzate nella
presentazione salvata.
•
Il formato immagine, con formati quali .GIF, .JPEG, .PNG, ti permette di salvare ogni singola
diapositiva o l’intera presentazione come un’immagine.
•
Sono presenti nell’elenco i formati tipici di altri programmi di presentazione e i formati tipici di
precedenti versioni di PowerPoint.
Le pagine web, quelle che visualizziamo navigando su internet, sono scritte in un linguaggio particolare:
HTML (Hyper Text Markup Language). PowerPoint ti consente di salvare il documento in questo linguaggio
per poterlo pubblicare direttamente su un sito Web. Per compiere tale operazione è sufficiente fare clic su
Salva come pagina Web nel menu File. Nella finestra che si apre, puoi decidere in quale cartella salvare il
file e come chiamarlo. Puoi verificare le opzioni predefinite per la generazione del documento, facendo clic
su Pubblica. Nella nuova finestra puoi impostare tutti i parametri, adattando la pubblicazione alle tue
esigenze. Puoi, inoltre, trovare ulteriori controlli e opzioni avanzate premendo il pulsante Opzioni Web.
Il risultato della pubblicazione è un file contenente tutte le diapositive della presentazione e una barra di
navigazione. Per le sue caratteristiche questo documento può risultare di dimensioni elevate. Fai attenzione
a non produrre qualcosa che non potrà essere visualizzato, se non dopo lunghe attese, dagli utenti del WEB.
[ 6.1.1.7 ] Abbiamo già visto che con PowerPoint è possibile aprire più presentazioni contemporaneamente.
Ognuna di esse presenta un’icona dedicata sulla barra delle attività. Per visualizzare l’una o l’altra
presentazione, fai clic sull’icona relativa.
Come ulteriore opzione, l’elenco delle presentazioni aperte è presente nel menu Finestra. Fai clic sulla
presentazione desiderata per renderla attiva.
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Indipendentemente da come effettui gli spostamenti, la finestra attiva, sulla quale puoi operare, è quella con
la barra del titolo colorata.
[ 6.1.1.8 ] Anche in PowerPoint sono disponibili funzioni di aiuto in linea che ti permettono di affrontare nuovi
problemi o di verificare le operazioni da eseguire in svariate situazioni. Puoi accedere alle funzioni di help
facendo clic sul pulsante ? presente sulla barra dei menu.
Nel menu di help puoi scegliere la modalità di aiuto che desideri.
Se scegli Guida in linea Microsoft PowerPoint viene visualizzato sullo schermo l’assistente di Office. Puoi
decidere di renderlo sempre visibile scegliendo Mostra l’assistente di Office.
Digita una domanda o delle parole chiave e fai clic su Cerca. Viene effettuata una ricerca fra gli argomenti
della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai doppio clic su un punto dell’elenco per
aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste.
Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra. La finestra si espande e vengono
visualizzate tre schede:
•
nella scheda Sommario gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità. Puoi sfogliare gli
argomenti attraverso i collegamenti ipertestuali;
•
la scheda Ricerca Libera ti permette di compiere ricerche attraverso parole chiave;
•
la scheda Indice contiene un vero e proprio indice analitico.
Puoi spostarti attraverso le voci sia scorrendo l’elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell’apposita
casella il termine desiderato. L’elenco si posiziona automaticamente in risposta alle lettere digitate.
Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell’area di lavoro come
pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida rapida dal menu ?, il cursore si trasforma,
visualizzando una freccia con un punto di domanda. Fai clic sull’oggetto di cui desideri avere spiegazioni.
Verrà visualizzato un fumetto contenente l’argomento richiesto.
[ 6.1.1.9 ] Per chiudere una presentazione, puoi selezionare Chiudi dal menu File. In alternativa, puoi fare
clic sul pulsante Chiudi finestra della presentazione. In entrambi i casi, se la presentazione è stata
modificata ma non ancora salvata, PowerPoint ti chiederà se vuoi salvare l’ultima versione della
presentazione. Scegliendo Sì, verrà salvata la presentazione mantenendo le modifiche da te apportate.
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Chiuso il documento, la finestra di PowerPoint appare priva della presentazione.
Se vuoi salvare la presentazione cambiando nome o cartella di riferimento, devi annullare l’operazione di
chiusura e poi procedere al nuovo salvataggio usando le opzioni già descritte.
Finito il processo puoi chiudere la presentazione.
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6.1.2 – Modificare le impostazioni
Prima di vedere le numerose funzioni previste da PowerPoint, esaminiamo le caratteristiche della sua
finestra di lavoro. Passiamo in rassegna le diverse strutture, sintetizzando la loro funzione nel programma.
•
Barra del titolo: sono presenti il nome del programma, il nome del documento e i pulsanti per le
operazioni sulla finestra.
•
Barra dei menu: sono presenti, divisi in menu, tutti i comandi necessari per le funzioni disponibili.
•
Barra o Barre degli strumenti: contengono i pulsanti per attivare le funzioni ricorrenti.
•
Riquadro struttura: quest'area visualizza, per ogni diapositiva, la sua posizione all’interno della
presentazione e il testo che contiene; puoi, dunque, usare questa barra per correggere e modificare i
testi, senza dover intervenire direttamente sulla diapositiva, e per cambiare l’ordine delle diapositive.
•
Riquadro delle diapositive: è l’area dello schermo dove viene visualizzata la diapositiva corrente;
in quest’area puoi modificare tutto il contenuto della diapositiva.
•
Riquadro note diapositive: in questa zona della finestra puoi aggiungere righe di testo che fungono
da note per la diapositiva corrente.
•
Barre di scorrimento: sono presenti per ogni singola area presente nella finestra e ti permettono di
scorrere il documento.
•
Barra di stato: presenta informazioni relative alle operazioni in corso sulla finestra.
[ 6.1.2.1 ] PowerPoint imposta in automatico la dimensione della diapositiva adattandola alla grandezza del
riquadro delle diapositive. Non sempre questa impostazione ti permette di lavorare come vorresti. Puoi,
infatti, avere bisogno di visualizzare un particolare della diapositiva affinché il lavoro sia più preciso. La
funzione di zoom ti consente di ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione del documento.
Trovi la funzione Zoom nel menu Visualizza. Nella finestra che si apre,
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è possibile scegliere o impostare la percentuale di ingrandimento, che diventa attiva facendo clic su Ok. Puoi
effettuare operazioni di zoom anche con il menu a tendina associato al pulsante Zoom
della barra degli strumenti. L’opzione Adatta ti permette di adattare perfettamente la diapositiva allo
schermo.
La funzione zoom può essere applicata a tutti i riquadri presenti nella finestra. Fai, dunque, attenzione a
quello attivo prima di modificare le impostazioni di ingrandimento.
[ 6.1.2.2 ] Le barre degli strumenti ti mettono a disposizione una serie di pulsanti utili per effettuare in modo
rapido molte delle funzioni più frequentemente utilizzate. In PowerPoint è disponibile un elevato numero di
barre, dedicate a funzioni specifiche.
Per avere un elenco completo delle barre disponibili, seleziona Barre degli strumenti del menu Visualizza.
Nel menu che viene aperto sono indicate con un segno di riconoscimento le barre visualizzate al momento.
Facendo clic sul nome delle singole barre puoi attivarne o disattivarne la visualizzazione. Tieni comunque
presente che alcune delle barre vengono visualizzate automaticamente quando attivi la funzione specifica,
per la quale la barra può risultare utile.
Alcune barre, quando vengono attivate, facendo clic sul loro nome, compaiono ai piedi del documento. Per
posizionare una nuova barra insieme a quelle standard, è necessario trascinare l'oggetto fino a quando la
sua sagoma si colloca nella posizione desiderata. Rilasciando il pulsante del mouse la barra prenderà
posizione e sarà attiva. L'operazione descritta non è obbligatoria: puoi utilizzare la barra anche se questa
appare come oggetto separato.
Inserendo una nuova barra, diminuisce lo spazio dedicato alla visualizzazione della diapositiva. Questa
subirà un adattamento alle nuove dimensioni, rimpicciolendosi.
L’elenco delle barre visualizzate e di quelle disponibile è accessibile anche aprendo il menu di scelta rapida
riferito a una barra visibile. Punta il mouse su un punto della barra e fai clic con il tasto destro del mouse.
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Puoi personalizzare le barre degli strumenti aggiungendo i pulsanti che ritieni utili per il tuo lavoro. Per
aggiungere pulsanti a una barra già esistente, posizionati sulla barra e fai clic con il tasto destro del mouse,
quindi seleziona il comando Personalizza. Trascina i pulsanti che ti interessano sulla barra degli strumenti
che li dovrà contenere.
Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova per contenere una selezione personale di
pulsanti. Posizionati su una barra qualsiasi fai clic con il tasto destro del mouse, quindi fai clic su
Personalizza. Nella finestra di dialogo fai clic sul pulsante Nuova. Si apre la finestra di dialogo Nuova barra
degli strumenti. Per prima cosa digita il nome della nuova barra e premi Ok. Apri la scheda Comandi per
selezionare i comandi da inserire e trascinali con il mouse sino alla posizione voluta sulla barra.
[ 6.1.2.3 ] A ogni presentazione sono associate molte informazioni, quali il nome dell’autore, eventuali
cartelle predefinite nelle quali salvare la presentazione, funzioni automatiche da attivare in fase di scrittura
della presentazione, etc. Per avere una visione completa di tutte queste informazioni, fai clic su Opzioni del
menu Strumenti. Si apre una finestra di dialogo, composta da più schede.
Apri le schede che ti interessano e seleziona i parametri o immetti i dati per impostare la personalizzazione
voluta. In particolare, nella scheda Generale puoi modificare il nome. Nella scheda Salva, invece, puoi
impostare il percorso per la memorizzazione della presentazione, digitandolo nella casella Posizione
predefinita.
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6.2.1 – Visualizzare le presentazioni
Come hai già avuto modo di vedere per altri programmi, durante questo corso, PowerPoint ti permette di
mutare l’aspetto dell’area di lavoro in risposta all’attività che devi svolgere. Esistono tre differenti modalità di
visualizzazione di una presentazione e alcune varianti.
Per selezionare l'una o l'altra modalità, apri il menu Visualizza. Il formato preimpostato è quello definito
Visualizzazione normale. In alternativa puoi scegliere di visualizzare la Sequenza diapositive, la
Presentazione o la pagina note.
Approfondiremo, durante questo tema, la funzionalità di ogni tipologia di visualizzazione, chiarendo quando
usarne una piuttosto che l’altra.
[ 6.2.1.1 ] Le diverse visualizzazioni previste da PowerPoint ti consentono di lavorare dando priorità a diversi
aspetti della presentazione. È possibile, infatti, passare da un tipo di visualizzazione all'altro agendo sulla
pulsantiera in basso a sinistra nella finestra.
Il primo pulsante è chiamato Visualizzazione normale: consente di lavorare su una diapositiva alla volta,
visualizzandola nel riquadro diapositiva. In questa modalità di visualizzazione, il piano di lavoro è diviso in tre
parti. Oltre a quella centrale dove puoi lavorare sulla diapositiva corrente, in basso viene visualizzato uno
spazio che ti permette di inserire le note in ogni diapositiva che elabori.
A lato trovi, invece, la Scheda struttura che ti permette di lavorare direttamente sui testi contenuti nelle
diapositive. In questa scheda puoi variare l’ordine delle diapositive.
Il secondo e il terzo pulsante ti permettono, all’interno della struttura che abbiamo già descritto, di
evidenziare la diapositiva e la struttura della presentazione. Le funzionalità legate alle singole aree dello
schermo non variano.
Il quarto pulsante consente di passare alla modalità Visualizzazione sequenza diapositive: vengono
visualizzate in forma ridotta tutte le diapositive, complete di testo ed elementi grafici.
L'ultimo pulsante effettua due tipi di visualizzazione a seconda dello standard attivo nel momento in cui fai
clic sul pulsante. Esegue la presentazione partendo dalla diapositiva corrente se è attivata la visualizzazione
diapositiva.
La visualizzazione Pagina note è richiamabile solo attraverso l’apposito comando nel menu Visualizza:
serve per elaborare in dettaglio le note di ogni diapositiva. In questa modalità viene visualizzata l’anteprima
della pagina note stampata.
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[ 6.2.1.2 ] Ogni tipologia di visualizzazione ha la sua funzione e devi richiamarla al momento opportuno. In
questo modo puoi sfruttare al massimo le potenzialità offerte dal programma. Per passare da una
visualizzazione a un’altra, è sufficiente fare clic sul pulsante relativo alla nuova modalità di visualizzazione.
Gli stessi comando attivati mediante i pulsanti alla barra della finestra sono disponibili nel menu Visualizza.
Per visualizzare subito la presentazione può essere più comodo agire attraverso il tasto F5 sulla tastiera.
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6.2.2 – Diapositive
Come hai già avuto modo di verificare, la diapositiva è la struttura unitaria di una presentazione. Ogni
presentazione, infatti, si compone di un certo numero di diapositive, ognuna caratterizzata da differenti
particolari grafici, contenuti, funzioni differenti.
Nell’elaborazione di una presentazione, PowerPoint ti viene in aiuto permettendoti di scegliere una
particolare struttura di diapositiva da un elenco. In ogni tipologia vengono inseriti elementi particolari come il
titolo, un’immagine, un elenco puntato. Puoi scegliere così il contenuto che dovrà avere la diapositiva e poi
modificarlo a tuo piacimento.
In questo tema vedremo come scegliere correttamente il layout di diapositiva, come modificarne i contenuti,
come cambiare le impostazioni.
[ 6.2.2.1 ] In PowerPoint ogni diapositiva è una struttura a sé. Ogni diapositiva, quindi, deve essere aggiunta
alla presentazione come un nuovo oggetto.
Per inserire una nuova diapositiva, fai clic su Nuova diapositiva nel menu Inserisci, oppure puoi fare clic
sul pulsante Nuova diapositiva
della barra degli strumenti.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova diapositiva. Questa nuova finestra contiene la
rappresentazione di tutte le possibili strutture di diapositiva. Puoi scegliere un layout adatto per la nuova
diapositiva quando questa è attiva, facendo clic sulla struttura desiderata.
Sullo schermo viene visualizzata la diapositiva con il layout scelto. Ogni elemento presente nel layout
prescelto può essere modificato semplicemente facendo clic sull’oggetto da modificare e inserendo il nuovo
contenuto. Il comportamento e la procedura da seguire per ogni oggetto varia a seconda del tipo di oggetto
stesso. In generale hai a disposizione come elementi: titoli, sottotitoli, elenchi puntati, immagini, tabelle,
organigrammi, grafici, clip multimediali.
Ogni layout di diapositiva ha un nome specifico che viene visualizzato nell’area accanto all’elenco.
[ 6.2.2.2 ] In qualsiasi momento, nella fase di registrazione o di modifica della presentazione, puoi cambiare
il layout di una diapositiva già registrata.
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Imposta la Visualizzazione normale, apri il menu di scelta rapida, facendo clic sulla diapositiva con il tasto
destro del mouse e seleziona Layout diapositiva.
Si apre la finestra Layout diapositiva che ti permette di impostare il layout nuovo. Fai doppio clic sul layout
scelto e scegli Applica o Riapplica.
Puoi operare anche in Visualizzazione sequenza diapositive. In questo caso seleziona la diapositiva e
scegli Layout diapositiva del menu Formato e procedi come visto prima.
[ 6.2.2.3 ] Soprattutto per le presentazioni effettuate con l’utilizzo del computer o mediante diapositive, un
elemento grafico importante è il colore di sfondo. Fai attenzione a verificare sempre il colore scelto: anche se
a video rende l’effetto desiderato, potrebbe non essere altrettanto adatto se proiettato come diapositiva.
Anche utilizzando un videoproiettore il rischio esiste. Accertati del risultato che vedranno gli spettatori prima
che lo vedano realmente. Per impostare il colore o il tipo di sfondo, seleziona Sfondo nel menu Formato. Si
apre la finestra di dialogo Sfondo.
Apri il menu a tendina e scegli uno dei colori disponibili o seleziona Altri colori per avere a disposizione la
gamma completa dei colori. Fai doppio clic sull’esagono del colore prescelto. Nella finestra Riempimento
sfondo hai un’anteprima del risultato. Infine, fai clic sul pulsante Applica o Applica a tutte, per rendere
definitiva la scelta.
Allo sfondo puoi anche applicare effetti particolari come sfumature, trame, motivi o anche immagini. Per
ottenere tale risultato, seleziona Effetti di riempimento nel menu a cascata. Nella finestra di dialogo
seleziona una delle schede e imposta i relativi parametri.
Conferma l’operazione facendo clic sul pulsante Ok delle finestre utilizzate.
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6.2.3 – Usare modelli di struttura
6.2.3 – Usare modelli di struttura
Oltre all’immediatezza dei contenuti, una presentazione deve essere elegante, attrarre l’attenzione dello
spettatore e apparire omogenea nell’impostazione. È brutto, infatti, vedere la mancanza di un tema che
accomuni l’aspetto delle singole diapositive.
Possiamo parlare di una struttura della presentazione, riferendoci al suo aspetto generale, al carattere di
ogni tipologia di testo, alla scelta dei colori da abbinare in un grafico, al simbolo che indica i punti in un
elenco.
Impostare la struttura di una presentazione significa appunto questo, impostare i caratteri generali che ogni
suo oggetto avrà nelle varie diapositive.
[ 6.2.3.1 ] Ancora una volta PowerPoint ti facilita il lavoro. Abbiamo detto quanto è importante l’aspetto
generale di una presentazione. È fondamentale che i colori vengano mescolati con gusto ed ottenendo
l’effetto desiderato. Non è sempre facile: ci vogliono esperti grafici per riuscire a ottenere effetti di grande
impatto. PowerPoint ti offre una galleria di possibili strutture che puoi utilizzare come recipiente dei tuoi
contenuti.
Per utilizzare modelli di struttura predefiniti, scegli Combinazione colori diapositiva nel menu Formato o
nel menu di scelta rapida.
Si apre la finestra Combinazione colori diapositiva che propone vari modelli predefiniti tra i quali scegliere.
Fai clic sul modello scelto e premi Applica a tutte o Applica per applicarlo a tutta la presentazione o solo
alla diapositiva attiva.
Puoi strutturare una nuova combinazione di colori aprendo la scheda Personalizzata.
[ 6.2.3.2 ] Puoi, in qualsiasi momento, modificare la struttura di una diapositiva già realizzata. Apri la finestra
Combinazione colori diapositiva, seguendo uno dei procedimenti già visti. Seleziona la nuova struttura e
fai clic sugli appositi pulsanti per rendere attive le modifiche. Viene applicata la nuova struttura.
Questa funzionalità ti permette di saggiare l’effettivo risultato di una struttura che deve contenere i tuoi dati.
Solo attraverso diversi tentativi puoi essere sicuro di aver scelto il meglio.
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6.2.4 – Schemi diapositiva
Esistono elementi di una presentazione che devono apparire su tutte le diapositive che la compongono. Il
logo dell’azienda per cui prepariamo la presentazione, ad esempio, deve essere visibile in ogni diapositiva.
Oltre a questo, abbiamo visto come sia importante omologare l’aspetto di tutte le diapositive della stessa
presentazione.
Per ottenere un risultato di questo tipo dovresti lavorare su ogni diapositiva per impostare tutti i parametri
correttamente. Un lavoro, questo, fattibile solo per presentazioni con un numero limitato di diapositive.
Fortunatamente PowerPoint ti permette di compiere l’operazione su un’unica diapositiva che prende il nome
di Schema diapositiva.
In questo tema vedremo come funziona questo strumento.
[ 6.2.4.1 ] Come detto, puoi inserire un disegno, un’immagine o un oggetto qualsiasi all’interno di ogni
diapositiva, collocato esattamente nella medesima posizione. Per evitare di dover agire singolarmente su
ogni diapositiva, si può procedere attraverso la modifica dello schema della diapositiva.
Seleziona Schema nel menu Visualizza e scegli Diapositiva. L'immagine che appare sul video è la
struttura generale delle diapositive della presentazione. Inserendo un elemento in questo schema, esso sarà
visibile in tutte le diapositive.
[ 6.2.4.2 ] Per aggiungere del testo nel piè di pagina di tutte le diapositive, puoi utilizzare lo schema della
diapositiva e inserire il testo nella posizione indicata come <Piè di pagina>. In modo guidato, puoi
visualizzare direttamente l’intestazione e il piè di pagina tramite la corrispondente voce del menu Visualizza.
Nella finestra di dialogo, nella scheda Diapositiva, seleziona la voce Piè di pagina e inserisci il testo nella
casella associata. Nota come nell’area Anteprima siano evidenziate le aree da te selezionate per
l’inserimento delle varie voci.
Premi il pulsante Applica, se vuoi che la scritta compaia nella diapositiva corrente o nelle diapositive
selezionate, o Applica a tutte per inserire il piè di pagina in tutta la presentazione.
[ 6.2.4.3 ] Numerare le diapositive può essere molto utile quando la presentazione viene stampata. Per
inserire la numerazione automatica opera sempre sulla scheda Diapositiva della finestra di dialogo
Intestazione e piè di pagina. Seleziona l’opzione Numero di diapositiva.
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In modo analogo seleziona Data e ora per inserire una data aggiornata automaticamente o una data da te
digitata. Anche in questo caso, puoi rendere operative tali scelte solo su alcune diapositive o su tutta la
presentazione.
Se utilizzi i comandi Numero diapositiva o Data e ora del menu Inserisci, il sistema automaticamente
attiva il comando corretto Visualizza intestazione e piè di pagina, mettendoti in condizione di operare.
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6.3.1 – Inserire e formattare i testi
Abbiamo visto gli aspetti generali della realizzazione di una diapositiva. Ora analizziamo un elemento in
particolare: il testo.
L’aspetto, la posizione, lo spazio occupato dal testo in una diapositiva possono fare la differenza fra avere
l’attenzione degli spettatori e avere una platea assonnata e distratta. È questo il motivo che ti deve guidare
durante l’impostazione dei parametri e dei controlli che descriveremo in questo tema.
[ 6.3.1.1 ] Puoi introdurre parti di testo, nelle singole diapositive, visualizzando la diapositiva, o, se hai scelto
un modello predefinito, nella scheda della struttura. Puoi introdurre il testo, digitandolo direttamente nei vari
elementi della diapositiva quali Titolo, Sottotitolo, Corpo del testo.
Puoi, inoltre, inserire testo nella parte note per il relatore nel riquadro delle note o dopo aver attivato la
funzione Visualizzazione pagina note, usando la corrispondente funzione nel menu Visualizza.
Prima dell’inserimento del testo, seleziona l’area nella quale vuoi operare, in modo da far comparire la barra
lampeggiante che indica il punto di inserimento. Al completamento della digitazione, fai clic all’esterno
dell’area o premi il tasto Esc della tastiera.
Se il testo supera le dimensioni dell’area disponibile, PowerPoint riduce le dimensioni del carattere e
l’interlinea, operando un adattamento automatico. In ogni caso, modifica la dimensione dell’area, trascinando
con il mouse i quadratini presenti sul contorno quando l’area viene selezionata.
Se vuoi aggiungere del testo, e non hai a disposizione un’area predefinita nel layout scelto, puoi utilizzare
una casella di testo, che attivi mediante il pulsante relativo
della barra degli strumenti Disegno.
In questo caso il testo inserito non viene visualizzato nella scheda Struttura.
Una casella di testo può essere considerata in due modi. Da una parte, come abbiamo visto, agendo su di
essa puoi modificare il testo, dall’altra puoi trattarla esattamente come un oggetto, come un disegno o
un’immagine. Puoi variare l’aspetto di una casella di testo, variando le impostazione dello sfondo o
applicando un colore e uno stile particolari al bordo. Seleziona la casella di testo e scegli Segnaposto dal
menu Formato.
All’interno della finestra che compare, nelle varie schede, trovi tutti i controlli per modificare le impostazioni
grafiche della casella di testo. Puoi aprire la stessa finestra anche facendo doppio clic sulla casella di testo.
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Per modificare le impostazioni di alcuni caratteri come il colore dello sfondo, forma e colore del bordo o
eventuali effetti, puoi operare direttamente attraverso i pulsanti presenti nella barra degli strumenti Disegno.
[ 6.3.1.2 ] Per modificare parti di testo già inserite in aree della diapositiva o nella zona note per il relatore,
seleziona l’area interessata facendo clic su di essa. Apporta le aggiunte e le modifiche inserendo o
sovrascrivendo o cancellando parti di testo.
Puoi modificare le note, anche operando in modalità Presentazione. Visualizza la diapositiva sulla quale
vuoi intervenire, attiva il menu di scelta rapida con il pulsante destro del mouse e scegli l’opzione Note del
relatore. Nella finestra di dialogo, apporta le modifiche e quindi fai clic sul pulsante Chiudi.
[ 6.3.1.3 ] Una volta impostate la struttura e il contenuto di una presentazione, dovrai imparare ad abbellire
l'aspetto del tuo lavoro per renderlo interessante agli occhi di chi guarda. Il primo passo è quello di
intervenire sull'aspetto del testo.
Apri la diapositiva su cui vuoi lavorare, seleziona la scritta che vuoi modificare. Di questa puoi cambiare,
velocemente, tipo e dimensioni dei caratteri utilizzando i menu a tendina associati ai corrispondenti pulsanti
della barra degli strumenti. In alternativa, puoi aprire la finestra di dialogo Carattere,
selezionando Carattere nel menu Formato.
Se hai utilizzato correttamente i layout di ogni diapositiva, tutto il testo che hai immesso fa parte di categorie
precise. La formattazione di questo tipo di testo può essere controllata attraverso lo schema diapositiva.
[ 6.3.1.4 ] Operando come abbiamo appena visto, puoi applicare al testo effetti come il Grassetto, il
Corsivo, il Sottolineato o l'Ombreggiato. Anche in questo caso, puoi utilizzare i pulsanti della barra degli
strumenti
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o la finestra di dialogo Carattere.
Ricorda sempre che puoi modificare la formattazione solo delle parti di testo selezionate.
[ 6.3.1.5 ] Puoi avere l’esigenza di modificare l’impostazione dei caratteri maiuscoli e minuscoli su parti di
testo. È possibile effettuare rapidamente tale operazione senza dover digitare nuovamente il testo.
Seleziona l’opzione Maiuscole/minuscole nel menu Formato.
Nella nuova finestra
hai a disposizione varie possibilità tra cui scegliere l'opzione desiderata: nell'esempio è stato scelto di
lasciare il testo Normale.
[ 6.3.1.6 ] In una buona presentazione è indispensabile "giocare" anche sui colori dei caratteri. Per
modificare il colore di una scritta, è sufficiente selezionarla e fare clic sulla freccia presente a destra del
pulsante Colore Carattere.
Puoi scegliere fra le varie tonalità presenti nel menu o fare clic su Altri colori carattere per visualizzare una
tavolozza completa. In alternativa, puoi operare con la finestra di dialogo Carattere già vista in precedenza.
[ 6.3.1.7 ] Un modo efficace per evidenziare una parte di testo, consiste nell’applicare a esso un effetto di
ombreggiatura. Per applicare tale effetto puoi utilizzare l’apposito pulsante
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della barra degli strumenti o attivare la relativa opzione nella finestra di dialogo del formato del carattere.
Ricordati di selezionare sempre la parte di testo su cui vuoi applicare la nuova impostazione.
[ 6.3.1.8 ] In un ambiente di sviluppo grafico, anche la posizione del testo e il tipo di allineamento risultano
essere di grande importanza. Per esempio, poniamo di voler modificare l'allineamento del testo contenuto in
una diapositiva. La prima cosa da fare è, ovviamente, selezionare il testo. L’allineamento del testo è una
proprietà del paragrafo, quindi, se vuoi applicare la nuova impostazione ad un unico paragrafo, è sufficiente
posizionare il cursore al suo interno.
Una volta selezionato il testo, puoi agire direttamente sui pulsanti di allineamento presenti sulla barra degli
strumenti. In alternativa puoi utilizzare l’opzione Allineamento del menu Formato.
In questo modo hai a disposizione anche il comando Giustifica non disponibile nella barra degli strumenti.
[ 6.3.1.9 ] Per un progressivo miglioramento della presentazione, è importante avere un corretto rapporto fra
la grandezza della diapositiva e la percentuale occupata in essa dal testo. Per controllare questo aspetto è
utile tarare correttamente il valore dell’interlinea e impostare lo spazio prima e dopo un paragrafo.
Seleziona il testo di cui vuoi cambiare le caratteristiche, seleziona il comando Interlinea dal menu formato.
Nella finestra Interlinea,
opera sui pulsanti per incrementare il valore dell'interlinea fino al raggiungimento del valore desiderato. Fai
clic sul pulsante Ok per concludere la procedura. L'interlinea scelta viene applicata al testo che rimane
selezionato. Fai clic al di fuori del riquadro per deselezionare il testo e poter meglio valutare il risultato della
modifica.
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Nella finestra Interlinea trovi anche due caselle che ti permettono di impostare il valore dello spazio vuoto
prima di un paragrafo e dopo un paragrafo. La combinazione delle regolazioni descritte ti permette di
ottenere delle diapositive estremamente eleganti.
[ 6.3.1.10 ] Il miglioramento dell'aspetto di una presentazione può coinvolgere anche piccoli particolari come
ad esempio l'aspetto del punto elenco. Dopo aver selezionato l'elenco di cui vuoi modificare l'aspetto del
punto, seleziona Elenchi puntati e numerati dal menu Formato. Nella finestra che si apre
puoi visualizzare le possibili alternative, e, premendo il pulsante Carattere, puoi ricercare simboli particolari,
tenendo sempre a mente che i diversi tipi di carattere offrono possibilità differenti.
Una volta scelto il simbolo adatto, è sufficiente fare clic su Ok per rendere operativa la scelta. L'elenco ha
ora un aspetto più adatto alle tue esigenze.
Puoi trasformare un elenco puntato in elenco numerato, selezionando la scheda Numeri o lettere della
finestra Elenchi puntati e numerati. Puoi scegliere ora numeri o lettere e relativi tipi.
La finestra Elenchi puntati e numerati può essere aperta anche attraverso il menu di scelta rapida relativo
all’elenco.
[ 6.3.1.11 ] In qualsiasi momento puoi decidere di annullare l'ultima operazione fatta nella presentazione,
usando il pulsante Annulla della barra degli strumenti o la funzione equivalente nel menu Modifica. Puoi
anche decidere di annullare un'operazione precedente scegliendo nel menu a tendina, associato al pulsante.
Se, per errore, annulli un’operazione sbagliata che vuoi venga mantenuta, non sei costretto a ripeterla.
Infatti, puoi annullare il comando annulla e ripristinare una operazione annullata, usando il pulsante
Ripristina della barra degli strumenti o la funzione equivalente nel menu Modifica.
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6.3.2 – Disegni, immagini
Una presentazione può risultare più efficace se arricchita di disegni o immagini. Attraverso l’inserimento di
elementi grafici puoi realizzare presentazioni estremamente elaborate.
In una diapositiva puoi inserire tre tipologie di elementi grafici. I disegni sono elementi che vengono costruiti
assemblando linee, forme, oggetti già impostati.
In alternativa, puoi usare elementi più complessi come i disegni contenuti nell’archivio ClipArt o immagini
archiviate come file esterni.
[ 6.3.2.1 ] Nelle diapositive puoi inserire dei disegni utilizzando gli elementi base presenti nei menu di
PowerPoint. Tali elementi sono riportati nel menu associato al pulsante Forme
della barra degli strumenti Disegno, normalmente visibile sul lato inferiore della finestra di lavoro. Come al
solito, se la barra non è presente, inseriscila con il relativo comando del menu Visualizza.
Il pulsante Forme apre un menu nel quale sono disponibili linee predefinite, frecce, blocchi di diagrammi di
flusso, stelle e decorazioni, fumetti.
Per inserire un elemento, fai clic sul relativo pulsante e traccia con il mouse l’elemento nell’area del
documento nella quale vuoi inserirlo. Quando l’elemento disegnato è impostato, risulta ancora selezionato e
a esso puoi applicare i vari formati, utilizzando i pulsanti disponibili sulla barra degli strumenti.
In alternativa, facendo clic due volte sull’elemento, si apre una finestra di dialogo che ti permette di
impostare le formattazioni volute.
[ 6.3.2.2 ] Per una buona resa di una presentazione, il colpo d'occhio è fondamentale. È quindi importante
poter inserire all'interno delle diapositive immagini o fotografie.
Per inserire una immagine fai clic sul pulsante Inserisci immagine della barra degli strumenti Disegno. In
alternativa, seleziona Immagine nel menu Inserisci e seleziona Da file.
Sfoglia le cartelle sino a quella contenente il file, scegli l'immagine da importare e fai clic sul pulsante
Inserisci. Una volta che l'immagine è stata importata si comporta esattamente come qualsiasi altro oggetto
e può essere ridimensionata e spostata.
In ambiente MS Office è disponibile una ricca raccolta di immagini che possono essere inserite nella tua
presentazione: la libreria ClipArt.
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Per inserire una di tali immagini fai clic sul pulsante Inserisci ClipArt della barra degli strumenti Disegno.
In alternativa, seleziona l’opzione Immagine nel menu Inserisci e seleziona ClipArt. Viene aperta la
finestra Inserisci ClipArt. Digita nella casella Cerca oggetti ClipArt il nome della categoria di immagini e
premi Invio. Seleziona con il mouse l’immagine che ti interessa e fai clic sul pulsante che compare a fianco
dell’icona. Seleziona la voce Inserisci nel menu a discesa che viene aperto.
In alternativa, puoi trascinare l’icona con il mouse nella finestra di lavoro.
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6.3.3 – Duplicare, spostare e cancellare
Tutto ciò che fa parte di una diapositiva è considerabile come un oggetto. Ogni oggetto ha le sue
caratteristiche e le sue particolarità. Tutti hanno, però, in comune alcune caratteristiche che ti permettono di
operare su di essi per copiarli, spostarli, ridimensionarli, cancellarli.
Fai attenzione alla selezione apportata a un oggetto. Coerentemente col fatto che ogni oggetto ha
determinate caratteristiche, queste coincidono con particolari stati di attivazione. Per chiarire, facciamo
riferimento a una casella di testo: puoi lavorare al contenuto della casella, oppure modificarne le
caratteristiche come oggetto.
Abbiamo già descritto come selezionare la casella di testo per operare correzioni al contenuto, ora
descriveremo come selezionarla per modificarne altri aspetti. Ciò che vale per la casella di testo, vale anche
per le altre tipologie di oggetti.
[ 6.3.3.1 ] Ogni oggetto presente in una diapositiva può essere copiato o trasferito in altre diapositive
appartenenti alla stessa presentazione o a presentazioni diverse. Iniziamo col descrivere la funzione Copia,
Incolla applicata a una casella di testo.
Per compiere tale operazione, occorre che tu apra la diapositiva dalla quale vuoi copiare la casella.
Seleziona la casella da copiare. È necessario che tale operazione sia fatta correttamente, facendo clic sui
bordi dell’oggetto: solo così potranno essere svolte le funzioni sull'intero oggetto.
Fai clic sul pulsante Copia della barra degli strumenti, o sulla corrispondente funzione del menu Modifica o
del menu di scelta rapida. Apri la diapositiva nella quale vuoi copiare il testo, posiziona il mouse all’interno
della diapositiva e fai clic sul pulsante Incolla o sul comando del menu Modifica o del menu di scelta rapida.
Il testo copiato sarà inserito nello stesso punto in cui si trovava nella diapositiva originale. Per spostarlo nella
posizione voluta, seleziona la casella e posizionati con il mouse vicino al bordo superiore sino a che il mouse
assume l’aspetto di quattro frecce disposte a croce. A questo punto puoi trascinare la casella di testo con il
mouse, effettuando l’operazione di Drag and Drop.
Le medesime operazioni compiute su caselle di testo possono essere applicate anche alle immagini e ai
disegni.
[ 6.3.3.2 ] La seconda funzione che puoi usare è Taglia, Incolla. In questo caso la casella di testo, o
qualsiasi altro oggetto, viene trasferita nella nuova locazione e l’originale viene eliminato.
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Seleziona la diapositiva di partenza, seleziona la casella di testo con le medesime accortezze descritte al
punto precedente. Fai clic sul pulsante Taglia o sulla corrispondente funzione del menu Modifica o del
menu di scelta rapida. Spostati sulla diapositiva di destinazione e fai clic sul pulsante Incolla o sulla
corrispondente funzione del menu Modifica o del menu di scelta rapida.
Anche in questo caso la posizione del testo viene mantenuta nella diapositiva di destinazione.
Quando a un oggetto selezionato viene applicata la funzione copia o la funzione taglia, l’oggetto viene
copiato nell’area Appunti. Gli Appunti sono un’area di memoria temporanea, che permette di memorizzare
sino a 12 oggetti, copiati o tagliati. Puoi, quindi, incollare anche oggetti copiati o tagliati in momenti
precedenti, andandoli a prelevare da questa area.
Puoi vedere gli oggetti presenti nell’area Appunti, in un’apposita barra che puoi visualizzare con lo stesso
procedimento di una normale barra degli strumenti. Gli oggetti sono memorizzati in ordine cronologico e
sono rappresentati da icone che ne definiscono il tipo: testo, immagini, grafici, etc.
Puoi utilizzare per la funzione di incolla singoli oggetti o tutti gli oggetti mediante l’apposito pulsante. Puoi
eliminare un singolo oggetto dall’area Appunti, selezionandolo e facendo clic sul comando Elimina del menu
a cascata aperto con il pulsante a lato dell’icona. Puoi anche liberare completamente l’area Appunti, facendo
clic sul pulsante Cancella tutto.
[ 6.3.3.3 ] In qualsiasi momento puoi modificare le dimensioni di un oggetto: riquadro di testo, disegno,
immagine. Quando l’oggetto è selezionato, posiziona il puntatore del mouse sul quadratino posto al centro di
uno dei lati: il cursore assume la forma di una doppia freccia.
Puoi ora trascinare il lato e posizionarlo in modo da ridimensionare l’oggetto. Quando operi sui quadratini ai
lati dell’oggetto, alteri le proporzioni dell’oggetto stesso. Per attribuire all’oggetto o all’immagine delle misure
precise, puoi utilizzare l’opzione Oggetto o Immagine del menu Formato, o del menu di scelta rapida. Nella
finestra di dialogo Formato oggetto, o Immagine, seleziona la scheda Dimensioni. In tale scheda puoi
selezionare le dimensioni dell’altezza e della larghezza e fissare le proporzioni tra i lati.
Fai clic sul pulsante Ok per rendere operative le scelte. Se operi sulle caselle di testo, il ridimensionamento
dell’oggetto può provocare un adattamento delle dimensioni del testo.
[ 6.3.3.4 ] Per cancellare una parte di testo o un oggetto qualsiasi da una diapositiva, seleziona il testo o
l’oggetto e premi il tasto Canc della tastiera. In alternativa, puoi usare il pulsante Taglia della barra degli
strumenti, o la funzione Taglia del menu Modifica o del menu di scelta rapida.
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6.4.1 – Usare grafici
I grafici sono uno dei sistemi più efficace di comunicazione. Niente elenchi di numeri e parole, solo una
rappresentazione grafica dei dati. L’osservatore, in questo modo, ha un’idea immediata di quello che i dati ci
possono raccontare.
La potenzialità di questo strumento deve essere utilizzata correttamente. L’errata impostazione delle
proprietà di un grafico o l’uso scorretto delle tipologie di grafici può portare ad alterarne la percezione visiva.
In questo caso l’osservatore non potrà cogliere l’esatto significato del nostro lavoro.
[ 6.4.1.1 ] Come abbiamo già visto, PowerPoint ci aiuta nella realizzazione di ogni singolo elemento
componente una presentazione. Anche nel caso dei grafici hai la possibilità di essere aiutato dal sistema.
Fra le varie diapositive standard si trova anche il modello che contiene la funzione di autocomposizione di un
grafico o diagramma. Scegli di inserire una nuova diapositiva e fai clic sul layout Grafico.
Anche in questo caso puoi inserire il grafico in una diapositiva esistente come oggetto estraneo al layout,
scegliendo Grafico nel menu Inserisci. Nella diapositiva compare un’area predisposta per contenere il
grafico. Per attivare le funzioni dedicate, fai doppio clic su di essa.
Il sistema ti propone una tabella dati esemplificativa che puoi modificare in tutte le voci per l'inserimento dei
dati. Chiudendo la finestra, le scelte fatte e i dati inseriti vengono rappresentati in un grafico.
Puoi sostituire lo standard del grafico, scegliendo una nuova tipologia dall'apposito menu a tendina. Nel caso
tu abbia già a disposizione i dati in un file, ad esempio Excel, potrai importare i dati utilizzando l'apposita
funzione. Fai clic sul pulsante Importa file,
scegli il file ed eventualmente a quali dati fare riferimento. La casella grafico è composta da una serie di
oggetti che puoi selezionare singolarmente. L'operazione è resa più agevole dal menu a tendina presente
sulla barra degli strumenti.
Una volta concluse le operazioni sul grafico e dopo averlo deselezionato, la barra degli strumenti torna a
essere quella standard. Per tornare a modificare il grafico e le sue parti costituenti, fai doppio clic su di esso.
[ 6.4.1.2 ] Quando lavori su un grafico, è importante fare in modo che gli elementi che lo compongono
abbiano il giusto risalto all’interno della struttura. In questo senso il colore dello sfondo può avere un ruolo
fondamentale, soprattutto se la presentazione viene pubblicata attraverso un video proiettore.
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Per modificare il colore dello sfondo, fai clic in un punto vuoto all’interno dell’area del grafico, per
selezionarla. Scegli Area del grafico dal menu Formato o, in alternativa, seleziona Formato area grafico
dal menu di scelta rapida. Nella scheda Motivo della finestra Formato area grafico, individua il riquadro
Area e scegli il colore desiderato.
Attraverso i comandi disponibili nel riquadro Bordo puoi impostare la presenza di un bordo come cornice al
grafico e le determinarne caratteristiche.
[ 6.4.1.3 ] Un grafico è composto da una serie di singoli elementi che possono essere modificati
singolarmente. Facendo clic su un elemento puoi facilmente verificare che questo viene selezionato.
Compaiono, infatti, dei quadratini di riferimento che ne delimitano il perimetro.
Una volta selezionato l’elemento da modificare, scegli Serie dei dati selezionati dal menu Formato. Puoi
raggiungere il medesimo risultato scegliendo Formato serie dati dal menu di scelta rapida.
Nella finestra che si presenta, ritrovi la scheda motivo già descritta. Opera come in precedenza.
Per cambiare il colore a una serie di dati, puoi anche fare un doppio clic su uno degli elementi che
compongono la serie. Si apre la finestra Formato serie dati.
Una volta impostate tutte le opzioni, fai clic su Ok per renderle attive.
[ 6.4.1.4 ] Ogni grafico ha caratteristiche particolari che lo rendono adatto alla rappresentazione di differenti
tipologie di dati. A seconda di cosa vuoi evidenziare, dovrai scegliere un grafico piuttosto che un altro.
Le variabili sono talmente tante che è difficile scegliere la combinazione giusta a priori. Fortunatamente
PowerPoint ti dà la possibilità di modificare il tipo di grafico, scegliendolo da un ampio elenco. Fai doppio clic
sull’area del grafico per attivarne le funzioni di modifica. Nella barra degli strumenti che compare apri il menu
a tendina collegato al pulsante Tipo di grafico e fai clic sull’icona del grafico che vuoi applicare.
Sulla diapositiva viene applicata la scelta fatta e il grafico viene modificato. Se hai la necessità di avere a
disposizione un elenco più dettagliato delle possibili varietà di grafico, puoi aprire la finestra Tipo di grafico.
Fai doppio clic sul grafico per attivarlo e scegli Tipo di grafico dal menu Grafico.
PowerPoint consente di inserire all'interno delle diapositive oggetti come: file di Word, grafici di Excel tabelle
di Access. Una volta inseriti nella diapositiva si comportano come oggetti classici e possono essere spostati,
copiati, ridimensionati. Quest'ultimo aspetto risulta un po' delicato in quanto la deformazione dei rapporti fra i
lati dell'oggetto comporta un riassestamento interno dello stesso che può essere alterato nell'aspetto.
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Per inserire un file esterno seleziona Oggetto dal menu Inserisci. Il sistema ti dà la possibilità di generare
un file ex novo tramite uno dei programmi presenti nel personal computer oppure di caricare un file già
esistente. Ad esempio, per importare un file di Word, seleziona Oggetto dal menu Inserisci. Attiva il
controllo Crea da file e cerca il file da importare premendo su Sfoglia.
Fai clic su Ok per completare l’importazione.
L’oggetto compare come del testo racchiuso nella classica cella oggetto. L'utente può modificare la cella
contenente il testo con i metodi già visti.
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6.4.2 – Organigrammi
6.4.2 – Organigrammi
Un organigramma è uno schema che contiene una serie di celle collegate fra loro attraverso relazioni di
diversa tipologia. PowerPoint ti permette di creare una struttura di questo tipo con funzioni semplici e di
immediata comprensione.
Vediamo in questo tema come inserire in una diapositiva un organigramma e modificarlo secondo le
esigenze del caso.
[ 6.4.2.1 ] PowerPoint rende disponibili una serie di strutture preimpostate che ti aiutano nella creazione di
presentazioni in ogni campo. Fra le scelte del tipo di diapositiva da inserire in una presentazione è
disponibile anche la generazione guidata di un organigramma. La stessa possibilità è presente nel
sottomenu Inserisci/Immagine/Organigramma.
Nella diapositiva compare il nuovo oggetto con le funzionalità dedicate alla creazione dell'organigramma.
L’oggetto, infatti, presenta un inizio di schema nel quale personalizzare i nomi di ogni singola cella. Nella
finestra compare anche una nuova barra degli strumenti contenente tutti i comandi necessari alla gestione
dell’organigramma.
È ovviamente possibile modificare la struttura cancellando le celle che non interessano e aggiungendo celle
più appropriate allo scopo. Conclusa la generazione dell'organigramma, puoi pubblicarlo sulla diapositiva
corrente scegliendo la voce Chiudi e ritorna alla presentazione corrente e rispondendo Sì alla domanda
posta dal sistema.
[ 6.4.2.2 ] Per modificare l'aspetto dell'organigramma è sufficiente fare clic su di esso. Viene riaperta la barra
degli strumenti dove si possono trovare i controlli per ritoccare la struttura dell’organigramma stesso.
Agisci sul menu a tendina Stili per trovare tutte le possibili strutture previste.
[ 6.4.2.3 ] Sempre nella barra degli strumenti dell’organigramma, sono disponibili i pulsanti per aggiungere
nuove caselle all’organigramma. Seleziona la cella a cui vuoi attaccare il nuovo elemento e fai clic sul
pulsante desiderato. Puoi inserire un nuovo elemento con un grado preciso rispetto alla cella attiva:
Subordinato, Collaboratore, Assistente.
Ogni pulsante rappresenta il grado di dipendenza della casella che viene generata.
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6.4.3 – Disegnare oggetti
Nella creazione di una buona presentazione appare di fondamentale importanza il ruolo della grafica. L'uso
di forme colorate nelle diapositive rende la presentazione più interessante e vivace. Tutto ciò che permette la
creazione di disegni è contenuto nella barra dei comandi ai piedi della finestra di PowerPoint.
È indispensabile che tu prenda dimestichezza con i pulsanti di questa barra e che impari a sfruttarne le
possibilità.
[ 6.4.3.1 ] Oltre a utilizzare disegni già disponibili, puoi utilizzare gli elementi grafici base per realizzare
disegni personalizzati. Sulla barra degli strumenti Disegno,
normalmente presente alla base della finestra di lavoro, sono disponibili: forme, linee, frecce, rettangoli,
ovali, caselle di testo ed i pulsanti per la loro formattazione.
Il pulsante Forme consente l'apertura di un sottomenu che racchiude tutte le possibili forme da generare.
Una volta selezionata la forma desiderata, traccia sulla diapositiva la diagonale del parallelogramma che
dovrà contenere la figura. La figura inserita è un nuovo oggetto: puoi in qualsiasi momento apportare le
modifiche che abbiamo già descritto.
L’ampia scelta di forme che puoi disegnare sulla diapositiva ti permette di ottenere disegni molto articolati,
grazie alla combinazione di più oggetti e al controllo sulle loro proprietà.
[ 6.4.3.2 ] Continuiamo l’analisi della barra degli strumenti Disegno. Il terzo gruppo di pulsanti ti permette di
modificare l'aspetto delle figure disegnate. I primi tre pulsanti consentono di applicare un colore particolare
all’interno della figura, ai bordi e a eventuali scritte.
Tieni presente che, facendo clic sul pulsante, sarà impostato il colore rappresentato ai piedi del pulsante
stesso. Per scegliere un colore differente, agisci sulla freccia a destra del pulsante. Seguono i pulsanti che ti
permettono di modificare righe e frecce: devi creare tali elementi prima di poter subire una modifica.
Tieni presente che in qualsiasi momento, oltre a regolare le impostazioni dell’oggetto, puoi modificarne
anche la forma. Facendo clic sul pulsante Disegno, si apre un menu che contiene una serie di comandi
riguardanti prevalentemente l'organizzazione sulla slide delle forme che compongono il disegno.
Il comando a cui devi fare riferimento è Trasforma oggetto selezionato. Scegliendo dalle forme riportate
nel sottomenu puoi correggere la forma di oggetti già creati, quindi, arrivare al risultato attraverso una serie
di tentativi.
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[ 6.4.3.3 ] Disegnare una freccia all’interno di una diapositiva è un’operazione estremamente facile. Le
frecce, infatti, sono forme preimpostate in PowerPoint. Esistono due tipi di freccia che puoi utilizzare nella
presentazione.
Il primo fa parte delle forme: in questo caso la freccia è un elemento formato da un bordo e da un
riempimento; è un disegno a tutti gli effetti. Per disegnare una freccia lineare, assolutamente semplice, scegli
di agire attraverso il pulsante Freccia. Come al solito fai clic sul pulsante, per attivare la funzione, e traccia il
nuovo oggetto sulla diapositiva. La freccia compare con una formattazione standard che però puoi
modificare in ogni suo aspetto. Fai doppio clic sulla freccia per aprire la finestra di dialogo Formato e forme.
In essa trovi tutti i controlli per variare l’aspetto della freccia che hai disegnato, divisi in schede. In
particolare, nella scheda Colori e linee, puoi modificare l’aspetto e la dimensione dei punti di inizio e di fine
della freccia.
[ 6.4.3.4 ] Gli ultimi due pulsanti della barra degli strumenti Disegno ti permettono di creare effetti
estremamente incisivi per i tuoi disegni. Il pulsante Ombreggiatura contiene un elenco di effetti per creare
un effetto tridimensionale a un oggetto, disegnando sullo sfondo la sua ombra. A seconda del tipo di ombra
scelta, l’oggetto apparirà collocato nella diapositiva in modi diversi.
Scegliendo il comando Impostazioni ombreggiatura, viene visualizzata una barra degli strumenti dedicata.
Attraverso i pulsanti,presenti su di essa, puoi modificare le impostazioni dell’ombra prescelta, variandone la
posizione, la distanza dall’oggetto e il colore.
L’ultimo pulsante della barra Disegno ti permette di rendere tridimensionale qualsiasi forma sia presente
sulla diapositiva. Seleziona l’oggetto e scegli uno degli effetti elencati nel menu collegato al pulsante Stile
3D.
Anche in questo caso, hai a disposizione una serie di controlli che possono essere richiamati scegliendo il
comando Impostazioni 3D.
[ 6.4.3.5 ] Nel menu collegato al comando Disegno sulla barra degli strumenti omonima, trovi una serie di
comandi per ruotare una forma. Seleziona l’oggetto da ruotare e scegli il tipo di rotazione nel sottomenu
Ruota o capovolgi. Se hai la necessità di controllare precisamente il processo di rotazione, scegli la voce
Ruota per gradi.
Tutti gli oggetti che possono subire una rotazione, quando vengono selezionati, presentano un puntatore
color verde. Se posizioni il cursore sopra questo puntatore, il suo aspetto si modifica.
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Trascina il puntatore per far ruotare la figura. È ovvio che questo sistema non ti permette di avere il pieno
controllo sull’operazione ma, in alcuni casi, può essere più utile rispetto all’impostazione di un valore preciso.
[ 6.4.3.6 ] Posizionare gli oggetti all’interno di una diapositiva non è sempre una cosa facile. Anche in questo
caso PowerPoint ti viene in aiuto. Nel menu Disegno, già descritto, seleziona il comando Allinea o
distribuisci per visualizzarne il sottomenu.
Attraverso l’uso di questi comandi hai la possibilità di disporre in modo preciso tutti gli oggetti contenuti nella
diapositiva. Seleziona gli oggetti su cui vuoi lavorare. Ti ricordo che per compiere la selezione multipla devi
tener premuto il tasto Ctrl.
Scegli il tipo di allineamento o di distribuzione dal menu appena visto. Gli oggetti verranno collocati
coerentemente con quanto da te indicato. Fai attenzione al controllo Rispetto alla diapositiva.
Quando questo controllo è attivo, cioè è presente un segno di spunta alla sua sinistra, gli allineamenti
vengono fatti prendendo in considerazione il bordo della diapositiva. Se il controllo non è attivo, la
disposizione viene fatta in riferimento agli oggetti selezionati.
[ 6.4.3.7 ] Quando selezioni un oggetto, questo viene racchiuso da un perimetro disegnato mediante linee
tratteggiate. Sugli spigoli e a metà dei lati sono presenti puntatori. Puoi ridimensionare l’oggetto trascinando
su questi puntatori.
Anche in questo caso, hai la possibilità di ottenere un controllo estremamente preciso, agendo attraverso i
comandi da menu. Seleziona la forma da ridimensionare e scegli Forme dal menu Formato.
La scheda Dimensioni contiene tutti i controlli necessari per impostare correttamente le dimensioni
dell’oggetto e l’eventuale grado di rotazione.
Fai clic su Ok per confermare le impostazioni scelte.
[ 6.4.3.8 ] Un altro comando con cui devi imparare a familiarizzare è Ordine, presente nel menu Disegno.
Nel sottomenu correlato, seleziona il modo di visualizzazione di più immagini che si sovrappongono,
portando in primo piano quella desiderata.
Come default PowerPoint mette in primo piano l'ultima figura disegnata. I comandi Porta avanti e Porta
indietro ti permettono di variare la sequenza di visualizzazione di una posizione. Se, invece, scegli Porta in
primo piano o Porta in secondo piano, l’oggetto viene collocato prima o dopo tutti gli altri oggetti.
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Abbiamo già preso visto le funzioni Copia, Taglia, Incolla riferite alle caselle di testo. Questo tema
ripercorre gli stessi passaggi riferendosi, però, a grafici e oggetti.
[ 6.4.4.1 ] Abbiamo visto come ogni oggetto presente in una diapositiva, può essere copiato o trasferito in
altre diapositive sia appartenenti alla stessa presentazione che a presentazioni diverse. Per copiare un
oggetto, occorre che tu apra la diapositiva dalla quale vuoi prelevarlo. Seleziona l’oggetto da copiare, quindi
fai clic sul pulsante Copia della barra degli strumenti o sulla corrispondente funzione del menu Modifica o
del menu di scelta rapida.
Apri la diapositiva nella quale vuoi copiare l’oggetto, posiziona il mouse all’interno della diapositiva e fai clic
sul pulsante Incolla o sul comando del menu Modifica o del menu di scelta rapida.
L’oggetto copiato sarà inserito nello stesso punto in cui si trovava nella diapositiva originale. Per spostarlo
nella posizione voluta, quando il mouse assume l’aspetto di una croce, selezionalo e trascinalo nella nuova
posizione.
[ 6.4.4.2 ] La seconda funzione che esaminiamo è Taglia, Incolla. In questo caso l’oggetto viene trasferito
nella nuova locazione e l’originale viene eliminato.
Seleziona la diapositiva di partenza, seleziona l’oggetto e fai clic sul pulsante Taglia o sulla corrispondente
funzione del menu Modifica o del menu di scelta rapida.
Seleziona la diapositiva di arrivo. Fai clic sul pulsante Incolla o sulla corrispondente funzione del menu
Modifica o del menu di scelta rapida.
Anche in questo caso la posizione dell’oggetto viene mantenuta nella diapositiva di destinazione.
[ 6.4.4.3 ] Per cancellare qualsiasi oggetto contenuto in una presentazione è sufficiente selezionarlo e
premere Canc sulla tastiera. Puoi, a questo scopo, usare impropriamente anche il comando Taglia.
Ricordati che, in qualsiasi momento, puoi usare il comando Annulla per ripristinare l’oggetto cancellato.
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6.5.1 – Animazioni
6.5.1 – Animazioni
Se hai la possibilità di divulgare la presentazione attraverso un video, puoi rendere il lavoro molto più incisivo
sfruttando le animazioni. In PowerPoint sono disponibili una serie di animazioni indicate con i nomi degli
effetti che producono.
La gamma degli effetti disponibili dipende dal layout; non sono tutti sempre disponibili.
A ogni animazione puoi abbinare un effetto sonoro per migliorare la resa della presentazione e aumentare il
livello di attenzione degli spettatori.
[ 6.5.1.1 ] Scegli Animazione personalizzata dal menu Presentazione. Si apre la finestra omonima, dove
si trovano tutti i controlli che ti permettono di impostare le animazioni. Ogni oggetto contenuto nella
diapositiva corrente può essere selezionato singolarmente e animato.
Inizia il processo selezionando il primo oggetto che vuoi animare nella diapositiva corrente, inserendo il
controllo relativo all’oggetto nell’elenco. Nella scheda Ordine e intervalli, scegli quando deve essere
eseguita l’animazione.
Per scegliere il tipo di animazione spostati sulla seconda scheda, Effetti. Qui usa i menu a tendina per
caratterizzare la tua animazione. Stai attento al fatto che ogni oggetto ha possibilità di animazione peculiari.
Ora puoi passare all’impostazione del secondo oggetto: segui da capo la procedura descritta. Se l’oggetto
che devi animare è un grafico, devi scegliere gli effetti nella scheda dedicata. Fai clic sull’etichetta Effetti
grafico per poter scegliere fra le opzioni disponibili.
La sequenza di animazione rispecchia la priorità con la quale hai selezionato gli oggetti. Puoi comunque
modificarla agendo sui pulsanti Sposta dopo aver selezionato l’oggetto desiderato nell’elenco Ordine
animazione.
L'animazione può essere comandata dal relatore, oppure realizzata in automatico con scadenze fisse. Una
volta concluse le operazioni di pianificazione, puoi verificare l’effetto finale facendo clic su Anteprima.
Un relatore con un po' di esperienza sa che è indispensabile catturare l'attenzione degli spettatori con effetti
speciali. A questo scopo può essere utile imparare a inserire nella presentazione degli effetti sonori abbinati
alle animazioni. Seleziona l’oggetto animato al quale abbinare un suono e apri il menu a tendina relativo.
Scegli il tipo di suono da abbinare all’animazione.
Verifica l’opzione impostata attraverso il pulsante Anteprima.
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6.5.2 – Transizioni
6.5.2 – Transizioni
In una presentazione che viene divulgata attraverso lo schermo, è produttivo inserire effetti che possano
generare nello spettatore una sensazione di continuità. Per questo è consigliabile imparare a gestire lo
scorrimento automatico delle diapositive attraverso effetti di transizione, cioè di passaggio da una diapositiva
a quella successiva.
Se lavori in visualizzazione normale, seleziona Transizione diapositiva dal menu Presentazione. Nella
finestra Transizione diapositiva è possibile selezionare il tempo di transizione e gli effetti desiderati.
Puoi operare anche agendo dalla visualizzazione sequenza diapositive. In questo caso, sfoglia il menu
Transizione diapositiva dalla barra degli strumenti Sequenza diapositive.
[ 6.5.2.1 ] Nel riquadro che abbiamo appena descritto, trovi tutte gli strumenti che ti permettono di impostare
un effetto di transizione che renda piacevole il passaggio da una diapositiva a quella successiva. Fai
comunque attenzione a non esagerare nell’uso di questo strumento: potresti ottenere effetti contrari,
infastidendo gli spettatori.
La prima operazione da fare è selezionare le diapositive a cui vuoi applicare la transazione, cioè la
diapositiva che compare dopo l’esecuzione dell’animazione. Nel riquadro Effetto, scegli il tipo di transizione
dall’elenco che hai a disposizione e regola la velocità dell’esecuzione dell’effetto. Come per le animazioni,
anche le transizioni possono avvenire automaticamente dopo un certo numero di secondi, oppure in seguito
a un clic del mouse. Le impostazioni possono essere attivate entrambe.
Fai clic su Applica a tutte le diapositive per rendere operativa la scelta fatta. Ai piedi di ogni diapositiva,
nella modalità di visualizzazione sequenza diapositive, compare una nuova icona. Fai clic su di essa per
vedere l’anteprima del tipo di transizione prescelta.
Se l’effetto non corrisponde alle tue esigenze, seleziona la diapositiva e scegli un'altra transizione. Il nuovo
effetto viene applicato solo alla diapositiva selezionata.
Come abbiamo già visto per le animazioni degli oggetti interni alle diapositive, anche alle transizioni è
possibile abbinare un suono. Lo scopo finale è lo stesso: quello di catturare l’attenzione di chi sta
osservando la presentazione.
Nella finestra Transizione diapositiva, seleziona un suono nel menu a tendina Audio.
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6.6.1 – Preparazione
Concluso lo sviluppo della presentazione, hai la possibilità di scegliere in che modo rendere disponibile il
lavoro agli spettatori. Una delle alternative che hai a disposizione è la forma cartacea.
Produrre un documento che visualizza il contenuto delle diapositive sulla carta non è sicuramente il metodo
migliore per divulgare una presentazione, ma vedremo che presenta una serie di vantaggi.
In questo tema esaminiamo le possibilità che ci offre la stampa e impariamo a sfruttarle al meglio.
[ 6.6.1.1 ] Prima di procedere alla stampa vera e propria è importante verificarne alcune impostazioni. La
prima operazione da fare è impostare il corretto formato della presentazione. La stampa delle diapositive
può avvenire su diversi supporti. Puoi scegliere fra lucidi di dimensioni differenti, formati di carta e diapositive
da 35 mm.
Selezionando Imposta pagina dal menu File, il sistema apre una finestra nella quale puoi selezionare i
formati di uscita per le diapositive e per le pagine nota. Nella finestra di dialogo Imposta pagina puoi
selezionare il formato diapositive scegliendo quello appropriato dall’elenco apposito.
Puoi impostare dei valori particolari nelle misure del layout e decidere l’orientamento sia delle diapositive, sia
degli stampati.
[ 6.6.1.2 ] Nel corretto sviluppo di una presentazione non deve mai mancare la verifica finale dei testi. Ogni
singolo errore di digitazione o ortografico ha lo strano potere di scomparire agli occhi dell’autore per poi
attirare l’attenzione di ogni singolo spettatore. Per evitare che l’unica cosa che si ricordi della tua
presentazione era “quel fastidioso errore di ortografia”, prima di pubblicarla controllane i testi.
Puoi eseguire l’operazione con l’aiuto del sistema, attraverso la funzione Controllo ortografia. Nelle
diapositive le parole che presentano degli errori ortografici o che più semplicemente non sono presenti nel
vocabolario interno al programma, vengono sottolineate in rosso. Puoi correggere manualmente ogni singolo
termine oppure aprire il menu di scelta rapida con il tasto destro del mouse e scegliere un’alternativa fra
quelle proposte, se presenti.
Per procedere automaticamente alla correzione, passando direttamente da un termine errato a quello
successivo, fai clic sul pulsante Controllo ortografia.
In alternativa scegli Controllo ortografia dal menu Strumenti o premi F7.
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La finestra Controllo ortografia visualizza la parola sbagliata nella casella Non nel dizionario. Più sotto
nella finestra, altre caselle visualizzano eventuali suggerimenti per correggere l’errore e il termine con cui
verrà sostituita la parola cliccando su Cambia.
Se vuoi mantenere la parola come è stata digitata, premi Ignora mentre fai clic su Aggiungi, se vuoi inserire
il termine nel dizionario. I pulsanti Cambia tutto e Ignora tutto si riferiscono alle diverse occorrenze dello
stesso termine all’interno del documento. Dopo che hai scelto una delle opzioni, il controllo prosegue e viene
visualizzato l’errore successivo.
[ 6.6.1.3 ] PowerPoint dà la possibilità di avere una parte della presentazione a uso personale del relatore. In
essa possono essere scritte le note che aiuteranno nell'esposizione della relazione senza essere viste dagli
spettatori.
Per aggiungere note alla presentazione, è sufficiente selezionare l'apposita visualizzazione e scrivere nella
parte bianca del foglio i commenti. Le note possono essere inserite anche in modalità Normale e in modalità
Presentazione.
In modalità di visualizzazione normale, inserisci il testo della nota nel riquadro Note diapositive. Per operare
durante la visualizzazione della presentazione, visualizza la diapositiva a cui abbinare una nota e scegli
Note del relatore nel menu di scelta rapida. In questo caso puoi aprire tale menu tramite il tasto destro in
qualsiasi punto della diapositiva o facendo clic con il tasto sinistro sul simbolo che compare in basso a
sinistra, spostando il mouse.
[ 6.6.1.4 ] Abbiamo già avuto modo di verificare che, una volta concluso lo sviluppo della presentazione, hai
la possibilità di scegliere in che modo rendere disponibile il lavoro. Nella già citata finestra Imposta pagina
puoi scegliere le dimensioni delle diapositive della presentazione e il loro orientamento nella stampa.
Seleziona Imposta pagina dal menu File. Alla destra della finestra che compare, hai una serie di controlli
che ti permettono di impostare l’orientamento delle diapositive, delle note, degli stampati o della struttura.
[ 6.6.1.5 ] Ogni diapositiva contenuta in una presentazione può essere considerata come un unico oggetto.
Puoi, quindi, applicare su di essa una serie di operazioni come ad esempio il copia-incolla.
Per poter svolgere tali operazioni, puoi impostare la Visualizzazione sequenza diapositive oppure agire
tramite il riquadro Diapositive nella Visualizzazione normale. Nel primo caso, per renderti più agevole il
compito, puoi aumentare il numero di diapositive visualizzate, diminuendo la percentuale dell'ingrandimento.
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Seleziona la diapositiva da copiare e fai clic sul pulsante Copia. Poi fai clic fra le diapositive dove vuoi
inserire la copia. Il cursore appare in tale posizione e nessuna diapositiva appare selezionata.
Fai clic sul pulsante Incolla. Il duplicato della diapositiva appare nella posizione voluta ed è selezionato.
Una diapositiva può essere spostata anche fra due presentazioni attive. Seleziona la diapositiva da spostare
sulla prima presentazione e fai sul pulsante Taglia. Attiva la seconda presentazione e fai clic per posizionare
il cursore nel punto corretto. Quindi, fai clic sul pulsante Incolla, la diapositiva inserita compare al posto del
cursore.
Sull'oggetto diapositiva può essere usata la funzione di Trascinamento. Selezionando la diapositiva e
mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse, puoi trascinare la diapositiva per collocarla in un punto
diverso. Se durante il trascinamento tieni premuto il tasto Ctrl, la funzione diventa Copia, Incolla.
Le procedure descritte in visualizzazione Sequenza diapositive, possono essere svolte con le stesse
modalità anche in Visualizzazione normale, operando nel riquadro Diapositive.
I comandi Copia, Taglia e Incolla sono disponibili anche nel menu Modifica.
[ 6.6.1.6 ] Puoi eliminare in qualsiasi momento una diapositiva da una presentazione semplicemente
selezionandola e premendo il tasto Canc. Puoi agire anche scegliendo Elimina diapositiva dal menu
Modifica.
Puoi svolgere l’operazione sia in modalità di visualizzazione Sequenza diapositive che in modalità
Normale, agendo nel riquadro Diapositive.
Al termine dell'operazione apparirà il cursore al posto della diapositiva selezionata.
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6.6.2 – Stampa
6.6.2 – Stampa
Non è sicuramente il modo migliore per divulgare una presentazione, ma anche la stampa può avere i suoi
utilizzi. In effetti, attraverso questa funzione è possibile stampare non solo le diapositive, ma anche le note o
la sequenza diapositive, sistemando un certo numero di diapositive per pagina.
Queste opzioni rendono questo strumento interessante ed estremamente versatile: vediamo dove trovarle e
come usarle.
[ 6.6.2.1 ] Una dei possibili sistemi di divulgazione di una presentazione è la stampa. Per impostare
correttamente i parametri della stampa è necessario entrare nella finestra Imposta pagina.
Una parte della finestra è dedicata alle diapositive, mentre la seconda riguarda i fogli nota. Agendo
sull'apposito menu a tendina è possibile scegliere il giusto formato.
Regolato il formato della presentazione, scegli Stampa dal menu File. Nella finestra
sono contenute tutte le impostazioni che ti permettono di ottenere l’affetto desiderato.
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6.6.2 – Stampa
Puoi, ad esempio, scegliere di stampare più diapositive su una stessa pagina. Scegli Stampati nella casella
Stampa di, si attiva l’area della finestra dedicata a questa funzione. Puoi scegliere, ora quante diapositive
stampare e con che formato.
Dopo avere correttamente tarato tutte le impostazioni, fai clic su Ok per lanciare la stampa.
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6.6.3 – Fare una presentazione
6.6.3 – Fare una presentazione
Il modo migliore per visualizzare una presentazione è quello di avere a disposizione un videoproiettore
collegato al tuo PC. In questo modo, ogni singola proprietà della presentazione può funzionare
correttamente, garantendoti i risultati desiderati.
Vediamo come gestire questa fase conclusiva del lavoro.
[ 6.6.3.1 ] Prima di tutto devi verificare che i contenuti della presentazione siano corretti. Può succedere che
all’ultimo momento sia necessario eliminare alcune diapositive dalla presentazione. In questo caso non è
necessario cancellarle, perdendo parte del lavoro fatto. PowerPoint, infatti, ti mette a disposizione una
funzione che ti permette di nascondere temporaneamente le diapositive che non vuoi mostrare a video.
Accedi alla visualizzazione sequenza diapositive e seleziona la diapositiva da nascondere. Scegli Nascondi
diapositiva dal menu Presentazione o dal menu di scelta rapida correlato alla diapositiva. Il numero della
diapositiva viene sbarrato per indicare che l’oggetto non verrà visualizzato durante la presentazione.
In qualsiasi momento, ripercorrendo il procedimento, puoi rendere la diapositiva nuovamente visibile.
[ 6.6.3.2 ] La presentazione può essere visualizzata partendo da un punto qualsiasi di essa. Seleziona la
diapositiva che vuoi visualizzare per prima, in qualsiasi modalità di visualizzazione, quindi, fai clic sul
pulsante Presentazione. Viene visualizzata la presentazione a schermo intero partendo dalla diapositiva
corrente.
Per far iniziare la presentazione dalla diapositiva numero 1 seleziona Visualizza presentazione dal menu
Presentazione.
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611 – Primi passi con gli strumenti di presentazione

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