Note esplicative Servizio Mensa-AS 2011-2012

II° Parte
Servizio Ristorazione Scolastica - A.S. 2011-2012
Note esplicative sul sistema informatizzato di gestione pasti e pagamenti
A partire dal 01/10/2009 con l’attivazione del nuovo contratto d’appalto del Servizio di Ristorazione Scolastica comunale con la ditta Gemeaz sono state
individuate nuove modalità di:
1) prenotazione dei pasti;
2) pagamento dei pasti;
attraverso un moderno sistema informatizzato.
a) FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA INFORMATIZZATO
Tutti gli utenti che presentano richiesta di iscrizione al Servizio Ristorazione Scolastica comunale vengono registrati sul sistema
informatizzato Aneva-T-Mat con i propri dati anagrafici, compresi recapiti telefonici.
La modalità di prenotazione dei pasti è automatica: ciascun bambino, in base al calendario scolastico (rientri, gite ecc.) ha il pasto
prenotato in mensa tutti i giorni in cui la sua classe fa scuola. In caso di malattia o altro impedimento la famiglia dovrà comunicare
l’assenza disattivando così la prenotazione per un solo giorno o per un periodo di tempo più lungo. La disattivazione della
prenotazione avviene con una semplice telefonata secondo le modalità sotto indicate.
b) PRENOTAZIONE/DISATTIVAZIONE DEI PASTI
All’atto dell’iscrizione al servizio il genitore indica uno o più numeri telefonici dai quali intende effettuare le telefonate per segnalare le
assenze del proprio bambino con conseguente cancellazione dei pasti. Si ribadisce che il genitore dovrà segnalare le assenze, perché
altrimenti il sistema informatizzato considera il bambino sempre presente in mensa, secondo il calendario scolastico.
La mancata segnalazione dell’assenza comporta da parte della ditta Gemeaz la messa in produzione del pasto con relativo
addebito all’utente.
ASSENZA GIORNALIERA
In caso di assenza giornaliera la telefonata di cancellazione del pasto deve essere effettuata dalle ore 18:00 del giorno antecedente
sino alle ore 09:00 del giorno di consumo del pasto ai numeri telefonici di seguito indicati a seconda che si tratti di assenza giornaliera
del 1°, 2°, 3°, 4° figlio che utilizza il servizio. Infatti nel caso di una pluralità di figli che utilizzano il servizio, il sistema informatizzato
associa ad ogni bambino (collegato al medesimo genitore) uno specifico numero telefonico. Il figlio maggiore iscritto al servizio mensa
è considerato primo figlio, per gli altri l'ordine è decrescente (dal più vecchio al più giovane).
Numeri di telefono per l’assenza giornaliera:
Primo Figlio: 049.9985161
Secondo figlio: 049.9985162
Terzo figlio: 049.9985163
Quarto figlio: 049.9985195
La chiamata è del tutto gratuita e non prevede la risposta di un operatore, ma una volta digitato il numero, all’altro capo del telefono si
udirà un segnale di libero e poi si interrompe la comunicazione, ciò significa che la chiamata è andata a buon fine e che l’assenza è
stata registrata. Se il genitore vuole avere un'ulteriore conferma dell’avvenuta registrazione può effettuare una seconda volta la
chiamata (a pagamento); in questo caso si attiva una comunicazione vocale che lo avvisa che la prima registrazione dell'assenza è
andata a buon fine.
I genitori che hanno comunicato un indirizzo di posta elettronica all’atto dell’iscrizione, al momento della comunicazione dell'assenza
giornaliera, riceveranno una e-mail di conferma della corretta comunicazione.
ASSENZA PROLUNGATA
La telefonata di attivazione dell’assenza prolungata deve essere fatta dalle ore 18:00 del giorno antecedente sino alle ore 09:00 del giorno di consumo del
pasto ai numeri telefonici di seguito indicati a seconda che si tratti di assenza prolungata del 1°, 2°, 3°, 4°figlio che utilizza il servizio .
Attivazione/disattivazione assenza prolungata:
Primo Figlio: 049.9985164
Secondo figlio: 049.9985165
Terzo figlio: 049.9985166
Quarto figlio: 049.9985196
Anche in questo caso la chiamata è del tutto gratuita e non prevede la risposta di un operatore; una volta digitato il numero, all’altro
capo del telefono si udirà un segnale di libero e poi si interrompe la comunicazione; ciò significa che il servizio è stato disattivato e
rimarrà tale fino a quando un’altra telefonata, allo stesso numero, lo riattiverà.
Questo permette al genitore di sospendere per un periodo prolungato l'accesso al servizio di mensa senza chiamate quotidiane e di
poterlo riattivare secondo necessità, semplicemente, con un’altra telefonata.
I genitori che hanno comunicato tra i recapiti un numero di cellulare e/o un indirizzo di posta elettronica, al momento
dell’attivazione/disattivazione dell'assenza prolungata, riceveranno un messaggio/e-mail di conferma dell'avvenuta
attivazione/disattivazione.
Modalità di chiamata, addebito del pasto in caso di errori
Il sistema informatizzato registra tutte le chiamate pervenute, anche dai telefoni cellulari, purché non utilizzati con la schermatura del
numero chiamante (chiamata anonima).
E’ importante che la telefonata di cancellazione del pasto venga effettuata tassativamente all’interno degli orari sopra indicati, perché
oltre quel termine parte in automatico l’ordine dei pasti che Gemeaz dovrà mettere in produzione quel giorno, per ciascun refettorio
scolastico.
Partiranno in automatico dei messaggi vocali in caso di telefonate effettuate in modo non adeguato (es. chiamata da numero non
registrato, da numero schermato, chiamata fuori orario, chiamata per figlio non collegato).
Aggiornato al 20 maggio 2011
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In caso di mancata segnalazione di:
a) assenza giornaliera,
b) assenza prolungata,
c) rientro in mensa dopo un’assenza prolungata,
d) mancata prenotazione del pasto in caso di attivazione del servizio su chiamata,
tramite telefonata con le modalità sopra riportate, verrà addebitato il costo del pasto.
Verifica conteggio pasti addebitati
1) Chi ha accesso a Internet, può sempre verificare la situazione del proprio figlio (pasti addebitati, saldo a credito o a debito) collegandosi al sito internet
www.scuole.t-mat.com utilizzando i codici di accesso consegnati da GEMEAZ con l’invio della prima comunicazione:
COMUNE : F443
LOGIN:
PASSWORD :
con la possibilità di segnalare gli eventuali errori direttamente dal sito internet nella sezione “Richiedi modifiche”.
2) Chi non dispone di un accesso internet, potrà recarsi all’Ufficio Servizi Educativi e T.P.L. del Comune agli orari di sportello per
richiedere la verifica della propria posizione e avere una stampa del numero di pasti prenotati/consumati, con l'indicazione dell'eventuale saldo a
credito o debito.
Mensilmente, tramite le scuole o via e-mail per coloro che hanno comunicato un indirizzo di posta elettronica, verrà consegnato alle
famiglie il bollettino freccia, con l’importo da pagare, al quale sarà allegato un riepilogo dei pasti consumati nel mese precedente, con
indicata la posizione debitoria.
Verifica della corretta comunicazione delle assenze
Al fine di agevolare ulteriormente l’attività di verifica è consultabile anche una pagina web dove e' possibile verificare le chiamate
delle ultime 24 ore: http://scuole.t-mat.com/lastlog.php
Attraverso questo ulteriore strumento potrete controllare personalmente, qualora abbiate qualche dubbio sul risultato della chiamata,
l’effettiva riuscita della comunicazione. Sul sito troverete infatti pubblicato l’esito delle vostre telefonate. Così se accanto alla chiamata
in questione vedrete la dicitura "[KO] Chiamata Fuori Orario", significa che questa non è andata a buon fine in quanto, probabilmente,
avete telefonato fuori dall'orario previsto. Se al contrario troverete OK, la telefonata è riuscita. In questo modo avrete anche una prova
certa del corretto funzionamento del servizio e dei numeri assegnati.
c) PAGAMENTI
Importo da pagare mensilmente
L’importo che ciascuna famiglia dovrà pagare sarà calcolato in modo automatico, mese per mese, dal sistema informatizzato e
avverrà posticipatamente rispetto al consumo del pasto.
Il calcolo è dato dalla tariffa singola del pasto moltiplicata per il numero dei pasti prenotati/consumati dal bambino nel mese (in base al
calendario scolastico, ai rientri scolastici pomeridiani, assenze comunicate). In caso di più figli che usufruiscono del servizio, verranno
sommati gli importi di ciascun figlio. Il pagamento perciò sarà posticipato rispetto al consumo del pasto.
Nel caso in cui un mese la famiglia abbia pagato più del dovuto, la somma eccedente sarà decurtata dal debito del mese successivo.
Per le eventuali somme a credito vedasi paragrafo “credito a fine anno scolastico” sotto riportato.
Modalità di pagamento
Il pagamento dei pasti può avvenire tramite le seguenti modalità (comunicate nel modulo di iscrizione al Servizio):
1) con addebito in c/c bancario (R.I.D.), seguendo le istruzioni disponibili sul sito, con costo aggiuntivo variabile a seconda delle condizioni
applicate dalla VS. banca, come avviene con le bollette di telefono, luce, acqua, ecc.; il modulo RID è disponibile dal vostro accesso WEB
utilizzando login e password che vi verranno consegnate con il primo bollettino, cliccando alla voce “propri dati” e successivamente
“stampa modulo rid”; i genitori che comunicheranno la loro e-mail riceveranno al termine di ogni mese l’estratto conto dei pasti e dei
versamenti.
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presso qualunque banca esibendo il 'bollettino freccia", che sarà distribuito ogni mese da Gemeaz Cusin alle famiglie, tramite la scuola e
conterrà il riepilogo dei pasti con il relativo importo da pagare, con un costo aggiuntivo variabile a seconda delle condizioni applicate di ogni
singolo Istituto.
tramite bonifico bancario, utilizzando le coordinate che compaiono nel bollettino freccia e specificando nella causale il nome del bambino/i
per il/i quale/i si effettua il versamento;
Presso uno dei punti vendita convenzionati, sotto riportati, con pagamento in contanti. Questa modalità di pagamento è TOTALMENTE
GRATUITA per l’utenza e permette anche pagamenti frazionati rispetto all’ammontare totale comunicato, a discrezione dell’utenza e secondo
le proprie disponibilità, rispettando comunque la scadenza indicata nel bollettino freccia.
Negozio CRAI Tabaccheria – Ric. Lotto CABERLOTTO ALFONSINA - Via S. Andrea 83 – Montebelluna Tel. 0423/603754
PANE CAFFETTERIA – Via Conte, 59 - Montebelluna (Contea) tel. 0423-605209
CARTOLERIA CARTA E PENNA - Viale P. Bertolini 29/B – Montebelluna (Centro) tel./fax 0423/605625
“STAND UP” – Cartoleria tabaccheria Riv. - Via Monte Piana 2– Montebelluna - tel/fax 0423/602939
BAZAR MILANESE GIOCATTOLI - Via Dante Alighieri 10 - Montebelluna (Centro) - tel/fax 0423/601443
EDICOLA INEDITO – DOMENICI SILVIA – Via Caonada 10/G – 31044 Montebelluna (Caonada) – Tel e Fax 0423/614187
Credito a fine anno scolastico
Per gli alunni che proseguiranno la scuola in uno dei plessi in cui è attivo il Servizio di Ristorazione Scolastica comunale, l'eventuale
saldo a credito rimarrà a disposizione per l'anno scolastico successivo.
Nel caso in cui il servizio non venga più utilizzato l'importo verrà restituito da parte di Gemeaz Cusin S.p.a., su richiesta della famiglia.
d) COMUNICAZIONI A MEZZO S.M.S.
Aggiornato al 20 maggio 2011
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Per aiutare il genitore ad usare correttamente il sistema informatizzato di prenotazione dei pasti la Ditta Gemeaz invierà alle famiglie
varie comunicazioni via s.m.s. o e-mail. A titolo meramente esemplificativo se ne cita qualcuna:
1 – il <data pasto> <nome figlio> è stato trovato presente in mensa senza vostra corretta telefonata di disattivazione di assenza
prolungata, da noi poi inserita. I pasti sono stati addebitati dal <data pasto>.
2 - il <data pasto> non è stata comunicata un’assenza giornaliera di <nome figlio>. Il pasto è stato eccezionalmente cancellato e non
vi sarà addebitato.
3 - la telefonata del <data pasto> allo <destinazione_numero> è stata cancellata perché non corretta e il pasto di <nome figlio>
addebitato.
4 in data <data pasto> <nome figlio> è risultato essere assente senza la corrispondente telefonata. Il pasto vi verrà comunque
addebitato.
5 in data <data pasto> <nome figlio> è risultato essere presente senza la corrispondente telefonata. Il pasto vi verrà comunque
addebitato.
6 in data <> è stato emesso un RID di euro <> con scadenza <>. Cordiali saluti.
Per aggiornamento dati o per informazioni relative ai pagamenti e alla prenotazione dei pasti
Segnalazioni ed eventuali aggiornamenti o modifiche dei dati (es. nuovi numeri di telefono di riferimento, variazione indirizzo, ecc.)
dovranno essere effettuate direttamente telefonando al numero 049- 8597793 e lasciando un messaggio in segreteria telefonica.
La risoluzione del problema sarà inviata via sms o via e-mail e per chiarimenti sarà contattato il genitore, da parte della ditta, entro 48
ore.
Per un supporto ulteriore alle famiglie sarà disponibile personale Gemeaz il mercoledì dalle 9.00 alle 12.00 e dalle 17.00 alle 18.15
presso lo sportello dell’Ufficio Servizi Educativi e TPL del Comune di Montebelluna per tutto l’anno scolastico.
Aggiornato al 20 maggio 2011
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