MANUALE DELLA PROCEDURA DO

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SOMMARIO
MANUALE DELLA PROCEDURA
DO - DOTAZIONE ORGANICA - versione 02.14.00
SOMMARIO
Uso del manuale
Informazioni generali sulla procedura
Interfaccia grafica della procedura
Avviamento della procedura
Glossario
Guida di riferimento
Guida alle operazioni ricorrenti
Appendice A: profili di accesso
Appendice B: modulistica
Appendice C: elenco chiocciole
Appendice E: sintesi Allegato B protezione dati
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USO DEL MANUALE
Questo manuale intende agevolare il corretto utilizzo della procedura, migliorando quindi il rapporto
tra risorse informatiche ed operatore; esso è stato infatti approntato per rendere il più semplice possibile
l'esecuzione delle operazioni che la procedura prevede.
E` strutturato in tre parti principali, ognuna delle quali rappresenta
un
passo
nel progressivo
avvicinamento dell'operatore all'uso della procedura stessa ed allo sfruttamento di tutte le sue
potenzialità.
Il manuale inizia con la parte relativa alle INFORMAZIONI GENERALI SULLA PROCEDURA, nella quale
vengono descritte le caratteristiche e le finalità principali della procedura, si riportano le maschere dei
menù e dei sottomenù, si forniscono note informative sull’avviamento e si dettaglia il flusso operativo
attraverso il quale la procedura stessa si esplica; infine si elencano e si spiegano, brevemente, i termini
più importanti e ricorrenti utilizzati in essa.
Il capitolo successivo è dedicato alla GUIDA DI RIFERIMENTO, un passo molto importante per la
conoscenza del sistema: consiste in una trattazione sistematica e dettagliata di tutte le funzioni della
procedura, organizzata in modo da favorirne la consultazione per le singole voci del menù principale.
La terza parte e' costituita dalla GUIDA ALLE OPERAZIONI RICORRENTI che descrive, oltre alle principali
operazioni della procedura, quelle che possono presentare, per l'utente, maggiore difficoltà di
utilizzo; ne vengono così chiariti i passaggi fondamentali proponendo, in sequenza, le funzioni da
utilizzare.
Il manuale e' completato dalle appendici contenenti informazioni di varia natura, legate all'utilizzo della
procedura, che si prestano ad una pronta consultazione.
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USO DEL MANUALE
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USO DEL MANUALE
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INFORMAZIONI GENERALI SULLA PROCEDURA
La procedura Dotazione organica della Halley, realizzata appositamente per gli Enti locali, consente una
gestione completa della struttura organizzativa. Le caratteristiche salienti sono:
STRUTTURA ORGANIZZATIVA
Una delle risorse fondamentali di qualsiasi organizzazione è quella umana, quella risorsa, cioè, attraverso la
quale l’Ente vive, lavora e produce. Non è però sufficiente disporre di “personale”, è necessario che lo stesso
sia inserito in un’organizzazione con livelli di responsabilità definiti. L’organizzazione, però, non va vista od
intesa come fattore statico, difficilmente mutabile, anzi il maggior grado di flessibilità, coniugato al maggior
grado di certezza di responsabilità, definisce la migliore o peggiore organizzazione.
Abbandonando il tradizionale filone dei modelli organizzativi, di cui è piena la letteratura, che, di volta in
volta, ne esaltano ora uno ora l’altro, è stata realizzata una procedura con caratteristiche di flessibilità spinta
che può farla qualificare come “adhocratica”.
La Dotazione organica mette a disposizione degli Enti strumenti organizzativi e gestionali in grado di coprire,
almeno a livello organizzativo, tutte le esigenze possibili.
Sono disponibili quattro livelli di organizzazione/responsabilità strutturati, non necessariamente dipendenti a
cascata, non necessariamente vincolati tra loro, ma vincolabili, ove necessario.
E’ possibile, quindi, disegnare la propria organizzazione su tali quattro livelli, senza vincolo alcuno. Per mera
convenzione, e dopo un attento studio relativo al lessico più frequentemente utilizzato, si è deciso di
identificare questi quattro livelli con la terminologia più unificante in quest’Italia dalle mille realtà:
AREA
- Struttura di livello apicale di ente.
SETTORE
- Struttura subapicale rispetto all’AREA
SERVIZIO
- Struttura subapicale rispetto al SETTORE
UNITA’ OPERATIVA COMPLESSA (UOC) - Struttura subapicale rispetto al SERVIZIO
Ciascun Ente può utilizzare uno, due o tutti questi livelli, a seconda delle proprie esigenze e dimensioni. A
seconda della tipologia o classe di appartenenza, in funzione della necessità di allungare od accorciare la
catena di comando, qualsiasi livello può essere identificato (ed utilizzato) come apicale dell’ente; l’unico
vincolo, se vincolo si può chiamare, è rappresentato dalla necessità di non invertire il flusso di governo
predefinito dall’alto verso il basso.
Se, ad esempio, in un Ente si volessero attivare solo due livelli di organizzazione utilizzando le denominazioni
“DIVISIONE”, per il livello apicale e “SEZIONE”, per quello immediatamente inferiore, si dovrebbe procedere
come segue:
• utilizzare il SERVIZIO per descrivere le strutture apicali (esempio: SEGRETERIA –RAGIONERIA –
ASSETTO DEL TERRITORIO – ECC.),
• utilizzare l’UOC per definire il livello inferiore indicando le strutture di tale livello con la descrizione
desiderata (esempio: TRIBUTI –PROTOCOLLO –URBANISTICA –LL.PP. ecc).
• impostare nei dati generali, relativamente ai SERVIZI e alle UOC la descrizione alternativa
rispettivamente di DIVISIONE e SEZIONE.
E’ stata prevista la possibilità, per ogni livello di struttura, di inserire una categoria “minima” di
inquadramento di cui il titolare deve essere in possesso (ad esempio per l’Area la categoria minima sarà
quella della Dirigenza,per la UOC potrà essere la “D”, ecc.).
Le “flessibilità” che caratterizzano tale ambito sono rappresentate da:
• possibilità di “trasmigrare” ogni singolo individuo da una struttura ad un’altra (grado minimo)
• possibilità di “trasmigrare” un livello organizzativo completo da una struttura ad un’altra;
• possibilità di “trasformare” una struttura appartenente ad un livello organizzativo inferiore in una di
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livello superiore e, ovviamente, vice versa.
Tutte le operazioni innanzi descritte sono memorizzate, per cui è possibile, in ogni momento, sapere la
situazione ad una specifica data.
A volte è necessario disporre di strumenti di aggregazione flessibili i quali, senza intervenire sulla struttura
organizzativa, consentano la generazione di gruppi di lavoro trasversali alla struttura, come, ad esempio,
nell’organizzazione matriciale, quando si è in presenza di particolari attività o progetti quali: censimenti,
elezioni, progetti con scadenza, crisi temporanee, test di nuovi procedimenti, ecc. In questi casi è opportuno
creare aggregazioni temporanee per far fronte all’esigenza. E’ su questo principio che si basa la struttura
operativa denominata GRUPPO/PROGETTO (Gestione gruppi/progetti in sezione Dipendenti/Operatori).
La procedura consente, senza necessità di muovere la risorsa umana dalla struttura cui è assegnata, di
“impegnarla” in uno o più progetti. Si tratta di uno strumento di altissima flessibilità che consente di
“esaminare” la risorsa umana sotto un diverso punto di vista senza per questo interferire con
l’organizzazione stabilizzata.
E’ stata prevista, naturalmente, anche la gestione della struttura, e cioè le operazioni di scissione,
accorpamento, trasferimento, ecc. che non necessariamente implicano la riformulazione totale della
dotazione organica o del modello organizzativo adottato.
Dopo aver disegnato l’organizzazione dell’ente è necessario procedere all’incardinazione del personale
dipendente: questa operazione consiste nell’inserire nella struttura organizzativa le singole risorse umane.
Le altre funzioni possono essere definite “di servizio” in quanto utili per la consultazione, le stampe, le
visualizzazioni, etc.
PIANO E ASSEGNAZIONE
La dotazione organica viene movimentata attraverso lo strumento del piano occupazionale.
Si tratta di un documento contenente le previsioni di assunzione annuale e pluriennale (triennale) cui l’Ente
intende procedere. Il termine “assunzione” viene utilizzato in senso lato e non in senso strettamente tecnico.
Più correttamente si dovrebbe parlare di copertura dei posti, che può avvenire sia attraverso le ordinarie
procedure concorsuali, sia attraverso le mobilità dall’esterno (casi che prefigurano vere e proprie assunzioni),
sia attraverso la progressione verticale, la quale apporta solo un maggior costo della dotazione in termini
economici ma non prefigura un aumento di unità lavorative.
In ogni caso il piano occupazionale deve contenere il numero e l’elencazione dei profili professionali per i
quali si intende procedere a copertura nel periodo considerato.
L’assegnazione, invece, è l’operazione attraverso la quale un profilo professionale viene coperto e assegnato
ad una delle strutture organizzative presenti nell’Ente.
In teoria si potrebbe, in sede di redazione del piano occupazionale, procedere direttamente all’assegnazione
del personale ad una struttura organizzativa già esistente, in pratica, però, si è preferito introdurre un
ulteriore elemento di flessibilità rinviando ad un momento successivo l’assegnazione. Questa impostazione
consente di attivare un unico procedimento di copertura, ovvero diversi procedimenti (concorso – mobilità –
progressione verticale – categorie protette) raggruppando tipologicamente (per profili) i posti oggetto di
copertura senza necessità di specificazione di destinazione al momento di avvio della/e procedura/e di
copertura.
Le altre funzioni previste in questa sezione sono di supporto e consentono la produzione della
documentazione inerente la sezione medesima.
FUORI DOTAZIONE ORGANICA
La procedura si occupa essenzialmente della dotazione organica e della sua gestione. Si è, però, ritenuto di
dover procedere alla gestione anche di questa sezione per i seguenti motivi:
• vi è la possibilità di instaurare alcuni rapporti di lavoro dipendente anche se i relativi posti non sono
previsti in dotazione organica (D. Lgs. 267/2000, art. 90– staff – art. 110, secondo comma –
percentuale assunzione fuori dotazione organica – Direttore Generale – ecc.);
•
•
è possibile legare all’ente, anche se non in rapporto di dipendenza, tutta una serie di figure per le
quali è necessario procedere in termini di gestione anche se, in alcuni casi, la stessa si riduce al
minimo (personale comandato da altri enti – lavori socialmente utili – progetti di formazione e lavoro
– assunzioni temporanee – etc.)
anche gli organi tipici dell’Ente sono stati inseriti in questa sezione in quanto, non ritenendo
giustificabile la predisposizione di una specifica procedura di gestione organi, è apparso congruo
inserire i principali elementi di riferimento e conoscenza degli stessi in una procedura che, per sua
natura, abbraccia tutto l’Ente.
E’ necessario individuare con particolare accuratezza la collocazione di tutte le figure inserite in questa
sezione in quanto i differenti motivi di inserimento originano specifici e diversi trattamenti, sia in termini
economici che procedurali in senso stretto.
ANALISI E STAMPE DOTAZIONE ORGANICA
Questa sezione si occupa di analizzare i costi della dotazione organica da diversi punti di vista, il che rende
possibili analisi approfondite in ordine alle varie strutture dell’Ente, alle diverse professioni, alla
comparazione di più strutture, fino ad arrivare ai costi orari di ogni tipologia di professionalità o di progetti o
attività.
La scelta di inserire un’analisi dei costi approfondita risponde a varie esigenze, tra le quali:
• tenere sotto controllo la spesa complessiva del personale,
• monitorare gli specifici costi del piano occupazionale, oggetto di frequenti interventi da parte delle
varie finanziarie che di anno in anno si susseguono.
• mantenere il preciso controllo dei costi di ciascuna risorsa umana in modo da consentire il calcolo
immediato, relativamente al personale, dei costi di ciascuna attività, progetto, servizio, etc.
Questa sezione è quindi in grado di supportare significativamente il controllo di gestione e le diverse analisi e
valutazioni che in un Ente sono sempre più necessari.
Sono state prese in considerazione anche le previsioni relative ai pensionandi in modo da poter disporre di
dati costantemente aggiornati ai fini sia delle valutazioni in ordine al rimpiazzo di professionalità sia in ordine
alle minori esigenze relative ai costi diretti ed indiretti degli stessi.
DIPENDENTI/OPERATORI
In questa sezione sono state inserite funzioni molto importanti per la gestione delle risorse umane.
In primo luogo la registrazione del dipendente in senso stretto, con tutti i dati significativi per il rapporto di
lavoro.
Vi sono poi i dati relativi alla firma digitale, che è resa disponibile per l’utilizzo in tutte le procedure in cui è
attualmente richiesta o verrà richiesta in futuro. La gestione di tale funzione, data la particolare delicatezza
dell’argomento, è stata curata in dettaglio.
E’ questa la sezione nella quale è stata inserita anche la funzione per la gestione di gruppi/progetti; queste
aggregazioni non incidono né sul modello organizzativo né sulle strutture dell’Ente, sono bensì destinate a
generare raggruppamenti finalizzati a specifiche attività o progetti. Infatti è possibile indicare un titolo
distintivo per ogni gruppo, la missione specifica ed il periodo di validità temporale. Con queste indicazioni è
possibile individuare quelle attività e progetti in corso in ogni momento ed il personale applicato ai medesimi.
La funzione abilitazioni consente di annettere a raggruppamenti, sia strutturali che di attività o progetti,
abilitazioni e profili per una o più procedure riducendo, in tal modo, i tempi di abilitazione e rendendo
automatiche le abilitazioni successive. La procedura si occupa, in presenza di movimenti di personale, di
abilitare o disabilitare le varie unità annettendo al singolo le medesime permissioni ascritte al gruppo di
appartenenza (es. se un nuovo assunto viene immesso in una struttura allo stesso vengono assegnate, con
la medesima abilitazione, tutte le procedure gestite dalla struttura di assegnazione; parimenti avviene per un
dipendente trasferito da una struttura all’altra, acquista quelle di destinazione e perde quelle di
provenienza.). Questo modus operandi mette al riparo anche da abusi in quanto le persone che cessano il
rapporto con l’Ente perdono tutte le abilitazioni al momento della cessazione.
Tra le funzioni sono comprese anche quelle di controllo massivo ed individuale delle abilitazioni.
UTILITA’
In questa sezione sono state inserite le funzioni di servizio della procedura.
In particolare i dati generali attengono all’ente, per quanto utili ai fini della procedura stessa.
I contratti individuali sono destinati a contenere i modelli per gli atti da stipulare con i singoli dipendenti in
occasione delle diverse circostanze che ne richiedono l’uso (es. assunzioni, progressioni verticali, part-time,
etc.)
I codici procedura sono invece il complesso delle codifiche che in ambito di procedura vengono
utilizzate
per le diverse funzioni.
COLLEGAMENTI CON ALTRE PROCEDURE
A. PC-Stipendi Halley: è la procedura con la quale sono presenti i maggiori collegamenti. Addirittura
l’utilizzo della Dotazione organica senza tale procedura ne preclude alcune funzionalità. Sono
prelevati dagli Stipendi Halley tutti i dati economici necessari alle funzioni di Analisi costi (sia di
previsione sia effettivi). In caso di aggiunta di nuova anagrafica in Dotazione organica (es: copertura
posto; inserimento di personale in Fuori dotazione) essa viene automaticamente aggiunta anche
nella procedura PC-Stipendi.
B. AT-Atti amministrativi: per ogni atto inserito in Dotazione organica viene verificata l’effettiva
esistenza, al fine di evitare un inserimento errato di dati. I consiglieri, assessori, sindaco e segretario
inseriti nella procedura Atti amministrativi vengono automaticamente riversati anche in Dotazione
organica -sezione Fuori dotazione- (quest’ultima parte in corso di realizzazione).
C. Tutte le procedure – Le funzione di abilitazioni di struttura e di gruppo presenti in Dotazione
Organica sono trasversali a tutte le procedure. Ugualmente sono trasversali anche le funzioni relative
alle firme digitali.
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INTERFACCIA GRAFICA DELLA PROCEDURA
Prima di passare ad esaminare nel dettaglio i vari moduli della procedura, di seguito sono state riportate le
icone standard utilizzate in tutta la procedura in modo da rendere più agevole e facile il loro utilizzo.
Tutti i programmi, per un acceso rapido alle funzioni, utilizzano una simbologia basata su icone standard
(riportate nella figura sottostante).
Fondamentali e presenti in tutte le procedure affianco al nome della procedura ci sono le seguenti icone:
Creazione e
modifica profili
Abilitazione
operatori
Editor di testo
Sito internet
Customer Care
Sito internet
Produzione
Cambia
operatore
Elenco
funzioni
Uscita dalla
procedura
Nella parte alta di ogni procedura si hanno un'altra serie di icone che eseguono altrettanti programmi senza
doverli cercare all'interno del menù.
La barra delle icone della procedura è la seguente ed è divisa in due riquadri:
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IGP
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Le icone del primo riquadro rimandano alla procedura Protocollo Informatico. Tali icone saranno disattive se
l’operatore che è entrato nella procedura Dotazione organica non è abilitato all’accesso alla procedura
Protocollo informatico.
Il secondo riquadro rimanda ad alcuni programmi di Dotazione organica, nell’ordine:
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•
•
•
•
•
•
Gestione struttura
Consultazione struttura
Stampa struttura
Gestione dipendenti / operatori
Gestione gruppi
Analisi costi di struttura
Analisi costi di professioni
Il terzo riquadro permette di aprire le procedure Stipendi e Rilevamento presenze. Tali icone saranno
disattive se l’operatore che è entrato nella procedura Dotazione organica non è abilitato, rispettivamente,
all’accesso alla procedura Gestione del personale e Rilevamento presenze.
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AVVIAMENTO DELLA PROCEDURA
Le operazioni da compiere per l’avviamento della procedura sono:
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IMPOSTAZIONE DEI DATI GENERALI, informazioni relative all’Ente, al livello di struttura di partenza, tipo
numerazione matricole, collegamenti con altre procedure Halley, descrizioni alternative per livelli di
struttura e eventuali loghi da associare per stampe.
RECUPERO DATI DA PC (questa parte va sempre svolta con il supporto di un tecnico Halley): per i clienti
che hanno la procedura PC-Stipendi Halley è possibile recuperare e travasare delle informazioni su
Dotazione organica. In particolare ciò è possibile per quello che riguardano i profili professionali (presi
dalle mansioni presenti in PC) e le informazioni anagrafiche e economiche dei dipendenti/operatori.
CONTROLLO CODIFICA DIPENDENTI / OPERATORI: in particolare va controllata la presenza del numero
matricola di riferimento e dell’ente. Questi dati sono ESSENZIALI se si utilizza anche la procedura PCStipendi Halley e relativi collegamenti. In generale verificare (soprattutto se si è fatta la precedente fase
di recupero dati da PC) la correttezza dei dati inseriti ed eventualmente provvedere alla loro
sistemazione con apposito programma.
INSERIMENTO DEI CODICI: procedere alla codifica dei profili usati nell’ente ed alla codifica dei tipi di
atto (questi ultimi solo se non si ha già installata la procedura AT-atti amministrativi oppure DEdelibere).
CODIFICA DEI TESTI TIPO DI CONTRATTI CHE SI VOGLIONO UTILIZZARE NELL’ENTE. Con
l’installazione vengono forniti dei testi tipi: verificare che siano corretti per il proprio uso e provvedere
alla codifica di eventuali altri testi che si vogliono utilizzare.
CODIFICA DEI TESTI TIPO DI DENUNCIA INAIL CHE SI VOGLIONO UTILIZZARE NELL’ENTE Con
l’installazione vengono forniti dei testi tipi: verificare che siano corretti per il proprio uso e provvedere
alla codifica di eventuali altri testi che si vogliono utilizzare.
INSERIMENTO STRUTTURA ORGANIZZATIVA: inserimento della struttura organizzativa e incardinazione
del personale su tale struttura; al fine di riprodurre la situazione organizzativa presente al momento
nell’Ente.
INSERIMENTO PIANO OCCUPAZIONALE: si consiglia di inserire tutti i piani occupazionali che hanno
ancora dei posti da coprire, in modo da poter gestire completamente la copertura, quando avverrà, degli
stessi.
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GLOSSARIO
Di seguito vengono riportati alcuni termini, tra i più usati nella procedura.
Adhocratica
Area
Check box
Chiocciole
Costo giuridico e effettivo
Struttura organizzativa
Dipendenti / operatori
Dotazione organica
Fuori Dotazione
Generazione di struttura
Incardinazione
Servizio
Settore
UOC(Unità Operativa Complessa)
UOS (Unità Operativa Semplice)
Testo tipo
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GUIDA DI RIFERIMENTO
Rappresenta il manuale vero e proprio in cui sono spiegate tutte le funzionalità della procedura.
Il menù principale della procedura é diviso in tre comparti, il primo in cui si hanno i temi gestiti dalla
procedura, la seconda suddivisione consente di avviare i programmi di gestione o accedere al terzo livello nei
casi in cui sia prevista un'ulteriore classificazione delle funzioni.
1 STRUTTURA ORGANIZZATIVA
1.1) Generazione / Chiusura
1.2) Incardinazione
1.3) Gestione
1.4) Consultazione
1.5) utilità
1.5.1) movimenti plurimi di struttura
1.5.2) controllo presenza responsabili
1.5.3) Posti vacanti
2 PIANO E ASSEGNAZIONE
2.1) Gestione piano occupazionale
2.2) Stampa piano occupazionale
2.3) Assegnazione posti
3 FUORI DOTAZIONE ORGANICA
3.1Organi
3.1.1 Sindaco / presidente
3.1.2 Giunta
3.1.3 Consiglio
3.1.4 Organi circoscrizionali
3.1.5 Coll. Revisori dei conti
3.1.6 Nuclei di valutazione
3.1.7 Commissari straordinari
3.1.8 Difensore civico
3.1.9 Altro
3.2 direttore generale
3.3 segretario generale
3.4 staff
3.4.1 da comandi
3.4.2 nuove assunzioni
3.5 professionalità
3.6 o determinato
3.6.1 contratti formazione lavoro
3.6.2 sostituzione personale
3.6.3 completamento part-time
3.6.4 standard
3.7 collaboratori
3.8 lavoratori socialmente utili
3.9 volontari servizio civile
3.10 lavoratori interinali
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3.11 comandati
3.11.1 assegnazione temporanea
3.11.2 comandati fuori organico
3.12 borse di studio
3.13 stagisti
3.13.1 dell’ente
3.13.2 da terzi
3.14 diversi
4 STAMPE E ANALISI COSTI
4.1 Analisi costi
4.1.1) Di struttura
4.1.2) Di professione
4.1.3) Di gruppo
4.1.4) Individuale
4.2) Previsione pensionandi
4.3) Previsione costi ipotetici
4.4) Diagrammi
4.4.1) Analisi consistenza
4.4.2) Analisi categorie
4.4.3) Analisi posizioni effettive
4.4.4) Analisi profili
4.5 Stampe
4.5.1) Struttura
4.5.2) Personale su struttura
4.5.3) Personale destrutturata
4.5.4) Personale Fuori dotazione
4.5.5) Consistenza tutto il Personale
4.5.6) Dipendenti cessati
4.5.7) Dipendenti categorie protette
4.5.8) Dipendenti part-time
4.5.9) Dipendenti comandati
4.5.10) Dipendenti in aspettativa
4.5.11) Dipendenti per cat-pos-profilo
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DIPENDENTI
5.1) Gestione dipendenti
5.2) Gestione gruppi / progetti
5.3)Firme
5.3.1) Rilascio firme
5.3.2) Registro firme
5.3.3) Stampa firme
5.3.4) Firme attive
5.4) Abilitazioni di massa
5.4.1) di struttura / organizzativa
5.4.2) di gruppo / progetto
5.4.3) aggiorn.abilitazioni di massa
5.4.4) controllo abilitazioni
5.5)Utilità
5.5.1) controllo codice fiscale
5.5.2) stampa dipendenti
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UTILITA’
6.1) Dati generali
6.2)Contratti individuali
6.2.1) testi tipo
6.2.2) repertorio contratti / appendici
6.2.3) contratti NON definitivi6.2.4) gestione appendici
6.2.5) stampa utilizzo contratti
6.2.6) stampa contratti in scadenza
6.3)Comunicazioni obbligatorie
6.3.1) comunicazioni
6.3.2) inserisci dati ricevuta
6.4)Denunce INAIL
6.3.1) registro denunce
6.5) codici procedura
6.4.1 tipo di posto
6.4.2 categorie / profili
6.4.3 tipo copertura
6.4.4 posti fuori dotazione
6.4.5 motivi gestione posto
6.4.6 motivi inizio incarico
6.4.7 motivi fine incarico
6.4.8 enti certificatori
6.4.9 titoli di studio
6.4.10 categorie protette
6.4.11 tipi di atto
6.4.12 aggiorna tipi DE
DO
6.6) manutenzione
6.5.1 licenza completa
6.5.2 recupero da PC
6.5.3 edit dipendenti
6.5.4 edit operatori
6.5.5 edit struttura
6.5.6 utilità generaz-incardinazione
6.5.7 azzera unita’ organizzative
6.5.8 log mysql
6.5.9 utilità anagrafiche uniche
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1.1) Generazione / chiusura
Questa funzione permette di generare (definire) una struttura organizzativa ex-novo. Per ogni livello di
struttura che si inserisce è possibile indicarne il nome è una descrizione della Missione: per questa
descrizione è disponibile un testo, quindi non ci sono limiti di caratteri.
ATTENZIONE: nel caso sia già presente una precedente struttura organizzativa questa verrà chiusa, cioè per
tutti i livelli coinvolti (e relativo personale incardinato) verrà impostata una data di fine validità pari al giorno
precedente alla data di inizio validità che si imposta per la nuova struttura. Parimenti verranno chiuse tutte le
abilitazioni di struttura presenti e tutte le abilitazioni individuali derivanti da tali abilitazioni di struttura.
Mentre si sta procedendo ad una generazione le funzioni di Incardinazione dipendenti e di Gestione struttura
sono disabilitate, in quanto incompatibili.
A seconda del livello di partenza impostato sui Dati generali, per l’anno indicato sulla data di inizio validità, il
programma si posizionerà partendo dalle Aree o dai Settori o dai Servizi.
Nella struttura che si definisce è possibile “saltare dei livelli”, (ad esempio inserire un Servizio collegato ad
un’Area ma senza un Settore intermedio).
Terminato il lavoro di generazione struttura va indicata la relativa data di fine cliccando sul bottone “chiudi
struttura” presente nella maschera principale: l’inserimento di tale data renderà definitivo il lavoro fatto e
sbloccherà le funzioni di Incardinazione dipendenti e Gestione struttura. Mentre si sta procedendo al lavoro
di generazione si possono sempre modificare ed eliminare i dati inseriti senza che ciò venga memorizzato:
non ne rimarrà traccia.
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Generazione / Chiusura
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1.1) Generazione / Chiusura
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1.2) Incardinazione dipendenti
Questa funzione rappresenta il passo logicamente successivo a quello della generazione di struttura: con
essa si procede all’incardinazione dei dipendenti nella struttura appena generata. I dati relativi all’atto e alla
data inizio validità vengono presi in automatico da quelli dell’ultima generazione effettuata.
Anche in questo caso, come per la generazione, la funzione tiene conto del livello di partenza impostato nei
Dati generali.
Mentre si sta procedendo ad una incardinazione le funzioni di Generazione dipendenti e di Gestione struttura
sono disabilitate, in quanto incompatibili.
Nella maschera di incardinamento dipendenti, per ogni livello di struttura, è possibile indicare, oltre al
responsabile di quel livello, anche le ulteriori risorse assegnate (appartenenti) alla struttura.
I dipendenti da incardinare devono essere scelti dalla lista di tutti i dipendenti/operatori validi alla data con la
quale si procede all’incardinazione: man mano la lista tra cui scegliere viene aggiornata, lasciando solo le
persone ancora non incardinate, in modo da coadiuvare l’utente nella selezione evitando “dimenticanze o
duplicazioni”. Scelto il dipendente i dati della sua categoria, posizione economica, profilo, tipologia rapporto
di lavoro vengono automaticamente “importati” sulla struttura.
Per i responsabili di livello è presente un controllo sulla categoria minima del dipendente che ha l’incarico, in
base a quanto impostato sui dati generali: se necessario il programma avvisa con un messaggio.
Come per la generazione, a conclusione del lavoro di incardinazione va indicata la relativa data di fine
cliccando sul bottone “chiudi incardinazione” presente nella maschera principale: l’inserimento di tale data
renderà definitivo il lavoro fatto e sbloccherà le funzioni di Generazione e Gestione struttura (nel frattempo
bloccate). Mentre si sta procedendo al lavoro di incardinazione si possono sempre modificare ed eliminare i
dati inseriti senza che ciò venga memorizzato: non ne rimarrà traccia.
Al momento dell’inserimento della data di fine incardinazione vengono effettuati due controlli:
1 il programma controlla se sono stati lasciati dei livelli di struttura senza responsabile; se li trova avvisa
con un messaggio e l’utente può scegliere se procedere comunque alla chiusura o meno. Se si procede
tali livelli risulteranno senza alcun responsabile e potrà sempre essere aggiunto in un secondo momento
(rimarrà registrato che al momento della incardinazione l’incarico di responsabile non era assegnato ad
alcuno)
2 il programma controlla che tutti i dipendenti validi (cioè non cessati) siano incardinati e quindi avvisa se
così non è: anche in questo caso l’utente può scegliere se procedere comunque alla chiusura o meno. Se
si procede gli eventuali dipendenti non incardinati e non cessati vengono “congelati” con apposita flag.
Con l’incardinazione del posto vengono automaticamente assegnate le abilitazioni in base a quelle impostate
per default sulla struttura dove viene collocato il dipendente
A PARTIRE DALLA VERSIONE 02.08.00 TALE
UTILITA’ E’ STATA SOSPESA.
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Incardinazione dipendenti
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1.2) Incardinazione dipendenti
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1.3) Gestione struttura
Questa funzione permette di effettuare tutte le operazioni di gestione quotidiana sulla struttura organizzativa
che si è definita.
Utilizzando i vari bottoni è possibile “navigare” fino al punto desiderato della struttura. Esempio: dalla lista di
partenza, che normalmente è quella delle aree (salvo che sui dati generali non si sia impostato per
quell’anno un diverso livello di partenza), si può cliccare su “settori senza area” per visualizzare la lista di
tutti i settori non collegati ad alcuna area, oppure si può selezionare un’area (si evidenzierà con una riga
blu) e cliccare su “settori dell’area” per visualizzare la lista di tutti i settori collegati all’area selezionata. Con
la stessa logica si prosegue fino ai singoli dipendenti (UOS).
Le operazioni possibili per tutti i livelli di struttura sono:
Consultazione dettaglio della struttura selezionata, dove oltre alla descrizione è possibile consultare
le date di inizio e fine validità, nonché i relativi atti di istituzione e cessazione.
Modifica (solo della descrizione della struttura selezionata e della missione): non viene storicizzata e
va utilizzata solo per correggere eventuali errori di digitazione. Nel caso in cui non si tratti di una
semplice modifica della descrizione bensì di una struttura di nuova istituzione nella quale va a
confluire una struttura esistente, è necessario procedere attraverso la funzione di Aggiunta e, dopo
aver fatto confluire il personale nella nuova struttura, procedere all’eliminazione di quella vecchia.
Aggiunta di una nuova struttura: permette di creare, nella posizione organizzativa dove ci si trova,
una nuova struttura. Se si confermano i dati automaticamente viene anche creato il relativo
riferimento per il responsabile della struttura appena creata, con tutte le informazioni del caso:
questi dati vanno inseriti tutti (comunque sono informazioni che devono essere già note) salvo
l’indicazione del Responsabile incaricato che potrebbe essere nominato in un secondo momento.
Comunque dall’apposita funzione Gestione struttura sarà sempre possibile apportare le modifiche
necessarie (vedi spiegazioni seguenti).
Eliminazione della struttura selezionata: permette di indicare la cessazione della struttura. La
struttura cesserà di essere valida dal giorno successivo a quello indicato come fine validità. Dopo
quella data l’elemento sarà consultabile dall’apposita funzione Consultazione struttura. Così come
l’aggiunta di una struttura crea automaticamente il relativo riferimento di responsabile similarmente
l’eliminazione di una struttura elimina lo stesso ed il responsabile cesserà le sue funzioni. Il
programma controlla se la struttura che si vuole cessare ha dei livelli inferiori collegati: in questo
caso avvisa con un messaggio ed impedisce la cessazione.
Gestione struttura: da questo punto è possibile visualizzare tutte le informazioni relative al
responsabile incaricato della struttura selezionata; è anche possibile visualizzare e/o modificare un
apposito “testo note” associato al responsabile incaricato della struttura in questione. Si possono poi
effettuare diverse operazioni, dettagliate nel seguito:
• Responsabile: permette di modificare il responsabile incaricato della struttura in questione.
Automaticamente la funzione si occupa anche di chiudere le abilitazioni di struttura per il
responsabile “uscente” e di aggiungerle per il responsabile “entrante”.
In dettaglio il programma si comporta come spiegato con esempio seguente.
Presupponiamo che PIPPO sia il responsabile attuale dell'area XXXXX e che dal 01/05 gli
subentra PLUTO; si avrà che:
o
o
o
#
003
K
Gestione
$
1.3) Gestione
+
00053
il programma controlla se PLUTO è già responsabile di altre strutture ed eventualmente
avvisa. Controllo non bloccante, solo per sicurezza.
viene posta la data fine validità su PIPPO come responsabile di XXXXX al 30/04
viene posta la data inizio validità su PLUTO come responsabile di XXXXX al 01/05
o
o
se PLUTO era incardinato nella struttura (cioè non era un responsabile ma era
appunto "semplicemente un incardinato") per quel posto viene messa la data fine validità
al 30/04
viene chiesto se PIPPO rimane come “semplice incardinato”, ossia se non ha/non avrà
subito altri incarichi di responsabile di struttura (vedi immagine seguente)
Sempre proseguendo nel nostro esempio se PIPPO (che viene sostituito) ha già oppure
avrà da subito (cioè alla stessa data !) altri incarichi di responsabilità allora a questa
domanda occorre rispondere NO. Se invece PIPPO non ha e al momento non avrà altri
incarichi di responsabilità allora a questa domanda occorre rispondere SI e quindi, nella
videata successiva (vedi immagine seguente) indicare in quale punto della struttura questa
persona presterà il suo servizio, a partire dal 01/05.
•
•
•
•
Gest.dipendente: rimanda alla maschera di gestione del dipendente presente come
responsabile incaricato della struttura in questione. Per le funzionalità specifiche vedi apposita
sezione del manuale (gestione dipendenti).
Storico posto: visualizza una lista con le informazioni più rilevanti relative alle modifiche subite
nel tempo dal “posto” associato al responsabile incaricato della struttura in questione (se
necessario si può visionare, per ogni elemento della lista, il dettaglio completo di tutte le
informazioni).
Storico dipendente: visualizza una lista con le informazioni più rilevanti relative ai “posti”
(posizioni) ricoperti nel tempo dal dipendente.
Muovi verticale: questa funzionalità permette di trasformare la struttura selezionata in una
struttura di livello superiore o inferiore. Esempio: se si era selezionato un settore con il Muovi
verticale è possibile trasformarlo in un’area (struttura di livello superiore) oppure in un servizio
(struttura di livello inferiore). Praticamente con il muovi verticale vengono eseguite
contestualmente due operazioni: la cessazione della struttura selezionata e l’aggiunta della
nuova struttura. Il vantaggio consiste nel fatto che le due operazioni avvengono
simultaneamente e che tutti i livelli e/o dipendenti sottostanti vengono “spostati”, con il
•
•
medesimo automatismo, in blocco. Prima di poter effettuare la trasformazione il programma
controlla che non ci siano livelli e/o posti sottostanti che impediscono il movimento:
eventualmente l’utente viene avvisato con un messaggio e i dati vengono visualizzati.
Seguendo nell’esempio precedente non sarà possibile trasformare un settore in servizio se tale
settore ha, a sua volta, dei servizi collegati: prima bisogna procedere allo spostamento di tali
servizi sotto un altro settore, oppure alla loro cessazione.
Muovi orizzontale: con questa funzionalità è possibile spostare la struttura selezionata sotto
una differente struttura di livello superiore. Esempio: selezionato un settore con il Muovi
orizzontale è possibile spostarlo sotto una differente area. Anche in questo caso tutti i livelli
sottostanti e dipendenti vengono spostati, con il medesimo automatismo, in blocco. Questa
funzionalità non è presente per l’Area, in quanto non applicabile.
Risorse umane: qui vengono visualizzati, su una lista, tutti i dipendenti presenti in quanto
associati direttamente alla struttura selezionata. Le operazioni possibili sono del tutto similari a
quelle presenti sulla lista posti della UOC e dettaglio posto (vedi istruzioni di seguito).
Le operazioni possibili sulla lista dipendenti della UOC e dettaglio dipendenti (UOS) sono del tutto similari a
quelle che sono state sopra analizzate, come operazioni possibili, sulla Gestione struttura. Ripercorrendole
velocemente sono:
•
•
•
•
Gest.dipendente: rimanda alla maschera di gestione del dipendente in questione. Per le
funzionalità specifiche vedi apposita sezione del manuale (gestione dipendenti).
Storico posto: visualizza una lista con le informazioni più rilevanti relative alle modifiche subite
nel tempo dall’assegnazione (se necessario si può vedere, per ogni elemento della lista) il
dettaglio completo di tutte le informazioni.
Storico dipendente: visualizza una lista con le informazioni più rilevanti relative alle
assegnazioni intervenute nel tempo del dipendente che al momento è assegnatario del posto.
Sposta: permette di spostare il “posto”, ed il suo assegnatario, in un altro punto della
struttura.
La gestione dei responsabili e delle risorse umane sulla struttura sono una base per la gestione di abilitazioni
di struttura.
In effetti ad ogni aggiunta/modifica/spostamento/eliminazione di una risorsa o di un responsabile vengono di
conseguenza aggiornate le abilitazioni di quella persona in base a quanto impostato sulle abilitazioni di
struttura.
A PARTIRE DALLA VERSIONE 02.08.00 TALE UTILITA’ E’ STATA SOSPESA.
#K$+
1.4) Consultazione struttura
Questa funzione è del tutto similare a quella di Gestione della struttura, salvo che tutti i dati sono in sola
consultazione; entrando nella funzione va selezionata la data alla quale si vuole consultare la struttura
organizzativa.
In effetti tutte le operazioni effettuate sulla struttura (creazioni, modifiche, cessazioni, spostamenti, ecc.)
vengono memorizzate con le relative date di validità: ciò rende possibile consultare la struttura ad una data
diversa da quella attuale.
#
004
K
Consultazione
$
1.4) Consultazione
+
00054
#K$+
1.5.1) Movimenti plurimi di struttura
Funzione di utilità che permette di spostare dei posti (compresi i dipendenti che li ricoprono) in un diverso
punto della struttura organizzativa. La selezione dei posti da movimentare, molto ampia, si adegua alle
esigenze più disparate, rendendo la funzione molto flessibile.
Praticamente questa funzione ha la stessa logica del bottone “sposta” presente nella gestione struttura sul
dettaglio di un singolo posto, solo che fa la stessa operazione per N posti tutti insieme.
Anche in questo caso quindi le abilitazioni delle persone spostate vengono aggiornate, tenendo conto dello
spostamento e delle abilitazioni di struttura impostate.
A PARTIRE DALLA VERSIONE 02.08.00 TALE
UTILITA’ E’ STATA SOSPESA.
Può essere utile ad esempio nel caso di creazione di un nuovo settore dove deve essere fatto confluire del
personale da altre strutture già esistenti.
#
008
K
Movimenti plurimi di struttura
$
1.5.1) Movimenti plurimi di struttura
+
00055
#K$+
1.5.2) Controllo presenza responsabili
Funzione di utilità che aiuta a verificare, per i vari livelli della struttura, la presenza del relativo responsabile.
E’ una funzione utile soprattutto in sede di incardinazione dipendenti, per verificare di aver inserito, e
correttamente, questo tipo di informazioni.
#
009
K
Controllo presenza responsabili
$
1.5.2) Controllo presenza responsabili
+
00056
#K$+
Questa funzione è finalizzata alla registrazione dei posti vacanti.
E’ doveroso chiarire subito che all’interno di una logica di Dotazione organica e non più di Pianta organica, il
concetto di posti vacanti stride con il resto della gestione. D’altra parte, un po’ per abitudine e un po’ per
comodità, potrebbe risultare utile poter registrare quali e quanti “posti” sarebbero necessari per un buon
andamento dell’ente. NOTA BENE: quello che differenzia questi posti vacanti dai posti inseriti nel
piano occupazionale è la copertura finanziaria: assente nei primi e presente nei secondi.
Tali posti possono essere inseriti (e quindi poi consultati) sia con un riferimento alla struttura cui si
riferiscono sia a prescindere dalla struttura: la scelta è alternativa.
Per ogni registrazione ora occorre indicare anche la data e la descrizione: tali informazioni servono per
individuare meglio la registrazione fatta.
È possibile eliminare una intera registrazione.
Selezionata la registrazione che interessa è possibile procedere alla stampa dei dati.
#
090
K
Rideterminazione
$
+
00059
#K$+
Questa funzione permette di generare e consultare il piano occupazionale relativo ad ogni anno.
Per ogni posto previsto si devono / possono indicare:
Anno di provenienza: da specificare se il posto “proviene” da un piano occupazionale di un
precedente anno
categoria
profilo professionale
mese prevista assunzione: da specificare se si è già stabilito anche il mese in cui la nuova persona
sarà assunta.
% di Part-time (solo se si prevede un posto non a tempo pieno)
tipo di copertura
il costo di copertura previsto (informazione da imputare per chi non ha PC-Stipendi Halley,
informazione proposta in automatico per chi ha PC-Stipendi Halley). In particolare il costo di
copertura proposto in automatico per chi ha PC-Stipendi Halley tiene conto:
dell’eventuale periodo che intercorre tra la data dell’atto con cui si approva il Piano
occupazionale e il 31/12 dell’anno cui il Piano si riferisce, per un massimo di un anno.
Esempio:
piano dell’anno 2005 approvato con atto del 01.12.2004
costo di copertura per un anno
piano dell’anno 2005 approvato con atto del 15.02.2005
costo di copertura per 11 mesi
dell’eventuale mese di prevista assunzione indicato.
Esempio:
piano dell’anno 2005 approvato con atto del 01.12.2004 senza mese prevista assunzione
costo di copertura per un anno
piano dell’anno 2005 approvato con atto del 01.12.2004 mese prev. assunzione = marzo
costo di copertura per 10 mesi
Per aiutare l’utente a non sbagliare viene effettuato un controllo sulla congruità tra numero di posti inseriti in
un piano occupazionale e numero di posti indicato come informazione sul piano stesso. Se tale controllo ha
esito positivo il piano si ritiene “completo”, altrimenti si ritiene “non completo” e i suoi posti non vengono
proposti, nella funzione Assegnazione posti, tra quelli da coprire.
I posti inseriti possono essere visualizzati anche su una lista di Sintesi, dove sono raggruppati per categoria e
profilo.
Cliccando sull’icona Aggiunta del Piano occupazionale viene chiesto se si vuole procedere ad una aggiunta
ex-novo oppure ad una aggiunta per variazione. L’aggiunta ex-novo va usata, come indica il nome stesso,
quando si deve procedere all’inserimento di un nuovo piano occupazionale. L’aggiunta per variazione va
utilizzata quando il nuovo piano occupazionale che si deve inserire è solo una variazione rispetto ad un piano
già inserito: i dati verranno riproposti e basterà apportare, nel nuovo piano, solo le opportune modifiche.
NOTA BENE: quando si procede ad un’aggiunta per variazione vengono riportati nel nuovo piano anche i
posti già coperti, e questi non potranno poi essere eliminati. D’altra parte se si sta procedendo ad
un’aggiunta per variazione non dovrebbe esserci motivo per non voler indicare dei posti che sono stati già
coperti. Se non si vogliono questi posti (ossia si vuole rifare il piano occupazionale per l’anno indicando solo i
posti ancora da coprire) allora utilizzare l’aggiunta ex-novo.
#
010
K
Gestione piano occupazionale
$
+
00060
Per ogni anno l’ultimo piano inserito è quello “attuale” mentre ogni eventuale altro piano precedente verrà
ritenuto “variato”.
Un corretto utilizzo della funzione permette quindi di registrare nel tempo tutti i piani occupazionali, anche
quelli non più validi, ma gestire solo quelli “attuali”.
Cliccando sull’icona aggiunta dei singoli posti di un piano si accede alla apposita maschera; nel caso si
debbano inserire più posti con le stesse caratteristiche basterà indicarne il numero su “numero elementi da
aggiungere” e scrivere le informazioni una sola volta: esse saranno moltiplicate per il numero di posti
necessari.
Cliccando sul bottone “ricalcolo” è possibile avviare un controllo automatico dei costi del piano
occupazionale per verificare che siano ancora corretti; questo può essere molto utile nell’ipotesi sia stato
approvato un nuovo contratto. Se il programma rileva che in effetti gli importi vanno aggiornati procederà
alla creazione di un nuovo piano “per variazione” uguale a quello di partenza ma con i nuovi importi.
Man mano che i posti vengono coperti essi sono evidenziati da una check e non sono più in alcun modo
modificabili.
Nel caso si abbiano degli atti di approvazione piano occupazionale con NESSUN posto previsto
si consiglia di NON inserirlo nel piano occupazionale.
#K$+
Questa funzione permette di stampare le informazioni relative al piano occupazionale per un periodo
massimo di tre anni. Su ogni anno i dati vengono accorpati per categoria e profilo.
Per ogni anno viene considerato il piano occupazionale redatto con la data più recente (come dire che viene
considerato il piano “attuale”, vedi spiegazioni della funzione precedente).
#
011
K
Stampa piano occupazionale
$
+
00061
#K$+
Questa funzione permette di svolgere tutte le formalità per procedere alla copertura di un posto previsto nel
piano occupazionale.
Inizialmente propone la lista di tutti i posti previsti nel piano occupazionale dell’anno in corso, “completo”,
“attuale” (come spiegato nella funzione Gestione piano occupazionale) e non ancora coperti.
Se necessario attraverso il bottone “Posti anno precedente” la lista dei posti da assegnare viene ricaricata
partendo dal piano occupazionale non dell’anno in corso ma dell’anno precedente: questo può essere utile
ad inizio anno se si devono registrare delle assunzioni della fine dell’anno precedente (registrate non in
tempo reale).
Con il bottone “Posti 2 anni preced.”: va utilizzato nell’ipotesi si debbano fare assunzioni che si riferiscono a
due anni indietro rispetto a quello in corso (quindi rispetto ad oggi se si devono fare assunzioni riferite al
2006; casistica MOLTO particolare). Normalmente le assunzioni che si fanno si riferiscono all’anno in corso
oppure all’anno precedente: ad esempio si registra ora a gennaio 2008 un’assunzione avvenute a dicembre
2007.
Entrando nel dettaglio del posto che si desidera coprire è possibile procedere all’inserimento delle
informazioni necessarie alla copertura del posto. In particolare:
o inserimento nella struttura: per inserire le informazioni relative al posizionamento nella struttura del
posto.
o Assegnazione del posto: per inserire le informazioni relative all’assegnazione del posto ad una certa
persona (incardinamento).
In fase di inserimento dati ci sono i seguenti controlli:
• Se il tipo copertura = mobilità oppure = riassunzione allora la posizione economica individuale è un
campo editabile e va indicata quella specifica. In tutti gli altri casi non è editabile ed il programma la
propone pari alla posizione iniziale della categoria scelta.
• Se il tipo copertura = progressione verticale allora il campo “pos. Effettiva di provenienza” viene
valorizzato in automatico con la posizione economica da cui proviene il dipendente che effettua la
progressione verticale.
Non appena completato l’inserimento dei dati nella sezione Assegnazione posto, dopo aver confermato i dati
inseriti avvisati da apposito messaggio, è possibile procedere:
alla gestione delle informazioni per la stipula del contratto individuale, fino alla stampa dello
stesso. Inserire le informazioni necessarie per le date inizio e fine contratto nonché per i documenti
di riconoscimento; selezionare il testo tipo che si vuole utilizzare per fare il contratto nel caso
specifico; visualizzare il testo del contratto “schiocciolato” (se è necessario apportare le eventuali
modifiche e/o aggiunte); procedere alla stampa del contratto. Il contratto redatto per default viene
considerato NON DEFINITIVO; quindi è ancora modificabile con la funzione UTILITA’ – Contratti
individuali – contratti non definitivi.
E’ inoltre possibile consultare il dettaglio del costo di copertura, confrontato con il costo giuridico, e le
relative differenze (caso di copertura per mobilità da altro ente).
Una volta assegnato il posto esso viene automaticamente eliminato dalla lista dei posti da coprire e reso
immodificabile nel piano occupazionale.
#
012
K
Assegnazione posti
$
+
00062
Con l’assegnazione del posto al nuovo entrato vengono automaticamente assegnate le abilitazioni in base a
quelle impostate per default sulla struttura dove viene collocato.
A PARTIRE DALLA VERSIONE 02.08.00
TALE UTILITA’ E’ STATA SOSPESA.
COLLEGAMENTI AUTOMATICI TRA QUESTA FUNZIONE E FASCICOLO DIPENDENTE
PROCEDURA GG GESTIONE GIURIDICO
•
•
DELLA
Quando si effettua una assunzione attraverso la funzione PIANO E ASSEGNAZIONE – assegnazione
posti in automatico viene generato in GG un evento di tipo 1-Assunzione.
Quando si effettua una assunzione attraverso la funzione PIANO E ASSEGNAZIONE – assegnazione
posti, con il tipo Copertura = PROGRESSIONE VERTICALE, in automatico viene generato in GG un
evento di tipo 6-Variazione giuridico/economica.
Per un corretto funzionamento degli automatismi considerare che:
Gli eventi vengono generati solo se nella funzione dei dati generali è presenta la spunta su
collegamento con GG-Giuridico.
Gli eventi vengono generati solo se nel fascicolo, per quel dipendente, non esiste già uno stesso tipo
di evento con stessa data di inizio/validità
Occorre che sia stato effettuato l’aggiornamento di procedura PC-Gestione personale alla versione
11.00.00
#K$+
3) Fuori dotazione organica
Su questo menù sono presenti una serie di funzioni destinate alla registrazione di tutto il “personale” che, a
vario titolo, “circola” e lavora nell’Ente. In tale categoria sono stati inseriti oltre ai rapporti di lavoro
parasubordinato, a quelli di lavoro subordinato extra dotazione, etc., anche i componenti degli organi
istituzionali ed i soggetti che operando all’interno dell’ente necessitano di un accesso alle procedure.
Le funzioni sono molte e permettono di soddisfare tutte le casistiche attualmente possibili: hanno comunque
tutte una stessa logica di funzionamento.
Entrando nella funzione è possibile vedere la lista delle persone, per quella funzione, attivi alla data di lavoro
o ad una data futura: è possibile consultarne il dettaglio, aggiungerne di nuovi o modificare gli esistenti. Gli
stessi dati possono anche essere stampati.
E’ inoltre possibile procedere ad una “consultazione di altri periodi”, impostando l’intervallo di date che
si preferiscono: in questo modo verranno visualizzati solo gli elementi validi nel periodo scelto.
A seconda della tipologia dei Fuori dotazione, nel dettaglio, sono presenti o meno alcune informazioni: non
tutti hanno la collocazione nella struttura (per esempio non ha senso per gli organi ma è necessaria per il
personale a tempo determinato); non tutti hanno l’indicazione della categoria, posizione e profilo, o del costo
annuo del posto.
Per alcuni tipi di Fuori dotazione è possibile gestire la stipulazione del contratto, in maniera del tutto similare
a quella prevista nella funzione di Assegnazione posto, in dotazione organica.
Solo per i fuori dotazione delle tipologie tempo determinato / sostituzione personale e tempo determinato /
completamento part-time la gestione degli incaricati costituisce una base per la gestione di abilitazioni di
struttura. Queste due tipologie infatti, pur essendo fuori dotazione, hanno una connessione strettissima con
il posto in dotazione che sostituiscono/completano e quindi si è ritenuto opportuno operare questo
automatismo.
A PARTIRE DALLA VERSIONE 02.08.00 TALE UTILITA’ E’ STATA SOSPESA.
COLLEGAMENTI AUTOMATICI TRA QUESTA FUNZIONE E FASCICOLO DIPENDENTE
PROCEDURA GG GESTIONE GIURIDICO
•
DELLA
Quando si effettua una aggiunta sui Fuori dotazione, per le tipologie “Tempo determinato”, in
automatico viene generato un evento di tipo 2-Preruolo.
11.00.00
#
FUD
K
Fuori dotazione
$
3) Fuori dotazione
+
00064
#K$+
4.1.1) Analisi costi di struttura
Funzione non accessibile a coloro che non hanno il collegamento con la procedura PC-Stipendi Halley.
Permette di produrre svariate stampe, in base a vari parametri che si possono impostare.
E’ possibile, in tal modo, analizzare il costo della struttura (dotazione + fuori dotazione) nel suo insieme.
E’ sufficiente impostare il lasso di tempo che interessa, la struttura di partenza, esercitare l’opzione se si
desidera solo la struttura scelta oppure anche le strutture dipendenti, l’opzione se si desidera il dettaglio per
singolo dipendente, l’opzione se si desidera il dettaglio delle singole voci di stipendio oppure no.
Le possibilità sono davvero molte: la funzione è stata concepita in maniera estremamente flessibile per
consentire un’analisi mirata e dettagliata, al fine di agevolare e supportare scelte e decisioni.
I dati estratti derivano da un “incrocio” tra quanto presente nella procedura PC-Gestione personale e quanto
presente nella Dotazione organica come struttura inserita.
Ad esempio: dati in PC presenti dall’anno 2000 ma struttura inserita con data validità 01-01-2005
l’analisi
costi di struttura non potrà essere fatta ad una data anteriore al 01-01-2005.
NOTA BENE: gli importi vengono suddivisi nelle due colonne “Pagato” e “Previsione” a seconda dell’intervallo
scelto per la consultazione e a seconda delle elaborazioni di cedolini effettuate. Anche per un periodo
totalmente elaborato ci potrebbero essere degli importi su Previsione: quelli relativi alla tredicesima.
#
042
K
Analisi costi di struttura
$
4.1.1) Analisi costi di struttura
+
00080
#K$+
4.1.2) Analisi costi di professioni
Simile alla precedente permette di produrre varie stampe, in base ai medesimi parametri della voce
precedente con la differenza che l’analisi è resa possibile partendo dal punto di vista delle “professioni”.
Si imposta il lasso di tempo che interessa, il tipo di raggruppamento, per categoria, posizione o profilo,
l’opzione se si desidera solo il totale scelto oppure anche il dettaglio per singolo dipendente e quella relativa
al dettaglio, o meno, delle voci stipendiali.
Il livello di versatilità è omologo alla funzione precedente. A differenza però dalla funzione “analisi costi di
struttura” qui vengono considerati i costi del solo personale a tempo indeterminato (personale di Dotazione).
I dati estratti derivano da un “incrocio” tra quanto presente nella procedura PC-Gestione personale e quanto
presente nella Dotazione organica come struttura inserita.
Ad esempio: dati in PC presenti dall’anno 2000 ma struttura inserita con data validità 01-01-2005
l’analisi
costi di struttura non potrà essere fatta ad una data anteriore al 01-01-2005.
#
043
K
Analisi costi di professioni
$
4.1.2) Analisi costi di professioni
+
00081
#K$+
4.1.3) Analisi costi di gruppo
Anche questa funzione permette di produrre varie stampe, in base ai parametri desiderati, che consentono di
analizzare il costo di un gruppo / progetto.
Si imposta l’intervallo di tempo da esaminare, il tipo di stampa, l’opzione se si desidera solo il totale oppure
anche il dettaglio per singolo dipendente e quella relativa al dettaglio delle singole voci stipendiali.
Anche qui il livello di flessibilità della funzione permette un’analisi con livello di approfondimento
significativamente selettivo.
A differenza delle due funzioni precedenti (analisi costi di struttura e di professione) in questo caso non è
rilevante la data inizio validità della struttura presente. I dati dei costi possono essere estratti a qualsiasi
data purché siano presenti nella procedura PC-Gestione personale e, ovviamente, il gruppo sia “attivo” nel
periodo richiesto.
#
071
K
Analisi costi di gruppo
$
4.1.3) Analisi costi di gruppo
+
00082
#K$+
4.1.4) Analisi costi individuale
Anche questa funzione permette di produrre varie stampe, in base ai parametri desiderati, che consentono di
analizzare il costo di un singolo dipendente.
Si imposta l’intervallo di tempo da esaminare, il tipo di stampa, l’opzione se si desidera solo il totale oppure
anche il dettaglio per singolo dipendente e quella relativa al dettaglio delle singole voci stipendiali.
Anche qui il livello di flessibilità della funzione permette un’analisi con livello di approfondimento
significativamente selettivo.
#
094
K
Analisi costi individuale
$
4.1.4) Analisi costi individuale
+
00083
#K$+
Questa funzione permette di stampare, e quindi analizzare, l’elenco di coloro che, nell’anno di riferimento
raggiungeranno i requisiti (di età) impostati per il pensionamento (attenzione: per una corretta estrazione
dei dati verificare nella funzione Dipendenti / operatori / Gestione dipendenti che sia presente la corretta
data di nascita).
Nella stampa, per chi ha il collegamento con la procedura PC-Stipendi Halley, saranno presenti anche i dati
economici, in modo da valutare immediatamente le risorse finanziare che si andranno ad economizzare in
connessione al momento della quiescenza.
#
041
K
Previsione pensionandi
$
+
00084
#K$+
Questa funzione permette di effettuare delle analisi di costi ipotetici; svincolate da effettivi posti in dotazione
e svincolate anche dal piano occupazionale.
Dopo aver inserito i vari parametri per il calcolo del costo si potrà avviare l’elaborazione e verranno
visualizzati i costi calcolati. I dati potranno anche essere stampati.
I dati non vengono in alcun modo memorizzati.
#
100
K
Previsione costi ipotetici
$
+
00085
#K$+
4.4.1) Diagramma analisi consistenza
Questa funzione permette di visualizzare in forma di grafico la consistenza ad una certa data di un certo
livello di struttura.
Nella legenda del grafico oltre alla descrizione del valore è presente anche il valore numerico.
#
077
K
Diagramma analisi consistenza
$
4.4.1) Diagramma analisi consistenza
+
00087
#K$+
4.4.2) Diagramma analisi categorie
Questa funzione permette di visualizzare in forma di grafico la distribuzione del personale tra le categorie ad
una certa data e di un certo livello di struttura.
#
079
K
Diagramma analisi categorie
$
4.4.2) Diagramma analisi categorie
+
00088
#K$+
4.4.3) Diagramma analisi posizioni effettive
Questa funzione permette di visualizzare in forma di grafico la distribuzione del personale tra le posizioni
effettive (A1, A2, ecc.) ad una certa data e di un certo livello di struttura.
#
080
K
Diagramma analisi posizioni effettive
$
4.4.3) Diagramma analisi posizioni effettive
+
00089
#K$+
4.4.4) Diagramma analisi profili
Questa funzione permette di visualizzare in forma di grafico la distribuzione del personale tra i profili ad una
certa data e di un certo livello di struttura.
#
081
K
Diagramma analisi profili
$
4.4.4) Diagramma analisi profili
+
00090
#K$+
4.5.1) Stampa struttura
Questa funzione produce una stampa della struttura organizzativa, evidenziando anche le dipendenze di un
livello dai precedenti.
Va selezionata la data alla quale si vuole stampare la struttura organizzativa. E’ possibile stampare tutta la
struttura oppure una porzione di essa, selezionando la singola struttura che interessa.
#
130
K
Stampa struttura
$
4.5.1) Stampa struttura
+
00091
#K$+
4.5.2) Stampa personale su struttura
Questa funzione produce una stampa della struttura, evidenziando anche le dipendenze di un livello dai
precedenti. Per ogni struttura viene indicato anche il relativo responsabile.
Va selezionata la data alla quale si vuole stampare la struttura organizzativa.
E’ possibile scegliere tra tre tipologie di stampa diverse:
• SINTETICA: stampa solo i vari livelli di struttura evidenziando le loro dipendenze. Occorre scegliere
se si vuole stampare con o senza i testi delle Missioni dei vari livelli.
• CON INCARICATI: come stampa precedente, senza Missione ma aggiungendo anche il nominativo,
matricola e profilo del responsabile di ciascun livello.
• CON RISORSE: come stampa precedente aggiungendo anche l’elenco i tutte le risorse umane in
dotazione a ciascun livello. Occorre scegliere il tipo di ordinamento desiderato per le risorse umane.
• CON RISORSE COMPRESI F.D.: come stampa precedente ma include anche le risorse umane Fuori
dotazione che hanno un riferimento alla struttura organizzativa.
#
005
K
Stampa personale su struttura
$
4.5.2) Stampa personale su struttura
+
00092
#K$+
4.5.3) Stampa personale destrutturata
Questa funzione produce una stampa concettualmente del tutto similare a quella della stampa personale su
struttura; in questo caso però non viene data rilevanza alla struttura di appartenenza, ma viene prodotto un
mero elenco di persone.
E’ presente anche un’opzione che, se spuntata, evidenzia in coda alla stampa eventuali persone presenti
contemporaneamente su più punti della struttura: in particolare ci si riferisce ai casi in cui una persona sia
responsabile di più strutture contemporaneamente.
Questa opzione facilita il “conteggio” e l’evidenza del personale presente in una o più strutture.
#
101
K
Stampa personale destrutturata
$
4.5.3) Stampa personale destrutturata
+
00093
#K$+
4.5.4) Stampa personale fuori dotazione
Questa funzione permette di ottenere una stampa che contiene il personale fuori dotazione, a data.
Si può selezionare la struttura di appartenenza e la tipologia di Fuori dotazione; è inoltre possibile scegliere
tra diversi tipi di ordinamento dei dati estratti.
La stampa permette quindi di sapere, ad una certa data, QUANTE sono le persone che corrispondono ai
parametri impostati, e altre informazioni.
#
102
K
Stampa personale fuori dotazione
$
4.5.4) Stampa personale fuori dotazione
+
00094
#K$+
4.5.5) Stampa consistenza tutto il personale
Questa funzione permette di stampare, e quindi analizzare, la consistenza della struttura organizzativa
Anche qui è possibile impostare vari parametri in modo da estrapolare il dato desiderato nella forma più utile
all’utente.
#
040
K
Aconsistenza tutto il personale
$
4.5.5) consistenza tutto il personale
+
00095
#K$+
4.5.6) Stampa dipendenti cessati
Questa funzione permette di stampare, e quindi analizzare, l’elenco di coloro che, nell’intervallo di tempo e
per il motivo indicato, sono stati cessati.
Nella stampa, per chi ha il collegamento con la procedura PC-Stipendi Halley, saranno presenti anche i dati
economici, in modo da valutare immediatamente le eventuali risorse finanziare economizzate.
#
075
K
Dipendenti cessati
$
4.5.6) Dipendenti cessati
+
00096
#K$+
4.5.7 Stampa dipendenti categorie protetti
Questa funzione permette di stampare l’elenco di coloro che appartengono a categorie protette; così come
definito nell’anagrafica dei singoli dipendenti.
#
103
K
Dipendenti categorie protette
$
4.5.7 Dipendenti categorie protette
+
00097
#K$+
4.5.8 Stampa dipendenti part-time
Questa funzione permette di stampare l’elenco di coloro che sono dipendenti part-time.
Dato che questa informazione viene storicizzata nella struttura l’informazione viene ricercata lì.
#
104
K
Dipendenti part-time
$
4.5.8 Dipendenti part-time
+
00098
#K$+
4.5.9 Stampa dipendenti comandati
Questa funzione permette di stampare l’elenco di coloro che sono comandati.
#
105
K
Dipendenti comandati
$
4.5.9 Dipendenti comandati
+
00099
#K$+
4.5.10 Stampa dipendenti in aspettativa
Questa funzione permette di stampare l’elenco di coloro che sono in aspettativa.
#
106
K
Dipendenti in aspettativa
$
4.5.10 Dipendenti in aspettativa
+
00100
#K$+
4.5.11 Stampa dipendenti per cat-pos-profilo
Questa funzione permette di stampare l’elenco dei dipendenti per categoria oppure per posizione economica
oppure per profilo.
#
113
K
Dipendenti per cat-pos-profilo
$
4.5.1 Dipendenti per cat-pos-profilo
+
00101
#K$+
Questa funzione permette di consultare, modificare e aggiungere i dati relativi ai dipendenti / operatori.
Durante l’installazione della procedura DO-Dotazione organica questo archivio viene popolato con le
informazioni presenti nell’archivio degli Operatori di HH-Ambiente Halley e, per chi ne è fornito, con le
informazioni presenti nelle anagrafiche di PC-Stipendi Halley (vedi apposita sezione del manuale “avviamento
procedura”).
In particolare le funzionalità possibili sono:
Associa foto: è possibile associare una foto ai dati del dipendente. Si possono utilizzare solo file con
estensione .bmp
Storico: visualizza la lista dei posti occupati nel tempo dal dipendente in questione. Può essere utile anche
per sapere al momento in quale punto della struttura è collocato.
Gruppi: visualizza la lista dei gruppi cui il dipendente partecipa o ha partecipato.
Cambio Profilo: funzione che permette la modifica del profilo associato al dipendente. La modifica viene poi
riportata (e quindi storicizzata) sul posto occupato dal dipendente stesso. I profili tra cui si può scegliere
sono quelli codificati nell’apposita funzione.
Cambio FT / PT: funzione che permette la modifica del tipo rapporto associato al dipendente (da full –time a
part-time o viceversa). La modifica viene poi riportata (e quindi storicizzata) sul posto occupato dal
dipendente stesso. Le tipologie di rapporto tra cui si può scegliere sono: full-time e part-time.
Cambio Presenza: funzione che permette la modifica della “presenza” associata al dipendente. La modifica
viene poi riportata (e quindi storicizzata) sul posto occupato dal dipendente stesso. Le tipologie tra cui si può
scegliere sono: presente, comandato, aspettativa.
In particolare per quanto riguarda l’aspettativa lo scopo non è quello di registrare tutte le assenze per
aspettative (per questo esiste la procedura RP-gestione presenze; non avrebbe senso registrare nella
Dotazione organica per esempio le assenze per maternità) ma casistiche tipo quelle delle aspettative per
incarico può essere utile e conveniente registrarle
Cambio Posizione: funzione che permette la modifica della posizione associato al dipendente. La modifica
viene poi riportata (e quindi storicizzata) sul posto occupato dal dipendente stesso. Per gli utenti che hanno
il collegamento con la procedura PC-Stipendi Halley questa funzione è disattiva in quanto le informazioni
relative ai cambiamenti di posizione economica vengono passati da tale procedura (vedi sotto “Collegamenti
automatici”).
Cessazione: funzione che permette la cessazione del dipendente. Procedendo alla cessazione in automatico:
viene reso vacante il posto occupato dal dipendente in dotazione,
vengono poste le date di fine validità sulle eventuali firme ed abilitazioni del dipendente stesso,
vengono chiusi eventuali posti di fuori dotazione,
vengono chiuse eventuali partecipazioni a gruppi. Se la data di fine partecipazione è già presente
ma maggiore della data di cessazione essa viene aggiornata.
ATTENZIONE: nell’ipotesi che la cessazione si registri in una data successiva rispetto a quella indicata il
posto della dotazione viene reso vacante dalla data di cessazione indicata, mentre le firme e le abilitazioni
vengono “chiuse” alla data di sistema in cui viene fatta la cessazione: questo per evitare delle possibili
incongruenze sui dati. Esempio: il giorno 10.04.2005 si registra che il dipendente Pippo cessa a partire dal
30.03.2005 (quindi la registrazione è successiva rispetto alla data indicata come cessazione)
il posto della
dotazione viene reso vacante dal 01.04.2004 mentre le firme e le abilitazioni di Pippo vengono “chiuse” con
data 10.04.2005
Per coloro che hanno il collegamento con la procedura PC-Stipendi Halley dalla funzione di Gestione
#
046
K
Gestione dipendenti
$
+
00110
dipendenti non sarà possibile procedere all’aggiunta di nuovi elementi in quanto non necessario:
l’inserimento di dati è fatto in sede di installazione (vedi quanto scritto sopra) oppure dalle funzioni di
Assegnazione posto o dall’inserimento in Fuori dotazione.
Per coloro che NON hanno il collegamento con la procedura PC-Stipendi Halley è possibile l’aggiunta: tale
funzionalità serve comunque in fase di avviamento in quanto nell’iter normale di lavoro gli inserimenti vanno
fatti comunque dalle funzioni di Assegnazione posto o dall’inserimento in Fuori dotazione.
Per i dipendenti cessasti la modifica non è più possibile: non c’è più ragione di modificare tali dati.
COLLEGAMENTI AUTOMATICI TRA ANAGRAFICA DIPENDENTE DELLA DOTAZIONE ORGANICA E
ANAGRAFICA DIPENDENTE DELLA PROCEDURA PC-STIPENDI HALLEY
(per chi ha attivato la flag di collegamento sui dati generali):
•
•
•
•
•
•
In caso di aggiunta di nuova anagrafica in Dotazione organica (effettuata dalle funzioni di
copertura posto oppure di fuori dotazione) essa viene automaticamente aggiunta anche nella
procedura PC-Stipendi Halley. Se per l’anagrafica che si inserisce non viene indicato il profilo
professionale (soprattutto questo avviene per alcune tipologie di fuori dotazione) nel campo
“mansione” dell’anagrafica della procedura PC-stipendi Halley verrà riportata una descrizione fissa in
base alla tipologia (esempio: stagista).
In caso di modifica dei dati dell’anagrafica esse vengono riportate, sempre automaticamente,
sulla relativa anagrafica nella procedura PC-stipendi Halley.
In caso di “cambio profilo” la modifica viene riportata, sempre automaticamente, sulla relativa
anagrafica nella procedura PC-stipendi Halley (campo “mansione” dell’anagrafica).
In caso di “cessazione” dell’anagrafica la data di cessazione viene riportata, sempre
automaticamente, sulla relativa anagrafica nella procedura PC-stipendi Halley.
In caso di “cambio rapporto” le informazioni NON vengono passate direttamente alla procedura
PC-stipendi Halley, perché si potrebbero creare problemi con le elaborazioni cedolini se la modifica
non viene effettuata al momento giusto. In questo caso le informazioni vengono messe in una
tabella di passaggio, per essere poi riprese automaticamente dalla procedura PC-stipendi Halley. Per
il completamento dell’automatismo occorrerà che venga effettuata anche apposita modifica nella
procedura PC-stipendi Halley per l’acquisizione di questi dati.
Collegamento per acquisizione PEO in automatico: è stato predisposto apposito programma
per poter effettuare passaggio in automatico delle PEO (progressioni economiche orizzontali) dalla
procedura PC-stipendi Halley a DO-dotazione organica. A partire dalla versione 10.06.00 di PCstipendi Halley il collegamento è totalmente attivo.
Nella procedura PC-stipendi Halley, nella funzione Elaborazioni mensili / Applicazione PEO / Gestione
arretrati PEO è presente il bottone “Var. PC-GG-DO” che effettua il trasferimento alla procedura DOdotazione organica delle PEO per le matricole coinvolte nella registrazione in questione. Per maggiori
chiarimenti consultare il manuale della procedura PC-stipendi Halley.
COLLEGAMENTI AUTOMATICI TRA ANAGRAFICA DIPENDENTE DELLA DOTAZIONE ORGANICA E
FASCICOLO DIPENDENTE DELLA PROCEDURA GG GESTIONE GIURIDICO
•
•
•
Quando nell’anagrafica dipendente viene effettua la funzione di “Cambio profilo” in automatico
viene generato in GG un evento di tipo 5-Variazione struttura/profilo.
Quando nell’anagrafica dipendente viene effettua la funzione di “Cambio rapporto” in automatico
viene generato in GG un evento di tipo 8-Trasformazione rapporto di lavoro.
Quando nell’anagrafica dipendente viene effettua la funzione di “Cambio presenza”, quando si
indica che il dipendente va in comando, in automatico viene generato in GG un evento di tipo 25Comando.
11.00.00
#K$+
5.2) Gestione gruppi
Questa funzione permette di consultare, modificare e aggiungere i dati relativi ad eventuali gruppi di lavoro.
Tali gruppi sono caratterizzati da una descrizione (nome del gruppo), una data inizio ed una data fine
validità, un responsabile e per la missione affidata (descrivibile liberamente). E’ inoltre a disposizione un
testo per poter associare ad ogni gruppo una relazione finale del lavoro svolto.
Ai gruppi possono essere associati partecipanti con una data, individuale, di inizio e di fine partecipazione al
lavoro del gruppo.
La gestione dei gruppi permette da un lato la registrazione e, quindi, la storicizzazione di gruppi di lavoro che
di fatto esistono e sono gestiti, dall’altro sono una base per la gestione di abilitazioni di gruppo.
In effetti ad ogni aggiunta/modifica o eliminazione di un partecipante al gruppo vengono di conseguenza
aggiornate le abilitazioni di quel partecipante in base a quanto impostato sulle abilitazioni di gruppo.
A
PARTIRE DALLA VERSIONE 02.08.00 TALE UTILITA’ E’ STATA SOSPESA
#
047
K
Gestione gruppi
$
5.2) Gestione gruppi
+
00111
#K$+
Questa funzione consente la registrazione del rilascio, ad un dipendente / operatore, di una firma digitale
interna.
E’ previsto, oltre al rilascio, l’eliminazione della stessa e la storicizzazione dell’arco temporale di sua validità.
La data di inizio validità della firma che si rilascia può essere diversa da oggi, viene comunque registrata
automaticamente dal programma anche una data di registrazione della firma.
NOTA BENE: per questa funzione sono gestiti i seguenti codici di accesso:
Codice di acceso da 1 a 5
accesso in sola consultazione
Codice di accesso = 6
è possibile modificare SOLO il PIN e solo delle PROPRIE firme (in base all’operatore
che è entrato nella funzione)
Codice di accesso > = 7
accesso con gestione completa.
Per esempio attraverso il codice di accesso 6 è possibile abilitare la funzione a tutti coloro che hanno la firma
digitale: potranno modificare a proprio piacimento il proprio PIN ma no potranno fare né aggiunte né altre
modifiche.
#
049
K
Rilascio firme
$
+
00113
#K$+
Questa funzione consente di registrare le firme digitali rilasciate da Enti Certificatori; anche in questo caso
possono essere eliminate, ne rimarrà comunque traccia.
Il Registro può essere consultato in diverse modalità le firme digitali per tutti i dipendenti / operatori, sia
rilasciate dall’Ente, sia rilasciate da Enti Certificatori.
La data di inizio validità della firma che si registra può essere diversa da oggi, viene comunque registrata
automaticamente dal programma anche una data di registrazione della firma.
#
050
K
Registro firme
$
+
00114
#K$+
5.3.3 Stampa firme
Questa funzione consente di stampare le firme utilizzate all’interno dell’Ente, con la possibilità di impostare
diversi parametri.
#
051
K
Stampa firme
$
5.3.3) Stampa firme
+
00115
#K$+
5.3.4 Firme attive
Questa funzione consente di consultare tutte le firme attive ad una certa data impostata.
#
052
K
Firme attive
$
5.3.4) Firme attive
+
00116
#K$+
5.4 Abilitazioni di massa
TUTTA LA SEZIONE DELLE ABILITAZIONI A PARTIRE DALLA VERSIONE
02.08.00 E’ STATA SOSPESA PER COMPATIBILITA’ CON IL NUOVO AMBIENTE
HALLEY CHE HA INIZIATO LA FASE DI TEST.
NEL NUOVO AMBIENTE LA GESTIONE DELLE ABILITAZIONI E’ DEL TUTTO
CAMBIATA E QUINDI SI E’ RESA NECESSARIA QUESTA SOSPENSIONE.
GLI AUTOMATISMI SARANNO RIATTIVATI DOPO LA DISTRIBUZIONE DI MASSA
DEL NUOVO AMBIENTE
#
ABI
K
Abilitazioni
$
5.4) Abilitazioni
+
00117
#K$+
5.4.1 Abilitazioni di struttura organizzativa
DEL NUOVO AMBIENTE
#
053
K
Abilitazioni di struttura organizzativa
$
5.4.1) Abilitazioni di struttura organizzativa
+
00118
#K$+
5.4.2 Abilitazioni di gruppo/progetto
DEL NUOVO AMBIENTE
#
069
K
Abilitazioni di gruppo/progetto
$
5.4.2) Abilitazioni di gruppo/progetto
+
00119
#K$+
5.4.4 Controllo abilitazioni
DEL NUOVO AMBIENTE
#
055
K
Controllo abilitazioni
$
5.4.4) Controllo abilitazioni
+
00120
#K$+
5.5.1 Controllo codice fiscale
Funzione di utilità mirata al controllo della presenza e correttezza del codice fiscale nelle anagrafiche dei
dipendenti/operatori.
#
073
K
Controllo codice fiscale
$
5.5.1) Controllo codice fiscale
+
00137
#K$+
5.5.2 Stampa dipendenti
Funzione di utilità mirata alla stampa dei dipendenti/operatori presenti in archivio.
#
092
K
Stampa dipendenti
$
5.5.2) Stampa dipendenti
+
00138
#K$+
6.1 Dati generali
Questa funzione permette di registrare dei dati generali utilizzati poi nel funzionamento della procedura.
In particolare:
denominazione e indirizzo Ente
responsabile del personale: sarà la persona che risulterà come rappresentante dell’Ente nei contratti
stipulati con i dipendenti
indirizzo e-mail dell’INAIL: sarà quello utilizzato per l’invio automatico via e-mail della denuncia
INAIL (funzionalità in corso di realizzazione).
descrizioni alternative: dato che la terminologia di area / settore / servizio / UOC potrebbe non
essere quella utilizzata da tutti gli enti (anche se è la più diffusa) qui si possono indicare le
descrizioni (diverse) che si desiderano utilizzare. Tali descrizioni vengono utilizzate nelle stampe della
procedura, mentre a video le diciture rimangono quelle scelte da Halley.
Indicazione dei collegamenti con altre procedure Halley in uso
Bottone “in corso”: possibilità di verificare se ci sono generazioni di struttura od attività di
incardinamento in corso. Vengono visualizzate informazioni relativamente a tali attività.
Bottone “livelli”: possibilità di indicare, per ogni anno gestito, da quale livello si vuole partire. In
effetti sono previsti e gestiti quattro livelli di struttura ma non necessariamente vanno usati tutti. In
questo punto si può indicare che si intende gestire la procedura partendo dal livello di area o settore
o servizio. Per ogni anno ed in base al livello di partenza scelto è possibile impostare la categoria
minima per il responsabile di ogni livello. Tale categoria sarà poi controllata in fase di Incardinazione
e in fase di Gestione struttura.
Bottone “shell”: utilità a disposizione dei tecnici Halley; di nessun utilizzo per il cliente.
#
056
K
Dati generali
$
6.1) Dati generali
+
00150
#K$+
6.2.1 Testi tipo contratti
Questa funzione permette di definire e redigere i testi tipo dei contratti individuali che l’Ente utilizza per
regolare i rapporti di lavoro. Tali testi sono classificati per tipologia, hanno una descrizione ed un intervallo di
date di validità, che consente di risalire sempre, nel tempo, al testo tipo riferito ad una certa data.
Alcuni testi tipo sono forniti con l’installazione della procedura: essi sono comunque solo a titolo di esempio e
il cliente li può modificare come meglio crede.
Nell’apposita sezione del manuale “elenco chiocciole” viene fornito un elenco di tutte le informazioni gestibili
in questi testi tipo.
#
057
K
Testi tipo contratti
$
6.2.1) Testi tipo contratti
+
00151
#K$+
6.2.2 Repertorio contratti
Questa funzione permette di consultare e stampare tutti i contratti, e appendici di contratti, stipulati
dall’Ente; la ricerca può essere effettuata in base a vari parametri.
#
058
K
Repertorio contratti
$
6.2.2) Repertorio contratti
+
00152
#K$+
6.2.3. Contratti non definitivi
Fa questa funzione è possibile apportare ulteriori modifiche al contratto fatto (nella funzione di Assegnazione
posti oppure da una delle funzioni di Fuori dotazione).
Quando si è sicuri che il contratto è corretto e definitivo basterà cliccare su “rendi definitivo”: dopodichè esso
non sarà più modificabile e si potrà consultare e stampare dalla funzione UTILITA’ – Contratti individuali –
Repertorio Contratti / appendici.
NOTA BENE: tutti i contratti redatti fino alla versione di procedura 02.10.03 (ossia prima dell’introduzione
della novità) sono considerati DEFINTIVI. Tutti quelli fatti a partire dalla versione 02.10.03 in sono per
default NON Definitivi, fino a quando non saranno resi definitivi (come spiegato sopra).
Dalla funzione UTILITA’ – Contratti individuali – Repertorio Contratti / appendici si possono consultare SOLO
i contratti definitivi.
#
109
K
Contratto non definitivi
$
6.2.3) Contratti non definitivi
+
00153
#K$+
6.2.4 Gestione appendici
Questa funzione permette di gestire delle appendici ai contratti già stipulati.
Nella parte superiore della videata è possibile ricercare il contratto cui si vuole associare l’appendice da
creare. Selezionato il contratto che interessa procedere con “Aggiungi appendice”: proseguire poi con i dati
relativi a questa appendice nonché alla stesura del suo testo.
Quando si è sicuri di aver terminato la stesura dell’appendice cliccare su “Conferma”: in questo modo essa
viene acquisita come definitiva, non sarà più modificabile ma solo consultabile dall’apposita funzione
Repertorio contratti / appendici.
Nella parte inferiore della maschera principale vengono visualizzate (se ci sono) delle appendici in fase di
stesura: ossia appendici per le quali è stata iniziata la scrittura ma non ne è stata data la “Conferma”
definitiva.
#
083
K
Gestione appendici
$
6.2.4) Gestione appendici
+
00154
#K$+
6.2.4 Stampa utilizzo contratti
Questa funzione permette di stampare l’elenco dei contratti stipulati, estraendoli in base a vari parametri.
#
059
K
Stampa utilizzo contratti
$
6.2.4) Stampa utilizzo contratti
+
00155
#K$+
6.2.5 Stampa contratti in scadenza
Questa funzione permette di stampare i contratti che hanno una data di scadenza compresa nell’intervallo
impostato dall’utente.
#
097
K
Stampa contratti in scadenza
$
6.2.5) Stampa contratti in scadenza
+
00156
#K$+
6.3.1 Comunicazioni obbligatorie
L’articolo 4-bis del D.Lgs. n.181/2000, così come modificato dall’art.1, comma 1184 della L. 296/2006,
prevede che i datori di lavoro pubblici e privati effettuino le comunicazioni di instaurazione, proroga,
trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro, avvalendosi dei servizi informatici messi a disposizione dai
servizi competenti.
Sull’argomento sono anche usciti il Decreto interministeriale 30 ottobre 2007 nonché la Circolare n. 8371 del
21-12-2007: disposizioni attuative del decreto interministeriale 30-10-2007 ….
Le nuove comunicazioni obbligatorie sono pluriefficaci. Un solo invio è valido ai fini dell’assolvimento degli
obblighi di comunicazione nei confronti delle direzioni regionali e provinciali del lavoro, dell’Istituto nazionale
della previdenza sociale, dell’Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, o di altre
forme previdenziali sostitutive o esclusive, nonché nei confronti della Prefettura-Ufficio territoriale del
Governo.
Per l’utilizzo di questa funzione occorre avere installata la procedura GT-Gestione del territorio, almeno alla
versione 03.07.09, in quanto viene sfruttato il collegamento con l’archivio dei comuni e degli stati.
Se la versione di GT-Gestione del territorio in proprio possesso è inferiore occorre procedere ai necessari
aggiornamenti.
Se non si è in possesso della licenza di GT-Gestione del territorio contattare la propria struttura Halley di
riferimento.
Vediamo nel dettaglio le funzionalità della nuova funzione COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE,
basandoci sull’immagine seguente, che mostra una comunicazione inserita per una casistica di Proroga.
#
110
K
Comunicazioni obbligatorie
$
6.3.1) Comunicazioni obbligatorie
+
00157
1
5
2
3
4
NOTA 1: nella parte alta della maschera ci sono dei dati riassuntivi, in sola consultazione, della
comunicazione in questione. Nel dettaglio le informazioni presenti sono:
Casistica: è un’informazione che si indica in fase di aggiunta nuova comunicazione. Le casistiche
possibili sono Assunzione, proroga, trasformazione, cessazione.
Tipo comunicazione: è il tipo comunicazione così come previsto dalla normativa. L’informazione si
compila nella sezione “dati invio”.
Cod. comunicazione: è il codice assegnato dal sistema alla comunicazione in questione. Va compilato
utilizzando l’apposita funzione “inserisci dati ricevuta”.
Com. precedente: è il codice della eventuale comunicazione precedente. E’ compilato
automaticamente ogni volta che si procede con una comunicazione per annullamento o rettifica di
altra comunicazione.
Data e ora invio: viene valorizzato in automatico dal programma con la data e l’ora di quando viene
creato il file XML.
PT ricevuta: è il protocollo assegnato dal sistema alla comunicazione in questione. Va compilato
utilizzando l’apposita funzione “inserisci dati ricevuta”.
Lavoratore: è il nominativo del lavoratore cui la comunicazione si riferisce. L’informazione si compila
nella sezione “Lavoratore”.
NOTA 2: le comunicazioni si compongono di varie sezioni; è possibile spostarsi nelle varie pagine utilizzando
questi bottoni. A seconda della casistica indicata in fase di aggiunta sono attivi solo i bottoni delle sezioni
necessarie. Nell’esempio qui proposto la comunicazione è per una casistica di Proroga, quindi i bottoni per
Inizio, Trasformazione e Cessazione sono disattivi perché quelle sezioni non vanno compilate.
NOTA 3: su tutte le sezioni è presente questo bottone. Cliccandolo viene aperto un file EXCEL che contiene
una sintesi delle istruzioni ministeriali per la compilazione dei vari campi. In particolare le istruzioni sono
estrapolate dal documento “modelli e regole” e dal documento “standard tecnici del sistema informativo
delle comunicazioni obbligatorie”, entrambi presenti sul sito www.lavoro.gov.it/co.
NOTA 4: accanto ad alcuni bottoni, all’interno delle varie sezioni della comunicazione, è possibile trovare un
bottone di informazioni, In questi casi cliccando su tale bottone viene aperto un file excel che contiene
l’elenco dei codici possibili per l’informazione da compilare.
Nell’esempio qui proposto il bottone è accanto al campo “Settore”; se ci si clicca viene aperto un file Excel
che contiene tutti i possibili codici utilizzabili per la compilazione del campo “Settore”.
Il contenuto dei file Excel proposti è stato preso dall’allegato al decreto interministeriale (in particolare
Allegato D), presente anche questo sul sito www.lavoro.gov.it/co.
NOTA 5: terminato l’inserimento di tutte le informazioni necessarie attraverso il bottone “Crea XML” è
possibile creare il file XML della comunicazione in questione. Tale file potrà essere utilizzato per effettuare,
presso il sito della propria regione o provincia, la comunicazione vera e propria attraverso l’acquisizione.
Cliccando su “Crea XML” appare la seguente videata:
Come spiegato nelle note cliccando su “Preparazione” viene preparato il file XML con tutte le informazioni
inserite. La preparazione può essere ripetuta tutte le volte che si vuole: se è già stata fatta appare la scritta
sopra cerchiata, come avviso.
Cliccando su “Trasferimento” il file preparato può essere copiato, a propria scelta, o su un floppy o sulla
cartella temporanea del PC dove si sta lavorando.
Il file trasferito si chiamerà COMUNICO.XML
NOTA BENE: quando si effettua la preparazione nel file viene indicata come data di invio (richiesta dalla
normativa) la data e l’ora di sistema; è bene quindi che la comunicazione vera e propria presso il sito della
propria regione o provincia avvenga prima possibile, altrimenti tali dati saranno incongruenti.
In aggiunta di nuova comunicazione il programma richiede innanzitutto di scegliere la tipologia di
aggiunta che si vuole fare
Scegliendo “per annullamento o rettifica” viene richiesto l’inserimento del codice della comunicazione che si
vuole annullare o rettificare, dopodichè nella nuova vengono riportate in automatico TUTTE le informazioni
della precedente comunicazione. Bisognerà procedere ad apportare solo le eventuali rettifiche, rifare il file
XML e ovviamente la comunicazione in senso stretto.
Scegliendo “per altre casistiche” bisogna indicare quale è il caso in questione, in modo da attivare poi solo le
sezioni che interessano.
La stampa della comunicazione permette di effettuare dei controlli su carta dei dati inseriti. La stampa è un
fac-simile del modello come previsto dalla normativa. Si ricorda che tale modulistica cartacea NON PUO’
Essere utilizzata per effettuare la comunicazione, ma solo per controllo / comodità.
#K$+
6.3.2 Inserisci dati ricevuta comunicazione obbligatoria
Vediamo le funzionalità della funzione INSERISCI DATI RICEVUTA, basandoci sull’immagine seguente.
Nella parte superiore della maschera vengono riportati dei dati riassuntivi, non modificabili, della
comunicazione.
Nella parte inferiore è possibile inserire il codice comunicazione e il protocollo di ricevuta.
Inoltre attraverso il bottone “Allegati” è possibile salvare i file di ricevuta (dovrebbero essere un file XML e
un file PDF): in questo modo non occorre memorizzare questi file su cartelle locali ma rimarranno associati
alla comunicazione cui si riferiscono e saranno sempre immediatamente rintracciabili e consultabili.
NOTA BENE: quando ad una comunicazione viene associato il codice comunicazione nell’altra funzione
“comunicazioni” non sarà più né modificabile né eliminabile. Infatti si ritiene che tale comunicazione sia già
stata inoltrata (visto che si ha il codice di registrazione) e per questo viene protetta.
#
111
K
Inserisci dati ricevuta
$
6.3.2) Inserisci dati ricevuta
+
00158
#K$+
6.4.1 Registro denunce INAIL
Questa funzione permette di consultare e stampare tutte le denunce fatte all’INAIL dall’Ente; la ricerca può
essere effettuata in base a vari parametri.
A partire dall aversione di procedura 02.11.00 da questa funzione NON E’ PIU’ possibile inviare all’INAIL l’email per la denuncia nominativa degli assicurati: tale normativa no né più in vigore.
#
091
K
Registro denunce INAIL
$
6.4.1) Registro denunce INAIL
+
00159
#K$+
6.5 Codici procedura
Permette la consultazione e/o gestione dei codici utilizzati nella procedura.
Tipi di posto: tipo di posto di dotazione organica. Solo consultabile.
Categorie – profili: consultazione delle categorie e gestione dei profili codificati associati ad ogni categoria.
Tipo copertura: modalità di copertura di un posto di dotazione organica. Solo consultabile.
Posti fuori dotazione: tipologie di posti fuori dotazione gestiti dalla procedura. Solo consultabile.
Motivi gestione posto: tipologie di modifiche possibili ad un posto di dotazione. Solo consultabile.
Motivi inizio incarico: tipologie possibili motivi per inizio di un incarico fuori dotazione. Solo consultabile.
Motivi fine incarico: tipologie possibili motivi per fine di un incarico fuori dotazione. Solo consultabile.
Enti certificatori: tipologie dei possibili enti che rilasciano firma digitale.
Titoli di studio: tipologie dei titoli di studio.
Categorie protette: tipologie di categorie protette.
Tipi di atto: presenta la lista dei tipi di atto che si potranno utilizzare e le relative unità organizzative.
Il programma controlla se l’utente ha la procedura AT-atti amministrativi installata: se c’è su questa funzione
sarà possibile SOLO consultare (la gestione è affidata alla procedura AT e i dati risulteranno “aggiornati in
tempo reale” anche sulla Dotazione organica).
Il programma controlla inoltre se l’utente ha la procedura DE-Delibere installata: se c’è su questa funzione
sarà possibile SOLO consultare (la gestione è affidata alla procedura DE ma in questo caso i dati non
risulteranno “aggiornati in tempo reale” sulla Dotazione organica ma occorrerà utilizzare la funzione apposita
“Aggiorna tipi DE
DO”. Questa situazione più manuale è solo temporanea, fino a quando tutti i clienti con
la procedura DE-Delibere non saranno aggiornati con la procedura AT-Atti amministrativi).
Aggiorna tipi DE DO: programma di utilità che aggiorna i “tipi di atto” sulla procedura Dotazione organica
prendendoli dalla procedura DE-Delibere Halley. Tale programma è utilizzabile solo se il cliente ha la
procedura DE e non ha la procedura AT. Nel momento infatti in cui si installa la procedura AT diventa inutile.
#
COD
K
Codici procedura
$
6.5) Codici procedura
+
00170
#K$+
6.6 Manutenzione
Sotto questo menù sono raccolti dei programmi di utilità.
Tali programmi sono protetti, subito all’avvio, da una richiesta di password numerica: essi vanno infatti
utilizzati sempre da un tecnico Halley o comunque sotto il controllo di un tecnico Halley.
Segue uno schema riassuntivo delle tipologie di programmi presenti:
Licenza completa
Effettua il passaggio della licenza della procedura da PROTETTO
supporto a completa
Recupero da PC
Programma per avvio procedura completa
PROTETTO
Edit dipendenti
DOLIBE: gestione libera delle anagrafiche dipendenti
PROTETTO
Edit operatori
DOANOP: controllo contenuto tabella DIPOP con PROTETTO
possibilità di eliminazione dell’ultimo elemento.
Edit struttura
DOUT01: Gestione libera della struttura
PROTETTO
Utilità
generazione- DOUTGI: utilità per aprire/chiudere la generazione o PROTETTO
incardinazione
incardinazione. Si ricorda che le modifiche fatte
attraverso questa utilità vanno ripristinate attraverso
questa stessa utilità.
Azzera unità organizzative Per chi fa avviamento AT ma aveva fatto delle prove PROTETTO
con DE (prove non significative)
Log mysql
Programma di utilità che visualizza il testo dei LIBERO
messaggi di errore mysql
Utilità anag.uniche
Riunisce vari programmi di utilità sulle anagrafiche
#
MAN
K
Manutenzione
$
6.6) Manutenzione
+
00180
PROTETTO
#K$+
GUIDA ALLE OPERAZIONI RICORRENTI
Al momento nessuna operazione codificata come ricorrente.
#
00D
K
$
+
00200
#K$+
APPENDICE A: PROFILI DI ACCESSO
Per la maggior parte delle procedure Halley si presenta la necessità di assegnare ai vari operatori diversi
gradi di libertà nell'utilizzo della procedura e quindi delle funzioni che la costituiscono.
E' possibile soddisfare tale necessità assegnando ad ogni operatore uno specifico profilo, scegliendolo tra
quelli predefiniti dalla procedura oppure procedendo alla definizione di un profilo personalizzato.
L'assegnazione di un profilo ad un operatore può essere effettuata solo da un operatore con profilo
RESPONSABILE tramite la funzione "Assegnazione profili ad operatori", alla quale si accede dal menù della
. presente in alto, sul logo della procedura (può accedere solo chi ha il
procedura digitando l’icona
profilo RESPONSABILE). Si raccomanda di leggere CON ATTENZIONE tutte le istruzioni date in precedenza
sulla gestione delle abilitazioni per struttura, gruppi e singoli perché le assegnazioni fatte direttamente dal
logo della procedura potrebbero essere in contrasto con quanto impostato nelle funzioni specifiche di
procedura.
Quando si clicca su “Abilitazione operatori” l’elenco degli operatori proposti ESCLUDE quelli scaduti e quelli
non abilitati.
Qualora si voglia personalizzare l’accesso alle funzioni è possibile definire nuovi profili (PROFILI
PERSONALIZZATI) sulla base delle informazioni fornite riguardo al significato dei codici di accesso per ogni
singola funzione della procedura. In caso di aggiornamento che comporti la modifica del menù della
procedura, l’utente finale dovrà aver cura di modificare opportunamente gli eventuali profili personalizzati.
Creazione e Modifica Profili presente in alto, sul logo della procedura (può accedere
Cliccare sull’icona
solo chi ha il profilo RESPONSABILE), aggiungere un nuovo profilo ed associare ad ogni voce del menù il
codice di accesso opportuno (se si associa 0 quella voce di menù risulterà disabilitata).
.
I PROFILI PREDEFINITI sono:
RESPONSABILE: ha l’accesso alle funzioni che permettono di definire / modificare i profili e di
procedere all’associazione tra operatore e profilo (ultimi due bottoni a sinistra in alto sul logo della
procedura Dotazione organica). Le funzioni di procedura possono essere abilitate o meno.
TUTTO ABILITATO-NO FIRME: permette l’accesso in modifica a tutte le funzioni della procedura, ad
esclusione delle funzioni che permettono di definire / modificare i profili e di procedere
all’associazione tra operatore e profilo e delle funzioni relative alle firme digitali.
SOLO FIRME: permette l’accesso in modifica alle sole funzioni relative alle firme digitali.
Ad ogni CODICE DI ACCESSO è stato attribuito il seguente significato:
0
= funzione non visibile
1-2-3-4–5 = solo consultazione
6-7-8-9
= tutto attivo
#
00P
K
$
+
00300
Il codice di accesso non è gestito per tutte le funzioni (in questo caso prende 9 come default); quando si
impostano i profili verificare nell’apposito campo “abilitazioni particolari” se ci sono note che indicano i codici
di accesso gestiti.
#K$+
APPENDICE B: MODULISTICA
Per il funzionamento della procedura non è necessaria alcuna modulistica particolare.
E’ invece necessaria una stampante laser o getto d’inchiostro.
#
00H
K
APPENDICE B: MODULISTICA ED INGOMBRI
$
APPENDICE B: MODULISTICA ED INGOMBRI
+
00301
#K$+
APPENDICE C: ELENCO CHIOCCIOLE
Segue un elenco delle @ utilizzabili rispettivamente nei testi tipi dei contratti e delle denunce INAIL.
Nell’inserimento delle @ fare attenzione alla giusta sintassi: @<numero>-------@
Si comincia e si finisce con una @, dopo la prima chiocciola inserire il numero corrispondente all’informazione
che interessa, dopo il numero inserire il numero di trattini necessario per raggiungere la lunghezza indicata
nella colonna “Lungh.” (sono comprese nella lunghezza anche le due chiocciole e il numero inserito).
IMPORTANTE: tra la prima chiocciola e l’ultima non inserire alcuno spazio, scrivere tutto di seguito.
Le due colonne “da assegnazione posto” e “da fuori dotazione” indicano la possibilità di utilizzare
l’informazione relativa procedendo ad utilizzo contratto e/o denuncia INAIL dalla funzione di Assegnazione
posto (inserimento in Dotazione organica) oppure per inserimenti in Fuori dotazione.
Per esempio l’informazione % part-time (chiocciola 16) non è disponibile se si utilizza il testo dalle funzioni
dei Fuori dotazione.
ESEMPIO: per inserire la partita IVA scrivere @7--------@
@
all’inizio e alla fine della sintassi
7
numero cui corrisponde l’informazione desiderata
-8 trattini perché il campo deve esser lungo 11 ma ci sono già 2 @ + il numero ‘7’ (rimangono quindi 8
trattini da inserire)
Num. @
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
15
DESCRIZIONE
TESTI CONTRATTI
Descrizione ente
Indirizzo ente
Città ente
Provincia ente
CAP ente
Codice fiscale ente
Partita IVA ente
Nome responsabile personale
Cognome responsabile personale
Categoria con cui si assume
Posiz. Economica iniziale con cui si assume
Posiz. Economica effettiva con cui si assume
Profilo con cui si assume
Tipo livello con cui si assume
#
00J
K
$
+
00302
Lungh.
A70
A50
A50
A2
A5
A16
A11
A40
A60
A40
A40
A40
A40
A40
Da “Assegnazione posto”
PGDES
PGIND
PGCIT
PGPRE
PGCAP
PGCOF
PGPIV
PGRSP -DINOM
PGRSP - DICOG
POCAT - PCDSC
POPEI - PODEX
POPES – PODEX
POPRO - PRDES
Da PROFI
Da “Fuori dotazione”
PGDES
PGIND
PGCIT
PGPRE
PGCAP
PGCOF
PGPIV
PGRSP -DINOM
PGRSP - DICOG
UOCAT - PCDSC
UOPOI - PODEX
UOPOE – PODEX
UOPRO - PRDES
Da PROFI
16
17
18
19
20
21
22
23
53
60
61
62
63
64
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
% part-time
Tipo copertura posto
Tipo atto con cui si copre il posto
Num. Atto con cui si copre il posto
Data atto con cui si copre il posto
Nome dipendente assegnatario
Cognome dipendente assegnatario
Data nascita dipendente assegnatario
Luogo nascita dipendente assegnatario
Provincia nascita dipendente assegnatario
Indirizzo residenza dipendente assegnatario
Comune residenza dipendente assegnatario
Provincia residenza dipendente assegnatario
CAP residenza dipendente assegnatario
Codice fiscale dipendente assegnatario
Data inizio assegnazione posto
Area cui il dipendente è assegnato
Numero atto con cui assegno all’Area
Data atto con cui assegno all’Area
Settore cui il dipendente è assegnato
Numero atto con cui assegno al Settore
Data atto con cui assegno al Settore
Servizio cui il dipendente è assegnato
Numero atto con cui assegno al Servizio
Data atto con cui assegno al Servizio
UOC cui il dipendente è assegnato
Numero atto con cui assegno all’UOC
Data atto con cui assegno all’UOC
Descr. Voce stipendio costo effettivo copertura
D4
A40
A50
D7
D8
A40
A60
D8
A50
A2
A30
A50
A2
A5
A16
D8
A40
D7
D8
A40
D7
D8
A40
D7
D8
A40
D7
D8
A40
POPPT
POCOP – CPODE
POKTC - UODES
PONUC
PODAC
PODIP - DINOM
PODIP - DICOG
PODIP - DIDNA
PODIP - DILNA
------------------------------------------UOKTC - UODES
UONUC
UODAC
UODI1 - DINOM
UODI1 - DICOG
UODI1- DIDNA
UODI1- DILNA
PODIP - DICOF
POIAS
POARE
PONAR
PODAR
POSET
PONSE
PODSE
POSER
PONSV
PODSV
POUOC
UODI1- DICOF
UODAI
UOARA
------------------------------------------UOSET
------------------------------------------UOSER
------------------------------------------UOUOC
PONUO
PODUO
PCDES
------------------------------------------FCDES
39
Importo voce stipendio costo effettivo
copertura
Tipologia contratto stipulato
Numero repertorio contratto
Anno stipula contratto
Data stipula contratto
Giorno stipula contratto in lettere
Mese stipula contratto in lettere
Anno stipula contratto in lettere
Data inizio validità contratto
Data fine validità contratto
Riconoscimento contraente
Tipo documento riconoscimento
Numero documento riconoscimento
Data documento riconoscimento
N. + Numero documento riconoscimento
Del + Data documento riconoscimento
TESTI DENUNCE INAIL
Posizione INAIL + controcodice
D12
PCCOS
FCCOS
A40
D8
D4
D8
A25
A15
A25
D8
D8
A20
A50
A20
D8
A23
A14
RETIP - TIDES
RENUM
REANN
PODCO
Parte da PODCO
Parte da PODCO
Parte da PODCO
REDAL
REAAL
PORIC (esplicitare)
PODOC
PODNU
PODDT
PODNU
PODDT
RETIP - TIDES
RENUM
REANN
PODCO
Parte da PODCO
Parte da PODCO
Parte da PODCO
REDAL
REAAL
PORIC (esplicitare)
PODOC
PODNU
PODDT
PODNU
PODDT
A11
INPOS / INCCO
INPOS / INCCO
40
41
42
43
54
55
56
44
45
46
47
48
49
57
58
100
101
102
103
104
105
106
119
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
120
121
122
123
percentuale
Voce tariffa INAIL
Nome dipendente
Cognome dipendente
Data nascita dipendente
Luogo nascita dipendente
Provincia nascita dipendente
Codice fiscale dipendente assegnatario
Data inizio rischio
Data fine rischio
Descrizione ente
Indirizzo ente
Città ente
Provincia ente
CAP ente
Codice fiscale ente
Partita IVA ente
Nome responsabile personale
Cognome responsabile personale
Si/No se straniero senza codice fiscale
Si/No se denuncia di rettifica
Si/No se dipendente parasubordinato
Importo del compenso se parasubordinato
D6
D4
A40
A60
D8
A50
A2
A16
D8
D8
A70
A50
A50
A2
A5
A16
A11
A40
A60
A2
A2
A2
D11
Da PC
Da PC
DINOM
DICOG
DIDNA
DILNA
Da PC
Da PC
DINOM
DICOG
DIDNA
DILNA
DICOF
DIASS
DICES
PGDES
PGIND
PGCIT
PGPRE
PGCAP
PGCOF
PGPIV
PGRSP -DINOM
PGRSP - DICOG
DICOF
DIASS
DICES
PGDES
PGIND
PGCIT
PGPRE
PGCAP
PGCOF
PGPIV
PGRSP -DINOM
PGRSP - DICOG
#K$+
APPENDICE E: SINTESI ALLEGATO B PROTEZIONE DATI
La protezione dei dati personali custoditi dall’Ente è omai una questione di fondamentale importanza.
Per il controllo all’accesso ai dati da parte degli utenti la Halley informatica ha previsto una serie di funzioni,
controlli e automatismi che aiutano l’Ente a proteggere i propri dati.
I concetti chiavi sono: operatori, password, abilitazioni, profili, e sono stati spiegati nei punti specifici del
manuale della procedura.
In considerazione della delicatezza dell’argomento segue una tabella riassuntiva che, facendo riferimento ai
vari articoli dell’Allegato B Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza (allegato al Codice in
materia di protezione dei dati personali, legge delega n. 127/2001), indica le utilità / funzioni presenti in
Halley e cosa, eventualmente, rimane a carico dell’utente.
Dove non indicato niente, per Halley o per Cliente o per entrambi, niente occorre fare oppure è
irrilevante dal punto di vista del software Halley.
Nel quadro dei più generali obblighi di sicurezza di cui all’art. 31 del D.Lgs. 196/03, o previsti da speciali
disposizioni, i titolari del trattamento sono tenuti ad adottare le misure minime volte ad assicurare un livello
minimo di protezione dei dati personali. Le misure individuate riguardano risorse che possono essere
condivise fra più uffici, e vanno quindi concordate fra le diverse figure coinvolte nel trattamento dei dati.
Da un’analisi dettagliata dei punti che costituiscono l’Allegato B estrapoliamo le attività concrete da svolgere
all’interno dell’Ente.
Art. allegato B
Commento
1 - Il trattamento di dati personali con
HALLEY
strumenti elettronici è consentito agli incaricati Per accedere alle procedure, e quindi ai dati qui gestiti, occorre:
dotati di credenziali di autenticazione che
o che sia registrato un operatore (codice per identificazione)
consentano il superamento di una procedura di
o password per utilizzo dell’operatore
autenticazione relativa a uno specifico
o essere abilitati all’accesso alla procedura halley specifica con un
trattamento o a un insieme di trattamenti.
PROFILO di accesso specifico ed identificato
2 – le credenziali di autenticazione consistono
in un codice per l’identificazione dell’incaricato
associato a una parola chiave riservata
conosciuta solamente dal medesimo oppure in
un dispositivo di autenticazione …..
3 – ad ogni incaricato sono assegnate o
associate individualmente una o più
credenziali per l’autenticazione.
HALLEY
Codice per identificazione = operatore
Parola chiave = password
Il singolo utente può cambiare la password quando vuole e solo lui la
conosce.
CLIENTE
Gli utenti devono essere coscienti che la password non va detta a
nessuno.
HALLEY
Ogni utente utilizza il suo operatore per accedere ai dati.
Nulla vieta che ne possa utilizzare più di uno
CLIENTE
Creare almeno un operatore specifico per ogni utente.
Non far utilizzare lo stesso operatore a due o più utenti diversi,
#
00S
K
$
+
00303
4 – con le istruzioni impartite agli incaricati è
prescritto di adottare le necessarie cautele per
assicurare la segretezza della componente
riservata della credenziale e la diligente
custodia dei dispositivi in possesso ed uso
esclusivo dell’incaricato.
5 – la parola chiave …. È composta da
almeno 8 caratteri … essa non contiene
riferimenti agevolmente riconducibili
all’incaricato ed è modificata da quest’ultimo
al primo utilizzo e, successivamente, almeno
ogni 6 mesi. In caso di trattamento di dati
sensibili e di dati giudiziari la parola chiave è
modificata almeno ogni 3 mesi.
6 – il codice di identificazione… non può
essere assegnato ad altri incaricati, neppure
in tempi diversi.
neanche in tempi diversi.
CLIENTE
Gli utenti devono essere coscienti che la password non va detta a
nessuno.
HALLEY
o La password è di 8 caratteri
o L’utente la modifica da solo quando vuole e la conosce solo lui.
o La password viene memorizzata su archivi criptata con tecnologia
MD5
o La nuova password non può essere uguale alla precedente
o All’inizio la password viene impostata di default ma deve essere
modificata dall’utente al primo utilizzo
o il sistema automaticamente avvisa l’utente se la password è
scaduta e obbliga a cambiarla.
CLIENTE
Gli utenti devono essere coscienti che una password troppo “semplice”
non è consigliabile.
Nella funzione di inserimento / modifica operatori indicare la scadenza
della password ogni 3 mesi per coloro che trattato dati sensibili; non
oltre i 6 mesi per tutti gli altri.
CLIENTE
Gli operatori non devono essere “riciclati”.
Ogni operatore non deve essere usato da più utenti, neanche in tempi
diversi.
HALLEY
Un operatore non utilizzato da almeno 6 mesi viene disattivato
automaticamente.
Eventualmente può essere riattivato.
HALLEY
Attraverso le funzioni di gestione operatori e gestione abilitazioni si
può inibire l’accesso a chiunque in qualsiasi momento.
CLIENTE
Dare opportune istruzioni agli utenti sulle modalità corrette di
comportamento.
HALLEY
Non occorre tenere copia delle credenziali: all’occorrenza è possibile
azzerare la password dell’operatore e quindi metterne una nuova e
permettere l’accesso (controllato) ai dati.
7 – le credenziali di autenticazione non
utilizzate da almeno 6 mesi sono disattivate,
salvo quelle preventivamente autorizzate per
soli scopi di gestione tecnica.
8 – le credenziali sono disattivate anche in
caso di perdita della qualità che consente
all’incaricato l’accesso ai dati personali.
9 – sono impartite istruzioni agli incaricati per
non lasciare incustodito e accessibile lo
strumento elettronico …
10 – quando l’accesso ai dati e agli strumenti
elettronici è consentito esclusivamente
mediante uso della componente riservata
della credenziale per l’autenticazione, sono
impartite idonee e preventive disposizioni
scritte volte a individuare chiaramente le
modalità con le quali il titolare può assicurare
la disponibilità di dati o strumenti elettronici in
caso di prolungata assenza o impedimento
dell’incaricato che renda indispensabile….. la
custodia delle copie delle credenziali ….
11 – le disposizioni sul sistema di
autenticazione di cui ai precedenti punti e
quelle sul sistema di autorizzazione non si
applicano ai trattamenti dei dati personali
destinati alla diffusione.
12 – quando per gli incaricati sono individuati HALLEY
profili di autorizzazione di ambito diverso è
Sono presenti le varie funzioni per la gestione dei profili di accesso
utilizzato un sistema di autorizzazione
CLIENTE
Massima attenzione ed accortezza nel decidere chi accede a cosa.
13 – i profili di autorizzazione … sono
HALLEY
individuati e configurati anteriormente
I profili vanno associati a monte all’operatore, altrimenti non si accede
all’inizio del trattamento …
a niente
14 – periodicamente, e comunque almeno
CLIENTE
annualmente, è verificata la sussistenza delle Fare i controlli periodici, anche in base alle stampe presenti nella
condizioni per la conservazione dei profili di
procedura per verificare chi accede a cosa.
autorizzazione.
15 – nell’ambito dell’aggiornamento periodico
…. La lista degli incaricati può essere redatta
anche per classi omogenee di incarico e dei
relativi profili di autorizzazione.
16 – i dati personali sono protetti … mediante
l’attivazione di idonei strumenti elettronici da
aggiornare con cadenza almeno semestrale
17 – gli aggiornamenti periodici dei
programmi ….
18 – sono impartite istruzioni organizzative e
tecniche che prevedono il salvataggio dei dati
con frequenza almeno settimanale
19 – entro il 31 marzo di ogni anno il titolare
di un trattamento di dati sensibili o di dati
giudiziari redige anche attraverso il
responsabile, se designato, un documento
programmatico sulla sicurezza contenente
idonee informazioni ….
20 – i dati sensibili o giudiziari sono protetti
contro l’accesso abusivo … mediante l’utilizzo
di idonei strumenti elettronici
CLIENTE
Installare e aggiornare antivirus
CLIENTE
Installare e aggiornare antivirus
HALLEY
Le funzionalità fornite da Halley per il salvataggio delle copie
prevedono copie anche giornaliere.
CLIENTE
Individuare chi deve effettuare le copie di sicurezza.
Effettuare le copie di sicurezza giornalmente.
Controllare periodicamente che le copie siano effettuate con successo
(le modalità sono a discrezione del cliente).
CLIENTE
Redigere annualmente il documento.
HALLEY
Sono presenti le varie funzioni per la gestione delle abilitazioni e dei
profili di accesso
CLIENTE
Massima attenzione ed accortezza nel decidere chi accede a cosa.
CLIENTE
Fornire apposite istruzioni.
21 – sono impartite istruzioni organizzative e
tecniche per la custodia e l’uso dei supporti
rimovibili su cui sono memorizzati i dati al fine
di evitare accessi non autorizzati e trattamenti
non consentiti.
22 –i supporti rimovibili contenenti dati
sensibili o giudiziari se non utilizzati ….
23 – sono adottate idonee misure per
garantire il ripristino dell’accesso ai dati in
caso di danneggiamento degli stessi o degli
strumenti elettronici, in tempi certi compatibili
con i diritti degli interessati e non superiori a
sette giorni
24 – gli organismi sanitari …
25 – il titolare che adotta misure minime di
sicurezza avvalendosi di soggetti esterni alla
propria struttura, per provvedere alla
esecuzione riceve dall’installatore una
descrizione scritta dell’intervento effettuato
che ne attesta la conformità alle disposizioni
del presente disciplinare tecnico.
26 – 29 irrilevanti per noi
-----------------
#
Adhocratica
Indica un tipo di modello organizzativo particolarmente flessibile, in grado di adattarsi a tutte le situazioni e
pertanto può essere definita “ad hoc” (dal latino) e “governo” (dal greco kratos) da cui adhocratica.
#
AX
#
Struttura organizzativa
Indica l’insieme dei livelli strutturali, tra loro relazionati, che rappresentano la realtà organizzativa dell’Ente.
#
ADL
#
Dotazione organica
Con questa locuzione si intende tutto il personale presente nella struttura organizzativa + tutto il personale
previsto nei piani occupazionali.
#
AF
#
Check box
Campo di una maschera che é costituito da una descrizione (nome del campo) e da una casella che può
essere vuota (bianca) o valorizzata (annerita o siglata). Nel primo caso, il risultato sarà che non si verifica
quanto indicato dalla descrizione, nel secondo caso si.
Esempio:
= SI, sarà usato
= NO, il catasto austriaco non sarà usato.
#
AZ
#
Chiocciole
Segnaposti (del tipo @1------@) che si inseriscono nel testo tipo (o circolare) mentre lo si redige. Tali campi
vengono sostituiti dal dato (nominativo, data, numero, importo, ecc.) durante la stampa (fase di sostituzione
delle chiocciole).
#
AI
#
Fuori dotazione
Tutto il “personale” che ha rapporti, a qualsiasi titolo, con l’Ente e che non fa parte della Dotazione organica
#
AV
#
Generazione di struttura
Si intende la creazione, ex-novo, di una struttura organizzativa con contemporanea chiusura della
precedente (se presente). Tale creazione rappresenta la prima fase e deve essere portata a compimento
all’inizio dell’utilizzo della procedura oppure in occasione di ristrutturazioni globali (sostituzioni) della struttura
stessa.
#
AD
#
Incardinazione
Immissione del personale nella struttura organizzativa generata. L’incardinazione può avvenire ad ogni livello
sia come “responsabile” di struttura che come “appartenente” alla struttura.
#
AM
#
Area
Struttura di livello apicale dell’Ente.
#
AE
#
Settore
Struttura subapicale rispetto all’Area.
#
AC
#
Servizio
Struttura subapicale rispetto al Settore.
#
AB
#
UOC unità operativa complessa
Struttura subapicale rispetto al Servizio.
#
AT
#
UOS unità operativa semplice
Rappresenta lo “zoccolo” della struttura e corrisponde ai singoli dipendenti.
#
AG
#
Dipendenti / operatori
Elenco di tutto il personale che, a qualsiasi titolo, ha rapporti con l’Ente. Riprende quello che era il concetto
di Operatori, presente su Ambiente Halley, ma lo estende anche a coloro che, in senso stretto, non sono
operatori (cioè non lavorano necessariamente con un PC).
#
AL
#
Selezione multipla
Si tratta di poter selezionare da una lista, più elementi contemporaneamente.
Premendo invio, il cursore si sposta all'elemento sottostante e la selezione lo evidenzia; ripetendo la
selezione con il mouse, non si vede il cursore spostarsi, ma spostandosi con la "freccia in giù " si vede lo
stesso tipo di selezione effettuata con l'invio.
Caratteristica comune alle liste di selezione multipla, é che per terminare la selezione occorre, di solito
premere [ESC] e si vedrà possibile premere un bottone di conferma, di OK o annulla per interrompere il
lavoro.
#
AW
#
Costo giuridico e effettivo
Il costo giuridico è quello “teorico” di un posto di dotazione organica, e dipende dalla categoria e
economica iniziale. Prescinde invece da aspetti specifici della persona che tale posto ricopre,
esempio la posizione economica effettiva (peo), la RIA (retribuzione individuale di anzianità), le
indennità ad personam, straordinari, ecc. Questi ultimi aspetti sono invece considerati nel costo
con verifica delle cifre realmente corrisposte in un periodo dato.
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AN
posizione
come ad
eventuali
effettivo,
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Testo tipo
Funzionalità che consente di scrivere su un programma di video scrittura tra quelli previsti delle lettere che si
possono utilizzare per tutte le pratiche. Queste lettere dette testi tipo vanno redatte normalmente con
l'accortezza di predisporre dei segnaposti (del tipo @1------@) al posto ad esempio del nominativo
dell’assunto o della data di assunzione. Prima di stampare il testo tipo la procedura sostituisce
automaticamente ai segnaposto le informazioni corrette del caso. Quindi basterà scrivere il testo tipo di una
lettera una SOLA VOLTA per poterlo poi utilizzare tutte le volte che occorre.
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AH

MANUALE DELLA PROCEDURA DO

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