U-GOV Contabilità

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U-GOV Contabilità

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U-GOV Contabilità
La nuova generazione dei
sistemi contabili di Ateneo
White Paper
Aprile 2010
U-GOV Contabilità
La nuova generazione
dei sistemi contabili di Ateneo
White Paper
Aperile 2010
Titolo White Paper: U-GOV Contabilità – La nuova generazione dei sistemi contabili di Ateneo
Aprile 2010
S3-1
Autori:
Divisione Contabilità, Relazioni Esterne
CINECA
Consorzio Interuniversitario
Via Magnanelli 6/3
40033 Casalecchio di Reno (BO)
www.cineca.it
Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria
Relazioni Esterne
Tel: 051-6171485
Email: [email protected]
© CINECA, 2010-2011
Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati
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da parte di CINECA.
Indice
1. I SISTEMI CONTABILI IN ATENEO: IL PUNTO DI VISTA CINECA...............................................5
1.1. PRINCIPI DI SVILUPPO DELLA CONTABILITÀ IN U-GOV........................................................................................................6
2. LE SCELTE DI BASE PER UN SISTEMA DI MASSIMA PERSONALIZZAZIONE ...........................9
2.1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA CONTABILE ............................................................................................................................9
2.2. ANAGRAFICA DEI SOGGETTI CONTABILI ............................................................................................................................. 11
2.3. FLUSSI GESTIONALI DI TIPO COMMERCIALE: CICLI GESTIONALI DI ACQUISIZIONE/EROGAZIONE .................................... 12
2.3.1. La personalizzazione dei cicli ........................................................................................................................................................ 12
2.3.2. Le caratteristiche dei cicli, le best practice e il modello di riferimento ............................................................................... 14
2.4. PROGETTI / PROGRAMMI / LINEE DI AZIONE ....................................................................................................................... 16
2.5. FASE DI PIANIFICAZIONE (E CONTROLLO)........................................................................................................................... 17
3. I MODULI DI U-GOV CONTABILITÀ..................................................................................................21
4. LA CONTABILITÀ FINANZIARIA (COFI)..........................................................................................23
4.1. IL PIANO DEI CONTI COFI.................................................................................................................................................... 23
4.2. LE REGISTRAZIONI COFI....................................................................................................................................................... 23
4.2.1. Sub-impegni ........................................................................................................................................................................................ 25
4.2.2. Residui.................................................................................................................................................................................................. 25
4.2.3. Liquidazioni......................................................................................................................................................................................... 26
4.2.4. Impegni/accertamenti pluriennali ................................................................................................................................................. 26
4.3. FONDI ECONOMALI ............................................................................................................................................................... 27
4.4. INTERSCAMBIO CON L’ISTITUTO CASSIERE ........................................................................................................................... 27
4.5. CHIUSURE CONTABILI, CONSOLIDAMENTI, CONSUNTIVI ................................................................................................... 28
4.5.1. Riaccertamento residui .................................................................................................................................................................... 28
4.5.2. Chiusura per consuntivazione........................................................................................................................................................ 29
5. LA CONTABILITÀ GENERALE (COGE) .............................................................................................31
5.1. IL PIANO DEI CONTI COGE ................................................................................................................................................. 31
5.2. LE REGISTRAZIONI COGE .................................................................................................................................................... 32
5.3. L’INNOVAZIONE: CONFIGURABILITÀ E PERSONALIZZAZIONE NELLE REGISTRAZIONI COGE......................................... 33
5.4. LE SCRITTURE DI CHIUSURA COGE..................................................................................................................................... 35
6. INTEGRAZIONE COFI - COGE ............................................................................................................37
7. LA CONTABILITÀ ANALITICA (COAN) ...........................................................................................41
7.1. LE COORDINATE ANALITICHE: UNITÀ ANALITICHE E DIMENSIONI ANALITICHE ............................................................. 42
7.2. LE FASI DELLA CONTABILITÀ ANALITICA, LA RIALLOCAZIONE E LA REPORTISTICA.......................................................... 44
8. MOTORI COFI E COGE: LORO CONVIVENZA ................................................................................47
8.1. GESTIONE DEI DIVERSI MODI DI PAGAMENTO DEI DG ....................................................................................................... 47
8.2. CONTABILIZZAZIONE DEGLI STIPENDI................................................................................................................................. 50
8.3. CONTABILIZZAZIONE DEI CONTRIBUTI DA EROGAZIONE DEL SERVIZIO ISTITUZIONALE ................................................ 51
U-GOV Contabilità – La nuova generazione dei sistemi contabili di Ateneo
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CINECA
9. ALTRI MODULI CONTABILI................................................................................................................ 53
9.1. INVENTARIO............................................................................................................................................................................ 53
9.2. GESTIONE FISCALE ................................................................................................................................................................. 54
10. MODELLO U-GOV E APERTURA ALL’ESTERNO: VERSO IL B2B.............................................. 55
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1. I sistemi contabili in Ateneo: il punto di vista
CINECA
Il dibattito per individuare il migliore Sistema Contabile all’interno delle
Amministrazioni Pubbliche è molto vitale e foriero di ipotesi e conclusioni
anche molto diversificate tra loro. Il nocciolo della questione è la scelta, o
meglio, la migliore composizione di scelta tra i vari “metodi” contabili per
misurare le prestazioni amministrative. I metodi sul campo sono:
-
Contabilità Finanziaria/Pubblica (in seguito COFI), orientata al
controllo autorizzativo e formale dei flussi finanziari nominali o certi;
-
Contabilità Generale/Aziendale (in seguito COGE), orientata alla
dimostrazione del risultato economico della gestione;
-
Contabilità Analitica/Industriale (in seguito COAN), orientata all’analisi
delle ragioni e delle responsabilità dei flussi amministrativi al fine del
Controllo di Gestione.
Vi sono alcuni modelli di riferimento che adottano diverse composizioni di
sistemi, che possiamo sintetizzare nei tre seguenti:
-
Enti Pubblici territoriali la cui normativa orienta verso un sistema
prevalentemente finanziario/pubblico dal quale, in sede di
rielaborazione consuntiva con applicazione di apposite “convenzioni”
contabili, si ottiene anche una riclassificazione economica;
-
Aziende Sanitarie la cui normativa orienta verso l’adozione di un
sistema di Contabilità Generale puro;
-
Enti Pubblici di Erogazione non commerciali la cui normativa orienta
verso un sistema COFI affiancato da un sistema COGE reciprocamente
indipendenti.
Un quarto modello, implementato in qualche realtà pubblica dotata di
autonomia normativa, è quello che prevede che gli adempimenti finanziari in
termini di bilancio preventivo e conto consuntivo siano “derivati” dal Sistema
COGE.
In tutti i modelli il sistema di Contabilità Analitica è comunque presente al fine
di fornire il nucleo per il Controllo di Gestione, la cui modellazione è
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estremamente diversificata anche in Amministrazioni della stessa tipologia.
1.1. Principi di sviluppo della Contabilità in
U-GOV
Il quadro è dunque molto frammentato e in assenza di una normativa comune
applicabile agli Atenei, che godono di ampia autonomia amministrativa, la scelta
di fondo deve essere particolarmente oculata.
Come criterio di sviluppo CINECA ha deciso quindi di “non scegliere” uno
standard unico, ma di adottare un sistema che consenta agli Atenei di calare le
proprie scelte autonome in modo del tutto trasparente. Il Sistema Contabile di
U-GOV ha dunque le seguenti caratteristiche:
→ U-GOV Contabilità è un sistema aperto in cui i metodi contabili
principali COFI, COGE sono reciprocamente indipendenti: nessun
metodo è inteso come “principale o di “riferimento”;
→ Il metodo COAN è fruibile in qualsiasi tipo di configurazione ed è
particolarmente legato al più generale impianto di Controllo di
Gestione;
→ Il sistema di supporto alla pianificazione (contrattazione, scenari,
simulazioni) è esterno ai sistemi contabili, mentre è interna la
definizione della fonte autorizzativa della gestione contabile:
bilancio preventivo COFI, budget COAN;
→ E’ possibile spegnere un metodo contabile (COFI, COGE, COAN)
con un semplice atto di configurazione senza cambiare l’impianto;
→ Esiste un'unica fonte gestionale alle registrazioni contabili nei
diversi metodi, il ciclo gestionale, dal quale è possibile derivare le
informazioni per riconciliare le diverse registrazioni attivate;
→ Il mantenimento di tre sistemi contemporanei è sostenibile solo se
c’è particolare attenzione alla fruibilità/facilità di registrazione;
→ L’impianto di personalizzazione è molto esteso e consente di
adottare logiche completamente configurate sia nel ciclo che nelle
registrazioni stesse;
→ I moduli contabili “satellite” ai metodi principali, ad esempio
Gestione Fiscale, Inventario, Flussi Finanziari sono completi,
autonomi, e adottabili per qualunque scelta contabile operata.
Flessibilità e possibilità di scelta
La Contabilità in U-GOV dunque non è un’unica contabilità ma un sistema
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composto. Non sono state implementate “convenzioni” o “tecniche” contabili
a posteriori per simulare consuntivi dell’uno o dell’altro metodo non attivato,
ad esempio per derivare rendiconti economici dalle registrazioni COFI, o,
viceversa, rendiconti finanziari dalle registrazioni COGE.
Questa impostazione, infatti, per quanto teoricamente possibile, presterebbe il
fianco a numerose critiche sia in merito ai criteri adottati sia in merito alla
correttezza dei risultati esposti: non si può derivare una vera contabilità
pubblica fatta di relazioni strette tra registrazioni di Variazioni Bilancio –
Prenotazioni – Impegni – Liquidazioni – Mandati partendo dalle scritture a
partita doppia al momento della generazione del valore, così come non si può
derivare l’informazione corretta di provente o onere a partire dalle
registrazioni COFI che non prevedono ad esempio il concetto di
ammortamento, di risconto, rateo.
Rispetto delle autonomie come punto di partenza
Come elemento unificatore U-GOV Contabilità si ispira al principio
dell'autonomia, sia regolamentale (non esiste una normativa generale diretta,
semmai esistono dei riferimenti che non sono legati al testo unico degli Enti
Locali), sia all'interno della stessa gestione.
Nelle Università la figura centrale del servizio di erogazione è il docente e
quindi assume molto rilievo la struttura entro la quale opera la sua attività
produttiva (il Dipartimento, la Facoltà). Da questo fondamento nasce
l’importanza dei centri autonomi, e per questo motivo il modello contabile vi si
deve conformare. Inoltre l'Università può scegliere da sola quale approccio
adottare nella previsione di bilancio e budget, nella gestione integrata della
contabilità, nella rendicontazione finanziaria, economica, patrimoniale ed
eventualmente analitica, così come le scelte sul controllo di gestione.
Figura 1. Contesto contabile
Dunque un Ateneo, o altro ente analogo, dal punto di vista contabile non è mai
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uguale a un altro e perciò non è riconducibile a univoci fatti gestionali. Da
questo principio U-GOV parte per affrontare il tema contabile.
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2. Le scelte di base per un sistema di massima
personalizzazione
Di seguito vengono elencati 5 ambiti in cui sono state effettuate scelte
determinanti per indirizzare lo sviluppo del sistema U-GOV Contabilità:
-
Struttura Organizzativa Contabile
-
Anagrafica dei Soggetti Contabili
-
Flussi gestionali di tipo commerciale: cicli gestionali di
acquisizione/erogazione
-
Progetti / Programmi / Linee di azione
-
Fase di pianificazione (e controllo).
Comprendere le soluzioni di sviluppo individuate per questi 5 ambiti permette
di comprendere a pieno le novità, i benefici, le potenzialità del nuovo impianto
contabile proposto da U-GOV.
2.1. Struttura Organizzativa Contabile
U-GOV adotta una strategia molto flessibile riguardo alla strutturazione
organizzativa da usare nella contabilità. Prima di tutto è operata una scelta di
fondo: la struttura organizzativa contabile non deve costituire un vincolo
rispetto alla struttura organizzativa di governo, cioè l’organigramma aziendale.
Spesso si nota infatti che le responsabilità di natura specificatamente contabile
possono da una parte ricoprire di fatto anche un ruolo di gestione all’interno
delle strategie gestionali dell’ente, oppure al contrario possono essere
totalmente ignorate negli stessi processi. La complessità degli enti di
riferimento è tale per cui le responsabilità di governance poggiano su una
struttura apposita anche molto articolata, che ha in secondo luogo dei riflessi
sulle responsabilità contabili solo quando queste sono coinvolte.
Per questo motivo in U-GOV sarà presente un coordinamento di
responsabilità operativa, chiamato Struttura Organizzativa, da cui si può
estrarre quanto può servire alla contabilità, che entro i suoi confini costruisce
anche in aggiunta, la propria strutturazione. Questi aspetti sono gestiti
direttamente dal Modulo Gestione Organico appartenente all’Area U-GOV
Risorse Umane.
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Finora abbiamo trattato la contabilità come un'unica fattispecie. In realtà
U-GOV comprende, come abbiamo visto, tre tipi di contabilità: finanziaria,
generale e analitica. Ognuno di questi tipi (singolarmente affrontati in seguito)
avrà la propria strutturazione di unità di riferimento:
-
Struttura delle Unità Finanziarie
-
Struttura delle Unità Economiche
-
Struttura delle Unità Analitiche.
Unità Finanziarie: sono disposte in base ai regolamenti di gestione
amministrativa e contabile e realizzano le responsabilità di tipo autorizzativo
connesse alle scritture di contabilità finanziaria. In particolare all’interno delle
Unità Finanziarie, disposte gerarchicamente, ci sono le autonomie di bilancio e
quindi le ripartizioni degli stessi bilanci. Una particolare autonomia è
l’amministrazione centrale, che svolge le funzioni dell’ente in quanto singola
unità. Si noti che nel sistema non c’è nessun limite alla configurazione della
struttura delle unità finanziarie: l’unità dotata di autonomia di bilancio può
quindi appartenere a un livello qualsiasi della gerarchia. In questo modo si
possono definire con semplicità anche quelle strutture in cui sono presenti, ad
esempio, Poli o aggregazioni di altro tipo.
Unità Economiche: rispondono a un’esigenza di indipendenza tra le
registrazioni di contabilità generale rispetto alle registrazioni di contabilità
finanziaria. L’Unità Economica è il riferimento della scrittura in partita doppia, e
può coincidere o meno con l’Unità Finanziaria. Si sceglie di non farle coincidere
quando si vuol dare rilievo, generalmente, a macrostrutture finanziarie di tipo
territoriale (sedi distaccate) o di altra natura.
Unità Analitiche: sono il riferimento riguardo la destinazione analitica di un
movimento (di contabilità generale). L’Unità Analitica in letteratura (e nella
normativa) viene spesso chiamata Centro di Responsabilità/Costo e
rappresenta la coordinata di base della contabilità analitica, che oltre a definirle
ne assegna anche tipologie orientate a indirizzarne le finalità produttive, gli
scopi, la collocazione. E’ importante sottolineare fin da subito che la struttura
delle Unità Analitiche assume un ruolo trainante in tutto il più ampio processo
di Controllo di Gestione, a partire dal Budget fino ad arrivare all’analisi
multidimensionale degli scostamenti.
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Le Unità Finanziarie, Economiche e Analitiche possono coincidere l’una con
l’altra (si pensi all’Amministrazione centrale) o possono essere poste in
relazione reciproca.
In tutti i casi la configurazione della struttura gerarchica è libera sia nella
definizione dei livelli, sia nella definizione della tipologia di identificativo per
ogni livello. Si può anche, da un esercizio all’altro, modificare questa
configurazione. Le Strutture contabili sono anch’esse modificabili con l’unico
limite di mantenere l’esercizio (anno contabile) come riferimento minimo. Al
cambio di esercizio è possibile anche accorpare o scorporare le diverse Unità.
2.2. Anagrafica dei Soggetti Contabili
L’Anagrafica dei Soggetti Contabili è l’archivio dei soggetti che, nelle
registrazioni contabili, sono definiti Creditori e/o Debitori. U-GOV affronta
questo argomento in modo trasversale: sono presenti non solo i Soggetti che
agiscono in contabilità come creditori o debitori, ma anche tutte le entità,
persone fisiche o soggetti collettivi, che a vario titolo interagiscono con l’ente.
In questo modo si ottiene l’efficienza di non dover duplicare uno stesso
soggetto che, allo stesso titolo, o a titolo diverso, interagisce di volta in volta
con l’amministrazione contabile o con l’amministrazione del personale. Inoltre
è possibile utilizzare l’entità per quello che rappresenta rispetto all’ente,
studente, dipendente, ente fiscale, ente pubblico collegato, arricchendo i dati
ad essa correlati in base alla funzionalità che da essa vengono richieste.
Ad esempio, l’immatricolazione di uno studente richiede che di esso, oltre ai
dati strettamente anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, domicilio…) siano
forniti i curriculum di studi (proviene da scuole secondaria superiore o da altra
università, esami sostenuti, voti…). Se allo stesso studente viene definito anche
un contratto per attività legate alla ricerca o allo studio (assegno, borsa…)
allora sarà necessario anche richiedere dati relativi all’inquadramento
economico e di carriera, quali ad esempio la situazione famigliare (coniuge, figli
a carico…). Se lo studente agisce anche come fornitore di servizi, allora viene
richiesta la posizione IVA ed altro.
La struttura dell’anagrafica segue quindi un modello a strati sovrapposti: c’è un
nocciolo che rappresenta il dato proprietario e invariante rispetto ad ogni
ruolo ricoperto, quindi ci sono tante estensioni quante sono le funzionalità
richieste nell’interazione ente-soggetto.
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L’anagrafica dei soggetti è un archivio comune a tutti i moduli di U-GOV, e
quindi condiviso anche tra i moduli contabili. Il mantenimento di questo
archivio può essere gestito sia centralmente che in concorrenza. Ogni modulo
ha la facoltà di arricchire l’archivio centrale partendo da proprie funzioni. Il
contenuto informativo dell’archivio visto in tutte le sue estensioni è
particolarmente ricco e ricopre ogni aspetto di una persona fisica o soggetto
collettivo, in modo da assumere un valore di prodotto a se stante.
All’interno di questo modello, i soggetti contabili sono aggiornati riguardo le
informazioni sulla loro posizione IVA, sulle loro modalità e termini di
pagamento, sulla tipologia di rapporti che possono intrattenere. Per ogni
soggetto contabile sarà dunque possibile ottenere un partitario relativo ai
movimenti finanziari o economici.
2.3. Flussi gestionali di tipo commerciale: cicli
gestionali di acquisizione/erogazione
2.3.1. La personalizzazione dei cicli
Il modo in cui sono affrontati i processi commerciali che stanno all’origine dei
movimenti contabili, Contrattazione – Ordinazione - Fatturazione, costituisce
una delle innovazioni più importanti di U-GOV. Questi processi hanno
solitamente la caratteristica di essere a prima vista semplici ma, una volta
entrati nello specifico si rivelano molto complessi e, soprattutto, diversi da
caso a caso. U-GOV ha concentrato dunque molte energie nell’affrontare
l’argomento stabilendo un modello di riferimento.
I processi gestionali sono tracciati dalla sequenza di Documenti Gestionali, cioè
entità che hanno lo scopo di manifestare un evento gestionale, sia a rilevanza
esterna (ad esempio con un fornitore o cliente), sia a rilevanza interna. Il
Documento Gestionale ha la caratteristica di essere totalmente configurabile,
sia negli scopi, sia nella propria validazione, sia nella collocazione rispetto agli
altri documenti.
In questo paragrafo ci occupiamo dei Documenti Gestionali appartenenti ai
Cicli Attivo e Passivo, cioè i cicli che fanno da riferimento alle registrazioni
contabili. La configurabilità di un Documento Gestionale (DG) rispetto ai cicli
attivo e passivo è la seguente:
→ completa libertà di scelta di creazione dei Documenti appartenenti
ai cicli (Fattura passiva, Documento di trasporto DDT, Richiesta di
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Acquisto RDA, Contratto, eccetera)
→ completa libertà di scelta tra attributi già disponibili (da attivare o
meno per un DG) o attributi totalmente liberi
→ completa libertà, per ogni DG, di disegnare il suo processo di
definizione (autorizzazioni, possibile annullamento, chiamate ai
motori di registrazioni, eccetera)
→ completa libertà di disegno del Work Flow sulla base delle
relazioni (di tipo predecessore o successore) tra DG. Alcune
relazioni sono controllate, per cui pre-esistono e possono essere
attivate a scelta
→ configurabilità nella interfaccia utente e nella reportistica.
In pratica in U-GOV sarà possibile definire ogni possibile ciclo, dal più semplice
al più complesso, senza dover chiedere interventi di manutenzione evolutiva. In
sede di fornitura iniziale saranno pre-istanziati i flussi più noti: Contratto –
Ordine – Consegna – Fattura sia nel lato attivo che passivo. In sede locale
questi flussi potranno essere arricchiti di altri DG a monte o a valle di quelli
indicati (per gestire ad esempio le richieste di acquisto interne, oppure per
tracciare dei nulla osta, dei collaudi, dei contratti di tipo “aperto” e quant’altro
possa essere utile ad una opportuna gestione). Ogni DG garantisce che
l’evento è cristallizzato e sempre rintracciabile, sia per esigenze di controllo e
monitoraggio, sia per esigenze legate all’archiviazione elettronica dei documenti
(vedi sezione apposita), sia per esigenze legate al mondo contabile.
Figura 2. Cicli gestionali
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Dal punto di vista più strettamente contabile, i DG costituiscono, a parte
qualche limitata eccezione, il punto di inizio di una registrazione contabile, di
tipo finanziario o economico/analitico, contenendo le principali indicazioni
riguardo gli importi, la natura dello scambio, gli attori e i destinatari.
2.3.2. Le caratteristiche dei cicli, le best practice e il
modello di riferimento
Gli elementi di personalizzazione definiti nel paragrafo precedente rientrano in
un più ampio modello di riferimento che ha lo scopo di fornire un sistema
flessibile e capace di resistere alle modifiche anche strutturali che gli enti di
riferimento sono chiamati ad affrontare, spinti dal miglioramento della fase di
governance della propria gestione amministrativa.
L’elemento centrale di questo modello è la netta separazione tra la
registrazione dell’evento gestionale e il suo posizionamento all’interno dei
moduli (esempio i moduli contabili).
Se un evento non dovesse avere un rilievo nella funzione svolta (ad esempio in
contabilità finanziaria non ha una stretta rilevanza l’evento di consegna della
merce) allora semplicemente tale evento non dovrebbe essere tracciato.
In U-GOV si è voluto rovesciare questo punto di vista: un evento è
considerato perché accade in quanto tale, ed è collocato nella sua transizione
all’interno di un ciclo. Dunque, proseguendo nell’esempio, il ricevimento della
merce è sempre possibile definirlo attraverso un Documento Gestionale e
posizionarlo ad esempio tra ordine e fattura (altri DG).
L’associazione di ogni evento, o di più eventi, a una registrazione di tipo
funzionale, esempio contabile, è un aspetto che ha natura variabile e
personalizzabile. In questo modello, sempre proseguendo l’esempio, il
documento di trasporto può attivare una registrazione contabile, può farlo in
un secondo tempo, oppure può non attivarla del tutto. Inoltre lo stesso evento
può attivare anche altri tipi di movimentazione, esempio la movimentazione di
magazzino, di inventario, iva, eccetera (vedi sezioni apposite).
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Figura 3. Esempio di fattura
La personalizzazione dei Documenti Gestionali è il mezzo attraverso cui si
risolve il modello: gli eventi gestionali non sono elementi fissi e noti a priori, o
almeno lo sono solo in parte. Molti eventi puramente gestionali sono spesso
interni e oggetto quindi di profonda personalizzazione. Inoltre possono essere
diversi da caso a caso i processi entro i quali gli stessi eventi sono collocati.
I risultati che si ottengono dal modello delineato sono i seguenti:
→ flessibilità del sistema rispetto all’attivazione diluita nel tempo di
diversi moduli;
→ duttilità in caso di modifiche alle funzioni: gli eventi non risentono
di tali modifiche;
→ personalizzazione, anche nel tempo, nella definizione degli eventi di
rilevanza;
→ consistenza delle informazioni quando più moduli insistono sullo
stesso evento;
→ possibilità di accendere e/o spegnere moduli concorrenti (esempio
contabilità COFI, contabilità COGE eccetera).
I risultati elencati garantiscono la durata nel tempo del sistema informativo.
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Ovviamente non è corretto fornire un sistema che parte da zero e che
richiede un’attività di inizializzazione molto complessa. Per velocizzare
l’attivazione del sistema, CINECA mette a disposizione delle best practice, nate
dalla condivisione di esperienze con Atenei e esperti di dominio, che intendono
fornire una base comprendente i cicli attivo e passivo e le eventuali associazioni
con i Moduli di U-GOV.
Un ente può adottare queste configurazioni di fornitura con la consapevolezza
che si adeguano perfettamente al modello e che costituiscono l’utilizzo più
comune degli elementi gestionali.
Di seguito riportiamo due esempi di cicli gestionali che insistono sulle
transizioni commerciali (in questo caso di acquisto) e relative transizioni verso i
moduli di contabilità finanziaria e contabilità generale.
2.4. Progetti / Programmi / Linee di azione
Un elemento determinante nell’approccio contabile di U-GOV è la netta
separazione dell’ambito contabile rispetto all’ambito gestionale: la contabilità
non guida l’evento, ma ne è solo uno strumento di misurazione/sistemazione.
I Progetti rientrano in questa caratteristica dato che la loro gestione esce
definitivamente dall’ambito esclusivamente contabile, come accaduto nei
precedenti sistemi, per assurgere a un ruolo trasversale e, nell’ambito dei
progetti di ricerca, addirittura parallelo alla contabilità.
Prima di tutto si definisce un Progetto/Programma/Linea di Azione un oggetto
che gestisce nel breve-medio periodo (mai nel lungo) risorse umane, finanziarie
e strumentali al fine di raggiungere un obiettivo. Il Progetto è dunque un
elemento che la contabilità “misura” ma che è distinto sia dall’elemento
organizzativo, che è di più lungo periodo, sia dall’elemento proprio di voce del
piano dei conti, che è strutturale nella contabilità.
Il progetto è un’anagrafica trasversale di U-GOV ed è una caratteristica
attribuibile a tutte le gestioni. In particolare la contabilità si incarica di fornire
elementi per la loro rendicontazione; le funzioni di pianificazione e controllo,
ad esempio, si occuperanno della loro previsione e del confronto a consuntivo.
In U-GOV si adotta il termine Progetto con lo stesso significato attribuibile ai
termini Linee di Attività/Programmi.
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L’obiettivo contabile in merito ai Progetti è quello di consentire l’utilizzo di una
coordinata aggiuntiva e addirittura sostitutiva che sia in grado di dimostrare la
misura di quanto si amministra su specifiche diverse da elementi puramente
contabili spesso non immediatamente fruibili dall’organo decisionale. Dare con
ciò una risposta che, al di là del sistema contabile, consenta di quantificare
quanto si è speso su un certo progetto, programma o linea, a fronte di quali
entrate, a fronte di quale preventivo, e così via.
Nel modello dei cicli gestionali che abbiamo descritto i progetti sono quindi
imputati al movimento gestionale e questo movimento è poi tradotto in
ciascuna contabilità: questo ancora una volta garantisce una coerenza di
registrazione e soprattutto di riconciliazione assolutamente necessaria. Inoltre
la definizione stessa dei progetti è personalizzabile e permette di perseguire
scopi esterni (erogazione dei finanziamenti) oppure interni (monitoraggio
anche contabile dei progetti di riorganizzazione).
2.5. Fase di Pianificazione (e controllo)
Preventivo Finanziario
Budget Analitico
Coordinate
Coordinate
Esercizio (pluriennale)
Unità Finanziaria (con e senza
autonomia di bilancio)
Voce PDC COFI
Progetto
--Importi (Cassa Competenza,
ripartizioni, debiti crediti)
Esercizio (pluriennale)
Unità Analitica (Centro di
responsabilità/costo)
Dimensione Analitica (F.O. –
attività, commessa,…)
Voce PDC COGE
Progetto
--Importi (Economici, giuridici,
cassa, patrimoniali)
Allocazioni analitiche
Processo di
Pianificazione
Modello di Riferimento
Work Flow
Concorrenza – Profilazione
Utenti
Versioning
Analisi valori
Forecast
What-If
ETL da fonti esterne
Excel
Multidimensionalità
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Figura 4. Fase di Pianificazione
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La figura 4 mostra un modello di riferimento che descrive i processi di
pianificazione e budgeting.
La pianificazione ha come fine la costruzione del preventivo finanziario
annuale/pluriennale e/o determinazione del budget (analitico). Il budget è lo
sviluppo sul piano analitico della fase di programmazione, nella quale vengono
definiti gli obiettivi e si programmano le risorse, le azioni e i tempi necessari
per realizzarli (vedi “Principi e regole contabili del sistema di contabilità
economica delle amministrazioni pubbliche” – Ministero dell’Economia).
La contabilità di U-GOV ha delle funzionalità native che consentono di
predisporre sia il preventivo finanziario, in ottica annuale o pluriennale, sia il
budget analitico. Inoltre ha le funzionalità per gestire le variazioni, che
emergono durante la gestione, di questi due oggetti, variazioni che
riporteranno distintamente l’origine e la causa della modifica. Variazioni che a
loro volta aderiscono al modello dei cicli, e cioè possono essere conseguenza
di eventi gestionali di rilevanza tale da causare una variazione del bilancio o del
budget.
Ma le funzionalità offerte da U-GOV non si fermano qui.
La pianificazione in Ateneo è un’operazione molto delicata che tende ad
avvicinare il mondo universitario e pubblico in generale a quello aziendale dove
il concetto di budget e pianificazione finanziaria si estende da una mera
operazione di previsione a un complesso processo di workflow, analisi what-if,
forecast, consolidamenti, al fine di comprendere meglio le evoluzioni di
mercato.
Non è un caso che la recente crescita dei prodotti di area BPM (Business
Process Management) abbia il processo di planning come punto di partenza del
controllo interno ed esterno. Il risultato cui si tende è quello di utilizzare
standard operativi già collaudati che garantiscono la certezza del risultato, non
solo nella fase di pianificazione ma in modo completamente integrato con la
successiva fase di controllo. Ovviamente la scelta del modello è determinata dai
seguenti requisiti:
→ scalabilità delle funzionalità presenti: non tutte le funzionalità
presenti in un modello sono utilizzate immediatamente
→ garanzia sulle prestazioni e sulla manutenzione
→ completa integrazione con il modello architetturale di U-GOV
→ completa integrabilità con le Contabilità di U-GOV.
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CINECA
In particolare questo ultimo punto merita una considerazione. La pianificazione,
nei soggetti nostri referenti, non si limita alla produzione di un budget analitico
(annuale o pluriennale a seconda dell’orizzonte temporale prescelto), ma deve
armonizzarsi, nel caso che la COFI sia attiva, con il concetto di elaborazione
dei preventivi finanziari annuali e pluriennali nelle unità (finanziarie) con
autonomia di bilancio.
Un processo di pianificazione non integrato tra questi due ambienti porterebbe
inevitabilmente a squilibri tali da invalidare la certificazione di quanto prodotto.
Occorre dunque che il sistema proposto, se valicato in un ambiente in cui è
attiva la contabilità finanziaria, sia del tutto compatibile con le attuali procedure
finalizzate alla produzione del preventivo di tipo finanziario.
Da un punto di vista delle funzionalità dei preventivi finanziari, elenchiamo
quelle di maggior rilievo: possibilità di predisporre bilanci di previsione di
competenza, cassa o misti; gestione delle ripartizione di bilanci su Unità non
dotate di autonomia; gestione dei crediti/debiti da esercizio precedente;
indicazione dei residui; gestione del preventivo pluriennale; gestione delle
finalizzazioni tra entrate e spese.
Il processo di modifica dei diversi ambienti di pianificazione, budgetaria e
finanziaria, sono invece indipendenti l’uno dall’altro: ricordiamo infatti che ciò è
imposto dalle diverse logiche cui rispondono. Il budget è uno strumento di
controllo, dunque è opportuno che non sia mai variato, anche se U-GOV
consente di variarlo e di mantenere traccia di queste variazioni, che sono
correttamente numerate e ordinate; il preventivo finanziario è uno strumento
di autorizzazione, dunque a maggior ragione può essere variato (ovviamente
mantenendo traccia delle modifiche).
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Quali Enti possono utilizzare la Contabilità di U-GOV?
Il sistema contabile di U-GOV ha come principale riferimento l’Ateneo. L’ampia
autonomia amministrativa assegnata alle università italiane (L. 168/89 sempre
ribadita nella legislazione successiva), unita alla diversità di volumi quantitativi nel
confronto reciproco, rende questo riferimento significativamente vario. Le
procedure e le prassi amministrative seguite da un Ateneo possono avere differenze
anche sostanziali rispetto ad un altro, solo per citare qualche esempio: entrate
totalmente, parzialmente o affatto accentrate; utilizzo o meno di prenotazioni o preimpegni; finalizzazione entrate/spese; assegnazione di autonomia di bilancio alle sedi
decentrate; flussi amministrativi rigidi o elastici; predisposizione della fase di
pianificazione dall’alto o dal basso… e si potrebbe proseguire.
La Contabilità in U-GOV presenta quindi una vasta gamma di soluzioni che
permettono di adattarsi anche a realtà diverse dagli Atenei: si tratta delle scuole,
degli istituti di ricerca, in generale di tutti gli enti pubblici non territoriali di
erogazione di servizi in ambito sia istituzionale che commerciale, fino a spingersi
verso le IPAB (istituzioni assistenziali) e le aziende del SSN.
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3. I moduli di U-GOV Contabilità
U-GOV Contabilità è la soluzione U-GOV progettata per la gestione e il
monitoraggio delle attività contabili di Ateneo.
Essa nasce all’interno di in un sistema molto più ampio che ha l’obiettivo di
gestire i principali processi in ateneo. Questo sistema, denominato U-GOV, si
basa su alcuni principi architetturali e funzionali che ne caratterizzano
l’eccellenza e che vengono ereditati da tutte le Aree Funzionali (Didattica e
Studenti, Ricerca, Risorse Umane..) e dai moduli che le compongono.
U-GOV Contabilità quindi non è solo un’applicazione stand-alone, ma utilizzata
con le altre Aree Funzionali U-GOV è una valida e efficace risposta alle
problematiche di integrazione e interoperabilità tra le diverse aree
amministrative di Ateneo.
U-GOV contabilità è una soluzione che si compone di diversi moduli:
→ Contabilità Finanziaria
→ Contabilità Generale
→ Contabilità Analitica
→ Cicli Attivo e Passivo
→ Flussi Finanziari
→ Inventario
→ Gestione Fiscale.
Di seguito vengono presentati dei capitoli di approfondimento sulle
funzionalità, caratteristiche e singolarità di ciascuno di essi.
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4. La Contabilità Finanziaria (COFI)
4.1. Il piano dei conti COFI
Il piano dei conti COFI è una delle coordinate principali della contabilità
finanziaria. In U-GOV il piano dei conti COFI ha le seguenti caratteristiche:
→ è unico per l’ente
→ è liberamente configurabile nei livelli e nel significato da attribuire
ai livelli
→ ha validità nell’esercizio ed è modificabile da un esercizio all’altro,
con possibilità di accorpamenti e scorpori
→ permette di gestire voci speciali come l’avanzo e le partite di giro
→ le imputazioni sono normalmente gestite all’ultimo livello e
ricondotte automaticamente nei livelli superiori
→ è gestibile il concetto di livello decisionale, diverso dall’ultimo, con
lo scopo di semplificare la fase di preventivazione
→ è adeguabile a quanto indicato nel dpr 97/2003, comprendendo
dunque anche le UPB e le funzioni obiettivo
→ è associabile alle strutture finanziarie per permettere una
personalizzazione nella gestione delle “proprie” voci
→ è riclassificabile liberamente, è associabile al piano dei conti
Economico/Patrimoniale, è associabile al piano dei conti SIOPE o
SIRGS.
4.2. Le registrazioni COFI
U-GOV consente di mantenere tutte le possibili registrazioni COFI:
Lato entrate:
→ Accertamento/Residuo attivo: diritto giuridico verso un
credito nuovo o trascinato dal passato
→ Reversale: ordine di incasso all’istituto cassiere
→ Versamento: avvenuto incasso.
Lato spese:
→ Prenotazione: accantonamento di una quota di futuro utilizzo
→ Impegno/Residuo passivo: obbligo giuridico verso un creditore
→ Sub-Impegno/Residuo passivo: ripartizione di un
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impegno/residuo
→ Liquidazione: definizione esatta dell’importo e del creditore di
un impegno/residuo. Questa registrazione COFI è di raro utilizzo
→ Mandato: ordine di pagamento all’istituto cassiere
→ Pagamento: pagamento eseguito.
Figura 5. Dettagli del Mandato
Le registrazioni contabili di spesa appaiono più numerose di quelle di entrata.
La personalizzazione consente però di configurare il sistema in modo tale che
anche nella parte entrate possano essere inserite fasi “normativamente” non
riconosciute come la Prenotazione o il Subaccertamento.
Ogni registrazione contabile ha come coordinate fisse od opzionali: l’esercizio,
l’Unità Finanziaria di riferimento dotata di autonomia di bilancio, la Voce del
Piano dei conti finanziario, lo stanziamento di preventivo di riferimento, il
Progetto, l’Unità Finanziaria di ripartizione senza autonomia (solo Mandati e
Reversali), una ulteriore dimensione finanziaria, l’importo, la causale COFI, il
Soggetto.
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Le registrazioni contabili finanziarie hanno la caratteristica principale di essere
legate tra loro in un ciclo tale da costituire una vera e propria pratica contabile.
I legami obbligatoriamente presenti sono tra Accertamento/Residuo attivo e
Reversale, tra Impegno/Subimpegno/Residuo passivo e Mandato. I legami
facoltativi sono tra Prenotazione e Impegno.
Altra caratteristica peculiare delle registrazioni contabili COFI è quella di
essere a capo dei rapporti con l’istituto incaricato del servizio di cassa. Questa
caratteristica, però, in U-GOV viene mitigata, infatti sarebbe in contrasto con
la reciproca indipendenza dei motori di registrazione contabile rispetto agli
eventi. Perciò il legame tra le registrazioni COFI e l’istituto cassiere, seppure
presente in U-GOV nel momento in cui è attivo il metodo COFI, non è l’unico
a essere attivo ma ci sarà anche un legame di tipo esclusivamente gestionale.
Diamo maggior dettaglio alle gestioni meno frequenti:
-
Sub-impegni
-
Residui
-
Liquidazioni
-
Impegni/Accertamenti pluriennali.
4.2.1. Sub-impegni
Per sub-impegno si intende un atto inteso a frazionare un precedente impegno.
Il sub-impegno consiste, di fatto, nella diminuzione della disponibilità di un
impegno con conseguente iscrizione di un nuovo impegno “subordinato” sulle
stesse coordinate del “originale”. In particolare il sub-impegno si distingue dal
fatto che la sua creazione non comporta un numero di impegno nuovo, ma il
mantenimento del numero originale cui viene aggiunto un progressivo.
Le coordinate contabili sul quale è preso l’impegno originale non possono
variare nel subimpegno, tranne il soggetto contabile.
Le fasi successive del ciclo di spesa (Variazioni – Liquidazioni e Mandati)
possono riferirsi indistintamente o all’impegno o al sub-impegno.
4.2.2. Residui
I documenti di impegno (accertamento per la parte entrate) o sub-impegno
sono la fonte del riaccertamento residui: un residuo è iscritto partendo dalla
quota non associata a mandati di un impegno. Data la possibile presenza dei
sub-impegni si assume che essi possano essere trattati in sede di
riaccertamento come impegni normali: dunque possono andare a residuo.
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4.2.3. Liquidazioni
Le regole della contabilità finanziaria di tipo pubblico prescrivono, nella parte
delle spese, anche la fase cosiddetta di liquidazione, che determina il preciso
ammontare della spesa e dove si individua esattamente la figura del creditore.
La liquidazione prescrive inoltre il possesso di tutta la “documentazione idonea
a comprovare il diritto al pagamento da parte dei soggetti creditori”. Stante
specialmente questa seconda impostazione, si intende ottemperare a questa
fase, per i soli enti che intendono avvalersene, attraverso:
a) un attributo di liquidazione da applicarsi alle fasi di impegno/subimpegno.
b) attraverso la trasposizione nel mondo gestionale della fase di
liquidazione, corrispondente ad esempio al collaudo, alla certificazione,
all’autorizzazione. La certificazione gestionale ha come effetto la
liquidazione contabile vista sopra.
4.2.4. Impegni/Accertamenti pluriennali
In U-GOV saranno operativi un preventivo finanziario annuale e un preventivo
finanziario pluriennale. Il preventivo finanziario pluriennale è il documento che
riporta, in termini finanziari, le strategie e la programmazione di un periodo
non inferiore ai tre anni; esso ha le seguenti caratteristiche:
-
è formulato in termini di sola competenza
-
può differire, solo temporaneamente, rispetto alle previsioni del
preventivo annuale a parità di esercizio. Tali differenze, da evidenziare,
provocano delle variazioni al preventivo pluriennale indotte da quello
annuale, nel momento in cui quest’ultimo è approvato
-
è soggetto a modifiche attraverso delibera
-
può anche non essere in pareggio.
Il preventivo pluriennale è utilizzato come riferimento delle registrazioni COFI
pluriennali. Date le caratteristiche citate, in particolare il fatto che il prev.
pluriennale è formulato solo in termini di competenza, si ritiene che le
registrazioni pluriennali abbiano attributi analoghi a quelli degli impegni. Quindi
il sistema permetterà di definire un esercizio futuro a impegni e accertamenti,
con controllo di disponibilità sulla corrispondente registrazione nel preventivo
pluriennale.
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Mutui, obbligazioni a lungo termine: un caso particolare di registrazioni pluriennali
è dato da obbligazioni quali l’iscrizione di mutui o di affitti o di altri contratti
con termine maggiore dell’orizzonte pluriennale. Si intende gestire queste
registrazioni come impegni/accertamenti normali di esercizio che però creano
contestualmente le registrazioni pluriennali analoghe, fino all’esercizio di
termine indicato.
Passaggio a esercizio: quando una registrazione pluriennale diventa di esercizio,
cioè quando sono ammesse le registrazioni sull’esercizio divenuto corrente, il
sistema propone di confermare come impegni/accertamenti normali le
registrazioni pluriennali. Non sono ammesse registrazioni pluriennali non
confermate: o vengono trasformate in impegni accertamenti oppure devono
essere annullate. Queste operazioni sono massive.
4.3. Fondi Economali
La Contabilità Finanziaria di U-GOV gestisce compiutamente l’apertura, lo
sviluppo e la chiusura di fondi di spesa sotto la responsabilità di un soggetto
chiamato economo. I “Fondi Economali” traggono le risorse da un’unità con
autonomia di bilancio attraverso una normale pratica di spesa, con effetti
automatici sul registro economale. Sono quindi mantenute in modo del tutto
automatico le spese sul registro, che possono derivare dai Documenti
Gestionali (Fatture, Compensi, Note di spesa, Missioni, Anticipi) e i reintegri
dello stesso registro quando, periodicamente, la somma delle spese registrate
si avvicina al disponibile. I reintegri consistono nell’iscrizione, aggregata, nella
contabilità finanziaria “normale” delle spese sostenute tramite fondo, e del
ripristino del fondo stesso. A fine esercizio, o in altro momento a scelta, il
fondo si chiude con ulteriori automatismi per riportare a bilancio l’eventuale
saldo residuo.
4.4. Interscambio con l’istituto cassiere
U-GOV è interoperabile anche con l’esterno, dunque il colloquio con l’istituto
incaricato del servizio di cassa è nativamente previsto.
Gli elementi minimi di questo colloquio sono l’accettazione di un flusso
telematico di andata e ritorno che sia compatibile con le reciproche
funzionalità.
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CINECA
Dal cassiere arrivano le seguenti informazioni:
-
riscontri di mandati e reversali: il sistema automaticamente produce la
registrazione contabile in base ai riferimenti di riscontro
-
annullamento precedenti riscontri: anche in questo caso il sistema
procede con le relative scritture
-
sospesi di entrata e spesa: sono pagamenti e incassi che non rientrano
nella disponibilità dell’ente fino a che non si procuri loro copertura con
mandato o reversale. I sospesi sono associabili alle registrazioni di
contabilità finanziaria (es. reversale a copertura di sospesi)
-
rendiconti giornalieri e periodici sulle giacenze.
Al cassiere vengono mandate le seguenti informazioni;
-
registrazioni di ordinativi di spesa o entrata (mandati e reversali)
attraverso la c.d. Distinta
-
annullamenti di precedenti Distinte
-
annullamenti di mandati o reversali precedentemente inseriti in distinta
-
copertura dei sospesi
-
legami tra mandati e reversali per il pagamento del netto.
Le informazioni sulle disponibilità di cassa sono sempre confrontabili tra
istituto cassiere e ente.
La natura aperta di U-GOV consente di gestire rapporti più avanzati con gli
istituti incaricati del servizio di cassa in particolare consentendo l’adozione di
strumenti esterni dedicati alle procedure di firma digitale.
4.5. Chiusure contabili, consolidamenti,
consuntivi
4.5.1. Riaccertamento residui
La contabilità in U-GOV permette di gestire contemporaneamente due esercizi
contigui. Ogni operazione che comporta la modifica dei saldi di entrambi gli
esercizi rientra in quelle operazioni denominate di chiusura COFI. Le funzioni
di riaccertamento residui sono operazioni di chiusura.
Il riaccertamento residui, disponibile solo sui bilanci di competenza o misti,
consente di:
→ marcare come residui impegni e accertamenti di competenza che
non saranno più associati a mandati/reversali
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→ riportare ancora come residui vecchi residui provenienti da
gestioni precedenti
→ modificare, eliminare, mandare in economia o rendere perenti
vecchi residui: di ogni modifica si mantiene traccia come variazione,
l’eliminazione, l’economia e la perenzione ha effetto su dove si
allocano le risorse finanziarie liberate.
Le operazioni di riaccertamento non hanno un periodo fisso di operatività, ma
possono essere intraprese in qualunque momento dell’anno. Gli effetti
sull’esercizio contiguo sono immediati: se ad esempio si manda come residuo
un impegno esso è già utilizzabile come residuo fin da subito nell’esercizio
successivo (se aperto). E’ possibile anche effettuare modifiche rientranti nelle
operazioni di riaccertamento direttamente dall’esercizio successivo, il sistema
mantiene sempre traccia di tutto e colloca ogni operazione nella sua giusta
posizione.
Le operazioni di riaccertamento possono essere compiute massivamente.
4.5.2. Chiusura per consuntivazione
Ogni bilancio, con le sue ripartizioni, ha la possibilità di effettuare le operazioni
di chiusura sulle proprie voci. Esse consistono nel determinare il saldo esatto di
chiusura, e dunque l’avanzo o disavanzo (di amministrazione per i bilanci di
competenza, di cassa per gli altri bilanci).
Le operazioni di chiusura permettono di:
→ agire massivamente sulle prenotazioni di spesa: riportandole
totalmente, parzialmente, o affatto nell’esercizio successivo come
se fossero residui
→ calcolare e agire sul riporto distinto nella stessa o in altra voce
dell’economia vincolata
→ calcolare e agire sulle economie non vincolate
→ determinare il risultato di gestione
→ influire sulla bozza di preventivo dell’esercizio successivo.
L’effetto di queste operazioni è quello di fornire i saldi corretti dei bilanci
consuntivi, oltre a contribuire ad arricchire il preventivo finanziario
dell’esercizio seguente. Un riporto distinto di una economia di spesa, infatti, ha
come effetto quello di influire sul calcolo dell’avanzo e di provocare una
variazione di bilancio su quella voce.
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Il consuntivo finanziario è scalabile sull’unità con l’autonomia di bilancio ma
anche su quelle sottoposte. Inoltre è dato modo di aggregare o consolidare più
consuntivi. Il consolidamento consente di elidere i trasferimenti (non
economici) interni, il processo di aggregazione invece si limita a sommare le
poste. La reportistica connessa al bilancio consuntivo è, come tutta la
reportistica di U-GOV, liberamente configurabile.
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5. La Contabilità Generale (COGE)
5.1. Il piano dei conti COGE
Il piano dei conti COGE è una delle coordinate principali della contabilità
generale. In U-GOV il piano dei conti COGE ha le seguenti caratteristiche:
→ è unico per l’ente
→ è liberamente configurabile nei livelli e nel significato da attribuire
ai livelli
→ ha validità nell’esercizio ed è modificabile da un esercizio all’altro,
con possibilità di accorpamenti e scorpori
→ permette di gestire voci speciali tipo cassa, banca, ed altre voci
→ le registrazioni sono gestite all’ultimo livello e ricondotte
automaticamente nei livelli superiori
→ è associabile alle strutture finanziarie per permettere una
personalizzazione nella gestione delle “proprie” voci
→ è riclassificabile liberamente oppure è possibile riclassificarlo
secondo le indicazioni di bilancio dell’Unione Europea.
Ogni conto COGE deve necessariamente essere inserito, attraverso appositi
attributi, anche ereditati dai livelli precedenti, in una classificazione che
permetta di indicare se fa parte di:
-
conti numerari
-
conti economici
-
conti d’ordine.
All’interno dei conti numerari è necessario distinguere in:
-
attività
-
passività.
All’interno dei conti economici è necessario distinguere in:
-
conto d’esercizio
-
conto pluriennale.
Inoltre, sempre per i conti economici:
-
conti di costo
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-
conto di provente o di ricavo.
Le voci del pdc COGE possono essere marcate come “di trasferimento” per
permettere di dare un filtro nella registrazione COGE dei trasferimenti interni.
Così, ad esempio, il conto “Automezzi” è un conto economico, pluriennale, di
costo. Il conto “Finanziamenti da parte di altri enti del settore pubblico e
privato” è economico, d’esercizio, di ricavo. Il conto “Debiti tributari” è
numerario, di passività. E così via.
Il piano dei conti COGE, essendo utilizzato anche nella contabilità analitica, può
contenere attributi analitici quali il fatto, indicare se la voce è di tipo “diretto”
oppure “indiretto”, “fisso” oppure “variabile” e proporre altri parametri
personalizzabili.
5.2. Le registrazioni COGE
La COGE utilizza il metodo della partita doppia come caratterizzante le
proprie registrazioni. Una registrazione si compone dei seguenti attributi:
-
riferimento all’evento (Documento Gestionale)
-
data di registrazione
-
causale di registrazione
-
voci con relativi importi in sezione dare o avere
-
soggetto contabile per ogni voce
-
data di competenza per ogni voce.
La registrazione avviene sulla base dell’evento gestionale, che come abbiamo
visto in U-GOV è reso attraverso il Documento Gestionale. Dunque ogni
Documento Gestionale può avere la propria registrazione COGE. E’ possibile
effettuare le registrazioni COGE in modo massivo.
Tutte le modalità di pagamento viste nei paragrafi precedenti, e tutte le
fattispecie di integrazione tra moduli, vedi il caso degli stipendi o dei contributi
di erogazione servizi, rientrano nella possibilità di essere correttamente
registrati in Contabilità Generale. Per non appesantire questo documento si
sceglie di non ri-specificare in ottica COGE le fattispecie già esposte.
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Figura 6. Registrazione in Contabilità Generale
5.3. L’innovazione: configurabilità e
personalizzazione nelle registrazioni COGE
U-GOV anche e soprattutto riguardo la contabilità generale ha come obiettivo
di delegare la definizione delle regole contabili all’esperto locale di dominio, in
modo da consentire una estrema flessibilità di utilizzo. L’ambito di
personalizzazione è il seguente:
-
indicazione, tra i DG, di quali hanno un effetto in COGE. Non tutti i
DG, infatti, sono registrabili in COGE. Ad esempio non lo sono quelli
che tracciano un evento interno, così come non lo sono quelli che
tracciano un evento esterno di natura solo giuridica.
-
indicazione di quale tipo di registrazione COGE effettuare sulla base
del DG. Per tipo di registrazione COGE si intende la preselezione dei
contenuti (voci, sezioni, importi) secondo quanto comunemente noto
con il termine “causale” di contabilità generale. Questa indicazione non
dipende solo dal tipo DG, ma anche da attributi propri presenti nello
stesso DG o nell’ambiente in cui ci si trova. Ad esempio un DG di tipo
Fattura può attivare due tipi di registrazioni diverse a seconda che sia
una fattura in valuta diversa dall’euro o in euro.
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-
indicazione di quali voci, in quale sezione e per quale importo
movimentare sulla base delle informazioni provenienti dal DG oltre
che dall’ambiente.
L’ambito di personalizzazione del sistema, come si vede, va oltre ai meccanismi
di scelta statica rispetto ad elementi precablati propri delle causali contabili, per
arrivare a definire dinamicamente il tipo di registrazione prescelta sulla base di
attributi e caratteristiche non necessariamente inquadrabili in una
configurazione statica. Per esempio, se prima, in regime di contabilità
finanziaria, la scelta della voce di costo/provente primario in una causale
tradizionale dipendeva dalla natura economica del movimento, in questo nuovo
sistema può continuare a dipendere staticamente dalla natura economica, ma
può anche dipendere dinamicamente da attributi non tipici del DG cui si ritiene
di dare un significato. Attributi che a loro volta possono essere personalizzabili
nell’ambito dell’architettura dei DG.
Non è richiesta la conoscenza di strumenti tecnici di programmazione per
realizzare quanto indicato, la complessità, comunque presente, è affrontabile
con l’utilizzo di formule analoghe a quanto presente sui fogli di calcolo tipo
Microsoft Excel.
Dal punto di vista più propriamente contabile, l’innovazione proposta da
U-GOV alla metodologia COGE e di consentire anche in questo tipo di
contabilità l’adozione di diverse “fasi” che accompagnano il ciclo attivo o
passivo. Sarà infatti possibile
-
anticipare la fase di rilevamento del debito (caso delle fatture da
pervenire)
-
anticipare la fase di rilevamento del costo (contratti, forniture aperte)
-
tracciare la fase tra l’invio al cassiere e il pagamento/incasso effettivo
(transitori di banca).
Queste nuove fasi contabili COGE consentono di orientare meglio
l’amministrazione dell’Ateneo rispetto alla capacità informativa abituale della
contabilità finanziaria, pur mantenendo l’aderenza integrale ai Principi contabili,
essendo fasi ammesse e usate ad esempio nei contesti privati.
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5.4. Le scritture di chiusura COGE
La chiusura in COGE è un processo che si compone di molti fasi: le scritture di
assestamento, le scritture di integrazione, il controllo di completezza, il calcolo
dei saldi, le scritture di chiusura vera e proprie e quelle di riapertura. L’insieme
di queste operazioni può essere condotto anche attraverso un wizard che fa da
guida/controllore di coerenza.
E’ possibile effettuare simulazioni di chiusura o chiusure periodiche infrannuali.
Il sistema consente di avere una reportistica su ogni aspetto, singolo o
complessivo, riguardante i saldi COGE.
35
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6. Integrazione COFI - COGE
Il sistema di scritture esaminato fino ad ora nasce con la precisa intenzione di
mantenere una percorribilità certa tra registrazioni COFI e scritture COGE
almeno laddove esse derivano da documenti gestionali. Lo scopo dichiarato è
quello di rendere sempre possibile e agevole “riconciliare” le due contabilità.
Con tale termine, noto alla prassi, si intende la possibilità di fare una doppia
verifica sui valori sia giuridici-finanziari, misurati dalla COFI, sia economici
patrimoniali, misurati dalla COGE.
Questa operazione implica difficoltà oggettive laddove la reciproca
indipendenza dei due sistemi contabili porta a concludere che non traggono
origine dagli stessi eventi amministrativi. Occorre necessariamente stabilire che
tipo di riconciliazione si vuole realizzare. Alcune sono da escludere a priori.
Non è possibile riconciliare tutti i valori dello Stato Patrimoniale da un qualsiasi
rendiconto finanziario. Così come, a maggior ragione, non è possibile
riconciliare tutto il conto economico. Per altri versi, una mera riconciliazione
sull’avvenuta registrazione COGE rispetto alla COFI, è certamente necessaria
ma forse insufficiente agli scopi.
In definitiva, si può procedere a stabilire regole e metodi di riconciliazione:
-
sulla situazione di cassa
-
situazione creditoria/debitoria
-
sulla natura dei costi/proventi rispetto alle spese e alle entrate
registrate
In fasi successive possono essere valutate anche le seguenti riconciliazioni:
-
sulla situazione dei cespiti ammortizzati (conciliazione COGEInventario)
-
sulla situazione pagato-registrato COFI – registrato COGE
relativamente al personale dipendente e assimilato.
Controllo di cassa
La voce del piano dei conti COGE che identifica l’istituto cassiere, con
l’identità dello stesso istituto, deve coincidere con la situazione di cassa
dedotta attraverso l’analisi della contabilità finanziaria. In particolare la giacenza
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iniziale (che dovrà essere registrata una sola volta e all’inizio) a cui vengono
sommati gli importi delle reversali riscontrate e sottratti gli importi dei mandati
pagati, deve risultare coerente con il saldo COGE del conto numerario aperto
allo stesso istituto cassiere in esame. Per coerente si intende che tutti i
riscontri devono aver dato origine a scritture in COGE di eliminazione
numeraria del credito/debito, come abbiamo visto sopra. In certi casi
(trasferimenti per accentramento di IVA o CORI) lo stesso mandato produce
scritture a saldo zero su differenti identità di banca. Il sistema deve riconoscere
eventuali scritture non ancora realizzate sui riscontri evidenziandone i motivi e
conteggiandone lo stesso l’importo, se possibile. In caso di mancata quadratura
il sistema permetterà all’utente di verificare il controllo analitico dei saldi con
una reportistica opportuna. E’ possibile limitare il confronto da data a data.
Situazione creditoria/debitoria
In questo caso è il soggetto che deve essere controllato. Si ipotizza una
reportistica che indichi, per ogni soggetto:
-
il saldo relativamente ai conti COGE di natura numeraria in cui è
identificato
-
il saldo relativamente ai seguenti movimenti COFI in cui è parimenti
identificato: documenti primi COFI/COGE (derivanti da associazione
con documenti gestionali registrati in COGE, sia in via speciale che in
via normale) senza associazione con documento autorizzatorio più
documenti autorizzatori senza riscontro
-
il saldo, relativamente ai seguenti movimenti COFI in cui è identificato:
documenti primi COFI/COGE (non derivanti da associazione con
documenti gestionali).
Il sistema dovrebbe riscontrare una parità tra il saldo al primo e secondo
punto. L’operatore può controllare l’analisi di ogni saldo.
Riconciliazione Proventi/Costi
Questo tipo di verifica non può essere realizzato direttamente sui saldi, dato
che le corrispondenze dirette tra voce del piano dei conti COFI e voce del
piano dei conti COGE sono solo un sottoinsieme. Inoltre, anche se fosse, la
competenza o altri fattori possono comunque sfalsare la registrazione COGE
rispetto a quella COFI.
In pratica alla riconciliazione ottimale intesa in senso stretto interessano solo i
documenti gestionali completamente contabilizzati in COFI e normalmente
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contabilizzati in COGE. Anche se il sistema consente altre strade quali la
contabilizzazione COFI incompleta o la contabilizzazione COGE speciale, alla
riconciliazione questi elementi interessano come casi particolari da evidenziare
a parte come giustificazione delle differenze.
I prospetti di riconciliazione elencati fin’ora hanno uno scopo diverso rispetto
al più noto “Prospetto di Conciliazione” in uso presso gli enti locali e previsto
nel D.Lgs 267/2000. Quest’ultimo, infatti, è il documento da accludere al
Conto Economico che, partendo dai dati finanziari della gestione corrente del
bilancio (Accertamenti – Impegni), con l’aggiunta di elementi economici non
compresi nella gestione finanziaria, rileva il risultato economico finale.
In sostanza tale prospetto colloca come fonte di informazione primaria gli
Accertamenti in parte Entrate e gli Impegni in parte Spese, e li rettifica sulla
base della competenza economica temporale portando in somma algebrica
ratei e risconti (non previsti dalla contabilità finanziaria, a meno di considerare,
come in quelle realtà si fa, la gestione dei residui come indicazione del risconto
attivo o passivo…) e altre rettifiche. Quindi, il prospetto è completato con
l’indicazione di talune componenti economiche non rilevate in COFI, ma solo
in COGE, quali le “Insussistenze del passivo”, le “Sopravvenienze”, i costi
capitalizzati, eccetera.
L’assunto alla base di questo prospetto è ovviamente che esista una relazione
di identità tra i primi livelli del piano dei Conti Finanziario, Titoli e Categorie, e
i primi livelli del piano dei conti Economico Patrimoniale. Infatti è solo previa
tale identità che è possibile sommare i risultati ottenuti dal solo aspetto COFI
(Accertamenti e Impegni) e quelli ottenuti dal solo aspetto COGE (ratei,
risconti, IVA, ….). Occorre verificare se tale precondizione sia efficacemente
perseguibile all’interno delle amministrazioni cui facciamo riferimento, e in ogni
caso non è un vincolo del modello fin qui affrontato.
In sostanza, il prospetto vincola gli enti locali a mantenere le contabilità COFI e
COGE altamente dipendenti l’una dall’altra, limitando sostanzialmente le
potenzialità operative che, in mancanza del prospetto stesso, avrebbero potuto
meglio rappresentare la rendicontazione economica, quali ad esempio la tenuta
di una COGE più indipendente così come stata tratteggiata lungo tutto questo
documento. Altro motivo di criticità potrebbe essere il ruolo centrale assunto
dai documenti COFI Accertamento e Impegno, la cui posizione temporale è
spesso lontana dalla generazione del valore. Senza per forza ricorrere ai
39
CINECA
documenti gestionali del ciclo attivo e passivo gestionale (come abbiamo fatto
noi in tutto il documento, pur consapevoli della loro non obbligatorietà
normativa) potevano essere meglio approssimanti i momenti COFI della
Riscossione in parte Entrate e Liquidazione in parte Spese.
40
CINECA
7. La Contabilità Analitica (COAN)
La Contabilità Analitica in U-GOV ha il duplice scopo di fornire una
rendicontazione economica su unità di rilevamento autonome e legate alla
responsabilità e/o alla produzione e di gettare la base per il più ampio processo
di Controllo di Gestione dell’ente. La Contabilità Analitica ha come base di
riferimento la registrazione di Contabilità Generale in Partita Doppia, anche se
non si può accantonare l’ipotesi, e U-GOV lo permette, di dotare le
registrazioni COAN di un riferimento contabile di tipo COFI (nei casi in cui si
adotta la COAN senza adottare la COGE).
In estrema sintesi, la Contabilità Analitica ha il compito di assegnare la
rilevazione economica alla responsabilità, cioè assegnare la misura di un costo
o di un provente, data dalla registrazione COGE, a un centro di responsabilità.
Assegnare un movimento diverso da quello economico come, ad esempio, il
movimento finanziario, impatta sul criterio di economicità all’origine: il
movimento finanziario è dettato dall’obbligo giuridico normativo/autorizzativo
e non dalla generazione di valore. Una Contabilità Analitica fondata su criteri
diversi dall’economicità non genererebbe i risultati previsti in termini di
“influenzabilità” della gestione e di “misura del valore” della stessa, ma solo di
assegnazione di obblighi a localizzazioni diverse da quelle istituzionali.
All’opposto, se si ritiene che tali obiettivi siano comunque non perseguibili data
la collocazione degli Atenei in un contesto di riferimento non di “pieno
mercato”, allora si può accogliere l’utilizzo della approssimazione di spesa al
posto del costo, e di entrata al posto del provente.
La registrazione analitica che parte dalla COGE consiste nell’isolare dalla
scrittura in partita doppia l’elemento economico, cioè l’elemento, o gli
elementi, che misurano un costo o un ricavo d’esercizio. Quindi la
registrazione consiste nell’assegnare quanto isolato alle unità analitiche e alle
altre dimensioni analitiche. Il metodo è dunque, come nella Contabilità
Finanziaria, a “partita semplice”, cioè una scrittura con importi in una sezione
unica senza controllo di quadratura (ma con segno che può essere negativo). E’
importante sottolineare che la Contabilità Analitica ha un piano dei conti
proprietario e autonomo, che può essere condiviso sia con quello della
Contabilità Generale, sia con quello della Contabilità Finanziaria, rendendo di
41
CINECA
fatto realmente “di supporto” questa contabilità.
La registrazione analitica che parte dalla COFI o COGE consiste nel
determinare quale registrazione è alla base del movimento analitico
(Accertamento/Impegno – Reversale/Mandato, Scrittura COGE Anticipata o
Prima) e sulla base di queste recuperare le coordinate analitiche di riferimento
per procedere alla registrazione analitica, proseguendo quindi con la
ripartizione analitica degli ammontari così determinati.
7.1. Le coordinate analitiche: Unità Analitiche
e Dimensioni Analitiche
L’elemento caratterizzante la contabilità analitica è la struttura di rilevamento
per responsabilità. In letteratura sono molteplici le modalità con cui chiamare
questa struttura: Centro di Costo, Centro di Responsabilità, Centro di
Profitto, Unità Previsionale, eccetera. Ogni denominazione ha una differente
sfumatura. Per non dare un’assegnazione preventiva di significato è preferibile
che la “destinazione” di ogni movimento sia chiamata semplicemente Unità
Analitica.
1.
le UA sono disposte in ordine gerarchico ad albero. Una UA può
avere un solo padre in un dato periodo di tempo.
2.
Il periodo di validità di un legame tra UA è l’esercizio.
3.
Una UA può corrispondere a una Unità Finanziaria (UF) con
autonomia di bilancio: la relazione è strettamente biunivoca. Se tale
relazione è verificata (e controllata dal sistema) allora le regole di
integrazione COFI-COGE sono assicurate soprattutto in merito allo
sviluppo della fase di pianificazione in preventivi finanziari.
4.
Ogni UA può essere “etichettata” con uno o più attributi a semantica
libera, da utilizzare come criterio di selezione.
5.
Alcune UA, opportunamente riconosciute con un attributo, possono
essere esterne all'ente (esempio per rendicontare analiticamente
progetti co-finanziati in cui intervengono strutture esterne all'ente)
6.
Ogni UA può essere etichettata con i seguenti attributi a semantica
fissa, utilizzati dal sistema, oltre che come criterio di selezione, come
guida per i processi di attribuzione e controllo:
-
“produttivo” o “di struttura”
-
“strategico” o “operativo”
-
“reale” o “fittizio”
-
“intermedio” o “finale”
42
CINECA
-
“ausiliare” o “generale” (assegnabili solo alle UA con
attributo “di struttura” e “operativo”)
-
“di profitto”.
Le Unità Analitiche non sono quasi mai sufficienti alla completezza di un
movimento analitico. Oltre alla destinazione occorre rappresentare anche la
ripartizione sulla motivazione, sull’oggetto, sull’obiettivo del movimento. Entro
questo scenario entrano in gioco le potenzialità di personalizzazione di
U-GOV: anche da questo punto di vista infatti la strada è quella di fornire
all’esperto di dominio locale una struttura liberamente assegnabile e
determinabile sia nei contenuti che nel significato, in modo da consentire di
tracciare, analiticamente prima, e come controllo di gestione poi, l’evento
gestionale.
La struttura si limita a convergere sulle seguenti regole:
-
è possibile costituire due tipologie essenziali di dimensioni di controllo:
con struttura ad albero gerarchico o con struttura piana (cioè senza
relazioni)
-
all’interno delle due tipologie di cui sopra è possibile scegliere N
dimensioni di controllo, in ognuna delle N dimensioni non ci sono limiti
ovviamente agli elementi registrabili
-
per le tipologie con struttura ad albero è possibile scegliere di adottare
gli stessi attributi previsti nella struttura delle Unità Analitiche (vedi
sopra)
-
è possibile stabilire delle relazioni tra le Dimensioni Analitiche e le
Unità Analitiche e/o direttamente con le Unità Finanziarie.
Proseguendo, la Contabilità Analitica di U-GOV dà l’ulteriore possibilità di
misurare l’andamento analitico dei Progetti e, per essi, delle Attività di
Progetto. Quest’ultimo set di coordinate è alla base della contabilizzazione a
“full costing” dei progetti, che serve ad esempio ad adempiere in modo
corretto ai dettami del Settimo Programma Quadro della ricerca finanziata
dalla UE, adempimento che consente di ottenere i dovuti fondi.
Concludiamo con il ricordare che l’esito della configurazione così prevista è
quello di arricchire i documenti gestionali delle coordinate analitiche secondo i
metodi di valorizzazione indicati in quella parte di analisi.
43
CINECA
7.2. Le fasi della Contabilità Analitica, la
riallocazione e la reportistica
A differenza della Contabilità Finanziaria e della Contabilità Generale, la COAN
non è imperniata sul concetto di saldi fissi e statici, ma è caratterizzata invece
dal movimento delle rilevazioni a seconda dell’informazione richiesta. Dunque
si può parlare di almeno due fasi presenti nella COAN: la fase di imputazione
diretta, o prima imputazione, e la fase di riallocazione (ribaltamento).
La prima fase è quella in cui l’evento gestionale, definito dal Documento
Gestionale, viene registrato in COAN (passando dalla COGE o COFI). In
questa fase è possibile ripartire in percentuale sia sulle Unità Analitiche, sia
sulle altre Dimensioni Analitiche.
La seconda fase è quella in cui le registrazioni analitiche dirette sono riallocate
in diverse coordinate (altre UA, altre Dimensioni) utilizzando driver di
ripartizione. Questa seconda fase è quella più caratteristica e significativa: le
regole non sono stabilite a priori; la riallocazione può essere statica o dinamica
a seconda delle esigenze informative; essa è direttamente connessa al sistema
di reportistica.
L’elemento chiave dell’intera fase è il driver. Il driver è composto da un’origine,
da un metodo e da una destinazione. L’origine e la destinazione sono
coordinate analitiche (UA o altre dimensioni). Il metodo è un algoritmo che a
sua volta usa come riferimento l’intero ambiente informativo di U-GOV o
anche extra U-GOV, ricavando da esso informazioni utilizzate per derivare, alla
fine, una percentuale da applicare all’origine per valorizzare la destinazione.
L’esigenza di calcolare i driver sulla base delle informazioni trasversali di tutto
U-GOV è la ragione per cui la seconda fase di COAN, cioè la riallocazione, è
effettuata in un ambiente più vicino al controllo di gestione piuttosto che al
mondo contabile, il modulo Allocazione Costi di U-GOV. Il Controllo di
Gestione ha infatti già a sua disposizione l’intero dominio informativo.
La reportistica connessa alla COAN, oltre a essere personalizzabile come nel
resto dei casi, ha l’ulteriore caratteristica di essere doverosamente
multidimensionale e di consentire di derivare, da ogni report, anche la
posizione originale.
Va altresì sottolineato che:
44
CINECA
-
in U-GOV anche la scrittura COAN diretta consente già dal suo
nascere di ripartire l’ammontare dell’evento in diverse coordinate
analitiche, e anche in diverse viste;
-
in U-GOV Contabilità è possibile registrare direttamente scritture
COAN di ribaltamento senza l’ausilio dei sistemi di Controllo avanzati,
consentendo di mantenere traccia:
a. di diverse fasi di ribaltamento
b. dell’origine e destinazione del ribaltamento analitico
(informazioni che non sono mai perse).
45
CINECA
46
CINECA
8. Motori COFI e COGE: loro convivenza
8.1. Gestione dei diversi modi di pagamento
dei DG
I modi di pagamento previsti su un DG gestionale sono:
-
mandato normale
-
mandato normale a copertura di sospeso
-
aggregazione di mandati per l’istituto cassiere
-
via fondo economale
-
via carta di credito aziendale
-
home banking.
Non tutti sono alternativi fra loro, nella descrizione di ognuno saranno indicati
i funzionamenti esclusivi o comuni. Possono aggiungersi altri modi senza
doverne intercettare una gestione appropriata, se non nei rapporti con il
cassiere. Questa precisazione è relativa al fatto che nel motore COFI il
mandato di pagamento, oltre ad essere una disposizione di pagamento, è anche
una registrazione contabile che va a bilancio, con tutti i formalismi che lo
caratterizzano e che devono essere rispettati anche quando non è il metodo
scelto. Nel documento si assume, ragionevolmente confortati dalla pratica, che
i rapporti con il cassiere sono così composti:
Verso il cassiere
Trasmissione via distinta di:
-
mandati di pagamento normali
-
mandati a copertura sospesi
-
lettere di pagamento
-
annullamento mandati inseriti in distinte precedenti
-
trasmissione allegati al mandato relativi ai dettagli di pagamento
-
trasmissione di reversali collegate ai mandati per il netto
-
trasmissione di uno o più codici SIOPE per ogni mandato dal
cassiere.
47
CINECA
Ricevimento via giornaliera di:
-
riscontri di mandati (pagamenti) normali
-
riscontri di mandati a copertura
-
sospesi
-
annullamento riscontri anche parziali
-
annullamento sospesi anche parziali.
Pagamento via ordine di pagamento
Il pagamento via mandato è il più frequente e si riferisce a quanto
tradizionalmente conosciuto all’interno degli enti pubblici. La scelta si limita in
pratica nello scegliere quali dettagli del DG pagare e per quale quota.
Per rendere il sistema U-GOV compatibile ma indipendente dal motore COFI
nei rapporti con il cassiere, come abbiamo visto sopra, occorre la presenza di
DG che facciano le veci dell’ordinativo di pagamento. Esso sarà dunque
contabilizzato sia in COFI, con il Mandato, sia in COGE, con la scrittura che
trasforma il debito in uscita di cassa.
Pagamento a copertura sospeso/provvisorio
Il pagamento a copertura di sospeso è un modo di pagamento alternativo al
mandato semplice. Segue le stesse regole viste sopra, anche negli effetti sui
motori. In più ha solo l’indicazione che il pagamento è già stato fatto. Il cassiere
ha trasmesso infatti un provvisorio o sospeso (o altro nome che gli viene dato)
che riporta il pagamento e che viene appunto coperto con il pagamento.
Pagamento via fondo economale
Il pagamento via fondo economale è un modo di pagamento alternativo agli
altri. Si tratta di un’indicazione al responsabile del fondo economale di pagare
quanto indicato nel DG.
Gestione carta di credito aziendale
L’ipotesi è che l’ente abbia alcune carte di credito aziendali assegnate in uso al
proprio personale e che esse costituiscano un modo di pagare un documento
gestionale.
Il pagamento via carta di credito ha le seguenti caratteristiche:
-
il DG passa in stato pagato immediatamente, mentre il flusso
finanziario avviene in un momento successivo
-
è aperto un “fondo” per ogni carta di credito. Tale fondo è dato in
48
CINECA
affidamento a un titolare (un responsabile)
-
per ogni carta (e dunque per ogni fondo) è prevista un’assegnazione
con data inizio e fine a colui che ha necessità di usarla
-
per ogni carta (e dunque per ogni fondo) è previsto un tetto massimo
di spesa, un tetto massimo mensile, una scadenza. I dati sono riferiti al
contratto proprio della carta.
In generale il metodo di pagamento non ha impatti diretti sul motore COGE, a
meno che non sia previsto, in sede di parametrizzazione che il debito aperto al
fornitore venga in realtà aperto all’istituto emittente della carta. Siccome la
carta di credito non è un pagamento vero e proprio, ma una dilazione concessa
da terze parti, la scrittura ultima di trasformazione di debito a cassa è emessa al
momento del pagamento dell’estratto conto.
Home banking
L’home banking di un ente pubblico copre generalmente le seguenti funzioni:
-
Trasferimento elettronico di Mandati e Reversali
-
Ruoli da incassare (tasse, eccetera)
-
Stipendi
-
Flussi di ritorno Mandati e Reversali
-
Provvisori da regolarizzare
-
Rendicontazione pagamenti
-
Controllo situazione contabile
-
Saldi
-
Verifiche di cassa
-
Situazioni relative ai creditori, debitori.
Si tratta quindi di un modo di pagamento che di per sé non presenta specificità
funzionali ma solo tecniche. L’accesso all’home banking infatti necessita,
normalmente, di un account che può essere centralizzato o periferico. Si tratta
quindi di una tecnica alternativa alla classica distinta (anche elettronica) che non
ha impatti diretti sui motori contabili.
Dunque, la modalità di pagamento via home banking è solo un attributo che
serve alla costruzione del flusso verso il cassiere. L’home banking è un modo
per non colloquiare con lo sportello e per eliminare la carta, non una
sostituzione del concetto di Mandato e Reversale.
Date queste premesse, poter indicare in un DG l’home banking non è
49
CINECA
esattamente scegliere un modo di pagamento, che va comunque scelto tra
quelli che abbiamo indicato, ma solo un attributo caratterizzante il flusso che
verrà realizzato. Non ci sono effetti sui motori COFI e COGE.
8.2. Contabilizzazione degli Stipendi
U-GOV è stato progettato dalle fondamenta per sviluppare una integrazione
nativa tra le principali aree funzionali che costituiscono il sistema informativo di
un ente. Un pilastro di tale sistema è proprio il trattamento economico dei
dipendenti e assimilati. Le contabilità COFI e COAN scambiano informazioni
con il Modulo U-GOV Stipendi in almeno due momenti: previsione e
registrazione. Per lo scambio di tali informazioni sono messe a disposizione dei
due domini le seguenti coordinate:
-
dipendenti e assimilati (estensione dell’anagrafica comune a tutti i
moduli)
-
voci del piano dei conti COFI e COGE (anagrafica in proprietà della
COFI che viene vista anche dal modulo di trattamento economico)
-
Unità Finanziaria (anagrafica in proprietà della COFI che viene vista
anche dal modulo di trattamento economico)
-
esercizio contabile
-
dimensioni analitiche.
I due domini definiscono le valorizzazioni sulle coordinate o direttamente,
oppure attraverso associazioni configurabili sulla base di altre coordinate
interne. Il caso più semplice è l’esercizio contabile, la cui derivazione dipende
dal mese o frazione di mese elaborato dalla procedura economica.
Integrazione nella fase di pianificazione: viene effettuata una simulazione
dell’esborso finanziario complessivo (sia di competenza che di cassa) per unità
di personale. Tale esborso complessivo viene ripartito nelle macrovoci di
pianificazione di spettanza, attraverso o un’indicazione diretta oppure
attraverso una relazione sul tipo di emolumento (stipendio ordinario, oneri,
accessorie, arretrati..) e/o sul soggetto (personale a tempo determinato,
indeterminato, personale esterno). Vengono anche calcolati i crediti e debiti
tra esercizi. Sulla base di queste operazioni è possibile indicare
automaticamente sulla Unità Organizzativa che sostiene l’esborso
(appartenente di solito all’Amministrazione Centrale) la previsione di spesa.
Come nota, va evidenziato che queste operazioni sono parte di un processo
complessivo che comprende l’assegnazione del personale anche a unità
50
CINECA
analitiche e altre dimensioni al fine di determinare anche il budget analitico.
Integrazione nella fase di gestione: l’esatto importo è determinato dalla
procedura economica e viene ripartito sulle voci attraverso la creazione di
appositi Documenti Gestionali. Per un’opportuna gestione di tutte le
fattispecie, vengono trattati caso per caso anche le risultanze “negative”, cioè
che richiedono un movimento in parte opposto al normale e solitamente
nominativo. La procedura di trattamento economico passa, infine, le
informazioni relative ai versamenti per l’attività di sostituto di imposta:
ritenute, contributi e altre trattenute che verranno registrate in sede di
versamento. Viene data la possibilità di indicare l’eventuale pratica contabile
(Prenotazione – Impegno) già aperta sugli stipendi ovvero nuova per ogni
stipendio.
La filosofia seguita è quella di trasmettere il flusso stipendiale utilizzando le
stesse logiche utilizzate nei documenti gestionali: ogni modulo mette a
disposizione le proprie funzionalità, quando richieste, come un servizio. Si può
dunque immaginare il cedolino di stipendio mensile erogato a un dipendente
come un particolare DG che, arricchito delle informazioni COFI, chiama i
servizi COFI di registrazione di una pratica di spesa.
8.3. Contabilizzazione dei contributi da
erogazione del servizio istituzionale
Gli enti di erogazione riferimento di U-GOV Contabilità spesso hanno come
corrispettivo diretto della loro attività istituzionale la contribuzione sottoforma
di tasse. Un esempio sono le tasse degli studenti per gli Atenei. Queste
contribuzioni dipendono da molti fattori, i quali sono organizzati attraverso
sistemi informativi ad hoc, che dunque rientrano nell’integrazione di U-GOV.
Uno di questi sistemi è, ad esempio, la procedura di gestione delle “segreterie
didattiche” negli Atenei. In questa procedura viene determinato il rapporto tra
studente e Ateneo e, sulla base della complessità di tale rapporto, è
determinato l’importo, la periodicità, l’eventuale gestione di pendenze, more,
eccetera.
Il passaggio di queste informazioni rientra nel modello previsto nell’argomento
relativo al trattamento economico del personale: i due sistemi condividono le
anagrafiche comuni o proprie (studenti, voci finanziarie, unità finanziarie,
esercizio, anno accademico) e mettono a disposizione l’un l’altro i servizi di
51
CINECA
reciproca competenza: definizione e ripartizione degli importi per studente, il
primo, registrazione dell’avvenuto incasso, il secondo.
Anche in questo caso la filosofia seguita è quella di trasmettere il flusso
utilizzando le stesse logiche utilizzate nei documenti gestionali: ogni modulo
mette a disposizione le proprie funzionalità, quando richieste, come un
servizio. Si può dunque immaginare l’immatricolazione/iscrizione annuale come
un particolare DG che, arricchito delle informazioni COFI, chiama i servizi
COFI di registrazione di una pratica di entrata. In questa ottica rientrerebbe in
un ambiente di personalizzazione anche l’eventuale ripartizione su diverse
Unità Finanziarie di parte di queste entrate.
52
CINECA
9. Altri moduli contabili
9.1. Inventario
Il modulo preposto alla gestione dell’inventario si occupa di registrare i
movimenti di ubicazione e valore relativo ai beni ad utilizzo durevole. Le
funzionalità che compongono la gestione dell’inventario sono le seguenti:
-
carico dei beni durevoli per acquisto, omaggio, altra causale
personalizzata
-
scarico dei beni durevoli per vendita, perdita, dismissione, altra causale
personalizzata
-
aumento/diminuzione di valore beni durevoli
-
manutenzione su beni durevoli con conseguente aumento di valore
-
gestione beni accessori
-
gestione ubicazioni, responsabilità, condizione del bene
-
mantenimento saldi valore iniziale, attuale, storico
-
categorizzazione beni
-
supporto al calcolo degli ammortamenti di contabilità generale
-
supporto all’assegnazione analitica
-
supporto alla reportistica ufficiale e interna di inventario.
Tali funzionalità sono svolte in integrazione completa rispetto agli altri moduli
di U-GOV. In particolare Inventario si basa sui processi di acquisizione o vendita
beni realizzati attraverso i Documenti Gestionali dei cicli: se un ciclo gestionale
riguarda un bene soggetto ad inventariazione allora le informazioni contenute
in tale documento sono interpretate dal modulo inventario e utilizzate per i
suoi movimenti.
Inoltre è lo stesso inventario che è all’origine di alcune registrazioni contabili,
prime fra tutte quelle connesse alla valutazione e calcolo degli ammortamenti,
o extracontabili, come l’interrogazione sulla presenza o meno di strumenti
didattici, di ricerca, e altro ancora.
53
CINECA
9.2. Gestione Fiscale
I Cicli Gestionali che tracciano l’erogazione o l’acquisizione di un bene o di un
servizio presentano anche i riferimenti relativi all’IVA: trattamento, codici,
sezionali, territorialità, attività, protocollo e altre informazioni necessarie alla
corretta registrazione IVA.
Le caratteristiche del modulo IVA sono le seguenti:
-
protocollatura IVA dei DG tipo fattura
-
gestione dell’attività commerciale o istituzionale
-
gestione IVA per corrispettivi
-
gestione dei sezionali
-
gestione della territorialità italiana o estera
-
gestione dei registri istituzionali intraUE
-
manutenzione Registri IVA
-
gestione delle Liquidazioni IVA mensili periferiche e centrali
-
gestione della dichiarazione IVA annuale.
L’integrazione del modulo Gestione Fiscale all’interno del sistema U-GOV
garantisce che le informazioni siano originate, come in tutti gli altri casi, da un
unico punto: i Documenti Gestionali. Garantisce inoltre che gli effetti contabili
dell’IVA (debito/credito derivante dalle liquidazioni IVA) siano registrati
direttamente dai moduli contabili (contabilità finanziaria e/o contabilità
generale).
La presenza dell’IVA o di informazioni relative all’IVA nei Documenti Gestionali
può avere un effetto diretto anche nelle modalità di registrazione dei
movimenti contabili, che ad esempio devono ricomprendere o meno la quota
IVA, gestire la stessa quota IVA come una ritenuta, gestire la quota IVA
separata su voci finanziarie diverse da quella principale, e così via.
54
CINECA
10. Modello U-GOV e apertura all’esterno: verso il
B2B
In conclusione è opportuno osservare come l’intera soluzione fin qui descritta
non si limita ad un orizzonte gestionale interno al singolo ente. L’approccio
illustrato, oltre ad innovare l’impostazione classica e onnicomprensiva di un
sistema contabile, ha un possibile ritorno positivo anche in termini di
interoperabilità del sistema.
Il criterio guida è il medesimo descritto. Si tratta ancora una volta di
estrapolare dall’involucro contabile tutto quello che riguarda la gestione
amministrativa. L’esito di questa scelta è la definizione di un sistema
indipendente che agisce sulla base di servizi semplici e auto-consistenti a largo
spettro di configurabilità, così che ogni motore si muove senza conoscere
l’origine, con la sola necessità che siano rispettati determinati vincoli.
Questo modo di procedere, che dà la sponda all’approccio per servizi (Soa,
Service oriented architecture), avvicina alla cooperazione applicativa con
sistemi esterni, dato che l’aspetto precisamente gestionale, indipendente dai
sistemi interni, è realmente un oggetto separato. Ciò che è definibile esterno è
da precisare in virtù del fatto che sia esterno al motore contabile, e non
all’ente in quanto tale: può essere esterno un elemento del sistema informativo
generale dell’amministrazione non comunemente considerato contabile, così
come è considerabile esterno un oggetto comunemente considerato contabile
ma di una diversa amministrazione.
In questo modo si realizzano due obiettivi: da un lato la possibilità di definire
processi con esito contabile sull’intero dominio applicativo a disposizione
dell’ente, si pensi ad esempio, riguardo gli atenei, alla possibilità di fare una
prenotazione COFI o una scrittura anticipata COGE (o qualsiasi altro metodo
messo a disposizione dei motori) dalla procedura didattica di definizione di un
nuovo corso di laurea; dall’altro lato si realizza la possibilità di aprirsi al sempre
più richiesto sistema definito business to business, dove gli elementi gestionali
di analoga e riconosciuta natura amministrativa, non interfacciati, di due sistemi
informativi diversi saranno in grado di produrre direttamente movimenti
nell’uno e nell’altro sistema.
55
CINECA
In particolare quest’ultimo tema è sottolineato non solo dalla prassi operativa
aziendale, ma anche dagli organismi di natura pubblica deputati all’innovazione
tecnologica nella pubblica amministrazione (vedi CNIPA). Così come sempre
nel più vasto tema di interoperabilità è utile inquadrare le operazioni tese a
controllare la spesa in termini quantitativi – sistemi di e-procurement - o in
termini qualitativi - vedi i contenuti della legge “finanziaria” 2008 e successivi
decreti ministeriali - sul tema della trasmissione e gestione delle fatture
elettroniche rivolte alla pubblica amministrazione.
56
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U-GOV Contabilità

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