Sistema di misurazione e valutazione della performance

SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE
DELLA PERFORMACE
TITOLO I
PRESUPPOSTI DEL SISTEMA
Oggetto
Il Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance dell’ASL di Lucca ha la finalità
complessiva di favorire il miglioramento continuo del contributo che ciascuno, sia che si tratti di
Centro di Responsabilità, di setting assistenziale o di singolo individuo apporta, attraverso la
propria azione, al raggiungimento delle finalità e degli obiettivi dell’Azienda e alla soddisfazione dei
bisogni per i quali la stessa è costituita.
Il processo di misurazione e valutazione è da considerarsi, prima di tutto, strumento di
“conoscenza” del sistema e, quindi, premessa per una corretta gestione del personale. Obiettivo
della valutazione non è pertanto “differenziare” (indipendentemente dalle differenze realmente
esistenti), ma “rilevare le differenze esistenti”, al fine di premiare le eccellenze, ma anche di
risolvere le criticità, sia a livello di struttura che di singolo operatore, promuovendo una crescita
complessiva dell'intero sistema, anche attraverso una formazione mirata.
Il processo di valutazione, con le sue diverse fasi (definizione e assegnazione degli obiettivi,
misurazione dei risultati ottenuti, valutazione delle attività svolte e delle capacità possedute), è
quindi momento fondamentale e premessa di un efficace e coerente piano di sviluppo delle risorse
umane, che costituiscono il fattore principale per la qualità del servizio.
Il sistema di valutazione in applicazione dei CCNL e degli accordi integrativi aziendali rappresenta
altresì lo strumento per la gestione della produttività/retribuzione di risultato, intesa quale premio
collettivo e individuale da distribuire al personale del comparto e delle due aree della dirigenza.
(DGRT 308/2013).
Il Sistema ha per oggetto la performance organizzativa/collettiva ed individuale. La
valutazione della performance individuale, in particolare, è finalizzata alla promozione e alla
crescita delle competenze delle risorse umane impiegate. In questa accezione, lo scopo prioritario
della misurazione e valutazione della performance individuale deve essere tesa a:
• supportare le singole persone nel miglioramento continuo della propria professionalità;
• promuovere una corretta gestione delle risorse umane, attraverso il riconoscimento del
merito;
• evidenziare l’importanza del contributo individuale rispetto agli obiettivi dell’azienda nel suo
insieme e della struttura organizzativa di appartenenza;
• contribuire a creare e mantenere un clima organizzativo favorevole volto alla realizzazione
della missione aziendale.
Principi della valutazione
Il Sistema della ASL di Lucca s’ispira ai seguenti principi:
• trasparenza dei criteri utilizzati per misurare la performance organizzativa/collettiva ed
individuale;
• partecipazione attiva di tutto il personale nella definizione degli obiettivi relativi alla
performance organizzativa/collettiva;
• informazione adeguata e partecipazione del valutato nella valutazione con il ricorso al
metodo del contradditorio;
•
•
diretta conoscenza dell’attività del valutato da parte del soggetto che effettua, o concorre
ad effettuare, la valutazione;
previsione, per tutti i valutati, di una seconda istanza di valutazione a garanzia del rispetto
delle procedure, dei tempi e delle fasi previsti dalle disposizioni dell’art. 7) del D. Lgs.
150/2009.
TITOLO II
ARTICOLAZIONE DEL SISTEMA E AMBITI DI APPLICAZIONE
Premessa
Il sistema di Misurazione e Valutazione delle Performance è articolato in due ambiti applicativi:
l’ambito organizzativo/collettivo e l’ambito individuale.
La Valutazione della Performance organizzativa/collettiva
La Valutazione della Performance organizzativa/collettiva opera a tutti i livelli organizzativi in
funzione del grado di responsabilità previsto nell’Organigramma Aziendale e negli altri atti
organizzativi:
a) Strutture Complesse e semplici;
b) Setting assistenziali infermieristici e tecnici
Oggetto della valutazione è il grado di raggiungimento degli obiettivi attribuiti nell’ambito del
Processo di Budget.
La Valutazione della Performance Individuale
La valutazione della performance individuale è estesa a tutti i dipendenti con contratto a tempo
indeterminato e determinato ed ha periodicità annuale.
Il sistema di valutazione della performance individuale prevede:
1. l’attribuzione di obiettivi individuali per:
1.1. direttori di dipartimento e responsabili di macrolivello, a seguito di negoziazione con la
Direzione Generale; per i direttori di struttura, gli obiettivi individuali coincidono con gli
obiettivi di budget;
1.2. personale del comparto con ruoli di coordinamento o titolari di posizioni organizzative, a
seguito di negoziazione con la Direzione delle Professioni competente (sentire traballoni e
dirigenti tecnici per capire chi effettivamente ha schede di obiettivi individuali)
1.3. i direttori di struttura
2. la valutazione individuale del superiore gerarchico
In relazione a quest’ultimo aspetto della valutazione, vale quanto segue:
• i Direttori di Struttura Complessa che rivestono anche il ruolo di Direttore di un Macrolivello
sono valutati, per competenza, dal Direttore Amministrativo o Sanitario aziendale;
• i Direttori di Struttura Complessa che rivestono anche il ruolo di Direttore di Dipartimento
sono valutati dal Direttore del Macrolivello da cui discendono o, in mancanza, dal Direttore
Amministrativo o Sanitario aziendale, in base alla competenza;
• i Direttori di Struttura Complessa e Semplice sono valutati dai Direttori di Dipartimento o, in
mancanza, dal direttore di Macrolivello o dal Direttore Amministrativo o Sanitario aziendale,
in base alla competenza;
• i dirigenti titolari di incarico di struttura semplice aggregata a struttura complessa e i
dirigenti con incarico professionale sono valutati dal dirigente della struttura complessa di
appartenenza;
• il personale del comparto non sanitario è valutato dal responsabile della Struttura
Complessa o Semplice presso la quale presta servizio. In caso di assenza di questi ultimi,
•
•
dal Direttore del Dipartimento, dal direttore del Macrolivello o dal Direttore Amministrativo
o Sanitario aziendale, in base alla competenza;
il personale sanitario del comparto afferente ad una Direzione delle Professioni Sanitarie è
valutato dal proprio coordinatore
il personale sanitario del comparto afferente al Servizio delle Professioni Sanitarie titolare di
posizione organizzativa o con incarico di coordinamento, viene valutato dal prorio superiore
gerarchico individuato dal regolamento di micro organizzazione aziendale;
Nel caso in cui, in corso d’anno, il valutato presti la propria attività lavorativa presso due o più
strutture, la valutazione verrà effettuata dal Responsabile della Struttura presso cui il valutato ha
prestato o presti l’attività prevalente in termini temporali, coadiuvato dagli altri Responsabili.
Nel caso in cui, in corso d’anno, la responsabilità di una struttura sia stata assegnata a diversi
soggetti, il valutato sarà soggetto alla valutazione del Responsabile che dirige la Struttura alla data
del 31.12. dell’anno a cui si riferisce la valutazione, tenuto conto della valutazione intermedia fatta
dal predicente Responsabile.
Per tutte le valutazioni individuali, per figura di “Supporto” (ove prevista), si intende il soggetto che
interviene durante il percorso di valutazione con indicazioni e commenti utili e controfirma la
scheda a chiusura della valutazione ed ai fini della validità della stessa. In caso di disaccordo da
parte del soggetto di supporto con il risultato/giudizio del valutatore, esso va motivato nella
apposita sezione dedicata nella scheda di valutazione.
L’OIV si fa garante per tutti i valutati, in tutte le fasi del procedimento di misurazione e valutazione
della performance, del monitoraggio complessivo e del corretto funzionamento del Sistema.
Nella tabella che segue sono illustrati sinteticamente gli attori e i ruoli del sistema di valutazione
individuale della Performance.
Tabella: Sintesi degli attori della valutazione del superiore gerarchico
VALUTATO
VALUTATORE
Direttore di Macrolivello
Direttore Amministrativo o Sanitario aziendale
competente
Direttore di Dipartimento
Direttore di Macrolivello
Direttore di Struttura semplice dip o complessa
Direttore di Dipartimento
Dirigenti con altri incarichi
Direttore di struttura complessa
Personale Comparto non sanitario
Direttore di Struttura semplice o complessa di
appartenenza
Personale del comparto afferente ad una Direzione
delle Professioni Sanitarie
Coordinatore
Personale Comparto con funzioni di coordinamento o
titolari di PO
Superiore gerarchico
Processo di valutazione della performance organizzativa/collettiva:
Il processo attraverso cui è gestita l’attività di definizione degli obiettivi aziendali e delle risorse
correlate, il reporting e la valutazione è strutturato come segue.
Identificazione dei bisogni, degli obiettivi aziendali ed operativi
La Direzione dell’Azienda, coerentemente alle indicazioni ed agli atti della programmazione
regionale e di Area Vasta, coinvolgendo anche tutto il personale dell’Azienda in una riunione
plenaria, annualmente definisce la strategia aziendale. Questa viene riassunta in una lettera di
indirizzi strategici portata a conoscenza di tutti i responsabili di struttura e coordinatori
infermieristici e tecnici.
Le strutture di supporto alla Direzione (principalmente la S. C. Programmazione e Controllo di
Gestione), sulla base delle indicazioni contenute nella lettera di indirizzi, formulano una proposta di
obiettivi per ogni centro di responsabilità/setting assistenziale.
I centri di responsabilità ed i setting assistenziali, singolarmente ed aggregati per Dipartimento,
sulla base della proposta di scheda obiettivi e coerentemente alla lettera di indirizzi strategici della
Direzione, formulano proposte in merito alla programmazione dell’anno venturo, da negoziare nella
successiva riunione di budget.
Negoziazione del budget
Viene costituito un comitato budget, di composizione variabile in base alle esigenze, che incontra e
negozia con ogni singolo centro di responsabilità (o setting assistenziale) gli obiettivi e le correlate
risorse.
Quindi la S.C. Programmazione e Controllo di Gestione, quale struttura di guida tecnica del
processo di budget, predispone la versione definitiva della Scheda Budget, contemperando gli
obiettivi di tutte le strutture aziendali.
La scheda così definita è firmata per accettazione dal responsabile di Centro di responsabilità (o
setting assistenziale). Si identificano inoltre il sistema di relazione tra gli obiettivi di budget e la
retribuzione di risultato legata al loro raggiungimento, attraverso la “pesatura” di ogni obiettivo.
La scheda così definita è portata a conoscenza di tutto il personale attribuito al centro di
responsabilità e che risponderà del grado di raggiungimento degli obiettivi. Di tale condivisione
deve esserne data prova documentale attraverso la compilazione di un apposito format,
sottoscritto da tutto il personale assegnato al Centro di Responsabilità ed inviato alla S.C. Politiche
del Personale.
Le schede budget sono pubblica sulla rete intranet aziendale.
Reporting e Valutazione
Mensilmente la S.C. Programmazione e Controllo di Gestione pubblica sulla rete intranet aziendale
una serie di report di controllo, funzionali in parte alla verifica del grado di raggiungimento degli
obiettivi negoziati.
Alla fine di ogni quadrimestre inoltre procede al controllo sistematico del grado di raggiungimento
di tutti gli obiettivi verificabili, al fine di determinare uno Stato di Avanzamento Lavori.
La misura del grado di raggiungimento degli obiettivi quadrimestrale, validata dall’OIV, è presa
come riferimento per l’erogazione di una quota della retribuzione di risultato.
Dalla verifica quadrimestrale, la Direzione Aziendale può autorizzare delle modifiche agli obiettivi,
qualora sia accertato che siano intervenute delle rilevanti novità che incidono sulla possibilità di
raggiungimento dell’obiettivo o sia constatato che l’obiettivo era originariamente non appropriato
nella formulazione o nel valore atteso.
Non prima che i flussi informativi siano consolidati, la S.C. Programmazione e Controllo di Gestione
opera la verifica finale. Prima della presentazione all’OIV per la validazione, è realizzato un
approfondito confronto con i singoli responsabili al fine di identificare eventuali cause non
direttamente attribuibili alla loro responsabilità.
Al grado di raggiungimento finale degli obiettivi viene legata in maniera definitiva la
corresponsione del saldo, positivo o negativo, della retribuzione di risultato/produttività.
Processo di valutazione della performance individuale
Come illustrato in precedenza, il sistema di valutazione della performance individuale prevede:
a) l’attribuzione di obiettivi individuali;
b) la valutazione individuale del superiore gerarchico.
Per quanto riguarda l’attribuzione degli obiettivi individuali, la definizione di questi avviene
all’interno del processo di budget e con le modalità dello stesso, sopra descritte, essendo gli
obiettivi dei singoli strettamente legati a quelli delle strutture gestionali.
Infatti la definizione degli obiettivi del singolo operatore avviene in coerenza con gli obiettivi della
struttura di appartenenza e, almeno in parte, tramite “ribaltamento” degli obiettivi annuali
assegnati alla struttura di appartenenza, secondo modalità definite all’interno delle singole Aziende
ed Enti.
Nella definizione e assegnazione degli obiettivi individuali si tiene conto delle attività, degli incarichi
professionali e gestionali attribuiti, delle diverse competenze e dei livelli di responsabilità, in modo
che il peso degli aspetti gestionali - organizzativi, a fronte di quelli più strettamente tecnicoprofessionali, sia proporzionalmente collegato al ruolo effettivamente svolto.
Gli obiettivi di tipo gestionale pesano maggiormente nella valutazione del personale con
responsabilità prevalentemente di tipo organizzativo, mentre gli obiettivi di qualità professionale e
appropriatezza delle cure hanno maggior peso nella valutazione del personale con responsabilità
prevalentemente di tipo tecnico professionale.
In ogni caso, tra i diversi obiettivi individuali, pesano maggiormente sulla valutazione complessiva
individuale quelli più strettamente legati alle funzioni effettivamente svolte.
Per quanto riguarda, in particolare, i dirigenti con incarico di direzione di struttura, obiettivi di
struttura e obiettivi individuali, di fatto, coincidono.
Il valutato è messo a conoscenza delle modalità del processo di valutazione nel suo complesso e,
nello specifico, dei propri obiettivi, che sono attribuiti in tempi adeguati, preferibilmente entro il
primo quadrimestre di ciascun anno e, qualora necessario, perfezionati a seguito di una verifica
intermedia, da effettuarsi entro il secondo quadrimestre.
Gli obiettivi individuali annuali sono definiti tramite la firma congiunta di una scheda di
assegnazione, ricercando la condivisione tra valutato e valutatore, rappresentato dal livello
gerarchico immediatamente superiore (DGRT 308/2013).
Il processo di valutazione individuale del superiore gerarchico invece prevede che la S.C.
Politiche e Sviluppo del Personale, distribuisca al fine di raccogliere le schede individuali
debitamente compilate dai valutatori individuati come sopra, entro il 15 Marzo dell’anno successivo
a quello cui si riferisce la rilevazione.
La S.C. Politiche e Sviluppo del Personale fornirà alla Direzione Generale, entro il successivo mese
di Giugno, una relazione circostanziata circa il grado di variabilità dei giudizi espressi dai valutatori,
come sopra individuati.
TITOLO III
EFFETTI DELLA VALUTAZIONE
Strumenti di incentivazione economica ed organizzativa
Per premiare il merito e la professionalità, l’Azienda USL 2 di Lucca, utilizza gli strumenti del
budget e della valutazione individuale, strutturati come già descritto.
L’azienda ha negoziato nell’anno 2013 Contratti Integrativi Aziendali nelle tre diverse aree
contrattuali (comparto, dirigenza medico-veterinaria, dirigenza SPTA), identificando per ognuna, in
base alle singole specificità, dei meccanismi operativi al fine di giungere al calcolo della quota di
incentivo che ogni dipendente ha diritto a percepire, in corso d’anno e alla fine dell’esercizio, per
effetto di una verifica conclusiva.
Una quota percentuale del fondo di produttività/risultato, specifica per ogni area contrattuale ed
indicata nella tabella che segue (colonna a), viene utilizzata per la corresponsione degli incentivi
sulla base della percentuale di raggiungimento degli obiettivi di budget della struttura
organizzativa di appartenenza del dipendente.
Per la remunerazione della prestazioni individuale, viene utilizzata la restante quota del fondo
(colonna b della tabella).
I valori annui di incentivo da attribuire a ciascun dipendente sono costituiti dalla quota per il
raggiungimento degli obiettivi di budget a cui va aggiunta la quota per la prestazioni individuale.
L’accordo integrativo identifica la quota mensile potenzialmente erogabile per ogni categoria (A, B,
Bs, C, D, Ds) e qualifica e prevede riduzioni legate alle assenze oltre una soglia determinata.
E’ l’OIV, a seguito del processo valutativo, l’organo competente a valutare il grado di
raggiungimento dei risultati.
Al termine di ogni quadrimestre quindi, verrà verificato dall’OIV l’effettivo Stato di Avanzamento
Lavori relativo al grado di raggiungimento degli obiettivi negoziati ed espresso in termini
percentuali in relazione agli obiettivi prefissati.
In relazione a questo è erogata mensilmente una quota di incentivo.
Al termine dell’anno di riferimento, verrà verificato dall’OIV l’effettivo raggiungimento degli obiettivi
specifici di budget raggiunti da ogni struttura assegnataria ed espressi in termini percentuali
secondo quanto previsto dalla scheda budget.
Verrà inoltre verificata da parte dello stesso OIV la prestazione individuale del singolo dipendente
sulla base dell’apposita scheda.
Il risultato complessivo della valutazione annuale sarà dato dalla somma della valutazione
derivante dal raggiungimento degli obiettivi di budget aumentata dalla valutazione derivante dalla
prestazione individuale.
La valutazione del raggiungimento degli obiettivi quadrimestrali ed annuali e la verifica della
prestazione individuale sarà effettuata in prima istanza dal superiore gerarchico e in seconda
istanza dall’OIV.
Come indicato nella Delibera di Giunta regionale toscana n 465/2912, si prevedono quattro fasce di
merito per la determinazione della quota da erogare in sede di saldo in caso di valutazione
positiva. E’ esclusa la definizione “a priori” di percentuali di personale da collocare in ciascuna
fascia. A ciascuna delle fasce corrisponde un diverso importo economico da attribuire ai
dipendenti.
La valutazione è negativa nel caso in cui il risultato globale della valutazione (performance
organizzativa/collettiva e performance individuale) sia inferiore ai valori indicati in tabella (colonna
c), relativi ad ogni area contrattuale.
a
quota performance
organizzativa/collettiva
b
quota
performance
individuale
c
soglia
valutazione
negativa
Area comparto
80%
20%
<16%
Area Dirigenza SPTA
Area Dirigenza MedicoVeterinaria
60%
40%
<30%
60%
40%
<30%
Fascicolo individuale
Le valutazioni individuali alimentano il fascicolo personale di ciascun dipendente sia a fini
giuslavoristici che a fini gestionali.
Per i dirigenti, in particolare, le valutazioni individuali annuali concorrono a costituire la
documentazione di base per la valutazione delle attività professionali svolte dai Collegi Tecnici, ai
sensi del CCNL vigente.
TITOLO IV
DISPOSIZIONI FINALI
Norme finali e transitorie
Per quanto non espressamente riportato nel presente Regolamento si fa riferimento alle
disposizioni di legge ed alle disposizioni cui ai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro di tutte le aree
contrattuali SSN al momento vigenti.
Il presente Regolamento sarà sottoposto a revisione qualora le future previsioni contrattuali
dispongano diversamente rispetto al presente.
Le modifiche alle schede allegate al presente Regolamento non comportano revisione del
regolamento stesso.