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La soluzione ai problemi quotidiani
La soluzione integrata
Immaginiamo uno scenario: è arrivato un documento cartaceo
La proposta Kofax entra nel vivo del problema “inserimento documentale”, configurandosi come una piattaforma distribuita
dove ogni postazione può, anche singolarmente:
con dati sparsi tra le pagine, oppure ben organizzati ma in una
tabella di centinaia di righe.
Per inserire questi dati avremo bisogno di tempo e molta pazienza. Una scansione ci restituirebbe comunque solo un’immagine grafica del documento. A meno che…
La tecnologia
I software OCR sono quei programmi che convertono la figura
di una lettera nel carattere corrispondente, trasformando quindi un’immagine di testo in un documento “vero”.
Un testo leggibile da un computer (e non solo da un umano)
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Eseguire la scansione del documento cartaceo
Lanciare il riconoscimento automatico OCR
Verificare il riconoscimento dei valori letti
Esportare automaticamente i valori in sistemi terzi
I vantaggi della proposta si traducono in risparmi di tempo
proporzionali al volume cartaceo movimentato, nonché in una
maggiore affidabilità dei processi per un minore impatto dell’errore ed un maggiore controllo sugli operatori. In particolare:
parole) e trasformarlo in informazione (elementi di senso pro-
Una procedura di verifica dei valori è più veloce di un inserimento manuale degli stessi anche del 70% e con una
minore incidenza dell’errore di lettura o scrittura
• Un documento elettronico in formato testo si può archiviare elettronicamente e ricercare per contenuto: i tempi
di ricerca rispetto al cartaceo calano mediamente del 90%
• Un’esportazione dei valori letti automatica e simultanea
verso uno o più sistemi evita la ridondanza delle operazioni
e riduce drasticamente i rischi di errore umano
L’estrazione automatica dei dati consente un loro indirizzamento specifico, per organizzare sia workflow controllati sia accessi
prio), ricavandola dal contesto del documento stesso.
differenziati alle informazioni di uno stesso documento.
può essere un piccolo aiuto per un problema di data entry, ma
chi ci impedisce di pensare più in grande?
L’approccio “intelligente”
Se leggiamo le tre lettere “IVA” capiamo che si tratta dell’Imposta sul Valore Aggiunto. Perché non possiamo insegnare la
stessa cosa al computer?
Proprio questo propone Kofax: riconoscere il dato (numeri o
Features salienti
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Acquisizione dei documenti semplice ed affidabile
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Integrazione con sistemi ERP integrata (Navision, Sap, As400)
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Implementazione veloce
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ROI minore di 6 mesi
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Adatto a tutti i tipi di documenti (scritti a mano, a macchina, ecc.
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Le possibilità contabili
Un semplice caso applicativo è costituito dalla gestione del ciclo passivo.
Le fatture in entrata vengono scansionate e lette via OCR. Tempo per la scansione: 10 secondi a pagina, anche senza supervisione umana.
Il sistema riconosce i valori chiave, ad esempio: “P.IVA fornitore”, “data fattura, “importo”, “imponibile”, “totale fattura”. Questi vengono riconosciuti
anche se in posizioni variabili (in testa piuttosto che a piè di pagina), con layout grafici differenti (lineare piuttosto che tabellare) e con denominazioni
diverse (“IVA” piuttosto che “I.V.A.”). Il sistema è programmato per autoapprendere la posizione di un dato dopo 10-15 fatture dello stesso tipo.
Successivamente l’operatore verifica i valori letti automaticamente dal sistema grazie ad una comoda interfaccia che affianca il valore riconosciuto
all’immagine della scansione. Tempo medio per il controllo: 20 secondi.
L’ok dell’operatore importa automaticamente ognuno di quei valori nel gestionale della contabilità, aggiornandone i registri senza bisogno di ulteriori
operazioni. L’immagine della fattura, a sua volta, potrà essere salvata su un archivio elettronico ed indicizzata secondo quegli stessi valori (aggregati al
file come metadati). La conservazione sostitutiva a norma di legge potrebbe a questo punto essere l’ultimo passo.
Tempo totale di inserimento di una fattura a sistema: meno di un minuto.
Le possibilità amministrative
In una realtà molto legata alla modulistica, come gli uffici, sono frequenti documenti “a crocette” o con codice a barre.
Il sistema è pensato per maneggiare anche questi tipi di documento: in particolare il codice a barre è un caso particolare di uso dell’OCR (l’ICR) ed è
letto come un qualsiasi altro insieme di parole. La scansione di un documento con codice a barre già applicato consente la sua archiviazione ed indicizzazione in modo totalmente automatico e senza alcun intervento umano. Solitamente la soluzione del codice a barre è usata per quei documenti
soggetti a protocollo che possono essere successivamente ristampati.
La stessa immediatezza gestionale vale per quei documenti dove l’informazione è data da una semplice serie di “X”: Kofax è infatti pensato per agire sia
su vocabolari (multilingua ed espandibili, per riconoscere ogni parola, numero o segno) sia su mappe posizionali che dividono il documento in settori.
In generale dunque un ufficio che abbia un flusso di ingresso costante (e non solo cartaceo), può implementare logiche di ottimizzazione ed automazione basate sul riconoscimento di campi standard.
Le possibilità gestionali
La gestione di un magazzino va coordinata ai documenti in ingresso come fatture e DDT.
In un caso tipico si tratterebbe quindi di inserire a sistema proprio questi documenti. La procedura è analoga a quanto visto finora: si tratta di scansionare il cartaceo e leggerlo con l’OCR. Il sistema Kofax è in grado di leggere le singole righe di una fattura ed aggiornare il giornale magazzino con gli
articoli corrispondenti. Allo stesso modo funziona per i DDT: si riconoscono campi come il nome del vettore, il destinatario finale della merce e tutti
quei campi speciali legati all’articolo o al trasporto che possono variare a seconda della singola realtà e delle esigenze doganali.
Dal momento che molti documenti sono compilati a mano dal singolo trasportatore, è garantita la capacità di lettura anche per tali forme di scrittura.
Una soluzione del genere può contemporaneamente coordinarsi ai diversi software gestionali in uso, semplicemente con la procedura di scansione,
verifica dei valori letti automaticamente, conferma ed invio dei dati.
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