Sistema di Gestione della Qualità

I.I.S.S. NITTI
MANUALE DELLA QUALITÄ
Capitolo 2.0
SISTEMA DI GESTIONE PER LA
QUALITÄ
Revisione 2
del 5/06/10
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Indice
1.0
OBIETTIVI E FINALITÄ.............................................................................................2
2.0
RESPONSABILITÄ ...................................................................................................3
3.0
DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÄ ..............................4
4.0
CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÄ5
4.1 Identificazione ....................................................................................5
4.2 Impaginazione ....................................................................................5
4.3 Indice Tipo ........................................................................................5
4.4 ValiditÅ.............................................................................................6
4.5 Modifiche e revisioni ............................................................................6
4.6 Distribuzione e archiviazione ..................................................................6
4.7 Controllo dei documenti di origine esterna ..................................................6
5.0
CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI...................................................................7
5.1 Identificazione ....................................................................................7
5.2 Compilazione .....................................................................................7
5.3 Distribuzione e archiviazione ..................................................................7
5.4 Conservazione ...................................................................................7
5.5 Eliminazione ......................................................................................8
6.0
CONTROLLO DEI DATI INFORMATICI ...................................................................8
Terza emissione
Descrizione
Adeguamento
9001:2008
e
procedure
Gruppo QualitÅ
Responsabile QualitÅ
Dirigente Scolastico
Preparazione
Verifica
Approvazione
ISO
nuove
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OBIETTIVI E FINALITÄ
Il presente Capitolo descrive in modo sintetico il Sistema di Gestione per la Qualit€ (SGQ)
dell'Istituto “Francesco Saverio Nitti”, la struttura documentale predisposta per garantire un
adeguato controllo e migliorarne continuamente l'efficacia.
L'applicazione del SGQ ha come obiettivo generale quello di gestire e controllare le attivit€
che sono direttamente o indirettamente connesse con la qualit€ dei servizi erogati, in modo
da assicurare costantemente il rispetto degli standard qualitativi e i requisiti richiesti dalle
diverse componenti interessate: studenti, famiglie, personale docente e personale non
docente.
Per Sistema di Gestione per la Qualit€ si intende un sistema di gestione per guidare e tenere
sotto controllo un'organizzazione con riferimento alla qualit€, il Sistema di Gestione per la
Qualit€, pertanto, mediante:
 la definizione di processi che possano essere chiaramente compresi, gestiti e
migliorati in termini di efficacia e di efficienza,
 l'utilizzo di misure e dati per determinare le prestazioni soddisfacenti
dell'organizzazione,
 l'adozione di metodologie adeguate per valutare ed attivare il miglioramento
continuo dei processi,
assicura che i servizi forniti soddisfino effettivamente le aspettative delle diverse
componenti interessate: studenti, famiglie, personale docente e personale non docente,
nonchƒ le loro esplicite richieste.
Il modello di riferimento per il SGQ „ quello definito dalla norma UNI EN ISO 9001:2008,
ed interessa i processi rappresentati nel prospetto riportato in allegato al Capitolo 1.0
del presente Manuale.
Il Sistema di Gestione per la Qualit€ dell'Istituto “Francesco Saverio Nitti” „
documentato per mezzo di una serie di documenti che fissano le modalit€ gestionali e
operative e che comprendono oltre al presente Manuale della Qualit€ anche:
 la Carta dei Servizi,
 il Piano del’Offerta Formativa,
 Il regolamento d’Istituto,
 le Procedure del Sistema di Gestione per la Qualit€ e le eventuali Istruzioni Operative
che regolano le attivit€ e fissano le disposizioni per l’efficace svolgimento dei
processi che hanno influenza sulla Qualit€,
 le registrazioni della qualit€ che attestano il reale e corretto svolgimento delle
attivit€ connesse con la qualit€.
Tali documenti sono gestiti in accordo alle modalit€ descritte nei paragrafi seguenti e
dettagliate nelle specifiche Procedure P CDD "Controllo dei documenti e dei dati",
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PGPACE "Gestione POF e AttivitÄ curriculari ed extra", che definiscono in modo chiaro
le responsabilit€ di:
- identificazione,
- preparazione,
- verifica,
- approvazione,
- distribuzione,
- archiviazione,
- revisione.
2.0
RESPONSABILITÄ
Le responsabilit€ relative alla pianificazione e sviluppo del Sistema di Gestione per la
Qualit€ sono cos† suddivise:
AttivitÅ
ResponsabilitÅ
Preparazione e messa a punto del Sistema di
Responsabile QualitÅ - Gruppo QualitÅ
Gestione per la QualitÅ
Verifica
Responsabile QualitÅ
Approvazione
Dirigente Scolastico
Inoltre, le responsabilit€ relative alla preparazione,
distribuzione dei documenti del SGQ sono le seguenti:
verifica,
approvazione
e
Documento
Preparazione
Verifica
Approvazione
Distribuzione
Manuale della QualitÅ
Procedure di Sistema
Gruppo QualitÅ
Gruppo QualitÅ
RQ
RQ
DS
DS
RQ
RQ
Istruzioni Operative
Gruppo QualitÅ
RQ
DS
RQ
Piani della QualitÅ (eventuali)
Carta dei Servizi
Piano di Offerta Formativa
Gruppo QualitÅ
RQ
DS
RQ
*
*
*
*
*
*
*
*
* le modalitÅ operative sono descritte nella procedura P GPACE "Gestione POF e AttivitÄ curriculari ed extra"
Le responsabilit€ relative alla compilazione e all'archiviazione delle registrazioni della
qualit€ sono riportate nei Capitoli del Manuale e nelle Procedure dove tali documenti
sono richiamati e sono riassunte nell'“elenco documenti di registrazione della qualit€”,
emesso e aggiornato dal RQ secondo le modalit€ descritte nell'apposita procedura P CDR
"Controllo delle registrazioni".
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DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÄ
Manuale della QualitÄ
Descrive l'organizzazione per la qualit€, chiarisce il campo di applicazione del SGQ,
descrive i principali processi del SGQ e le interazioni tra di essi e fornisce i riferimenti
alle procedure applicabili.
Il Manuale della Qualit€ costituisce il riferimento e la guida per il personale dell'Istituto
nello svolgimento delle proprie attivit€ in linea con gli obiettivi per la qualit€.
Procedure del Sistema di Gestione per la QualitÄ
Descrivono le attivit€ svolte al fine di garantire l’erogazione di servizi conformi ai
requisiti specificati.
In pratica, le Procedure del Sistema di Gestione per la Qualit€ definiscono le modalit€
gestionali relative al processo preso in considerazione, utilizzando quando necessario
rappresentazione grafiche (schemi di flusso, tabelle, matrici) in supporto alla parte
descrittiva.
Istruzioni Operative
Sono disposizioni scritte a composizione libera, a volte in forma di tabella o lista di
riscontro, di uso prettamente operativo, che descrivono i dettagli esecutivi specifici, di
attivit€ particolari.
Piani di QualitÄ
I Piani di Qualit€ sono documenti che definiscono le procedure specifiche per la qualit€,
le risorse e la sequenza di attivit€ relative a particolari servizi o progetti.
In pratica i Piani di Qualit€ sono documenti che possono essere emessi laddove non fosse
ritenuto applicabile, in parte o del tutto, quanto definito nella documentazione del
Sistema di Gestione per la Qualit€.
Registrazioni della qualitÄ
Sono tutti quei documenti che attestano il conseguimento del livello di qualit€ richiesto
da un servizio, da una attivit€ o un processo.
Carta dei Servizi
‡ lo strumento fondamentale per la diffusione dei servizi offerti dall'istituto nonchƒ dei
principi in base ai quali l’istituto stesso opera, con particolare riferimento a:
- l’offerta formativa
- i parametri del servizio garantito allo studente
- i risultati attesi
- gli strumenti per conseguirli e verificarli
- i criteri per la trasparenza e l’informazione
- le risorse strutturali e dotazioni didattiche
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-
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le procedure dei reclami
le procedure amministrative dell’istituto.
Piano di Offerta Formativa (POF)
‡ il documento che riporta il progetto globale contenente le linee guida in cui sono
inserite le varie proposte educative e formative riguardanti studenti e docenti, nonchƒ le
modalit€ di svolgimento del servizio didattico (curricolare ed extracurricolare) fornito
dalla scuola durante l'anno scolastico.
Regolamento d'Istituto
E' il documento che regola l’accesso e la mobilit€ all’interno dell’Istituto.
4.0
CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÄ
4.1 Identificazione
Tutti i documenti del SGQ sono identificati tramite il loro titolo, l'indice di revisione
corrente e un codice alfanumerico di identificazione univoco assegnato dal Responsabile
Qualit€, all'atto dell'emissione, secondo i criteri descritti nella specifica Procedura P CDD
"Controllo dei documenti e dei dati".
4.2 Impaginazione
Tutti i documenti del SGQ formati da piˆ di una pagina devono prevedere, in prima pagina,
un indice dettagliato per argomenti, e devono riportare:
- titolo del documento,
- codice di identificazione,
- numero di revisione e data,
- descrizione della revisione,
- firma di chi ha preparato il documento,
- firma di chi ha verificato il documento,
- firma di chi ha approvato il documento.
Inoltre, ogni pagina deve essere numerata in ordine progressivo con il riferimento della
pagina corrente e del numero totale delle pagine che costituiscono il documento.
4.3 Indice Tipo
Il Manuale della Qualit€ „ strutturato secondo le modalit€ e l'indice riportati nel Capitolo
1.0 del presente Manuale.
Per quanto riguarda gli altri documenti di sistema riportati nella tabella al paragrafo 2.0
di questo capitolo, sono strutturati in modo standardizzato al fine di renderne agile e
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chiara la consultazione, secondo l'indice dettagliato nell'apposita procedura P CDD
"Controllo dei documenti e dei dati".
4.4 ValiditÅ
I documenti del SGQ sono ritenuti validi solo quando in prima pagina figurano le firme
che attestano l'esecuzione delle varie fasi previste dall'iter di emissione:
- preparazione,
- verifica,
- approvazione
I documenti del SGQ risultano applicabili a partire dalla data di emissione riportata in
prima pagina.
4.5 Modifiche e revisioni
La modifica e la revisione dei documenti del SGQ seguono lo stesso iter di prima
emissione del documento.
La revisione „ delegata a colui che ha emesso il documento originario.
Una sintetica descrizione degli elementi revisionati „ riportata nello spazio
appositamente riservato nella prima pagina del documento stesso.
L'originale del documento superato deve essere annullato mediante la dicitura
"ANNULLATO" e, salvo diverse prescrizioni, archiviato in appositi raccoglitori dal
Responsabile Qualit€.
4.6 Distribuzione e archiviazione
I documenti del SGQ sono distribuiti, salvo diverse disposizioni, dal Responsabile
Qualit€ al personale interessato che compare nella “Lista distribuzione documenti”,
secondo le modalit€ definite nella Procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei
dati".
L'originale del documento „ archiviato dal Responsabile Qualit€.
I destinatari dei documenti del SGQ sono responsabili di mantenere aggiornate le
copie a loro destinate e di distruggere i documenti superati.
4.7 Controllo dei documenti di origine esterna
I documenti di origine esterna che hanno diretto impatto sulla qualit€ dei servizi
offerti (circolari, leggi, norme, stampe, riviste specializzate, bandi di concorso) sono
gestiti in modo controllato attraverso le attivit€ di archiviazione, aggiornamento e
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distribuzione delle eventuali copie; secondo le modalit€ descritte nell'apposita
procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei dati".
5.0
CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI
5.1 Identificazione
Tutte le registrazioni della qualit€ sono identificate tramite il loro titolo, apposto in
modo chiaro e visibile sul documento stesso.
Inoltre ogni modulo, eventualmente utilizzato come supporto, „ contraddistinto da un
codice di identificazione univoco assegnato con le modalit€ descritte nell'apposita
procedura P CDR "Controllo delle registrazioni".
Le registrazioni della qualit€ sono strutturate in modo tale da assicurare la correlazione
con il processo, il servizio, il Cliente o con l'attivit€ cui si riferiscono.
5.2 Compilazione
La compilazione delle registrazioni della qualit€ avviene in modo leggibile e completo.
Tutte le voci previste sono debitamente compilate; quelle non compilate sono barrate.
Terminata la compilazione sono apposte la data e la firma del compilatore.
Solo le registrazioni della qualit€ debitamente compilate, datate e firmate sono
considerate valide.
5.3 Distribuzione e archiviazione
Le registrazioni della qualit€, una volta compilate, sono distribuite alle persone
interessate, e sono archiviate in conformit€ alle relative Procedure del Sistema di
Gestione per la Qualit€ o a quanto definito nei Capitoli del presente Manuale.
L'archiviazione deve essere effettuata in modo tale che i documenti siano rapidamente
rintracciabili; inoltre i luoghi di archiviazione sono scelti in modo da assicurare
condizioni ambientali idonee ad evitare deterioramenti o smarrimenti.
5.4 Conservazione
I tempi di conservazione delle registrazioni della qualit€ sono fissati nelle procedure
scritte in cui i documenti risultano citati e sono riassunti nell' "elenco dei documenti di
registrazione della qualit€", aggiornato secondo quanto definito nella procedura P CDR
"Controllo delle registrazioni".
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5.5 Eliminazione
L’eliminazione dei documenti di registrazione non pu‰ avvenire prima del termine
indicato per la loro conservazione, a superamento di tale termine l’eliminazione „ a
carico del personale responsabile della loro archiviazione.
6.0
CONTROLLO DEI DATI INFORMATICI
Tutti i dati gestiti sul supporto informatico e che hanno diretto impatto sul Sistema di
Gestione per la Qualit€ dell'Istituto sono gestiti in modo controllato secondo le
modalit€ descritte nella procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei dati".
Copie di back up sono effettuate periodicamente per tutti quei documenti e dati che
hanno rilevanza per il sistema di gestione per la qualit€.
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