PIANO DI CONVALIDA SIMT-IO 043 PROCESSO DI

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S.I.M.T. Viterbo
Direttore Dr.ssa Tiziana Riscaldati
SIMT- IO 043
Processo di Congelamento
Rapido del Plasma Piano di Convalida KW
Redattori : Gasbarri- Rizzo - Mastrocola
Prima Stesura Data:
20/10/2015
PIANO DI CONVALIDA
SIMT-IO 043
PROCESSO DI CONGELAMENTO RAPIDO
DEL PLASMA (Abbattitore KW )
Indice
1. RISULTATI ATTESI PER IL PROCESSO ................................................................... 4
2. ELENCO COMPONENTI DEL PROCESSO DA QUALIFICARE................................. 4
3. QUALIFICAZIONE DEL LOCALE IN CUI SI ESPLICA IL PROCESSO (LOCALE
stanza N°19) ....................................................................................................................... 5
4. QUALIFICAZIONE DEI MATERIALI ............................................................................ 6
4.1
DISPOSITIVI PER LA RACCOLTA DI SANGUE ED EMC (SACCHE) ............. 6
4.2
ETICHETTE UTILIZZATE PER LE UNITÁ DI PLASMA .................................... 6
4.3
INCHIOSTRO PER LE ETICHETTE ................................................................... 6
5. QUALIFICAZIONE DELLE APPARECCHIATURE...................................................... 7
QUALIFICAZIONE DELL’ ABBATTITORE RAPIDO DELLA TEMPERATURA ................ 7
6. VERIFICHE AI FINI DELLA QUALIFICAZIONE DELLE PRESTAZIONI DELLE
APPARECCHIATURE E DELLA CONVALIDA DEL PROCESSO ................................... 11
7. PROTOCOLLO DI CONVALIDA................................................................................ 12
7.1
PROVE DI CONVALIDA DEL PROCESSO IN CONDIZIONI
ROUTINARIE/STANDARD ............................................................................................ 12
7.2
PROVE WORST CASE .................................................................................... 15
9
PROCEDURA DI EFFETTUAZIONE DELLE PROVA DI CONVALIDA........... 17
PREPARAZIONE DEI MATERIALI E DEGLI STRUMENTI PER
L’EFFETTUAZIONE DELLE PROVE.......................................................................... 17
10
RICONVALIDA PERIODICA DEL PROCESSO E RIQUALIFICAZIONE
PERIODICA DELL’ABBATTITORE .................................................................................. 18
13 RESPONSABILITA’ ..................................................................................................... 27
14 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................ 28
15 INDICATORI ................................................................................................................. 28
Stato delle Modifiche
Rev.
00
01
02
03
04
05
Descrizione Modifica
Prima stesura
Redige
Rizzo
Verificato
Mastrocola
1
Approvato
Riscaldati
Emette
Gasbarri
Data
20-10-2015
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DESCRIZIONE ATTIVITÀ
In riferimento a quanto definito dalle disposizioni normative vigenti, Lo scopo di questo
Piano di convalida è garantire il corretto svolgimento delle attività da svolgere:
• ai fini della convalida del processo di congelamento rapido del plasma;
• ai fini del mantenimento nel tempo dello stato di convalida del suddetto processo
Questo Piano si applica alle attività di convalida del processo di congelamento rapido
del plasma finalizzato alla ottimale preservazione delle proteine labili.
Il Plasma Fresco Congelato (PFC) è un emocomponente ottenuto sia mediante
separazione del sangue intero, sia mediante procedure di aferesi (plasmaferesi
produttiva o aferesi multi-component).
Il plasma da frazionamento deve essere separato dal sangue intero al massimo entro 6
ore dalla raccolta e comunque non oltre le 18 ore; il plasma da aferesi deve essere
congelato entro 6 ore dalla procedura di raccolta. Il congelamento del plasma deve in
ogni caso avvenire, in riferimento a quanto definito dalla normativa vigente, garantendo
il raggiungimento della temperatura di -30°C nel core dell’unità entro 1 ora dall’inizio del
congelamento.
La Tabella 1 che segue descrive:
- la sequenza delle fasi (attività) in cui si articola il processo;
- per ogni fase, le componenti “critiche” del processo (ossia gli elementi che incidono in
misura significativa sul livello di qualità dei risultati attesi per il processo stesso):
locali/aree in cui si esplicano le attività;
materiali utilizzati;
apparecchiature impiegate;
- per ogni fase, gli standard operativi applicati:
parametri di processo;
procedure operative previste (intese come i documenti che definiscono le modalità
specifiche di svolgimento delle attività).
2
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Tab.1
Standard operativi
Fase processo
Materiali
Apparecchiature
Locali/aree
Parametri processo
1a
1b
Separazione
plasma da sangue
intero
Raccolta plasma
tramite aferesi
(plasmaferesi produttiva o aferesi
multi-component)
Plasma raccolto tramite
aferesi (plasmaferesi
produttiva o aferesi multicomponent): 6 h
Plasma da SI 6-18 h
2
Congelamento
rapido unità di
plasma
Vedi SIMT 054 “Piano di convalida processo di
produzione di emc mediante separazione del
sangue intero”
Vedi SIMT POS 014 “Raccolta di emc mediante
procedure di aferesi”
• Procedure di controllo dei tempi di raccolta e
Kit da Aferesi
Dispositivi per la
raccolta di sangue ed
emc (sacche)
Procedure, Piani, altri documenti SIMT
Abbattitore
KW
Stanza
n°19
Tempo di raggiungimento
della temperatura di -30°C
nel core dell’unità: < 1 h
lavorazione
• Manuali di utilizzo abbattitore rapido di
temperatura
Etichette
• Procedure per il congelamento rapido del plasma
e per il controllo delle unità dopo il congelamento
• Piani di manutenzione, controllo e pulizia
Sterilità del prodotto
abbattitore rapido di temperatura
• Procedura per le attività da svolgere in caso di
dispersione di materiale biologico
3
Stoccaggio unità
di plasma
congelate
Etichette
Vedi SIMT IO 055 “Piano convalida processo di conservazione degli emc”
3
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Rapido del Plasma Piano di Convalida
KW
1.
RISULTATI ATTESI PER IL PROCESSO
Raggiungimento della temperatura di -30°C nel core dell’unità entro 1 ora dall’inizio
del congelamento
Assenza di conformazioni anomale della sacca (plicature/torsioni del profilo) dopo il
2
congelamento
Mantenimento dell’integrità, adesione e leggibilità delle etichette di identificazione
3
delle unità congelate
1
2.
ELENCO COMPONENTI DEL PROCESSO DA QUALIFICARE
Al fine di attestare l’adeguatezza e la conformità di tutte le componenti critiche impiegate
nell’ambito delle procedure di congelamento rapido del plasma, dovranno essere oggetto
di procedura di qualificazione:
Locali/aree
- Locale destinato al congelamento del plasma
Materiali
- Dispositivi per la raccolta del plasma (sacche)
- Etichette utilizzate per le sacche di plasma
- Inchiostro per le etichette
Apparecchiature
- Abbattitore rapido di temperatura KW in dotazione al SIMT
- Sistema di monitoraggio per la rilevazione della temperatura nel core dell’unità in
fase di prova finale ai fini della convalida del processo
Operatori
- Operatori addetti al congelamento rapido del plasma e alla gestione delle
apparecchiature
- Corso di addestramento
4
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KW
3.
QUALIFICAZIONE DEL LOCALE IN CUI SI ESPLICA IL PROCESSO (LOCALE
stanza N°19)
Requisiti da verificare ai fini della qualificazione
1
2
3
4
5
Requisiti/Prestazioni
Disponibilità autorizzazione (destinazione
uso)
Locale destinato esclusivamente alla
lavorazione del sangue e degli emc
Accessibilità solo a personale autorizzato
dal Direttore del SIMT
Locale dotato di impianti di
climatizzazione in relazione alle
specifiche di funzionamento delle
apparecchiature utilizzate
Pareti e pavimenti integri, lavabili e
disinfettabili
Modalità di verifica
Verifica documentale
Ispezione e documentazione
Verificare elenco
Ispezione (N°1 condizionatore)
Ispezione
Standard operativi necessari ai fini della qualificazione
Standard operativi
1
2
3
4
5
Responsabilità di
elaborazione/verifica
Intervallo di temperatura di esercizio in
relazione alle specifiche di funzionamento
delle apparecchiature utilizzate
Piani di manutenzione, taratura e
controllo degli strumenti di misurazione
della temperatura
Piani/procedure di pulizia e
decontaminazione di superfici e ambiente
Piani di monitoraggio della
contaminazione microbica di superfici e
ambiente
Piani per il pest control
(disinfezione/disinfestazione)
5
Coordinatore Tecnico Incaricato
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KW
4.
QUALIFICAZIONE DEI MATERIALI
4.1 DISPOSITIVI PER LA RACCOLTA DI SANGUE ED EMC (SACCHE)
Conformità alla normativa vigente
1 (marcatura CE, ...) e documentazione
tecnica prevista a corredo del prodotto
Mantenimento dell’integrità della sacca
2
durante il congelamento
Verifica documentale (da dettagliare)
Controllo in sede di prova finale ai fini
della convalida del processo
4.2 ETICHETTE UTILIZZATE PER LE UNITÁ DI PLASMA
Resistenza materiale etichetta alle
1
temperature di congelamento previste
Mantenimento adesione etichetta
2
sull’unità congelata
4.3 INCHIOSTRO PER LE ETICHETTE
Indelebilità alle temperature di
1
congelamento previste
Standard operativi necessari ai fini della qualificazione di tutti i materiali
Standard operativi
1
Responsabilità di
Procedure per il controllo e lo stoccaggio
dei materiali
6
7
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KW
5.
QUALIFICAZIONE DELLE APPARECCHIATURE
QUALIFICAZIONE DELL’ ABBATTITORE RAPIDO DELLA TEMPERATURA
Di seguito si riportano le specifiche dell’abbattitore di temperatura che caratterizza il
processo di congelamento rapido. Specifiche dello strumento: Congelatore rapido per
plasma per contatto Numero di serie: KPFF48B Matricola 75631 KW APPARECCHI
SCIENTIFICI anno di costruzione 2014:
Il principio di scambio termico adottato utilizza superfici a -75 /- 80 °C , con le quali le
sacche vengono a contatto diretto. La sacca di plasma, da congelare, viene immessa, in
posizione verticale, in pozzetti le cui pareti sono a –75°C almeno. La geometria dei
pozzetti è tronco conica, per facilitare l’estrazione e la formazione della sacca solida,
senza alcun impedimento per l’aumento di volume che si ha nel passaggio di stato da
liquido a solido.
Termoregolazione e controlli:
L’impianto elettrico di comando è azionato da interruttore a chiave (estraibile in entrambe
le posizioni) per la massima sicurezza nella gestione della macchina; è inoltre presente
una spia di segnalazione di alimentazione. La regolazione della T interna è gestita da un
pannello di controllo che include :
• un controllore elettronico digitale a µP, con display a leds con entrambi i valori di T set e
T valore attuale, con una isteresi regolabile, ad azione ON/OFF.
Le termosonde impiegate sono termoresistenze RTD Pt 100 Ohm, poste pressoché in
aria. L’utente può leggere la T di processo (quella attuale nei pozzetti di congelamento) nel
display in alto, mentre in quello inferiore può verificare il valore di set point impostato
Funzioni Display e allarmi: A fianco dei display, si trovano alcuni leds funzionali :
• COOLING indica che è in atto la refrigerazione (l’impianto frigorifero sta lavorando).
• ALARM indica che il valore di processo è al di fuori del range di accettazione della T ,
rispetto al set point; trattasi di allarme di T min /max : Tset ± 10°C, di default. Questo
allarme è sia ottico che visivo e può essere tacitato agendo sul pulsantino BUZZER OFF.
L’indicazione visiva di allarme (led rosso acceso) permane fintanto che il sistema non esce
dalla condizione di allarme.
• TIMER: indica che è in atto il conteggio del tempo (impostabile da parte dell’utente) di
congelamento .
Il tecnico di laboratorio può leggere il count down (in minuti) sul display in basso, mentre
in quello in alto permane l’indicazione della T di processo all’interno dei pozzetti. Quando il
ciclo è finito, ovvero quando è trascorso il tempo impostato dall’utente, compare la
segnalazione visiva End sul display inferiore. E si attiva un buzzer per la segnalazione
acustica di fine ciclo, lo stesso può essere tacitato agendo sul pulsante RUN o FUNC.
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• POWER FAIL: il congelatore rapido per plasma dispone anche di un allarme acustico
guasto energia autoalimentato da propria batteria (vita batteria stimata in circa 3 anni) 12
Vdc 1,2 Ah che si ricarica automaticamente al ritorno della alimentazione elettrica,
mediante un alimentatore switching. Il buzzer può essere tacitato, agendo sul pulsantino
BUZZER OFF.
Struttura Cassa interna, costituita da 12 pozzetti in acciaio inox AISI 304 con finitura lucida
BA, con angoli arrotondati ad ampio raggio, per facilitare la pulizia; il mobile esterno è in
lamiera di acciaio inox AISI 304 satinata; la coibentazione è in resine poliuretaniche CFC e
HCFC free, espanse in situ, con densità 40 Kg./mc. e con spessore medio di 140 mm.,
incluso lo sportello; lo sportello è montato su cerniere con copertura in ABS,
autobilancianti. La guarnizione è tripla in gomma silicone con giunture saldate, riscaldata
dal refrigerante stesso e di durata pressoché illimitata. La maniglia é dotata di serratura
con chiave. Il congelatore è dotato di ruote pivottanti per facilitarne il trasporto e gli
spostamenti interni ai laboratori.
Requisiti/Prestazioni da verificare ai fini della qualificazione
1
2
3
4
5
Requisiti
Conformità alla normativa vigente (marcatura CE, ...)
Raggiungimento della temperatura di -30°C nel core dell’unità entro 1 ora
Strutturazione interna con spazi facilmente ispezionabili
Superfici interne facilmente pulibili
Interfacciabilità con sistema gestionale informatizzato convalidato per il monitoraggio
della temperatura
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Verifiche da effettuare nelle fasi di qualificazione della installazione, delle funzioni e delle
prestazioni
Fase di
Verifiche
qualificazione
Disponibilità documentazione attestante la conformità alla normativa
vigente (marcatura CE, ...)
Disponibilità dati per l’univoca identificazione delle caratteristiche
dell’apparecchiatura (costruttore, tipo, modello, numero di
serie/matricola, etc.)
Qualificazione Disponibilità doc. tecnica prevista a corredo dell’apparecchiatura e sua
della
rispondenza all’apparecchiatura consegnata
installazione Disponibilità e corretta identificazione di tutti i componenti, accessori e
(IQ)
parti di ricambio previsti a corredo dell’apparecchiatura
Collegamento elettrico, collegamento di messa a terra
Collegamento alla rete aziendale sotto gruppo di continuità
Stato di taratura apparecchiature di misurazione/controllo presenti, in
riferimento a standard nazionali riconosciuti
Funzionamento dei dispositivi per il monitoraggio della
temperatura
Interfacciamento con sistema gestionale informatizzato
Qualificazione
Collaudo del SIMT per il monitoraggio della temperatura
delle funzioni
funzionale
Generazione allarmi in caso di malfunzionamento delle
(OQ)
apparecchiature
PPPPPPP.
Qualificazione
delle
La qualificazione delle prestazioni coincide con la convalida del
prestazioni
processo
(PQ)
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KW
Standard operativi
1
2
3
4
5
6
7
8
Responsabilità di
Tempo intercorrente tra raccolta e
congelamento del plasma
Istruzioni per l’uso della apparecchiatura
Procedure per il congelamento rapido del
plasma e per il controllo delle unità dopo
il congelamento
Piani per il controllo, la manutenzione e la
pulizia periodici della apparecchiatura
Piani per la verifica periodica dello stato
di taratura dei dispositivi di monitoraggio
della temperatura
Piani per la verifica periodica del
funzionamento dei dispositivi di allarme
Procedure per la gestione di eventuale
dispersione di materiale biologico
Piani di addestramento del personale
addetto al congelamento rapido del
plasma e alla gestione delle
apparecchiature
Ditta KW
Standard operativi
1
Responsabilità di
Manuale per l’uso e la manutenzione del
sistema di rilevazione della temperatura
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KW
6. VERIFICHE AI FINI DELLA QUALIFICAZIONE DELLE PRESTAZIONI DELLE
APPARECCHIATURE E DELLA CONVALIDA DEL PROCESSO
Parametro da
Risultati attesi per il
Valore/Standard
Modalità di
misurare/controll
processo
di rif.
verifica
are
Raggiungimento della
Temperatura nel
temperatura di -30°C
Rilevazione
core della sacca a
-30°C nel core
1 nel core della sacca
temperatura
1 ora dall’inizio del
della sacca
entro 1 ora dall’inizio
sacche-test
congelamento
del congelamento
Assenza di
Assenza di
conformazioni
conformazioni anomale
anomale della
della sacca
2
sacca (plicature
Sì
Ispezione visiva
(plicature/torsioni del
torsioni del profilo)
profilo) dopo il
dopo il
congelamento
congelamento
Mantenimento
Integrità,
dell’integrità, adesione
leggibilità e
Ispezione visiva e
e leggibilità delle
adesione etichette
3
Sì
lettura con lettore
etichette di
di identificazione
ottico
identificazione delle
delle unità
unità congelate
congelate
11
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KW
7.
PROTOCOLLO DI CONVALIDA
7.1 PROVE
DI
CONVALIDA
DEL
PROCESSO
IN
CONDIZIONI
ROUTINARIE/STANDARD
Ai fini della verifica dei risultati attesi sopra definiti, le prove dovranno tenere conto dei
seguenti fattori:
- risultato 1. Per il raggiungimento della temperatura di -30°C in un tempo definito, si
ritiene siano elementi da considerare come fattori critici:
a) la posizione dell’unità nell’abbattitore (tasca in cui è posizionata l’unità, vicinanza
al piano refrigerante);
b) la quantità di plasma contenuta nella sacca (650 mL);
c) la temperatura dell’unità nel momento in cui viene inserita nell’abbattitore;
d) il livello di riempimento dell’abbattitore (< al volume consentito considerato le
sacche sonde).
- risultato 2. Per l’ottenimento di unità prive di conformazioni anomale (plicature/torsioni
del profilo) dopo il congelamento, caricare le sacche in senso verticale senza
deflettore per il plasma da aferesi e con deflettore per le sacche da scomposizione,
appoggiare il vassoio per ridurre lo spazio libero della tasca (serraggio).
- risultato 3. Qualità del materiale per basse temperature.
Raccomandazioni
-fare attenzione allo sportello: operare in modo che esso rimanga aperto soltanto per
pochi minuti, durante l’introduzione ed il prelievo del materiale; accertarsi che venga
richiuso correttamente preferibilmente a chiave, qualora, nell’effettuare le operazioni di
scarico, lo sportello dovesse rimanere aperto per tempi sufficientemente lunghi da
provocare l’ innalzamento della temperatura interna, e’ indispensabile chiudere lo sportello
ed attendere che la temperatura interna indicata ritorni al valore di esercizio (-70°c od
inferiore) prima di effettuare un nuovo carico.
La KW Apparecchi Scientifici consiglia di scongelare almeno una volta ogni 20 gg. (2-3
settimane) l’apparecchio, e comunque l’intervallo temporale è funzione della formazione di
ghiaccio sulle pareti dei pozzetti (Vedi IST Manuale)
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KW
I condensatori raffreddati ad aria dovranno essere tenuti sempre ben puliti con un'accurata
ispezione ed una pulizia una volta ogni tre mesi, per controllarne lo stato ed il libero
passaggio dell'aria.
Per la pulizia del condensatore rivolgersi al personale dedicato secondo il piano di
manutenzione periodica aziendale impiegando attrezzature adeguate alla completa
rimozione dello sporco/polvere sulle alette degli scambiatori.
Disinserire in ogni caso l’apparecchio prima di procedere alla sua pulizia. Ogni 2-3
settimane la guarnizione del coperchio o sportello dovrà essere controllata dal punto di
vista della tenuta.
Tempo intercorrente tra raccolta e congelamento del plasma
In base a quanto richiesto dalla “Guida alle attività di convalida dei processi nei servizi
trasfusionali e nelle Unità di Raccolta del sangue e degli emocomponenti” a cura del
Centro Nazionale Sangue - ISS, come standard operativo necessario ai fini della
qualificazione del congelamento del plasma, è stato valutato il tempo intercorrente tra la
raccolta e congelamento del plasma.
I criteri di accettabilità sono:
Plasma da SI
- Per uso clinico, tempo impiegato alla conclusione del congelamento ≤ 6 ore
scomposizione
- Per industria, tempo impiegato alla conclusione del congelamento ≤ 18 ore
scomposizione
Plasma da aferesi
- uso clinico, tempo impiegato alla conclusione del congelamento ≤ 6 ore dalla fine
procedura
- Per industria, tempo impiegato alla conclusione del congelamento ≤ 18 ore
procedura
dalla
dalla
della
dalla
PROTOCOLLO DI CONVALIDA
In questo paragrafo viene descritto il protocollo seguito per la preparazione dei materiali e
degli strumenti per l’effettuazione delle prove.
a) Allestimento del sistema di rilevazione della temperatura al core delle unità: 1
sacca-test con capacità 650 ml con sensori S/N P43550 LAT 12314-ST 1807,
P43665 LAT 12314-ST 1821, Expert MED, certificati LAT, sonda PT 100, S/N
31687 sistema KW certificato LAT 12314-ST 2543.
L’abbattitore (congelatore) della temperatura da qualificare è dotato di 12 tasche; per le
prove si è stabilito di effettuare una caratterizzazione termica delle tasche, dell’abbattitore
rapido, effettuando come prove n.3 possibili posizionamenti delle unità/sacche rispetto
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KW
alla apertura dell’abbattitore: anteriore, centrale e posteriore per tutte le 12 tasche con
carico misto. La scelta di tale caratterizzazione deriva dalle raccomandazioni del
fabbricante che individua sia nella posizione centrale per il carico con sacche da 650 ml.
la più critica per il raggiungimento della T -30°C entro 1 ora nel core della sacca, sia nel
carico misto con sacche da 650 ml.e le 250 ml. le più critiche per il raggiungimento della
T -30°C entro 1 ora nel core della sacca.
La convalida è considerata valida se tutti i risultati del monitoraggio rientrano nei range (30°C entro 1 ora) per due batch/run.
Sarà dunque necessario effettuare le prove considerando 3 possibili posizionamenti delle
unità all’interno del vano/tasca porta sacca (posteriore, centrale, anteriore); dovranno
pertanto essere presi in esame 12x3=36 possibili posizionamenti delle unità.
Le sacche impiegate dalla U.O. sono di 2 volumi (250 e 650 mL), ma come detto in
precedenza viene utilizzata per le prove di convalida la sola sacca-test da 650 ml, che è
quella che presenta le maggiori criticità.
Si effettuano 2 prove per ogni posizione all’interno di ciascuna tasca del congelatore. Per
un numero complessivo di prove eseguite pari a 72 tenendo in considerazione:
• n.3 possibili posizionamenti per ogni tasca (12x3=36)
• il volume della sacca test di 650 ml.
• n. 2 prove per ogni combinazione da convalidare
• la capacità termica massima di congelamento (dichiarata dal fabbricante) pari a
n.47 sacche da 250 ml. e n.16 sacche da 650 ml.
• le prove sono state sempre eseguite con carichi misti e con distribuzione casuale
condizioni che il fabbricante individua come criticità, per il raggiungimento della T 30°C entro 1 ora nel core della sacca.
In tali cicli, le sacche-test verranno posizionate all’interno dell’abbattitore in ciascuna delle
36 posizioni avendo cura di registrare la posizione esaminata, come riportato nello
schema. AllegatoTab.3,4.
Per quanto riguarda il risultato 2, la verifica della assenza di conformazioni anomale delle
sacche a fine congelamento dovrà essere effettuata su tutte le unità congelate nel corso
dei cicli di abbattimento espletati in sede di prova di convalida (vedi Tab.5-6).
Per quanto riguarda il risultato 3, la verifica a fine congelamento dell’integrità, leggibilità
ed adesività dell’etichetta sulle unità dovrà essere effettuata su tutte le unità congelate nel
corso dei cicli di abbattimento espletati in sede di prova di convalida (vedi Tab.5-6).
I risultati delle suddette attività di misurazione/controllo dovranno essere registrate tramite:
a) dispositivo elettronico di registrazione della temperatura nel core delle sacche-test.
Le misure rilevate in fase di convalida verranno utilizzate per la definizione dei valori
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da prendere come riferimento per i successivi controlli di routine da effettuare sul
processo al fine di monitorarne nel tempo lo stato di convalida, nonché al fine di
accertare il mantenimento dello stato di qualificazione dell’abbattitore KW
Il processo si riterrà convalidato solo in caso di conformità di TUTTI i risultati agli standard
definiti in questo paragrafo.
7.2 PROVE WORST CASE
Non vengono prese in considerazione prove di worst case, dei casi limite, aggiuntive,
per testare condizioni diverse da quelle descritte, in quanto vengono fatte coincidere
con i cicli standard della convalida, ovvero:
- pieno carico, con misure anche nella porzione centrale;
- carichi misti ( 650 ml + 250 ml) di unità da congelare;
viene vietata la sovrapposizione (anche parziale) delle sacche/unità all’interno
dell’abbattitore.
Pertanto si ritengono esaustive le prove effettuate nelle due sessioni di convalida.
.
8 RISK ASSESSMENT DEL PROCESSO DI CONGELAMENTO RAPIDO DEL
PLASMA
Il Risk Assessment associato al processo è stato effettuato da un gruppo di lavoro
composto da:
• Responsabile di processo
• Responsabile Sistema Qualità
• Operatore TSLB incaricato
Per quanto riguarda l’analisi e la valutazione dei rischi associati a questo processo, si
rimanda al “Report Analisi del rischio del processo di congelamento rapido del
plasma”. Dai risultati delle analisi dei Report vengono dedotte le componenti del
processo che necessitano di qualificazione (Parag.2), nonché gli elementi da
considerare in sede di prova ai fini della convalida del processo (Parag.7).
A questo scopo vengono utilizzati strumenti che prevedono la valutazione solo
dell’indice di gravità e dell’indice di probabilità, dal momento che l’indice di rilevabilità è
poco significativo.
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Report analisi del rischio del processo di congelamento rapido del plasma
Elementi per qualificazione
Componenti processo
Fase
processo
Ricevimento
Unità di
Plasma (da SI
O da
Plasmaferesi
Produttiva\
Aferesi multicomponent
Eventi critici
possibili
Tempo tra
Raccolta e
cong.
Superiore a
quello
Previsto
Da norme vig.
Conservazione
Unità nel SIMT
per
Tempi o a T°
non
conformi
Congelamento
Incompleto
Dell’unità di
Plasma
Congelamento
Rapido unità
di
plasma
Rottura
Della
Sacca
Distacco o
Deterioramento
etichetta
Potenziali
Effetti
Decremento
Concentrazione
Fattori labili
Coagulazione
Decremento
Concentrazione
fattori labili
coagulazione
Unità non
conforme agli
standard
definiti
Unità non conforme
agli standard
definiti
Spargimento di materiale
biologico
nell’apparecchio
Unità non identificabile
Potenziali cause
G
7
Ritardo di consegna delle unità al
Settore
Produzione del SIMT
7
Inosservanza modalità\tempi
di conservazione
definiti
10
Abb. rapidi di T° non idonei a
garantire la T° di congelamento
prevista nei tempi definiti per tutte le
unità
Abb. rapidi di T°
malfunzionanti
Elementi per
Prove di
Convalida
P
IPR
3
21
Check
informatico
1
7
Check
informatico
4
40
3
30
Utilizzo non corretto Abb. rapidi di T°
5
50
Disp. Di raccolta non idoneo alle T°
di congelamento prevista
2
20
Componente
Abbattitori
rapidi di T°
Abbattitori
rapidi di T°
Criteri
di
qualificazione
Idoneità a
garantire le T° di
cong. Previste
nei tempi definiti
per tutte le unità
Corretto
funzionamento
Raggiungimento
della T° di -30°C nel
core di tutte le unità
entro 1h da inizio
congelamento
Sacca difettosa
3
30
Etichetta di materiale non idonea al
congelamento
3
30
16
Piani di controllo
e manutenzione
abbattitori rapidi
di T°
Manuale d’uso
abbattitori rapidi
di T°
Disp. di
raccolta
Mantenimento
integrità durante
il congelamento
Mantenimento
integrità unità
congelate
10
10
Elementi per
Procedure
Controllo dei
materiali al
ricevimento e
durante lo
stoccaggio
etichette
Materiale idoneo
a resistere a T°
di cong. previste
Mantenimento
integrità etichette
delle unità congelate
17
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
9
PROCEDURA DI EFFETTUAZIONE DELLE PROVA DI CONVALIDA
PREPARAZIONE DEI MATERIALI E DEGLI STRUMENTI PER
L’EFFETTUAZIONE DELLE PROVE
a)
Allestimento del sistema di rilevazione della temperatura al core delle unità (saccatest con volume di 650 mL).
b)
Programmazione del microsensore estraibile per il rilevamento della temperatura
nel core delle unità, e della sonda KW.
c)
Misurazione della temperatura iniziale delle sacche-test.
d)
Inserimento del microsensore nelle sacche-test
Prove in cicli standard di produzione
a) Accensione dell’abbattitore rapido di temperatura.
b) Raggiungimento della temperatura di inizio ciclo.
c) Posizionamento delle sacche-test secondo lo schema in Tab.2 contestualmente al
posizionamento delle normali unità di plasma da congelare.
d) A fine ciclo di congelamento (1 ora), trasferimento dei valori di misurazione del
microsensore al software gestionale e memorizzazione in apposite tabelle.
e) Verifica della assenza di conformazioni anomale di tutte le unità di plasma congelate
(ispezione visiva).
f) Verifica dell’integrità e della adesione delle etichette di tutte le unità di plasma congelate
(ispezione visiva).
g) Verifica della leggibilità del barcode delle etichette di due unità di plasma congelate per
ogni ripiano dell’abbattitore (tramite scanner ottico).
I cicli di congelamento saranno i batch (cicli di congelamento) consecutivi effettuati con le
modalità di routine
17
18
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
Prove in condizioni worst case
Non vengono prese in considerazione prove aggiuntive, per testare condizioni diverse da
quelle descritte, in quanto vengono fatte coincidere con i cicli standard della convalida.
10
RICONVALIDA PERIODICA DEL PROCESSO E RIQUALIFICAZIONE
PERIODICA DELL’ABBATTITORE
Alla luce della analisi dei rischi effettuata, parametri da tenere sotto controllo al fine di
verificare il mantenimento dello stato di convalida del processo, sono:
a) capacità dell’abbattitore di garantire il raggiungimento della temperatura di -30°C al
core di sacche-test entro 1 ora;
b) assenza di anomalie di conformazione delle unità di plasma congelate;
c) adeguatezza delle etichette per tenuta del collante e leggibilità ad esame visivo e
scanner ottico.
Per quanto riguarda i parametri b) e c), si prevede di continuare ad effettuare, alla fine di
ogni ciclo di congelamento, un’ispezione visiva di tutte le sacche congelate.
Per quanto riguarda il parametro a) si prevede di effettuare con cadenza trimestrale
un
controllo
della temperatura di una sacca-test da posizionare nella tasche
dell’abbattitore che in sede di prova di convalida sono state valutate mediante la verifica
dei valori ( media ± deviazione standard) Tabella 2. Il valore di riferimento per la verifica
di conformità della temperatura della sacca-test sarà dato dalla media dei valori rilevati nel
periodo di prova per quella specifica posizione della tasca dell’abbattitore KW (media ±
deviazione standard). I risultati delle prove verranno allegati alla convalida del processo di
congelamento rapido.
18
19
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
Tab.2
Deviazione
Tasca
Media
Standard
1
23,87
6,68
2
27,12
7,87
3
31,25
4,02
4
28,25
4,97
5
27,62
5,04
6
33,50
3,69
7
27,75
6,25
8
27
4,33
9
31,12
6,70
10
27,25
4,67
11
29,75
3,38
12
32
6,61
La verifica verrà utilizzata ai fini della riqualificazione periodica dell’abbattitore.
Le suddette attività di controllo e la gestione delle eventuali non conformità rilevate
dovranno essere definite all’interno delle Procedure e dei documenti derivati applicabili
nell’U.O.
In assenza di criticità emerse nel corso delle attività di controllo o di modifiche del
processo, lo stato di convalida dello stesso e lo stato di qualificazione delle
apparecchiature deve essere comunque attestato almeno una volta ogni 2 anni, in
occasione del riesame periodico del Sistema Qualità.
19
20
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
11 GESTIONE CONTROLLATA DI CAMBIAMENTI DA EFFETTUARE SUL PROCESSO
(“CHANGE CONTROL”)
Relativamente al processo di congelamento rapido del plasma, deve essere avviata una
procedura di “gestione controllata dei cambiamenti” (“change control”) almeno nei seguenti
casi:
- sostituzione degli abbattitori rapidi di temperatura;
- sostituzione dei dispositivi di raccolta (sacche);
- sostituzione delle etichette;
- modifica della normativa di riferimento in relazione al processo di congelamento del
plasma.
È in ogni caso responsabilità del Responsabile Sistema Qualità identificare, al di là
dell’elenco sopra riportato, la necessità di avviare le attività previste per il “Change Control
SIMT-POS 052.
20
21
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
I SESSIONE DI LETTURE
Tempo
raggiungimento
Core Sacca
(min)
Tab.3
N. PROVE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
SONDA TASCA Posizione
P43550
Anteriore
KW
Centrale
1
KW
Posteriore
KW
KW
KW
KW
KW
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
2
3
KW
Posteriore
N° sacche N° sacche
250 ml 650 ml
6
5
33
2
6
4
PICCIONI
PICCIONI
II
I
15/04/2015
24
PICCIONI
II
FERLICCA
PASQUINI
PASQUINI
PICCIONI
PICCIONI
I
I
II
II
II
27/04/2015
19
RIZZO
I
10
0
0
5
0
0
25/04/2015
25/04/2015
25/04/2015
24/04/2015
24/04/2015
29
31
23
26
25
FAMIGLIETTI
FAMIGLIETTI
FAMIGLIETTI
FERLICCA
DE ANGELIS
I
II
III
I
II
24/04/2015
26
DE ANGELIS
III
4
10
4
3
15/04/2015
16/04/2015
15/04/2015
20/04/2015
39
33
40
34
RIZZO
DE ANGELIS
RIZZO
FERLICCA
I
I
I
I
Posteriore
16
17
18
19
P43550
KW
P43665
KW
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
0
8
0
0
7
33
23
20
25
28
32
29
KW
6
Batch al
giorno
28/04/2015
29/04/2015
29/04/2015
26/04/2015
26/04/2015
KW
KW
KW
KW
KW
5
OPERATORE
2
1
0
1
0
8
10
11
12
13
14
15
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
(-30°C)
18
0
25
28
30
0
0
30
20
24
30
19
4
Data
15/04/2015
15/04/2015
21
MEDIA DEV.STD
25,00
5,60
26,25
5,06
27,25
5,68
27,25
3,50
29,00
6,68
36,50
3,51
28,75
4,79
22
S.I.M.T. Viterbo
20
21
KW
Centrale
KW
Posteriore
22
23
24
25
26
27
KW
KW
KW
KW
KW
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
28
29
30
31
32
33
34
35
36
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
8
9
10
11
12
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
SIMT- IO 043
30
9
0
1
20/04/2015
27
FERLICCA
II
23/04/2015
23
DE ANGELIS
I
29
30
26
27
30
30
27
12
0
0
27
30
19
30
20
1
0
1
1
0
0
1
0
3
9
0
0
6
0
0
19/04/2015
19/04/2015
12/05/2015
18/04/2015
18/04/2015
31
22
28
25
37
CARONE
CARONE
SAMPIETRO
PICCIONI
PiCCIONI
I
II
I
II
III
18/04/2015
17/04/2015
17/04/2015
18/04/2015
25/05/2015
25/05/2015
19/04/2015
24/05/2015
24/05/2015
24/05/2015
29
32
31
20
29
31
32
20
40
29
FERLICCA
PASQUINI
PASQUINI
PICCIONI
DE ANGELIS
CARONE
RIZZO
PICCIONI
PICCIONI
PICCIONI
IV
I
II
I
II
I
I
I
II
III
22
26,50
3,87
30,75
5,06
28,00
5,48
28,00
5,48
29,67
10,02
23
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
II SESSIONE DI LETTURE
Tempo
raggiungimento
Core Sacca
(min)
Tab.4
N. PROVE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
SONDA TASCA Posizione
1
KW
Anteriore
KW
Centrale
KW
Posteriore
2
KW
Anteriore
KW
Centrale
KW
Posteriore
3
KW
Anteriore
KW
Centrale
KW
Posteriore
4
KW
Anteriore
KW
Centrale
KW
Posteriore
5
KW
Anteriore
KW
Centrale
KW
Posteriore
6
KW
Anteriore
KW
Centrale
N° sacche
250 ml
28
1
27
14
29
0
5
25
23
30
27
29
30
30
1
14
0
N° sacche
650 ml
0
14
0
2
0
4
1
0
0
0
3
0
0
0
6
6
4
Data
22/05/2015
23/05/2015
23/05/2015
21/05/2015
21/05/2015
22/05/2015
18/05/2015
19/05/2015
20/05/2015
16/05/2015
17/05/2015
17/05/2015
06/06/2015
06/06/2015
07/06/2015
02/05/2015
15/04/2015
23
(-30°C)
OPERATORE
Batch al
giorno
29,00
20,00
29,00
13,00
34,00
28,00
37,00
35,00
32,00
37,00
32,00
23,00
25,00
23,00
26,00
31,00
25,00
DE ANGELIS
DE ANGELIS
PASQUINI
RIZZO
RIZZO
DE ANGELIS
RIZZO
PASQUINI
SAMPIETRO
SAMPIETRO
RIZZO
RIZZO
RIZZO
RIZZO
DE ANGELIS
DE ANGELIS
RIZZO
I
I
II
I
II
I
I
I
I
II
I
II
II
III
I
I
II
MEDIA DEV.STD
22,75
7,76
28,00
10,68
35,25
2,36
29,25
6,45
26,25
3,40
30,50
3,87
24
S.I.M.T. Viterbo
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
KW
7
8
9
10
11
12
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
Anteriore
Centrale
Posteriore
SIMT- IO 043
30
30
30
30
30
13
30
24
30
7
27
30
30
0
24
30
24
30
30
0
0
1
1
0
3
0
1
0
0
2
0
0
7
0
1
4
0
1
02/05/2015
06/06/2015
05/06/2015
04/06/2015
02/06/2015
03/06/2015
03/06/2015
31/05/2015
01/06/2015
01/06/2015
30/05/2015
30/05/2015
31/05/2015
07/05/2015
07/05/2015
08/05/2015
05/05/2015
05/05/2015
06/05/2015
32,00
34,00
27,00
16,00
30,00
21,00
32,00
27,00
44,00
27,00
28,00
25,00
22,00
31,00
30,00
32,00
33,00
32,00
38,00
DE ANGELIS
RIZZO
PICCIONI
FAMIGLIETTI
CARONE
DE ANGELIS
DE ANGELIS
PASQUINI
PICCIONI
PICCIONI
DE ANGELIS
DE ANGELIS
FAMIGLIETTI
FAMIGLIETTI
FAMIGLIETTI
PICCIONI
SAMPIETRO
RIZZO
DE ANGELIS
I
I
I
I
I
I
II
II
I
II
I
II
I
I
II
I
I
II
I
TOTALE
24
26,75
7,72
27,50
4,80
31,50
8,35
26,50
3,87
31,50
1,29
34,33
3,21
MEDIA DEV.STD
28,98
5,41
25
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
12 REPORT ANOMALIE ED ETICHETTATURA UNITA’ CONGELATE
Verifica assenza di conformazioni anomale, adesione etichette di tutte le unità di plasma
congelate (ispezione visiva) e leggibilità dei barcode
Tab.5
N°
Prova
Data
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
15/04/15
15/04/15
15/04/15
28/04/15
29/04/15
29/04/15
26/04/15
26/04/15
27/04/15
25/04/15
25/04/15
25/04/15
24/04/15
24/04/15
24/04/15
15/04/15
16/04/15
15/04/15
20/04/15
20/04/15
23/04/15
22/04/15
19/04/15
12/04/15
27/04/15
18/04/15
18/04/15
17/04/15
17/04/15
18/04/15
25/05/15
25/05/15
19/04/15
24/05/15
24/05/15
24/05/15
Assenza di conformazioni
anomale dopo
congelamento
Adesione
dell’etichetta
dopo
congelamento
Leggibilità dell’etichetta
con barcode dopo
congelamento
Nessuna conformazione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Leggibilità con barcode
25
26
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
Tab.6
N°
Prova
Data
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
22/05/15
23/05/15
23/05/15
21/05/15
21/05/15
22/05/15
18/05/15
19/05/15
20/05/15
16/05/15
17/05/15
17/05/15
06/06/15
06/06/15
07/06/15
02/05/15
15/04/15
02/05/15
06/06/15
05/06/15
04/06/15
02/06/15
03/06/15
03/06/15
31/05/15
01/06/15
01/06/15
30/05/15
30/05/15
31/05/15
07/05/15
07/05/15
08/05/15
05/05/15
05/05/15
06/05/15
Assenza di
conformazioni
anomale dopo
congelamento
Adesione
dell’etichetta
dopo
congelamento
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
Buona adesione
26
Leggibilità dell’etichetta
con barcode dopo
congelamento
27
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
13 RESPONSABILITA’
Analisi del processo e
risk assessment
Pianificazione iter di
convalida
Verifiche di
qualificazione locali/aree
Rilascio qualificazione
locali/aree
Verifiche di
qualificazione
apparecchiature
apparecchiature
Verifiche di
qualificazione materiali
materiali
Prove convalida
processo
Convalida processo
Predisposizione
procedure operative
Controllo periodico
temperatura abbattitore
R = Responsabilità primaria
(responsabilità primaria sulla
attività nel suo complesso)
Resp area
produzione
emc
Coordinatore
Tecnico
Incaricato
Tecnici
Incaricati
Resp.
Sistema
Qualità
R
CO
CO
CR
R
CO
CO
CR
R
CO
CR
CR
R
CO
CO
CR
CO
CR
R
CO
CO
CR
CO
CR
R
CO
CR
CO
CO
CO
CR
R
CR
R
CO
Legenda Livello di responsabilità
CR = Corresponsabilità
CO = Collaborazione
(responsabilità
(contribuzione allo
vincolante su una parte
svolgimento della attività)
della attività)
27
28
S.I.M.T. Viterbo
SIMT- IO 043
KW
14 BIBLIOGRAFIA
• Accordo tra il Governo, le Regioni e le PA di Trento e Bolzano del 16 dicembre
2010, All. A “Requisiti strutturali tecnologici e organizzativi minimi per l’esercizio
delle attività sanitarie dei servizi trasfusionali e delle unità di raccolta del sangue e
degli emocomponenti, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, lettera a) e dell’articolo 19,
comma 1 della legge 21 ottobre 2005, n. 219”
• DMS 3 marzo 2005 “Caratteristiche e modalità per la donazione di sangue e di
emocomponenti”
• EDQM - European Directorate for the Quality of Medicines & HealthCare. Guide to
the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components, 17th Ed. (2013)
• European Pharmacopoeia. Human Plasma for Fractionation & others (S/D plasma,
etc.), 8th Ed.
• European Commission, Enterprise and industry Directorate-General, Public Health
and Risk Assessment, Pharmaceuticals. EudraLex, The rules governing medicinal
products in the European Union, Volume 4 – EU Guidelines to Good Manufacturing
Practice Medicinal Products for Human and veterinary Use. Annex 14: Manufacture
of medicinal products derived from human blood or plasma (2011).
• Manuale d’uso e manutenzione Abbattitori rapidi di temperatura XXX
15 INDICATORI
N/A
28

PIANO DI CONVALIDA SIMT-IO 043 PROCESSO DI

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