Association des Archivistes Français Section Archives économiques

Dematerializzazione e
archiviazione elettronica
Jean-Marc Rietsch
Ingénieur Civil des Mines
Expert en dématérialisation et archivage électronique
Président de FEDISA (Fédération Européenne
de l’ILM du Stockage et de l’Archivage)
Sommario
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
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Presentazione FedISA
Standard europei
Legislazione francese
Legislazione europea : applicazione alla
fatturazione elettronica
Settembre 2008
ANORC
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Scopo della FedISA
Federazione Europea dell’ILM, della
conservazione e de l’archiviazione (2005)

Informare e assistere gli utilizzatori (pubblici e privati)

Fluidificare e partecipare allo sviluppo del mercato:



dell’archiviazione elettronica,
della gestione e conservazione dell’informazione (cfr. ILM).
1a associazione che permette l’incontro di:




Gruppi di utilizzatori,
Integratori di soluzioni software,
Fornitori di tecnologie,
Esperti tecnici e giuridici.
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ANORC
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Gli aderenti

Fornitori di tecnologie:


GEMALTO, NetApp, HDS, HP, IBM, SUN, Active Circle, Stordata,
Steria, Inforca EMC, Mipih, Nexsan, IMD (Iron Mountain Digital),
Computer Associate, STS-group, Beemo technologie, Keynectis,
Cecurity.com, Rise, Symantec, Atempo, Know & Decide, Reactis, …
Esperti tecnici e giuridici:
 Cabinet Bensousan, Marsh, Caprioli&Associés, Cabinet Vaughan,
Compliance Company, Sealweb, Henon Conseil, Aquis, EdelWeb, LH
Consultant, …

Utilizzatori:
 Thales, GIE SI2M, MBDA, EFIDIS, Chambre des Notaires de Paris,
Imprimerie Nationale, Chronoservices, New’ArchADINES, ADMAS,
AREVA, CNES, MDS Pharma Services, CEDHYS/Sanofi-Aventis,
SICTIAM, LFB, FNTC, iBP, INRIA, France Telecom, ESOPICA, EFluxus, BNP, Ministère des Finances, La Poste, CNRS, Mutuelle
Carac, Ministère Education, …
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I partner

Associazioni e altri organismi:








CIGREF (Club Informatico delle GRandi società Francesi)
DAF (Direzione degli Archivi di Francia)
DGME (Direzione Generale per la Modernizzazione dello
stato)
DCSSI (Direzione Centrale della Sicurezza dei Sistemi
Informatici)
AFNOR (Associazione Francese di standardizzazione)
ENISA (European Network Information System Agency)
AIIM (ECM association)
…
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ANORC
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Una realtà europea



Belgio, Document@work
Irlanda e UK, FedISA EIRE
Lussemburgo, Deloitte & Touch (studio di verifica
contabile)
In corso:
 Italia, ANORC
 Spagna, AEDOC_DIGITAL
Presto:
 Germania
 Svizzera
 …
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ANORC
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Lavori della FedISA
 Commissione per i riferimenti
 Documento sul formato PDF/A
 Gruppo di lavoro europeo, preparazione d’una
certificazione europea adattata per:



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TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification) :
metodo di verifica di sistemi d'archiviazione sviluppato
dal RLG (Research Libraries Group) e dal NARA
(National Archives and Records Administration), tradotto
in France da FedISA;
Norme ISO 27001 : Tecnologie de l'informazione Tecniche di sicurezza - Sistemi di gestione della
sicurezza dell'informazione – Esigenze.
Riferimento « cassaforte elettronica », elaborato da :
FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) e
FedISA. Collaborazione della DAF (Direction des
Archives de France) e della DGME (Direction Générale
pour la Modernisation de l’Etat)
ANORC
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Zoom sui gruppi di lavoro europei
I partecipanti
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




Francia (France Télécom, Areva, Thales, DCSSI,
Edelweb, HSC, AFNOR, …)
Belgio
Lussemburgo
Svezia
Irlanda
… e l’Italia con ANORC
Dei professionisti piloti


Cecurity.com (software cassaforte conforme)
STS Group (soluzione cassaforte conforme, validazione
del processo completo presso le banche iBP)
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ANORC
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Altre commissioni
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


Prova digitale
Identificazione e autentificazione
Salvaguardia e archiviazione
Razionalizzazione degli spazi di conservazione per
uno sviluppo sostenibile
 Archiviazione email (libro bianco in ottobre 2008)
Di prossima apertura
 Collettività, nozione di fornitore pubblico di servizi
d’archiviazione
 Rischi/assicurazioni
 Piattaforma di digitalizzazione
 Conservazione a lungo termine delle firme elettroniche
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ANORC
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Formazioni (EiFISA/Demateus)




Sensibilizzazione (metodologie, e-mail,
politiche d’archiviazione)
Atelier di due giorni
Seminari
Primo master esecutivo sul tema
« Management della digitalizzazione e
dell’archiviazione elettronica », in partenariato
con l’Ecole des Mines di Parigi:

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Primi diplomati in gennaio 2009
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Pubblicazioni
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Dematerializzazione delle
fatture
Archiviazione «legale», «protetta»
Elementi essenziali della legge francese
 Rispetto delle condizioni legali prescritte nei
testi di legge




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Intelligibilità, indipendentemente dal formato
dell’informazione, l’essenziale é che sia restituita
su forma intelligibile per l’uomo e non per la
macchina (problema del formato logico)
Identificazione dell’autore (firme elettronica
possibile)
Garanzia d’integrità (implica la tracciabilità)
Perennità, rispetto della durata di conservazione
prescritta nei testi di legge, in funzione della
natura dei documenti e dei tempi di prescrizione
ANORC
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Archiviazione «legale», «protetta»
Problematiche
 Le norme non hanno un carattere obbligatorio
 La legge non tratta delle forme e delle modalità
d’archiviazione:


Rispetto del principio di neutralità tecnologica
Elimina il rischio dell’obsolescenza
Ricordiamoci allo stesso modo che nessuno testo di legge
precisa le condizione di conservazione dei documenti
cartacei, imponendo per esempio l’utilizzazione di metodi
contro gli insetti, i batteri, gli incendi...
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La fattura elettronica

Direttiva europea 2001/115/CE :


due forme: lo scambio di dati informatici (EDI) e la fattura
digitale firmata elettronicamente con la " firma elettronica
avanzata".
L’adattamento francese impone :



Accettazione del destinatario nel contesto di un contratto
mittente-destinatario;
La firma elettronica della fattura per garantire l’autenticità della
sua origine e l’integrità ;
Le fatture devono essere conservate dal mittente e dal
destinatario, nel loro formato d’origine
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Bollettino ufficiale AE gennaio 2007

Possibilità per il mittente di conservare una
«copia elettronica» della fattura (riproduzione
fedele e perenne dell’originale)

La riproduzione è “fedele” e “perenne” se sono garantite :
 l’autenticità, l’integrità e la perennità del contenuto
 la possibilità di conservare solo le informazioni
relative al contenuto
 l’identificazione della data di stampa della fattura
 la conversione e la compatibilità o migrazione degli
archivi
 la conservazione sul territorio francese.
La scelta dello storage è aperta (WORM fisico o logico)
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Zoom sull’Europa
Un vero sviluppo intorno all’e-administration :

La Spagna ha votato la totale digitalizzazione nei prossimi 2 anni (2010)
Armonizzazione (Direttive europee):


Dematerializzazione delle fatture
Tachigrafi digitali
e differenze significative :

Possibilità di distruggere la carta dopo digitalizzazione. Una realtà per
Belgio, Spagna, Italia … ma non ancora in Francia
Dei servizi su scala europea:


Tachigrafi digitali, operativi dal 2006 (Regolamento (CE) n. 561/2006)
Servizio eWitness® (archiviazione di documenti, e-mail, voce, web)
Sviluppo della carte d’identità elettronica :

Finlandia, Belgio, Portogallo, Spagna, Italia …
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ANORC
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Grazie per la vostra attenzione

Per saperne di più:
[email protected]
+33 1 44 17 91 45
www.fedisa.eu
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