norme di utilizzo della sala riunioni - CNR

1 Febbraio 2013
NORME DI UTILIZZO DELLA SALA RIUNIONI
Nota introduttiva
- Il CNR, presso la propria struttura di Bruxelles, mette a disposizione, con norme di
utilizzo riportate nel seguente regolamento, una Sala Riunione dotata di:
1 tavolo da riunioni,
1 tavolino di appoggio
12 poltroncine attorno al tavolo da riunioni e 10 sedie aggiuntive,
1 proiettore collegabile con PC (non fornito),
1 schermo
1 sistema di videoconferenza Polycom (via internet),
e accesso alla rete WiFi dell’ufficio.
- Il CNR si fa carico della gestione delle prenotazioni per l’utilizzo della Sala e
provvede a fornire ai richiedenti indicazioni sui servizi aggiuntivi esterni ai quali essi
possono direttamente rivolgersi per catering, taxi, etc.
-Per riunioni organizzate da strutture del CNR, l’ufficio provvede a fornire 2 coffee
break/giorno (acqua, succo di frutta, caffè, biscotti).
Uso della Sala
- L’uso della sala riunioni viene concesso solo ai richiedenti appartenenti al CNR o
agli altri Enti ai quali il CNR affitta alcune delle sale della propria struttura di
Bruxelles.
- Ogni Richiedente al quale viene concesso l’uso della Sala è responsabile di ogni
azione dei Partecipanti alla riunione e conseguentemente degli eventuali danni da essi
provocati alle strutture di proprietà del CNR o delle quali CNR è responsabile verso
la proprietà dell’immobile. E’ quindi opportuno che il Richiedente giunga alla
riunione prima dell’arrivo degli altri Partecipanti. Il Richiedente si fa carico (o
nomina sua Delegato), per tutta la durata della riunione, di essere il collettore unico
delle esigenze dei Partecipanti da eventualmente trasferire al Personale CNR
dell’Ufficio.
-L’uso della sala è consentito fino ad un massimo inderogabile di 22 Partecipanti.
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Prenotazione
- La prenotazione deve essere richiesta non prima di due mesi dalla data di interesse
e deve essere confermata 30 gg prima della stessa.
- Si fa obbligo ad ogni Richiedente di comunicare tempestivamente eventuale
rinuncia all’uso della Sala. In caso di mancato rispetto di tale norma, nessuna
successiva domanda di utilizzo della Sala, proveniente dal Richiedente che non l’ha
rispettata, verrà accolta.
Utilizzo della Sala Riunioni e delle sue apparecchiature
- Nella Sala riunioni non è consentita la consumazione di alcun cibo e l’unica
bevanda permessa è acqua. Bevande, biscotti e sandwich possono essere consumati
nella saletta attigua.
- Le consumazioni nella saletta attigua alla Sala Riunioni sono permesse
limitatamente a cibi “tipo sandwich”. Per ogni altra tipologia di “lunch / coffee
break”, ai Partecipanti è richiesto di usufruire dei bar e ristoranti numerosi nelle
vicinanze.
- L’utilizzo della fotocopiatrice/stampante è gratuito fino ad un massimo complessivo
di 100 pagine F/R in bianco e nero. La fotocopiatrice deve sempre essere utilizzata
sotto il controllo operativo del Personale CNR (o da esso esplicitamente delegato).
- L’Ufficio non fornisce alcun materiale di cancelleria ad alcun Partecipante alle
riunioni.
- L’Ufficio non effettua alcuna azione di rimborso o anticipo di spese.
- Qualora gli Organizzatori della riunione intendessero far pervenire in anticipo, via
corriere postale, materiale di utilità per la stessa, si fa obbligo di darne preventiva
informazione all’Ufficio. In assenza di tale preavviso, per motivi di sicurezza, il
materiale non verrà accettato.
- L’orario previsto di utilizzo della sala deve essere scrupolosamente osservato
affinché il Personale CNR dell’Unità possa rispettare gli altri impegni (anche serali)
eventualmente in agenda.
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