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Progetto Filiera Collaborativa
Visione generale
Versione 20­12­2009
1 – Motivazioni e difficoltà
In questi tempi è una ovvietà riconoscere che le aziende italiane hanno bisogno di cambiare strategia per sopravvivere l'attuale crisi. Il concetto di collaborazione non è nuovo, se ne parla da decenni. La tecnologia di base necessaria che permette aziende diverse di condividere dati e organizzarsi in ampie catene di produzione esiste da tempo. Fino ad ora, quello che mancava era la situazione di emergenza in cui si trova grande parte della industria a servire da motivazione.
Quando una azienda deve progettare, acquistare materie prime, produrre, trasportare, vendere e dare assistenza ai clienti sui prodotti, i costi sono inevitabilmente alti e il prezzo finale dei prodotti non può essere competitivo. Se guardiamo solo all'ottimizzazione delle scorte di magazzino, vediamo che l'acquisto e lo stoccaggio in gruppo sarebbe di per sé un grande risparmio per le aziende che decidono di collaborare; se stendiamo il concetto ad altri settori come la produzione, vendita, trasporto e assistenza, possiamo assicurare bassi costi, prezzi competitivi e prodotti di qualità. Perché è difficile collaborare ?
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Dal punto di vista della tecnologia, il sistema software e hardware utilizzato deve essere semplice da usare ed economico. Molti sistemi disponibili, specialmente da grande aziende di informatica, sono costosi e necessitano un sforzo di implementazione elevato. La grande maggioranza delle aziende non ha al suo interno personale capacitato per operare complessi software. I progetti di successo sono spesso i più semplici.
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Il modello fino ad ora usato per applicare la tecnologia alle filiere è stato quello top­down, cioè imposto dall'alto verso il basso. In generale, una associazione di categoria stabilisce contatto con una importante azienda informatica che sviluppa un sistema prototipo e lo lancia ai suoi associati. I costi sono alti e i tempi sono lunghi. Inoltre, il progetto non partendo “dal basso” ha difficoltà di accettazione e tempi lunghi di apprendimento.
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La diffidenza e la cultura competitiva delle aziende preclude la collaborazione. In tempi difficili, le aziende tengono duro e aspettano che la concorrenza chiuda prima. Se si pensa bene, chi produce dovrebbe concentrarsi sulla qualità e sul prezzo dei prodotti. Il trasporto, la vendita, la assistenza potrebbero essere fatte da altre aziende specializzate. Un rapporto paritetico, dove tutti hanno bisogno di tutti, è l'unica soluzione efficiente.
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In una azienda che “fa tutto” troviamo una mente che crea e decide. Per collaborare è necessaria una strategia comune e una fase di “presa di decisione” in comune con gli attori Openlinea informatica S.r.l.
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chiave del progetto. Per esempio: se voglio produrre un nuovo capo di abbigliamento devo trovare almeno i fornitori delle materie prime e qualcuno che possa assumersi compiti di produzione in collaborazione. Chi prende l'iniziativa nella filiera collaborativa? In realtà, questo è un falso problema, in quanto le idee sono la materia prima più rara che ci sia. Una azienda di design (fornitore di idee) potrebbe iniziare un progetto cercando altre aziende in collaborazione.
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Può essere difficile collaborare a causa di differenze nel modo di lavorare e nella codifica di componenti o integrazione dei sistemi informatici. La soluzione deve passare per una semplificazione ed evitare che sia necessario interferire con gestionali aziendali.
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Alcune aziende non vogliono che il proprio nome o marchio “sparisca” in mezzo ad un gruppo di altre aziende. La soluzione è il “marchio di filiera” e il “cartellino di filiera” da appendere ai prodotti. E' meglio difendere il proprio marchio fino alla vendita/chiusura/fallimento della azienda o inserirlo in un contesto più grande e lavorare con profitto? Se uno non può farcela da solo, ha bisogno di collaborare.
Perché collaborare ?
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La divisione del lavoro e delle responsabilità permette ad ogni attore della filiera di concentrarsi sulla propria specialità aumentando la qualità delle singole elaborazioni e, di conseguenza, del prodotto finito.
L'uso razionale delle risorse riduce i costi di produzione e aumenta la capacità di impiego dei materiali necessari alla produzione.
Con strumenti adatti, possiamo monitorare il fabbisogno reale dei prodotti e agire sulla produzione per garantire l'approvvigionamento dei punti di vendita. Perché questo sia possibile ci vuole una buona comunicazione tra chi vende, chi trasporta, chi immagazzina e chi produce la merce. Questo porta ad una produzione orientata alla domanda (demand driven).
La collaborazione non impedisce la creazione di strutture parallele (ridondanti) che garantiscono la continuità dei processi. Infatti, grazie all'architettura modulare del sistema si possono responsabilizzare diversi attori che eseguono una stessa elaborazione a richiesta (on demand). In caso di impossibilità di un attore di eseguire il suo lavoro, un altro ne può assumere la funzione.
Quando un prodotto è presentato come il risultato di una catena italiana di produttori in collaborazione, esso assume una immagine di mercato più forte. Il marchio collettivo di filiera viene a rafforzare il marketing.
2 – Tecnologia
L'insieme delle tecnologie necessarie per realizzare il sistema proposto è disponibile da molti anni a costi abbordabili. Stiamo parlando di Internet e della tecnologia di sviluppo (Web 2.0) che permette una facile interazione remota con computer collegati in rete e l'implementazione di applicazioni basate sul web. L'idea è di avere un'applicazione installata in un server web sicuro e accessibile, via internet, da tutti gli utenti autorizzati indipendentemente da dove si trovino durante tutto il giorno, tutti i giorni dell'anno.
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Un aspetto fondamentale di tale tecnologia è il suo orientamento verso servizi (vedi SaaS). La centralità del server permette un aggiornamento in tempo reale dei dati e la conseguente condivisione delle informazioni ricavate. La divisione delle responsabilità (leggi collaborazione) di sviluppo, hosting e assistenza della applicazione basata sul web è un altro fattore di massima importanza. Chi sviluppa si concentra sulla qualità generale del software. Chi ospita l'applicazione è una azienda specializzata in hosting e assicura il corretto funzionamento del hardware e la sicurezza dei dati. L'assistenza viene fornita da personale specializzato vicino agli utenti che conta dell'appoggio di chi sviluppa l'applicazione.
Figura 1 ­ Applicazione web
La caratteristica più evidente della tecnologia web è la sua distribuzione geografica e funzionale. Gli utenti accedono solo alle applicazioni specifiche necessarie ovunque si trovino. L'accesso è sempre fatto tramite un browser di navigazione (Firefox, Safari, Opera, Chrome, Explorer, etc.), ma anche da smart phone e altri dispositivi mobili con accesso ad Internet.
L'impiego di strumenti open source e open standard (Linux, PHP, MySQL) è garanzia di indipendenza da grandi fornitori che, con decisioni unilaterali basate sul profitto, cambiano spesso standard o prodotti mettendo a dura prova la economicità e la durata dei sistemi sviluppati.
Il gestionale aziendale
Un aspetto molto importante per il successo tecnologico del sistema proposto è il suo rapporto con i gestionali delle aziende che iniziano a collaborare. La linea guida dello sviluppo è quella della non integrazione forzata. Il sistema proposto può funzionare indipendentemente da altri sistemi software di gestione. Nonostante questa indipendenza, ci sono dei punti logici di contatto che potrebbero essere automatizzati da apposite interfacce dati, ecco alcuni: Openlinea informatica S.r.l.
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Dati anagrafici (clienti, fornitori, prodotti, materie prime, semilavorati)
Magazzino
Contabilità generale
Contabilità industriale
La maggior parte dei gestionali hanno poca apertura verso l'esterno: non permettono l'importazione di documenti elettronici e non esportano dati anagrafici. Nel caso in cui il volume dei dati da trasferire sia molto grande, possiamo valutare lo sviluppo di procedure ad hoc per rendere il lavoro più efficiente. Senza una interfaccia dati, il sistema proposto viene visto come una entità esterna alla azienda che si relaziona con le solite procedure fiscali in uso (DDT, fatture) per il trasferimenti di merce. Ovviamente, l'impossibilità di trasferimenti elettronici dei documenti forza l'utente a digitare i dati necessari (articoli, quantità) quando lo stato dei processi avanzano. Per minimizzare questo lavoro di digitazione, il sistema metterà a disposizione delle funzioni standard di facile utilizzo per l'importazione dei dati essenziali dei DDT, fatture e anagrafiche. In questo modo, se il gestionale aziendale lo permette, l'utente può esportare dei dati dal suo sistema e importarli sul sistema della filiera collaborativa.
Dittaweb Il servizio di gestione aziendale Ditta
web
potrà essere utilizzato dalle aziende che non hanno un gestionale proprio o desiderano sostituire quello in uso. L'integrazione dei dati sarà allora completa a livello anagrafico e di magazzino. Inoltre, il servizio permette la vendita al dettaglio grazie alla funzionalità del punto di vendita e supporta la creazione di siti web per la vendita online. L'aspetto della vendita è particolarmente importante: oggi, chi distribuisce la merce ha bisogno di costante contatto con i punti di vendita per minimizzare le scorte. Monitorare la vendita dei prodotti in tempo reale permette di anticipare la necessità di produzione e consegna. Inoltre, ricevere ordinativi direttamente dai punti di vendita per via elettronica riduce costi amministrativi, di rappresentanza e errori di ogni genere. Ditta web
ha tutta la funzionalità necessaria per la creazione di efficienti siti web per la vendita online. Il sito di vendita creato è completamente integrato con il sistema di magazzino e contabilità generale. Inoltre, Ditta
web
permette ai clienti autorizzati (con nome utente e password) di inserire ordini tramite un pratico catalogo di prodotti, risparmiando tempo e errori di trascrizione. Se la azienda gestisce anche dei negozi per la vendita diretta al pubblico, Ditta
web
mette a disposizione le funzioni per l'automazione del magazzino e contabilità del punto di vendita in tempo reale.
Arcipelago SCEC
Possiamo anche pensare alla filosofia di Arcipelago SCEC come parte della soluzione tecnologica nell'ambito collaborativo. Il principio di solidarietà espresso dallo SCEC è in armonia con il concetto di aiuto reciproco per ottenere reali benefici materiali, sociali ed etici per le persone coinvolte. Le aziende che decidano di accettare una quota dei pagamenti in SCEC in realtà Openlinea informatica S.r.l.
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adoperano uno strumento tecnico di riduzione degli oneri finanziari.
Figura 2 ­ Flusso degli Scec (le frecce rosse sono flussi di Scec)
Se la catena produttiva accetta lo SCEC (elementi A,B e C nella Figura 2), si opera una riduzione dei costi all'interno del gruppo di aziende collaboranti. In questo modo si elimina la necessità di fare degli sconti reciproci. Gli Scec necessari alla circolazione vengono dalla accettazione nel momento della vendita al dettaglio al pubblico. I soci arcipelago saranno indirizzati ad acquistare i prodotti delle aziende che accettano gli Scec. Questo meccanismo rappresenta anche una forma di promozione pubblicitaria a costo zero (vedi pagine auree).
Le aziende possono “smaltire” gli Scec accumulati offrendogli ai propri dipendenti come bonus sullo stipendio. I dipendenti saranno incoraggiati ad acquistare i prodotti finiti (PF) con un vantaggio nel prezzo pari al solito “sconto aziendale” regolarmente praticato. Inoltre, gli Scec accumulati potranno essere usati nell'acquisto di beni e servizi da altri soci Arcipelago. L'abbonamento al presente servizio di gestione ne è un esempio e può assorbire il 20% in Scec. Gli acquisti in Scec possono essere fatti in tutta l'Italia. Eventuali Scec non utilizzati all'interno della catena possono confluire ad un fondo di riserva da utilizzare in caso di necessità.
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3 – Strategia del progetto
Negli ultimi anni, è apparso il concetto di social network (reti sociali) come Facebook ed altri che sono diventati grandi successi. Altre piattaforme come YouTube sono anche cresciute enormemente. Una caratteristica comune a queste due realtà del web è la cooperazione degli utenti a fornire contenuto. Inserire la propria pagina in Facebook o caricare un filmato in YouTube, fa sì che la piattaforma cresca e diventi sempre più ricca e utilizzata. Questo meccanismo parte “dal basso”, cioè dall'utente per realizzare i suoi scopi. Lo stesso si può fare con la piattaforma per la filiera cooperativa.
Per quanto riguarda il presente sistema, mettiamo a disposizione di tutti uno strumento software accessibile via internet che sia semplice e facile da usare insieme ad una buona documentazione scritta e audiovisiva. Per facilitare la diffusione organizziamo anche degli incontri di chiarimento presso comuni ed associazioni. Allora, le aziende che decideranno di lanciarsi in collaborazione, potranno inserirsi in autonomia formando allo stesso tempo il “contenuto” della piattaforma informatica messa a disposizione.
I costi operativi devono essere bassi per incoraggiare nuovi membri ad registrarsi al sistema. La modalità più indicata è SaaS (S
oftware a
s a S ervice
), cioè ad abbonamento al servizio.
L'assistenza dovrà essere capillare ed efficiente, possiamo ipotizzare centri di assistenza provinciali presso aziende di software associate o singoli liberi professionisti disponibile ad inserirsi nell'organizzazione.
4 – Descrizione sistema
Linee base
Il sistema proposto è un insieme di strumenti per:
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Fare incontrare aziende che possono collaborare tra di loro.
Creare progetti collaborativi.
Servire di canale di comunicazione elettronica di dati tra aziende.
Supervisionare i processi produttivi in tutte le fasi di elaborazione.
Gestire il trasporto merce in rispetto delle leggi fiscali.
Controllare l'uso delle risorse (magazzino).
Verificare l'effettiva produzione.
Produrre il “cartellino di filiera” dettagliato con marchio per ogni prodotto.
Mettere in vendita i prodotti (nei negozi e via web)
Eseguire la divisione dei costi e ricavi tra partecipanti. Principali elementi e funzionalità
Le aziende, dopo una semplice registrazione, inseriscono informazioni sulle proprie attività. Questi dati vengono pubblicati e sono reperibili tramite la funzione di ricerca.
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Una azienda può iniziare un progetto e invitare altre aziende a collaborare. Il progetto è il punto di partenza e viene realizzato grazie alla collaborazione di due o più aziende. L'azienda che crea il progetto ne diventa il responsabile tecnico/organizzativo e viene chiamata capo progetto. I progetti sono formati da processi. Un processo è composto da elaborazioni. Ogni elaborazione viene assegnata ad una azienda responsabile che la esegue.
Figura 3 ­ Elaborazione
La elaborazione (figura 3) è il livello base del progetto, a questa viene associato un consumo di materie prime, semilavorati, informazione (per esempio: standard tecnico, istruzioni particolari) e altre risorse, come la mano d'opera, l'energia, la lavorazione meccanica, la supervisione tecnica. Il risultato di una elaborazione è uno o più semilavorati/prodotti finiti e/o informazione utile al processo (per esempio : risultato di un collaudo).
L'azienda che esegue alcune elaborazioni assegnate, viene chiamata elaboratore. Una azienda può partecipare anche solo come fornitore di materie prime, semilavorati o altre risorse. Il costo delle risorse viene stabilito dai partecipanti in comune accordo e inserito nel sistema che provvederà ai calcoli di ripartizione. L'accordo commerciale di fondo è in questo modo intrinseco al processo.
Il risultato di un processo è il prodotto finito che verrà messo in vendita. Un elemento importante è la messa in vendita che potrà essere eseguita, tramite un agente distributore (esempio: azienda grossista), ai negozi o via internet (sito web di vendita online). I distributori potranno consultare la disponibilità di magazzino, dati di future consegne di prodotti finiti, inserire ordinativi e vendere al dettaglio (vedi Ditta
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). I processi (insiemi di elaborazioni) sono entità astratte memorizzate e utilizzati all'occorrenza. L'applicazione nel mondo reale (progetto) di un processo richiede che si specifichino le aziende responsabili delle elaborazioni, tempi ed altre particolarità. In altre parole, un processo è un modello Openlinea informatica S.r.l.
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da usare ripetutamente, riempendo i vuoti con i dati del mondo reale. Come modelli, i processi possono essere memorizzati e utilizzati in futuro anche da altri, eliminando il lavoro di creazione ex novo. In questo modo, possiamo formare un database di processi classificati per tipo di industria, descrizione etc. Per rendere chiara l'idea, prendiamo come esempio i modelli di alcuni editori di testo e fogli elettronici (OpenOffice, Excel, MSWord) in uso che propongono composizioni preconfezionate dove l'utente riempie gli spazi vuoti ottenendo un risultato da usare nel mondo reale.
Per facilitare la partenza del sistema, possiamo inserire previamente nel database processi studiati da aziende dei diversi settori. Creare un progetto diventa una questione di scelta dei processi, di assegnare le dovute responsabilità e di inserire altri dati tecnici necessari alla esecuzione del lavoro. Le funzioni messe a disposizione degli utenti serviranno essenzialmente per creare e monitorare i processi. Ogni azienda avrà accesso ai suoi progetti, giacenze di magazzino, dati di collaudo e movimentazione merce. Inoltre, potrà disporre la stampa dei documenti di trasporto (DDT) necessari. Il carico e scarico di magazzini, anche tra aziende, sarà eseguito automaticamente. La merce ricevuta potrà essere controllata e confermata in magazzino. La produzione sarà organizzata in lotti, come nella pratica comune delle industrie.
Le comunicazioni di carattere generale tra aziende potranno essere eseguite sia da dentro il sistema sia con altri mezzi (email, fax, telefono). Il sistema software dovrà limitarsi alla gestione fisica della merce, delle elaborazioni e della ripartizione dei costi e ricavi. Le trattative commerciali possono rimanere esterne e seguire la prassi aziendale.
Una funzione importante del sistema è la rintracciabilità di tutta la merce (materie prime, semilavorati, prodotti finiti) e la produzione di uno storico dettagliato della lavorazione di ogni prodotto. Grazie ai dati memorizzati sarà prodotto il cartellino di filiera con un riassunto del percorso lavorativo del prodotto.
Ricapitolando, abbiamo i seguenti elementi :
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Azienda (fornitore, elaboratore, distributore)
Progetto
Elaborazione
Risorse (materie prime, semilavorati, informazione, mano d'opera etc.)
Vincoli del progetto
Tenendo in considerazione passate esperienze e l'analisi delle informazioni disponibili, il sistema proposto deve avere i seguenti vincoli:
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Riservatezza delle informazioni aziendali dei partecipanti. Un ostacolo incontrato da altri progetti è stata la diffidenza delle aziende partecipanti nel pubblicare i propri dati commerciali come preventivi, listini prezzi, dati magazzino, informazioni anagrafiche di fornitori, clienti e articoli. Il presente sistema rispetta la riservatezza generale di questi dati e permette di pubblicare selettivamente i dati che riguardano i singoli progetti, via via essi vengano richiesti in condivisione con le aziende collaboratrici.
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Indipendenza dal software gestionale aziendale in uso. Per partecipare al progetto, le aziende non devono realizzare nessuna interfaccia o modifica sui propri gestionali. Il sistema proposto è autonomo. Se desiderato, eventuali trasferimenti dati possono essere implementati tramite le funzioni standard di importazione e esportazione messe a disposizione.
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Gestione autonoma e riservata dei progetti. I progetti in fase di esecuzione sono accessibili solo alle aziende interessate. I dati commerciali vengono condivisi solo tra i partecipanti e rimangono nel sistema fino a quando non vengono eliminati dal capo progetto. ●
Accesso facile, semplice ed immediato. Per maggiore semplicità e sicurezza, non saranno installati software sui computer degli utenti. L'acceso sarà esclusivamente tramite internet con l'uso di un browser di navigazione.
5 – Conclusione
Come visto, una soluzione all'attuale crisi economica non può essere data che da una azione “dal basso” e con uno scopo sociale. Le azioni intraprese da istituzioni nazionali e associazioni di categoria spesso mancano di una logica di attuazione tipica dei movimenti spontanei dei cittadini: l'adattabilità alle condizioni particolari, locali e microscopiche di ogni mercato. Le industrie non hanno bisogno di direttive generali o semplici incentivi fiscali per non chiudere, hanno invece bisogno di strumenti semplici e pratici per fare meglio i propri lavori, aumentare la qualità e stimolare il consumo cosciente, cioè da produttori locali, mantenendo di conseguenza la ricchezza nelle mani della comunità.
Paulo Paganelli
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