Avviso pubblico di manifestazione di interesse

AVVISO DI INDAGINE DI MERCATO PER L’INDIVIDUAZIONE DI OPERATORI ECONOMICI QUALIFICATI DA INVITARE ALLA PROCEDURA NEGOZIATA AI SENSI DELL’ART. 36 c.2, lett. b del D.Lgs.50/16, FINALIZZATA ALL’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI PRENOTAZIONE E DI VIAGGIO IN FAVORE DI ASSET CAMERA, IN OCCASIONE DELL’EVENTO “MAKER FAIRE ROME 2016”. Prot.n. 1214/16 Rif. A2 MFR16 CO CUP: B89J16000980003 Premessa - Asset Camera, Azienda Speciale della C.C.I.A.A. di Roma, nell’ambito della propria mission istituzionale, organizza a Roma la IV edizione della Maker Faire Rome, che si svolgerà dal 14 al 16 ottobre 2016 presso gli spazi della Fiera di Roma; - la Manifestazione prevede la realizzazione di eventi e conferenze di rilievo internazionale, nonché la presenza di scuole europee, comportando la necessità di attivare i servizi di biglietteria e prenotazione alberghiera per i relativi ospiti italiani e stranieri; - con provvedimento n.2 del 3 maggio 2016 – considerata l’opportunità e la maggiore funzionalità di procedere ad un unico affidamento per le principali voci di fornitura relative all’Ospitalità – il Direttore Generale ha determinato l’avvio di una procedura negoziata ai sensi dell’art.36, comma 2, lett.b del D.lgs.50/2016, finalizzata ad individuare, tra operatori economici con esperienza e professionalità nell’ambito dell’attività di che trattasi, l’affidatario dell’incarico relativo servizio di prenotazione e di viaggio indicati in oggetto, da aggiudicarsi mediante ricorso al criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, ai sensi dell’art. 95 c.2 del D.Lgs. 50/2016. Caratteristiche del servizio OGGETTO e MODALITA’ DI ESPLETAMENTO DEL SERVIZIO: Sono richiesti i servizi descritti a seguire (punti A e B) A. servizi di biglietteria: servizio di prenotazione ed emissione di biglietteria aerea/ferroviaria intercontinentale, internazionale e nazionale. I biglietti dovranno essere inviati alla Committente in formato elettronico. L’attività dovrà essere completata con la redazione e l’aggiornamento di un file riassuntivo delle diverse prenotazioni in Excel, su modello fornito dalla scrivente, contenente tutte le indicazioni dei biglietti emessi (nome, cognome, orario di partenza, orario di arrivo, scalo, costi, etc…). La tariffa applicata in fase di prenotazione dovrà essere la migliore disponibile sul mercato al momento della richiesta, in linea con le tariffe pubblicate su internet e riscontrabili sui siti delle singole compagnie e/o di siti specializzati nella vendita di biglietti online. L’aggiudicatario si impegna, nel caso che la tariffa proposta sia maggiore rispetto alle tariffe pubblicate sui siti internet delle compagnie, ad adeguare 1
Sede legale: Via de’ Burrò, 147 - 00186 Roma
Sede operativa: Via Capitan Bavastro, 116 - 00154 Roma
Tel. 06 6976901 - Fax 06 52082837
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il costo del biglietto. All’atto della prenotazione dei biglietti la Committente si riserva la facoltà di scegliere, sulla base delle esigenze dei propri ospiti, il nome della compagnia, la tipologia del biglietto (low cost/economy/business), gli orari, gli eventuali scali e ogni altra variabile utile alla definizione del viaggio. E’ da considerarsi inclusa nell’offerta la tempestiva e diretta assistenza telefonica, o con qualunque altro mezzo di comunicazione necessario, l’assistenza al cliente/ospite da parte del Fornitore per tutte le problematiche che dovessero insorgere al momento della effettuazione del viaggio, compresa la “riprotezione” del cliente su voli e treni. La fee‐commissione richiesta dovrà essere comprensiva di qualsiasi costo assunto dal Fornitore all’atto della prenotazione, ivi compresi eventuali costi accessori per pagamenti elettronici, o costi accessori per tipologie di viaggio low‐cost. Il Fornitore si impegna espressamente ad emettere biglietteria, alle stesse condizioni contrattuali (tariffa e fee) applicate ad Asset Camera, ad accompagnatori degli ospiti indicati dall’Azienda. B. soggiorno alberghiero: servizio di prenotazione alberghiera. Le Strutture proposte dovranno recare e garantire per tutta la durata dell’utilizzo le seguenti caratteristiche minime: - Raggiungibilità della location dell’evento, nel raggio temporale di 30 minuti; - Personale con ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata; - Sicurezza e guardiania attivi 24 ore su 24; - Check‐in per clienti provenienti da viaggi intercontinentali nelle prime ore mattutine e comunque al momento dell’arrivo in hotel; - Servizio gratuito di deposito bagagli per la giornata di arrivo e di partenza degli ospiti; - Wi‐Fi con accesso libero e gratuito per gli ospiti, con adeguata capacità della banda e copertura nell’intero perimetro dell’Hotel (banda minima richiesta 7 Mega, ottimale 10 Mega); - Camere dotate di servizi privati, climatizzazione, TV satellitare con canali internazionali, telefono, copertura wi‐fi con accesso libero e gratuito, cassetta sicurezza oggetti preziosi; - Pulizia giornaliera delle stanze con sostituzione biancheria; - Stallo per navette da e per la location dell’evento e servizio taxi/NCC nei pressi dell’hotel. Il servizio dovrà includere, l’iniziale opzione per il contingente totale di camere richiesto, la prenotazione e l’utilizzo delle strutture, con trattamento di pernottamento e prima colazione, nelle date indicate dalla Committente, ivi inclusa l’emissione e l’invio dei voucher agli ospiti e l’assistenza telefonica per gli ospiti in lingua inglese nei giorni di permanenza presso la struttura. Ai fini della valutazione delle offerte presentate, ciascun concorrente nella propria offerta economica dovrà specificare i prezzi relativi a ciascuna delle voci indicate a seguire: 2
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attività: servizio di prenotazione biglietteria Voli intercontinentali Voli internazionali Voli nazionali Biglietteria ferroviaria attività: servizio di prenotazione soggiorno Hotel 3 stelle e/o 3 stelle superiore. Doppia (e’ consentito offrire categorie di hotel uso singola
superiori a parità di costo). Doppia uso singola
Doppia Doppia con eventuale supplemen
to tripla Hotel 4 stelle e/o 4 stelle superiore Doppia uso singola Doppia uso singola Doppia Stima numero dei voli/treno prenotati* 14 87 6 108 Stima contingente camere: 70 stanze per 4 notti cadauna 30 stanze per due notti cadauna 7 stanze per 3 notti cadauna
43 stanze per 4 notti cadauna 30 stanze per 5 notti cadauna 7 stanze per 4 notti cadauna
10 stanze per 5 notti cadauna Web check‐in per biglietteria aerea e ferroviaria (solo se richiesto)** Servizi di biglietteria effettuati fuori orario di ufficio, inclusi sabato e domenica (solo se richiesto)** Visto per passaporti (solo se richiesto)** Servizio accoglienza presso gli hotel con hostess (è richiesta un’ottima conoscenza della lingua inglese) indicare costo orario** * Il numero dei voli e la quantità delle stanze (contingente) sono da intendersi indicativi ed inseriti nella presente tabella ai soli fini comparativi delle offerte pervenute. ** I servizi su richiesta non concorrono alla comparazione tra le offerte I servizi di prenotazione dianzi indicati verranno attivati con richiesta della Committente inviata tramite e‐mail al Fornitore, contenente i dati della persona a cui nome devono essere effettuate le prenotazioni e le caratteristiche della sistemazione. 3
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Per entrambi i servizi (biglietteria e soggiorno) è richiesto un account ‐ contatto unico dedicato, gestito da personale qualificato, con numero telefonico diretto a disposizione negli orari d’ufficio (8.00 – 19.00). E’ richiesta, inoltre, la copertura del servizio di prenotazione alberghiera e di prenotazione viaggio anche durante il mese agosto, ad eccezione della settimana 10 – 16 agosto 2016. E’ richiesta, inoltre, la reperibilità con la fornitura di un numero di cellulare di servizio nei giorni dell’evento. Il Fornitore entro due ore dal ricevimento della e‐mail o fax risponderà con lo stesso mezzo indicando almeno tre opzioni di viaggio, ivi comprese eventuali tariffe per voli “low‐cost” tra le quali la Committente individuerà quella più vantaggiosa rispetto alle proprie esigenze. Eventuali urgenze, segnalate dalla scrivente azienda, dovranno essere evase con priorità e tempi ridotti rispetto alla normale gestione, nell’arco di un’ora dal ricevimento della mail. La lista degli ospiti sarà fornita entro il 30 settembre 2016, mediante una e‐mail della Committente di conferma delle prenotazioni. Fino a tale data l’intero contingente di stanze richiesto dovrà essere mantenuto in opzione dal fornitore senza alcun tipo di impegno economico per la Committente. La Committente si riserva di mantenere in opzione un numero di camere pari al 20% del totale delle camere opzionate (contingente) fino al 5 ottobre 2016. Decorso tale termine, le stanze non prenotate, si considereranno libere. IMPORTO E DURATA DEL SERVIZIO: L'importo complessivo presunto dei servizi oggetto della presente richiesta è di Euro 120.000,00 (centoventimila/00) oltre Iva, e corrisponde all'ammontare massimo stimato dei titoli di viaggio, voucher alberghieri e servizi accessori, comprensivi di commissione e diritti d'agenzia. Tale stima è stata effettuata in ragione della previsione del fabbisogno della Committente, ma non sarà in alcun modo vincolante per la Committente stessa posto che il ricorso al Servizio è condizionato da fattori che ne impediscono una esatta stima. Pertanto, l’effettiva entità dell’affidamento deriverà dalle prestazioni che saranno concretamente richieste dalla Committente nel corso dell’intero periodo contrattualmente stabilito, senza che il Fornitore possa avanzare alcuna pretesa nel caso in cui, alla scadenza naturale del contratto, l’importo complessivo dei servizi richiesti dalla Committente risulti inferiore all’importo del contratto, come risultante in esito all’aggiudicazione della presente procedura. L’importo degli oneri relativi alla sicurezza è stato valutato pari a 0 (zero). La fatturazione dei biglietti di viaggio verrà effettuata mensilmente e dietro presentazione di una dettagliata rendicontazione. La fatturazione dei servizi alberghieri, comprensivi della tassa di soggiorno, verrà effettuata a consuntivo al termine delle attività. Il contratto avrà durata dalla data della sottoscrizione sino al termine massimo del 31 dicembre 2016. Le prenotazioni ricadranno nel periodo 13‐16 ottobre 2016, salvo possibili eccezioni, quantificate nella misura massima del 20%, che potranno riferirsi ad altri periodi compresi nell’arco temporale di durata dell’incarico e comunque entro il mese di dicembre 2016. 4
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REQUISITI DI PARTECIPAZIONE: Per la partecipazione alla procedura di cui in oggetto è necessario essere in possesso di: a) Requisiti di ordine generale Insussistenza delle cause di esclusione di cui all’art. 80 del D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50; b) Requisiti di idoneità professionale (art. 83 del D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50) Iscrizione nel registro della Camera di Commercio Industria, Artigianato, Agricoltura da cui risulti l’esercizio dell’attività oggetto dell’affidamento; c) Requisiti di capacità tecnico – organizzativa ed economico – finanziaria (art. 83 del D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50)  aver realizzato almeno tre servizi di tipologia analoga (fornitura di servizio di prenotazione e di viaggio), negli ultimi tre esercizi (2013/2014/2015), ciascuno dei quali per un importo di almeno Euro 20.000,00 (ventimila/00) ‐ (autodichiarazione dell’elenco dei principali servizi prestati dall’operatore economico con l’indicazione degli importi, delle date e dei destinatari, pubblici o privati delle forniture stesse come da Modello che verrà allegato alla richiesta di offerta);  possedere idonee referenze bancarie (dichiarazione di almeno un Istituto di Credito);  aver prodotto un fatturato negli ultimi tre esercizi (2013/2014/2015), pari ad almeno Euro 180.000,00 (centottantantamila/00) complessivi ‐ (autodichiarazione relativa al fatturato di ciascun esercizio come da Modello che verrà allegato alla richiesta di offerta). PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE I soggetti qualificati possono proporre la propria candidatura facendo pervenire agli uffici di ASSET CAMERA la seguente documentazione: 1. manifestazione di interesse a partecipare alla procedura in oggetto; 2. dichiarazione, resa ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR n. 445/2000, attestante il possesso dei requisiti sopra descritti, accompagnati da copia di un documento di identità in corso di validità del legale rappresentante o di chi sottoscrive la manifestazione di interesse. La documentazione dovrà essere inviata esclusivamente tramite PEC all’indirizzo [email protected]. La PEC utilizzata per l’invio della manifestazione di interesse sarà considerata valida per ogni ulteriore comunicazione. Le candidature dovranno essere presentate entro le ore 12:00 del giorno 16 maggio 2016. Suddetto termine è perentorio e pertanto non si terrà conto delle candidature pervenute oltre tale orario. PROCEDURA DI AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO L’istanza prodotta in risposta al presente avviso, ha il solo scopo di manifestare l’interesse a partecipare alla procedura per l’eventuale affidamento. Il presente avviso è finalizzato esclusivamente a rendere nota l’esigenza di ASSET CAMERA di acquisire il servizio; non è pertanto posta in essere alcuna procedura concorsuale, 5
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preconcorsuale, di gara d’appalto o di procedura negoziata e non sono previste graduatorie, attribuzione di punteggi o altre classificazioni di merito. Asset si riserva di interrompere il procedimento avviato in qualsiasi momento a proprio insindacabile giudizio. Qualora sussistano le condizioni per avviare la procedura negoziata, ai sensi del richiamato art. 36 c.2 lett.b del D.Lgs. n. 50/2016 e del regolamento aziendale per l’acquisizione in economia dei beni e servizi, si procederà con l’invio di una lettera di invito a partecipare alla procedura, ai soggetti idonei che hanno manifestato interesse rispondendo a questo avviso. L’offerta migliore sarà individuata mediante il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa ai sensi dell’art.95 del D.Lgs. n.50/16. Il Responsabile Unico del Procedimento Dr. Giuseppe Tripaldi 6
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