Per un miglior funzionamento della protocollazione automatica delle
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Per un miglior funzionamento della protocollazione automatica delle
Configurazione caselle di posta Per poter utilizzare le funzionalità di gestione delle e-mail è necessario impostare gli account di posta elettronica; i dati da inserire nella procedura si trovano nella funzione POSTA ELETTRONICA/Caselle di posta . Le informazioni che non devono essere reperite dal gestore di posta sono: Descrizione: è un campo libero, nel quale indicare il nome che visualizzerà il destinatario delle email (es. Comune di ….); E-mail: inserire l’indirizzo e-mail; Area: selezionando l’area omogenea la casella di posta verrà visualizzata solo se nel menù principale della procedura è stata scelta la medesima; Ufficio: indicando l’ufficio solo gli operatori appartenenti all’ufficio selezionato potranno scaricare le e-mail in arrivo, in caso contrario tutti gli operatori abilitati potranno scaricare le e-mail arrivate sulla casella; Casella istituzionale: serve per indicare la casella istituzionale dell’Ente, in questo caso tutti gli operatori potranno utilizzarla. Per tutte le altre informazioni è necessario leggere le istruzioni riportate sotto, in base al client di posta utilizzato. OUTLOOK EXPRESS 1. Aprire l’outlook express; 2. Selezionare Strumenti/Account; 3. Selezionare l’account di posta elettronica da configurare nel protocollo; 4. Cliccare su Proprietà; 5. Selezionare la scheda “Generale” ; Nel campo “Posta elettronica” troviamo l’indirizzo di posta elettronica da configurare. 6. Selezionare la scheda “Server”, in questa scheda troviamo Il server di posta in arrivo POP3 o IMAP, nella medesima casella; Il server di posta in uscita SMTP; Il nome account, che corrisponde al nostro campo “Account POP3/IMAP” la password che ovviamente non è leggibile, da riportare nel campo “Password POP3/IMAP”; Se la casella “Autenticazione del server necessaria” non è selezionata i dati nome account e password vanno ripetuti all’interno dei nostri campi “Account SMTP” e “Password SMTP”. Se la casella “Autenticazione del server necessaria” è selezionata, bisogna cliccare sul pulsante impostazioni. Se nella maschera visualizzata è selezionata la voce “Usa le stesse impostazioni del server della posta in arrivo”, nei nostri campi “Account SMTP” e “Password SMTP” vanno inseriti gli stessi dati dell’account di posta in arrivo (nome account e password) altrimenti, se è selezionata la voce “Accesso Tramite” vanno inseriti i dati presenti in queste due caselle. Tornando alle scheda, l’ultima da prendere in considerazione è “Impostazioni Avanzate”. In questa window troviamo i campi “Porta in uscita SMTP” e “Posta in arrivo (POP3)” che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo “Autenticazione STMP” e “Autenticaz. POP3/IMAP” va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti. MICROSOFT OUTLOOK 2003 - POP3 Riportiamo di seguito i passaggi per reperire le informazioni di configurazione della casella di posta dal programma OUTLOOK 2003. - Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Cliccare su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti e scegliere Avanti; - Posizionarsi sopra l’indirizzo e-mail desiderato e cliccare su Cambia; - Cliccare su Altre Impostazioni; - Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo “Descrizione” e Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo “E-mail”; - Server posta in arrivo (POP3) va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in uscita SMTP va indicato nel nostro campo SMTP; - Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP mentre la password è da indicare nel nostro campo Password POP3/IMAP; - Se non c’è il flag nel campo “Accedi con autenticazione password di protezione (SPA)” i dati nome e password vanno ripetuti all’interno dei nostri campi “Account SMTP” e “Password SMTP”; - Se il flag è presente scegliere “Altre Impostazioni”; In questa window troviamo i campi “Porta in uscita SMTP” e “Posta in arrivo (POP3)” che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo “Autenticazione STMP” e “Autenticaz. POP3/IMAP” va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti. MICROSOFT OUTLOOK 2007 - POP3 - Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Posizionarsi sopra l’indirizzo e-mail desiderato e cliccare su Cambia; - Cliccare su Altre Impostazioni; - Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo “Descrizione” e Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo “E-mail”; - Server posta in arrivo va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in uscita SMTP va indicato nel nostro campo SMTP; - Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP e la password da indicare nel nostro campo Password POP3/IMAP; - Se non c’è il flag nel campo “Richiedi accesso con autenticazione password di protezione (SPA)” i dati nome e password vanno ripetuti all’interno dei nostri campi “Account SMTP” e “Password SMTP”; - Scegliere “Altre Impostazioni”; In questa window troviamo i campi “Porta in uscita SMTP” e “Posta in arrivo (POP3)” che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo “Autenticazione STMP” e “Autenticaz. POP3/IMAP” va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti. Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle e-mail in ARRIVO Dopo aver configurato le caselle di posta elettronica come sopra riportato, per la protocollazione delle e-mail in arrivo operare come riportato di seguito: - selezionare la funzione PROTOCOLLO/Inserimento; scegliere dalla sezione ARRIVO il bottone Documenti elettronici; - cliccare su : il programma effettuerà lo scaricamento delle e-mail in arrivo; il programma visualizzerà l'elenco delle e-mail da protocollare; posizionarsi sopra l’e-mail da protocollare e cliccare sull’icona Assegna: verrà visualizzata la maschera di dettaglio del protocollo nella quale il programma riporta già automaticamente le informazioni desunte dalla mail ricevuta; inserire i dati mancanti del protocollo e procedere al salvataggio. - Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle e-mail in PARTENZA L'e-mail da spedire va creata tramite le comunicazioni interne pertanto: - uscire dalla procedura e scegliere in alto il bottone “Invia nuova”; - sulla finestra della comunicazione da spedire selezionare il Tipo: E-mail; - selezionare l'indirizzo e-mail mittente nel caso in cui si abbia più di un indirizzo mail; - inserire il destinatario dell'e-mail (la ricerca avviene nell'archivio dei mittenti/destinatari del protocollo); - inserire l'oggetto, il testo e gli eventuali allegati; - - terminato l'inserimento dei dati cliccare sull'icona : l'e-mail verrà trasferita nell'elenco dei documenti elettronici da protocollare; selezionare il modulo PROTOCOLLO/ INSERIMENTO; scegliere l'opzione Documenti Elettronici della sezione Partenza; alla comparsa dell'elenco dei documenti da protocollare posizionarsi sopra quello desiderato; cliccare sull'icona : apparirà la finestra di Inserimento del protocollo dove saranno già riportati automaticamente i dati relativi a Destinatario, data del documento, tipo di spedizione ed oggetto; inserire i dati mancanti (es. codici classificazione, ufficio...); al termine del caricamento cliccare su : verrà assegnato il numero di protocollo e verrà automaticamente inoltrata l'e-mail al destinatario.