Per un miglior funzionamento della protocollazione automatica delle

Configurazione caselle di posta
Per poter utilizzare le funzionalità di gestione delle e-mail è necessario impostare gli account di
posta elettronica; i dati da inserire nella procedura si trovano nella funzione
PROTOCOLLO/GESTIONE POSTA ELETTRONICA/Caselle di posta elettronica.
Le informazioni che non devono essere reperite dal gestore di posta sono:
Descrizione: è un campo libero, nel quale indicare il nome che visualizzerà il destinatario delle email (es. Comune di ….);
E-mail: inserire l’indirizzo e-mail;
Area: selezionando l’area omogenea la casella di posta verrà visualizzata solo se nel menù
principale della procedura è stata scelta la medesima;
Ufficio: indicando l’ufficio solo gli operatori appartenenti all’ufficio selezionato potranno scaricare le
e-mail in arrivo, in caso contrario tutti gli operatori abilitati potranno scaricare le e-mail arrivate sulla
casella;
Casella istituzionale: serve per indicare la casella istituzionale dell’Ente, in questo caso tutti gli
operatori potranno utilizzarla.
Per tutte le altre informazioni è necessario leggere le istruzioni riportate sotto, in base al client di
posta utilizzato.
OUTLOOK EXPRESS
1. Aprire l’outlook express;
2. Selezionare Strumenti/Account;
3. Selezionare l’account di posta elettronica da configurare nel protocollo;
4. Cliccare su Proprietà;
5. Selezionare la scheda “Generale” ;

Nel campo “Posta elettronica” troviamo l’indirizzo di posta elettronica da
configurare.
6. Selezionare la scheda “Server”, in questa scheda troviamo

Il server di posta in arrivo POP3 o IMAP, nella medesima casella;

Il server di posta in uscita SMTP;

Il nome account, che corrisponde al nostro campo “Account POP3/IMAP”

la password che ovviamente non è leggibile, da riportare nel campo
“Password POP3/IMAP”;

Se la casella “Autenticazione del server necessaria” non è selezionata i dati
nome account e password vanno ripetuti all’interno dei nostri campi
“Account SMTP” e “Password SMTP”.
Se la casella “Autenticazione del server necessaria” è selezionata, bisogna cliccare sul pulsante
impostazioni.
Se nella maschera visualizzata è selezionata la voce “Usa le stesse impostazioni del server della
posta in arrivo”, nei nostri campi “Account SMTP” e “Password SMTP” vanno inseriti gli stessi
dati dell’account di posta in arrivo (nome account e password) altrimenti, se è selezionata la voce
“Accesso Tramite” vanno inseriti i dati presenti in queste due caselle.
Tornando alle scheda, l’ultima da prendere in considerazione è “Impostazioni Avanzate”.
In questa window troviamo i campi “Porta in uscita SMTP” e “Posta in arrivo (POP3)” che vanno
inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione
protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo “Autenticazione STMP” e “Autenticaz.
POP3/IMAP” va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.
MICROSOFT OUTLOOK 2003 - POP3
Riportiamo di seguito i passaggi per reperire le informazioni di configurazione della casella di posta
dal programma OUTLOOK 2003.
-
Aprire Microsoft Outlook;
-
Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica;
-
Cliccare su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti e scegliere Avanti;
-
Posizionarsi sopra l’indirizzo e-mail desiderato e cliccare su Cambia;
-
Cliccare su Altre Impostazioni;
-
Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo “Descrizione” e
Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo “E-mail”;
-
Server posta in arrivo (POP3) va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in
uscita SMTP va indicato nel nostro campo SMTP;
-
Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP mentre la password è da
indicare nel nostro campo Password POP3/IMAP;
-
Se non c’è il flag nel campo “Accedi con autenticazione password di protezione (SPA)” i
dati nome e password vanno ripetuti all’interno dei nostri campi “Account SMTP” e
“Password SMTP”;
-
Se il flag è presente scegliere “Altre Impostazioni”;
In questa window troviamo i campi “Porta in uscita SMTP” e “Posta in arrivo (POP3)” che vanno
inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione
protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo “Autenticazione STMP” e “Autenticaz.
POP3/IMAP” va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.
MICROSOFT OUTLOOK 2007 - POP3
-
Aprire Microsoft Outlook;
-
Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica;
-
Posizionarsi sopra l’indirizzo e-mail desiderato e cliccare su Cambia;
-
Cliccare su Altre Impostazioni;
-
Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo “Descrizione” e
Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo “E-mail”;
-
Server posta in arrivo va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in uscita
SMTP va indicato nel nostro campo SMTP;
-
Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP e la password da indicare
nel nostro campo Password POP3/IMAP;
-
Se non c’è il flag nel campo “Richiedi accesso con autenticazione password di protezione
(SPA)” i dati nome e password vanno ripetuti all’interno dei nostri campi “Account SMTP” e
“Password SMTP”;
-
Scegliere “Altre Impostazioni”;
In questa window troviamo i campi “Porta in uscita SMTP” e “Posta in arrivo (POP3)” che vanno
inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione
protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo “Autenticazione STMP” e “Autenticaz.
POP3/IMAP” va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.
Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle e-mail in ARRIVO
Dopo aver configurato le caselle di posta elettronica come sopra riportato, per la protocollazione
delle e-mail in arrivo operare come riportato di seguito:
-
-
selezionare la funzione PROTOCOLLO/Inserimento;
scegliere dalla sezione ARRIVO il bottone Documenti elettronici;;
cliccare su [C]onnetti: il programma effettuerà lo scaricamento delle e-mail in arrivo;
il programma visualizzerà l'elenco delle e-mail da protocollare;
posizionarsi sopra l’e-mail da protocollare e cliccare sull’icona Assegna: verrà visualizzata la
maschera di dettaglio del protocollo nella quale il programma riporta già automaticamente le
informazioni desunte dalla mail ricevuta;
inserire i dati mancanti del protocollo e procedere al salvataggio.
Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle e-mail in PARTENZA
L'e-mail da spedire va creata tramite le comunicazioni interne pertanto:
- andare
in
Invio comunicazioni (cliccando sull'apposita icona presente nel menù
principale della procedura, oppure andando in GESTIONE PRATICHE/COMUNICAZIONI
INTERNE/Invio comunicazioni, o ancora
cliccando sull'opzione Apri il menù delle
comunicazioni (presente in ogni applicativo Halley alla sinistra della schermata) /Invio
comunicazioni ;
- sulla finestra della comunicazione da spedire selezionare il Tipo: E-mail;
- selezionare l'indirizzo e-mail mittente nel caso in cui si abbia più di un indirizzo mail;
- inserire il destinatario dell'e-mail (la ricerca avviene nell'archivio dei mittenti/destinatari
del protocollo);
- inserire l'oggetto, il testo e gli eventuali allegati;
- terminato l'inserimento dei dati cliccare sull'icona "Invia comunicazione": l'e-mail verrà
trasferita nell'elenco dei documenti elettronici da protocollare;
- selezionare il modulo PROTOCOLLO;
- andare nella funzione INSERIMENTO;
- scegliere l'opzione Documenti E[l]ettronici della sezione Partenza;
- alla comparsa dell'elenco dei documenti da protocollare posizionarsi sopra quello desiderato;
- cliccare sull'icona "Selezione": apparirà la finestra di Inserimento del protocollo dove saranno
già
riportati automaticamente i dati relativi a Destinatario, data del documento, tipo di
spedizione ed oggetto;
- inserire i dati mancanti (es. codici classificazione, ufficio...);al termine del caricamento
cliccare su "Salva e continua": verrà assegnato il numero di protocollo e verrà
automaticamente inoltrata l'e-mail al destinatario.