Schema dei processi di supporto

PROCESSO:FORMALITA' RICUSATE RESTITUZIONE CDP
PUNTO STA
Consegna
Formalità
telematiche
ADDETTO ALLO
SPORTELLO
ADDETTO ALLA
CONVALIDA
UFFICIO PROV.LE DTT
ADDETTO ALLA
RENDICONTAZIONE
CDP
PROCEDURA DA
ATTUARE
Il punto STA presenta la formalità Il punto STA presenta la
telematica
e
consegna
la formalità telematica e consegna
documentazione
il
giorno al PRA la documentazione il
successivo alla presentazione.
giorno
successivo
alla
presentazione.
Verifica la corrispondenza
(n° formalità)
RicusazioneComunicazioni
Punto STA e
D.T.T.
Riceve
comunicazione
PROCEDURA ATTUALE
Annulla Agg.C/C
o Immatricolazione
Riceve copia
formalità
ricusata
Riconsegna
CDP o
dichiarazione
L'addetto alla convalida verifica la L'addetto alla convalida verifica
documentazione e in caso di la documentazione, in caso di
ricusazione riconsegna la formalità ricusazione
provvede
ad
all'addetto di sportello.
informare telefonicamente lo
STA
e
contestualmente
comunica la ricusazione via fax
al DTT (solo per le formalità
STA)
L'addetto di sportello restituisce la Il
punto
STA
riconsegna
formalità ricusata senza richiedere all'addetto alla convalida il CdP
il certificato di proprietà emesso.
o la dichiarazione di non
avvenuta
stampa.
Viene
restituita la formalità ricusata.
Riconsegna
formalità al
Punto STA e
CDP all'addetto
L'addetto alla rendicontazione
CRITICITA':
l'addetto alla rendicontazione deve riceve il CdP o la dichiarazione
Verifica e
Rendiconta
contattare il punto STA affinché di non avvenuta stampa, e
riconsegni il certificato di proprietà provvede alla verifica ed alla
a volte ciò avviene oltre i tempi rendicontazione.
previsti per la restituzione dalla
legge istitutiva dello STA.
Il progetto “ restituzione Certificati di proprietà si inserisce nel macro processo della lavorazione delle formalità telematiche, l'obiettivo da raggiungere è quello di recuperare la totalità degli emessi a fronte di formalità respinte.
PROCESSO:TABULATI CESSAZIONE DALLA CIRCOLAZIONE
ADDETTO ALLO
SPORTELLO
ADDETTO ALLA
CONVALIDA
ADDETTO ALLA
TRASMISSIONE TARGHE UFFICIO PROV.LE DTT PROCESSO ATTUALE
E C.C.
PROCEDURA DA ATTUARE
L'addetto
allo
sportello Per tutte le formalità di
incassa la demolizione e la demolizione
L'addetto
di
trasmette alla lavorazione. sportello
verificata
la
Le formalità di demolizione corrispondenza fra nota di
lavorate dai punti di servizio, presentazione targa e carta di
sono inviata alla convalida circolazione, le trasmette alla
senza alcuna verifica della lavorazione.
documentazione allegata.
Incassa, verifica
corrispondenza
targa e c/c, trasmette
alla lavorazione
Verifica l'esattezza dei
dati targhe, c/c e CDP ed
inserisce le targhe e le c/
c nel contenitore con la
data di riferimento.
L'addetto alla convalida ritira L'addetto alla lavorazione dopo aver
la corrispondenza della
le targhe e le carte di verificata
documentazione prodotta (formalità.
circolazione
riponendole targhe,c/c e CDP), depone targhe e
senza prestare attenzione al copia od originali c/c nella scatola
contrassegnata
dalla
data
di
contenitore di riferimento.
assegnazione del rp.
Verifica corrispondenza
dati tra tabulato, targa e c/
c e le trasmette al locale
ufficio DTT – Per
demolizioni AO-STA
rimane in attesa della
documentazione.
L'addetto alla verifica e trasmissione
CRITICITA'
targhe e delle carte di
Difficoltà nel riscontrare tutta delle
circolazione al locale ufficio della
la
documentazione
da Motorizzazione Civile, le preleva dal
inviare al locale ufficio della contenitore di riferimento, verifica la
Motorizzazione Civile, ovvero corrispondenza delle stesse sul
giornaliero e le invia al locale
ritrovare tutte le targhe e le tabulato
ufficio DTT. Per le formalità AO-STA-*
carte di circolazione riposte la trasmissione delle stesse non può
avvenire fino alla consegna della
nei vari contenitori.
documentazione dal punto di servizio
STA.
Il processo “Tabulati cessazione della circolazione” costituisce parte del macro sistema della lavorazione della formalità. L'analisi e lo studio di questo processo ha l'obiettivo del
miglioramento qualitativo nella percentuale del 100% allo scopo di eliminare gli errori di targhe trasmesse al locale DTT. Il monitoraggio dell'intervento tramite i riepiloghi mensili delle
rettifiche dati effettuate dell'ufficio. Il miglioramento nella gestione del processo è da attuarsi nell'immediato.
* AO-STA Acquisizione ottica formalità Sportello Telematico
PROCESSO: TELEMATICO INTERNO
CLIENTE
ESTERNO
Presenta la formalità
ADDETTO ALLO
SPORTELLO
ADDETTO ALLA
LAVORAZIONE
ARCHIVIAZIONE
Accetta,
consegna
ricevuta.
Lavora la
formalità
restituisce
allo sportello
documenti
prodotti.
Ordina, fascicola
formalità in
competenza e fuori
competenza.
PROCEDURA ATTUALE
PROCEDURA DA ATTUARE
L'addetto allo sportello incassa la Descrizione:
formalità senza rilasciare la Il processo esaminato si inserisce nel macroricevuta
di
pagamento
al sistema della lavorazione delle formalità.
presentatore e la consegna alla L'obiettivo da raggiungere è quello di
lavorazione.
L'addetto
alla uniformare l'intera fra tutto il personale l'intera
lavorazione non annulla la marca procedura esaminata per migliorare la qualità
da bollo e non divide il cartaceo del processo telematico interno. Il tempo di
per separare il 2° originale della attuazione partirà a decorrere da gennaio
nota. La restituzione al cliente 2012 fino a luglio 2012. L'addetto allo
avviene senza utilizzare la relativa sportello incassa la formalità appone le
procedura informatizzata. Nella etichette riportanti il numero di Registro
fase
successiva,
“la Progressivo . sulla/e nota/e, restituisce 1°
fascicolazione”, le formalità non copia dell'elenco di presentazione ed in caso
vengono
inserite
rispettando di autentica provvede all'annullamento della
l'ordine
di
progressivo. marca da Bollo (pag.39 manuale autentiche
Frequentemente i documenti con 02/2011). In fase di lavorazione l'addetto
dati sensibili non sono collocati verifica l'annullamento della marca e nel caso
nell'apposito contenitore come vi provvede. Controlla la documentazione da
previsto dalla normativa sulla inviare al D.T.T. e riconsegna all'addetto di
privacy. Nella fascicolazione delle sportello il CDP, l'eventuale aggiornamento c/
formalità lavorate con competenza c, il 2° originale della nota di presentazione e
di altre province che deve essere l'eventuale 2° copia della nota formalità.
catalogata a parte, non si rispetta Provvede a spillare tutta la documentazione
né la data di lavorazione né la per evitare l'eventuale perdita o confusione
provincia di competenza.
documentale avendo cura di inserire in busta
chiusa i documenti relati a dati sensibili. La
fascicolazione deve rispettare la Provincia di
competenza, la data di presentazione e la
numerazione progressiva delle formalità.
ll monitoraggio e controllo sarà effettuato
settimanalmente sulla base dei tabulati
riepilogativi delle formalità di competenza altri
PRA, In riferimento alla formalità “di
competenza” il controllo sarà effettuato sulla
verifica progressiva e documentale delle
formalità di competenza.
Descrizione: Il processo esaminato si inserisce nel macro-sistema della lavorazione delle formalità. L'obiettivo da raggiungere è quello di uniformare l'intera fra tutto il personale l'intera procedura
esaminata per migliorare la qualità del processo telematico interno. Il tempo di attuazione partirà a decorrere da gennaio 2012 fino a luglio 2012.
PROCESSO: DEPOSITO DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE / VISURE CAMERALI LEGALE RAPPRESENTE.
PUNTO DI
SERVIZIO
Consegna visura
camerale.
UFFICIO
PROVINCIALE
ACI
ADDETTO AL
PROTOCOLLO
ADDETTO
AGGIORNAMENTO
GIC
PROCEDURA
DESCRIZIONE
Il Punto di servizio consegna Il
processo
si
inserisce
nel
all'Ufficio Provinciale dichiarazione macrosistema della lavorazione della
sostitutiva di certificazione o visura formalità , l'obiettivo è di agevolare la
camerale in corso di validità
consultazione da parte del personale
dell'U.P. e di verificare periodicamente
la validità della visure camerali
depositate. Il processo in esame
consente
inoltre
l'aggiornamento
costante della procedura Gestione
Integrata Archivio Clienti.
Consegna all'addetto
di protocollo.
Protocolla,
scansiona,
aggiorna cartella
condivisa,
consegna copia
al punto STA.
Verifica scadenze,
inserisce nuovi
soggetti,
richiede nuova visura.
L'U.P.
tramite
l'addetto
al L'azione di miglioramento del processo
protocollo
segna
la
visura richiede la preventiva informativa ai
camerale con il numero di Punti
di
Servizio.
Si
prevede
protocollo, consegna copia al l'operatività a partire dal mese di
punto di servizio per riferimento da Gennaio 2012 con il
monitoraggio
annotare sulla nota di formalità mensile
a
cura
dell'addetto
(CC.II.AA. Depositata presso l'UP all'aggiornamento GIC e l'entrata a
di Terni al prot. n. del).Nel caso di regime della procedura entro luglio
deposito
di
dichiarazione 2012
sostitutiva l'addetto verifica tramite
collegamento
“Infocamere”
la
veridicità
della
dichiarazione
salvando
il
documento
on
line,registrandolo come sopra e
salvando una copia nella cartella
condivisa appositamente creata
per la consultazione.
L'addetto all'aggiornamento della
procedura
GIC,
monitora
mensilmente
la
validità
dei
documenti salvati, inserisce i nuovi
soggetti e informa l'U.P. circa la
necessità di acquisire una nuova
documentazione.
Per questo processo di supporto attualmente non è prevista una modalità procedurale uniforme che consenta il reperimento delle visure camerali necessarie
per riscontrare i poteri di firma dei legali rappresentanti delle società. Il problema si pone soprattutto per i concessionari di veicoli, con forma sociale, che
effettuano trascrizioni al P.R.A.. Si intende quindi schematizzare questo processo di supporto per evitare le seguenti criticità: 1°)mancanza di uniformità da
parte degli operatori PRA nella richiesta alle società della documentazione attestante i poteri di firma del legale rappresentante;2°) riduzione di
documentazione cartacea che una volta depositata sarà valida per 6 mesi e non dovrà più essere allegata ad ogni formalità da presentare al PRA;3°)
eliminazione di spreco e contenimento della spesa ( di archiviazione per il PRA, di carta per l'utenza);4°)esportabilità della modalità del processo anche
presso gli altri Uffici Provinciali con conseguente uniformità di comportamenti nell'intero territorio.