Manuale di gestione documentale

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MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE
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Copyright © 2015 Sogei – Tutti i diritti riservati
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INDICE
1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO
6
2. INTRODUZIONE
7
2.1
PREMESSA
7
2.2
RIFERIMENTI NORMATIVI
8
2.3
GLOSSARIO
8
2.4
APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE
3. IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
10
12
3.1
AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO
12
3.2
IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
13
3.3
IL SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE
DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
14
3.4
DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO
14
3.5
LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
19
3.6
FIRMA DIGITALE
20
3.7
POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
20
3.8
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
21
4. LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
22
4.1
MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI
22
4.2
I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE
23
4.2.1
Accessibilità dei documenti informatici
23
4.3
SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
24
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4.4
LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
24
4.5
COPIE E DUPLICATI
24
5. LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI
26
5.1
RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
26
5.1.1
Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata
27
5.1.2
Ricezione mediante cooperazione applicativa
28
5.1.3
Ricezione della posta elettronica ordinaria
28
5.2
RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE
29
5.3
RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
29
5.4
SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
31
5.5
SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
31
5.5.1
Invio dei documenti su supporto cartaceo
31
6. LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
33
6.1
DOCUMENTI RICEVUTI E SPEDITI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO33
6.2
DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA DI PROTOCOLLO33
6.3
REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI
33
6.4
SEGNATURA DI PROTOCOLLO
35
6.5
ANNULLAMENTO E MODIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
36
6.6
REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO
36
6.7
REGISTRO ANNUALE DI PROTOCOLLO
37
6.8
REGISTRO DI EMERGENZA
37
6.8.1
Registro di emergenza in modalità web
37
6.8.2
Il Registro di emergenza in modalità “stand alone”
38
7. CASI PARTICOLARI
40
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7.1
DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
40
7.2
DOCUMENTAZIONE DI GARE D’APPALTO
40
7.3
DOCUMENTI A CARATTERE RISERVATO, PERSONALE E/O CONFIDENZIALE
41
7.4
LETTERE ANONIME
41
7.5
DOCUMENTI CON FIRMA ILLEGGIBILE O NON FIRMATI
41
8. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
42
8.1
ASSEGNAZIONE
42
8.2
MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI
43
8.3
IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
43
9. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
44
9.1
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL TITOLARIO
44
9.2
REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL TITOLARIO
45
9.3
LA FASCICOLAZIONE
45
9.4
PIANO DI FASCICOLAZIONE
45
9.5
PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI
46
9.6
MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI
47
9.7
ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI
47
9.8
CHIUSURA DEI FASCICOLI
47
10. SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
48
11. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
49
12. ACCESSO
50
12.1
ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE E LIVELLI DI RISERVATEZZA
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50
12.2
ACCESSO ESTERNO
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50
13. DISPOSIZIONI FINALI
51
14. ALLEGATI
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1.
EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO
Versione
1.0
Data
9 ottobre 2015
Descrizione modifiche
Prima emissione del documento
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2.
INTRODUZIONE
2.1
PREMESSA
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Sogei S.p.A., società interamente partecipata dal Ministero dell’Economia e delle
Finanze, è stata inserita all’interno dell’Elenco ISTAT contenente le
Amministrazioni Pubbliche del Conto economico consolidato individuate ai sensi
della Legge di contabilità e finanza pubblica (nella sua versione aggiornata,
l’elenco è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale - Serie Generale n. 210 del 10
settembre 2014).
L’inserimento nel predetto elenco ha come conseguenza l’inclusione della Società
nell’ambito soggettivo di applicazione di numerosi provvedimenti normativi relativi
al settore pubblico, tra i quali rientra il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
- decreto legislativo n. 82 del 2005.
In ottemperanza a quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 (recante “Regole
tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e
71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del
2005”), Sogei ha redatto il presente Manuale di Gestione (MdG) con l’obiettivo di
descrivere il sistema di gestione dei documenti, anche ai fini della conservazione,
e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dei fascicoli.
Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto
fornisce le indicazioni per eseguire correttamente le operazioni di formazione,
registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti;
pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i
dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con la Società.
In particolare, il Manuale disciplina:

le modalità informatiche di formazione degli originali dei documenti della
Società e la loro gestione;

la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali;

le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo
o interesse.
Il presente manuale, ad eccezione di alcuni allegati contenenti informazioni
confidenziali e/o di interesse esclusivamente interno all’Azienda, è pubblicato sul
sito internet istituzionale di Sogei sotto la sezione “Società trasparente / Altri
contenuti”.
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2.2
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RIFERIMENTI NORMATIVI
Di seguito i principali riferimenti normativi:
2.3

CAD: il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’Amministrazione
Digitale.

Legge sul procedimento: la legge 7 agosto 1990, n. 241 – Legge sul
procedimento amministrativo.

Codice Privacy: il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in
materia di protezione dei dati personali.

Legge sull’accessibilità: la legge 9 gennaio 2004, n. 4 – Disposizioni per
favorire l’accesso dei disabili agli strumenti informatici.

Decreto Trasparenza: il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 – Riordino
della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione
delle informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.

Testo Unico: il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n.
445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa.

Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo
informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice
dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82”.

Regole tecniche per la conservazione: il decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche in
materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis,
23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;

Regole tecniche per il documento informatico: il decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in
materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e
validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai
sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1,
del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del
2005”.
GLOSSARIO

Area Organizzativa Omogenea (AOO), insieme di funzioni e di strutture che
opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della
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documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma
4, del Testo Unico.

Delegati: personale di Sogei incaricato formalmente dal RGD per
l’espletamento di funzioni previste dal presente Manuale.

Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti, dati
giuridicamente rilevanti (art. 1 comma 1 lett. p) del CAD)

Documento analogico: rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti (art. 1 comma 1 lett. p bis) del CAD)

Fascicolo: l’insieme ordinato dei documenti, che può fare riferimento ad uno
stesso affare/procedimento, o ad una stessa materia, o ad una stessa
tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività lavorative del
soggetto produttore, allo scopo di riunire, ai fini decisionali o informativi, tutti i
documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo possono essere
inseriti documenti diversificati (per formato, natura, ecc.) ed è anche possibile
la creazione di fascicoli formati da documenti della stessa tipologia e forma
raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc.). I
fascicoli sono costituiti, in base alle esigenze lavorative, secondo criteri
stabiliti per ciascuna voce del titolario di classificazione al momento della sua
elaborazione o del suo aggiornamento.

Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi
(MdG): strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei
documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai
sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico DPCM 3 dicembre
2013 e successive modificazioni e integrazioni.

PEC: Posta Elettronica Certificata.

PEO o PEL: Posta Elettronica Ordinaria.

Responsabile del Procedimento (RdP): - il dipendente che assume su di sé
la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi a un
procedimento.

Responsabile della gestione documentale (RGD), ovvero Responsabile del
Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali, nonché degli archivi.

Segnatura di protocollo: apposizione o associazione all’originale del
documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che
consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento
stesso.

Sistema di gestione documentale e protocollo informatico (SD): sistema
informatico utilizzato per la protocollazione dei documenti in ingresso e uscita,
la classificazione secondo un Titolario, la fascicolazione e l’archiviazione dei
documenti di rilevanza aziendale.
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2.4
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
Titolario di classificazione: sistema precostituito di schemi di voci
gerarchicamente ordinate, individuato in base alle funzioni e alle materie di
competenza dell’Azienda, al quale deve ricondursi la molteplicità dei
documenti prodotti, per consentirne la conservazione secondo un ordine
logico. Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi,
sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in generale, in voci di I livello, II
livello, III livello, etc. Il titolo (o la voce di I livello) individua per lo più funzioni
primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni); le successive partizioni
(classi, sottoclassi, etc.) corrispondono a specifiche competenze che rientrano
concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi
gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero rovesciato.

Unità Organizzativa (UO): ufficio che, per tipologia funzioni e di competenza,
presenta esigenze di gestione della documentazione unitarie e coordinate.
APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE
Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è
adottato ai sensi dell’art. 3, comma d) del DPCM del 3 dicembre 2013 recante
“Regole tecniche per il protocollo informatico”.
Il manuale, ai sensi dell’art. 5 comma 1 “descrive il sistema di gestione, anche ai
fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il
corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi”.
Esso è redatto a cura del Responsabile della gestione documentale (RGD), che
ne propone lo schema.
La prima versione è stata predisposta dal RGD, supportato da un gruppo di lavoro
aziendale trasversale che ha compiuto un’analisi dei flussi documentali aziendali
in collaborazione con tutte le UO Sogei al fine di fornire le indicazioni utili per
determinare il modello organizzativo di gestione della documentazione, la
definizione del Titolario di classificazione dei documenti e la costituzione
dell’archivio informatico unico aziendale.
Il presente manuale è approvato dal Responsabile della funzione Security
Governance e Privacy in forza di procura speciale.
Gli allegati al presente manuale, essendo documenti di natura tecnica, sono
approvati ed emessi dal RGD.
Il manuale potrà essere aggiornato ogni qualvolta il RGD lo ritenga opportuno, ad
esempio a seguito di:
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
modifiche normative o regolamentari sopravvenute;

introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’operatività aziendale in
termini di efficacia, efficienza e trasparenza;

inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;

sostanziali modifiche apportate nell’ambito dell’architettura del sistema.
Nel caso di avvicendamento del RGD, il nuovo Responsabile deve prendere
visione del manuale di gestione, verificare le regole in esso contenute ed
eventualmente modificarle aggiornando il manuale stesso.
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3.
IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
3.1
AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO
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Sogei ha scelto di configurarsi, ai fini della gestione documentale, come unica
Area Organizzativa Omogenea denominata “Sogei_PROT” (di seguito AOO
Sogei), composta dall’insieme di unità organizzative articolate come riportato
nell’allegato 5. “Modello organizzativo dell’AOO e ruoli” e di definire, quindi, un
unico sistema di gestione documentale e protocollo informatico.
I vantaggi derivanti da tale scelta organizzativa sono i seguenti:

omogeneità di organizzazione del servizio

riduzione dei costi di gestione del servizio

riduzione della frammentazione

riduzione del numero di registrazioni di protocollo

maggiore flessibilità del servizio

indipendenza dalle dinamiche di riorganizzazione aziendale

standardizzazione (es. Titolario di classificazione unico)

semplificazione delle operazioni di archiviazione e reperimento dei documenti

riduzione della ridondanza della documentazione da gestire

semplificazione dell’iter documentale.
Per la protocollazione dei documenti in entrata si è adottato un modello operativo
di tipo centralizzato presso l’Ufficio di protocollo generale e gli uffici di
protocollazione particolare. Per la protocollazione dei documenti in uscita si è
adottato un modello decentralizzato presso tutte le segreterie e presso gli uffici di
protocollazione particolare.
Gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo in entrata sono:

ufficio di protocollo

uffici di registrazione particolare (Sicurezza, Legale, Contabilità)
Gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo in uscita sono:

centri di segreteria

uffici di registrazione particolare (Sicurezza e Legale).
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3.2
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IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Sogei, in riferimento alla normativa vigente, ha conferito, con un atto di nomina
del 14 luglio 2015, alla dott.ssa Chiara Rosa Acquaviva il ruolo di responsabile
del “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi” (Responsabile della gestione documentale).
Al Responsabile, sulla base dei criteri stabiliti dal DPCM 3 dicembre 2013, spetta
il compito di:

predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all’art. 5 del suddetto
DPCM;

proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all'art.
3, comma 1, lettera e) del suddetto DPCM;

predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla
gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione
dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza
previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo
del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d’intesa con il
responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi o, nel
caso delle pubbliche amministrazioni centrali, il responsabile dell’ufficio di cui
all’art. 17 del Codice e con il responsabile del trattamento dei dati personali di
cui al suddetto decreto.
Per i casi di vacanza, assenza o impedimento il Responsabile si avvale della
facoltà di poter delegare delle proprie funzioni nominando i seguenti delegati:

delegato per la tenuta del protocollo informatico sul registro ufficiale e di
sicurezza

delegato per la tenuta del protocollo informatico sul registro Legale

delegato per la gestione dei flussi documentali

delegato ad Amministratore di AOO.
Sogei ha inoltre definito il progetto per la realizzazione del “Sistema di gestione
documentale”, con comunicazione interna del 15 luglio 2015, affidandone la
responsabilità al responsabile della gestione documentale, con l’obiettivo di
adeguarsi agli obblighi normativi in materia di dematerializzazione.
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3.3
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IL SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DELLA GESTIONE DEI
FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi è istituito nella AOO Sogei. La struttura organizzativa
aziendale che ne ha la responsabilità è la UO “CERT e Dati Tutelati” (SCG-CDT),
nell’ambito della quale è stato individuato il Responsabile della gestione
documentale.
3.4
DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO
Il sistema informatico a supporto del servizio è il “Sistema di gestione
documentale e protocollo informatico” (in breve SD) implementato e gestito
dalla UO “Audit, Gestione Documentale ed e-learning” (SOT-ADE).
Le principali componenti di SD sono:

Protocollazione. È l’insieme delle funzionalità orientate all’operazione di
protocollazione e alla gestione dei registri di protocollazione. È possibile
protocollare i dati di profilo o acquisire il documento principale e gli eventuali
allegati nel rispetto dei dispositivi normativi sulla materia, quale il DPR
445/2000 e le recenti emanazioni relative alle regole tecniche. Al momento
della protocollazione viene apposta, in modo non più modificabile, sul
documento la segnatura di protocollo. La segnatura di protocollo contiene il
codice identificativo di Sogei, il codice dell'Area Organizzativa Omogenea, la
denominazione del registro, il numero di protocollo composto da 7 cifre e la
data di protocollo. È possibile protocollare sul registro ufficiale o di
corrispondenza documenti in ingresso o in uscita da un’AOO oppure
registrare su registri interni per i quali non è previsto l’inserimento del mittente
o del destinatario. A fronte di ogni documento principale acquisito, è possibile
produrre una copia in formato PDF che riporta la segnatura di protocollo.

Gestione dei documenti in bozza. L’applicativo prevede una modalità
particolare per gestire la lavorazione dei documenti in bozza di una pratica
costituita da un documento principale e dai vari allegati, prima di procedere
alla loro protocollazione.
Per lavorare le bozza dei documenti è necessario effettuare una registrazione
sul “registro delle bozze”, l’acquisizione del documento principale e degli
allegati potrà avvenire contemporaneamente alla registrazione o
successivamente.
Fino a quando non viene effettuata la protocollazione, sono disponibili le
funzioni per la creazione di versioni successive dei documenti ed
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eventualmente possono essere utilizzate le funzionalità per l’apposizione della
firma digitale descritte nel seguito.
Nel momento in cui i documenti hanno raggiunto la loro versione definitiva
possono essere protocollati, tal caso automaticamente è creato il
collegamento tra il protocollo derivante dalla registrazione e la registrazione in
bozza.

Gestione dei flussi di attività. È l’insieme degli strumenti a disposizione
degli utenti e dei responsabili, che, opportunamente applicati a documenti o
fascicoli, ne determinano le responsabilità e le disposizioni di lavorazione
all’interno delle UO interne all’AOO. In particolare, per ciascun documento o
fascicolo è possibile definire, tramite la tipologia di attività assegnata, la
lavorazione richiesta al funzionario o all’ufficio. Il meccanismo delle attività
permette di conoscere per ciascuna pratica le lavorazioni attive in un dato
momento e quelle già completate.

Gestione dei fascicoli. È l’insieme degli strumenti che permettono la
costituzione dell’archivio informatico dei documenti rappresentato dalle
aggregazioni di documenti (protocollati e non protocollati) all’interno di
fascicoli e raccolte documentali.
I fascicoli sono costituiti per materia e/o affare in base al piano di
fascicolazione e sono associati a specifiche voci di titolario in base alle regole
stabilite nel piano di classificazione.
I fascicoli estendono la visibilità dei documenti contenuti al loro interno in base
alle regole di visibilità determinate dalle regole di competenza e ai permessi di
scrittura e/o lettura che i diversi utenti e gruppi di utenti possiedono rispetto ai
fascicoli.
Nel sistema sono previste funzionalità per la movimentazione dei fascicoli
durante la loro lavorazione, ad esempio in caso di passaggio di competenza,
oltre a funzionalità per la chiusura al termine della lavorazione prevista.
Per quanto riguarda i documenti contenuti nei fascicoli sono previste
funzionalità per:

scaricare una copia del documento;

copiare, tagliare, incollare, effettuare le operazioni per trasferire documenti
da un fascicolo all’altro o da una cartella all’altra del medesimo fascicolo;

eliminare il documento, inteso come eliminazione della sola associazione
al fascicolo se il documento è protocollato oppure eliminazione fisica se il
documento non è protocollato;

richiedere la protocollazione del documento se non già protocollato;

firmare digitalmente il documento non protocollato.
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
Gestione del Titolario. Raggruppa le funzionalità per la predisposizione e
gestione nel tempo del piano di classificazione adottato dall’organizzazione.
Le principali funzionalità riguardano la possibilità di strutturare in modo
gerarchico le voci di classificazione rispetto ai criteri definiti
dall’organizzazione per la definizione del proprio titolario d’archivio. Dopo le
attività di predisposizione o di modifica di una versione precedente del
titolario, sono disponibili i processi di storicizzazione, che consentono di
mantenere la continuità operativa sulle varie versioni di titolario prodotte. Le
versioni precedenti a quella corrente sono posti in relazione così da facilitare
le operazioni di ricerca sui documenti e fascicoli classificati rispetto a
precedenti versioni del titolario.

Protocollazione di emergenza in modalità WEB (SD-E). La protocollazione
di emergenza è supportata da una applicazione ad hoc che viene attivata nel
caso in cui il SD non sia disponibile. Il sistema di emergenza SD-E è installato
su un’infrastruttura tecnologica separata fisicamente rispetto a quella utilizzata
per SD. Ciò rende il servizio più affidabile nel momento in cui non sono
disponibili i servizi del SD. Le funzionalità del SD-E implementano i requisiti
richiesti per la registrazione dei dati minimi di protocollo, consentendo
l’acquisizione dei dati di profilo del protocollatore e i documenti, che sono
oggetto della protocollazione. Attraverso una procedura asincrona, nel
momento in cui SD sarà di nuovo disponibile, i dati di emergenza vengono
trasferiti in SD e protocollati nei relativi registri di riferimento

Ricerche. Sono funzioni che consentono la ricerca dei documenti sia
attraverso i protocolli/registrazioni utilizzando prevalentemente i criteri di
ricerca tipici dei dati di profilo e/o delle informazioni tracciate su un registro,
sia attraverso le attività assegnate sui documenti, protocolli/registrazioni e
fascicoli, sia sulla base delle tipologie documentali e dei relativi metadati
(ricerca full-text).

HOME. Rappresenta l’insieme dei prospetti riferiti agli indicatori sulle attività di
ciascun utente. Tramite i suddetti prospetti, pertinenti al ruolo di ciascun
utente e gestiti in modo del tutto libero e personale, l’utente può orientare le
proprie azioni operando sugli elementi ed attività di maggior interesse. Dai
quadri sinottici presentati, l’utente può accedere direttamente al dettaglio di
ciascun elemento per compiere le attività di lavoro richieste.

Servizi WEB. Costituiscono il catalogo dei servizi alla base dell’integrazione
con le applicazione verticali (Consumer) per le attività afferenti alla
registrazione di protocollo e all’archiviazione dei documenti prodotti. Tra le
peculiarità principali è opportuno evidenziare che, tramite tali servizi, è
possibile demandare al SD anche le operazioni di spedizione dei documenti
mediante l’utilizzo di caselle elettroniche certificate (PEC) e la fornitura delle
corrispondenti ricevute sull’esito della spedizione.

Amministrazione. È la componente che consente di gestire le informazioni
relative alla configurazione del sistema SD.
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
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SGSU. È il Sistema di Gestione per la sicurezza Unificata che fornisce le
funzionalità per la gestione degli utenti e degli uffici e dei relativi gruppi
documentali. In particolare, permette di definire la struttura organizzativa della
AOO in termini di utenti, strutture organizzative, e se necessari anche gruppi
ed utenti “virtuali” per la gestione dei flussi documentali e di registrazione nel
rispetto del modello di sicurezza logico implementato per l’accesso alle risorse
documentali (documenti e fascicoli). SGSU eredita dal sistema di Controlli
Accessi Unificato (CAU) le informazioni relative all’organigramma dell’AOO.
Queste informazioni vengono arricchite da SGSU che integra la profilazione
degli utenti inserendo in CAU i gruppi che rappresentano ruoli organizzativi,
applicativi e gruppi trasversali.
In SD è gestita la configurazione di alcuni elementi di base della AOO come
registri, le rubriche (dei mittenti/destinatari dei profili protocollati), le caselle, le
liste di valori, le tipologie di documenti e le automazioni. La maggior parte
della attività di creazione e gestione di tali dati è demandata agli utenti con
permesso di Amministratore di Ente e/o di AOO.

Firma dei documenti. Rappresenta la componente di SD realizzata per
implementare i requisiti che consentono agli utenti, opportunamente abilitati,
di firmare i documenti, sui quali hanno potere di firma. Il SD integra al suo
interno strumenti utili ad apporre una firma digitale ai documenti contenuti in
una Bozza. Le funzionalità del Registro Bozze, presenti in SD, consentono la
gestione del ciclo di vita di un documento laddove la sua predisposizione non
sia supportata da una specifica applicazione consumer. Sono implementati
anche meccanismi per l’apposizione della firma digitale su un singolo
documento o su più documenti sottoposti alla firma dello stesso sottoscrittore
da una o più applicazioni. La firma può avvenire all’interno della singola
applicazione che ha prodotto il documento o tramite l’implementazione della
metafora del “Libro firma” che sottopone i documenti alla firma distinguendoli
per “raccolta”. La soluzione prevede la possibilità di utilizzo di una smart card,
di una token card o tramite un dispositivo remoto HSM

Poteri di firma e Sottoscrizione atti. È una componente dell’infrastruttura di
supporto alla produzione dei documenti informatici da parte delle applicazioni
consumer che permette di predisporre i documenti tenendo conto di eventuali
delegati alla loro sottoscrizione. I documenti informatici sottoscritti da un
delegato, riportano “in chiaro” l’indicazione del soggetto che appone la sua
sottoscrizione in modo che tale indicazione sia coerente con quella desumibile
dal certificato di firma che, a seguito della sottoscrizione digitale, viene
richiamato per la verifica. L’utilizzo di questo servizio richiede una puntuale
rilevazione delle tipologie di atti e documenti per individuare, per ciascuno di
essi, i criteri che possono determinare le deleghe di firma e tracciare,
all’interno dell’AOO, i soggetti delegati alla sottoscrizione. Completa tale
infrastruttura la componente che consente di verificare la corrispondenza tra il
soggetto delegato alla sottoscrizione di un documento e il soggetto che
materialmente appone la sottoscrizione all’atto. Ciò ha lo scopo di evitare che
Documento pubblico
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possano essere prodotti documenti informatici nei quali il nominativo del
firmatario presente “in chiaro” sul documento non coincida con quello di colui
che appone effettivamente la firma digitale al documento;

Trasmissione dei documenti tra le AOO che utilizzano il SD. È possibile
effettuare trasmissioni di documenti a destinatari di altre AOO che utilizzano
SD, senza utilizzare il sistema di PEC come mezzo di spedizione. In questo
caso, la trasmissione è basata sulla condivisione delle informazioni contenute
nella infrastruttura documentale utilizzata dalle AOO, garantendo i principi di
affidabilità, tracciabilità e terzietà ottenuti con l’utilizzo del sistema di PEC.
L’utilizzo di questo mezzo di spedizione non è obbligatorio, ma è a scelta
dell’utente. Come garanzia dell’avvenuta ricezione del documento da parte
dell’AOO destinataria viene generata la ricevuta di protocollazione non
appena il documento viene protocollato nell’AOO destinataria. Tale ricevuta
viene automaticamente associata al protocollo in uscita dell’AOO mittente
(nella stessa modalità in cui viene associata la ricevuta di consegna del
documento inviato via PEC).

Scansione a norma dei documenti cartacei. È la componente che
raggruppa le funzioni, all’interno di SD, utili alla dichiarazione di conformità
all’originale per le copie di documenti prodotte da scansione dei documenti
originali cartacei. In fase di acquisizione, le copie dei documenti prodotte dallo
scanner sono inviate in un’area temporanea, al fine di essere sottoposti alla
valutazione di un utente abilitato a dichiararne la conformità all’originale prima
di associarli ai corrispondenti numeri di protocollo. Previo raffronto, la
dichiarazione di conformità produce uno specifico documento, da firmare
digitalmente, che fa parte degli allegati al corrispondete protocollo. La
trattazione dell’attestazione di conformità è subordinata alla verifica dei formati
dei documenti ammessi in fase di registrazione e provenienti in forma digitale,
come ad esempio dalla casella di posta elettronica certificata.

Verifica dei formati documenti ammessi per la protocollazione.
Raggruppa i processi elaborativi, che a valle dell’archiviazione dei documenti
nel sistema documentale li sottopone, in modalità asincrona, alla validazione
del formato. L’esito della verifica può decretare lo scarto dei documenti nel
caso in cui non risultino conformi alle regole fissate per l’ammissibilità del
formato. Nel caso di documenti scartati per formato non ammesso, viene data
la possibilità di effettuare per gli stessi una conversione ad uno dei formati
ammessi; dopo la conversione è possibile effettuare una dichiarazione di
conformità all’originale da parte degli utenti abilitati.

Predisposizione di copie cartacee conformi di documenti elettronici
(art.3 bis del CAD). L’art. 3 bis del CAD consente di produrre, a fronte di un
documento informatico sottoscritto in originale con firma digitale, una copia
cartacea da inviare a cittadini che non siano in possesso di un domicilio
digitale. La copia viene predisposta nell’ambito del SD qualora il documento
principale oggetto di protocollazione sia stato sottoscritto con firma digitale e
Documento pubblico
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contiene le informazioni prescritte dall’articolo 3 bis del CAD. La soluzione
permette di produrre documenti in formato originale informatico ma, allo
stesso tempo, raggiungere quei cittadini che, non disponendo di un domicilio
digitale valido, devono necessariamente essere destinatari di un documento
cartaceo. La copia predisposta ai sensi dell’art.3 bis del CAD, non può essere
utilizzata per l’invio a imprese e professionisti che, in quanto obbligati
all’attivazione di indirizzi PEC, sono necessariamente in possesso di un
domicilio digitale valido per la spedizione dei documenti nel formato originale
informatico;

Contrassegno elettronico. Tale componente prevede l’apposizione sulla
copia del documento informatico prodotta per la stampa (ad esempio, la copia
prevista dall’art.3 bis CAD) di un contrassegno grafico che consenta al
destinatario di verificare l’autenticità del documento conservato, in originale
firmato digitalmente, dall’organizzazione. Inoltre, è presente il servizio di
verifica, che consente di consultare il documento originale e, di conseguenza,
di verificare la corrispondenza con la copia cartacea in possesso del
destinatario.
SD, oltre a fornire i servizi base di protocollo e gestione documenti e fascicoli, è
integrato con altri servizi ed applicazioni interne:
3.5

Servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC), che consente lo scambio di
documenti informatici tra gli uffici, tra gli uffici e i liberi professionisti e tra gli
uffici e i cittadini. Sono inoltre assicurati i servizi di recupero da SD dei dati di
protocollazione, dei documenti/atti inviati e delle ricevute di PEC attestanti
l'esito dell'avvenuta comunicazione alla parti interessate.

Servizio di conservazione digitale dei documenti, che consente di
archiviare i documenti informatici secondo le regole tecniche definite in
materia, allo scopo di mantenerne l’integrità, l’autenticità dei documenti e la
leggibilità nel tempo.

Servizio di firma digitale, che consente di firmare digitalmente, mediante
l’uso di una SMART CARD o un dispositivo HSM, i documenti.
LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il Piano della Sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione,
trasmissione, interscambio e archiviazione elettronica dei documenti, in quanto
parte del più ampio Piano di Sicurezza Informatica del Sistema Informativo della
Sogei, viene predisposto ed aggiornato annualmente dalla società.
Il piano di sicurezza garantisce che:
Documento pubblico
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
i documenti e le informazioni trattati dalla AOO siano resi disponibili, integri e
riservati;

i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da
ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di
sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non
autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della
raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico,
alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.
Le misure di sicurezza specifiche adottate dal sistema di gestione documentale
sono riportate in un apposito allegato 4 - Misure di sicurezza specifiche del
sistema di gestione documentale.
3.6
FIRMA DIGITALE
Sogei fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla per
l’espletamento delle attività istituzionali, per quelle relative ai processi, funzioni e
atti amministrativi, nonché per le attività connesse all’attuazione della normativa
relativa alla gestione dei documenti informatici.
La firma digitale è assegnata al Presidente e Amministratore Delegato, ai
Direttori, all’Assistente Esecutivo, ai Responsabili a diretto riporto
dell’Amministratore Delegato e ai responsabili di Funzione. Per tutti gli altri
dipendenti le assegnazioni avvengono su richiesta dell’interessato in base ad
esigenze specifiche lavorative ed il processo è regolamentato da procedura
interna “Gestione assegnazione Firme Digitali”.
Il formato di firma utilizzato è quello CAdES (generazione file con estensione
.p7m).
3.7
POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
Il servizio di posta elettronica è disponibile per tutti gli utenti Sogei. Tutti gli utenti
Sogei hanno una casella di posta elettronica che accedono utilizzando il proprio
account utente di dominio (con relativa login e password). Per i dipendenti,
l’indirizzo di posta elettronica è costituito dall’account utente di dominio con
l’aggiunta del suffisso @sogei.it. Inoltre vengono utilizzate delle caselle di servizio
funzionali all’attività lavorativa delle singole strutture.
Per le attività di registrazione di protocollo di documenti provenienti dall’esterno
che erroneamente vengono indirizzati su caselle di PEL Sogei è stata definita una
Documento pubblico
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casella di PEL dell’ufficio protocollo ([email protected]), destinata a
raccogliere e-mail con documenti ed eventuali allegati da protocollare.
3.8
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Sogei utilizza la PEC quale sistema gestionale e di comunicazione, ai sensi della
normativa vigente, in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un
messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi ad ogni
effetto di legge.
La casella PEC istituzionale della AOO Sogei è [email protected],
utilizzabile sia per la trasmissione che per la ricezione di documenti ed integrata
nel sistema di gestione documentale e protocollo informatico (SD).
In ricezione la casella è configurata per l’accettazione da parte solo di indirizzi di
PEC. In trasmissione, invece, la casella è configurata sia per l’invio ad indirizzi di
PEC, per i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi
di PEL, per i quali non si riceverà la ricevuta di consegna.
Sono attive, inoltre, altre caselle di PEC create esclusivamente per flussi
documentali specifici:

[email protected] per richieste dell'Autorità giudiziaria e dei Clienti
istituzionali, inerenti informazioni di carattere riservato che hanno un
trattamento particolare;

[email protected]
per
segnalazioni,
richieste
di
informazioni
e
documentazione relative alla gestione degli incidenti di sicurezza informatica;

[email protected] a uso dell’ufficio
provvedimenti giudiziari, contenziosi e subappalti;

[email protected] dedicata all’invio - da parte dei
fornitori - di documenti allegati alle fatture digitali verso Sogei, qualora di
dimensioni superiori ai limiti fissati per il canale di trasmissione adottato.
Documento pubblico
legale
per
gestire
4.
LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
4.1
MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI
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Sogei produce i propri documenti in modalità informatica, come previsto dalla
normativa vigente.
I documenti informatici sono formati secondo le seguenti principali modalità:

redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, in particolare sono in
dotazione gli strumenti della suite Office,

acquisizione per via telematica o su supporto informatico,

acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un
documento analogico,

acquisizione della copia informatica di un documento analogico,

registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi
informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o
formulari,

generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati
o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più
soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e
memorizzata in forma statica.
In particolare, riguardo la prima modalità sono previsti dei modelli di riferimento
per la redazione della documentazione aziendale, disponibili sulla intranet nella
sezione “Standard redazionali” che ne stabiliscono il “layout” (compreso i font).
I documenti, così formati, devono essere identificati con un codice univoco ed
essere classificati secondo le politiche di sicurezza aziendali contenute nel
documento aziendale “Politica di classificazione e protezione delle informazioni”.
Per l’attribuzione del codice univoco ai documenti interni è principalmente
utilizzata l’applicazione interna “Codifica documenti”. La codifica tiene conto
dell’ambito delle macro attività a cui fa riferimento il documento e della tipologia di
documento. Per i contratti si utilizza un apposito repertorio.
All’atto del caricamento del documento sul sistema di gestione documentale è
previsto l’inserimento almeno di un set minimo di informazioni obbligatorie,
indispensabili per la ricerca all’interno del sistema.
Di seguito si elencano le diverse tipologie di documenti aziendali più utilizzate:
lettere, comunicazioni, note informative, resoconti riunioni, verbali di collaudo,
Documento pubblico
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contratti, fatture, procedure, studi, documenti architetturali, manuali utente, linee
guida e standard, specifiche tecniche, analisi dei requisiti, piani di qualità,
affidamenti, ecc.
4.2
I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE
I documenti che nascono internamente sono prodotti o con gli strumenti software
in dotazione sulle postazioni di lavoro o da applicazioni che effettuano estrazioni
di dati da banche dati.
I documenti che vanno sottoscritti con firma digitale devono essere prodotti prima
della firma nei formati standard PDF-A, TIFF, XML e TXT.
Al contrario i documenti sottoscritti con firma elettronica “debole” possono essere
prodotti in qualsiasi formato normalmente in uso (word, excel, pdf, ecc...). Si
evidenzia che i suddetti documenti archiviati in SD risultano privi di firma e non
riportano alcuna informazione sul firmatario del documento.
I documenti che vanno trasferiti nel sistema di conservazione devono essere
prodotti nei formati standard PDF-A, TIFF, XML e TXT e sottoscritti con firma
digitale.
La scelta del formato dipende inoltre dal tipo di trattamento previsto per lo
specifico documento.
4.2.1
ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Per l’accessibilità dei documenti informatici non è ammesso l’inserimento di
immagini nel contenuto del documento, vale a dire scansioni digitali di documenti
cartacei senza che si sia provveduto ad opportuna digitalizzazione del testo ivi
contenuto.
Gli strumenti software in uso sulle postazioni di lavoro permettono di formare
documenti informatici secondo lo standard di riferimento PDF/A-1a e di
aggiungere il vincolo dell'inclusione della struttura del documento (conosciuto
anche come “tagged”).
I modelli della documentazione aziendale sono predisposti già in formato
accessibile. L’utilizzo di tali modelli e il rispetto di apposite linee guida aziendali
assicurano la formazione dei documenti prodotti da Sogei in conformità alla
normativa in materia di accessibilità per i disabili (Legge n. 4/2004).
Documento pubblico
4.3
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SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
I documenti informatici che richiedono la sottoscrizione elettronica a valore legale
verranno sottoscritti da Sogei con firma digitale. La firma digitale adottata da
Sogei è il formato CAdES (file con estensione .p7m). Il sistema SD è in grado di
riconoscere questo tipo di firma.
I documenti che vanno sottoscritti con firma digitale devono essere prodotti prima
della firma nei formati standard PDF-A, TIFF, XML e TXT, le cui caratteristiche
tecniche trovano corrispondenza nei requisiti sul formato definite dalle regole
tecniche in materia di conservazione.
La data riportata sul documento deve essere coerente con quella della firma
digitale e del protocollo informatico.
Nel caso di documenti opponibili a terzi, a titolo esemplificativo i contratti
elettronici, si renderà necessaria la sottoscrizione con firma digitale e marca
temporale.
4.4
LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
I documenti cartacei saranno prodotti come copia di documento informatico
soltanto per l’invio ai cittadini sprovvisti di domicilio digitale. Non saranno utilizzati
documenti su supporto cartaceo nello scambio con le PA e le imprese.
4.5
COPIE E DUPLICATI
Le copie e duplicati di documenti possono essere prodotti secondo le seguenti
fattispecie:
a) copie informatiche di originali analogici: consistenti nella scansione di ogni
singola unità documentale pervenuta in via analogica. Il documento così
acquisito dovrà essere certificato conforme all’originale.
b) copie analogiche di originali informatici: stampa dei documenti informatici
da inviare ai cittadini sprovvisti di domicilio digitale con l’indicazione del
nominativo del soggetto che ha formato il documento, ai sensi dell’art. 3,
d. lgs. n. 39/1993.
c) duplicati informatici: prodotti mediante processi e strumenti che assicurino
che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di
Documento pubblico
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memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di
bit del documento informatico di origine.
Per quanto riguarda il punto a) i documenti così formati possono essere archiviati
e gestiti nel “Sistema di gestione documentale e protocollo informatico – SD”. La
certificazione di conformità verrà effettuata dal delegato individuato dal RDG in
fase di archiviazione della copia informatica del documento analogico all’interno
del fascicolo di pertinenza. Il documento acquisito tramite scanner e la
dichiarazione di conformità allegata saranno sottoscritti digitalmente dal delegato.
Per quanto riguarda il punto b) attualmente il “Sistema di gestione documentale e
protocollo informatico – SD” genera la copia PDF con timbratura di protocollo
prodotta ai sensi dell’art. 3 bis del CAD. Inoltre, è prevista la possibilità per taluni
documenti di applicare un “glifo” che contenga le informazioni necessarie a
risalire all’originale digitale della copia stampata.
Documento pubblico
5.
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LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI
In questa sezione del documento sono descritti i flussi di lavorazione dei
documenti ricevuti e spediti dall’azienda in base allo stato di trasmissione. I flussi
operativi sono riportati in un apposito allegato 6 – Flussi operativi.
I documenti in base allo stato di trasmissione si distinguono in:
5.1

Documento in ingresso (mittente esterno e destinatario interno), si intende
un documento acquisito dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni e
proveniente da un diverso soggetto pubblico o privato;

Documento in uscita (mittente interno e destinatario esterno), si intende un
documento prodotto dalle UO interne dell’AOO nell’esercizio delle proprie
funzioni, che ha rilevanza informativa e/o giuridico-probatoria e indirizzato a
un diverso soggetto pubblico o privato;

Documento interno si intende un documento prodotto e scambiato
internamente (il mittente e il destinatario sono interni), può essere distinto in:

documento di preminente carattere informativo (appunti, comunicazioni e
documenti di lavoro di rilevanza meramente informativa scambiati tra le
UO o tra dipendenti) che di norma non deve essere protocollato;

documento di carattere giuridico-probatorio redatto per documentare fatti,
azioni amministrative intraprese o qualsiasi altro documento dal quale
possono nascere diritti, doveri o aspettative legittime di terzi (lettere di
incarico, missioni, comunicazioni etc..) che deve essere univocamente
identificato secondo le disposizioni previste nel MdG e fascicolato con gli
altri documenti nel fascicolo di pertinenza.
RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Un documento informatico in ingresso può essere ricevuto in diversi modi:

a mezzo posta elettronica certificata

a mezzo cooperazione applicativa

a mezzo posta elettronica ordinaria

su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, tape, pen drive,
ecc., consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere.
Sogei assicura l’accettazione dei documenti informatici inviati ai suoi uffici tramite
i suddetti mezzi quando prodotti in uno dei formati riportati nell’ allegato 2 - Elenco
dei formati dei documenti elettronici.
Documento pubblico
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In tutti gli altri casi, laddove il documento inviato o consegnato a Sogei sia
prodotto in formati tali da non consentirne una corretta gestione, ne verrà data
comunicazione al mittente richiedendo contestualmente la ripetizione dell’invio in
uno dei formati indicati nell’elenco o in altro formato concordato. In ogni caso i
documenti elettronici inviati o consegnati dovranno essere privi di elementi attivi,
tra cui macro e campi variabili.
L’aggiornamento dell’ elenco dei formati dei documenti elettronici è curato dal
Responsabile della Gestione Documentale.
5.1.1
RICEZIONE E GESTIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Le caselle di PEC Sogei configurate sull’applicativo di protocollo informatico per la
ricezione e spedizione di documenti sono le seguenti:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]
Gli indirizzi delle suddette caselle sono pubblicati sul sito istituzionale Sogei
(http://www.sogei.it).
L’indirizzo di PEC istituzionale [email protected], associato al registro
di protocollo ufficiale di AOO, è pubblicato anche sul sito internet “Indice delle
Pubbliche Amministrazioni”(http://www.indicepa.gov.it/ ).
Queste caselle sono abilitate a ricevere corrispondenza proveniente soltanto da
caselle di PEC.
Tutti i documenti in ingresso alle caselle di PEC, se di competenza Sogei,
vengono protocollati dagli addetti alla protocollazione nei relativi registri a cui le
caselle sono associate.
Per gestire opportunamente lo scambio di documenti contenenti informazioni
confidenziali o strettamente confidenziali in funzione della struttura organizzativa
interna che li tratta sono state istituite le seguenti caselle di PEC:

[email protected]

[email protected]

[email protected]
Documento pubblico
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Per i documento non di competenza Sogei gli addetti al protocollo cancellano l’ email tramite applicativo di protocollo e inviano al mittente un messaggio di PEC
con la dicitura: “Messaggio pervenuto per errore - non di competenza Sogei”.
Un documento analogico con firma autografa digitalizzato tramite scanner e
inviato alle caselle di PEC Sogei legate al sistema di protocollo informatico verrà
protocollato ma considerato solo un anticipazione del documento originale che
dovrà comunque pervenire per la sua validità giuridica salvo che non sia firmato
digitalmente dallo stesso soggetto che vi ha posto la firma autografa.
5.1.2
RICEZIONE MEDIANTE COOPERAZIONE APPLICATIVA
La ricezione e spedizione di documenti tra AOO, che utilizzano il SD, può
avvenire mediante cooperazione applicativa in alternativa allo scambio di
documenti mediante PEC.
In fase di protocollazione in uscita per dare la possibilità di inviare protocolli tra le
AOO dello stesso ente è presente un’apposita funzionalità di protocollazione in
uscita con mezzo di spedizione “Trasmissione Protocollo ad altra AOO” e una
speculare funzionalità “Documenti in arrivo da altre AOO” per protocollare in
ingresso.
5.1.3
RICEZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
Sogei mette a disposizione per uso interno l’indirizzo di posta elettronica ordinaria
[email protected] al quale gli utenti Sogei possono inoltrare per la
protocollazione i documenti informatici ricevuti in allegato a messaggi di posta
elettronica ordinaria pervenuti sulle caselle personali o di struttura verificandone
preventivamente la compatibilità con i formati ammessi riportati in allegato 2.
La casella è gestita dal personale dell’ufficio protocollo che consulta giornalmente
la casella e valuta in base alle regole definite il contenuto se è da registrare o
meno. L’applicazione di protocollo non permette la protocollazione direttamente
delle e-mail se non salvate in formato .eml. I client di posta in uso sulle postazioni
non permettono il salvataggio in questo formato, quindi i messaggi che
perverranno alla casella dovranno avere il documento principale in allegato in
modo da consentire agli addetti al protocollo di poterlo salvarlo sulle proprie
postazioni e poi provvedere alla protocollazione del documento e ad allegare al
protocollo l’e-mail ricevuta.
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I fax inviati al n. di fax ufficiale Sogei: 06-50526289 pubblicato sul sito internet
vengono da un fax-server tramutati in e-mail e recapitati su questa stessa casella
di PEL [email protected].
Tutti i fax che arrivano dall’esterno, anche da Pubbliche Amministrazioni,
attualmente vengono protocollati, se leggibili e se è presente nel documento il
mittente e la registrazione di protocollo in uscita del mittente. Ma in
considerazione dell’art. 47 del CAD la trasmissione a mezzo fax tra Pubbliche
Amministrazioni non è ammessa, a tal proposito Sogei nelle lettere di risposta
farà presente che le successive comunicazioni dovranno pervenire tramite PEC.
5.2
RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE
Nei casi in cui, in allegato ad un documento analogico, siano inviati documenti
informatici su supporti removibili, l’ufficio di protocollo procede alla protocollazione
del documento analogico e all’assegnazione. La busta contenente il supporto
removibile viene fatta pervenire per posta interna all’assegnatario per
competenza che ne curerà l’archiviazione.
5.3
RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
I documenti su supporto cartaceo possono arrivare in Sogei attraverso:

servizio postale (posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, telegrammi);

fax-server;

corrieri commerciali e società di recapito convenzionate;

consegna diretta “brevi manu” .
L’ufficio protocollo non ha sportello al pubblico, non è possibile consegnare
direttamente la corrispondenza all’ufficio.
Il flusso in ricezione e spedizione della posta cartacea è descritto nella procedura
interna “Gestione della posta cartacea e della ricezione dei plichi dei procedimenti
di scelta del contraente”.
La corrispondenza presa in carico dall’Ufficio Posta Sogei è smistata
internamente dagli addetti secondo quanto è possibile rilevare dalle sole
indicazioni riportate sulla busta. Nello smistamento interno viene data priorità alla
posta raccomandata e ai telegrammi.
Documento pubblico
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La posta è prioritariamente suddivisa tra quella indirizzata all’Azienda, o ad uno
dei suoi uffici, e quella personale indirizzata ai dipendenti presso le sedi Sogei.
La posta indirizzata all’Azienda o ad uno dei suoi uffici (anche se indirizzata
“alla c.a. di …”) è consegnata all’Ufficio Protocollo per le attività di valutazione di
competenza, protocollazione e smistamento, tranne le seguenti eccezioni:

posta indirizzata ai vertici aziendali (Presidente, Amministratore Delegato): è
consegnata al destinatario indicato presso il competente Centro di
segreteria;

posta ordinaria indirizzata all’Ufficio Legale, alla Segreteria principale di
Sicurezza, alla Direzione del Personale e all’Ufficio Contabilità Fornitori: è
consegnata all’ufficio indicato presso il competente Centro di segreteria;

la posta visibilmente contenente documenti esclusi dalla protocollazione,
quali ad esempio: riviste, materiale pubblicitario, ricevute di ritorno delle
raccomandate A.R. e tutti i documenti che per la loro natura non rivestono
alcuna rilevanza aziendale presente o futura: è consegnata al destinatario
indicato presso il competente Centro di segreteria.
La posta personale è consegnata ai diretti interessati, depositandola presso i
relativi Centri di segreteria. Le raccomandate sono invece consegnate
personalmente ai destinatari presso la loro stanza o con modalità concordate,
previa firma di ricevuta.
Nei casi di corrispondenza ricevuta direttamente dai dipendenti, è compito del
ricevente valutare se tali documenti siano di rilevanza aziendale. In tal caso egli
deve trasmetterli all’Ufficio di competenza per le attività di protocollazione.
La corrispondenza proveniente da tutte le forze di Polizia e Autorità Giudiziaria,
indirizzata a Sogei viene consegnata agli addetti alla protocollazione nel registro
di sicurezza dei dati tutelati.
La corrispondenza proveniente dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri o da
Dipartimenti di Sicurezza di altri enti o in generale con l’apposizione di “riservato”
indirizzata a Sogei viene consegnata alla Segreteria principale di Sicurezza e
rientra nei casi di registrazione particolare.
Le notifiche da parte di ufficiali giudiziari sono fatte pervenire dall’ufficio sicurezza
all’ufficio legale che si fa carico della ricezione dell’atto e della protocollazione e
acquisizione nel registro di protocollo legale.
Documento pubblico
5.4
IS-00-GD-01
PAG. 31 DI 52
9 OTTOBRE 2015
SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Un documento informatico in uscita può essere trasmesso in diversi modi:

a mezzo posta elettronica certificata

su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, tape, pen drive,
etc, consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere.
Il documento informatico principale viene protocollato in uscita dalle segreterie di
competenza e spedito tramite l’ applicativo di protocollo insieme agli allegati
utilizzando le stesse caselle di PEC abilitate alla ricezione e associate ai singoli
registri informatici attualmente in uso.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il vettore privilegiato di relazioni con
l’esterno; pertanto, nel caso in cui il destinatario disponga di una casella PEC
risultante da pubblici elenchi, ovvero accessibile alla pubblica amministrazione,
ogni comunicazione formale al soggetto stesso è veicolata tramite tale casella.
Se il destinatario non è ancora dotato di caselle di PEC allora la spedizione
avviene su supporto removibile accompagnato da lettera protocollata, stampata e
inserita nel plico predisposto per la spedizione che potrà avvenire con i consueti
canali (raccomandata A/R, o a mano, tramite fattorini o corrieri).
5.5
SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
5.5.1
INVIO DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
I documenti analogici in uscita, sono utilizzati da Sogei soltanto in assenza di
domicilio digitale. In futuro Sogei invierà documenti analogici in risposta ai
soggetti che siano sprovvisti di un domicilio digitale, laddove risulti indispensabile,
secondo quanto previsto dalla normativa. Non saranno utilizzati documenti su
supporto cartaceo nello scambio con le PA e le imprese.
I documenti cartacei da spedire esternamente vengono dal mittente fatti
protocollare presso i Centri di segreteria e inserirti in busta chiusa, riportando
l’indirizzo completo del destinatario, l’indicazione del mittente e, se necessaria,
l’appropriata affrancatura.
Le buste sono depositate in apposite cassette per la posta “in partenza”
predisposte nei Centri di segreteria, da dove gli addetti all’Ufficio Posta
provvedono una o più volte al giorno a ritirarle.
Documento pubblico
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Per le richieste di spedizione diverse dalla posta ordinaria deve essere sempre
compilato il modulo “Richiesta spedizione lettere o plichi”, debitamente firmato dal
dirigente/responsabile di Struttura, evidenziando il tipo di servizio richiesto
(raccomandata, consegna tramite corriere espresso o pony-express); solo nel
caso di raccomandata A.R. viene garantita la ricevuta di ritorno dell’avvenuta
consegna, mentre in tutti gli altri casi può essere richiesta la tracciatura della
spedizione e dell’avvenuta consegna da parte del vettore utilizzato.
Documento pubblico
IS-00-GD-01
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6.
LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
6.1
DOCUMENTI RICEVUTI E SPEDITI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Ogni documento ricevuto e spedito da Sogei, dal quale possono nascere diritti,
doveri o legittime aspettative di terzi, è soggetto a registrazione obbligatoria (così
come previsto dall’ art. 53 - comma 5 del DPR n. 445 del 28/12/2000).
Per registrazione si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i
quali i documenti vengono trattati sotto il profilo strettamente giuridico-probatorio,
facendo assurgere il protocollatore a garante della effettiva ricezione e spedizione
dei documenti. Essa certifica l’acquisizione o la spedizione in data certa di
ciascun documento prodotto o ricevuto, indipendentemente dalla loro regolarità,
verificata in un secondo tempo dai responsabili dei relativi procedimenti.
6.2
DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA DI PROTOCOLLO
La casistica dei documenti esclusi dalla protocollazione o soggetti a registrazione
particolare sono descritti in allegato 1 – Elenco dei documenti esclusi dalla
registrazione di protocollo.
6.3
REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI
La registrazione di protocollo sia per i documenti analogici sia informatici viene
effettuata dal personale addetto alla protocollazione con l’ausilio della
componente applicativa di “Protocollo” nell’ambito del sistema di gestione
documentale.
I documenti registrati, in ingresso e in uscita, vengono acquisiti sul sistema e
contestualmente viene effettuata la segnatura di protocollo.
La registrazione di protocollo in ingresso viene garantita dal personale dell’ufficio
protocollo nell’orario che va dalle ore 9:45 alle 15:50 dal lunedì al venerdì. Di
norma la protocollazione avviene lo stesso giorno della ricezione del documento o
al più il giorno lavorativo successivo se il documento è pervenuto fuori dal
suddetto orario. Il giorno successivo si darà priorità alla documentazione
pervenuta sulla caselle di PEC in ordine cronologico di arrivo. Qualora ci sia una
ricezione massiva di documenti a fronte di scadenze previste, la protocollazione
potrà essere effettuata in differita su autorizzazione del responsabile della
Documento pubblico
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gestione documentale fissando, in ogni caso, un periodo massimo entro il quale
l’operazione deve essere effettuata.
Tutti gli addetti alla protocollazione sono tenuti al rispetto della riservatezza delle
informazioni trattate.
Attualmente Sogei ha definito un’unica area organizzativa (AOO), nell’ambito
della quale sono stati creati più registri di protocollo sui quali vengono
memorizzati i documenti protocollati. I registri attualmente in uso presenti
sull’applicativo sono i seguenti:

REGISTRO UFFICIALE

REGISTRO UFFICIO SICUREZZA

REGISTRO UFFICIO LEGALE

REGISTRO FATTURE
Il “registro ufficiale” è utilizzato dall’ufficio di protocollo e dalle segreterie delle UO.
Il “registro ufficio sicurezza” è utilizzato per la protocollazione di documenti
particolari contenenti informazioni di tipo confidenziale (Richieste di dati tutelati o
di incidenti informatici).
Il “registro ufficio legale” è utilizzato per la protocollazione di documenti di
carattere riservato ad uso esclusivo dell’ufficio legale.
Il “registro fatture” è utilizzato per la protocollazione in automatico delle fatture
elettroniche.
Per i documenti analogici l’addetto all’ufficio protocollo registra la lettera di
accompagno o la prima pagina del documento cartaceo, scansiona e acquisisce il
resto del documento come allegato. Qualora non sia possibile scansionare il
documento (ad es. per non rovinare la rilegatura) si acquisisce e si protocolla la
prima pagina e il volume si invia all’assegnatario.
Per i plichi relativi a procedimenti di gare, l’addetto all’ufficio protocollo non li apre,
scannerizza la busta e la protocolla. Il plico chiuso viene consegnato al
responsabile del procedimento se è indicato sulla busta o, in assenza, ad uno
degli incaricati dell’Ufficio approvvigionamenti. Della consegna viene predisposta
un’apposita ricevuta.
Per la corrispondenza in ingresso classificata come “confidenziale” l’Ufficio
protocollo registra
e assegna, tramite l’applicazione, il documento
esclusivamente al destinatario individuato selezionando il flag “riservato” per
impedirne la visibilità ad altri utenti. L’ eventuale distribuzione interna ad altri
utenti è a cura del destinatario.
Documento pubblico
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Le modalità operative di protocollazione sono riportate nella “Guida operativa
operatore / utente” disponibile in linea sull’applicativo.
Ogni registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati facoltativi.

Dati obbligatori:
1) il numero progressivo di protocollo, generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
2) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal
sistema e registrata in forma non modificabile;
3) autore della protocollazione (assegnati automaticamente dal sistema);
4) codice identificativo dell’Amministrazione (assegnato automaticamente
dal sistema);
5) codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea (assegnato
automaticamente dal sistema);
6) il mittente per i documenti ricevuti e il destinatario per i documenti in
partenza registrati in forma non modificabile;
7) la data e il numero di protocollo dell’Amministrazione mittente (ove
presenti) per i documenti ricevuti;
8) l’oggetto del documento che, in forma chiara e sintetica, deve esprimere
ciò di cui si parla nel documento, e nel quale devono essere riportati tutti
i dati utili per le successive ricerche;

dati facoltativi:
1) la data di arrivo;
2) la descrizione sintetica degli allegati;
3) il mezzo di ricezione e di spedizione (ad.es. se si tratta di raccomandata,
PEC);
4) l’annotazione “ricevuto per conoscenza” eventualmente da inserire nel
campo note.
Una volta effettuata la protocollazione viene messo dal sistema sul documento la
segnatura di protocollo (timbro elettronico).
6.4
SEGNATURA DI PROTOCOLLO
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente
all’operazione di registrazione di protocollo.
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del
documento delle informazioni riguardanti il documento stesso, in forma
permanente e non modificabile. Essa consente di individuare ciascun documento
in modo inequivocabile.
Le informazioni sono abbinate in maniera univoca a ciascun documento
protocollato e agli eventuali allegati e memorizzate nel relativo Registro.
Documento pubblico
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I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono:

codice identificativo dell’azienda

data e numero di protocollo del documento.
È possibile dall’applicazione di gestione documentale e protocollo effettuare il
download del documento protocollato in formato PDF sul quale viene posta la
segnatura di protocollo (Timbro). Il sistema produce automaticamente una copia
in formato PDF del documento originale, apponendo i dati di segnatura sulla
prima pagina della stessa, in alto per documenti in ingresso e in basso per i
documenti in uscita. Inoltre nel caso di registrazione in uscita di un documento
firmato digitalmente, il sistema rende disponibile anche il “Download del PDF
timbrato a norma art.3 bis del CAD”. Tale documento conterrà:

sopra la segnatura del protocollo la dicitura “Documento con firma autografa
sostituita a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3 del D.lgs. 39/1993”

lateralmente a destra “Copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs.
82/2005 – Il documento originale firmato digitalmente è conservato presso
l’amministrazione in conformità all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005.”
Per i documenti protocollati in uscita se inviati tramite PEC viene generato
automaticamente un messaggio e-mail, conforme alle regole di interoperabilità,
che ha in allegato anche il file “segnatura.xml” contenente i dati di segnatura.
6.5
ANNULLAMENTO E MODIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
L’annullabilità è unicamente a carico del Responsabile del Servizio Protocollo,
previa richiesta scritta motivata, inviata a casella di posta funzionale del Servizio
(in Sogei [email protected]), presentata dalla UO che gestisce il
documento. Gli annullamenti per meri errori materiali, dovranno essere richiesti
tempestivamente. Altre richieste, con motivazioni da valutarsi di volta in volta,
potranno essere accettate purché presentate entro il mese di registrazione.
6.6
REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO
Ai sensi dell’art. 7 comma 5 del DPCM 3 dicembre 2013, il RGD - o suo delegato
- entro le ore 12 di ciascuna giornata lavorativa, produce il registro giornaliero di
protocollo del giorno precedente, lo sottoscrive digitalmente in modo che possa
generare le precondizioni richieste per l’invio al sistema di conservazione dei
documenti informatici di SOGEI entro la prima giornata lavorativa successiva alla
sua produzione.
Documento pubblico
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L’esito dell’invio e la notifica di effettiva conservazione è comunicato al sistema di
“gestione documentale e protocollo informatico – SD” mediante processi
automatici.
Con maggior dettaglio, in SD, mediante processi automatici, che implementano i
requisiti della normativa di riferimento, si produce il registro giornaliero di
protocollo nel formato PDF/A, firmato digitalmente con firma remota autorizzata
dal RGD, volta ad assicurare l’integrità e l’immodificabilità del registro, al quale è
apposta la marca temporale. Tale registro è inviato in automatico entro le 24 ore
del giorno successivo al sistema di conservazione dei documenti digitali.
6.7
REGISTRO ANNUALE DI PROTOCOLLO
Considerando che successivamente alla generazione del registro giornaliero
possono essere effettuate modifiche sui dati minimi di registrazione, nel registro
annuale sarà riportato l’elenco di tutti i protocolli effettuati nell’anno e per ogni
protocollo lo storico delle variazioni in termini di annullamento totale o parziale
(oggetto o mittente), acquisizione o sostituzione del documento principale e degli
allegati.
Il registro annuale, una volta generato, segue lo stesso flusso di quello
giornaliero, con apposizione della firma e marca temporale e invio alla
conservazione dei documenti digitali.
L’esito dell’invio e la notifica di effettiva conservazione sono archiviati in
automatico nel sistema.
6.8
REGISTRO DI EMERGENZA
6.8.1
REGISTRO DI EMERGENZA IN MODALITÀ WEB
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo
informatico, su autorizzazione del responsabile del servizio, viene attivata la
procedura “ Protocollo di Emergenza Web”.
Documento pubblico
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Durante l’impiego del Registro di emergenza web è possibile continuare le
registrazioni di protocollo anche in assenza del sistema centralizzato1: ad ogni
documento registrato in modalità di emergenza viene attribuito un identificativo
numerico (marca di protocollo) che ha pieno valore legale giuridico. La sequenza
numerica utilizzata sul Registro di emergenza web garantisce l’identificazione
univoca dei documenti registrati dall’AOO.
Al Ripristino dell’applicazione, mediante apposita funzionalità, le registrazioni di
protocollo effettuate in regime di emergenza vengono automaticamente riversate
nel Registro Ufficiale di protocollo. Il sistema provvede al collegamento
automatico tra il numero di registrazione di emergenza ed il numero di protocollo
ufficiale. In differita sarà cura dell’addetto alla protocollazione di completare
l’allineamento a sistema centrale dei dati di protocollazione mancanti.
Sul registro Emergenza Giornaliero sono riportate la causa, la data e l’ora di
inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del
sistema ed eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal Responsabile della gestione
documentale.

modalità ingresso/uscita

data protocollazione da

utente protocollatore

oggetto

mittente/destinatario
L’addetto al protocollo avrà cura di salvare l’originale o copia elettronica dello
stesso sulla propria postazione di lavoro, una volta rilevato il progressivo di
protocollo, sul registro di emergenza, lo abbinerà alla copia digitale.
6.8.2
IL REGISTRO DI EMERGENZA IN MODALITÀ “STAND ALONE”
Nel caso in cui i malfunzionamenti del sistema SD siano tali da non poter essere
risolti mediante la protocollazione di emergenza in modalità web, (paragrafo
precedente) il Responsabile della gestione documentale dell’AOO autorizza il
ricorso alla protocollazione sui Registri di Emergenza stand alone.
L’autorizzazione viene concessa con semplice e-mail da registrare sul Registro
Interno dell’AOO e da conservare agli atti dell’ufficio.
1
ogni evento deve essere registrato su tale applicazione alternativa, inserendo i metadati minimi
per la registrazione
Documento pubblico
IS-00-GD-01
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La protocollazione sui Registri di Emergenza stand alone può avvenire su tutte le
postazioni di lavoro previo installazione specifico software, consentendo quindi
alla AOO di proseguire le attività di protocollazione.
Il software è disponibile per tutti gli utenti sulla sezione della intranet aziendale,
sezione servizi/protocollo/ “Componenti Aggiuntivi”.
In più sono identificate in Azienda postazioni di protocollazione di emergenza
stand alone.
Il Responsabile della gestione documentale assicura che presso ciascuna
postazione di emergenza siano sempre disponibili le versioni aggiornate delle
indicazioni agli utenti per operare in emergenza.
Durante l’impiego del Registro di emergenza, ad ogni documento registrato viene
attributo un identificativo numerico con pieno effetto giuridico legale.
Anche per tale modalità di protocollazione, la sequenza numerica utilizzata su
ogni Registro di emergenza garantisce l’identificazione univoca dei documenti
registrati dall’AOO.
Una volta constatata la cessazione delle cause che avevano determinato il ricorso
alla protocollazione di emergenza, il Responsabile del Servizio dispone la
chiusura dei registri di emergenza stand alone e si assicura che le normali
modalità di protocollazione anche siano state ripristinate su tutte le postazioni
precedentemente adibite alla protocollazione di emergenza.
Le registrazioni di protocollo effettuate in regime di emergenza vengono riversate
nel Registro Ufficiale alla conclusione del malfunzionamento e il sistema provvede
al collegamento automatico tra il numero di registrazione di emergenza ed il
numero di protocollo ufficiale. L’utente addetto alla protocollazione allineerà le con
gli originali digitali o copie digitalizzate preventivamente salvate.
Documento pubblico
7.
CASI PARTICOLARI
7.1
DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
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Rientra in questo ambito tutta la documentazione “classificata” trattata dalla
Segreteria principale di Sicurezza NATO-UE/S della Sogei, che attualmente viene
protocollata su appositi registri cartacei.
Per quanto sopra non è possibile dematerializzare tale documentazione in quanto
è tutelata dalla Legge 3 agosto 2007 nr. 124 “Sistema di Informazione per la
sicurezza della Repubblica e nuova disciplina del segreto di Stato” e ss.mm. e dal
DPCM del 22 luglio 2011 “Disposizioni per la tutela amministrativa del segreto di
Stato e delle informazioni classificate”, nonché delle disposizioni relative alla
trattazione delle informazioni classificate “RISERVATO” pubblicate sul sito
Istituzionale www.sicurezzanazionale.gov.it al punto 8 che recita :
“La trasmissione di informazioni classificate “riservato” non è consentita con
sistemi elettrici o elettronici non omologati dal DIS-UCSe, quali fax commerciali,
posta elettronica o altro sistema commerciale……..”
Sempre in questo ambito rientrano anche tutti i documenti prodotti dalla funzione
Internal Audit preposta al monitoraggio dei rischi aziendali ed al controllo interno
previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, assicurando la
corretta applicazione del processo di risk management aziendale e il suo
allineamento ai principi e alle best practice nazionali e internazionali.
7.2
DOCUMENTAZIONE DI GARE D’APPALTO
Le offerte inerenti a gare di appalto sono registrate al protocollo, in busta chiusa.
La segnatura di protocollo è riportata sulla busta medesima.
Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio che gestisce la gara riportare gli
estremi del protocollo su tutti i documenti in esse contenuti, provvedendo
all’acquisizione digitale degli atti e delle relative buste.
Il flusso di gestione dei plichi è riportato nella procedura interna relativa alla
gestione della documentazione cartacea e dei plichi dei procedimenti di scelta del
contraente.
Documento pubblico
7.3
IS-00-GD-01
PAG. 41 DI 52
9 OTTOBRE 2015
DOCUMENTI A CARATTERE RISERVATO, PERSONALE E/O CONFIDENZIALE
L’ addetto al protocollo che effettua la registrazione di protocollo in ingresso o in
uscita attribuisce al documento il livello di riservatezza/visibilità necessario in
base a criteri definiti da procedure interne o su indicazione del responsabile del
documento.
L’addetto alla gestione dei fascicoli, contenti documenti protocollati o non
protocollati, attribuirà al fascicolo il livello di riservatezza/visibilità necessario in
base ai criteri e alle regole di fascicolazione definite nel piano di fascicolazione. Il
livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è acquisito automaticamente da
tutti i documenti che vi confluiscono.
7.4
LETTERE ANONIME
Tutte le lettere anonime pervenute saranno protocollate specificando “Mittente
anonimo”, nel campo “Mittente” dell’applicazione di protocollo. In particolare è
comunque garantita la protocollazione delle comunicazioni anonime inviate al
Responsabile per la prevenzione della corruzione, nominato ai sensi dell’art. 1
Legge n. 190/2012.
7.5
DOCUMENTI CON FIRMA ILLEGGIBILE O NON FIRMATI
I documenti con firma illeggibile o non firmati per i quali è possibile individuare il
mittente vengono protocollati apponendo, nel campo “Note”, la dicitura
“Documento privo di sottoscrizione”. Nel caso in cui il documento in questione sia
parte della documentazione relativa ad un determinato procedimento, l’eventuale
regolarizzazione sarà disposta a discrezione del responsabile del procedimento.
Per i documenti con sottoscrizione indecifrabile e privi di ogni altro elemento utile
ad identificarne il mittente, si procede alla protocollazione apponendo la dicitura
“Firma illeggibile” nel campo “Mittente”.
Documento pubblico
8.
IS-00-GD-01
PAG. 42 DI 52
9 OTTOBRE 2015
ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
In questa sezione vengono indicati:
8.1

strumenti e logiche utilizzate per l’assegnazione dei documenti dal protocollo
ai diversi uffici;

la tracciabilità delle operazioni di consegna di documenti (analogici e
informatici)

il flusso di lavorazione dei documenti.
ASSEGNAZIONE
L’attività di assegnazione dei documenti da parte degli addetti al protocollo
consiste nell’individuazione e distribuzione dei documenti alla struttura
organizzativa aziendale/ufficio/dipendente che ne ha interesse e/o competenza
sulla base del contenuto, la natura e/o i riferimenti del documento stesso.
In linea generale i documenti protocollati sono assegnati alle strutture
organizzative aziendali/uffici per competenza e/o inoltrati per conoscenza
secondo le responsabilità indicate nel “Manuale organizzativo”.
I documenti protocollati in ingresso sul “Registro ufficiale” sono assegnati
dall’Ufficio Protocollo alle strutture di primo riporto del Presidente e
Amministratore Delegato
I responsabili delle strutture assegnatarie, esaminato il documento, possono
decidere di prenderlo in carico per la trattazione o di assegnarlo, in maniera
gerarchica alle strutture/uffici/dipendenti a loro subordinati, operando direttamente
o per tramite della segreteria.
Le assegnazioni avvengono esclusivamente attraverso l’applicazione che rende
disponibili i documenti protocollati all’assegnatario e al responsabile della UO
assegnataria.
Tutta la corrispondenza in entrata protocollata sul registro ufficiale e di sicurezza
è visionabile dal RGD e dagli eventuali delegati affinché si possa valutare e
controllare le assegnazioni effettuate, apportando eventuali modifiche o
correzioni.
Documento pubblico
8.2
IS-00-GD-01
PAG. 43 DI 52
9 OTTOBRE 2015
MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI
Qualora la struttura assegnataria ravvisi un errore di attribuzione tramite
l’applicazione ne rifiuta l’assegnazione aggiungendo una nota affinché ne rimanga
traccia nel sistema. Gli operatori di protocollo possono riassegnare il documento
ad altra struttura di competenza.
8.3
IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI
Il flusso di lavorazione dei documenti in ingresso e uscita sia per i documenti
cartacei sia per i documenti informatici è riportato nell’allegato 6: “Allegato –
Flussi operativi”
Documento pubblico
IS-00-GD-01
PAG. 44 DI 52
9 OTTOBRE 2015
9.
CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
9.1
CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL TITOLARIO
La classificazione è l’attività finalizzata all’organizzazione logica di tutti i
documenti che costituiscono il sistema documentale aziendale. La classificazione
stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzino, riunendoli in base
a criteri definiti e relativi allo svolgimento di una determinata attività.
Entrano a far parte del sistema documentale aziendale, e sono quindi soggetti a
classificazione, tutti i documenti prodotti, ricevuti o acquisiti da Sogei durante lo
svolgimento della propria attività, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o
informatico) e dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni,
registrati e non). La classificazione è obbligatoria.
Per classificare i documenti d’archivio si usa un Titolario di classificazione
costituito da partizioni astratte e ordinate gerarchicamente, dal generale al
particolare, basato sui processi, sulle attività e sulle competenze dell’Azienda. Il
piano di classificazione non coincide quindi con l’organigramma ma è ad esso
correlato mediante l’identificazione del rapporto tra le voci del piano e le UO
competenti.
Il Titolario di classificazione adottato da Sogei, allegato al presente manuale
(Allegato 3 - Titolario di classificazione), è unico per tutta l’AOO ed è articolato sui
due seguenti livelli gerarchici:

1° livello: Titolo

2° livello: Classe.
I Titoli e le classi sono nel numero prestabilito dal Titolario di classificazione e non
sono modificabili se non attraverso le modalità previste. Ogni classe ha un
numero variabile di fascicoli, in dipendenza delle attività e delle regole di
fascicolazione definite, che sono numerati progressivamente ed univocamente.
Mediante la classificazione si associa al documento almeno un indice di
classificazione, costituto da titolo classe e fascicolo. Nel caso in cui da uno stesso
documento scaturiscano più attività di natura diversa, è possibile associare al
documento più voci di classificazione in funzione delle attività nell’ambito delle
quali il documento viene trattato.
L’operazione di classificazione può essere svolta in momenti diversi: o all’atto
della registrazione ovvero, dopo l’assegnazione, dall’incaricato della trattazione
del documento.
Documento pubblico
9.2
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PAG. 45 DI 52
9 OTTOBRE 2015
REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL TITOLARIO
Il Titolario di classificazione è redatto, approvato e mantenuto aggiornato dal
Responsabile della gestione documentale, sentita la UO responsabile
dell’organizzazione aziendale e con la collaborazione di tutte le UO aziendali che
sono tenute a segnalare al RGD ogni mutata esigenza di classificazione,
relativamente alla documentazione di propria competenza.
È posto in coda al Titolario di classificazione, conformemente alla prassi
archivistica, il titolo “oggetti diversi”, senza suddivisioni in classi, dedicato alla
documentazione non riconducibile ai titoli e alle classi previsti e riferentesi ad
attività non rientranti tra quelle istituzionali di Sogei alla data di approvazione del
titolario. Il suo impiego è, pertanto, da ritenersi eccezionale, mentre il suo
significato non è da intendersi come sinonimo di documentazione “miscellanea” o
“varia”. Nel caso di classificazione del documento in questo titolo, quindi, l’utente,
per il tramite del proprio responsabile di UO, è tenuto a contattare il Responsabile
della gestione documentale al fine di definire congiuntamente gli eventuali
aggiornamenti al Titolario.
9.3
LA FASCICOLAZIONE
Il fascicolo costituisce l’elemento base del sistema di gestione documentale
aziendale, poiché fondamentale per mantenere memoria delle interrelazioni tra
ciascun documento e l’attività o l’affare o la pratica a cui si riferisce.
Mediante il fascicolo è possibile contestualizzare l’informazione contenuta nei
documenti al periodo in cui viene prodotta, mantenendo traccia dell’evoluzione
dell’intero processo di produzione della catena documentaria.
9.4
PIANO DI FASCICOLAZIONE
La mappatura delle tipologie di fascicoli previste, con indicazione del relativo
standard di denominazione, al fine di facilitarne la creazione e la gestione da
parte degli utenti abilitati, è indicata nel Piano di fascicolazione (Allegato 8 –
Piano di Fascicolazione).
Il Piano di fascicolazione segue la struttura del Titolario ed è soggetto ad
aggiornamento ogni qualvolta intervengano cambiamenti alla struttura
organizzativa aziendale e alla revisione attraverso richieste formali al RGD da
parte delle UO che ravvisino cambiamenti relativamente alle modalità di
trattazione della documentazione di propria competenza.
Documento pubblico
9.5
IS-00-GD-01
PAG. 46 DI 52
9 OTTOBRE 2015
PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI
Il fascicolo può essere creato sul sistema SD a qualsiasi livello del Titolario, ma si
è stabilita la regola che debba essere creato all’ultimo livello della struttura
gerarchica del titolario.
Il fascicolo può essere istituito per:

materia (oggetto o nominativo). Il fascicolo conterrà documenti relativi ad una
specifica materia o ad una persona fisica o giuridica;

procedimento, processo o affare. Il fascicolo conterrà tutti i documenti relativi
ad un affare o ad una attività specifica;

per tipologia di forma del documento. Il fascicolo conterrà tutti i documenti
raggruppati in base alla loro tipologia o forma (tutti gli ordini di servizio, le
relazioni mensili, i verbali di seduta di un comitato, le fatture, ecc.).
La formazione dei fascicoli avviene nel rispetto delle regole stabilite nel piano di
fascicolazione (Allegato 8 – Piano di fascicolazione) e si formalizza con
l’operazione di “creazione” che comprende la registrazione di alcune informazioni
essenziali:

titolo, classe del titolario di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si
colloca;

identificativo del fascicolo, rappresentato da un numero d’ordine univoco;

nome del fascicolo che rappresenta la sintesi del contenuto secondo le regole
di nomenclatura riportate nel piano di fascicolazione;

descrizione del fascicolo;

data di apertura del fascicolo;

stato;

lista di competenza, che specifica le assegnazioni abilitando gli utenti in
scrittura e/o in lettura, secondo le indicazioni fornite dal responsabile della UO
indicato nel piano di fascicolazione.
Sono abilitati alla creazione di nuovi fascicoli gli utenti con il ruolo di Addetto ai
documenti dell’Ufficio (ADU).
In fase di creazione del fascicolo il proprietario coincide con l’ADU che ha
effettuato l’operazione.
Il fascicolo può essere cancellato dall’archivio dell’AOO solo dal proprietario.
Documento pubblico
9.6
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MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI
Qualora intervengano modifiche all’organizzazione aziendale che determinano la
riassegnazione delle attività relative a fascicoli aperti, il proprietario dovrà
aggiornare la lista di competenza del fascicolo secondo le indicazioni fornite al
responsabile UO e indicate nel piano di fascicolazione aggiornato.
Il fascicolo può essere trasferito dal vecchio proprietario ad un nuovo utente che
dovrà effettuare la presa in carico per diventare nuovo proprietario del fascicolo.
9.7
ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI
La fascicolazione è obbligatoria per tutti i documenti, anche quelli non protocollati.
Tutti i documenti registrati devono essere classificati e archiviati nel fascicolo di
pertinenza a cura dell’assegnatario responsabile dell’attività.
Il documento inserito in un fascicolo diventa disponibile agli utenti in scrittura e/o
lettura in base alla lista di competenza del fascicolo.
I documenti presenti nel fascicolo possono essere raggruppati in cartelle che
mantengono gli stessi permessi del fascicolo.
Il sistema consente l’inserimento dei documenti registrati in più fascicoli.
9.8
CHIUSURA DEI FASCICOLI
Il fascicolo è chiuso al termine del procedimento, processo, affare o alla
conclusione dell’attività cui si riferisce, ovvero su base temporale.
L’attività di chiusura è responsabilità del proprietario del fascicolo.
Annualmente i fascicoli chiusi possono essere inviati al sistema di conservazione,
secondo quanto stabilito nel piano di conservazione.
Documento pubblico
10.
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SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
Si precisa che i documenti cartacei pervenuti e soggetti a protocollazione sono
scannerizzati e acquisiti sul sistema contestualmente alla protocollazione anche
ai fini della costituzione dell’archivio unico. Gli originali saranno archiviati secondo
quanto stabilito nel piano di conservazione.
I contratti passivi stipulati da Sogei prima del 10 settembre 2015 sono stati
scannerizzati e memorizzati sull’archivio ottico dei contratti ai soli fini della
consultazione tramite la intranet aziendale. La copia cartacea in originale è
archiviata negli armadi compattati degli archivi Sogei.
I contratti stipulati dopo la suddetta data sono prodotti elettronicamente, firmati
digitalmente, protocollati e archiviati sul sistema di protocollo informatico per poi
essere fascicolati e classificati secondo il Titolario di classificazione.
Documento pubblico
11.
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CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
I documenti e i fascicoli sono archiviati sul sistema informatico SD ed inviati al
sistema di conservazione sulla base delle regole stabilite nel piano di
conservazione (Allegato 9 – Piano di conservazione). Il piano stabilisce le
tempistiche di conservazione e di scarto tenendo conto sia della normativa di
riferimento sia dell’analisi interna effettuata dal RGD congiuntamente con le UO
responsabili del trattamento dei documenti.
Documento pubblico
12.
IS-00-GD-01
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ACCESSO
Il sistema di gestione documentale di Sogei è organizzato nel rispetto delle norme
vigenti in materia:

di diritto di accesso (artt. 22 e ss. della Legge 7 agosto 1990, n. 241 recante
“Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di
accesso ai documenti amministrativi” e art. 5 del Decreto Legislativo 14 marzo
2013, n. 33 recante “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di
pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche
amministrazioni)

di protezione dei dati personali (D. Lgs. n. 196/2003 recante “Codice in
materia di protezione dei dati personali”). A tal riguardo Sogei si è dotata di un
Sistema di Gestione della Privacy (SGP) che definisce le regole, le procedure
operative e le istruzioni per il trattamento dei dati personali trattati nel pieno
rispetto della normativa per la protezione dei dati personali.
Alla luce di quanto sopra, ciascun dipendente può legittimamente accedere
soltanto alle informazioni, ai documenti e ai fascicoli presenti nel sistema, la cui
consultazione sia relativa a procedimenti e attività di propria competenza.
12.1
ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE E LIVELLI DI RISERVATEZZA
Ciascun dipendente Sogei accede al sistema tramite credenziali di accesso
nominative con gli stessi criteri di sicurezza utilizzati per l’accesso al sistema
informativo aziendale.
Il sistema consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse di sistema
per ciascun utente in base al profilo attribuito (ruoli e permessi assegnati),
permettendo altresì di tracciare tutte le operazioni svolte.
Nell’ allegato 5 “Modello organizzativo dell’AOO e ruoli” sono riportati i permessi
di accesso definiti delle diverse categorie di utenti alle differenti risorse del
sistema.
12.2
ACCESSO ESTERNO
Non è attualmente previsto l’accesso al sistema da parte di soggetti esterni. Nel
casi di richieste di accesso agli atti da soggetti che ne abbiano titolo, le stesse
dovranno provenire tramite le caselle di PEC istituzionali. Le informazioni saranno
fornite via PEC all’interessato.
Documento pubblico
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DISPOSIZIONI FINALI
Il presente manuale entra in vigore dalla data di pubblicazione ad eccezione della
parte relativa alla classificazione e fascicolazione dei documenti, la cui operatività
inizierà dalla data che sarà comunicata dal RGD con apposita nota operativa.
Documento pubblico
14.
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9 OTTOBRE 2015
ALLEGATI
1. Documenti esclusi dalla protocollazione
2. Elenco dei formati dei documenti elettronici accettati
3. Titolario di classificazione
4. Misure di sicurezza specifiche del sistema di gestione documentale
5. Modello organizzativo dell’AOO e ruoli
6. Flussi operativi
7. Elenco delle procedure interne referenziate
8. Piano di fascicolazione
9. Piano di conservazione
Documento pubblico

Manuale di gestione documentale

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