Il profilo della manager assistant

Gli Spuntini formativi
ASSISTENTE DI DIREZIONE: LE COMPETENZE
Docente: Helga Ogliari
Cos’è una competenza?
“Una caratteristica intrinseca individuale che è
casualmente collegata ad una performance efficace o
superiore in una mansione e che è misurata sulla
base di un criterio prestabilito”
Fonte: Spencer & Spencer – Competenza nel lavoro
Helga Ogliari
Spuntini formativi Secretary.it
Come funziona una competenza?
Il comportamento competente è determinato da 5 caratteristiche che
intervengono a diversi livelli: conoscenze, skill (abilità), immagine di sé, tratti di
personalità, motivazioni
INTENZIONE
Caratteristiche
personali
Motivazioni
Tratti
Immagine di sé
AZIONE
comportamento
Conoscenze
Skill
RISULTATO
Rendimento
nella mansione
Fonte: Renato Boccolari - Competenze
Helga Ogliari
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Conoscenze
Alle nozioni e conoscenze apprese durante il periodo scolastico, nel corso
dell’attività professionale si aggiungono altre conoscenze spesso apprese on the job
(sul campo) e più direttamente collegate ad esso come:
-Le leggi relative al proprio settore di appartenenza o al trattamento della privacy,
-Procedure aziendali
- Indirizzi e strumenti per l’organizzazione dei viaggi,
- Specifiche di prodotto e mercati di riferimento
- Conoscenza di tecniche e strumenti di comunicazione …
Sebbene a scuola venga spesso testata la capacità di memorizzare informazioni,
ciò che conta veramente nell’attività professionale è la capacità di reperire
conoscenze.
Fonte: Spencer & Spencer – Competenza nel lavoro
Helga Ogliari
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Skill
La capacità di eseguire un determinato compito intellettivo o fisico
Es. : capacità di
- gestire di un’agenda,
- di realizzare di una presentazione in power point,
- di usare posta elettronica e internet
- di scrivere una lettera
- di gestire una telefonata
Helga Ogliari
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Immagine di sé
Atteggiamenti, valori e concetto di sé, tutte le caratteristiche che una persona
associa alla frase IO SONO…
L’immagine di sé non è qualcosa di statico ma un flusso, è un work in progress e
si costruisce e modifica nel tempo integrando quello che so di me e quello che
gli altri dicono di me.
Es. la fiducia in se stessi
La percezione delle proprie capacità e limiti
Helga Ogliari
Spuntini formativi Secretary.it
Tratti
Caratteristiche fisiche e una generale disposizione a comportarsi o a reagire in
un determinato modo ad una situazione o informazione.
Es.
la “bella presenza” (esplicitamente richiesta in alcuni annunci di lavoro)
Capacità di gestire lo stress
Autonomia
Predisposizione ai rapporti interpersonali
Curiosità
Dinamismo
Fonte: Spencer & Spencer – Competenza nel lavoro
Helga Ogliari
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Motivazioni
Gli schemi mentali, i bisogni o le spinte interiori che normalmente inducono una
persona ad agire. Le motivazioni “spingono”, “guidano” o “selezionano” il
comportamento verso determinati obiettivi o azioni e lontano da altri.
Fonte: Spencer & Spencer – Competenza nel lavoro
Di seguito vedremo alcune delle principali teorie sulla motivazione a lavoro da
cui possiamo dedurre che le persone vengono motivate da fattori diversi.
Helga Ogliari
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Motivazioni
Teoria dei bisogni di Maslow
La teoria dei bisogni di Maslow
sostiene che il comportamento della
persona, anche sul lavoro, tende
alla soddisfazione di bisogni ordinati
secondo una precisa gerarchia, che
egli ha indicato all'interno di una
piramide.
La soddisfazione dei bisogni avviene
dal basso verso l’alto.
Quindi quando una persona ha già
soddisfatto i bisogni fisiologici
punterà a quelli di sicurezza e poi a
quelli di appartenenza (sentirsi
parte di un gruppo) e così via.
Helga Ogliari
Auto
realizzazione
stima
appartenenza
sicurezza
Fisiologici
Mangiare, vestirsi, avere una casa…
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Motivazioni
Come motivare con la teoria di Maslow
Persone che trovano motivazione nella
crescita ed aumento di livello e
responsabilità
Auto
realizzazione
Persone che puoi motivare con un “bravo”
Persone che lavorano meglio in gruppo
Persone che hanno bisogno di essere sicure
Persone che hanno bisogno di denaro
per vivere
Helga Ogliari
Stima
Appartenenza
Sicurezza
Fisiologici
Mangiare, vestirsi, avere una casa…
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Motivazioni
Salvemini ha definito una diversa scala di bisogni che l'uomo prova nei contesti
di lavoro.
Essi sono:
1. bisogni di consumo;
2. bisogni di sicurezza;
3. bisogni di socialità;
4. bisogni di stima;
5. bisogni di potere;
6. bisogni di realizzazione.
Helga Ogliari
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Motivazioni
Teoria dei fattori igienici e motivanti di Herzberg
I fattori igienici sono quelli che non motivano, ma che se non trovano soddisfazione
producono malcontento ed insoddisfazione. Fanno parte di questa categoria la
supervisione da parte dei superiori, le politiche e l'amministrazione dell'azienda, le
condizioni di lavoro (orario, riposo settimanale, stipendio), le relazioni con i superiori,
i pari ed i subordinati, lo status, la sicurezza del lavoro e gli effetti sulla propria vita
personale.
I fattori motivanti sono quelli che motivano la persona al lavoro. Questi elementi
appagano dei bisogni superiori e portano la persona ad una maggiore produttività.
Rientrano in questa categoria il riconoscimento, la responsabilità, la crescita
professionale, risultati ottenuti, il lavoro in sé, l'avanzamento nella carriera.
Helga Ogliari
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Immagina la competenza come un Iceberg…
Conoscenze e skill sono quelle più
facili da rilevare (dalla lettura del cv,
dal colloquio, dalla comune attività di
lavoro) e anche da sviluppare con
corsi di formazione ad hoc.
Helga Ogliari
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Immagina la competenza come un Iceberg…
Conoscenze e skill
Immagine di sé e valori sono più
difficili da cogliere e richiedono più
tempo per essere modificati
attraverso percorsi di formazione
prolungati nel tempo, sessioni di
coaching o incontri con psicologi.
Helga Ogliari
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Immagina la competenza come un Iceberg…
Conoscenze e skill
Immagine di sé e valori
Infine le motivazioni costituiscono la
parte più sommersa, difficile da
indagare.
Tuttavia la motivazione gioca un ruolo
da protagonista nella performance di
successo.
Rappresenta l’elemento propulsore.
Helga Ogliari
Corso per Assistant manager
gennaio-febbraio 2010
VARI TIPI DI COMPETENZE
TECNICHE
Più facilmente rilevabili dal curriculum.
Si sviluppano grazie a corsi di formazione o con
l’esperienza
DI PENSIERO
Di RELAZIONE
Sono dette anche soft o trasversali.
Non lasciarti trarre in inganno dal termine
“soft” perché in realtà da esse dipende in
buona misura il successo professionale.
REALIZZATIVE
Si possono leggere tra le righe del cv o dal
racconto di casi di successo e insuccesso.
Richiedono maggiore tempo di sviluppo.
DI EFFICACIA
PERSONALE
Helga Ogliari
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LE COMPETENZE TECNICHE
Tutte le competenze proprie dell’attività dell’assistant: gestione agenda,
organizzazione viaggi, stesura contratti…
Competenze informatiche: uso di sistemi operativi, applicazioni, Internet,
posta elettronica
Competenze linguistiche: conoscenza delle lingue straniere.
Helga Ogliari
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LE COMPETENZE DI PENSIERO
 Analisi:
 Sintesi
 Creatività
 Visione d’insieme
 Flessibilità di pensiero
 Ricerca delle informazioni
Helga Ogliari
Spuntini formativi Secretary.it
LE COMPETENZE DI PENSIERO
Le due competenze di pensiero ritenute più importanti dalle manager assistant sono
la ricerca di informazioni e la visione d’insieme.
Seguono la capacità di sintesi e di analisi, la prima figura tra le competenze già
possedute, la seconda come una competenza da sviluppare.
Fonte: indagine OD&M - Secretary in occasione del Secretary Day 2009
Helga Ogliari
Spuntini formativi Secretary.it
COMPETENZE DI RELAZIONE
 Ascolto
 Comunicazione
 Persuasività
 Utilizzo delle differenze culturali
 Orientamento al cliente esterno
 Orientamento al cliente interno
Gestione dei conflitti
Chiarezza espositiva
Intelligenza sociale
Negoziazione
Teamworking
Assertività
Networking
Helga Ogliari
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COMPETENZE DI RELAZIONE
Il ruolo dell’assistant richiede ottime capacità di comunicazione.
C’è la consapevolezza che comunicare non significa solo esprimersi in modo chiaro
ma anche ascoltare. Queste sono competenze che dovrebbero essere sviluppate.
Tra le competenze già possedute ci sono il networking e la negoziazione.
Fonte: indagine OD&M - Secretary in occasione del Secretary Day 2009
Helga Ogliari
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COMPETENZE REALIZZATIVE
 Delega
 Controllo
 Proattività
 Programmazione
 Gestione dei processi
 Gestione delle Persone
 Orientamento al risultato
 Organizzazione ed efficienza
Helga Ogliari
Corso per Assistant manager
gennaio-febbraio 2010
LE COMPETENZE REALIZZATIVE
Proattività, orientamento al risultato e capacità di gestione delle persone sono le
competenze realizzative che le assistant maggiormente si riconoscono.
Tra le competenze da sviluppare organizzazione ed efficienza, programmazione e
flessibilità.
Fonte: indagine OD&M - Secretary in occasione del Secretary Day 2009
Helga Ogliari
Spuntini formativi Secretary.it
LE COMPETENZE DI EFFICACIA PERSONALE
Gestione dell’incertezza
Auto-osservazione
Pensiero positivo
Gestione politica
Automotivazione
Autocontrollo
Trasparenza
Helga Ogliari
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LE COMPETENZE DI EFFICACIA PERSONALE
Autocontrollo e capacità di automotivarsi sembra siano le competenze più
competenze più tipiche dell’assistant.
Il pensiero positivo è visto come una risorsa auspicabile soprattutto in momenti come
questo di crisi.
Fonte: indagine OD&M - Secretary in occasione del Secretary Day 2009
Helga Ogliari
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Ma competenti si nasce o si diventa?
Leggi l’articolo sulla performance eccellente
Helga Ogliari
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