ANAGRAFI APR ED AIRE La procedura

ANAGRAFI A.P.R. ED A.I.R.E.
La procedura consente all’ufficio Anagrafe la gestione della popolazione residente (A.P.R.) e dei
cittadini residenti all’estero (A.I.R.E.), nel rispetto del DPR 30/05/89 n°223 sul nuovo regolamento
anagrafico, della legge 27/10/88 n°470 e delle varie disposizioni per i collegamenti telematici con i
vari Uffici della P.A.
Il programma prevede l’integrazione fra i vari moduli che compongono i Servizi Demografici
(A.P.R. ed A.I.R.E., Ufficio Elettorale, Ufficio Leva, StatoCivile etc.) nonché la predisposizione a
rendere disponibile il patrimonio informativo alle realtà che ne fanno richiesta.
Qualora il Comune utilizzi più posti di lavoro, il programma offre la possibilità a tutti gli utenti di
accedere contemporaneamente alle informazioni nella massima sicurezza. E' altresì possibile
definire diversi livelli di accesso alla procedura al fine di proteggere l' utilizzo di questa da persone
che non sono autorizzate.
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’
Movimentazioni Anagrafiche
Gli eventi anagrafici, siano iscrizioni, cancellazioni o variazioni, prospettano all’operatore videate
nelle quali l’utente può inserire ogni eventuale dato utile alla gestione anagrafica. La procedura
prevede infatti una serie di archivi collaterali all’interno dei quali è possibile memorizzare diverse
informazioni relative ai cittadini: carte d’identità, libretti di lavoro, pensioni, vaccinazioni, permessi
di soggiorno.
Gli eventi di iscrizione prevedono:
Immigrazione o rimpatrio
Nascita
Ricomparsa da irreperibilità
Iscrizione per altri motivi
Iscrizione all’AIRE per acquisto cittadinanza
Iscrizione all’AIRE per trasferimento dall’AIRE di altro comune
Gli eventi di cancellazione comprendono:
Emigrazione / espatrio
Morte
Irreperibilità
Cancellazione per altri motivi
Cancellazione dall’AIRE per perdita della cittadinanza
Cancellazione dall’AIRE per trasferimento nell’AIRE di altro comune
Eventi di stato civile:
Matrimonio
Vedovanza
Divorzio
Cambi di residenza nel comune o all’estero:
Unione / scissione di famiglia
Cambio indirizzo intera famiglia
Variazioni anagrafiche:
Variazione di professione, titolo di studio
Variazione di cittadinanza
Cambio cognome e nome, sesso, codice fiscale
Comunicazioni ed adempimenti
A seguito della registrazione di un evento anagrafico, la procedura prevede la stampa in automatico
di tutte le comunicazioni agli uffici interessati, verificando se l’individuo in oggetto soddisfa i
requisiti richiesti dalla stampa. L’elenco delle stampe può essere modificato dall’operatore che può
altresì scegliere se eseguire le stampe contestualmente alla registrazione dell’evento stesso od in un
secondo momento.
Le stampe a seguito di eventi anagrafici comprendono:
Comunicazione ufficio tributi
Comunicazione ufficio elettorale
Comunicazione motorizzazione civile
Comunicazione ufficio leva
Comunicazione questura
Comunicazione INPS
Comunicazione USL
Comunicazione alla direzione provinciale del tesoro
Allegato all’APR4
Certificazione
La procedura prevede una gestione completa della certificazione (anagrafe, stato civile, elettorale,
cumulative, AIRE), sia in ambito attuale che in quello storico.
Il programma permette inoltre all’utente la modifica delle stampe precaricate nel caso in cui si
renda necessario modificarne il contenuto. La stampa degli importi è adeguata all’EURO.
Consultazioni
La procedura consente all’operatore di visualizzare in maniera rapida, le informazioni principali
relative ai cittadini. Tale modalità di consultazione, impedisce altresì qualunque tipo di variazione
sull’archivio.
Stampa schede anagrafiche
La procedura prevede la stampa dei modelli AP5 ed AP6. Oltre alla stampa del modello è possibile
eseguire la stampa di etichette.
Statistiche ISTAT mensili ed annuali
Il programma prevede l’elaborazione automatica e la stampa dei modelli AP10, AP11. E’ inoltre
possibile eseguire automaticamente la statistica annuale (POSAS) sia su supporto cartaceo che su
supporto magnetico.
Elenchi per ASL
La procedura prevede l’elaborazione automatica degli elenchi per l’ASL: iscritti per nascita e
immigrazione, cancellati per decesso, emigrati, cambi di indirizzo.
Gestione delle tabelle ISTAT e gestione ecografia
Per facilitare l’attività degli operatori, la procedura prevede una serie di tabelle precaricate onde
consentire una facile e rapida consultazione delle informazioni. Le tabelle contengono inoltre tutte
le informazioni necessarie per gli automatismi collegati alle movimentazioni anagrafiche: calcolo
automatico del codice fiscale, codice ministeriale per il collegamento con la motorizzazione civile
etc.
Gli archivi forniti a corredo della procedura prevedono:
Comuni d’Italia
Territori esteri
Consolati
Cittadinanze
Tribunali
Professioni
Titoli di studio
Pensioni
Rapporti di parentela
Stati civili
Gestione delle storico anagrafico
Gli eventi trattati generano uno storico per cui è possibile, per ogni soggetto presente in archivio,
ricostruirne i movimenti compiuti nonché di visualizzarne la situazione ad una qualsiasi data. I
benefici di questa funzionalità sono evidenti soprattutto in materia di certificazione.
Le stampe
Tutte le stampe previste dalla procedura possono essere eseguite in anteprima a video e mandate su
carta in un secondo momento.
ALTRE PROCEDURE COLLEGATE CON L'ANAGRAFE
Diritti di segreteria
L’emissione dei certificati movimenta opportuni conteggi finalizzati alla contabilità dei diritti di
segreteria. La procedura prevede la riepilogazione e la stampa di tutti i movimenti in materia di
certificazione, atti notori e carte di identità. La procedura offre all’utente la possibilità di una
gestione suddivisa per sedi comunali e per singola postazione di lavoro. Anche in questo contesto
tutte le stampe sono adeguate all’EURO.
Carte di identità
La procedura di gestione delle carte di identità prevede la stampa di documenti e cartellini.
Il programma inoltre consente la stampa degli adempimenti periodici in carico all’ufficio. Tale
stampa è automatica: l’operatore deve solo indicare il periodo a cui fare riferimento.
rendiconto bimestrale
rendiconto giornaliero
elenco carte di identità in scadenza
elenco carte di identità scadute
Atti notori ed assensi
Il programma prevede la gestione dell’archivio degli atti precaricato, permettendo altresì all’utente
la modifica delle stampe nel caso in cui si renda necessario modificarne il contenuto. La stampa
degli importi è adeguata all’EURO.
Stampe parametriche
La procedura prevede un modulo di estrazione dei nominativi sulla base di richieste impostate
dall’operatore. Le condizioni possono essere “incrociate” fra loro al fine di ottenere una casistica
completa.
Nella scelta dell’ordinamento e del contenuto dell’output l’operatore ha la possibilità di indicare
quali dati desidera stampare e in quale ordine. Anche il dispositivo di output può essere scelto a
seconda delle circostanze (video, stampante, file). E’ altresì possibile indicare il formato stesso
dell’output (etichetta o tabulato), nonché scegliere, per i soggetti selezionati se si desidera stampare
le singole generalità, o elenchi più dettagliati.
Leva scolastica
Selezioni divise per età, sesso.
Leva militare
La procedura prevede la gestione automatizzata dell’iter di formazione delle liste di leva.
Il programma consente:
la formazione dell’elenco preparatorio mediante la consultazione a automatica degli archivi
anagrafici
la stampa di tutta la documentazione necessaria (richiesta / estratto di nascita, certificato di
morte, comunicazione iscrizione)
gestione della lista di leva
gestione dei ruoli matricolari
Gestione dei giudici popolari
La procedura prevede una gestione automatica per la tenuta degli albi dei giudici popolari per la
corte d’assise e per la corte d’assise d’appello.
ELETTORALE
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’
La procedura prevede la gestione integrata ed automatizzata dell’attività legata alla tenuta ed
all’aggiornamento delle liste elettorali, nel rispetto delle disposizioni previste dal D.P.R. 20/03/1967
n°223, aggiornato con il decreto dell’8 settembre 2000 n°299, e successive modifiche, riguardante
l’istituzione della tessera elettorale. E’ inoltre prevista la possibilità di gestire i verbali elettorali
adeguati alla soppressione della commissione comunale e all’istituzione della nuova figura
dell’ufficiale elettorale sulla base della legge del 24/11/2000 n°340, e della circolare MIACSE
n.176/01 e n.178/01.
Il programma consente la gestione automatica del trasferimento della variazioni anagrafiche e di
stato civile sugli iscritti nelle liste elettorali, consentendo altresì interventi manuali da parte
dell’operatore in occasione delle revisioni.
La procedura di stampa elabora gli elenchi da allegarsi agli atti deliberativi comprensivi di verbali,
allegati, frontespizi.
Revisioni elettorali
Variazioni qualitative alle liste
Revisione semestrale
Revisione dinamica
Revisione dinamica straordinaria
Le revisioni del corpo elettorale, permettono di aggiungere in automatico i nuovi iscritti e di
cancellare chi non risulta in possesso dei requisiti necessari, mediante le seguenti funzionalità:
Estrazione automatica delle iscrizioni e delle cancellazioni anagrafiche per quanto riguarda le
revisioni dinamiche o straordinarie, formazione dell’elenco preparatorio per la semestrale.
Gestione e stampa della documentazione necessaria
Stampa degli elenchi di controllo
Manutenzione degli archivi
Stampa delle comunicazioni di iscrizione e cancellazione
Gestione e stampa del verbale
Gestione e consultazione del corpo elettorale
Adempimenti per elezioni
La procedura è predisposta per la gestione completa degli adempimenti necessari in fase di
consultazione elettorale.
Il programma prevede le seguenti stampe:
elenchi e verbale per gli elettori non diciottenni
elenchi per camera e senato
etichette e distinta per cartoline d’avviso
stampa estratto delle liste sezionali
stampa delle tessere elettorali e delle etichette di aggiornamento delle stesse
Stampa e ricompilazione liste generali e sezionali
Stampa schede e fascicoli
Revisione delle sezioni elettorali
Gestione delle tessere elettorali
La procedura prevede la possibilità di eseguire tutte le operazioni necessarie in fase di prima
emissione e quelle da eseguire durante le nuove iscrizioni e variazioni sul corpo elettorale.
Le stampe comprendono:
tessere,
tagliandi di aggiornamento
notifiche di consegna
etichette
registro
STAMPA MODELLO APR/4
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’
La procedura prevede la gestione e la stampa del modello APR/4. Tale modulo è stato introdotto in
tutte le pratiche di iscrizione in APR:
Immigrazione/Rimpatrio
Ricomparsa da irreperibilità
Iscrizione per altri motivi
Stampanti
Per effettuare la stampa del modello APR/4 è necessario utilizzare una stampante ad aghi che
permetta l’utilizzo di fogli in formato A3.
E’ inoltre possibile impostare, per ogni utente, la stampante da utilizzare per il modello APR/4:
tramite questa operazione la stampa del modello APR/4 sarà indirizzata automaticamente sulla
stampante prescelta.
Parametri
La procedura prevede di attivare o disattivare la stampa dei dati seguenti:
Intestazione del Comune (Intestazione)
Codice ISTAT del Comune (Sezione I)
Nome del Comune (Parte finale)
TRASMISSIONE DATI ALLA MOTORIZZAZIONE CIVILE
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’
La procedura prevede la gestione automatica della trasmissione dei dati alla motorizzazione civile.
Il modulo prevede le seguenti funzionalità:
Eseguire la comunicazione alla MTCT per ogni nominativo con Patenti o Veicoli che richiede
l’iscrizione o il cambio di indirizzo.
Inviare periodicamente alla MCTC l’elenco delle variazioni definite nel periodo considerato.
La procedura consente la gestione del collegamento con la motorizzazione a seguito delle
pratiche di iscrizione e di cambio di indirizzo. Durante le operazioni di inserimento dei dati, per
ogni nominativo il programma permette di caricare i dati relativi PATENTI e VEICOLI.
Stampe
Comunicazione per ogni nominativo considerato.
Elenco: ripete su carta le informazioni memorizzate su supporto magnetico. Può essere
utilizzato come controllo e come allegato al dischetto da spedire alla MCTC.
Lettera di accompagnamento: si allega al dischetto da spedire alla MCTC.
Supporto magnetico
La procedura prevede la memorizzazione su supporto magnetico delle informazioni, secondo il
tracciato record fornito dalla MCTC.
COLLEGAMENTO AL SAIA
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’
Il programma prevede la gestione del S.A.I.A. tramite il quale assicura la circolazione, in tutta la
Pubblica Amministrazione, delle informazioni anagrafiche registrate nei Comuni.
La gestione del S.A.I.A. è demandata al Centro Servizi Anagrafi, la cui realizzazione e gestione
operativa è affidata ad Ancitel. Esso è costituito da una serie di PC collegati in rete locale,
accessibili ai Comuni tramite connessioni che utilizzano diverse reti di telecomunicazioni, tra cui
INTERNET.
Il servizio di scambio dati con il CSA è accessibile attraverso il “Protocollo applicativo di
Comunicazione con il Centro Servizi Anagrafi” (PC/CSA), che Ancitel ha realizzato e mette a
disposizione di tutti i Comuni e delle aziende che realizzano software per i Comuni.
Il protocollo PC/CSA è un programma che, utilizzando gli standard di collegamento fra computers
presenti sul mercato, invia dati precedentemente formattati sotto forma di documenti elettronici che
debbono essere riconosciuti dai programmi di gestione del CSA e da essi validati formalmente.
I documenti ritenuti formalmente validi, vengono accettati dal CSA e identificati con un numero di
protocollo S.A.I.A. (MMAA/NNNNNNN), che viene restituito al Comune mittente affinché abbia
una ricevuta di ritorno dell’avvenuta accettazione. Il documento viene poi “lavorato” dal CSA per
renderlo omogeneo agli altri documenti affinché venga inviato all’Ente di destinazione.
Funzionalità gestite
Nascite: I dati relativi ai neonati vengono inviati all’Anagrafe Tributaria per l’attribuzione del
Codice Fiscale ed il conseguente invio del relativo tesserino magnetico all’indirizzo indicato dal
Comune.
Decessi: I dati relativi ai decessi vengono comunicati all’INPS, che provvede all’aggiornamento
dell’archivio dei pensionati.
Cambi di residenza: Le variazioni di residenza all’interno del Comune e le iscrizioni per
immigrazione dei cittadini intestatari di patenti e/o di veicoli, vengono trasmesse alla
Motorizzazione Civile per l’aggiornamento dei dati ed il conseguente invio delle etichette
autoadesive per patente e carta di circolazione all’indirizzo indicato dal Comune.
Invio di tutte le variazioni all’Anagrafe Tributaria e all’INA, per mantenere
l’allineamento degli archivi.
Gestione delle comunicazioni anagrafiche
Estrazione variazioni da anagrafe: Il programma permette di selezionare tutte le variazioni
anagrafiche definite nel periodo da considerare e conformi alla tipologia scelta. Per ogni
variazione estratta, viene memorizzata nell’apposito archivio una comunicazione anagrafica da
spedire, a cui viene associato un protocollo interno di identificazione. E’ anche possibile
selezionare manualmente le variazioni da inviare al S.A.I.A.
Manutenzione archivio comunicazioni : La procedura prevede, tramite la manutenzione
dell’archivio, la possibilità di controllare le comunicazioni da spedire, consultare l’esito della
spedizione, ed intervenire manualmente sulle registrazioni presenti.
Inoltro comunicazioni: La procedura seleziona tutte le comunicazioni da spedire, le trasforma
nel formato richiesto dal S.A.I.A., e le invia tramite il protocollo di comunicazione PC/CSA.
Appena conclusa la trasmissione, legge le risposte e memorizza l’esito dell’operazione per ogni
comunicazione inviata.
Gestione delle comunicazioni rifiutate: E’ possibile ripetere la trasmissione delle
comunicazioni rifiutate, dopo aver corretto gli errori che hanno determinato il rifiuto da parte
del S.A.I.A. Il programma fornisce inoltre alcune funzioni che permettono di facilitare la
verifica e la soluzione degli errori nelle comunicazioni.
Gestione delle comunicazioni da annullare: Nel caso si renda necessario annullare una
comunicazione già inviata e accettata, è possibile comunicare al S.A.I.A. che tale
comunicazione è da ritenersi annullata.
Gestione delle stampe
Tramite la funzione delle stampe, è possibile ottenere vari elenchi delle comunicazioni anagrafiche
presenti in archivio, con l’indicazione dello stato e degli estremi di riferimento di ognuna.
Manutenzione di archivi e tabelle
Il programma contiene varie tabelle all’interno delle quali è possibile memorizzare tutta una serie di
informazioni inerenti le spedizioni effettuate, i protocolli, i tipi di spedizione previsti, i tipi di
record che è possibile inviare o ricevere con il corrispondente tracciato, l’elenco dei codici che
definiscono il tipo di risposta fornito dal CSA, i destinatari delle comunicazioni attualmente gestiti
dal SAIA.
POPOLAMENTO DELL’INA
Il modulo di popolamento iniziale dell’Indice Nazionale delle Anagrafi (INA) fa riferimento alla
Circolare MIACEL n. 3 (2001) ed al relativo allegato tecnico.
L’obiettivo che si pone la procedura è quello di effettuare l’inserimento nell’INA dei dati
anagrafici e dei codici fiscali dei cittadini residenti nel Comune. L’archivio così predisposto deve
essere tenuto costantemente aggiornato dal Comune, comunicando le variazioni anagrafiche tramite
il S.A.I.A.
L’inserimento dei dati nell’INA e il loro costante aggiornamento costituiscono un requisito
fondamentale per i Comuni che intendono partecipare alla sperimentazione della Carta d’Identità
elettronica.
POPOLAMENTO INIZIALE DELL’INA
Le operazioni previste dall’allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3 (2001) sono le seguenti:
Il Comune deve inviare tramite il S.A.I.A. un archivio contenente le stesse informazioni presenti
negli archivi che l’Agenzia delle Entrate restituisce al Comune stesso, nell’ambito del processo
di validazione dei codici fiscali.
Il S.A.I.A. restituisce al Comune un archivio contenente i risultati della spedizione, che dovrà
essere acquisito ed interpretato al fine di verificare l’esito dell’operazione. Una volta terminata
l’acquisizione dei dati, il sistema S.A.I.A. comunica tali risultati al Ministero dell’Interno
tramite e-mail.
I soggetti che in un primo momento non sono stati accettati, possono essere inviati nuovamente
dopo aver risolto le eventuali anomalie che hanno determinato l’errore.
L’interscambio delle informazioni avviene tramite il S.A.I.A.
COMUNICAZIONE DELLE VARIAZIONI
Contestualmente alla fase iniziale di caricamento dei dati nell’INA, i Comuni devono attivare la
comunicazione delle variazioni anagrafiche avvenute successivamente alla fornitura iniziale, allo
scopo di mantenere costante l’allineamento degli archivi. Per variazioni anagrafiche si intendono:
nascite, trasferimenti di residenza (anche all’interno del Comune) e decessi.
La comunicazione di tali variazioni avviene tramite il S.A.I.A.
Estrazione dei nominativi
La procedura prevede un’elaborazione che permette diverse tipologie di selezione:
In occasione del primo invio dei dati, la procedura considera esclusivamente i soggetti APR inviati
all’Agenzia delle Entrate; di questi seleziona solo quelli validati. Per ogni nominativo estratto, le
informazioni richieste per il caricamento dell’INA vengono lette dall’archivio che contiene i dati
restituiti dall’Agenzia delle Entrate e memorizzate in un apposito archivio di supporto.
Nei successivi invii, la procedura considera esclusivamente i soggetti che durante il precedente
invio non sono stati accettati dal S.A.I.A. e che sono stati confermati per essere rispediti. Per ogni
nominativo estratto, le informazioni richieste vengono lette dall’archivio che contiene i dati
precedentemente inviati all’INA e memorizzate in un apposito archivio di supporto.
Manutenzione archivio
Tramite la manutenzione dell’archivio di supporto è possibile consultare i nominativi che verranno
inviati all’INA, verificare ed eventualmente modificare i dati anagrafici prima della spedizione.
Dopo aver acquisito i risultati dell’invio, è anche possibile controllare gli eventuali nominativi che
non sono stati accettati e il codice di errore restituito dal sistema S.A.I.A.
Creazione file compresso
Tramite questa funzione, i dati estrapolati precedentemente vengono compressi in formato ZIP,
come richiesto dalle specifiche tecniche descritte nell’allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3
(2001).
Lettura archivio
Questa funzione permette di leggere i dati restituiti dal S.A.I.A. e di elaborare i risultati,
memorizzandoli nell’archivio di supporto in corrispondenza di ogni nominativo inviato.
Stampe
La procedura prevede la possibilità di eseguire la stampa delle incongruenze rilevate nella fase di
elaborazione e quella inerente i dati restituiti dal sistema S.A.I.A.
ALBO SCRUTATORI E PRESIDENTI DI SEGGIO
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’
Il modulo prevede la gestione automatica e la stampa completa degli albi di scrutatori e presidenti
di seggio. La procedura consente di effettuare il caricamento iniziale degli albi, e la loro
consultazione. Sugli archivi è altresì possibile intervenire per e apportare iscrizioni, cancellazioni e
variazioni manuali.
Le revisioni periodiche:
La revisione dell’albo permette di aggiungere i nuovi iscritti all’albo e di cancellare chi non risulta
in possesso dei requisiti necessari, mediante le seguenti funzionalità:
Estrazione automatica delle cancellazioni anagrafiche
Gestione delle domande di iscrizione
Stampa degli elenchi di controllo
Manutenzione degli archivi
Stampa delle comunicazioni di iscrizione e cancellazione
Gestione del verbale
Gli adempimenti per elezioni:
In fase di elezioni, la procedura permette le seguenti opzioni:
Sorteggio principale
Sorteggio per graduatoria
Stampa degli elenchi di controllo
Manutenzione degli archivi
Stampa delle notifiche
Gestione del verbale
Cancellazione per rinuncia o altri motivi
Sostituzione dei cancellati
COLLEGAMENTO CON GESTIONE STATO CIVILE
Il modulo di collegamento fra i due programmi prevede la possibilità, da parte dello Stato civile, di
utilizzare i dati anagrafici dei cittadini residenti nel comune per ottimizzare la stesura dell’atto,
rendendo l’operazione più veloce e nel contempo più sicura.
Allo stesso modo, durante le pratiche anagrafiche di Nascita, Morte e Matrimonio, vengono rese
disponibili le informazioni provenienti dagli atti di Stato civile registrati nel comune.
Il collegamento è operativo con le procedure di gestione Stato civile “SI.RE. INFORMATICA”
versione 02.1.0 e “TESI” versione 5.0 e riguarda le pratiche di nascita, morte e matrimonio.
Collegamento Anagrafe Stato civile
Durante la stesura dell’atto di stato civile, il programma permette di ricercare nell’archivio
anagrafico i soggetti che compaiono nell’atto (genitori, sposi, testimoni, dichiaranti, etc.).
Se il nominativo è presente in anagrafe, tutti i relativi dati vengono riportati nell’atto, in caso
contrario si possono inserire manualmente.
Collegamento Stato civile Anagrafe
In occasione del caricamento di una nuova pratica di Nascita, Morte o Matrimonio, il programma
ricerca eventuali nuovi atti inseriti nel programma di Stato civile e li propone a video: è possibile
scegliere con INVIO uno degli atti elencati, per utilizzare durante il caricamento della pratica le
informazioni precedentemente inserite in fase di compilazione dell’atto. Dopo la definizione della
pratica, l’atto viene eliminato dall’elenco e non viene più riproposto.
Se il movimento anagrafico non proviene da un atto di Stato civile, è sufficiente uscire dall’elenco e
procedere normalmente.