FONDAZIONE ENASARCO Codice Etico

FONDAZIONE ENASARCO
Codice Etico
IlCodiceEticoèinfasediaggiornamentoacuradell’OrganismodiVigilanzaexD.Lgs.231/2001
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
1
Indice
1. Introduzione ........................................................................................................................... 3
2. Ambito di applicazione ........................................................................................................... 4
3. Attività della Fondazione Enasarco ....................................................................................... 5
4. Principi generali e Regole di Condotta .................................................................................. 6
4.1. Rispetto delle leggi e delle regolamentazioni vigenti .......................................................... 6
4.2. Rapporti con gli iscritti ........................................................................................................ 6
4.3. Rapporti con la Banca Depositaria ..................................................................................... 6
4.4. Rapporti con i gestori del patrimonio .................................................................................. 6
4.5. Rapporti con gli altri fornitori ............................................................................................... 8
4.6. Rapporti con le risorse umane............................................................................................ 8
4.6.1. Selezione del personale .................................................................................................. 8
4.6.2. Gestione del personale ................................................................................................... 8
4.6.3. Formazione in materia di principi etici ............................................................................. 9
4.6.4. Conflitti di Interesse ......................................................................................................... 9
4.6.5. Sicurezza e salute ........................................................................................................... 9
4.6.6. Tutela della privacy ....................................................................................................... 10
4.7. Rapporti con i collaboratori esterni ................................................................................... 10
4.8. Delega di poteri di gestione .............................................................................................. 10
4.9. Trasparenza, completezza e tracciabilità informativa....................................................... 10
5. Rapporti con le istituzioni e le autorità di controllo e vigilanza ............................................. 11
6. Rapporti con la stampa e comunicazione ............................................................................ 11
7. Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali ed associazioni ............................ 11
8. Contributi e sponsorizzazioni ............................................................................................... 12
9. Regali, doni e benefici ......................................................................................................... 12
10. Tutela ambientale ............................................................................................................. 12
11. Diffusione del Codice Etico............................................................................................... 12
12. Segnalazione delle violazioni ........................................................................................... 13
13. Provvedimenti ................................................................................................................... 13
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
2
1. Introduzione
È convincimento della Fondazione ENASARCO che l’etica nelle attività economiche/aziendali sia oggi
un preciso dovere di tutti gli attori del sistema economico.
La definizione ed adozione di regole di comportamento etiche da parte delle fondazioni è, infatti, un
fattore fondamentale per lo sviluppo economico e sociale, non più soltanto locale, bensì su scala
internazionale. È per tale ragione che si è quindi addivenuti alla stesura ed adozione del presente
Codice Etico, consapevoli anche degli importanti riflessi positivi sul piano della reputazione che esso
può ingenerare. Ciò nonostante, l’impatto di questa scelta non può essere ricondotto ad un mero
giudizio economico essendo di ben più ampia portata, pervasivo in tutti i sottosistemi e meccanismi
operativi della Fondazione. A tal fine, Fondazione Enasarco ha deciso di adottare un Codice Etico
che - in linea con i principi di legittimità, lealtà e trasparenza sui quali impronta il proprio
comportamento - è diretto a regolare, tramite norme di condotta, la propria attività.
Le prescrizioni contenute nel Codice Etico, peraltro, vanno lette nel più generale contesto di tutela
dei diritti inviolabili dell’uomo, del lavoro, della sicurezza, di salvaguardia dell’ambiente, di sviluppo
sostenibile e di responsabilità sociale cui Fondazione Enasarco si ispira e si attiene.
Il documento è uno degli elementi del modello organizzativo e di controllo societario definito in
seguito all’entrata in vigore del DLgs. 231/01. Tuttavia, esso non si limita ad indicare le linee guida
comportamentali riferite alle attività a rischio ma abbraccia, in modo più ampio, tutti i rapporti
posti in essere dall’Enasarco, dai suoi dipendenti e collaboratori.
Al fine di garantire il rispetto delle norme e dei principi espressi nel presente Codice Etico, è
istituito un Organismo di Vigilanza per svolgere un’efficace attività di verifica e di monitoraggio
sull’applicazione dello stesso proponendo, ove opportuno, l’applicazione di adeguate misure
sanzionatorie o incentivanti. Ogni dipendente che violi il codice etico, nel rispetto delle normative
vigenti, potrà essere sottoposto a sanzione disciplinare, alla revoca di poteri e funzioni, al
deferimento alle autorità amministrative o giudiziarie ordinarie.
L’Organismo di Vigilanza, costituito nella Fondazione Enasarco con i compiti e le responsabilità
previste dal DLgs. 231/01, viene indicato nel documento, in più di un ambito, come il naturale
interlocutore degli stakeholder e ad esso è attribuito un ruolo di riferimento per gli aspetti
comportamentali che si intersecano con i principi etici di riferimento della Fondazione esposti in
questo documento.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
3
2. Ambito di applicazione
Nella condotta degli affari i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia tra
Fondazione Enasarco ed i suoi stakeholder e possono favorire l’assunzione di atteggiamenti ostili
nei confronti della Fondazione.
Destinatari del codice etico sono tutti i dipendenti, senza alcuna eccezione, e tutti coloro che,
direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano rapporti o relazioni con
Fondazione Enasarco ed operano per perseguirne gli obiettivi (ad esempio, agenti, dipendenti,
collaboratori, fornitori, banca depositaria, gestori finanziari, gestore amministrativo, compagnie di
assicurazione, procuratori e chiunque operi in nome e per conto della fondazione).
È fatta specifica richiesta ai membri del Collegio dei Sindaci di condividere e rispettare le
disposizioni in esso contenute, limitatamente all’attività connessa all’incarico in Fondazione
Enasarco.
Ai soggetti sopraindicati è richiesto di porre in essere una condotta nel rispetto dei principi
contenuti nel presente Codice Etico, limitatamente all’attività svolta per conto di Fondazione
Enasarco.
I dipendenti Fondazione Enasarco hanno l’obbligo di conoscere le norme di legge, di astenersi da
comportamenti contrari ad esse, di rivolgersi al superiore o all’Organismo di Vigilanza per
chiarimenti segnalando eventuali violazioni da parte di altri dipendenti, di collaborare con le
strutture deputate a verificare le violazioni ed informare le controparti dell’esistenza di un Codice.
L’osservanza delle norme del Codice è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutti i
dipendenti ai sensi dell’art. 2104 del Codice Civile.
Fondazione Enasarco si impegna alla diffusione del presente codice etico, alla corretta
interpretazione dei suoi contenuti e alla messa a disposizione di ogni possibile strumento che
favorisca la piena applicazione dello stesso.
Fondazione Enasarco aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i suoi stakeholder e
cerca di perseguire la propria missione ricercando il contemperamento degli interessi coinvolti.
Questo codice è improntato dunque a un ideale di cooperazione, in vista di un reciproco vantaggio
delle parti coinvolte.
In ogni rapporto economico, tutte le controparti devono essere informate dell’esistenza di norme di
comportamento e devono rispettarle, pena le conseguenze stabilite dal contratto.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
4
3. Attività della Fondazione Enasarco
La Fondazione Enasarco, costituita con Delibera del Consiglio di Amministrazione del 27/11/1996
per effetto del Decreto Legislativo 509/94, è un organismo di diritto privato che persegue finalità di
pubblico interesse nel settore della previdenza obbligatoria, dell'assistenza, della formazione e
qualificazione professionale degli Agenti e Rappresentanti di commercio.
La Fondazione Enasarco è gestita da un Consiglio di Amministrazione rappresentativo delle
Associazioni sindacali degli Agenti di Commercio e delle Organizzazioni delle ditte mandanti
firmatarie degli Accordi Economici Collettivi.
L’Enasarco, Fondazione costituita ai sensi dell’art.1 del Decreto Legislativo 30.6.1994, n. 509,
eroga ai soggetti riconducibili alle fattispecie di cui agli artt.1742 e 1752 del codice civile (di
seguito denominati agenti) la pensione di vecchiaia, di inabilità, di invalidità e superstiti integrativa
di quella prevista dalla legge 22.7.1966, n. 613 e successive modifiche e integrazioni.
Alla Fondazione Enasarco sono iscritti gli agenti ed i rappresentanti di commercio che operano sul
territorio nazionale per conto di preponenti italiane o di preponenti straniere che abbiano sede o
una qualsiasi dipendenza in Italia, e gli agenti operanti in Italia (impegnati al rispetto delle norme
contenute nel Regolamento della Fondazione vigente a partire dal primo gennaio 2004) per
preponenti stranieri che non abbiano alcuna sede o dipendenza in Italia.
Fondazione Enasarco persegue, inoltre, fini di formazione e qualificazione professionale in favore
della categoria sopraindicata, nonché di solidarietà in favore degli iscritti e provvede alla gestione
di altre provvidenze individuate dalla contrattazione collettiva.
Il controllo pubblico sulla gestione della Fondazione Enasarco è affidato al Ministero del Lavoro e
della Previdenza Sociale ed al Ministero dell’Economia e delle Finanze.
La Fondazione ENASARCO esercita, d'intesa con il Ministero del Lavoro ed il Ministero
dell’Economia e delle Finanze, azioni di vigilanza ispettiva per l'accertamento della natura del
rapporto di Agenzia e per l'osservanza degli obblighi contributivi da parte delle ditte mandanti.
Fondazione Enasarco:
−
−
−
persegue i propri obiettivi riconoscendo centralità alle necessità ed aspettative degli
stakeholder;
ricerca, con correttezza e trasparenza, l’efficienza ed efficacia della gestione della
Fondazione per accrescere il valore economico, con coerenti livelli di rischio, a garanzia
dell’erogazione dei servizi sopradescritti;
si attiva affinché tutte le azioni, i rapporti ed in generale i comportamenti tenuti dagli
organi sociali, dai dipendenti e dai collaboratori, nello svolgimento delle funzioni di propria
competenza e responsabilità, siano svolte nel rispetto della massima lealtà, integrità,
correttezza e trasparenza.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
5
4. Principi generali e Regole di Condotta
4.1. Rispetto delle leggi e delle regolamentazioni vigenti
Fondazione Enasarco si impegna, tramite la messa in atto di ogni forma di attività e controllo
ritenuta necessaria, a rispettare le leggi e i regolamenti applicabili (nel caso in cui queste si
rivelino lacunose o soggette a diverse interpretazioni, verranno consultati esperti competenti in
materia), le disposizioni delle autorità di vigilanza e controllo, il presente Codice Etico, le procedure
aziendali ed i regolamenti interni, a tutti i livelli decisionali ed esecutivi, in ogni contesto operativo
ed ambito geografico.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse della Fondazione può giustificare comportamenti, da
parte dei suoi dipendenti o collaboratori, in violazione di tali norme.
4.2. Rapporti con gli iscritti
L’interesse degli iscritti alla Fondazione rappresenta l’obiettivo principale delle attività svolte.
I rapporti intrattenuti con gli iscritti devono essere basati sulla lealtà, correttezza, integrità e
trasparenza, caratterizzati da cortesia e competenza, in modo da rafforzare la fiducia posta sulla
Fondazione e da creare le condizioni affinché la partecipazione degli iscritti alle decisioni di loro
competenza sia diffusa e consapevole. Fondazione Enasarco, inoltre, si adopera affinché le
performance economico/finanziarie siano tali da salvaguardare ed accrescere il valore delle loro
quote, al fine di rispondere adeguatamente alla fiducia in essa riposta.
Con riferimento alle scelte di investimento, la Fondazione valuterà sempre attentamente la solidità
degli investimenti finanziari effettuati, in considerazione degli interessi e delle esigenze dei propri
iscritti. La Fondazione si impegna ad essere al servizio degli iscritti anche per quanto concerne
l’erogazione tempestiva delle prestazioni, mettendo a disposizione tutto il bagaglio tecnico e
professionale richiesto.
4.3. Rapporti con la Banca Depositaria
Fondazione Enasarco seleziona la Banca Depositaria cui rivolgersi in base a criteri legati alla
qualita', intesa anche come rispondenza del fornitore ai parametri etici espressi nel presente
Codice, e alla competitivita' nell' offerta dei servizi e dei prodotti. La Fondazione esclude l'
eventualita' che siano assegnati incarichi di gestione finanziaria a soggetti riconducibili alla Banca
Depositaria.
4.4. Rapporti con i gestori del patrimonio
Fondazione Enasarco seleziona i soggetti a cui affidare incarichi di gestione finanziaria in base a
criteri legati alla qualità, intesa anche come rispondenza del fornitore ai parametri etici espressi nel
presente Codice, e alla competitività nell’offerta dei servizi e dei prodotti.
Nella scelta del/dei gestore/i del patrimonio, Fondazione Enasarco opera con il fine di conseguire il
massimo vantaggio per i propri iscritti, nel rispetto della qualità del servizio e assumendo
comportamenti non discriminatori.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
6
La Fondazione, al fine di migliorare il servizio offerto ai propri iscritti, si impegna a definire
standard quantitativi e qualitativi dei servizi esternalizzati, a valutare l’adeguatezza delle
procedure e delle risorse impiegate dal fornitore di servizi, nonché a verificarne ed analizzarne
l’attività gestionale ed i flussi informativi.
In particolare la Fondazione richiederà al/ai gestore/i selezionato di rispettare almeno i seguenti
parametri:
• Tutela del cliente: Il gestore deve tutelare l’interesse dell’investitore svolgendo l’attività di
gestione di patrimoni con correttezza, onestà, trasparenza e professionalità, avendo sempre
come obiettivo la salvaguardia degli interessi dei clienti.
• Soddisfazione del cliente: Il gestore deve considerare fondamentale mantenere elevati
standard di qualità dei propri servizi e massimizzare la soddisfazione della clientela. Le
procedure interne e le tecnologie informatiche utilizzate devono supportare queste finalità,
anche attraverso un continuo monitoraggio della clientela stessa. Il gestore, nell’avviare
relazioni commerciali con nuovi clienti, nella gestione di quelle già in essere e nella scelta degli
strumenti finanziari in cui investe, tener conto delle informazioni disponibili, deve evitare di
intrattenere rapporti con soggetti implicati in attività illecite, in particolare connesse al
riciclaggio, al terrorismo o alla criminalità organizzata, alla produzione di armi di distruzione di
massa (mine antiuomo, bombe cluster, armi nucleari), alla violazione delle convenzioni sui
diritti umani, alla violazione di convenzioni ambientali e, comunque, con persone prive dei
necessari requisiti di serietà ed affidabilità commerciale.
• Indipendenza: Il gestore deve mantenere un’assoluta indipendenza nell’espletamento della
propria attività.
• Correttezza: Il gestore deve improntare la propria attività alla massima correttezza nei
confronti del mercato e dei concorrenti.
• Imparzialità: Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i terzi (l’individuazione dei propri
interlocutori, i rapporti con gli azionisti, la gestione del personale o l’organizzazione del lavoro,
la selezione e la gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le istituzioni che
la rappresentano), Il gestore deve evitare ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla
sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze
religiose dei suoi interlocutori.
• Onestà: Nell’ambito della propria attività professionale, i dipendenti ed i collaboratori del
gestore sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il Codice e i regolamenti interni.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse del gestore può giustificare una condotta non
onesta; anche per questo deve essere rifiutata qualsiasi forma di beneficio o regalo, ricevuto
od offerto, che possa essere inteso come strumento volto ad influire sulla indipendenza di
giudizio e di condotta delle parti coinvolte.
• Conflitti di interesse: Nella conduzione della propria attività il gestore deve evidenziare le
situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano in conflitto di interesse, reale o anche
soltanto potenziale, ed assumere le necessarie iniziative, perché le stesse si sviluppino in
stretta aderenza al dettato normativo. Nel caso in cui il gestore si trovi nondimeno ad operare
in situazioni di conflitto di interesse esso si attiene, oltre al rispetto delle normative che
disciplinano la relativa fattispecie, anche al principio della trasparenza inteso come preventiva
enunciazione del conflitto e successiva comunicazione dei termini essenziali dell’operazione.
• Riservatezza: Il gestore deve assicurare la riservatezza delle informazioni in proprio possesso,
in conformità alle disposizioni di legge. I dipendenti ed i collaboratori del gestore sono tenuti a
non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria attività.
• Trasparenza delle informazioni: I collaboratori ed i dipendenti del gestore sono tenuti a dare
informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate.
• Qualità dei servizi e dei prodotti: Il gestore deve indirizzare le proprie attività ad elevati
standard di qualità.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
7
•
•
Integrità e tutela della persona: Il gestore deve impegnarsi a tutelare l’integrità morale dei
dipendenti e collaboratori garantendo loro il diritto a condizioni di lavoro rispettose della
dignità della persona.
Leale concorrenza: Il gestore deve tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da
comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante.
4.5. Rapporti con gli altri fornitori
Fondazione Enasarco seleziona i propri fornitori ed assume le decisioni relative alle condizioni di
acquisto dei beni e servizi sulla base di procedure chiare e trasparenti, ispirate a criteri di
obiettività, imparzialità ed equità.
In fase di valutazione delle offerte, la Fondazione privilegia le aziende fornitrici impegnate nel
rispetto delle norme vigenti afferenti la sicurezza sul posto di lavoro, la salvaguardia e la tutela
dell’ambiente, la tutela del diritto alla riservatezza, nonché nel rispetto delle norme di
comportamento etico.
Fondazione Enasarco si impegna, inoltre, a costruire relazioni commerciali con i fornitori sempre
improntate alla massima correttezza e trasparenza. Pertanto, nei rapporti con i fornitori, non sono
ammesse pressioni tali da favorire un fornitore a svantaggio di un altro o della Fondazione stessa.
4.6. Rapporti con le risorse umane
4.6.1. Selezione del personale
Fondazione Enasarco, in considerazione degli interessi dei propri iscritti, riconosce come di
fondamentale importanza attrarre, trattenere e far crescere persone con elevate qualità.
In tale ottica, la Fondazione conduce politiche di selezione del personale volte a far sì che i profili
delle risorse acquisite corrispondano alle esigenze rilevate, evitando favoritismi e agevolazioni di
ogni sorta.
I criteri essenziali per la valutazione del personale si fondano sul riconoscimento dei risultati
raggiunti, sulle potenzialità professionali e sulle competenze espresse da ognuno, senza
discriminazione alcuna circa la sfera privata e le opinioni personali.
4.6.2. Gestione del personale
Fondazione Enasarco si adopera per promuovere la crescita professionale delle proprie risorse
umane esprimendo le relative valutazioni coerentemente con i principi di competenza, imparzialità
ed in modo costruttivo.
La Fondazione, nel definire le remunerazioni ed i benefit, terrà in considerazione la qualità delle
prestazioni fornite ed i valori correnti di mercato.
Il personale della Fondazione deve assicurare l’adempimento delle prestazioni richieste e deve
espressamente impegnarsi a rispettare la normativa ed i regolamenti vigenti, nonché le procedure
ed i regolamenti interni. In particolare, il personale deve prestare la sua attività lavorativa con
impegno e responsabilità, nel rispetto dei principi di buon andamento dell'attività della Fondazione,
definiti nel Codice di Comportamento del Regolamento del Personale.
La Fondazione salvaguarda il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di
formazione e/o di riqualificazione professionale.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
8
La Fondazione valorizza il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con
l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.
Nell’instaurazione e gestione dei rapporti con i dipendenti e collaboratori la Fondazione si impegna
a fare in modo che l’autorità gerarchica sia esercitata con equità e correttezza evitando ogni
abuso.
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico,
prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente
Codice.
Non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il
Codice, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di
ciascuno.
4.6.3. Formazione in materia di principi etici
Il personale della Fondazione deve espressamente impegnarsi a rispettare il presente Codice Etico.
Al fine di garantire un impegno consapevole da parte delle proprie risorse umane, Fondazione
Enasarco conduce un’adeguata attività di formazione e comunicazione mirata alla conoscenza dei
contenuti e delle previsioni del Codice Etico e differenziata in base al ruolo dei destinatari.
Ciascun dipendente è, inoltre, tenuto a collaborare alla diffusione e all’aggiornamento del Codice
mediante opportune segnalazioni ai vertici della Fondazione ed all’Organismo di Vigilanza.
4.6.4. Conflitti di Interesse
Il personale della Fondazione deve assumere ogni decisione nell’interesse della propria struttura di
appartenenza, evitando qualsiasi situazione di conflitto di interessi tra attività economiche
personali o familiari e mansioni ricoperte.
Fondazione Enasarco si impegna a mettere in atto strumenti idonei al fine di prevenire eventuali
situazioni di conflitto di interesse. Inoltre, la Fondazione ha affidato all’Organismo di Vigilanza il
compito di identificare o ricevere segnalazioni relative a qualsiasi violazione commessa.
Tutti i dipendenti sono tenuti a portare tempestivamente a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza
tutte le situazioni di conflitto di interesse insorte, o anche solo potenziali, affinchè possano essere
effettuate le opportune valutazioni.
4.6.5. Sicurezza e salute
Enasarco garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi dipendenti e collaboratori, svolgendo la
propria attività in condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri
e salubri, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul
lavoro e protezione dei lavoratori.
Enasarco si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori una cultura della
sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da
parte di tutti i lavoratori.
Ogni dipendente o collaboratore che, nello svolgimento della propria attività lavorativa, venga a
conoscenza della commissione di atti o comportamenti che possano favorire la lesione della
incolumità personale deve, salvo gli obblighi di legge, informare tempestivamente l’Organismo di
Vigilanza.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
9
4.6.6. Tutela della privacy
La privacy dei dipendenti e collaboratori della Fondazione è tutelata secondo standard che
specificano le informazioni che l’impresa richiede al collaboratore e le relative modalità di
trattamento e conservazione. Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi
previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso
dell’interessato e stabiliscono le regole per il controllo, da parte di ciascun dipendente, delle norme
a protezione della privacy.
La Fondazione non effettua alcuna indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in
generale, la vita privata dei collaboratori e dipendenti.
Tutti i dipendenti sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi
all’esercizio della propria attività professionale.
In tale ottica, i dipendenti devono astenersi dal fornire informazioni riservate a persone non
autorizzate, compresi amici e familiari, e a divulgare notizie su documenti, sul know how, sui
progetti, sulle operazioni e, in generale, su tutte le informazioni apprese in ragione della propria
funzione lavorativa.
4.7. Rapporti con i collaboratori esterni
Il comportamento dei collaboratori esterni della Fondazione Enasarco deve essere improntato a
valori di correttezza, buona fede e rispetto della normativa vigente.
Fondazione Enasarco si impegna a rendere edotti i collaboratori esterni delle previsioni contenute
nel presente Codice Etico richiedendo loro di aderire alle previsioni per iscritto. Nei contratti con i
collaboratori esterni è inserita un’apposita clausola risolutoria da applicarsi in caso di mancata
osservanza dei principi etici enunciati nel presente Codice.
4.8. Delega di poteri di gestione
Qualora Fondazione Enasarco si avvalga della facoltà di delegare poteri di gestione, nei settori
che richiedono competenze specialistiche, a soggetti esterni, al fine di usufruire di loro specifiche
professionalità - nei limiti previsti dalla legge, dalle disposizioni delle Autorità di Vigilanza e dallo
Statuto- essa deve richiedere al delegato il rispetto delle prescrizioni contenute nel presente
Codice.
4.9. Trasparenza, completezza e tracciabilità informativa
Fondazione Enasarco assicura piena trasparenza e completezza nella predisposizione di
comunicazioni, prospetti ed avvisi diretti alle Pubbliche Autorità, al mercato, agli iscritti, ai
fornitori ed ai propri dipendenti e collaboratori.
Le azioni e le operazioni della Fondazione hanno un’adeguata registrazione e ne deve essere
possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.
Per ogni operazione vi è un adeguato supporto documentale, al fine di poter procedere, in ogni
momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni
dell’operazione e che consentano di individuare chi ha autorizzato, effettuato, registrato e
verificato l’operazione. A questo scopo i suoi dipendenti, collaboratori e fornitori sono tenuti a
dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che,
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
10
nell'impostare i rapporti con la Fondazione, tutti gli stakeholder siano in grado di prendere
decisioni autonome e consapevoli, potendo valutare gli eventuali interessi coinvolti, le alternative
e le conseguenze rilevanti.
5. Rapporti con le istituzioni e le autorità di controllo e vigilanza
I rapporti con le istituzioni e le autorità di controllo e vigilanza sono riservati esclusivamente alle
funzioni aziendali a ciò delegate e vanno improntati alla massima trasparenza, chiarezza e
coerenza, evitando comportamenti dai quali possano dedursi tentativi di influenzare
impropriamente e/o indebitamente l’attività e le opinioni dei soggetti istituzionali privati e pubblici
con i quali si intrattengono relazioni a vario titolo.
Non sono ammessi omaggi ed atti di cortesia (oggetti, servizi, prestazioni o favori) verso o da
pubblici ufficiali, funzionari, dirigenti e dipendenti dello Stato o esponenti governativi.
Tali principi sono da ritenere inderogabili per gli amministratori, i dipendenti, i fornitori e i
collaboratori esterni e vincolano al loro rispetto a prescindere dall’impatto sul patrimonio e
operatività della Fondazione.
Le comunicazioni della Fondazione verso l’esterno devono essere veritiere, chiare, trasparenti, non
ambigue o strumentali, nonché omogenee, complete, e conformi alle strategie e politiche della
Fondazione. Il personale non deve rilasciare a qualsiasi titolo dichiarazioni formali o informali verso
l’ambiente esterno senza preventiva autorizzazione del Responsabile della funzione competente e
del Vertice della Fondazione.
6. Rapporti con la stampa e comunicazione
Fondazione Enasarco riconosce il fondamentale ruolo informativo svolto dai Media verso il pubblico,
in generale, e gli investitori, in particolare. A tale scopo, si impegna a collaborare pienamente con
tutti gli organi di informazione, senza discriminazioni, nel rispetto dei reciproci ruoli e delle
esigenze di riservatezza commerciale, al fine di rispondere con tempestività, completezza e
trasparenza alle loro esigenze informative.
La comunicazione, svolta esclusivamente dalle funzioni aziendali a ciò delegate, copre un ruolo
centrale di coordinamento e di indirizzo, affinché sui vari temi strategici la posizione ufficiale della
Fondazione sia espressa in maniera completa, chiara e coerente.
La Fondazione riconosce l’importanza della Comunicazione Interna aziendale, quale strumento di
condivisione delle informazioni istituzionali e veicolo motivazionale nei confronti del Personale.
E’ fatto divieto a qualsiasi dipendente e collaboratore rilasciare dichiarazioni alla stampa se non
previa autorizzazione del Direttore Generale o del Presidente del Consiglio di Amministrazione.
7. Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali ed
associazioni
Fondazione Enasarco non finanzia partiti in Italia o all'estero, loro rappresentanti o candidati, né
effettua sponsorizzazioni di congressi, feste o manifestazioni che abbiano un fine esclusivo di
propaganda politica. Si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici (ad
esempio, tramite concessione di strutture, accettazione di segnalazioni per le assunzioni, contratti
di consulenza).
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
11
Inoltre, Fondazione Enasarco non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un
conflitto di interessi quali ad esempio sindacati, associazioni di datori di lavoro od altre
associazioni.
8. Contributi e sponsorizzazioni
I contributi e le attività di sponsorizzazione che, a titolo esemplificativo e non esaustivo, possono
riguardare la cultura, il sociale, l’ambiente, lo sport, l’arte, devono essere destinati solo ad eventi
ed organismi che offrano garanzie di qualità e correttezza, e nei cui confronti è da escludersi ogni
forma di condizionamento che possa alterare l’ordinata, efficace ed efficiente operatività della
Fondazione e/o pregiudicare il rispetto del presente Codice Etico.
9. Regali, doni e benefici
Gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori esterni ed i fornitori non possono, direttamente o
indirettamente, promettere o ricevere da chiunque, in qualunque caso e pur se soggetti a illecite
pressioni, dazioni di denaro, regali, doni, omaggi, servizi e benefici vari nell’ambito delle attività o
interessi della Fondazione.
Regali, omaggi o altri benefici non possono essere accettati o offerti nei rapporti con i terzi, salvo,
in via eccezionale, quelli che abbiano carattere simbolico e di modesto valore, ascrivibili ad atti di
cortesia nell’ambito di corretti rapporti economici od istituzionali.
Gli amministratori e i dipendenti della Fondazione Enasarco che ricevano regali o benefici di vario
genere non rientranti nelle tipologie consentite devono assumere ogni opportuna iniziativa al fine
di rifiutare detti omaggi ed informare tempestivamente il proprio superiore, l’Organismo di
Vigilanza ed il Vertice della Fondazione.
10. Tutela ambientale
L’ambiente è un bene primario che la Fondazione Enasarco s’impegna a salvaguardare
programmando le proprie attività ricercando un equilibrio tra iniziative economiche ed
imprescindibili esigenze ambientali, non solo nel rispetto della normativa vigente, ma anche
tenendo conto dello sviluppo della ricerca scientifica e delle migliori esperienze in materia.
11. Diffusione del Codice Etico
Fondazione Enasarco, al fine di garantire il rispetto delle norme e dei principi espressi nel presente
Codice Etico, si impegna alla diffusione di quest’ultimo, alla corretta interpretazione dei suoi
contenuti ed alla messa a disposizione di ogni possibile strumento che favorisca la piena
applicazione dello stesso.
A tal fine, Fondazione Enasarco richiede a ciascun dipendente, collaboratore esterno o fornitore di
firmare una dichiarazione di conferma dell’avvenuta presa conoscenza del Codice e di impegnarsi
per iscritto a rispettare le previsioni in esso riportate.
Le prescrizioni del presente Codice Etico saranno oggetto di periodiche iniziative di formazione e
sensibilizzazione rivolte a tutti i soggetti cui è destinato.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
12
Il presente Codice Etico è diffuso anche mediante il sito internet della Fondazione in cui è messo a
disposizione in una sezione dedicata.
12. Segnalazione delle violazioni
Ogni violazione dei principi e delle prescrizioni enunciate nel presente Codice Etico da parte di
amministratori, dipendenti, collaboratori, fornitori, altri soggetti tenuti al suo rispetto o da
chiunque rilevata, dovrà essere segnalata tempestivamente all’Organismo di Vigilanza.
Qualora le segnalazioni pervenute richiedessero un trattamento confidenziale e riservato,
Fondazione Enasarco, nel rispetto delle normative vigenti, si impegna a proteggere tale
caratteristica.
Tutti i destinatari del Codice Etico sono tenuti a riferire prontamente ogni violazione dei principi e
delle regole di condotta e di cooperare nelle investigazioni interne.
La Fondazione mette in atto tutte le azioni necessarie al fine di assicurare l’assenza di forme di
ritorsione, discriminazione o penalizzazione nei confronti dei segnalanti e si impegna, inoltre, ad
investigare in relazione ad ogni violazione dei principi e delle regole di condotta di cui venga a
conoscenza.
13. Provvedimenti
Le sanzioni, la cui applicazione prescinde da eventuali procedimenti civili o penali avviati presso
l’Autorità giudiziaria competente sono definite nell’ambito del Sistema Disciplinare adottato dalla
Fondazione.
Le competenti funzioni aziendali della Fondazione Enasarco, definiscono i provvedimenti in caso di
violazioni del Codice e ne curano l’attuazione. Eventuali violazioni dei precetti del Codice da parte
dei dipendenti della Fondazione saranno oggetto delle sanzioni disciplinari, proporzionate alla
gravità della violazione, previste dallo Statuto dei Lavoratori e dal Sistema disciplinare adottato.
Per quanto riguarda i Collaboratori esterni, ogni violazione è fonte di responsabilità contrattuale, e
come tale potrà essere sanzionata.
Per quanto concerne gli Amministratori e/o Sindaci, ogni loro violazione, ove non diversamente
previsto, potrà essere sanzionata, con misure proporzionali alla violazione, dal Consiglio di
Amministrazione e/o dal Collegio Sindacale.
Eventuali violazioni commesse dalle controparti contrattuali della Fondazione costituiranno nei casi
più gravi, giusta causa di risoluzione del rapporto ed in ogni caso saranno valutate dalla
Fondazione ai fini dell’instaurazione di futuri rapporti.
FONDAZIONE l
ENASARCO
VIA ANTONIOTTO USODIMARE, 31 - 00154 ROMA, ITALIA, TEL. (+39) 06.5793.1
WWW.ENASARCO.IT
13