Dipartimento delle RRUU senza carta L`automatizzazione dei

CAS O D I S U CC ES S O S T E P O V ER - GR UP PO R E WE
Dipartimento delle RRUU senza carta
L’automatizzazione dei
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DIPARTIMENTO DELLE RRUU
SENZA CARTA
L’AUTOMATIZZAZIONE DEI
Applicazione per la firma elettronica autografa con SAP Interactive Forms di Adobe
Nel dipartimento di Risorse Umane dei supermercati REWE sono finiti i tempi della compilazione a
mano dei moduli, del lento invio, della scansione, della stampa e della distruzione dei formulari
cartacei. Tutto ciò appartiene al passato, visto che i processi amministrativi tra i supermercati
REWE e le istallazioni centrali avvengono d’ora in poi elettronicamente attraverso l’EDPP (sigla
tedesca per il portale del personale di servizio del commercio al dettaglio). Grazie alla firma
elettronica di StepOver, i
documenti vengono firmati
direttamente nel sistema e
vengono
trasmessi
ed
elaborati elettronicamente in
poco tempo.
L’automatizzazione dei processi
La gestione centrale dei dati e la previsione dello scontro dei mezzi facilitano una gestione rapida ed
efficiente dei compiti di tutti i giorni del mondo commerciale. Nel caso di dichiarazioni di volontà o
conferme che richiedono una firma, l’uso dei fogli cartacei molte volte ostacola l’efficienza desiderata. Nel
caso specifico di REWE, prima di introdurre l’EDPP, il dipartimento di RR UU impiegava molte risorse per
gestire la documentazione.
Tutti i moduli importanti per le RR UU (ad es. il cambio dei dati esistenti, le richieste delle vacanze, gli
spostamenti, i cambi di gruppo, la riclassificazione o trasferimento, il cambio di salario ecc.) venivano
stampati su carta. I direttori dei supermercati e i dipendenti compilavano i moduli per iscritto per poi
firmarli. I moduli cartacei si inviavano per posta alla direzione territoriale dove passavano per vari
dipartimenti nel servizio di posta interno fino ad arrivare sulla scrivania del responsabile. Questi inseriva
manualmente i dati dei moduli cartacei nel sistema SAP HR e il modello firmato dopo averlo scansionato e
archiviato manualmente nel fascicolo personale elettronico del dipendente.
Oltre al ritardo causato dal percorso fisico che doveva fare il modulo durante lo svolgimento del processo,
molte volte si verificavano malintesi o c’era un’enorme necessità di chiarimento tra coloro che erano
coinvolti nel processo, per
via di moduli compilati in
modo erroneo, incompleti
o illeggibili, senza poi
menzionare
l’ulteriore
sforzo impiegato per la
correzione
durante
l’introduzione dei dati.
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Portale di Internet, moduli interattivi (Interactive Forms) e la firma elettronica come
nuovi componenti
Con il fine di ridurre il numero di errori, il tempo di svolgimento del processo e i relativi costi , il
dipartimento PKS (sigla in tedesco per i sistemi di informazione personale e contabilità) creò nell’estate del
2007 il progetto EDPP.
Sotto la direzione di
questo dipartimento, il
progetto si implementò
in modo concettuale e
pratico fino a ottenere
risultati.
Anche se l’obiettivo era
lo svolgimento del
processo elettronico, si
voleva conservare in
gran parte l’immagine
tradizionale di un
modulo cartaceo per i dipendenti. Inoltre, bisognava seguire i passi di approvazione necessari per il
processo di alcuni moduli così come l’incorporazione dei moduli PDF firmati elettronicamente nel fascicolo
personale elettronico a base di SAP Records Management.
Questi requisiti suggerivano l’applicazione dei moduli PDF interattivi, anche conosciuti come SAP
Interactive Forms di Adobe. Gli Interactive Forms offrono da una parte grande flessibilità nell’aiuto
all’utente per quanto riguarda i moduli e dall’altra parte facilitano anche una comunicazione di dati relativa
a questioni e persone con il sistema esistente di SAP.
Il processo ottimizzato in EDPP si realizza oggigiorno nel seguente modo: il direttore del supermercato si
registra nel portale di Internet di EDPP in cui selezione l’operazione corrispondente, così viene visualizzato il
modulo PDF rispettivo nel suo ambiente locale di SAP attraverso Adobe Reader. I dati si introducono nel
modulo PDF con l’aiuto del controllo di veracità, di valori proposti e l’elaborazione dei dati. Poi, il
dipendente firma il modulo compilato nel computer in un pad di firme. I pads di firme di StepOver captano
oltre all’immagine, i dati biometrici, cioè le caratteristiche individuali come ad esempio la pressione e la
velocità con cui si firma. Queste permettono l’identificazione del firmatario in caso necessario.
In quanto al software utilizzato, si tratta del PDF-Plugin di StepOver. Questo software supplementare per
Adobe Acrobat e Adobe Reader archivia nel modulo PDF in modo sicuro i dati biometrici della firma
catturata insieme alla somma di verifica del documento, creata dal modulo e dai contenuti dei campi. Le
manipolazioni nel modulo PDF firmato possono riconoscersi in modo affidabile attraverso la somma di
verifica. Dopo la firma, il sistema SAP trasmette automaticamente i moduli PDF alla direzione territoriale.
Dopo aver dato l’autorizzazione, il responsabile trasferisce i dati elettronici dei moduli PDF al sistema SAP
HR. Allo stesso tempo, il modulo PDF si archivia nel fascicolo personale elettronico in modo automatico.
Tutti i passi per cui un modulo doveva passare nel vecchio sistema da un’unità che si occupava del processo
(supermercato, direttore regionale fino al responsabile ufficiale) a un’altra per posta o servizio postale
interno, adesso li percorre senza perdita di tempo nel SAP Business Workflow.
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La firma elettronica sicura per i moduli interattivi
Le esigenze basiche di REWE che l’hanno spinta a optare per una una soluzione di firma elettronica erano
l’integrazione senza divergenze dell’uso dei SAP Interactive Forms, la forza di prova delle firme realizzate e
l’usabilità di tutti i giorni dell’azienda. I prodotti StepOver hanno convinto i responsabili in tutti gli aspetti.
“I campi per le firme si possono integrare immediatamente anche nei moduli interattivi esistenti senza
problema. Rare volte ho visto così poca necessità di istruzioni.”, dice Marc Elberskirch, di Sistemi di
Informazione di REWE, sul facile utilizzo del componente del software di StepOver.
L’integrazione della firma del pad nel modulo PDF si effettua attraverso la creazione dei campi di firma
nell’Adobe LiveCycle Designer. Le ulteriori possibilità di controllo e valutazione del plug-in facilitano un
processo automatico. “Anche il supporto tecnico, lo scambio di opinioni sull’impostazione del progetto, le
possibilità di soluzioni e la sua implementazione con StepOver sono state eccellenti”, aggiunge Elberskirch.
Il plug-in offre insieme al dispositivo di firme naturaSign Standard di StepOver una “firma elettronica
avanzata” in conformità con la direttiva dell’UE e con la legge tedesca di firma elettronica. Oltre a questi
requisiti, la soluzione di firma elettronica di StepOver offre la codifica di tutti i componenti rilevanti per la
sicurezza come somme di verifica e dati biometrici con sicurezza standardizzata in base a RSA 2048 bit.
Processo di inserimento e i suoi dati
Accompagnata dalla formazione per gli utenti, cominciò l’introduzione di EDPP nell’autunno del 2008 nella
regione di prove “Centro” con i primi 600 supermercati. Le prime esperienze mostrarono da subito effetti
chiari di ottimizzazione. Oltre al grande risparmio di carta e alla riduzione di spese d’invio, i processi adesso
si realizzavano in molto meno tempo, grazie all’eliminazione di molti passi manuali. La perdita di documenti
giustificativi e il costoso ripasso appartengo adesso al passato.
L’introduzione nelle altre regioni avvenne successivamente fino alla primavera del 2010. Più di 3.000
supermercati di REWE partecipano all’EDPP. “Il nuovo procedimento ha un’alta accettazione. Tutti i
partecipanti, sia nei supermercati che nelle direzioni territoriali, usano il nostro nuovo EDPP. “, afferma
Agnieszka Stang (Sistemi di informazione e contabilità delle RR UU di REWE). “Grazie alla trasparenza dei
processi, vengono fornite molte informazioni come ad esempio le valutazioni o lo stato di un processo, il
quale è accessibile e si
può consultare in ogni
momento. In generale,
si può osservare un
aumento considerevole
di efficienza in tutte le
aree.”
Visto
il
grande
successo, REWE ha
intenzione di offrire il
sistema anche ad altri
settori di distribuzione
del Gruppo per ridurre
così attraverso questo
modo ottimizzato di
lavoro tempi e costi in
tutto il gruppo.
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StepOver GmbH
Otto-Hirsch-Brücken 17
70329 Stuttgart
Il Gruppo REWE
Il Gruppo REWE è uno dei gruppi leader nel commercio e turismo in
Europa. Dalla sua fondazione nell’anno 1927, il gruppo aziendale
cooperativo ha aspirato a una crescita sostenibile a lungo termine. Più di
320.000 dipendenti lavorano in 16 paesi d’Europa per il Gruppo REWE –
con un volume di vendite di circa 50.000 milioni di euro. In Germania,
lavorano per il gruppo aziendale 210.000 persone in circa 10.000 centri –
dai supermercati, discount, grandi magazzini, passando per negozi
specializzati fino ad arrivare alle agenzie di viaggi. Il settore di
distribuzione dei supermercati REWE gestisce circa 3.300 negozi in
Germania. Questi rappresentano un bel supermercato con una buona
gamma di prodotti e offrono un ampio e vario assortimento di alimenti
freschi di alta qualità.
StepOver GmbH
StepOver GmbH è leader nel mercato europeo e su scala mondiale
nell’area della firma elettronica scritta. L’azienda con sede a Stoccarda
sviluppa e produce dispositivi per catturare le firme nella sua propria
fabbrica. Inoltre, con la sua gamma di software, offre integrazioni semplici
e applicazioni per fornire un sistema di firma elettronica scritta o
biometrica sicuro. Ogni anno, più di un milione di firme vengono
realizzate con soluzioni di firma elettronica di StepOver evitando lo
scontro di mezzi tra il processo elettronico di dati e la carta. I principali
vantaggi dell’applicazione sono il risparmio enorme che comportano, così
come la conservazione delle nostre risorse naturali.
Germania
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