il salto di qualità per rispondere ai nuovi scenari

WHITE PAPER
Gestione documentale: il salto di qualità per rispondere ai
nuovi scenari
Sponsored by: Ricoh
Leigh Worthing
Jacqui Hendriks
ottobre 2010
IDC EMEA, 389 Chiswick High Road, London, W4 4AE, U.K.
Tel.+44.20.8987.7100
www.idc.com
Il contesto
Negli ultimi anni i responsabili di molte delle più grandi aziende in tutto il mondo sono
stati costretti a introdurre una serie di misure di contenimento dei costi per far fronte
alla congiuntura economica che continua a disegnare scenari incerti. In molti casi, la
pressione alla riduzione dei costi è stata dettata dall'esigenza di supportare obiettivi di
crescita che le dinamiche attuali rendono più difficili da raggiungere. Quanto sono
sostenibili queste strategie? La mera contrazione dei costi finalizzata al
conseguimento di un valore per gli azionisti nel breve periodo lascia le imprese
esposte a rischi di perdita di produttività nel lungo termine.
Un approccio equilibrato al contenimento dei
costi
E' inevitabile che un approccio non equilibrato per la riduzione dei costi comporti seri
rischi per i fattori che determinano il successo di un'impresa, quali il livello di
produttività delle persone, l'efficienza organizzativa e il vantaggio competitivo.
Secondo IDC è importante che le aziende identifichino e migliorino i processi di
business chiave per conseguire maggiore produttività ed efficienza. Le imprese
dovranno inoltre essere preparate ad affrontare nuove sfide che il futuro riserverà e
che sono principalmente legate alle dinamiche del mercato del lavoro e alla gestione
del personale. Dal White Paper emerge come diverse importanti aziende europee
stiano percorrendo la strada dell’innovazione e raccogliendo i frutti di un approccio
nuovo alla gestione della miriade di processi e flussi di lavoro ad alta intensità
documentale, la linfa vitale delle organizzazioni del terzo millennio.
Cambiamenti demografici — Gestire
produttività ed efficienza
Per avere un'idea di cosa il futuro riserverà alle imprese che operano in Europa,
basta dare uno sguardo ai dati rilasciati dall' Unione Europea (EU) secondo i quali la
popolazione lavorativa (da 15 a 64 anni) diminuira` di 48 milioni tra il 2006 e il 2050.
La conseguenza più ovvia del fatto che il futuro mercato del lavoro vedrà un numero
minore di lavoratori è che le imprese per avere successo dovranno necessariamente
operare in maniera più efficiente. E' anche per questa ragione che, mano a mano che
tale scenario si configura, tra le priorità dei cosiddetti CxO delle aziende troveranno
sempre più spazio obiettivi di produttività ed efficienza. E' un passo obbligato
pertanto, secondo IDC, che le imprese per rimanere competitive ripongano attenzione
e competenze adeguate alla razionalizzazione e al miglioramento dei processi di
business.
La ricerca di informazioni – L'efficacia del
document management
La gestione efficiente delle informazioni è una sfida ben nota a tutte le imprese e la
sua importanza cresce nel tempo. La gestione di documenti e informazioni in formato
cartaceo non consente di cogliere le opportunità che la digitalizzazione garantisce:
condivisione, ricerca, analisi nell'ambito degli obiettivi di business. Un'indagine
condotta recentemente da IDC sui knowledge worker ha fatto emergere dati
allarmanti sulle inefficienze e sul tempo sprecato nel ricercare informazioni all'interno
delle aziende. Da questa analisi emerge che i knowledge worker perdono
mediamente 7,4 ore a settimana per operazioni di "ricerca di informazioni che poi non
si riescono a reperire" e per "elaborare informazioni raccolte da fonti diverse". Il
tempo perso in attività di questo genere può essere quantificato in circa 12.000 dollari
all'anno per impiegato (stima basata su una retribuzione media).
Servizi di stampa gestiti (MPS)
Nella fase post-recessione si è assistito in Europa a un crescente ricorso da parte
delle grandi imprese a iniziative di efficientamento dei costi, sviluppate con il supporto
di fornitori di servizi di stampa. I servizi di stampa gestiti (cosiddetti MPS – Managed
Print Services – acronimo che verrà anche utilizzato in questo documento)
rappresentano negli ultimi anni una delle aree di maggiore interesse e di crescita per i
fornitori di soluzioni di stampa, grazie ai benefici riconosciuti dalle aziende utenti.
Secondo IDC il mercato dei Servizi di Stampa Gestiti in Europa occidentale è previsto
in crescita a un tasso medio annuo del 10,1% nei prossimi 5 anni, passando dai 2,7
miliardi di dollari del 2009 ai 4 miliardi del 2014 (si veda il documento IDC "Worldwide
and U.S. Outsourced Print and Document Services 2010–2014 Forecast and
Analysis, IDC #224913, September 2010"). La crescita sarà guidata principalmente
dalla capacità dei fornitori di servizi MPS di garantire risparmi di costi consistenti, che
possono raggiungere il 30%.
Nota: IDC definisce un servizio di stampa gestito (MPS nella terminologia inglese)
come "un accordo contrattuale tra un'azienda utente e un fornitore nel quale
quest'ultimo si assume responsabilità di gestione dell'infrastruttura di stampa e delle
relative applicazioni. Il servizio viene offerto a fronte di un valore di gestione
concordato e di una serie di livelli di servizio predefiniti". Sulla base di questo
accordo, il parco di dispositivi di output viene affidato in Outsourcing al fornitore, che
si fa carico dei processi di valutazione e ottimizzazione (analisi dello stato attuale e a
tendere) e garantisce la gestione di hardware, software, consumabili e altri servizi di
supporto.
I Servizi di Stampa Gestiti evolvono oltre la pura infrastruttura di
stampa
La penetrazione dei Servizi di Stampa Gestiti nelle imprese europee ha superato il
22% e molte aziende hanno già avuto modo di misurare i benefici derivanti dalla
prima ondata di iniziative condotte in collaborazione con i fornitori. E' interessante
osservare, nello scenario attuale, quali ritorni le imprese potranno ottenere
dall'evoluzione dei servizi MPS. La sfida di questa evoluzione passa attraverso la
convergenza tra l'offerta dei fornitori e le esigenze del mercato. Il White Paper prende
in esame questi aspetti mettendoli in relazione ad alcuni elementi chiave che IDC
identifica in questo percorso:
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` Ottimizzazione dei processi documentali
` Gestione delle persone e del cambiamento
` Tecnologia e innovazione
L'indagine Europea di IDC
IDC ha condotto una ricerca a livello europeo intervistando interlocutori qualificati di
imprese di grandi dimensioni. Il campione totale è costituito da 477 aziende.
L'indagine IDC ha riguardato l'analisi dei fattori che stanno influenzando le dinamiche
di business delle imprese e dei percorsi che le aziende stanno seguendo per far
fronte alle sfide della gestione dei processi, della produttività, dell'efficienza. Punto
centrale dell'analisi sono i servizi MPS: sono state coinvolte sia aziende che hanno
già fatto ricorso a tali servizi, sia aziende che ne stanno valutando l'implementazione.
I manager coinvolti rivestono tutti un ruolo di decisore o co-decisore o comunque
hanno forte influenza sulle scelte relative al tema in questione. Lo studio è stato
condotto in nove nazioni (Austria, Belgio, Francia, Germania, Italia, Olanda, Spagna,
Svizzera, Regno Unito).
Efficienza e produttività: grande attenzione da parte dei decisori
aziendali
L'analisi IDC ha consentito alle imprese intervistate di esprimersi in merito alle
principali sfide di business in questo momento storico. I decisori aziendali hanno
evidenziato 3 principali fattori di preoccupazione:
` Raggiungere gli obiettivi economico-finanziari
` Migliorare focalizzazione ed efficacia dell'attività commerciale
` Incrementare la produttività delle persone
Fondamentalmente i responsabili delle aziende sono impegnati nella ricerca di aree
di miglioramento che possano supportare crescita di produttività e sviluppo. E'
interessante osservare come per le imprese italiane intervistate la percezione del
fattore "Migliore focalizzazione ed efficacia dell'attività commerciale" sia più sentito
rispetto alla media europea (segnalato dal 50% dei rispondenti rispetto al 29% dei
colleghi europei).
Dalla ricerca emergono anche una molteplicità di driver per gli MPS. Questi servizi
presentano una serie di specificità e, di conseguenza, un’offerta basata su
un’eccessiva standardizzazione e rigidità porta pochi benefici in termini operativi e di
costo. Il rischio è che le aspettative dei clienti vengano disattese. IDC suggerisce
pertanto alle imprese di valutare iniziative di questo genere in partnership con fornitori
che dimostrino le seguenti caratteristiche, considerate le più importanti dai rispondenti
a livello europeo:
` Competitività in termini di costo e ritorni per le imprese
` Capacità di delivery globale
` Esperienza.
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Ottimizzazione dei processi documentali
Accanto ai fattori di costo, i due driver più importanti che emergono dalla survey e che
guidano le scelte di adozione dei servizi MPS sono:
` Introduzione di cambiamenti nelle abitudini di stampa negli ambienti di lavoro
` Ottimizzazione dei flussi documentali dei processi di business aziendali
Si tratta di fattori, in particolare il secondo, che dimostrano la ricerca - da parte delle
imprese - di un miglioramento dei processi interni, inclusi i flussi ad alta intensità
documentale. Più in generale, le imprese hanno percepito che questo aspetto
dell'infrastruttura IT è ancora solo parzialmente esplorato e che i margini per il
recupero di efficienza e produttività sono elevati. Dalla ricerca IDC emerge inoltre
l'esigenza di servizi di consulenza qualificati da parte dei fornitori MPS, in grado di
indirizzare l'efficientamento dei processi documentali. Infatti, tra i componenti che gli
utenti ritengono importanti in un servizio MPS, l'offerta di "servizi di consulenza
nell'ambito dell'infrastruttura di riproduzione e di stampa" è risultata essere la più
significativa dopo le voci tipicamente associate alla gestione dell'hardware e dei
consumabili. Il punteggio medio attribuito al fattore "consulenza" è stato 6,5 in una
scala di valutazione crescente da 1 a 10. Questi risultati consentono di individuare
nelle competenze di gestione documentale e nell'ottimizzazione dei relativi processi
uno degli attributi che – al di là della pura razionalizzazione degli ambienti di stampa
– i fornitori MPS devono possedere per competere in questo nuovo scenario.
FIGURA 1
Driver per l’adozione di Servizi di Stampa Gestiti
Potrebbe indicare il livello di importanza che i seguenti fattori hanno nel sostenere l'adozione di
servizi MPS?
Punteggio medio
Riduzione dei costi nel lungo termine
Modificare le abitudini di stampa interne / Ridurre i
volumi di stampa
Riduzione dei costi nel breve-medio periodo (entro
6-12 mesi)
Razionalizzare il parco dei dispositivi di output /
Riduzione del numero di fornitori
Ottimizzazione dei processi di business documentali
Contribuire alla causa Green / Sostenibilità
Migliorare la sicurezza dei documenti
Estendere un altro contratto di servizio esistente
0
Per nulla importante
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4
6
8
10
Molto importante
Fonte: IDC's European MPS Survey 2010
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I requisiti per i Servizi MPS superano la pura gestione della stampa
Il 57% dei partecipanti alla survey IDC ha indicato che il supporto per l'acquisizione,
la scansione e la gestione dei documenti è un servizio tipicamente incluso – o che
dovrebbe essere compreso – in un contratto MPS. Quasi il 30% ha segnalato anche
la presenza, o l'opportunità della presenza, di servizi di archiviazione e gestione
documentale, di fatto rafforzando la crescente importanza attribuita al miglioramento
di questi processi.
Le aziende stanno inoltre riducendo il peso dell’archiviazione documentale
tradizionale in favore di sistemi di conservazione elettronica, vista anche la necessità
di rispettare le normative (compliance). Il 68% dei rispondenti ha indicato che i volumi
fisici sono in calo o stabili, mentre il 76% segnala una crescita dello storage digitale
negli ultimi 12 mesi, per rispondere a nuove o future policy e normative che hanno un
impatto sul business.
Razionalizzazione dei flussi documentali
Gestendo i documenti in modo efficace, le aziende possono inoltre estendere
l'accesso alle risorse dell'organizzazione, sia internamente sia nei riguardi di
dipendenti mobili, lavoratori a distanza e partner. Ciò permette tassi di risposta più
veloci, maggiore produttività dei dipendenti e collaborazione più facile tra i reparti e
tra partner e fornitori. I servizi basati sul Web sono visti come una possibilità a basso
costo per conseguire tutti questi vantaggi potenziali.
Dal punto di vista dello storage, la capacità di "alloggiare" i dati nel cloud è vista come
il secondo maggiore vantaggio dei servizi basati sul Web (punteggio medio di 7,14,
dove 10 è "molto vantaggioso"), dopo "applicazioni che riducono la necessità di
stampare".
Persone e cambiamento
Gestione del cambiamento
La capacità di "cambiare le abitudini di stampa" è per le imprese un driver importante
nel processo decisionale che porta all'adozione di un servizio MPS. L'indagine mostra
che la sua importanza viene valutata mediamente 6,5 su una scala da 1 a 10. Ciò
sottolinea il valore che le organizzazioni oggi attribuiscono alla capacità di gestire il
cambiamento in modo efficace, così da poter sfruttare pienamente i miglioramenti
della tecnologia e dei processi collegati.
La gestione del cambiamento migliora il ritorno sull’investimento e contribuisce a
generare ulteriore valore per il business grazie all'implementazione di procedure
efficaci e collaudate per la gestione del cambiamento stesso. IDC riconosce che per
le imprese è importante e vantaggioso scegliere fornitori di servizi capaci di porsi
come consulenti esperti nella gestione del cambiamento. Solo in questo modo le
organizzazioni possono veramente comprendere e influenzare le complesse modalità
con cui i lavoratori approcciano e svolgono il proprio lavoro.
Persone – Il comportamento dei dipendenti
Nell'adozione di servizi MPS può inizialmente non essere tenuta in adeguata
considerazione la sfida legata al coinvolgimento efficace dei dipendenti nelle nuove
strategie e processi documentali, piuttosto che aspetti quali la soddisfazione e
l'efficienza degli stessi. Ma, come è già stato osservato, la produttività dei dipendenti
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è una delle tre principali preoccupazioni per i responsabili, pertanto gli MPS potranno
essere implementati con successo solo se verrà gestito efficacemente l’impatto sulle
persone in modo da conseguire gli incrementi di produttività desiderati.
Una volta implementata una gestione efficace dell'infrastruttura documentale, uno dei
primi vantaggi legati ai dipendenti è la riduzione del tempo speso dal personale IT per
rispondere alle chiamate rivolte all'help desk. Per questo motivo IDC raccomanda
partnership con fornitori che propongano la gestione del servizio con un approccio
globale, al fine di cogliere pienamente i benefici. Il supporto help desk è una delle
componenti chiave del contratto di servizi MPS (con una media di 7,4, dove 10 è
"molto importante"), e il 25% degli intervistati ha identificato la riduzione delle
chiamate all'help desk come un vantaggio chiave degli MPS. Ciò consente infatti al
personale IT di liberarsi degli oneri gestionali e di concentrarsi sulle attività core e
business-critical.
Coinvolgimento dei responsabili aziendali
L'implementazione di servizi MPS non potrà essere efficace senza l'impegno dei
responsabili: questa consapevolezza deve essere diffusa in tutta l'organizzazione. I
fornitori di servizi MPS dovrebbero supportare con forza le comunicazioni interne
riguardanti l'implementazione e i conseguenti cambiamenti organizzativi. Per quanto
riguarda il successo dei servizi MPS, uno dei primi tre problemi o preoccupazioni è la
paura che ci possa essere un basso livello di accettazione / adozione da parte dei
dipendenti (con un punteggio medio di 6,6, dove 10 è "molto preoccupato"). Questa
paura si fa sentire maggiormente tra i decisori che attualmente stanno valutando un
contratto nell'ambito dei servizi gestiti (una media di 7,02, rispetto a 6,21 per quelli
che hanno già un contratto).
Il successo non può essere raggiunto senza l'attenzione alle persone. La gestione del
cambiamento è parte integrante del processo di implementazione e rimane un
elemento critico nell'arco dell'intera durata del contratto. I decisori nell'ambito IT
spesso valutano i potenziali fornitori di servizi con l'obiettivo di ottenere un impegno di
alto livello in tal senso. Ma i fornitori di servizi devono offrire anche un supporto
significativo al processo di gestione del cambiamento in termini di:
` Comunicazione del cambiamento: perché, quando e come
` Capacità di rispondere alle preoccupazioni e azioni a seguire
` Individuazione dei vantaggi per l'azienda e, in particolare, per i dipendenti
` Capacità di evidenziare l'allineamento con le policy aziendali (obiettivi e ideali
aziendali, focus sulla sostenibilità, maggiore efficienza dei processi e
collaborazione online)
Comunicazione interna
Un piano di comunicazione interna ha l'obiettivo di stabilire le policy documentali e di
stampa e di comunicarle nello stesso modo in cui sono state sviluppate dal cliente e
dal fornitore. Lo sviluppo corretto e l'implementazione del piano assicurano che le
aziende possano comunicare in modo efficace con i dipendenti, contribuendo a
promuovere e a massimizzare i risparmi operativi e riducendo al contempo il rischio di
rifiuto da parte dei dipendenti. Per i responsabili, la capacità di un fornitore di
garantire la soddisfazione degli utenti finali è estremamente influente nel processo di
selezione.
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L'indagine ha inoltre evidenziato cosa le imprese si aspettano dai fornitori di servizi in
relazione alla definizione e implementazione di un programma di gestione del
cambiamento. È fondamentale che un fornitore supporti le iniziative interne di
formazione (punteggio medio di 7,79, dove 10 è "molto importante") e fornisca
raccomandazioni su come avviare il cambiamento (punteggio medio di 7,62).
IDC ritiene che le imprese che non affrontano correttamente la gestione del
cambiamento, includendolo come pilastro centrale di ogni decisione strategica
sull'implementazione dei servizi MPS, corrono i seguenti rischi:
` Guadagni ridotti o scarsi in termini di produttività dei dipendenti
` Mancanza di governance
` Mancato raggiungimento di risparmi sui costi
` Barriere all'innovazione
` Scarsi miglioramenti nei servizi per il cliente finale
` Lentezza nella risposta alle esigenze dei clienti
Tecnologia e innovazione
L'implementazione di una tecnologia estesa per i servizi MPS può trarre vantaggio da
un approccio triplice basato su persone, processi e tecnologia. Non basta investire in
servizi MPS se non si considera il business nel suo complesso e non si comprende
chiaramente come questo debba adattarsi alle persone e ai processi. Tuttavia la
tecnologia rimane un elemento chiave della progettazione della soluzione, e il
successo dell'implementazione di servizi MPS è strettamente connesso all'utilizzo
delle migliori tecnologie.
Le imprese europee coinvolte nella survey hanno sottolineato l'importanza che
attribuiscono alla tecnologia, definendo i servizi guidati dalla tecnologia come una
componente chiave degli attuali contratti di servizi MPS. "Strumenti che consentono
la gestione dei dispositivi e la diagnostica a distanza" sono stati citati dal 65% degli
intervistati quando è stato chiesto quali servizi devono essere inclusi come parte di un
progetto di servizi MPS. Più di un terzo degli intervistati in Austria, Germania e Italia
hanno citato "innovazione/sviluppo di prodotto/servizio" come una delle principali
preoccupazioni, rispetto al 27% degli intervistati europei totali.
I servizi gestiti sono in chiara evoluzione
I seguenti punti mostrano come i servizi MPS stiano evolvendo, focalizzandosi su
processi, persone e tecnologia:
` Le aziende inizialmente beneficiano di una serie di vantaggi spesso non previsti,
come un minor numero di chiamate all'help desk e un minore consumo di
energia, che porta una riduzione delle emissioni di anidride carbonica.
` Le aziende passano ad affrontare altre sfide operative che consentiranno un
migliore accesso alle informazioni da parte dei dipendenti oltre che dei lavoratori
mobili e a distanza, coniugati con strumenti a supporto della produttività.
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` Il servizio gestito si evolve per aiutare le aziende a sviluppare valore per il
business e a guidare l'innovazione, creando un business più agile e una
differenziazione competitiva.
Nuove soluzioni e servizi avanzati
A prescindere da tecnologie mobili o per "stampare ovunque", l'indagine ha mostrato
che vi sono una serie di offerte e vantaggi aggiuntivi legati ai nuovi servizi avanzati
che sono ospitati o implementati su una tecnologia cloud. Le seguenti risposte sono
le più diffuse e sono classificate in una scala da 1-10, dove è 10 è "estremamente
vantaggioso per la mia attività":
` Applicazioni che hanno ridotto la necessità di stampare (7,53)
` Capacità di "alloggiare" dati virtualmente e non fisicamente (7,14)
` Accesso immediato alle tecnologie e funzionalità più recenti senza grandi
investimenti (7,03)
` Accesso alle risorse esteso ai lavoratori mobili / a distanza (6,79)
` Sistemi di condivisione con i partner per un accesso facile e rapido (6,77)
` Fornitura di modalità sicure per aumentare la capacità di elaborazione di moduli
(6,46)
Oltre ad essere più focalizzati sull'innovazione, i responsabili si preoccupano anche
delle questioni relative alla sicurezza (24% degli intervistati) e dalla necessità di
migliorarla per guidare l'adozione dei servizi gestiti in Europa. La sicurezza è
assolutamente la prima preoccupazione e le soluzioni per la sicurezza documentale
sono di fatto una componente importante del contratto quando si valuta
l'implementazione di servizi MPS.
Di seguito viene presentata l'esperienza di Marzotto Group, azienda italiana che ha
avviato una collaborazione proficua con Ricoh Italia relativamente alla gestione dei
processi di stampa e documentali.
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Caso studio: Marzotto Group
Protagonista di rilevanza mondiale nell’industria tessile, Marzotto Group è da oltre
170 anni sinonimo di ricerca e innovazione riuscendo a realizzare prodotti
all’avanguardia nel rispetto della artigianalità delle lavorazioni che garantiscono
valore aggiunto e affidabilità ai clienti di tutto il mondo.
Nello sviluppo del Gruppo l’Innovation Technology gioca un ruolo strategico
rappresentando una leva per la creazione di valore e un fattore abilitante del core
business. Per potersi concentrare su quest’ultimo e valorizzare le proprie competenze
il Gruppo ha deciso, nell’ambito delle scelte IT, di ricorrere all’outsourcing. Tra le aree
interessate vi è quella dei processi di stampa e di gestione documentale.
“L’obiettivo principale – spiega Vittorio Padovani, CIO and Supply Chain Manager
della società – era quello di realizzare un progetto di innovazione dell’ambiente di
stampa che fosse in grado di cambiare al variare delle esigenze. Ritroviamo nei
Managed Document Services tutti i vantaggi di costo, di servizio e di riduzione della
complessità tipici del nostro approccio all’outsourcing; il principale beneficio riguarda
la dinamicità con cui il progetto viene adattato alla nostra evoluzione. Questo anche
grazie alla reportistica dettagliata resa disponibile dall’applicativo @Remote sui
volumi e i costi di stampa a livello globale o di singolo dispositivo. Questa reportistica
ci consente di capire se vi siano colli di bottiglia oppure ulteriori aree di
ottimizzazione. Con l’introduzione dei Managed Document Services siamo riusciti, tra
l’altro, a ridurre l’impatto ambientale dei processi di stampa. A questi vantaggi si
aggiunge la possibilità di monitorare gli SLA stabiliti e di usufruire della consulenza e
del supporto continuo da parte del fornitore. L’iniziativa è in costante evoluzione: una
volta esteso a tutti gli stabilimenti italiani, esporteremo la nostra best practice anche
alle sedi estere del Gruppo. Grazie alla sua presenza globale, Ricoh ci garantisce
omogeneità di approccio metodologico e di servizio e questo è stato uno dei criteri
importanti nella scelta del fornitore, come anche la possibilità di realizzare un progetto
orientato all’innovazione, all’ambiente ed al miglioramento continuo”.
Sintesi
Dallo studio di IDC emerge in modo chiaro la tendenza, in crescita e ben
documentata, delle aziende europee a collaborare con i fornitori di servizi di stampa
con l'obiettivo di ridurre i costi, aumentare la produttività e migliorare l'efficienza
organizzativa. IDC ritiene inoltre che il mercato dei servizi MPS sia in rapida
evoluzione e si stia muovendo oltre le infrastrutture di output. Il business richiede ai
fornitori servizi estesi, per poter gestire e migliorare i complessi processi di business
ad alta intensità documentale.
L'indagine ha mostrato che le aziende dovrebbero prestare particolare attenzione alle
seguenti aree chiave per poter sfruttare il pieno potenziale dei servizi di stampa e
documentali gestiti:
` Ottimizzazione del processo documentale
` Gestione delle persone / del cambiamento
` Innovazione e tecnologia
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IDC sottolinea che le imprese dovrebbero esaminare approfonditamente queste aree
per valutare le capacità di un fornitore. L'incapacità di affrontare tutti questi elementi
chiave porterà le organizzazioni a non raggiungere tutti i vantaggi potenziali, e ciò a
sua volta potrebbe avere serie conseguenze sul successo futuro dell'attività.
Considerazioni riguardo i servizi MPS per le
aziende
Relativamente ai nuovi contratti di servizi MPS, IDC ritiene che sia essenziale trarre
vantaggio da una gestione proattiva e da una continua ottimizzazione dell'ambiente
documentale, per ottenere continue riduzioni nei costi e incrementi di produttività.
Come già sottolineato in precedenza in questo documento, ciò può essere ottenuto
modificando il contratto, focalizzandolo al di là del semplice consolidamento
dell’ambiente di stampa e portandolo verso i flussi documentali che sono cruciali per
la condivisione efficiente delle informazioni all'interno dell'azienda, dagli uffici ai
datacenter e oltre.
Parallelamente alla continua evoluzione dell'industria, i servizi di benchmark offerti dai
principali fornitori proporranno sempre più soluzioni innovative per soddisfare i
lavoratori a distanza, armonizzare i sistemi globali per la condivisione delle
informazioni, e migliorare le prestazioni ambientali dell'organizzazione.
IDC consiglia alle imprese di prendere in considerazione i seguenti punti quando si
valuta una partnership:
` Competenze documentali dimostrabili al di là della stampa
` Una vera e propria struttura di gestione dei servizi, comprese la fornitura di
servizi e la capacità di supporto ai servizi stessi
` Capacità consolidata di innovare e di guidare un miglioramento attraverso un
programma proattivo e continuo di consultazione
` Collocare persone e cambiamento al centro della strategia di implementazione
Informazioni sullo sponsor del White Paper
Ricoh Company Ltd. è leader tecnologico a livello globale, specializzato nel mercato
dei prodotti per ufficio e stampanti. Ricoh lavora con organizzazioni di tutto il mondo
per modernizzare gli ambienti di lavoro e ottimizzare l'efficienza documentale.
Con oltre 108.500 dipendenti in tutto il mondo, Ricoh opera in Europa, America, Asia /
Pacifico, Cina e Giappone. Ricoh Europe Holdings PLC è una società per azioni ed è
l’headquarter EMEA di Ricoh Company, con sedi a Londra e Amstelveen, in Olanda.
Nell'anno fiscale concluso il 31 marzo 2010, il fatturato delle attività EMEA è stato
superiore a 458,5 miliardi di yen (4,5 miliardi di dollari). Le vendite globali di Ricoh
Company sono state superiori a 2,016 miliardi di yen (21 miliardi di dollari) nell'anno
chiuso al 31 marzo 2010.
I servizi di gestione documentale (MDS) di Ricoh
L'approccio ai servizi di gestione documentale (MDS) di Ricoh rappresenta una
estensione ed una evoluzione dei servizi MPS, che affrontano le tre funzioni
fondamentali relative all'intero ecosistema della gestione documentale di input,
produzione e output. I servizi MDS di Ricoh mirano a semplificare i processi core
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business, concentrandosi su processo, persone, tecnologia e innovazione per creare
un percorso di continuo miglioramento.
Ricoh ha l'obiettivo di aiutare le organizzazioni a gestire e a sfruttare al meglio le
informazioni per migliorare i risultati del business, attraverso un approccio flessibile di
partnership. La gestione dei servizi è il pilastro fondamentale per governare il
programma dei servizi di stampa e documentali, con il supporto della consulenza di
esperti e anche di consolidate metodologie di progetto e di gestione del
cambiamento.
www.ricoh-europe.com
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