IDC Post Event Report

POST EVENT ROUND-UP
Going DIP: Document, Information & Process
management per l’impresa digitale
Sponsored by: Kofax
Fabio Rizzotto
Giugno 2015
IDC opinion
Parlare di digital, oggi nelle aziende, significa toccare una sfera che si fa sempre più grande
e strategicamente rilevante. Il futuro e le opportunità di crescita sono e saranno sempre più
nell’economia interconnessa e digitale. Già molti anni fa il concetto di “digital”, in forma
diversa, aveva iniziato ad affacciarsi relativamente al tema della gestione documentale,
con linee guida normative che hanno iniziato ad attribuire valore al “documento
informatico”, aprendo di fatti la strada alla dematerializzazione e, via via, alla
digitalizzazione dei contenuti. Quanta strada abbiamo fatto da allora? Nel nostro Paese
molta, grazie a una ricca legislazione in materia che si è nel tempo arricchita e ha permesso
di affrontare nodi molto complessi del workflow documentale, dall’acquisizione fino alla
conservazione, all’integrazione con la firma digitale, in ambito privato e nel settore pubblico.
Tuttavia nonostante i progressi, i processi “paperless” nelle aziende globali e italiane
rimangono spesso ancora un miraggio, mentre i meccanismi socioeconomici che ruotano
attorno a Mobile, Social, Cloud, impongono alle imprese adeguamenti e integrazioni ancora
più strutturati ed estesi, nell’ottica della “business process optimization”.
Il documento sintetizza le principali evidenze emerse nel corso della Conferenza “Going
DIP: Document, Information & Process management per l’impresa digitale”, organizzata da
IDC a Roma il 10 giugno 2015. Gli analisti IDC, insieme a Kofax, altri fornitori IT, keynote
ed esperti in materia giuridico-normativa si sono confrontati con decine di aziende
pubbliche e private per mettere a fattor comune le più recenti novità in tema tecnologico, di
regole, di governance della trasformazione digitale, con particolare attenzione alla sfera dei
processi documentali e di gestione di contenuti e informazioni.
Paper-to-Digital Document Process: sfide e opportunità tra Customer
Experience ed esigenze di efficienza interna
La trasformazione digitale porta con sè inevitabili complessità, legate il più delle volte alla
coesistenza tra “nuovo” e “vecchio”, che si relazionano non senza criticità.
Mentre le aziende si interrogano su come fare Customer Engagement nell’era digitale, nelle
stesse organizzazioni probabilmente parte dei processi che regolano i rapporti con il
mercato sono gestiti in maniera tradizionale. Secondo recenti indagini internazionali di IDC,
il 55% dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo. E l’attività di
trattamento e gestione dei documenti cartacei assorbe mediamente circa 3,6 ore a
settimana per ogni lavoratore.
Come sempre, l’impatto sui processi dipende dalla tipologia di workflow, dalla natura dei
documenti, dal peso che gli stessi hanno a seconda se sono parte attiva in un processo
piuttosto che confinati alla sfera della conservazione. Spinti dall’evoluzione normativa (basti
pensare in Italia all’entrata in vigore a Marzo 2015 dell’obbligo di fatturazione elettronica
per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione), in Italia e in Europa
gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi
interessanti (superiori all’8% fino al 2017, a partire da un valore di spesa previsto nel 2015
che supera i 1.100 Milioni di Euro).
Se uno dei driver risiede nella normativa, è indubbio che altri driver risiedono nella
necessità delle aziende di affrontare il tema della Customer Experience e in generale del
posizionamento sui mercati digitali da una prospettiva che abbracci anche la sfera dei
processi documentali, senza la quale gli sforzi di multi o omnichannel experience e le
iniziative di Customer Engagement rischiano di non risultare pienamente efficaci.
La “onsite survey” condotta durante la Conferenza IDC ha permesso di cogliere spunti
qualitativi che confermano ancora ampi spazi di miglioramento nella trasformazione “paperto-digital”. Il 40% dei rispondenti, infatti, dichiara che la percentuale di documenti cartacei
in entrata, prodotti o in uso in azienda e gestita tramite conversione “paper to
electronic/digital” è ancora oggi inferiore al 20% rispetto ai volumi totali (Figura 1).
Figura 1 – Percentuale di rispondenti suddivisi in base alla quota di
documenti cartacei sottoposti a conversione «paper-to-digital»
45%
40%
40%
35%
30%
25%
20%
16%
16%
16%
12%
15%
10%
5%
0%
< 20%
21%-40%
41%-60%
61%-80%
>80%
Fonte: #IDCDIP15, Onsite Survey, n=43
Affrontare in modo organico il tema della digitalizzazione dei processi documentali richiede
anche uno sguardo al Cloud e alle architetture open standard come modelli abilitanti, in
grado di fare un salto logico superando le barriere di accesso, condivisione, integrazione,
scalabilità, in risposta anche alla natura trasversale dei processi documentali.
L’evento IDC è stata anche un’occasione di confronto sull’evoluzione della legislazione di
riferimento per la digitalizzazione dei processi documentali, oltre che di riflessione su
aspetti di carattere culturale e sulle leve per superare logiche che ancora ostacolano
l’innovazione e la trasparenza dei processi organizzativi, con particolare attenzione al
sistema Paese e alla Pubblica Amministrazione.
Il contributo di esperti in materia giuridica ha permesso di osservare come il quadro
normativo Italiano sia particolarmente innovativo dal punto di vista della definizione di
regole e indicazioni per la completa digitalizzazione dei processi documentali, a partire
dalla formazione del documento, al workflow, alla conservazione a norma, all’applicazione
della firma elettronica in processi tradizionali e in mobilità.
Le difficoltà maggiori emerse non riguardano tanto la completezza delle regole normative,
quanto piuttosto la capacità delle organizzazioni, pubbliche e private, di tradurle in sinergia
con la revisione dei processi, operando poi in modo diverso rispetto al passato (Change
Management), per evitare non soltanto inefficacia dei processi di digitalizzazione
documentale, ma anche rischi di “non conformità” nel trattamento degli stessi.
Come evidenziato nel corso della giornata, cambiamento e innovazione si realizzano
sempre più attraverso partnership a valore tra clienti e fornitori tecnologici. L’evento IDC ha
visto, tra gli altri, il contributo di Kofax che ha portato la propria visione sul valore che i
processi documentali rivestono in tema di Customer Experience e Mobile economy.
Se nuovi processi nascono nativamente digitali, è altrettanto vero che automatizzare molti
altri processi che corrono tra backend e front end si scontra con una serie di sfide, di natura
organizzativa, di processo, tecnologica, di eterogeneità di documenti, formati e
informazioni.
In molte attività del front-end e in generale nel rapporto con i clienti, per molte aziende
pubbliche e private il cosiddetto “punto di origine” del processo ha insita una componente
documentale. Automatizzare i processi documentali fin dalle fasi di acquisizione (First
Mile™) è secondo la visione Kofax uno dei presupposti per coniugare miglioramento del
servizio e customer experience da un lato, governance, integrazione ed efficienza dei
processi interni dall’altro. I casi pratici presentati hanno permesso di osservare alcune
esperienze ed ambiti in cui il valore delle tecnologie di acquisizione e processing - tramite
ad esempio dispositivi mobili - può concretamente rappresentare il collante tra il mondo
digitale e l’articolato e complesso workflow documentale interno alle aziende, creando
quindi le condizioni per portare i concetti di real-time in contesti finora meno esplorati.
Questo obiettivo si realizza per Kofax attraverso una piattaforma che mette a disposizione
un ambiente collaborativo in grado integrare processi end-to-end e ottimizzare la gestione
delle informazioni non strutturate.
Conclusioni
L’affermazione dell’era digitale non cancella ma trasforma il passato delle organizzazioni.
Vivere il presente e adeguarsi al futuro impone di portare il concetti di automation non solo
nel Datacenter, ma anche nel complesso mondo dei processi di business e documentali.
Sempre più, il “new buyer” viene coinvolto online e in mobilità con iniziative creative che
rischiano di creare una frattura nella percezione degli stessi, se confrontati con le
esperienze che gli stessi vivono a contatto con modalità tradizionali di gestione di altri
processi. Le aspettative di poter interagire in modalità real time da strumenti quali
smartphone, tablet è un requisito ormai imprescindibile per i clienti da un lato, e una leva di
adeguamento per le imprese nel nuovo scenario competitivo digitale dall’altro.
Chi è IDC
Fondata nel 1964, IDC (International Data Corporation) è la prima società mondiale specializzata in
ricerche di mercato, servizi di consulenza e organizzazione di eventi nei settori IT, TLC e
dell'innovazione digitale. Oltre 1.000 analisti in 110 Paesi del mondo mettono a disposizione a livello
globale, regionale e locale la loro esperienza e capacità per aiutare i professionisti IT, i dirigenti
aziendali e la community degli investitori a prendere decisioni tempestive ed efficaci su acquisti e
strategie di business. IDC fa parte del gruppo IDG, società leader a livello mondiale nel settore
dell’editoria, della ricerca e degli eventi in ambito tecnologico.
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