PO6.2b - Pasini

PO6.2b - Comunicazione interna – Diffusione Circolari
1. SCOPO: Assicurare adeguati processi di comunicazione all'interno dell'Istituto affinché:
• tutti possano disporre di informazioni/dati, necessari per la propria attività, completi e aggiornati;
• tutti siano incentivati a partecipazione alla vita scolastica;
• tutti siano sensibilizzati e motivati a fornire contributi per il miglioramento delle prestazioni della
qualità ed ambientali della scuola e per l’individuazione ed il raggiungimento di nuovi obiettivi;
• tutti possano ricevere tempestive e complete informazioni di interesse su convocazioni riunioni,
relativamente a attività scolastiche, iniziative varie, informazioni di carattere legislativo,
amministrativo ed organizzativo tramite tutti i canali di comunicazioni attivi nella scuola.
2. TIPOLOGIA: A tal fine, l’Istituto si avvale dei seguenti mezzi di comunicazione:
• riunioni interne, a vari livelli.
• comunicazioni scritte di vario genere (avvisi, circolari , ordini di servizio, ecc.)
• comunicazioni verbali
• modulistica
Le comunicazioni interne possono essere raggruppate, per la maggior parte, secondo le seguenti
tipologie fondamentali:
• Comunicazioni direzionali
• Comunicazioni interfunzionali o di processo
• Comunicazioni “di ritorno”
Comunicazioni direzionali
Sono informazioni generalmente fornite dalla Direzione o dalla struttura a livello direttivo, che
vengono diffuse al personale interessato con vari mezzi (riunioni, comunicazioni scritte o verbali,
formazione).
Momenti tipici in cui si fa ricorso alla comunicazione direzionale sono: la diffusione della Politica per
la qualità, la definizione ed attribuzione degli obiettivi, le attribuzioni di responsabilità o di ruoli al
personale, ecc.
Tra le comunicazioni direzionali sono comprese le comunicazioni emesse dal Gruppo Qualità EMAS.
Tali comunicazioni comprendono informative sulle prestazioni ambientali della scuola, sugli obiettivi e
sul loro raggiungimento, su progetti o iniziative significativi per la qualità o per l’ambiente. Le
comunicazioni del Gruppo EMAS possono essere distribuite tramite le infrastrutture sotto descritte o in
occasione di riunioni anche istituzionali (Collegi docenti, assemblee, Consigli di Istituto, ecc.).
La Direzione sostiene le comunicazione del Gruppo Qualità EMAS, ove opportuno le sottoscrive e
agisce per favorire la loro diffusione, comprensione e affinché sia attuato quanto comunicato.
Comunicazioni interfunzionali o di processo
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Sono le informazioni trasmesse tra funzioni o tra ruoli, nell’ambito dei processi dell’Istituto, in
procedure o in disposizioni interne ed esterne.
Comunicazioni “di ritorno”
Solitamente sono informazioni verso le funzioni direttive, inerenti il monitoraggio dei processi o il
raggiungimento degli obiettivi, oppure segnalazioni e proposte riguardanti la gestione didattica o
organizzativa dell’Istituto.
Tra le comunicazioni di ritorno sono comprese le richieste ed i suggerimenti provenienti da docenti,
personale ATA, allievi e famiglie attinenti aspetti ambientali della scuola, i suoi obiettivi o le sue
prestazioni. IL DS trasmette al GQA le comunicazioni relative alla gestione della qualità e
dell’ambiente
I componenti del Gruppo Qualità EMAS valutano le comunicazioni ricevute. Di norma la risposta
viene formulata dal Dirigente che conserva le registrazioni delle comunicazioni e delle eventuali
risposte.
3. INFRASTRUTTURE PER LA GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI:
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•
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•
•
posta elettronica;
sito web;
Software gestionali;
comunicazioni scritte;
sale riunioni ;
Bacheche – Albi - Raccoglitori
4. RESPONSABILI: Leadership ( Dirigente scolastico, Collaboratori del Dirigente, Figure
strumentali, DSGA, Coordinatori di classe e di dipartimento); Referenti di progetto; Subconsegnatari;
RSSP; Segreteria didattica e amministrativa.
5. PROCEDURE DIFFUSIONE COMUNICAZIONI SCRITTE:
1. La comunicazione scritta, se rivolta solo al personale ATA è redatta dal DSGA; in caso
contrario dal Dirigente Scolastico.
2. Su indicazione del Dirigente o del DSGA, la Segreteria stila la circolare o l’avviso, le
comunicazioni scritte.
3. Ogni circolare viene numerata,datata e messa alla firma del D.S. o del DSGA: essa può essere
indirizzata alle varie componenti scolastiche . Dopo la firma il documento viene inviato in
stamperia per la tiratura delle copie necessarie alla diffusione.
4. Se la comunicazione scritta ( avviso,circolare, convocazione) è indirizzata ai docenti o al
personale ATA, la diffusione avviene tramite:
- copia alla firma per presa visione ( si allega elenco docenti);
- copia agli albi studenti e genitori se la comunicazione è p.c. alle componenti indicate;
5. copia in apposito raccoglitore in sala docenti o raccoglitore ATA presso il centralino.
6. Se la circolare o altra tipologia di comunicazione scritta è indirizzata agli studenti e/o alle
famiglie, viene letta integralmente alla classe da parte del docente in servizio,firmandola. Il
docente ,inoltre, firma l’apposito modulo di distribuzione delle circolari, per poi tornare alla
Segreteria per l’archiviazione. Il docente si assicura che gli studenti annotino sul libretto quanto
indicato nella comunicazione per p.v. da parte dei genitori. Il coordinatore di classe, il giorno
dopo, verificherà se i genitori hanno firmato..
7. In caso di comunicazione che tratti argomenti di particolare importanza o cambiamenti agli
orari e di cui si rende necessario avere la certezza che la famiglia sia stata avvisata, la
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comunicazione riporta in calce un cedolino che i genitori devono compilare e firmare per presa
visione. Il coordinatore di classe o il docente delegato cura la raccolta dei cedolini e li
riconsegna in Segreteria didattica.
8. I soggetti della Leadership, i referenti di progetto, RSSP, subconsegnatari possono dar luogo a
comunicazioni dopo aver avuto l’autorizzazione dall’ufficio di presidenza.
9. Qualora le comunicazioni trattassero argomenti che comportano impegni pomeridiani, che
coinvolgono il personale ATA, ne viene consegnata copia al DSGA per l’organizzazione del
lavoro.
10. L’originale di tutte le comunicazioni emesse, con eventuali allegati moduli firmati per presa
visione, sono archiviati in apposito raccoglitore presso la segreteria didattica.
11. Le comunicazioni verbali, indirizzate agli studenti e alle famiglie ,l’informativa sulla
pianificazione delle attività curricolari e delle verifiche sono trasmesse tramite il Registro
elettronico e possono essere anche trascritte sul libretto per p.v. da parte dei genitori. Il
coordinatore di classe, il giorno dopo, verificherà se i genitori hanno firmato
12. Le circolari e le comunicazioni di particolare rilevanza sono rese disponibili sul sito di istituto
Modifiche apportate al documento
data
Sintesi della modifica
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5 : Le modifiche recepiscono la volontà di attuare gli obiettivi e la Politica delle Qualità e
dell’ Ambiente : la documentazione è Archiviata su Server, e la comunicazione con
l’utenza si avvale del Registro elettronico ; ciò ha determinato la revisione delle relative
procedure; la comunicazione è stata affidata a circolari interne nel periodo di studio e
approvazione delle procedure
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