Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo

Transcript

Direzione Generale
per le politiche attive,
i servizi per il lavoro e la formazione
Fondo europeo di adeguamento alla globalizzazione
Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo e
delle procedure operative dell’Agenzia del Lavoro
della Provincia autonoma di Trento
Organismo Intermedio nell’ambito della domanda
EGF/2014/010 IT/Whirlpool
Indice
ELENCO DEI PRINCIPALI ACRONIMI E ABBREVIAZIONI UTILIZZATI ..............................................1
PREMESSA......................................................................................................................................................3
Obiettivi del documento ....................................................................................................................................4
Quadro normativo di riferimento......................................................................................................................5
PARTE PRIMA – DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO FEG
DELL’AGENZIA DEL LAVORO DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO..................................7
1.1.
ORGANIZZAZIONE DELL’AGENZIA DEL LAVORO DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI
TRENTO..............................................................................................................................................................7
1.2.
FUNZIONI E COMPITI ATTRIBUITI ALL’ALPAT, IN QUALITÀ DI ORGANISMO
INTERMEDIO DEL FEG.................................................................................................................................11
PARTE SECONDA – DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE OPERATIVE DELL’ALPAT PER
QUANTO RIGUARDA L’ATTUAZIONE DEGLI INTERVENTI FEG ......................................................16
2.1.
PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI PROGRAMMAZIONE................................16
2.1.1. PROGRAMMAZIONE DELL’INTERVENTO DA FINANZIARE MEDIANTE IL CONTRIBUTO DEL FEG.......16
2.2.
PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI GESTIONE ..................................................25
2.2.1. ATTUAZIONE DELLE MISURE ...............................................................................................................25
2.2.2. MONITORAGGIO DELLE MISURE .........................................................................................................42
2.2.3. GESTIONE DELLE IRREGOLARITÀ E DEI RECUPERI ............................................................................45
2.2.4. INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ DELLE INIZIATIVE ................................................................................55
2.3.
PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI CONTROLLO..............................................57
2.3.1. VERIFICA DI PRIMO LIVELLO SULLE OPERAZIONI ESEGUITE ..............................................................57
2.4.
PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI RENDICONTAZIONE ................................62
2.4.1. CHIUSURA DELL’INTERVENTO E RENDICONTAZIONE FINALE ............................................................62
I
Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo e delle procedure operative
dell’Agenzia del Lavoro della Provincia Autonoma di Trento
ELENCO DEI PRINCIPALI ACRONIMI E ABBREVIAZIONI UTILIZZATI
Accordo
Accordo tra il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e
l’Agenzia del Lavoro della Provincia Autonoma di Trento per
l’attuazione coordinata delle azioni riferibili al Programma di
interventi a cofinanziamento FEG EGF/2014/010 IT/Whirlpool di
data 19 marzo 2015
AdA
Autorità di Audit
AdC
Autorità di Certificazione
AdG
Autorità di Gestione
ALPAT
Agenzia del Lavoro della Provincia autonoma di Trento
AT
Assistenza Tecnica
AVCP
Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e
Forniture
ANAC
Autorità Nazionale Anticorruzione
CE
Commissione Europea
CE - DG Occupazione
Commissione Europea- Direzione Generale Occupazione, affari
sociali e inclusione
DG PASLF
Direzione Generale per le Politiche Attive, i servizi per il lavoro e
la formazione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
Domanda FEG oppure
Domanda FEG EGF/2014/010
Domanda FEG EGF/2014/010 IT/Whirlpool
FdR
Fondo di Rotazione istituito, ai sensi della legge n.183/1987,
presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze
FEG
GUUE
Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea
MEF – IGRUE
Ministero dell’Economia e delle Finanze - Ragioneria Generale
dello Stato – Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con
l’Unione Europea
MLPS
Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
MOP
Manuale operativo delle procedure
OI
Organismo Intermedio
OLAF
Ufficio Europeo per la Lotta Antifrode (Office Européen de la
Lutte Anti-Fraude) presso la Commissione Europea
PAT
Provincia autonoma di Trento
PCM – DPE
Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per le
Politiche Europee
Programma FEG
Intervento programmatico denominato “Insieme coordinato di
servizipersonalizzati per la rioccupazione dei lavoratori espulsi
dall’Impresa Whirlpool Europe S.r.l. di Trento – stabilimento di
Spini di Gardolo – e dal suo indotto” oggetto della domanda FEG
EGF/2014/010 IT/Whirlpool
1
dell’Agenzia del Lavoro della Provincia autonoma di Trento
Regolamento FEG
Regolamento (UE) n. 1309/2013 del Parlamento europeo e del
Consiglio del 17/12/2013 che istituisce il Fondo europeo di
adeguamento alla globalizzazione (FEG) per la durata del quadro
finanziario pluriennale dal 01/01/2014 al 31/12/2020
Si.Ge.Co.
Sistema di Gestione e Controllo
2
PREMESSA
Il Fondo europeo di adeguamento alla globalizzazione (FEG) per la durata del quadro finanziario
pluriennale dal 01/01/2014 al 31/12/2020 è stato istituito dal Regolamento (UE) n. 1309/2013 del
Parlamento europeo e del Consiglio del 17/12/2013 con l’obiettivo di fornire un adeguato sostegno
ai lavoratori in esubero in conseguenza di trasformazioni rilevanti nella struttura del commercio
mondiale, nei casi in cui tali esuberi abbiano un notevole impatto negativo sull’economia regionale
o locale in uno degli Stati Membri.
Il FEG è uno strumento accessibile a tutti gli Stati Membri ed è volto a fornire un aiuto individuale,
preciso e limitato nel tempo ai lavoratori considerati ammissibili ai sensi degli artt. 4 e 6 del
Regolamento n. 1309/2013 (Regolamento FEG). Nello specifico, il Fondo finanzia misure di
politica attiva del lavoro finalizzate al rapido reinserimento lavorativo dei destinatari, promuovendo
la progettazione e realizzazione di pacchetti integrati di servizi personalizzati.
Con nota prot. n. 40/0022748 del 18/06/2014, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
(MLPS) ha presentato alla Commissione Europea (CE), su proposta della Provincia autonoma di
Trento (PAT), una domanda di contributo finanziario del FEG in favore di:
-
Lavoratori della Società Whirlpool Europe S.r.l. di Trento di cui è stata richiesta
l’autorizzazione alla Cassa Integrazione Straordinaria Guadagni al Ministero del Lavoro
e delle Politiche Sociali, accordo sottoscritto con le Parti Sociali in data 4 febbraio 2014;
-
Lavoratori della Società Whirlpool Europe S.r.l. di Trento S.r.l. a tempo determinato che
hanno concluso il contratto senza alcuna possibilità di rinnovo nel periodo 10 dicembre
2013 – 31 marzo 2014
-
Lavoratori, delle aziende dell’indotto, a tempo determinato che hanno concluso il
contratto senza alcuna possibilità di rinnovo nel periodo 10 dicembre 2013– 31 marzo
2014 e lavoratori collocati in Cassa Integrazione Straordinaria Guadagni richiesta al
Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali nel periodo di riferimento nonché lavoratori
licenziati nel medesimo periodo.
L’importo complessivo previsto per la realizzazione delle misure personalizzate ammonta a €
3.150.000,00, di cui € 1.890.000,00 (pari al 60% del costo complessivo previsto) a carico del FEG.
La domanda, successivamente integrata con informazioni aggiuntive, le ultime delle quali sono
state fornite dal MLPS con nota prot. n. 39/0001994 del 17/10/2014, è stata ritenuta dalla CE
conforme ai requisiti di ammissibilità del FEG e con Decisione C(2014) 7864 final di data 28
ottobre 2014 è stato concesso il relativo contributo finanziario. Sempre in data 28 ottobre 2014, la
Commissione ha quindi adottato una proposta di decisione del Parlamento europeo e del Consiglio
relativa alla mobilitazione del FEG in favore della domanda EGF/2014/010 IT/Whirlpool
(COM(2014)0672). Con decisione del 17 dicembre 2014, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale
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dell’Unione Europea (GUUE) L8/14 del 15 gennaio 2015, il Parlamento europeo e il Consiglio
hanno concesso la mobilitazione del FEG in favore della domanda in oggetto (Domanda FEG).
Nelle more della decisione della Commissione, la Provincia autonoma di Trento ha avviato le prime
azioni riferite alla Domanda FEG rivolte ai lavoratori della Whirlpool Europe S.r.l.
Con Accordo del 19 marzo 2015, siglato tra il MLPS – Direzione Generale per le politiche attive, i
servizi per il lavoro e la formazione (DG PASLF) e l’ALPAT sono stati disciplinati i rapporti e gli
obblighi reciproci tra l’Autorità di Gestione (AdG) del FEG e l’Organismo intermedio (OI) PAT. In
particolare, l’art. 3 del citato Accordo prevede che l’OI del Programma FEG adotti un proprio
sistema di gestione e controllo (Si.Ge.Co.) tale da garantire un utilizzo efficace e corretto dei fondi
comunitari conformemente ai principi di sana gestione finanziaria, in conformità e coerenza con il
Si.Ge.Co. adottato dal MLPS e con i relativi manuali, notificati alla CE con note prot. n. 40/0002218
di data 29/09/2011 e prot. n. 40/0005840 di data 26/10/2011, per quanto riguarda l’AdG, l’AdC e
l’AdA.
Conformemente alle previsioni dell’art. 3 dell’Accordo del 19 marzo 2015, l’ALPAT ha infine
definito e adottato il proprio Si.Ge.Co. la cui descrizione è oggetto del presente documento.
Il documento si articola in due parti, a loro volta suddivise in capitoli e paragrafi.
La prima parte è dedicata alla descrizione del Si.Ge.Co. dell’ALPAT e fornisce informazioni
generali relative all’organizzazione della stessa nonché alle funzioni e ai compiti a questa attribuiti,
in qualità di OI della domanda EGF/2014/010.
La seconda parte illustra le procedure operative di cui l’ALPAT si è dotata per l’espletamento delle
funzioni ad essa assegnate per la programmazione, gestione e controllo dei contributi del FEG.
Obiettivi del documento
Lo scopo del presente documento è illustrare le linee guida del Si.Ge.Co. e le relative procedure
attuative adottate dall’ALPAT, nella sua veste di OI del Programma FEG, da finanziarsi a valere
sulla domanda EGF/2014/010.
Il documento, redatto conformemente alla normativa nazionale e comunitaria di riferimento e
tenendo conto delle specificità del contesto organizzativo e procedurale dell’ALPAT, illustra le
funzioni e i compiti attribuiti all’OI, in forza dell’Accordo di collaborazione stipulato con l’AdG,
definendone inoltre le relative procedure attuative. Esso risulta inoltre coerente con quanto previsto
nelle “Linee guida del Sistema di gestione e controllo dei finanziamenti previsti dal Fondo europeo
di adeguamento alla globalizzazione in Italia” adottate dal MLPS – DG PAPL e nei Manuali
operativi delle procedure (MOP) delle tre Autorità nazionali del FEG: Autorità di Gestione (AdG),
Autorità di Certificazione (AdC) e Autorità di Audit (AdA).
Il documento, fra l’altro, si pone l’obiettivo di fornire, a tutto il personale dell’ALPAT coinvolto
nell’attuazione e gestione del Programma FEG, le necessarie indicazioni operative per
4
l’esecuzione delle attività e il corretto adempimento degli obblighi previsti, con particolare
riferimento alle funzioni di:
−
programmazione delle iniziative;
−
gestione;
−
controllo;
−
rendicontazione.
Il presente documento è approvato con determinazione della Dirigente Generale dell’ALPAT n. 820
di data 31 luglio 2015, rivisto (a seguito della riorganizzazione della Provincia autonoma di Trento
avvenuta con deliberazione della Giunta provinciale n. 1685 di data 6 ottobre 2015) con
determinazione n. 1464 di data 18 dicembre 2015 e s.m. e opportunamente comunicato a tutto il
personale della stessa impegnato nell’attuazione e gestione del Programma FEG nonché
pubblicato sul sito internet .
II documento sarà aggiornato in concomitanza con eventuali cambiamenti che interverranno nelle
procedure di gestione e controllo. Ogni versione aggiornata sarà opportunamente registrata ed
archiviata con l’indicazione del periodo di validità e sarà fatta propria con determinazione della
Dirigente Generale dell’ALPAT e successivamente trasmesso formalmente all’AdA e, per
conoscenza all’AdG.
Quadro normativo di riferimento
Si riportano di seguito i dati della principale normativa comunitaria, nazionale e provinciale di
riferimento:
-
Regolamento (UE) n. 1309/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 17 dicembre
2013 sul Fondo europeo di adeguamento alla globalizzazione (2014-2020) e che abroga il
regolamento (CE) n. 1927/2006;
−
Decreto Legislativo 12 aprile 2006, n. 163 “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori,
servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE”;
−
Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2010, n. 207 “Regolamento di
esecuzione e attuazione del D. Lgs. n. 163/2006”;
−
Legge 12 luglio 2011, n. 106, di conversione del decreto legge 13 maggio 2011, n. 70 (c.d.
“decreto sviluppo”);
−
Legge Provinciale del 16 giugno 1983, n. 19;
−
Legge provinciale del 19 luglio 1990, n. 23;
−
Legge provinciale del 30 novembre 1992, n. 23
5
−
Documento degli Interventi di politica del lavoro 2011 – 2013 adottato dalla Giunta
provinciale ai sensi dell’art. 1 della Legge Provinciale del 16 giugno 1983, n. 19 con
deliberazione n. 1608 di data 29 luglio 2011 e s.m. e i.;
−
Accordo di data 19 marzo 2015 tra il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e la
Provincia autonoma di Trento Agenzia del Lavoro, per l’attuazione coordinata delle azioni
riferibili al programma di interventi a cofinanziamento FEG EGF/2014/010 IT/Whirlpool;
−
Linee guida del Sistema di gestione e controllo dei finanziamenti previsti dal Fondo europeo
di adeguamento alla globalizzazione in Italia notificate dal MLPS alla CE con nota prot. n.
40/0002218 di data 29/09/2011;
−
Manuali operativi dell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione e dell’Autorità di
Audit notificati dal MLPS alla CE con nota prot. n. 40/0005840 di data 26/10/2011.
6
PARTE PRIMA – DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO FEG
DELL’AGENZIA DEL LAVORO DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO
1.1.
ORGANIZZAZIONE DELL’AGENZIA
AUTONOMA DI TRENTO
DEL
LAVORO
DELLA
PROVINCIA
L’ALPAT, istituita con Legge Provinciale del 16 giugno 1983, n. 19, è dotata di autonomia
gestionale, amministrativa e contabile ed è incardinata presso il Dipartimento Sviluppo Economico
e Lavoro della PAT. E’ equiparata, sotto il profilo organizzativo, ad un Servizio della Provincia.
Il personale utilizzato è inquadrato nel ruolo del personale della stessa Provincia ed è
funzionalmente dipendente dagli Organi dell’ALPAT medesima.
In base all’art.8 della L.P. n. 19/83, l’ALPAT è dotata di propri Organi, individuati nel:
−
Presidente;
−
Consiglio di Amministrazione;
−
Collegio dei Revisori dei Conti.
Le competenze di detti Organi sono previste nella legge istitutiva, come modificata dalla Legge
Provinciale del 3 aprile 1997, n. 7 “Revisione dell’ordinamento del personale della Provincia di
Trento” e dal successivo Regolamento recante “Funzioni dei consigli di amministrazione e
competenze dei dirigenti delle agenzie di cui all’art. 65 della legge n. 7/1997”, emanato con
D.P.G.P. del 26 novembre 1998, n. 35/107/Leg.
L’ALPAT è la struttura della PAT che realizza gli interventi di politica attiva del lavoro. Nello
specifico:
−
fornisce alla Commissione provinciale per l’impiego l’assistenza tecnica per lo svolgimento
nonché per l’elaborazione del piano di interventi di politica del lavoro;
−
attua, in costante raccordo con la Commissione provinciale per l’impiego, i progetti del
documento dei criteri per gli interventi di politica del lavoro;
−
svolge, tramite proprie sedi periferiche, le funzioni spettanti, secondo le leggi vigenti, alle
sezioni circoscrizionali per l’impiego, coordinandone l’esercizio delle attività;
−
cura, in armonia con gli indirizzi della Commissione provinciale per l’impiego, le attività
relative al collocamento obbligatorio e compila, per la successiva approvazione da parte
della Commissione provinciale per l’impiego, le liste di mobilità;
−
svolge le funzioni amministrative delegate dalla Regione Trentino - Alto Adige alla PAT, ai
sensi dell’art. 6 della Legge Regionale del 27 novembre 1993, n. 19 (Indennità regionale a
favore dei lavoratori disoccupati inseriti nelle liste provinciali di mobilità e disposizioni in
materia di previdenza integrativa), concernenti l’erogazione dell’indennità regionale a
favore dei lavoratori inseriti nelle liste provinciali di mobilità;
7
−
gestisce il centro di orientamento professionale e assistenza nel collocamento, di cui all’art.
2, nonché l’Osservatorio del mercato del lavoro, di cui all’art. 3 della L.P. n. 19/1983;
−
attua ogni altro intervento di politica del lavoro che sia affidato dalla Giunta provinciale, ivi
comprese particolari iniziative di formazione professionale secondo la normativa provinciale
in vigore;
−
effettua studi, ricerche, indagini, rilevazioni e documentazioni sui problemi connessi con la
politica del lavoro e dell’occupazione, anche mediante apposite convenzioni.
In qualità di OI della domanda EGF/2014/010, l’ALPAT esercita inoltre le funzioni e i compiti ad
essa delegati dall’AdG del FEG presso il MLPS – DG PASLF, in virtù dell’Accordo del 19 marzo
2015.
Con deliberazione della Giunta provinciale n. 1685 di data 6 ottobre 2015, modificata con
deliberazione n. 2109 di data 27 novembre 2015, è stato istituito, presso il Dipartimento Sviluppo
economico e lavoro, l’Ufficio Risorse unione europea e sviluppo del lavoro il cui Direttore è stato
nominato responsabile del procedimento del progetto FEG. A tale fine, lo stesso si avvale della
collaborazione del personale e dei collaboratori dell’Ufficio formazione e sviluppo dell’occupazione.
Viene di seguito fornita una descrizione dell’assetto organizzativo dell’ALPAT evidenziando, per
ciascun Ufficio coinvolto nell’attuazione del Programma FEG, le specifiche funzioni da questo
assolte al fine di adempiere agli obblighi previsti dall’Accordo con il MLPS e, più in generale, dal
Regolamento FEG.
In particolare, l’ALPAT è strutturata in sette Uffici/Aree di intervento coordinati dalla Dirigenza
Generale (la quale risponde del proprio agire direttamente al Presidente dell’Agenzia del Lavoro e
al Consiglio di Amministrazione).
Gli Uffici sono affidati a direttori di settore ma non tutte le aree sono coinvolte nella gestione delle
attività cofinanziate dal FEG. Nello specifico, è previsto il coinvolgimento delle seguenti unità:
Dirigenza: all’ALPAT è preposto un Dirigente Generale nominato, ai sensi dell’art. 26 della L.P. n.
7/97 (“Revisione dell’ordinamento del personale della Provincia autonoma di Trento”), sentita la
Commissione provinciale per l’impiego. Il Dirigente Generale dell’ALPAT dipende funzionalmente
dagli Organi amministrativi dell’ALPAT stessa. Ferme le attribuzioni previste dal predetto
ordinamento, al Dirigente Generale spetta altresì:
1. proporre al Consiglio di Amministrazione programmi di attività dell’ALPAT e curarne
l’esecuzione;
2. provvedere alla stesura della proposta dei bilanci di previsione e loro variazioni e redigere il
conto consuntivo;
3. provvedere all’esecuzione delle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione e di ogni
altra attribuzione che gli sia demandata dallo stesso;
4. controfirmare i mandati di pagamento, gli ordini di accreditamento e le reversali di incasso.
8
Ufficio Formazione e Sviluppo dell’Occupazione (coordinato, per il progetto FEG, dal
direttore dell’Ufficio risorse unione europea e sviluppo del lavoro, responsabile del
procedimento): cura ed esegue i compiti delegati dall’AdG del FEG all’OI ALPAT, in
ottemperanza alle previsioni del Regolamento FEG. Si occupa, in particolare, di programmazione,
promozione, gestione e attuazione delle azioni a cofinanziamento FEG, del monitoraggio
procedurale, fisico e finanziario, dei controlli di primo livello e della rendicontazione delle spese
sostenute. Assicura la corretta operatività del FEG nonché la piena collaborazione con le altre
Autorità del FEG e con le Istituzioni comunitarie.
Per lo svolgimento di tali attività sono impegnate n. 7 persone.
Ufficio Affari Amministrativi, Generali e Contabili: ha la funzione trasversale di coordinamento
delle funzioni amministrative e contabili dell’ALPAT e opera in posizione di staff rispetto alla
Struttura.
E’ assegnata, con riferimento alle attività cofinanziate dal FEG n. 1 persona part-time i cui oneri
non sono ricompresi nei costi di gestione del programma FEG.
Ufficio Osservatorio del Mercato del Lavoro: si occupa degli adempimenti informatici connessi
ad elaborazioni su SPIL (Sistema Provinciale Informativo Lavoro).
A tale attività è dedicata n. 1 persona part-time i cui oneri non sono ricompresi nei costi di gestione
del programma FEG.
Ufficio Servizi per l’Impiego: svolge funzioni di accompagnamento ed assistenza all’esecuzione
a livello territoriale, attraverso i Centri per l’impiego, delle azioni FEG, soprattutto quelle
concernenti compiti di orientamento e incontro domanda/offerta.
A tale attività sono dedicate n. 3 persone part-time, più i responsabili delle 12 Strutture territoriali
per le attività svolte nei territori di competenza.
Allo stato, non è previsto il coinvolgimento nel programma di intervento FEG delle seguenti unità:
−
Ufficio Rapporti con le Imprese
−
Ufficio Supporto per le Politiche del Lavoro
−
Ufficio Inseriment lavorativo di soggetti svantaggiati.
9
Figura n. 1 - Organigramma dell’Agenzia del Lavoro della Provincia autonoma di Trento
10
1.2.
FUNZIONI E COMPITI ATTRIBUITI ALL’ALPAT, IN QUALITÀ DI ORGANISMO
INTERMEDIO DEL FEG
Il Si.Ge.Co. del FEG in Italia adottato dal MLPS prevede un modello di ripartizione di competenze
tra l’AdG e gli OOII a cui vengono interamente delegati specifici compiti e responsabilità in materia
di programmazione, gestione, controllo e rendicontazione degli interventi.
Con particolare riferimento al Programma FEG promosso dalla Provincia autonoma di Trento, tale
delega di funzioni viene sancita nell’Accordo del 19 marzo 2015 siglato tra il MLPS – DG PASLF e
la PAT.
Nello specifico, i compiti assunti dall’OI nell’ambito del Programma, come definiti dall’art. 3 del
citato Accordo, sono riconducibili alle seguenti funzioni:
1) Programmazione;
2) Gestione;
3) Controllo;
4) Rendicontazione.
Di seguito, si specificano i contenuti delle funzioni sopra elencate. Tali funzioni vengono esercitate
dall’OI per la parte di intervento di propria competenza.
I. Funzioni e compiti attribuiti all’OI Agenzia del Lavoro della Provincia autonoma di
Trento
1. Funzione Programmazione
a) Programmazione dell’intervento da finanziare mediante contributo FEG
L’ALPAT provvede a definire e ridefinire le linee programmatiche ed attuative delle misure a
cofinanziamento FEG di propria esclusiva competenza. In particolare, l’ALPAT:
−
cura la progettazione delle misure di politica attiva del lavoro da finanziare mediante
il FEG. A tal fine, pone in essere le attività necessarie all’individuazione degli ambiti di
intervento, dei destinatari delle misure nonché alla definizione delle singole azioni da
attuare. In particolare, l’ALPAT effettua una prima valutazione in merito:
o alla sussistenza dei presupposti per l’accesso al contributo finanziario del FEG, secondo
le previsioni dell’art. 4 del Regolamento FEG;
o all’eleggibilità delle misure individuate, ai sensi dell’art. 7 del predetto Regolamento;
−
gestisce le procedure di consultazione con le parti sociali, di cui all’art. 8, par. 5, lett. j)
del Regolamento FEG, secondo le modalità stabilite dalla normativa nazionale e provinciale
applicabile;
−
predispone gli opportuni strumenti di coordinamento e regia delle misure, laddove
necessari, soprattutto nei casi in cui si avvalga di altri soggetti pubblici o privati per la loro
attuazione;
11
−
individua, in base alla natura delle misure programmate, i soggetti attuatori pubblici o
privati di cui intende avvalersi, definendone le modalità di selezione e di intervento;
−
osserva le disposizioni del Regolamento FEG in materia di complementarità tra le misure
da finanziare e le azioni finanziate dai fondi strutturali ovvero le azioni obbligatorie da
attuarsi in forza della legislazione nazionale o dei contratti collettivi;
−
provvede alla predisposizione della domanda di contributo finanziario, mediante la
compilazione dell’apposito formulario (modulo di domanda di contributo e modulo
finanziario) disponibile sul sito internet ufficiale del FEG fornendo le informazioni di cui
all’art. 8 del Regolamento FEG;
−
trasmette la versione definitiva della domanda di contributo e del relativo piano
finanziario all’AdG, affinché questa la inoltri alla CE. Ne cura anche l’adeguamento e la
proposta di rimodulazione in ragione delle eventuali mutate circostanze gestionali.
2. Funzione Gestione
b) Attuazione delle misure.
Nell’espletamento dei compiti ad essa delegati in materia di gestione e attuazione dell’intervento
FEG, l’ALPAT provvede a:
−
inoltrare successivamente alla presentazione della domanda, il documento descrittivo del
proprio Si.Ge.Co., all’AdA ai fini della verifica di conformità. L’ALPAT si conforma ad
eventuali osservazioni formulate dall’AdA sul sistema. Allo stesso modo, l’ALPAT informa
l’AdA in merito ad eventuali aggiornamenti del sistema, intervenuti a seguito di
cambiamenti del proprio contesto organizzativo e normativo/procedurale;
−
predisporre gli strumenti più idonei per la selezione dei soggetti attuatori delle misure,
potendo ricorrere, a seconda dei casi, all’adozione di atti di natura convenzionale ovvero di
procedure ad evidenza pubblica, nel pieno rispetto della normativa in materia di appalti
pubblici;
−
garantire che le misure realizzate risultino conformi alle finalità del FEG e alle
caratteristiche descritte nella domanda di finanziamento, con particolare attenzione al
rispetto del principio di parità e di non discriminazione;
−
eseguire i pagamenti verso i soggetti attuatori delle misure e i beneficiari diretti del
FEG (lavoratori target del Programma) avvalendosi, in quest’ultimo caso, anche di altri
Organismi pagatori (INPS o azienda di provenienza dei lavoratori);
−
adottare opportuni meccanismi per evitare duplicazioni nelle fonti di finanziamento e, in
particolare, che le medesime misure beneficino contemporaneamente dell’assistenza del
FEG e di altri fondi, tra cui il FSE;
−
tenere un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata e
garantire che analoga disposizione venga applicata anche dagli Organismi gestori dei
singoli interventi;
12
−
stabilire procedure per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit siano
conservati, secondo quanto disposto dall’art. 21, par. 5 del Regolamento FEG, per i tre
anni successivi alla chiusura del contributo finanziario;
−
garantire l’esistenza di un proprio sistema informativo di registrazione e conservazione
dei dati contabili nonché la raccolta e conservazione dei dati relativi all’attuazione
necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione
delle misure;
−
garantire, nel corso dell’intero periodo di attuazione del Programma, i necessari raccordi
con l’AdG, assicurando l’attuazione delle attività in conformità agli indirizzi ed orientamenti
formulati da quest’ultima.
c) Monitoraggio delle misure
L’ALPAT collabora a una corretta e costante attività di monitoraggio impegnandosi a fornire
trimestralmente all’AdG dati aggiornati in merito all’esecuzione delle misure. A tal fine, l’ALPAT è
tenuta a:
−
monitorare periodicamente lo stato di attuazione dell’intervento, informando
tempestivamente l’AdG in merito a eventuali ritardi riscontrati nell’avanzamento delle
singole misure;
−
implementare, con cadenza trimestrale, il sistema informativo di monitoraggio del MLPS
mediante il conferimento dei dati di natura procedurale, fisica e finanziaria. A tal fine,
l’ALPAT conferisce con procedure informatizzate al sistema informativo del Ministero anche
i dati relativi alle prestazioni di sostegno erogate direttamente ai lavoratori beneficiari,
anche per il tramite di altri Organismi pagatori (INPS e/o aziende di provenienza dei
lavoratori), e adotta adeguati meccanismi per evitare, rilevare e correggere eventuali
duplicazioni nei dati trasmessi;
−
fornire, su richiesta dell’Autorità competente, tutta la documentazione relativa allo stato
di avanzamento delle misure, necessaria per le attività di valutazione, reportistica e
controllo in capo a quest’ultima.
d) Gestione delle irregolarità e dei recuperi
Conformemente all’art. 21, par. 1, lett. d) del Regolamento FEG, l’ALPAT è tenuta a:
−
definire apposite procedure per prevenire, individuare e rettificare le irregolarità
nonché per la gestione dei casi di recupero e contenzioso;
−
tenere conto delle irregolarità accertate dagli Organismi di controllo competenti e adottare
i necessari interventi migliorativi del proprio Si.Ge.Co. al fine di risolvere eventuali errori
sistemici;
−
predisporre le comunicazioni di segnalazione delle irregolarità oggetto di un primo
verbale amministrativo o giudiziario e sul seguito dato alle stesse, mediante compilazione
dell’apposita scheda da inviare, per il tramite dell’AdG, all’Ufficio Europeo per la Lotta
Antifrode presso la Commissione Europea (OLAF) ed, eventualmente, alla competente
13
Autorità di polizia giudiziaria e, anche per il tramite di questa, agli Organi della Magistratura
contabile e penale;
−
disporre ed eseguire il recupero degli importi indebitamente versati;
−
comunicare all’AdC le informazioni relative agli importi recuperati o da recuperare e
agli importi revocati. Le comunicazioni avvengono su base trimestrale, con le medesime
tempistiche previste per l’informativa relativa alle irregolarità.
e) Informazione e pubblicità delle iniziative
L’ALPAT realizza a livello locale delle iniziative di informazione e pubblicità sulle azioni previste dal
Programma, conformemente a quanto disposto dall’art. 12 del Regolamento FEG e in sinergia con
le azioni attuate dall’AdG a livello territoriale.
3. Funzione Controllo
f) Verifica di primo livello sulle operazioni eseguite
La funzione di controllo prevista in capo all’ALPAT si sostanzia nello svolgimento di verifiche
amministrative e contabili sulle operazioni. In particolare, considerato che le azioni vengono per lo
più attuate da Soggetti individuati mediante gara d’appalto o comunque con procedure ad
evidenza pubblica, l’ALPAT adempie agli oneri sia di beneficiario che di controllore di primo livello.
Tali dati sono finalizzati a verificare che i servizi e i prodotti previsti dalle misure finanziate dal FEG
siano forniti e che le spese risultino documentate da fatture o da documenti contabili di valore
probatorio equivalente.
Determinate azioni potranno essere gestite direttamente dall’ALPAT, mediante le proprie Strutture,
ovvero avvalendosi di personale interno idoneo in quanto qualificato per realizzare tali tipologie di
interventi oppure, ove ritenuto necessario, servendosi di prestazioni d’opera esterne di
professionisti particolarmente qualificati. Al programma ed al contributo comunitario, pertanto,
potranno essere computati gli oneri riferibili all’utilizzo di personale dipendente interno o spese per
compensi o corrispettivi per prestazioni d’opera di professionisti appositamente incaricati.
Anche in questo caso, l’ALPAT svolgerà, mediante personale funzionalmente indipendente da
quello dedicato alla gestione, controlli di primo livello sia di tipo amministrativo che contabile.
Le modalità, le tempistiche e gli strumenti di controllo sono descritti nella seconda parte del
presente documento. L’ALPAT comunica all’AdG eventuali problemi riscontrati nel corso
dell’esecuzione dei controlli di propria competenza.
L’ALPAT conferisce, tramite il sistema informativo di monitoraggio del FEG, adeguate informazioni
in merito ai controlli svolti e, su richiesta all’AdG, all’AdC, all’AdA nonché alla CE e alla Corte dei
Conti Europea, rendendo disponibile tutta la documentazione pertinente.
L’ALPAT presta infine idonea collaborazione in occasione di verifiche, anche in loco, da parte di
Autorità nazionali e/o comunitarie competenti in materia.
14
4. Funzione Rendicontazione
g) Chiusura dell’intervento e rendicontazione finale
Ai fini della chiusura del Programma FEG, l’ALPAT provvede – entro 4 mesi dalla conclusione
dell’intervento - a:
−
redigere la relazione finale sull’esecuzione del contributo di cui all’art. 18 del
Regolamento FEG. A tal fine, l’ALPAT fornisce tutte le informazioni necessarie alla
valutazione dell’intervento da parte della CE, secondo il format di relazione disponibile sul
sito ufficiale del FEG. La relazione viene inviata all’AdG, affinché questa possa espletare
una verifica sulla sua regolarità e completezza formale prima del suo invio alla
Commissione entro il termine di sei mesi dalla conclusione del periodo di ammissibilità
delle misure;
−
predisporre, validare e trasmettere all’AdG, in formato cartaceo e tramite il Sistema
Informativo, il rendiconto dettagliato delle spese sostenute per le iniziative e le attività di
assistenza tecnica (AT) di propria competenza. L’AdG aggiungerà, quindi, a questo gli
oneri relativi alle iniziative e le attività di assistenza tecnica di propria competenza. Il
rendiconto elaborato dall’ALPAT e a cui si aggiungerà il rendiconto delle spese dell’AdG,
sarà inoltrato a cura di quest’ultima ai competenti Organismi di controllo, a norma delle
prescrizioni regolamentari vigenti.
15
PARTE SECONDA – DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE OPERATIVE DELL’ALPAT
PER QUANTO RIGUARDA L’ATTUAZIONE DEGLI INTERVENTI FEG
2.1.
PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI PROGRAMMAZIONE
2.1.1. PROGRAMMAZIONE DELL’INTERVENTO DA FINANZIARE MEDIANTE IL CONTRIBUTO DEL FEG
L’ALPAT è responsabile della definizione delle linee programmatiche ed attuative delle misure di
politica attiva rivolte ai lavoratori destinatari del sostegno FEG in provincia di Trento.
Tali attività, realizzate previa consultazione con le parti sociali interessate, consistono:
I.
nella progettazione, anche operativa, delle misure di politica attiva del lavoro a
cofinanziamento FEG;
II.
nella gestione delle procedure di consultazione con le parti sociali;
III.
nella predisposizione degli strumenti di coordinamento e regia delle misure;
IV.
nella definizione delle modalità di selezione dei soggetti attuatori delle misure;
V.
nel rispetto della complementarietà tra misure a cofinanziamento FEG e altre azioni
finanziate dai fondi comunitari o previste come obbligatorie dalla legislazione nazionale o
dai contratti collettivi;
VI.
nella predisposizione e trasmissione della domanda di accesso al contributo finanziario del
FEG.
I. Progettazione delle misure di politica attiva del lavoro a cofinanziamento FEG
L’ALPAT cura la fase di progettazione di dettaglio delle misure di politica attiva del lavoro da
finanziare mediante il contributo del FEG, per la parte di competenza.
L’ALPAT pone in essere le attività necessarie all’individuazione dell’ambito di intervento del
contributo FEG, dei lavoratori in esubero destinatari delle misure ammesse a cofinanziamento
nonché della tipologia di azioni da attuare.
Pertanto, una volta individuato, di concerto con le parti sociali, sia il settore di attività economica
sia il bacino di lavoratori oggetto del sostegno del FEG, l’ALPAT effettua una valutazione, rispetto
alla normativa comunitaria, nazionale, regionale e provinciale applicabile, in merito:
1
−
alla sussistenza dei presupposti per l’accesso al contributo finanziario, secondo le
previsioni dell’art. 4 del Regolamento FEG;
−
all’ammissibilità dei lavoratori individuati quali destinatari dell’intervento, ai sensi dell’art. 6
del Regolamento FEG. Con riferimento a tale aspetto, l’ALPAT acquisisce e conserva la
documentazione disponibile concernente gli esuberi oggetto della domanda di
finanziamento1 Ai fini dell’individuazione dei lavoratori target dell’intervento, l’OI adotta gli
A titolo esemplificativo, tale documentazione consiste:
16
opportuni meccanismi di controllo atti a garantire l’accuratezza, l’affidabilità e la verificabilità
dei dati forniti. In particolare, al fine di evitare eventuali duplicazioni nelle liste dei soggetti
ammissibili, l’ALPAT provvede alla ricognizione e al raffronto tra le diverse banche dati
disponibili;
−
all’eleggibilità delle misure individuate, ai sensi dell’art. 7 del predetto Regolamento.
Nell’espletamento di tale valutazione, l’OI fa riferimento alla normativa comunitaria, nazionale e
provinciale applicabile.
La programmazione di dettaglio delle misure di cui si compone il pacchetto integrato da ammettere
a cofinanziamento avviene, per la parte di competenza della Provincia autonoma di Trento, per
opera dell’ALPAT prendendo in considerazione:
−
le caratteristiche e la dinamica evolutiva del settore economico di riferimento;
−
gli indicatori specifici di domanda ed offerta di lavoro;
−
le caratteristiche della forza lavoro impiegata e dei lavoratori target in particolare;
−
i possibili sbocchi occupazionali;
−
le motivazioni e le aspettative personali dei lavoratori interessati.
Le informazioni a tal fine necessarie vengono acquisite dall’ALPAT dapprima attraverso la
consultazione dei sistemi informativi utilizzati per l’incontro domanda – offerta (SPIL) e
successivamente attraverso colloqui de visu o telefonici con i singoli lavoratori interessati.
Sulla base dell’analisi svolta, l’ALPAT provvede a definire nel dettaglio obiettivi e caratteristiche
dell’insieme coordinato di servizi personalizzati da ammettere a cofinanziamento. Le modalità di
funzionamento delle singole componenti così come le modalità di accesso e di fruizione dei singoli
servizi che compongono il quadro vengono definiti preventivamente dall’ALPAT in modo tale che i
potenziali fruitori condividano, negozino e adattino in un continuum progettuale il proprio patto
d’azione individuale e sviluppino il proprio progetto individuale di ricollocazione.
II. Gestione delle procedure di consultazione con le parti sociali
L’assetto istituzionale dell’ALPAT è tale da garantire in ogni momento il pieno coinvolgimento delle
parti sociali nella definizione e ridefinizione delle linee programmatiche del programma FEG e
nell’adozione delle relative decisioni attuative. Ciò viene garantito dalla particolare composizione
−
−
nell’elenco dei lavoratori colpiti da esuberi durante il periodo di riferimento, indicante il datore di lavoro che effettua il
collocamento in esubero e la data in cui il lavoratore è stato posto in esubero ai sensi dell’art. 4, del Regolamento
FEG;
nelle copie di avvisi individuali di licenziamento per i lavoratori di cui all’elenco precedente, in conformità alla
legislazione nazionale, che comprovino la conclusione del contratto di lavoro e la data dell’avviso di licenziamento.
17
del Consiglio di amministrazione dell’ALPAT il quale, ai sensi dell’art. 9 della L.P. 19/83 s.m.i.,
viene nominato dalla Giunta Provinciale per la durata della legislatura e prevede:
−
un Presidente, proposto dall’Assessore al quale è affidata la materia del lavoro e
individuato tra esperti in materia di lavoro;
−
tre funzionari dell’Amministrazione provinciale;
−
tre rappresentanti delle organizzazioni sindacali e tre rappresentanti degli imprenditori
designati dalla Commissione provinciale per l’impiego.
Il Consiglio delibera a maggioranza assoluta dei voti, salvo il voto prevalente del Presidente in
caso di parità. Per la validità delle sedute è necessaria la presenza della maggioranza assoluta dei
componenti.
La presenza delle parti economiche e sociali nel Consiglio di amministrazione fa sì che queste
possano partecipare direttamente all’assunzione di tutti gli atti di indirizzo generale e delle
decisioni fondamentali riguardo l’operato dell’ALPAT che riguardano anche gli interventi FEG.
Con riferimento particolare al contributo FEG, il coinvolgimento delle parti sociali viene quindi
garantito mediante il ruolo previsto per il Consiglio di amministrazione tanto nella fase di
approvazione del Programma quanto nell’adozione dei principali atti connessi alla sua attuazione.
III. Predisposizione degli strumenti di coordinamento e regia delle misure
Ai fini della gestione del Programma FEG, l’ALPAT predispone e mette a punto gli opportuni
strumenti di coordinamento e regia delle misure ammesse a cofinanziamento.
A livello nazionale, l’ALPAT provvede a stipulare con l’AdG presso il MLPS un apposito accordo
con il quale vengono regolati e disciplinati i rapporti e obblighi reciproci. L’accordo viene siglato dal
Presidente dell’ALPAT, in qualità di OI del Programma FEG.
L’accordo, redatto secondo lo schema elaborato dall’AdG, definisce i seguenti aspetti minimi:
−
oggetto dell’accordo e dotazione finanziaria complessiva dell’OI, con indicazione del costo
totale previsto per l’intervento, della quota di finanziamento FEG, della quota di
cofinanziamento nazionale, del costo totale delle misure di AT ripartite tra OI e MLPS (art.
1);
−
compiti del MLPS - DG PASLF, così come ripartiti tra AdG, AdC e AdA (art. 2);
−
compiti delegati all’OI ALPAT, ai fini dell’attuazione della domanda FEG (art. 3);
−
descrizione del circuito finanziario adottato per il trasferimento delle risorse FEG (art. 4);
−
eventuali modifiche e durata dell’accordo (art. 5).
Si riporta di seguito la procedura prevista per la stipula dell’accordo in oggetto.
18
Soggetti coinvolti
−
AdG
−
ALPAT
Descrizione del processo
La stipula dell’accordo tra il MLPS e l’OI avviene a seguito della presentazione alla CE della
domanda di accesso al contributo finanziario FEG, trasmessa dall’AdG secondo la procedura
prevista al par. 7.1 del proprio MOP.
L’AdG predispone la bozza di accordo, secondo lo schema trasmesso alla CE, e la sottopone per
condivisione all’ALPAT. Elaborata la versione definitiva, il MLPS e l’ALPAT procedono alla
sottoscrizione, anche per corrispondenza, dell’accordo.
Con la stipula dell’accordo è formalizzata l’assegnazione delle risorse finanziarie alla Provincia
autonoma di Trento, secondo lo schema di riparto previsto dal piano finanziario del Programma, da
trasferirsi secondo le modalità definite nel medesimo accordo e previa concessione e trasferimento
allo Stato membro Italia del contributo FEG da parte della CE.
Eventuali modifiche e/o integrazioni all’accordo sono apportate con atto scritto a firma dell’AdG e
dell’ALPAT, con le stesse modalità sopra descritte.
19
Diagramma di flusso
A livello locale, è prevista un’attività di coordinamento e regia concernente le iniziative realizzate
sul territorio provinciale di Trento.
IV. Definizione delle modalità di selezione dei soggetti attuatori delle misure
L’ALPAT intende attuare le misure di politica attiva previste dal Programma FEG avvalendosi di
Soggetti da individuare sul mercato mediante procedura di gara d’appalto di servizi (anche
mediante atti aggiuntivi a contratti precedentemente stipulati nel caso di servizi complementari non
compresi nel contratto inizialmente concluso e/o proroga di contratti preesistenti - stipulati a
seguito di procedure di evidenza pubblica nel rispetto delle normative di settore - qualora si
verifichi la necessità di garantire la continuità dei servizi essenziali e qualora, per ragioni di natura
tecnica, il contratto possa essere affidato unicamente ad un operatore economico determinato) o
affidamento a soggetti accreditati appartenenti alla rete provinciale dei servizi per il lavoro istituita
con l’art. 17 bis della Legge provinciale n. 19 di data 16 giugno 1983..
In particolare, con riferimento alla prima fase di avvio del progetto, considerata la
complementarietà delle attività oggetto del programma di servizi FEG con i servizi di orientamento
e counselling rivolti alla generalità dei lavoratori domiciliati in provincia di Trento già affidati, con
20
procedura aperta indetta dall’Agenzia del Lavoro, a Con.solida S.c.s. (“Centro Risorse”), l’ALPAT
procederà alla stipulazione di atti aggiuntivi al contratto principale in essere per l’attivazione di
“Servizi di orientamento di primo e secondo livello, di counselling nonché di accompagnamento per
i lavoratori espulsi o in fase di espulsione dal settore della fabbricazione di elettrodomestici”
(impresa Whirlpool o imprese del suo indotto). Successivamente, l’ALPAT può prorogare il
contratto qualora vi fosse la necessità di garantire la continuità dei servizi essenziali e qualora, per
ragioni di competenza tecnico gestionale, il contratto possa essere affidato unicamente ad un
operatore economico determinato, nelle more dell’esperimento della gara d’appalto per
l’affidamento a nuovo aggiudicatario.
Per l’ulteriore successiva fase del Programma di interventi, relativa al “Bilancio delle competenze”,
l’ALPAT affiderà il servizio a soggetti esterni accreditati, appartenenti alla rete provinciale del
servizi per il lavoro istituita con l’art. 17 bis della Legge provinciale n. 19 di data 16 giugno 1983, la
quale consente “...di incrementare e migliorare sul territorio l’incontro tra domanda e offerta di
lavoro mediante una maggiore diffusione dei servizi e l’erogazione di servizi innovativi o aggiuntivi,
anche per soddisfare i fabbisogni dei datori di lavoro e le esigenze di particolari categorie di
persone”.
Per le fasi di formazione l’ALPAT individua i soggetti attuatori mediante procedura aperta ai sensi
dell’art. 55 del Lgs n. 163/2006, con il criterio di aggiudicazione dell’offerta economicamente più
vantaggiosa ai sensi dell’art. 83 del medesimo decreto o, in ogni caso, secondo la normativa
vigente in materia di contratti (anche nel caso di servizi accessori alla formazione).
Per le fasi di coaching e accompagnamento all’inserimento professionale i soggetti attuatori
saranno individuati dall’ALPAT secondo le procedure previste dall’art. 17 bis della Legge
provinciale 19/83 ovvero mediante:
a)
b)
c)
l'affidamento dei servizi secondo la normativa vigente in materia di contratti;
l'affidamento diretto dei servizi secondo modalità non discriminatorie a tutti i soggetti accreditati ai
sensi del citato articolo che ne facciano richiesta;
l'affidamento dei servizi a uno o più tra i soggetti accreditati, individuati attraverso adeguate
procedure comparative disciplinate dalla deliberazione prevista dal comma 5 del citato articolo.
L’indennità di partecipazione, viene, invece, erogata direttamente dall’ALPAT.
Infine, con riferimento alle indennità di CIGS, le stesse possono essere erogate direttamente
dall’INPS o tramite azienda di provenienza dei lavoratori.
V. Rispetto della complementarietà tra misure a cofinanziamento FEG e altre azioni
finanziate dai fondi comunitari o previste come obbligatorie dalla legislazione
nazionale o dai contratti collettivi
L’ALPAT garantisce il rispetto della complementarietà tra le misure incluse nel Programma FEG e
le altre azioni finanziate dai fondi comunitari, nonché le azioni previste come obbligatorie dalla
legislazione nazionale o dai contratti collettivi.
A tal fine, l’ALPAT adotta i seguenti dispositivi gestionali:
21
−
le risorse finanziarie, comunitarie e provinciali, utilizzate, anche a titolo di anticipazione, per
l’attuazione delle misure FEG, vengono gestite contabilmente nell’ambito di strumenti di
bilancio distinti e dedicati (capitoli ed articoli del bilancio ALPAT);
−
i provvedimenti adottati per l’attuazione delle misure FEG sono tenuti distinti da quelli
connessi alla gestione di azioni ad altro cofinanziamento europeo;
−
le transazioni effettuate nei confronti dei soggetti attuatori avvengono su conti correnti
dedicati di questi ultimi;
−
vengono adottati opportuni dispositivi di verifica e controllo destinati ad evitare la
sovrapposizione, la duplicazione o il cumulo dei finanziamenti mediante verifiche periodiche
ed un costante monitoraggio delle operazioni di cui beneficiano i singoli utenti.
VI. Predisposizione e trasmissione della domanda di accesso al contributo
finanziario del FEG
L’ALPAT, in qualità di OI, è direttamente responsabile della compilazione della domanda di
accesso al contributo finanziario FEG e del suo inoltro all’AdG la quale, una volta espletati i
controlli di competenza, provvede alla successiva trasmissione alla CE.
Soggetti coinvolti
−
AdG
−
ALPAT
Ai fini della presentazione della domanda alla CE, l’ALPAT provvede:
−
all’acquisizione e all’analisi di informazioni e dati utili alla presentazione della domanda di
contributo, con particolare riferimento alla sussistenza dei requisiti per l’accesso al
finanziamento (art. 4 del Regolamento FEG) e all’ammissibilità delle misure preposte e dei
lavoratori in esubero (artt. 6 e 7 del Regolamento FEG);
−
conservazione della documentazione di supporto alla presentazione della domanda (dati
contenuti nel sistema informatico SPIL provinciale);
−
predisposizione, per gli ambiti di propria competenza, della domanda di contributo mediante
compilazione dell’apposito formulario (modulo di domanda di contributo e modulo
finanziario) disponibile sul sito internet ufficiale del FEG. A tal fine, l’ALPAT garantisce la
completezza delle informazioni fornite attraverso il formulario, conformemente alle
previsioni dell’art. 8 del Regolamento FEG. Sia la domanda che il piano finanziario
includono la descrizione e i costi delle attività di AT a carico dell’OI;
−
condivisione con l’AdG della bozza di domanda, corredata da eventuale ulteriore
documentazione integrativa ritenuta utile dall’ALPAT (ad esempio, analisi di contesto,
22
rapporti e statistiche, ecc.). Ciò al fine di consentire all’AdG di valutare la completezza
formale e sostanziale della domanda prima della presentazione ufficiale della stessa alla
CE;
−
trasmissione di ulteriore documentazione o informazioni a supporto delle informazioni
riportate nella domanda, anche nel corso di eventuali incontri convocati su iniziativa
dell’AdG o dell’OI;
−
recepimento e accoglimento di eventuali osservazioni formulate dall’AdG sulle informazioni
contenute nel formulario di domanda o sul piano finanziario;
−
recepimento e accoglimento di eventuali osservazioni formulate dalla CE, a seguito di
consultazione informale da parte dell’AdG;
−
trasmissione, entro il termine di cui all’art. 8, par. 1 del Regolamento FEG, della versione
definitiva del formulario di domanda, dei relativi allegati statistici e del piano finanziario
all’AdG corredata dalla richiesta di presentazione formale alla CE.
Una volta ricevuta la domanda di contributo finanziario e dei relativi allegati, completi sotto il profilo
formale e sostanziale, l’AdG la inoltra alla CE, entro il termine di cui all’art. 8, par. 1 del
Regolamento FEG.
L’ALPAT collabora con l’AdG nella raccolta, predisposizione e invio di eventuale documentazione
integrativa, su iniziativa del MLPS o a seguito di richiesta della CE, contenente informazioni non
disponibili al momento della presentazione della domanda e comunque ritenute utili ai fini della
valutazione della stessa.
Una volta ricevuta ufficialmente la domanda di contributo finanziario, la CE ne dà comunicazione
all’AdG, indicando inoltre:
−
il numero di riferimento assegnato dalla CE alla domanda;
−
la data assunta dalla CE come inizio del periodo di ammissibilità delle spese a valere del
FEG.
L’AdG notifica la decisione della CE all’ALPAT e, per conoscenza, all’AdC e all’AdA.
In presenza di intervenute modificazioni del contesto di riferimento, l’ALPAT può provvedere a
un’eventuale revisione del Programma FEG, nel pieno rispetto dei vincoli imposti dalla normativa
comunitaria di riferimento nonché degli orientamenti in materia forniti dalla CE.
In tali circostanze, l’ALPAT attiva di propria iniziativa la seguente procedura:
−
verifica delle necessità e dei presupposti per la rimodulazione;
−
definizione delle motivazioni che sostengono tale necessità;
−
formulazione di una proposta motivata di rimodulazione da trasmettere all’AdG;
23
−
eventuale integrazione della proposta a seguito di rilievi e/o indicazioni formulati dall’AdG;
−
trasmissione alla CE da parte dell’AdG della proposta di rimodulazione formulata
dall’ALPAT.
Diagramma di flusso
24
2.2. PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI GESTIONE
2.2.1. ATTUAZIONE DELLE MISURE
Nell’espletamento dei compiti ad essa delegati in materia di gestione e attuazione del Programma
FEG, l’ALPAT provvede alla:
I.
messa a punto del proprio Sistema di Gestione e Controllo;
II.
selezione dei soggetti attuatori delle misure;
III.
adozione di strumenti idonei a garantire la conformità delle misure alle finalità del FEG e
alla domanda di finanziamento;
IV.
esecuzione dei pagamenti verso i soggetti attuatori e i beneficiari delle misure;
V.
adozione di strumenti per evitare duplicazioni nelle fonti di finanziamento;
VI.
adozione di una specifica codificazione contabile;
VII.
definizione delle procedure per la conservazione dei documenti;
VIII.
adozione e utilizzo di un sistema informativo di registrazione e conservazione dei dati
contabili;
IX.
definizione delle procedure di raccordo con l’Autorità di Gestione.
I. Messa a punto e trasmissione del Sistema di Gestione e Controllo
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
AdA
Nell’ambito delle proprie funzioni in materia di gestione e attuazione del Programma FEG,
l’ALPAT è tenuta ad adottare un Si.Ge.Co. tale da garantire un utilizzo efficace e corretto dei fondi
comunitari conformemente ai principi di sana gestione finanziaria.
A tal fine, l’ALPAT redige e approva, così come previsto dall’art. 3.1 dell’Accordo del 19 marzo
2015 con il MLPS, il presente documento illustrativo delle linee guida del sistema di gestione e
controllo e delle relative procedure attuative degli interventi a cofinanziamento FEG.
Come previsto dall’art. 3.5 del predetto Accordo, l’ALPAT provvede inoltre a trasmettere tale
documento all’AdA, ai fini della verifica di conformità.
La Dirigenza e il personale dell’ALPAT coinvolti nella gestione del Programma FEG si rendono
disponibili ad incontri con l’AdA per la verifica del funzionamento e dell’adeguatezza dei requisiti
chiave del Si.Ge.Co. e delle relative procedure. Nel caso in cui l’AdA rilevi criticità, l’ALPAT
provvede a presentare all’AdA, se del caso, eventuali controdeduzioni. L’ALPAT adotta comunque
nei termini richiesti dall’AdA le eventuali misure correttive raccomandate nel Rapporto Finale di
Audit.
II documento può essere aggiornato a seguito di eventuali cambiamenti intercorsi nelle procedure
25
di gestione e controllo. Ogni versione aggiornata è opportunamente registrata ed archiviata con
l’indicazione del periodo di validità ed è fatta propria con determinazione della Dirigente Generale
dell’ALPAT, sentito il parere dell’AdA, per quanto di competenza.
Le verifiche sul Si.Ge.Co. aggiornato vengono espletate dall’AdA con le medesime modalità sopra
descritte.
Diagramma di flusso
Predisposizione del SI.GE.CO
Documento dei
Sistemi di Gestione e
Controllo
Autorità di Audit
Documento dei
Sistemi di Gestione e
Controllo
Verifica di conformità e di adeguatezza
rispetto agli obiettivi e alle previsioni
del Regolamento FEG e predisposizione
del Rapporto provvisorio di audit
Rapporto provvisorio
di audit
Controdeduzioni al
rapporto provvisorio
Presentazione di eventuali controdeduzioni
al rapporto provvisorio di audit
Autorità di Audit
Esame delle controdeduzioni ed
elaborazione del Rapporto finale di audit
Rapporto provvisorio
di audit
Controdeduzioni al
rapporto provvisorio
Rapporto finale di
audit
26
II. Selezione dei soggetti attuatori delle misure
FEG, l’ALPAT predispone gli strumenti più idonei per la selezione dei soggetti attuatori delle
misure, ricorrendo, a seconda dei casi, all’adozione di procedure di gara d’appalto, nel pieno
rispetto della normativa in materia di appalti pubblici o affidando i servizi a soggetti esterni
accreditati appartenenti alla rete provinciale dei servizi per il lavoro istituita con l’art. 17 bis della
Legge provinciale n. 19 di data 16 giugno 1983.
La selezione di soggetti attuatori tramite procedure di evidenza pubblica (bando di gara) avviene
nel rispetto delle normative di settore e, in particolare, del Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163
“Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture” e delle Leggi Provinciali pertinenti.
La procedura di selezione seguita dall’ALPAT prevede:
Nel caso di stipula di atti aggiuntivi a contratti già in essere a seguito di procedure aperte o di
proroga di contratti preesistenti (stipulati sempre tramite procedure di evidenza pubblica nel
rispetto delle normative di settore) qualora si verifichi la necessità di garantire la continuità dei
servizi essenziali e qualora, per ragioni di natura tecnica, il contratto possa essere affidato
unicamente ad un operatore economico determinato nelle more dell’esperimento della gara
d’appalto per l’affidamento a nuovo aggiudicatario:
-
richiesta al soggetto aggiudicatario di disponibilità all’integrazione contrattuale o di preventivo
per la realizzazione dei servizi ritenuti essenziali;
-
trasmissione da parte dell’aggiudicatario dell’offerta economica
integrativi/complementari richiesti o dei servizi ritenuti essenziali;
-
determinazione
dirigenziale
di
affidamento
all’aggiudicatario
dei
servizi
integrativi/complementari o dei servizi ritenuti essenziali e contestuale approvazione dello
schema di contratto/atto aggiuntivo;
-
sottoscrizione dell’atto aggiuntivo al contratto o del nuovo contratto per i servizi ritenuti
essenziali tra ALPAT e Soggetto aggiudicatario.
per
i
servizi
Diagramma di flusso
27
Nel caso di bando di gara mediante procedura aperta:
-
pubblicazione del bando di gara da parte della Provincia autonoma di Trento;
-
nomina, da parte della Provincia autonoma di Trento, di una Commissione di gara e di una
Commissione tecnica a supporto degli Organi di gara, ai fini della valutazione delle proposte
presentate;
-
valutazione delle proposte presentate;
-
aggiudicazione dell’appalto e conseguente stipula dei contratti.
Con particolare riferimento all’individuazione del/i soggetto/i attuatore/i delle fasi di formazione, è
previsto il ricorso a procedure di gara. In particolare, un primo bando di gara mediante procedura
aperta ha per oggetto l’affidamento dell’incarico di attuazione di interventi di formazione, suddivisi
in due lotti corrispondenti a due filiere di intervento diverse (“Formazione alle competenze generali
e specialistiche” e “Formazione in alternanza per l’acquisizione di patenti di mestiere”. Un ulteriore
bando di gara ha per oggetto la realizzazione di una terza fase riferibile alla “formazione
specialistica”. Le procedure di gara sono gestite dall’Agenzia Provinciale per gli Appalti e Contratti.
Diagramma di flusso
28
Nel caso di affidamento di servizi a soggetti accreditati appartenenti alla rete provinciale dei servizi
per il lavoro istituita con l’art. 17 bis della Legge provinciale n. 19 di data 16 giugno 1983:
-
invito, da parte dell’ALPAT nei confronti dei soggetti accreditati, a presentare richiesta di
partecipazione alla seduta pubblica per l’affidamento dei servizi ed attestazione da parte dei
medesimi del possesso dei requisiti specificamente richiesti;
-
presentazione, da parte dei soggetti accreditati interessati, di richiesta di partecipazione;
-
seduta pubblica per l’assegnazione dei servizi;
-
determinazione dirigenziale di autorizzazione all’affidamento dei servizi e contestuale
autorizzazione alla stipula dei contratti con i singoli fornitori;
29
-
sottoscrizione dei contratti da parte dei Soggetti coinvolti
Diagramma di flusso
30
III. Adozione di strumenti idonei a garantire la conformità delle misure alle finalità
del FEG e alla domanda di finanziamento
Nell’attuazione delle misure cofinanziate dal FEG, l’ALPAT:
−
ne assicura la conformità alle finalità del Fondo e alle caratteristiche descritte nella
domanda di finanziamento;
−
garantisce il rispetto dei principi di parità ed equità di trattamento e di non discriminazione.
Con riferimento al primo ambito, come descritto nel precedente punto, l’ALPAT, per la
realizzazione dei servizi coordinati e personalizzati previsti dall’intervento FEG, esegue procedura
di gara (o atti aggiuntivi a contratti preesistenti) o affidamento di servizi a soggetti accreditati
appartenenti alla rete provinciale dei servizi per il lavoro. Le attività da assegnare delineate nel
capitolato e/o negli atti aggiuntivi/contratti ripercorrono quanto descritto e approvato nella
domanda di contributo presentata per il tramite del MLPS alla CE, garantendo, pertanto, la
conformità delle azioni da realizzare alle finalità del FEG e alla domanda di contributo. Inoltre, dal
punto di vista della gestione contabile, è previsto l’utilizzo, in tutte le fasi del processo di
formazione e gestione di provvedimenti e pagamenti, del sistema contabile informatizzato “SAP
Agenzie”. Tale sistema garantisce procedure standard e qualità oltre a consentire un costante
controllo di congruità della spesa e di coerenza interna e contabile al Programma FEG (per una
descrizione del sistema si rimanda al par. 2.3.1).
Nello specifico, in occasione delle verifiche amministrativo-contabili sulla spesa sostenuta, l’ALPAT
provvede a verificare, tra l’altro:
−
la sussistenza e correttezza della documentazione relativa all’azione che dimostra il suo
corretto finanziamento a valere sul FEG e che giustifica il diritto all’erogazione del
contributo;
−
la riferibilità della spesa sostenuta e rendicontata all’azione oggetto di contributo;
−
l’ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di azioni previste nella domanda
di finanziamento approvata dalla CE e da sue eventuali varianti.
Inoltre, l’ALPAT accerta che le misure realizzate siano destinate ai lavoratori in esubero individuati
come destinatari finali del sostegno FEG. Ciò avviene attraverso la riconciliazione dei dati
personali sui beneficiari delle misure con quelli concernenti i lavoratori in esubero individuati in
fase di presentazione della domanda.
L’ALPAT adotta inoltre le misure necessarie per prevenire ogni discriminazione fondata sul sesso,
la razza o l’origine etnica, la religione o le convinzioni personali, la disabilità, l’età o l’orientamento
sessuale durante le varie fasi di attuazione delle misure cofinanziate dal FEG.
31
IV. Esecuzione dei pagamenti verso i soggetti attuatori e i beneficiari delle misure
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
Per quanto riguarda le misure attivate con gara d’appalto, il pagamento avviene con stati di
avanzamento e saldo (anche nel caso di atti aggiuntivi a contratti preesistenti). Il pagamento è
effettuato previo ricevimento di fattura (o altra documentazione valida a fini fiscali), con cadenza,
di norma, bimestrale a partire dal primo giorno di svolgimento delle azioni contrattualizzate e in
relazione alle azioni effettivamente svolte. Tutte le richieste di liquidazione sono sottoposte alle
verifiche amministrative/contabili effettuate dall’Ufficio formazione e sviluppo dell’occupazione
(con il coordinamento del Direttore del responsabile del procedimento FEG), responsabile delle
procedure di liquidazione per le azioni cofinanziate dal FEG. Nello specifico, in fase di liquidazione
vengono verificati i documenti di supporto, valutandone la conformità e la legittimità alle normative
fiscali e previdenziali e la coerenza con quanto previsto nel contratto.
Per quanto riguarda le misure affidate a soggetti accreditati appartenenti alla rete provinciale dei
servizi per il lavoro istituita con l’art. 17 bis della Legge provinciale n. 19 di data 16 giugno 1983, il
corrispettivo viene erogato in un’unica soluzione a conclusione dell’incarico, previa verifica della
regolare esecuzione e ricevimento di fattura (o altra documentazione valida a fini fiscali).
Le procedure di liquidazione, come quelle di impegno e di adozione dei provvedimenti, sono
effettuate mediante il sistema informatico provinciale SAP Agenzie. La procedura prevede
l’indicazione precisa della natura e della data del documento di spesa, il codice del fornitore o del
beneficiario, l’importo da liquidare, la causale del pagamento, le modalità di estinzione del titolo,
l’indicazione di eventuali ritenute fiscali, previdenziali e assicurative, il codice CUP e l’eventuale
codice CIG.
La liquidazione è convalidata dall’apposizione delle firme dell’estensore nonché dal responsabile
del procedimento FEG. La conseguente e successiva fase del mandato, sostanzialmente
l’emissione del titolo di spesa, di norma, è affidata, per le azioni cofinanziate dal FEG, alla
competenza dell’Ufficio formazione e sviluppo dell’occupazione che provvede alla sua emissione.
La relativa validazione avviene mediante le apposizioni delle firme della Dirigenza Generale o del
Direttore dell’Ufficio Affari Amministrativi Generali e Contabili.
I lavoratori beneficiari del contributo FEG hanno diritto a percepire una “indennità di
partecipazione” (per sole fasi di formazione e bilancio delle competenze) e l’indennità di CIGS
A. Indennità di partecipazione. L’indennità è orientata al rimborso delle piccole spese
difficilmente documentabili, commisurata in 20 euro per ogni giornata di almeno 4 ore che
risulta impiegata effettivamente nella partecipazione alle misure di politica attiva previste
dal Programma per il singolo lavoratore. Il contributo viene versato ai lavoratori
direttamente dall’ALPAT.
32
B. Indennità di CIGS. Le indennità di CIGS possono essere versate direttamente dall’INPS o
tramite azienda di provenienza ai singoli lavoratori. Nel caso di versamento diretto, previo
accordo mediante scambio di corrispondenza tra l’INPS e l’ALPAT le informazioni
richieste relative agli importi effettivamente versati ai destinatari degli interventi FEG,
verranno condivise mediante comunicazioni scritte. Nel caso di versamento tramite
azienda, la stessa comunicherà all’ALPAT le indennità versate per mese di riferimento, gli
estremi dei documenti inerenti il versamento, la data di quietanza nonché le copie dei
documenti stessi che comprovano l’avvenuto versamento.
Diagramma di flusso
Erogazione indennità di partecipazione
33
Erogazione indennità di CIGS
V. Adozione degli strumenti per evitare duplicazioni nelle fonti di finanziamento
Al fine di evitare la sovrapposizione, la duplicazione o il cumulo dei finanziamenti e, in particolare,
che le medesime misure beneficino contemporaneamente dell’assistenza del FEG e di altri fondi
europei, tra cui il FSE, l’ALPAT mette in atto efficaci dispositivi di verifica e controllo.
In primo luogo, il sistema informatico SAP, utilizzato in tutte le procedure di formazione e gestione
dei provvedimenti amministrativi e dei pagamenti, offre una perfetta tracciabilità di ogni singola
operazione mediante, fra l’altro, l’indicazione del codice della Struttura, del capitolo di bilancio
interessato ed il riferimento all’impegno giuridico di pertinenza, comprensivo del codice CUP che
identifica univocamente il progetto FEG.
Per la gestione dell’intervento FEG, ad eccezione dei costi riferiti al personale dipendente
dell’ALPAT e delle indennità di CIGS, è individuato uno specifico capitolo di bilancio che
garantisce una netta separazione nella gestione e consente la tracciabilità dei fondi comunitari
dall’assegnazione al pagamento fino alla rendicontazione. In tal modo, è possibile garantire che le
risorse finanziarie utilizzate, anche a titolo di anticipazione, per la realizzazione delle misure FEG,
siano gestite contabilmente nell’ambito di strumenti di bilancio distinti, dedicati e riservati.
34
Inoltre, i provvedimenti adottati per l’attuazione delle operazioni finanziate dal FEG ovvero che
beneficiano del connesso cofinanziamento provinciale sono sempre distinti da quelli connessi alla
gestione di azioni ad altro cofinanziamento europeo o nazionale/provinciale.
VI. Adozione di una specifica codificazione contabile
Come riportato nel paragrafo precedente, l’ALPAT utilizza una codificazione contabile adeguata
tramite il sistema informatico SAP, il quale, mediante l’indicazione del codice della struttura, del
capitolo di bilancio interessato ed il riferimento all’impegno giuridico, permette di distinguere tutti i
dati e i documenti contabili dell’operazione cofinanziata, ferme restando le norme contabili
nazionali e provinciali.
L’ALPAT provvede inoltre a:
−
iscrivere l’intervento al sistema CUP (Codice unico di progetto), come previsto dall’art. 11
della L. 3/2003 “Disposizioni ordinamentali in materia di pubblica amministrazione” secondo
la procedura definita dal CIPE;
−
effettuare i pagamenti nel rispetto delle disposizioni di cui alla L. 136/2010 s.m.i. al fine di
garantire la tracciabilità dei flussi finanziari.
In particolare, l’articolo 3 della legge n. 136/2010 e s.m.i., delinea un complesso di obblighi in
relazione alla tracciabilità dei flussi finanziari connessi ai rapporti contrattuali o di finanziamento in
ambito pubblico, individuando principalmente:
−
gli appalti e le altre tipologie contrattuali relative all’affidamento di lavori, servizi e forniture
(comprese le concessioni di lavori e servizi, nonché gli affidamenti in economia);
−
le forme di contribuzione pubblica.
Il comma 1 del citato articolo obbliga i soggetti individuati ad utilizzare, per la gestione dei
movimenti finanziari relativi alle commesse pubbliche, uno o più conti correnti bancari o postali,
attivati presso banche o presso la società Poste Italiane Spa, dedicati a tale funzione anche non
in via esclusiva, e ad effettuare detti movimenti unicamente tramite lo strumento del bonifico
bancario o postale, ovvero con altri strumenti di incasso o di pagamento idonei a consentirne la
piena tracciabilità.
Il successivo comma 5 (nella formulazione modificata dalla legge n. 217/2010) stabilisce che, ai
fini della tracciabilità dei flussi finanziari, gli strumenti di pagamento devono riportare, in relazione
a ciascuna transazione posta in essere dalla stazione appaltante e dagli altri soggetti di cui al
comma 1, il codice identificativo (CIG) - attribuito dall'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) su richiesta della stazione appaltante e, ove obbligatorio ai sensi dell'art.11 della legge n. 3/2003,
il codice unico di progetto (CUP).
Si ricorda anche che, come chiarito dall’AVCP con propria Determinazione n. 4 del 7 luglio 2011
“Linee guida sulla tracciabilità dei flussi finanziari ai sensi dell’articolo 3 della Legge 13 agosto
2010, n. 136” (pubblicata in Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana – Serie Generale – n. 171
35
del 25-7- 2011), per assenza dei presupposti soggettivi ed oggettivi di applicazione dell’art. 3 della
legge n. 136/2010, la tracciabilità non si applica all’erogazione diretta, a titolo individuale, di
contributi da parte della pubblica amministrazione a soggetti indigenti o, comunque, a persone in
condizioni di bisogno economico e fragilità personale e sociale ovvero, ancora, erogati per la
realizzazione di progetti educativi.
Rimangono quindi esclusi dall’applicazione delle norme citate i pagamenti connessi a strumenti di
politica passiva e le indennità di partecipazione.
VII. Definizione delle procedure per la conservazione dei documenti
L’ALPAT assicura che tutti i documenti inerenti l’attuazione delle misure (atti provvedimentali, atti
di liquidazione, mandati e tutti gli atti che sostanziano la fondatezza dei pagamenti, ecc.) siano
fascicolati e conservati presso i propri uffici (o, in itinere, presso i Soggetti attuatori) almeno per i
tre anni successivi alla chiusura del contributo finanziario (liquidazione del saldo finale all’ALPAT),
secondo quanto disposto dall’art. 21, par. 5 del Regolamento FEG, fermo restando gli obblighi di
conservazione previsti dalla normativa nazionale.
Nello specifico, l’ALPAT prevede un sistema di conservazione dei fascicoli concernenti la
domanda di finanziamento, inclusi tutti i documenti giustificativi della spesa.
La conservazione dei documenti avviene su supporto cartaceo e/o, in parte, informatico. A tal fine,
l’ALPAT provvede a:
−
individuare presso i propri uffici uno
documentazione su supporto cartaceo;
−
creare sui propri server di rete una cartella dedicata al FEG. La cartella, opportunamente
articolata in sotto cartelle, è resa accessibile esclusivamente al personale dell’ALPAT
coinvolto nel Programma.
spazio
idoneo
alla
conservazione
della
I criteri adottati per assicurare efficacia ed efficienza del sistema di archiviazione sono:
−
struttura per argomento di facile ed intuitiva identificazione, in relazione a categorie/attività
direttamente riconducibili a specifiche funzioni (come, ad esempio: gestione,
rendicontazione, monitoraggio, comunicazione, ecc.);
−
regole di archiviazione dei documenti che riflettono le relazioni createsi nel corso dello
svolgimento delle attività che li hanno generati;
−
assegnazione di responsabilità di alimentazione ed aggiornamento;
−
semplicità di accesso per l’alimentazione e la consultazione.
Il rispetto dei criteri sopra enunciati consente all’ALPAT di garantire in ogni momento:
−
la conservazione e trasmissione di documenti integri e di provenienza certa e identificata;
−
la possibilità di seguire il flusso documentale di ciascuna operazione e transazione
effettuata a valere sul FEG;
36
−
un rapido ed efficiente reperimento dei documenti all’uopo necessari, specie in occasione di
eventuali audit svolti dai competenti organismi di controllo.
La documentazione è debitamente aggiornata e viene resa disponibile, per estratto o copia, al
personale e agli Organismi che ne hanno diritto (personale autorizzato dell’AdG, dell’AdC,
dell’AdA e di altri Organismi di controllo, nonché ai funzionari autorizzati) in caso di ispezione e
controlli.
In ogni caso, la documentazione relativa alle operazioni sarà conservata in formato cartaceo
ovvero in formato elettronico presso la Struttura competente.
In ogni caso, la maggior parte dei documenti sarà quindi conservata in formato elettronico (piste,
verbali, checklist, risultati degli audit, documentazione di spesa del beneficiario finale/soggetto
attuatore, ecc.), anche per il tramite del sistema di protocollazione informatico, su cartelle di rete.
Nello specifico, l’ALPAT provvede a conservare tutta la documentazione inerente la domanda di
finanziamento, inclusi i documenti giustificativi delle spese, i documenti tecnici, amministrativi e
contabili relativi alla gestione del contributo concesso come anche riportato nella tabella seguente:
ELENCO DELLA DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE2
I. Procedure che disciplinano il sistema di gestione e controllo relativo all’assistenza del
FEG
A. Documento descrittivo del Si.Ge.Co. adottato dall’ALPAT e delle relative procedure interne
(con atto di condivisione dell’AdA e provvedimento di adozione).
B. Eventuali ulteriori documenti descrittivi dell’organizzazione interna dell’ALPAT e degli altri
soggetti coinvolti nell’attuazione del contributo FEG (funzionigrammi, organigrammi, ordini
di servizio, ecc.).
II. Documenti concernenti gli esuberi
A. Elenco dei lavoratori colpiti da esuberi durante il periodo di riferimento3, indicante il datore
di lavoro che ha effettuato il licenziamento e la data in cui il lavoratore è stato posto in
esubero, ai sensi dell’art. 5 del Regolamento FEG.
III. Documenti riguardanti le azioni finanziate
A. Estratti della normativa nazionale e contratti collettivi di lavoro che descrivono le misure
obbligatorie poste a carico dello Stato, della Provincia di Trento e delle imprese.
B. Suddivisione dei costi totali citati nella relazione finale e nel rendiconto finale delle spese
(ad esempio, elenco delle singole misure realizzate che compongono il pacchetto integrato
2
Questo elenco di documenti è indicativo. A seconda del sistema di gestione e controllo esistente, è possibile che alcuni
documenti non esistano o possano essere sostituiti da altri tipi pertinenti di documentazione.
3
L’obiettivo di questo elenco consiste nell’effettuare un collegamento chiaro fra i lavoratori posti in esubero e il criterio di
intervento che attiva la domanda (art. 4, Regolamento FEG).
37
ed elenco nominativo dei relativi beneficiari, con la specifica dei costi sostenuti, documenti
che consentono di collegare uno specifico lavoratore in esubero alle misure realizzate in
suo favore).
C. Elenco delle singole attività di AT realizzate e costi connessi.
D. Documentazione comprovante l’effettiva esecuzione delle misure cofinanziate, con
indicazione dei relativi destinatari e tempistica4.
E. Documentazione concernente le verifiche svolte dall’ALPAT sulla spesa sostenuta (ad
esempio, checklist di controllo, verbali di controllo, ecc.).
IV. Documenti riguardanti la spesa sostenuta per le azioni finanziate
A. Documenti di sostegno riguardanti le spese sostenute per le azioni realizzate e le spese di
AT, quali:
a. fatture, ricevute fiscali o altri documenti di equivalente valore probatorio;
b. eventuali ulteriori documenti comprovanti l’effettiva esecuzione delle attività, anche
a livello amministrativo-contabile;
c. documenti che dimostrano l’importo delle indennità versate ai lavoratori;
d. quietanze di pagamento (ad esempio, estratti conto bancari);
e. documenti giustificativi e metodi di calcolo/ripartizione dei costi per l’AT relativa
all’attuazione del FEG (ad esempio, prospetti, timesheet dipendenti interni, calcolo
delle retribuzioni, biglietti di viaggio, costi traduzione, ecc.).
V. Documenti relativi all’affidamento a soggetti attuatori
A. Documentazione concernente l’appalto (procedure d’appalto e di aggiudicazione, capitolato
d’oneri, verbali di commissione, contratto di appalto, ecc.) ed eventuali subappalti e
documentazione concernente eventuali altri procedure ad evidenza pubblica.
VI.
Pubblicità
A. Opuscoli, brochure, documenti vari di natura informativa e promozionale sulle azioni
cofinanziate dal FEG.
VIII. Adozione e utilizzo di un sistema informativo di registrazione e conservazione
dei dati contabili
4
Tale documentazione deve stabilire un chiaro collegamento fra le azioni finanziate, i lavoratori in esubero che
beneficiano delle azioni, i costi reali sostenuti e il conteggio dei relativi costi (ad esempio, registro presenze, schede
partecipanti, ecc.).
38
FEG, l’ALPAT provvede a garantire l’esistenza di un proprio sistema informativo di registrazione e
conservazione dei dati contabili relativi a ciascun intervento ammesso a finanziamento del FEG,
nonché la raccolta dei dati relativi all’attuazione necessari per la gestione finanziaria, la
sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione delle misure. Tale sistema verrà utilizzato
esclusivamente dall’ALPAT.
Nello specifico, sarà realizzato un software applicativo per la registrazione dei dati gestionali e di
monitoraggio, costituito dalla seguenti procedure:
1.
Modulo di accesso mediante username e password nominativa;
2.
Sezione progetto: registrazione dei dati di sintesi del progetto (fisici, finanziari e
procedurali);
3.
Sezione anagrafica destinatari dell’intervento: sarà previsto il caricamento automatico
delle liste dei potenziali utenti dei servizi con l’indicazione dell’effettiva iscrizione al
progetto. Per ogni partecipante sarà possibile registrare il calendario delle diverse
tipologie di attività: ad es. counselling, bilancio delle competenze, formazione, ecc. Per
ogni destinatario, inoltre, sarà previsto l’inserimento dell’indennità di partecipazione
erogata direttamente dall’ALPAT;
4.
Sezione reportistica: saranno previsti report di elaborazione dati rispetto alle
informazioni inserite a livello di singolo destinatario dell’intervento;
5.
Sezione verifica dati SPIL: sarà realizzata un’interfaccia con la banca dati SPIL
(Sistema Provinciale Informativo Lavoro) per la verifica periodica delle informazioni
relative alla condizione occupazionale dei beneficiari/lavoratori. Gli esiti
dell’interrogazione saranno memorizzati mantenendo il dato storico all’interno della
scheda di ciascun destinatario;
6.
Sezione controlli: sarà prevista la tracciabilità minima dei controlli effettuati con la
registrazione dei relativi esiti;
7.
Interfaccia con il sistema di monitoraggio ministeriale: il sistema dell’ALPAT prevede,
laddove compatibile, un modulo di interfaccia con il sistema di monitoraggio
ministeriale per lo scambio di informazioni riferite all’avanzamento fisico, procedurale e
finanziario dell’intervento.
IX. Definizione delle procedure di raccordo con l’Autorità di Gestione
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
AdG
−
AdC
Per tutta la durata del Programma, l’ALPAT garantisce i necessari raccordi con l’AdG, cooperando
con questa al pieno successo delle iniziative a cofinanziamento FEG, nello spirito di partenariato e
39
leale collaborazione.
In ottemperanza a tale principio, l’ALPAT assicura una tempestiva trasmissione all’AdG di tutte le
necessarie informazioni concernenti la gestione, l’attuazione, il controllo e il monitoraggio del
Programma FEG, tra le quali:
−
le coordinate del conto corrente presso il quale trasferire le risorse FEG accreditate dalla
CE sul Fondo di Rotazione (FdR) istituito, ai sensi della legge n.183/1987, presso il
Ministero dell’Economia e delle Finanze - Ragioneria Generale dello Stato – Ispettorato
Generale per i Rapporti Finanziari con l’Unione Europea (MEF – IGRUE);
−
gli atti di approvazione e impegno dell’Amministrazione provinciale necessari al
cofinanziamento delle misure previste dal Programma FEG;
−
i dati di monitoraggio trimestrale sull’avanzamento procedurale, fisico e finanziario delle
misure. Tale trasmissione avviene per via telematica, attraverso il sistema informativo di
monitoraggio del MLPS e, nelle more della sua attivazione, su file excel;
−
le segnalazioni trimestrali in merito alle irregolarità rilevate e ai relativi aggiornamenti;
−
l’elenco degli importi in attesa di recupero, recuperati e non più recuperabili. Tale
informativa viene trasmessa all’AdC e, per conoscenza, all’AdG.
Tutte le comunicazioni pertinenti vengono trasmesse ai recapiti ufficiali delle Autorità nazionali
competenti.
Su propria iniziativa o su richiesta dell’AdG, l’ALPAT partecipa ad incontri tecnici o di
coordinamento finalizzati al confronto e all’accompagnamento durante tutta la fase attuativa delle
misure finanziate dal FEG.
Diagramma di flusso
40
Coordinate bancarie
Trasmissione coordinate del conto corrente
presso il quale trasferire le risorse FEG
Coordinate bancarie
Anticipo FEG
Erogazione anticipo
Anticipo FEG
Dichiarazioni trimestrali
Trasmissione atti di approvazione e
impegno necessari al cofinanziamento
delle misure FEG
Trasmissione dati monitoraggio trimestrale
Trasmissione delle segnalazioni trimestrali
delle eventuali irregolarità
Trasmissione elenco importi in attesa di
recupero, recuperati e non recuperabili
Dichiarazioni trimestrali
Autorità di Gestione e
Ricevimento ed esame delle dichiarazioni
trimestrali
41
2.2.2. MONITORAGGIO DELLE MISURE
L’ALPAT collabora con le Autorità nazionali del FEG a una corretta e costante attività di
monitoraggio impegnandosi, in particolare, a fornire trimestralmente all’AdG i dati aggiornati in
merito all’esecuzione delle misure programmate.
A tal fine, l’ALPAT provvede:
I.
al monitoraggio dello stato di attuazione dell’intervento;
II.
al conferimento dei dati di natura procedurale, fisica e finanziaria;
III.
alla trasmissione della documentazione relativa allo stato di avanzamento delle misure.
I. Monitoraggio dello stato di attuazione dell’intervento
L’ALPAT svolge una costante attività di monitoraggio sullo stato di attuazione procedurale, fisica e
finanziaria delle misure cofinanziate dal FEG.
A tal fine, si avvale del supporto di un sistema informativo dedicato esclusivamente al
monitoraggio e controllo del Programma FEG, sistema predisposto dall’AT ALPAT.
Il sistema consente l’acquisizione, la conservazione e l’elaborazione dei dati e delle informazioni
trasmessi dai soggetti attuatori delle misure. A titolo esemplificativo, i dati che sono gestiti
all’interno del sistema informativo riguardano:
−
anagrafica e dotazione finanziaria del Programma FEG;
−
monitoraggio e sorveglianza delle misure previste dal Programma;
−
anagrafica dei lavoratori coinvolti, incluso il relativo stato occupazionale all’inizio
dell’intervento, in itinere e per i dodici mesi successivi alla conclusione dello stesso;
−
transazioni finanziarie;
−
dati contabili relativi alle singole misure;
−
controlli amministrativo-contabili on desk e in loco eseguiti dall’ALPAT;
−
irregolarità rilevate da tutti i soggetti con potere di controllo sulle misure e i dati relativi al
monitoraggio delle azioni correttive intraprese.
Il sistema di monitoraggio consente la raccolta, la gestione e l’elaborazione anche dei dati acquisiti
direttamente, mediante accesso telematico, per il tramite dei soggetti attuatori delle singole misure.
Questi saranno tenuti ad inserire nel sistema, per ciascuna misura di competenza:
−
il calendario delle attività con l’elenco dei soggetti partecipanti;
−
il registro delle presenze;
−
eventuali modifiche rispetto al progetto approvato in sede di affidamento in gestione e di
accordo sugli aspetti più di carattere operativo (ad esempio, data, luogo di svolgimento,
42
orario, argomento), al fine di consentire l’assolvimento delle funzioni di controllo ispettivo in
capo all’ALPAT.
Tali informazioni consentono all’ALPAT di monitorare lo stato di attuazione dell’intervento e
informare tempestivamente l’AdG in caso di eventuali ritardi rispetto al cronoprogramma delle
attività.
Il sistema viene inoltre alimentato con i dati inseriti direttamente dagli Uffici competenti dell’ALPAT
concernenti le transazioni finanziarie eseguite, le verifiche effettuate sulle singole operazioni e le
irregolarità accertate in merito a ciascuna misura. A tal fine, si può far riferimento anche ad altre
banche dati interne o esterne all’ALPAT (ad esempio, il sistema informativo SPIL, in uso presso i
Servizi Provinciali per l’Impiego, o l’applicativo SAP).
II. Conferimento dati di natura procedurale, fisica e finanziaria
L’ALPAT acquisisce, elabora, analizza, conserva e conferisce, attraverso procedure
informatizzate, al sistema informativo del Ministero, una volta che questo sia attivato, i dati di
monitoraggio fisico, procedurale e finanziario in merito all’attuazione dell’intervento entro il mese
successivo alla conclusione di ogni trimestre del Programma. Fino all’adozione di un sistema
informativo dedicato da parte del MLPS, le medesime informazioni e dati sono conservati
dall’ALPAT a disposizione di eventuali richieste di verifica o controllo.
Con le stesse procedure, l’ALPAT trasmette anche i dati relativi alle prestazioni di sostegno
erogate ai lavoratori beneficiari, sia dai propri uffici che da altri soggetti pagatori, adottando inoltre
adeguati meccanismi per evitare, rilevare e correggere eventuali duplicazioni nei dati trasmessi.
La procedura in oggetto prevede l’acquisizione, la conservazione e la trasmissione dei dati di
natura procedurale, fisica e finanziaria relativi a ciascuna misura a cofinanziamento FEG richiesti
dal sistema informativo di monitoraggio del MLPS. In particolare, i dati conferiti dall’ALPAT
riguardano il:
I.
II.
“Monitoraggio Procedurale”5:
o
dati identificativi dei singoli “interventi” realizzati a valere sul contributo FEG
(descrizione dell’intervento; denominazione, tipologia; codice fiscale e partita IVA del
soggetto attuatore);
o
procedure di selezione seguite per l’affidamento dell’intervento a soggetti terzi;
o
data di avvio dell’intervento;
o
data di conclusione dell’intervento;
“Monitoraggio Finanziario”6:
5
Ai fini del sistema di monitoraggio del FEG, per “intervento” si intende un pacchetto integrato di azioni (o misure) rivolte
a uno o più lavoratori, riconducibile a un unico soggetto attuatore. Ad esempio, nell’ipotesi in cui l’OI si avvalga di un ente
terzo per l’attuazione del contributo FEG, tutte le azioni a questo affidate configureranno un unico “intervento”..
6
I dati di monitoraggio finanziario e fisico vanno forniti relativamente a ciascuna azione realizzata attraverso il contributo
FEG. Per “azione” si intende un’iniziativa specifica realizzata a sostegno dei lavoratori, corrispondente a una delle
tipologie indicate nel formulario di domanda e nel relativo piano finanziario quale parte integrante del pacchetto
43
III.
o
tipologia dell’azione, come identificate nel piano finanziario;
o
importi assegnati per azione;
o
importi (quota comunitaria e quota nazionale) spesi per azione;
o
data di riferimento delle spese sostenute;
“Monitoraggio Fisico”7:
o
indicatori di realizzazione per tipologia di azione (ad esempio, durata della misura,
monte ore, ecc.);
o
dati identificativi dei lavoratori beneficiari dell’azione (dati anagrafici; titolo di studio;
impresa di provenienza; categoria professionale; condizione occupazionale all’inizio
dell’intervento, a conclusione e a dodici mesi dalla conclusione dell’intervento; ecc.).
La scheda di rilevazione trimestrale viene quindi trasmessa dall’Ufficio formazione e sviluppo
dell’occupazione, coordinato dal responsabile del procedimento FEG, compilando la sezione
dedicata nel sistema informativo del MLPS. In caso di eventuali problemi tecnici, i dati saranno
riportati su un form excel da trasmettersi, a fronte di richiesta da parte dell’AdG, a mezzo postale e
via e-mail a quest’ultima.
III. Trasmissione della documentazione relativa allo stato di avanzamento delle
misure
Su richiesta delle Autorità competenti nazionali e/o europee, l’ALPAT trasmette tutta la
documentazione e le informazioni relative allo stato di avanzamento delle misure necessarie per le
attività di valutazione, reportistica e controllo.
In particolare, ai fini dei controlli di competenza dell’AdA o dell’AdC, l’ALPAT mette a diposizione
tutta la documentazione richiesta dall’Organismo di controllo o comunque ritenuta rilevante dalla
stessa ALPAT. Si impegna inoltre a collaborare, ai fini dell’efficace espletamento dei controlli, con
l’AdA e l’AdC e ad attenersi alle modalità operative da queste definite nell’ambito delle attività di
loro competenza. Questa si rende disponibile a partecipare a tutti gli incontri in loco o presso la
sede del MLPS ritenuti necessari ai fini delle verifiche in oggetto.
Allo stesso modo, l’ALPAT fornisce, entro il termine indicato, eventuale documentazione o
informazioni/dati integrativi ovvero chiarimenti richiesti dagli Organismi di controllo.
personalizzato di servizi proposto per il finanziamento FEG (ad esempio, “Formazione alle competenze generali”,
“counselling”, “indennità di partecipazione”, ecc.). Nel caso in cui siano previste più iniziative della stessa tipologia,
riconducibili quindi alla medesima azione (ad esempio, siano realizzate più attività di “formazione alle competenze
generali”), i dati forniti devono far riferimento alla singola iniziativa (anche definita “sotto-azione”).
7
Si veda nota precedente.
44
2.2.3. GESTIONE DELLE IRREGOLARITÀ E DEI RECUPERI
Ai sensi dell’art. 21, par. 1, lett. d) del Regolamento FEG, gli Stati membri prevengono, individuano
e rettificano le irregolarità, così come sono definite all’art. 122 del Reg. (UE) 1303/2013, e
recuperano gli importi indebitamente versati applicando interessi di mora a norma dello stesso
articolo. Lo Stato membro notifica tempestivamente tali eventuali irregolarità alla CE tenendola al
corrente dell’evoluzione delle procedure amministrative e giudiziarie pertinenti.
Nell’ambito del sistema di gestione e controllo del FEG in Italia, l’adozione di misure per la
prevenzione e l’individuazione delle irregolarità concernenti gli interventi cofinanziati, rientra tra i
compiti direttamente assegnati agli OOII, secondo le procedure da questi individuate nei propri
sistemi di gestione e controllo. Ciascun OI è inoltre responsabile della gestione dei recuperi e dei
contenziosi nei confronti dei beneficiari/gestori delle azioni cofinanziate.
All’AdG spetta invece la responsabilità del coordinamento della procedura di segnalazione delle
irregolarità alla CE - OLAF.
Di norma, tutte le irregolarità oggetto di un primo verbale amministrativo o giudiziario devono
essere comunicate alla CE, ai sensi dell’art. 122 del Reg. (UE) 1303/2013, entro i due mesi
successivi al trimestre in cui l’irregolarità è stata accertata con detto primo verbale.
Come stabilito nell’accordo siglato tra Governo, Regioni, Province autonome, Province, Comuni e
Comunità montane in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007 e ribadito dalla Circolare
interministeriale della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per le Politiche Europee
(PCM – DPE) del 12 ottobre 2007, ogni OI è tenuto a valutare le segnalazioni in merito a
irregolarità potenziali effettuate dalle proprie strutture di controllo, ed eventualmente da altri
soggetti esterni, al fine di verificare che gli elementi alla base della segnalazione dell’irregolarità
potenziale siano di consistenza tale da rendere, in prima analisi, fondata l’ipotesi di avvenuta
violazione di una norma comunitaria o nazionale anche astrattamente idonea a provocare
pregiudizio al bilancio comunitario. Nel caso in cui tale valutazione abbia esito positivo, accertata la
presenza dei requisiti ai fini della notifica dell’irregolarità alla CE, l’OI procede alla compilazione
della scheda OLAF ed alla sua trasmissione all’AdG.
In applicazione delle disposizioni regolamentari e degli orientamenti nazionali sopra richiamati,
l’ALPAT, attraverso le proprie strutture coinvolte ai diversi livelli nell’attività di attuazione del
Programma, opera per prevenire, individuare e correggere le eventuali irregolarità che possano
insorgere nella gestione delle misure finanziate dal FEG e assicura la propria collaborazione in
caso di recupero di importi indebitamente versati, in applicazione dell’art. 21.1, lett. d) del
Regolamento FEG.
A tal fine pertanto, l’ALPAT provvede:
I.
alla puntuale applicazione di idonee procedure per prevenire individuare, e rettificare le
irregolarità;
II.
all’analisi delle irregolarità accertate;
III.
alla segnalazione delle irregolarità;
45
IV.
al recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari o attuatori delle azioni del
Programma FEG;
V.
alla comunicazione all’Autorità di Certificazione, e per conoscenza all’AdG ed all’AdA delle
informazioni relative agli importi recuperati o da recuperare e agli importi revocati.
I. Definizione delle procedure per prevenire, individuare e rettificare le irregolarità
Ai fini della gestione delle irregolarità riscontrate in merito alle misure del Programma FEG,
l’ALPAT adotta apposite procedure, di seguito descritte, attraverso le quali vengono definite
modalità e strumenti per la prevenzione, l’individuazione e la rettifica delle stesse.
Nella definizione delle suddette procedure, si è fatto riferimento alla normativa e agli orientamenti
comunitari e nazionali vigenti in materia, di seguito riportati, pertinenti alla materia o mutuabili per
analogia:
-
2013;
-
2013;
II. Analisi delle irregolarità accertate
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
AdG
−
AdA
−
AdC
−
Altre Autorità di controllo
L’Ufficio formazione e sviljuppo dell’occupazione riceve la documentazione relativa a tutti i
controlli/verifiche amministrative e alle visite ispettive effettuate eventualmente anche da altri
Servizi/Strutture competenti valutandone le implicazioni in termini di importi finanziari e di
procedimenti da avviare.
Ricevuta la documentazione sui controlli/verifiche effettuati, l’Ufficio formazione e sviluppo
dell’occupazione, in accordo con il responsabile del procedimento FEG
−
valuta se i rilievi emersi configurano un’irregolarità, anche solo potenziale;
−
definisce quali procedimenti avviare;
46
−
individua le Autorità amministrative e/o giudiziarie a cui segnalare eventualmente
l’irregolarità accertata.
Ogni qual volta sia rilevata una potenziale irregolarità, l’ALPAT verifica la presenza dei requisiti
previsti dall’art. 122 del Regolamento n. 1303/2013. A tal fine, l’Ufficio può acquisire
documentazione e informazioni integrative o disporre verifiche suppletive.
Accertata la sussistenza di una delle fattispecie previste dalla norma citata, l’ALPAT, redige
apposito verbale, nel quale viene stabilita la natura e la tipologia dell’irregolarità e l’eventuale
impatto finanziario.
Al fine di poter verificare la necessità di eventuali interventi migliorativi al proprio Si.Ge.Co.,
l’ALPAT classifica le irregolarità riscontrate nell’attuazione dell’operazione a seconda che si tratti di
irregolarità isolata, irregolarità sistemica ovvero di irregolarità con incidenza finanziaria, da
comunicare tempestivamente all’AdG. In caso di irregolarità con incidenza finanziaria, il verbale
quantifica inoltre l’impatto finanziario dell’irregolarità, ovvero definisce l’entità del pregiudizio certo
o potenziale arrecato al bilancio comunitario e provinciale, individuando l’importo pubblico
interessato dall’irregolarità o l’importo che sarebbe stato indebitamente versato in caso di mancato
accertamento dell’irregolarità.
Laddove ricorrano i presupposti per la segnalazione dell’irregolarità alla CE, l’ALPAT provvede alla
compilazione e trasmissione della relativa scheda OLAF, secondo le modalità descritte nel
paragrafo successivo.
Parimenti, l’ALPAT provvede, sempre che ne ricorrano i presupposti, a compilare la scheda OLAF
concernente le irregolarità rilevate e alla stessa segnalate dalle Autorità di controllo competenti o
eventualmente dalla AdG.
47
Diagramma di flusso
Acquisizione della documentazione relativa
ai controlli effettuati
Documentazione
controlli
Verbale
Verifica circa la segnalazione di eventuali
irregolarità e redazione di apposito verbale
Verbale
Classificazione dell’irregolarità con
eventuale relativa incidenza finanziaria
Eventuale trasmissione scheda OLAF
Scheda OLAF
Scheda OLAF
Verifica della correttezza formale e della
completezza della scheda OLAF
III. Segnalazione delle irregolarità
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
AdG
−
CE
−
Eventuali altri Organismi di controllo
Ogni qualvolta venga rilevata un’irregolarità dagli organismi di controllo del FEG o dalla stessa
ALPAT o da altro indipendente Organo di controllo, l’ALPAT provvede ad informare, senza ritardo,
la Commissione, per il tramite dell’AdG, mediante compilazione di apposita scheda OLAF.
48
Come stabilito nell’accordo siglato tra Governo, Regioni, Province autonome, Province, Comuni e
Comunità montane in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007 e ribadito con la circolare
interministeriale della PCM – DPE del 12 ottobre 2007, l’obbligo di comunicazione sorge qualora
l’Organo decisionale competente, a seguito di una segnalazione pervenuta, abbia effettuato una
valutazione dei fatti emersi e, avendo ritenuto fondata l’ipotesi di una violazione di una norma
comunitaria o nazionale anche astrattamente idonea a provocare pregiudizi al bilancio comunitario,
abbia provveduto a redigere un primo verbale amministrativo o giudiziario.
In particolare, l’ALPAT è tenuta a segnalare ogni irregolarità che superi i 10.000,00 Euro a carico
del bilancio comunitario (ad esclusione delle deroghe previste dal comma 2 dell’art. 122 del
Regolamento (UE) 1303/2013), attraverso la compilazione di un apposito formulario. Le singole
schede di segnalazione vengono trasmesse all’AdG immediatamente o comunque entro il mese
successivo al trimestre in cui l’irregolarità è stata accertata. L’AdG provvede al successivo inoltro
delle schede alla CE.
Se le disposizioni nazionali prevedono il segreto istruttorio, la comunicazione delle informazioni è
subordinata all’autorizzazione dell’autorità giudiziaria competente.
Tutte le schede di segnalazione di irregolarità vengono debitamente registrate dall’ALPAT sul
proprio sistema informativo di monitoraggio.
La scheda comprende le seguenti informazioni:
−
il numero della domanda FEG interessata e il dettaglio della misura specifica interessata;
−
la disposizione che è stata violata;
−
la data e la fonte della prima informazione che ha portato a sospettare l’irregolarità;
−
le pratiche utilizzate per commettere l’irregolarità;
−
ove pertinente, se tali pratiche fanno sospettare l’esistenza di una frode;
−
il modo in cui l’irregolarità è stata scoperta;
−
lo Stato membro e, se del caso, i Paesi terzi interessati;
−
il periodo o il momento in cui è stata commessa l’irregolarità;
−
le autorità o gli Organismi nazionali che hanno redatto il rapporto ufficiale sull’irregolarità e
le Autorità cui spettano gli ulteriori provvedimenti amministrativi o giudiziari;
−
la data del primo verbale amministrativo o giudiziario relativo all’irregolarità;
−
l’identità delle persone fisiche o giuridiche interessate o di altri soggetti partecipanti, a meno
che tale indicazione risulti inutile ai fini della lotta contro le irregolarità, tenuto conto del tipo
di irregolarità accertata;
−
l’importo complessivo e il contributo pubblico approvato per l’operazione nonché la
ripartizione del relativo cofinanziamento tra contributo comunitario e nazionale;
−
l’importo del contributo pubblico interessato dall’irregolarità e il corrispondente contributo
comunitario a rischio;
−
se non è stato effettuato alcun pagamento relativo al contributo pubblico, gli importi che
sarebbero stati versati indebitamente ove non si fosse accertata l’irregolarità;
49
−
l’eventuale sospensione dei pagamenti e le possibilità di recupero;
−
la natura della spesa irregolare;
−
gli importi recuperati o gli importi di cui si prevede il recupero;
−
le misure provvisorie prese dallo Stato membro e dall’ALPAT a salvaguardia del recupero
degli importi versati indebitamente;
−
i procedimenti amministrativi e giudiziari iniziati al fine di recuperare gli importi versati
indebitamente e di applicare sanzioni;
−
i motivi dell’eventuale abbandono dei procedimenti di recupero;
−
l’eventuale abbandono dei procedimenti penali.
Ogni scheda OLAF trasmessa dall’ALPAT è oggetto di verifica da parte dell’AdG relativamente alla
completezza delle informazioni fornite.
L’ALPAT fornisce all’AdG le eventuali integrazioni o informazioni suppletive da quest’ultima
richieste in merito alla scheda OLAF.
La procedura sopra descritta viene rispettata anche nel caso in cui si renda necessario segnalare
eventuali aggiornamenti in merito a schede OLAF già trasmesse.
Qualora nessuna irregolarità fosse accertata nel trimestre di riferimento, l’ALPAT provvede
comunque ad inviare all’AdG, entro il mese successivo, una comunicazione sull’assenza di
irregolarità da segnalare.
50
Diagramma di flusso
Valutazione dell’irregolarità potenziale
NO
Irregolarità?
Trasmissione all’AdG della comunicazione
di non accertamento di irregolarità
SI
Verifica della presenza dei requisiti ai fini
della notifica alla CE, compilazione ed invio
della scheda OLAF all’AdG
Scheda OLAF
Scheda OLAF
Verifica della correttezza formale e della
completezza della scheda OLAF
Scheda OLAF
completa?
NO
Predisposizione d invio all’AdG della
documentazione di integrazione/
riformulazione della Scheda OLAF
SI
Trasmissione della scheda OLAF alla CE
IV. Recupero degli importi indebitamente versati ai beneficiari o agli attuatori degli
interventi che compongono il Programma FEG
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
AdG
−
AdC
51
Nel caso di importi indebitamente versati, l’ALPAT comunica al soggetto interessato (soggetto
attuatore o lavoratore beneficiario) l’esito dei controlli, indicando l’avvio di eventuali procedimenti di
recupero e le relative modalità con compensazione o restituzione delle somme dovute
comprensive degli eventuali interessi nel frattempo maturati.
Il recupero degli importi indebitamente versati, ed eventualmente il provvedimento di revoca totale
o parziale dell’impegno, è disposto dall’ALPAT, che contabilizza l’importo assoggettato a rettifica
finanziaria.
Il recupero può avvenire:
−
attraverso restituzione delle somme indebitamente versate;
−
attraverso compensazione rispetto ad altri crediti vantati nei confronti dell’ALPAT;
Nel caso di restituzione, l’ALPAT provvede all’accertamento delle entrate mediante apposito atto.
In caso di mancata restituzione da parte del destinatario del provvedimento di recupero, entro il
termine intimato, l’Ufficio procedente attiva eventuali compensazioni ovvero la procedura di
riscossione coattiva con iscrizione al ruolo ed emissione di cartella esattoriale.
Nel caso di compensazione, nell’ambito delle azioni riferibili al progetto FEG ed in presenza di
ulteriori crediti a favore del soggetto interessato, l’ALPAT, provvede alla decurtazione dell’importo
indebitamente erogato dalle richieste presentate successivamente dal medesimo Soggetto.
Gli atti e le informazioni sono registrati nel sistema informativo dell’ALPAT.
In caso di recupero di spese indebitamente corrisposte, l’ALPAT provvederà ad applicare gli
“interessi legali” calcolati a partire dalla data di erogazione del contributo fino alla data di effettiva
restituzione. Gli interessi di mora si applicano nel caso di esecuzione forzata, cioè qualora il
debitore non ottemperi all’obbligo giuridico del pagamento delle somme dovute. L’ALPAT, per il
recupero forzoso dei propri crediti, applica la procedura prevista dai decreti legislativi di attuazione
della legge n. 337/1997, che permette il recupero dei crediti degli Enti pubblici in genere, non
riscossi “a seguito di invito al pagamento, atto di liquidazione, accertamento, rettifica o irrogazione
di sanzioni” attraverso un unico procedimento, ovvero la riscossione coattiva a mezzo ruoli.
52
Diagramma di flusso
Rilevazione di eventuali importi da
recuperare e predisposizione del
conseguente provvedimento amministrativo
NO
Importo restituito?
Attivazione della procedura di riscossione
coattiva con iscrizione al ruolo
SI
Accertamento del credito (compresi
interessi legali)
Registrazione nel sistema informativo
V. Comunicazione all’Autorità di Certificazione delle informazioni relative agli
importi recuperati o da recuperare e agli importi revocati
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
AdA
−
AdC
L’ALPAT trasmette con cadenza trimestrale all’AdC le informazioni relative agli importi
indebitamente versati ai soggetti attuatori o ai lavoratori beneficiari dei contributi FEG.
Nello specifico, la comunicazione trimestrale contiene informazioni relative a:
−
procedure di recupero avviate nei confronti dei debitori;
−
importi recuperati;
−
importi ritenuti non recuperabili;
53
con indicazione degli estremi della documentazione di riferimento.
Per ciascuna procedura di recupero avviata nel trimestre di riferimento, l’ALPAT invia all’AdC, e
per conoscenza all’AdG ed all’AdA, le seguenti informazioni:
−
gli estremi della nota con cui viene inoltrato l’ordine di recupero (numero di protocollo e
data);
−
indicazioni del soggetto nei confronti del quale viene avviata la procedura di recupero;
−
la misura in riferimento alla quale si procede al recupero;
−
l’importo della quota da recuperare, suddiviso per quota nazionale e quota comunitaria, con
indicazione della quota capitale e della quota interessi;
−
il termine ultimo assegnato per la restituzione dell’importo segnalato.
Con riferimento invece ai recuperi effettuati, l’ALPAT comunica all’AdC gli estremi delle contabili
bancarie di restituzione con indicazione dell’importo restituito, ripartito tra quota nazionale e quota
comunitaria e tra quota capitale ed interessi maturati. Nel caso in cui la procedura avviata abbia
consentito un recupero parziale dell’importo richiesto, l’ALPAT segnala la modalità con cui intende
proseguire per il recupero della parte residua. Solo per i recuperi effettuati, la relativa
comunicazione viene trasmessa, oltre che su base trimestrale, già al momento della conclusione
della relativa procedura.
Infine, sempre con cadenza trimestrale, l’ALPAT trasmette all’AdC un’informativa sullo stato
complessivo dei recuperi ancora in corso con evidenza degli importi ritenuti non recuperabili.
Diagramma di flusso
Comunicazione trimestrale delle procedure
di recupero avviate, degli importi recuperati
e degli importi ritenuti non recuperabili
Comunicazione
trimestrale
Comunicazione
trimestrale
Aggiornamento del registro dei recuperi
54
2.2.4. INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ DELLE INIZIATIVE
Conformemente a quanto disposto dall’art. 12 del Regolamento FEG e dalle “Linee guida del
Sistema di gestione e controllo dei finanziamenti previsti dal Fondo europeo di adeguamento alla
globalizzazione in Italia”, l’ALPAT è responsabile della realizzazione a livello locale delle iniziative
di informazione e pubblicità sulle azioni finanziate dal FEG nel proprio ambito territoriale, d’intesa
ed in sinergia con le azioni promozionali e pubblicitarie attuate direttamente dall’AdG.
L’ALPAT, d’intesa con il MLPS, intraprende pertanto tutte le iniziative necessarie a fornire
un’adeguata visibilità delle azioni cofinanziate dal FEG, in particolar modo sul territorio in cui
queste vengono realizzate, tanto nei confronti dei diretti destinatari quanto nei confronti delle
istituzioni locali e di ulteriori potenziali target. A tal fine, l’ALPAT coordina le proprie iniziative con
quelle realizzate a livello nazionale dall’AdG.
Le iniziative di informazione e pubblicità hanno come obiettivo principale quello di garantire
visibilità al FEG nei confronti dei lavoratori in esubero interessati, delle istituzioni locali, delle parti
sociali e dell’opinione pubblica in generale.
In particolare, la strategia comunicativa di accompagnamento al pacchetto di misure proposto è
finalizzata a:
−
informare e intercettare i potenziali beneficiari delle azioni con adesioni informate e
consapevoli;
−
diffondere la conoscenza del FEG e assicurare la visibilità del Programma nel suo
complesso;
−
promuovere presso i lavoratori target e la cittadinanza in generale la consapevolezza del
ruolo svolto nell’ambito del Programma FEG dalle Istituzioni comunitarie, nazionali e
provinciali;
−
garantire trasparenza e pubblicità nell’utilizzo delle risorse finanziarie messe a disposizione
dalle Istituzioni comunitarie, attraverso un’informazione sui risultati conseguiti.
L’ALPAT adotterà una serie di iniziative finalizzate ad un’efficace azione di informazione e
sensibilizzazione, tra cui:
−
informazione sulle finalità e sui contenuti del Programma nei confronti dei lavoratori target,
da attuarsi mediante le strutture territoriali per le politiche occupazionali (come, ad
esempio, i Centri per l’impiego);
−
diffusione di comunicati stampa sui principali organi di informazione locale;
−
inserimento sul proprio sito web istituzionale:
o
di informazioni e aggiornamenti sulle misure realizzate;
o
del link al sito web del FEG, della CE e del MLPS;
55
−
utilizzo dei loghi del FEG, dell’UE e del MLPS per la realizzazione di tutti i materiali
informativi concernenti il Programma.
In riferimento alle attività affidate a Soggetti esterni, gli stessi hanno l’onere di assicurare la
visibilità delle azioni realizzate (uso dei loghi, adeguata pubblicità delle azioni, ecc.), ascrivibili al
FEG.
L’ALPAT conserva inoltre tutti i materiali pubblicitari prodotti che sono esibiti nel caso di eventuali
controlli da parte delle Autorità competenti nazionali e/o europee.
56
2.3. PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI CONTROLLO
2.3.1. VERIFICA DI PRIMO LIVELLO SULLE OPERAZIONI ESEGUITE
L’attività di controllo svolta dall’ALPAT è finalizzata a verificare che i servizi e i prodotti previsti
nell’ambito delle misure cofinanziate dal FEG siano forniti e che le spese dichiarate siano state
effettivamente sostenute, siano conformi alle norme comunitarie e nazionali, si fondino su
documenti giustificativi verificabili e siano corrette e regolari.
A tal fine, l’ALPAT accerta l’ammissibilità della spesa a valere sul FEG, conformemente alla
normativa comunitaria, nazionale e provinciale applicabile, attraverso lo svolgimento di:
I.
verifiche amministrativo contabili sulle procedure di formazione e gestione di provvedimenti
e pagamenti;
II.
verifiche sull’effettivo svolgimento e la corretta realizzazione delle azioni e della corretta
formalizzazione e conservazione dei relativi documenti amministrativo-contabili probatori.
Gli esiti dei controlli sono adeguatamente formalizzati e conservati dall’ALPAT per un periodo di
tre anni dopo la chiusura del contributo finanziario ricevuto dal FEG, come descritto nel par. 2.2.1
– “VII Definizione delle procedure per la conservazione dei documenti” del presente documento.
L’ALPAT provvede inoltre a comunicare tempestivamente all’AdG eventuali problemi riscontrati
nel corso dell’esecuzione dei controlli di propria competenza.
I. Verifiche amministrativo contabili sulle procedure di formazione e gestione di
provvedimenti e pagamenti
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
Soggetti attuatori
In linea generale, tutti gli atti relativi a procedure di formazione e gestione di provvedimenti e
pagamenti posti in atto dall’ALPAT sono soggetti ad un controllo amministrativo contabile
finalizzato a verificarne la legittimità, la pertinenza, la conformità e la correttezza.
Nello specifico, la gestione finanziaria dell’ALPAT avviene, in tutte le fasi del processo di
formazione e gestione di provvedimenti e pagamenti, tramite l’utilizzo del sistema contabile
informatizzato “SAP Agenzie”, strutturato in maniera analoga al sistema operativo da cui deriva
“SAP Provincia”, che garantisce procedure standard e qualità. Ogni iniziativa che comporti un
esborso da parte dell’ALPAT trova riferimento in un atto di natura provvedimentale e, come tale, è
inserito in uno specifico iter procedimentale utilizzando l’apposito software SAP che prende le
mosse dalla predisposizione di una bozza di determinazione (se atto a firma della Dirigenza) o di
57
Deliberazione (se atto di competenza del Consiglio di Amministrazione). Tale bozza è siglata dal
funzionario estensore e convalidato con l’apposizione del visto del Direttore di settore e acquisisce,
da parte del sistema informatico gestionale SAP, un numero d’ordine provvisorio. La
predisposizione di una bozza nasce dall’attenta analisi della documentazione posta a supporto
dell’atto, al fine di verificare la congruità e legittimità alle norme europee, nazionali, provinciali e in
particolare al “Documento degli interventi di politica del lavoro”, adottato dalla Giunta Provinciale ai
sensi dell’art. 1 della L.P. n. 19/83; documento, questo, che pone i limiti e le modalità di
realizzazione delle attività dell’ALPAT.
L’atto ufficioso, cosi predisposto e corredato dei documenti giustificativi, passa per competenza
all’Ufficio Affari Amministrativi Generali e Contabili che opera un controllo preventivo formale su
ogni atto redatto dall’ALPAT. Tale ufficio analizza ex novo la pratica e le documentazioni di
supporto valutandone la legittimità, la conformità, la correttezza dei dati finanziari riportati e la
rispondenza alla normativa contabile citata, le corrette imputazioni ai capitoli di bilancio nonché
l’effettiva disponibilità di risorse: nell’ipotesi di documentazione incompleta o ritenuta insufficiente,
l’Ufficio provvede motivatamente alla restituzione dell’atto all’Area di competenza, ai fini
dell’implementazione della documentazione mancante. Solo in presenza di un atto “perfetto”,
dunque, l’Ufficio Affari Amministrativi Generali e Contabili procede a validarlo trasformando la
bozza in un provvedimento ufficiale dotato di numerazione definitiva e data certa. Tale atto viene
sottoposto alla firma della Dirigenza e, ai fini del perfezionamento dell’iter di approvazione, viene
pubblicato sull’albo.
Al momento della presentazione della richiesta di pagamento, ad eccezione delle spese riferite al
personale dipendente dell’ALPAT e all’erogazione dell’indennità di CIGS, l’ufficio responsabile
dell’attuazione del FEG provvederà inoltre ad effettuare controlli amministrativi finalizzati a:
−
verificare la sussistenza e correttezza della documentazione relativa all’azione che
dimostra il suo corretto finanziamento a valere sul FEG e che giustifica il diritto
all’erogazione del pagamento: in particolare verifica della corretta imputazione al
provvedimento di riferimento, della sussistenza del contratto con il fornitore e della
coerenza con lo stesso;
−
verificare l’ammissibilità della spesa in quanto riferibile alla domanda di finanziamento ed a
sue eventuali rimodulazioni;
−
verificare l’eleggibilità della spesa nel periodo di ammissibilità;
−
verificare la completezza e la coerenza della documentazione giustificativa di spesa ai
sensi della normativa, provinciale, nazionale e comunitaria di riferimento, nonché alla
domanda di finanziamento approvata;
−
verificare la correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista
normativo civilistico e fiscale;
−
verificare la riferibilità della spesa sostenuta all’azione oggetto di contributo.
Nel caso di interventi gestiti direttamente dall’ALPAT mediante le proprie strutture, lo stesso potrà
avvalersi di personale interno idoneo in quanto qualificato per realizzare tali tipologie di interventi
e, ove ritenuto necessario, anche di prestazioni d’opera esterne di professionisti particolarmente
58
qualificati. Potranno, pertanto, essere computati al programma ed al contributo comunitario anche
gli oneri riferibili all’utilizzo del personale dipendente interno.
Diagramma di flusso
Predisposizione bozza di determinazione o
di deliberazione da parte dell’Ufficio
competente, caricamento sul sistema
contabile SAP e trasmissione all’Uff. affari
Amminisrativi generali e contabili
Bozza di
provvedimento
Organismo Intermedio – Ufficio Affari
Amministrativi generali e contabili
Bozza di provvedimento
Valutazione della legittimità, conformità
e correttezza dei dati finanziari e
contabili
NO
Documentazione
Completa?
Richiesta integrazioni all’ufficio che ha
predisposto l’atto ufficioso
SI
Atto “perfetto”
Adozione di provvedimento ufficiale e
relativa pubblicazione all’albo
59
Documenti di spesa
Ricevimento richiesta di pagamento dal
Soggetto attuatore/professionista/ecc.
Verifica della documentazione a supporto
della richiesta di pagamento
Liquidazione
Predisposizione della liquidazione
Liquidazione
Mandato di pagamento
Emissione del mandato di pagamento
II. Verifiche sull’effettivo svolgimento e la corretta realizzazione delle azioni e dei
relativi documenti amministrativo-contabili.
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
Soggetti attuatori
Al fine di verificare l’effettivo svolgimento delle attività da parte dei soggetti attuatori individuati
tramite gara o altra procedura, l’ALPAT effettua delle visite ispettive presso le sedi di svolgimento
delle attività cofinanziate, in base ai calendari delle azioni da questi preventivamente comunicati,
ovvero attraverso l’esame dei documenti attestanti l’effettivo svolgimento delle stesse.
La verifica ispettiva può avvenire (non necessariamente) previa notifica da parte dell’ALPAT ai
soggetti attuatori ed è volta, in particolare, a:
−
accertare l’effettivo svolgimento delle attività riportate nei calendari in applicativo
informatico;
−
verificare la corretta tenuta dei registri delle azioni realizzate;
60
−
verificare la corrispondenza dei nominativi dei partecipanti all’attività con quelli inseriti
nell’applicativo informatico come soggetti aventi diritto;
−
rilevare il materiale didattico eventualmente utilizzato nello svolgimento delle attività al
momento dell’ispezione o della verifica.
La visita ispettiva o la verifica vengono condotte in modo tale da non intralciare o ritardare lo
svolgimento delle attività. A tal fine, il Soggetto attuatore è tenuto a prestare la massima
collaborazione nel corso dell’effettuazione delle visite ed a mettere a disposizione dei funzionari
dell’ALPAT la documentazione richiesta in visione o in copia. In particolare, nel corso dei controlli i
funzionari dell’ALPAT possono prendere visione di tutta la documentazione relativa all’attività fino
a quel momento realizzata. L’attività di controllo può essere svolta anche attraverso colloqui diretti
con il personale preposto all’erogazione delle attività, gli utenti e con tutti gli operatori del Soggetto
attuatore che a qualsiasi titolo intervengono nella gestione del progetto. In particolare, i funzionari
dell’ALPAT possono procedere ad acquisire le informazioni necessarie agli accertamenti anche
mediante domande rivolte ai responsabili delle azioni, ai soggetti che assistono alle ispezioni e
verifiche, agli utenti dell’azione, le cui dichiarazioni vengono verbalizzate.
Le attività di controllo effettuate vengono tracciate mediante checklist e/o verbali di controllo
appositamente predisposti.
Gli esiti dei controlli sono formalizzati adeguatamente e conservati dall’ALPAT conformemente
all’art. 21, par. 5 del Regolamento FEG. L’ALPAT implementa la sezione del proprio sistema
informativo dedicata ai controlli e, a richiesta dell’AdG, dell’AdC e dell’AdA nonché della CE e della
Corte dei Conti Europea, rende disponibile tutta la documentazione pertinente.
Diagramma di flusso
61
2.4. PROCEDURE CONNESSE ALLA FUNZIONE DI RENDICONTAZIONE
2.4.1. CHIUSURA DELL’INTERVENTO E RENDICONTAZIONE FINALE
Entro quattro mesi dalla conclusione del pacchetto integrato di misure previste dal Programma
FEG o, comunque, dal termine di scadenza del periodo di ammissibilità delle spese, ai sensi
dell’art. 16, par. 4 del Regolamento FEG, l’ALPAT trasmette all’AdG:
−
la relazione finale sull’esecuzione del contributo FEG;
−
il rendiconto delle spese sostenute.
Si riporta di seguito la procedura adottata a tal fine dall’ALPAT.
Soggetti coinvolti
−
ALPAT
−
AdG
Ai fini della predisposizione della relazione finale sull’esecuzione del contributo FEG, l’ALPAT
provvede alla raccolta e all’elaborazione dei dati e delle informazioni concernenti le attività svolte,
incluse quelle di AT, desumibili dalla documentazione archiviata presso i propri uffici nonché dal
proprio sistema informativo e di monitoraggio. A tal fine, l’Ufficio formazione e sviluppo
dell’occupazione coordinato dal responsabile del procedimento FEG, responsabile della
predisposizione della relazione, si raccorda con gli altri Uffici dell’ALPAT e con i Soggetti esterni
(es. Soggetti attuatori, INPS, aziende di provenienza dei singoli lavoratori) coinvolti nella gestione
e attuazione del Programma FEG, ai quali può richiedere informazioni integrative rispetto a quelle
disponibili.
Sulla base dell’analisi puntuale dei dati e delle informazioni acquisite, l’ALPAT, redige la relazione
finale compilando l’apposito formulario predisposto dalla CE.
Coerentemente con tale formulario, l’ALPAT garantisce che la relazione finale contenga, tra l’altro:
−
una descrizione delle misure realizzate mediante il cofinanziamento del FEG, evidenziando
eventuali differenze rispetto al pacchetto di servizi descritto nella domanda di contributo e
sue eventuali modificazioni. Analogamente, vengono illustrati gli eventuali aspetti di
complementarietà tra le misure FEG e le azioni cofinanziate da altri strumenti e in
particolare dal FSE;
−
una descrizione delle attività di AT realizzate, incluse quelle di informazione e
comunicazione sul FEG;
62
−
una descrizione delle modalità attraverso le quali si è garantito il rispetto del principio di
parità di trattamento e non discriminazione nonché del divieto di doppio finanziamento delle
azioni realizzate;
−
una descrizione degli insegnamenti appresi e di eventuali buone pratiche realizzate
nell’ambito del Programma;
−
una valutazione degli aspetti positivi del contributo del FEG;
−
l’indicazione di eventuali modifiche introdotte rispetto al sistema di gestione e controllo
descritto nel presente documento.
La relazione finale include, come da format della CE, anche un rendiconto finale delle spese che
consente di confrontare, per ciascuna azione, i costi complessivi e il numero di lavoratori target
indicati nel piano finanziario e quelli effettivamente rendicontati a conclusione del Programma.
L’ALPAT illustra le ragioni che hanno determinato eventuali scostamenti tra i dati previsti nel piano
finanziario e quelli indicati a conclusione del Programma.
Sulla base del rendiconto di cui sopra, l’ALPAT fornisce i dati di dettaglio in relazione alle singole
azioni/marco-voci di spesa. Le informazioni fornite devono consentire lo svolgimento dei controlli di
competenza dell’AdC ai fini della certificazione delle spese alla CE.
La relazione finale e il rendiconto delle spese vengono trasmessi dall’ALPAT con nota della
Dirigente Generale, entro il termine sopra indicato, all’AdG, la quale provvede ad effettuare le
verifiche e le integrazioni di competenza, secondo le modalità e le tempistiche descritte nel relativo
MOP.
Su richiesta dell’AdG, l’ALPAT provvede a fornire tempestivamente eventuale ulteriore
documentazione a supporto delle informazioni riportate nella relazione finale. L’ALPAT si rende
inoltre disponibile a partecipare a eventuali incontri tecnici convocati dall’AdG.
Nel caso in cui l’AdG rilevi carenze formali o sostanziali nella relazione finale, l’ALPAT provvede ad
apportare, entro il termine indicato, le opportune integrazioni al documento e a trasmetterlo
nuovamente all’AdG.
Allo stesso modo, l’ALPAT fornisce tempestivamente gli opportuni chiarimenti e trasmette le
proprie controdeduzioni in merito ad eventuali anomalie riscontrate dall’AdC al momento del
controllo sul rendiconto finale delle spese, propedeutico alla certificazione delle stesse alla CE.
63
Diagramma di flusso
64

Descrizione del Sistema di Gestione e Controllo

Transcript

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