istruzioni per la presentazione di pratiche e documenti on-line

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ISTRUZIONI PER LA PRESENTAZIONE DI PRATICHE E
DOCUMENTI ON-LINE
1) Introduzione
Con il progetto PEOPLE, un progetto di e-government a cui hanno partecipano numerosi
Comuni italiani con l'obiettivo di semplificare ed innovare i rapporti tra la Pubblica
Amministrazione italiana ed il cittadino, si è realizzato un vero e proprio "comune virtuale"
che, affiancandosi al "comune fisico", consente ai cittadini un accesso diversificato,
multicanale, sicuro e sempre disponibile a diversi servizi comunali.
Nell’ambito di tale progetto a partire dal 5 maggio 2014 sarà attivata presso lo S.U.E.
- Sportello Unico dell’Edilizia - la modalità di invio telematico di istanze e comunicazioni in
campo edilizio in seguito meglio specificati.
Si è ritenuto di definire un necessario periodo di sperimentazione di tale modalità,
coincidente con la prima fase del progetto, definita fase transitoria, nella quale sarà
possibile inviare in via telematica esclusivamente l’istanza o la comunicazione riferite alla
quasi totalità delle tipologie di procedimenti , prive degli eventuali documenti progettuali
allegati (elaborati grafici, relazioni tecniche, fotografie, documenti scannerizzati, ecc.) che
dovranno, invece, essere consegnati in forma cartacea presso i seguenti Uffici:
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per tutte le istanze eccetto le domande di Autorizzazione Paesaggistica e relative
varianti, all’Ufficio Ricezione Progetti dello S.U.E situato al Matitone - Via di Francia 1
-12° piano negli orari prestabiliti indicati nella pagina dedicata (S.U.E.) del sito
istituzionale del Comune di Genova;
per le domande di Autorizzazione Paesaggistica e relative varianti alla Sezione Tutela
e Pianificazione del Paesaggio del Settore Urbanistica situato al Matitone - Via di
Francia 1 -14° piano negli orari prestabiliti indicati nella pagina dedicata (Paesaggio)
del sito istituzionale del Comune di Genova.
Le sole tipologie definite complete e meglio specificate al punto successivo dovranno
essere inviate già corredate dei necessari allegati in forma telematica.
Trascorso tale periodo di sperimentazione, che consta di due fasi (prima fase con
presentazione documenti allegati in forma cartacea, seconda fase con presentazione dei
documenti allegati in forma cartacea o in formato digitale) a far data dal gennaio 2015
tutte le pratiche soggette all’invio telematico dovranno transitare esclusivamente
attraverso lo Sportello Telematico che andrà a costituire l’unico canale di ingresso per la
presentazione delle varie istanze e comunicazioni.
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AVVERTENZA IMPORTANTE:
Si informa che l’invio telematico non riguarda le pratiche edilizie presentate con procedura
di Sportello Unico delle Imprese (S.U.) o mediante Conferenza dei Servizi (C.d.S.).
2) Cosa si può inviare in via telematica
a) Durante la “fase transitoria” sarà possibile inviare in formato digitale esclusivamente
l’istanza, corredata di procura alla presentazione della stessa nel caso l’istanza o la
comunicazione sia presentata da soggetto diverso dal richiedente, per le sottoelencate
tipologie di pratiche o comunicazioni (con presentazione degli allegati in forma
cartacea):
 tutti gli interventi edilizi;
 le regolarizzazioni amministrative opere edilizie eseguite ai sensi degli art. 22 e 48
della L.R. 16/08 e s.m.e i.;
 tutte le istanze inerenti la Tutela del Paesaggio;
 tutte le istanze di Vincolo Idrogeologico eccetto le richieste di proroga o voltura;
 tutte le richieste di agibilità eccetto quelle autocertificate come previsto dall’art. 37 –
comma 8 bis della L.R. 16/08 e s.m.e i.;
 le istanze di rinnovo dei Permessi di Costruire;
 le istanze di svincolo di box asserviti;
 le istanze di cessione di parcheggi cosiddetti “fai da te”.
b) L’invio in forma digitale dovrà invece avvenire, anche nella “fase transitoria”, completo
degli allegati per le seguenti tipologie di pratiche o comunicazioni:
 i Certificati di Destinazione Urbanistica;
 la dichiarazione di Agibilità autocertificata come previsto dall’art. 37 – comma 8 bis
della L.R. 16/08 e s.m.e i.;
 le Comunicazioni di inizio lavori;
 le Comunicazioni di fine lavori anche con contestuale “variante finale” ai sensi
dell’art. 25 – comma 2 della L.R. 16/08 e s.m.e.i. i cui elaborati grafici dovranno
essere allegati con estensione (.DXF);
 le Domande di accesso agli atti;
le richieste di Rimborsi;
 le richieste di Volture comprese quelle di vincolo idrogeologico;
 le richieste di Proroghe comprese quelle di vincolo idrogeologico;
 le C.I.L. relative agli impianti di produzione di energia da fonti rinnovabili;
 le comunicazioni di proroga di inizio e fine lavori ai sensi dell’art. 30, comma 3 della
L. 98/2013, cosiddetta “legge del fare”
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3) Come fare per l'invio telematico
Per procedere con l'invio della pratica on-line si devono possedere i seguenti requisiti:
a. autenticazione al portale dedicato: per poter effettuare l’invio è necessario
preventivamente procedere a registrarsi attraverso il servizio PEOPLE presso i punti
distribuiti nella città (Sportello del Cittadino presso i vari Municipi e apposito punto
registrazione People presso S.U.E. 13° piano del Matitone) al fine di ottenere
l’autenticazione necessaria per accedere alla piattaforma digitale denominata A&C, che
costituirà l’unico punto di accesso per l’invio delle pratiche in modalità telematica e
consentirà, a seconda del tipo di procedimento e di intervento edilizio scelto, di attivare la
compilazione assistita dell’istanza, generando il documento per l’inoltro online all’Ente, di
firmarla digitalmente e di individuare gli allegati necessari (nella fase transitoria da
consegnare ancora in forma cartacea come meglio indicato al precedente punto 2a).
Per conoscere ulteriori informazioni e modalità dettagliate è possibile consultare il sito
http://servizionline.comune.genova.it/Home/registrazione.asp;
b. casella PEC: è obbligatorio disporre di una casella di Posta Elettronica Certificata che può
essere quella già in possesso dell’utente o quella generata automaticamente con la
registrazione al portale People;
c.
firma digitale: la compilazione dell’istanza tramite la piattaforma PEOPLE consentirà di
generare un file in formato .PDF/A che dovrà essere firmato digitalmente:
 nel caso in cui l’istanza debba essere firmata da un solo soggetto la firma può essere
apposta direttamente online;
 nel caso in cui l’istanza richieda la sottoscrizione di più firme elettroniche (es. D.I.A.,
S.C.I.A., P.A.S., presentata dal richiedente e con necessità di firma del progettista per
quanto attiene alla relazione asseverata), dovrà essere scaricata, firmata digitalmente
e successivamente riallegata. Tale modalità, peraltro, potrà essere utilizzata anche nel
caso dell’apposizione di una sola firma.
Per le tipologie di pratiche elencate al punto 2b) i file da caricare obbligatoriamente
devono avere le seguenti estensioni e non devono essere in formato compresso:
- .PDF/A per i documenti di testo (vedi apposita nota per creazione documenti in tale
formato);
- .DXF (Drawing Interchange Format - Auto CAD) per gli elaborati grafici.
Gli stessi, una volta firmati digitalmente, saranno caricati sul sistema e inviati unitamente
all’istanza.
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P7M: rappresenta lo standard di firma digitale. Per apporre la firma digitale è necessario
essere in possesso di un dispositivo idoneo (p. es. una smart card o una business key) ed
installare un programma apposito per apporre e verificare la firma digitale (p.es. DIKE,
sviluppato e distribuito gratuitamente da Infocamere).
Il file, una volta firmato, avrà estensione .p7m e potrà essere caricato sul sistema; in ogni
momento sarà possibile estrarre il/i documento/i originale/i per poterne visualizzare il
contenuto.
procura speciale: nel caso in cui il soggetto richiedente si avvalga per la trasmissione
online di altro soggetto che agisca in qualità di procuratore, ciò dovrà essere fatto
constare nell’apposita SEZIONE ANAGRAFICA ed il sistema genererà automaticamente il
modello di “procura speciale”. Tale modello, già precompilato dal sistema, deve essere
stampato, firmato a mano dal/dai richiedente/i, scansionato unitamente al documento di
identità del/i richiedente/i, convertito in formato PDF/A, firmato digitalmente dal
procuratore e allegato all’istanza o alla comunicazione.
4) Compilazione guidata dell’istanza sul portale A&C
Si forniscono di seguito alcune sommarie indicazioni sulla compilazione dell’istanza e sulle
schermate che si presentano durante l’utilizzo del portale PEOPLE:
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selezionare Scelta Settore Attivita’ - Es: Interventi Edilizi
selezionare Tipologia Intervento- es: Nuova Costruzione;
selezionare Tipologia opere – es: Sostituzione Edilizia;
scegliere la specifica per il caso di specie es: permesso per opere da realizzare,
varianti, sanatorie, D.I.A. alternativa a permesso;
nello step successivo, in alcune tipologie di pratica, è possibile selezionare il tipo
di intervento in forma singola o in forma associata ad altro intervento minore (es:
intervento edilizio di ristrutturazione su edificio e contestuale realizzazione di
pertinenze all’edificio stesso quali piccoli manufatti, piscine, ecc); tale opzione,
che consente di associare ulteriori interventi rispetto a quello principale, va
effettuata esclusivamente se gli stessi risultano autonomi e distinti (come nel
caso sopra prospettato) e non quando l'intervento associato, oltre chè di minore
entità, risulti contenuto in quello principale ( es. opere interne nel caso di una
ristrutturazione dell’intero edificio).
In caso di istanze in sanatoria, il sistema non prevede la possibilità di associare
altri interventi. Pertanto deve essere scelto l’intervento ritenuto maggiormente
rilevante (es: per un’ istanza riguardante la sanatoria di un intervento di
ristrutturazione di un edificio e di opere gia’ eseguite di sistemazione d’area,
dovrà essere scelto l’intervento di ristrutturazione); tali istanze potranno
prevedere eventuali opere di completamento/adeguamento, esclusivamente se
pertinenti all’oggetto della sanatoria.
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nello step successivo rispondere a tutte le domande elencate;
nel prosieguo compare la pagina per la compilazione della domanda:
prima di tutto è necessario appuntarsi il “codice domanda” (che appare prima
della sezione anagrafica) per identificare la pratica, codice che sarà utile anche
per ritrovarla nella sezione “le mie pratiche” nel caso in cui la compilazione
avvenga in periodi successivi.
Iniziare a compilare i diversi riquadri (anagrafica, titoli di legittimazione del
richiedente, dati del progettista, ecc.). Eventuali altri soggetti dichiaranti
potranno essere aggiunti cliccando sul pulsante nell’apposito riquadro dedicato.
Tenere presente che è obbligatorio riempire i campi contrassegnati da asterisco
(*) e che i campi contrassegnati dal doppio asterisco (**) indicano la necessità di
effettuare almeno una selezione obbligatoria. E’ possibile, in ogni fase della
compilazione, salvare il lavoro e tornare all’inizio della pagina. Il passaggio al
riquadro successivo viene identificato dall’accensione del semaforo verde.
Terminata la compilazione della domanda, apparira’ in calce alla stessa l’elenco
degli allegati obbligatori necessari al completamento della pratica.
La schermata successiva consente la gestione degli allegati, caricando gli stessi
per l’inoltro telematico dopo averli firmati digitalmente (si ricorda che durante la
fase transitoria, ad eccezione delle tipologie di pratiche descritte al punto 2 b)
non occorrerà inviare documenti in formato elettronico e l’elenco servira’
esclusivamente per individuare tutta la documentazione da presentare in forma
cartacea).
La schermata successiva costituisce il riepilogo dell’attività svolta ai fini di un
controllo formale da parte dell’utente e consente di creare il file della pratica in
formato PDF/A (vedi punto 3.c – firma digitale).
Apparirà poi la pagina di conferma e sarà possibile procedere con l’invio
dell’istanza o della comunicazione.
N.B.: Durante la compilazione si consiglia comunque di salvare ad intervalli
regolari la pagina web per evitare il time out del programma;
5) Accettazione e irricevibilità della pratica:
Eseguito l’invio telematico il sistema rilascerà in tempo reale una ricevuta di accettazione,
con relativo numero di protocollo, inviandola alla casella P.E.C. che il soggetto che compila
e trasmette la pratica ha indicato nell’apposito campo della sezione anagrafica.
A seconda del tipo di procedimento amministrativo richiesto, la suddetta mail potrà
costituire anche avvio di procedimento ai sensi della L. 241/90 e s.m.e i., come specificato
nella mail stessa.
Nella fase transitoria, entro 15 giorni consecutivi dalla data di avvenuta ricezione
dell’istanza (con data riportata nella mail di ricevuta di accettazione), il richiedente, dovrà
consegnare allo S.U.E. la relativa documentazione cartacea.
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Una volta superato l’iniziale controllo formale verrà assegnato il numero di protocollo
presso lo S.U.E. e verrà inviata all’indirizzo P.E.C., con una seconda mail, la comunicazione
di avvio del procedimento ai sensi dell’art. 7 e segg. della Legge 241/90 e s.m.e i. che
costituirà l’inizio del percorso istruttorio.
Si informa che durante il periodo transitorio non saranno accettate le istanze nelle quali si
riscontrino le seguenti problematiche:
a) inoltro non effettuato tramite il portale PEOPLE dedicato;
b) assenza di firma digitale;
c) assenza di procura speciale ove richiesta;
d) mancato invio dei documenti di identità personale dei sottoscrittori la procura speciale;
e) mancata elezione di domicilio presso il soggetto delegato e/o mancata indicazione
dell'indirizzo di P.E.C. ove inviare le comunicazioni;
f) documenti allegati non salvati nei formati consentiti e non scannerizzati per intero ma
per singolo foglio (es: atti di compravendita);
g) mancata o non completa consegna a mano di tutti i documenti elencati nell’istanza
entro il termine prefissato.
Prosecuzione del procedimento
Completata la protocollazione della pratica la stessa verrà inviata all’Ufficio competente
che avvierà la fase istruttoria nei tempi e con le modalità previsti dalla specifica normativa
vigente, con possibilità per il richiedente di un costante monitoraggio attraverso le
modalità telematiche già in uso.
6) Integrazioni o aggiornamenti a pratiche già presentate
Durante la fase transitoria tutte le documentazioni integrative e/o sostitutive necessarie
dovranno essere consegnate allo S.U.E. con le modalità sinora utilizzate.
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