La gestione documentale ed elettronica

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La gestione documentale elettronica
e-Invoicing and e-Archiving*
AIEA
Roma, 8 novembre 2006
*connectedthinking
PwC
Agenda
Il Contesto Europeo
PwC Survey
Lo scenario italiano
Un progetto di e-invoicing
Il Contesto Europeo
Il Contesto Europeo
“ se la Comunità Europea ha prodotto un’unica
direttiva, gli stati membri hanno interpretato le
regole in maniera differente”
Marks Hautala,
Vice Presidente Nordea Bank - Finlandia
PricewaterhouseCoopers
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8 novembre, 2006
Il Contesto Europeo
La Comunità Europea (Council of the European Union) ha emanato una Direttiva sulla
fatturazione e l'archiviazione con l'intento di semplificare, modernizzare ed armonizzare le
condizioni per la fatturazione e l’archiviazione elettronica negli Stati membri (UE 2001/115/EC).
La Direttiva individua le seguenti condizioni per la fatturazione:
Accettazione da parte del cliente: il cliente deve poter scegliere se accettare o meno la
fatturazione elettronica da parte di un fornitore.
Autenticità dell’origine ed integrità del contenuto: la Direttiva ha espressamente individuato
nelle tecnologie di Advanced Electronic Signature (AES) e Electronic Data Interchange
(EDI) i requisiti per rispettare le condizioni richieste. Tuttavia, la Direttiva prevede la
possibilità che gli Stati membri individuino tecnologie alternative valide.
.. e le seguenti condizioni per l’archiviazione:
Luogo per l’archiviazione: può essere ogni paese della Unione Europea se è disponibile un
accesso on-line. Per gli Stati al di fuori della Unione Europea l’archiviazione è possibile
solo se sono rispettati gli European Data Protection Principles.
Periodo di conservazione e formato: sono soggetti alle direttive degli Stati membri.
Entro il 1 maggio 2004 la Direttiva doveva essere trasposta nella legislazione nazionale dagli
Stati membri: l’Italia ha adempiuto con il D.Lgs. 52/2004.
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8 novembre, 2006
Il Contesto Europeo
Differenze nell’implementazione della Direttiva
Regole locali relativamente all’e-Invoicing (autenticità / integrità).
A
T
B
E
C
Y
C
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C
1B
D
2A
2B
A
B
A
3
1A. Accettazione della tecnologia EDI (verde = si)
A.
B.
1B. Obbligo di emettere un prospetto riepilogativo (giallo = si / verde = no)
2A. Accettazione della ‘advanced e-signatures’ (verde = si)
C.
D.
Non è richiesta la device
Non è richiesto il
certificato qualificato
Non chiaro
Sarà abolito
2B. Obbligo di utilizzo di un certificato qualificato e di una device ad hoc per la
creazione della firma elettronica (giallo = si / verde = no)
3.
Accettazione di altre tecnologie (verde = si / giallo = non accettate)
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8 novembre, 2006
Il Contesto Europeo
Altri Stati non europei
Regole locali relativamente all’e-Invoicing (autenticità / integrità)
JP
MX
NO
RO
RU
SG
ZA
CH
TR
US
A
A
A
A
Non consentito
3
IN
Non consentito
2B
CN
Non consentito
2A
CA
Non consentito
1B
BG
In corso di regolamentazione
1A
BR
Non consentito
AU
A
1A. Accettazione della tecnologia EDI (verde = si)
1B. Obbligo di emettere un prospetto riepilogativo (giallo = si / verde = no)
A.
Deve essere conservata
una copia cartacea del
documento
2A. Accettazione della ‘advanced e-signatures’ (verde = si)
2B. Obbligo di utilizzo di un certificato qualificato e di una device ad hoc per la
creazione della firma elettronica (giallo = si / verde = no)
3.
Accettazione di altre tecnologie (verde = si / giallo = non accettate)
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8 novembre, 2006
Il Contesto Europeo
Differenze nell’implementazione della Direttiva
Regole locali relativamente all’e-Archiving
A B
T E
C C
Y Z
D
K
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E
F
I
F D
R E
E
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H I
U E
I
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L
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2
3
1.
7
10
10
6
5
10
I dati aggiuntivi (oltre quelli obbligatori) devono essere conservati
Si
No
2.
Le fatture elettroniche emesse devono essere conservate nel medesimo formato
Si
No
3.
Periodo standard di conservazione delle fatture ai fini IVA (anni)
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Il Contesto Europeo
Altri Stati non europei
Regole locali relativamente all’e-Archiving
CN
IN
1
A
2
AU
3
BR
5
5
BG
5
CA
6
RO
RU
A
A
A
A
A
A
A
A
A
10
5-7
10
4
JP
7
MX
5
NO
10
SG
7
ZA
5
CH
10
TR
US
5
7
A. Non applicabile in quanto non
prevista la fatturazione elettronica
1.
I dati aggiuntivi (oltre quelli obbligatori) devono essere conservati
Si
No
2.
Le fatture elettroniche emesse devono essere conservate nel medesimo formato
Si
No
3.
Periodo standard di conservazione delle fatture ai fini IVA (anni)
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8 novembre, 2006
Il Survey
PwC ha effettuato nell’estate del 2005 un Survey europeo sull’
e-Invoicing ed e-Archiving.
Il survey è stato focalizzato su:
Stato dell'adozione in Europa.
Benefici e barriere relativi al successo dell'e-Invoicing e
dell'e-Archiving.
Aspetti organizzativi, di processo, tecnologici e legali.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Introduzione
I soggetti che hanno risposto sono CFOs, CIOs and COOs.
108 interviste
Società target:
• Società appartenenti a settori caratterizzati da elevati
volumi di fatture
• Numero di fatture > 2.000
• Volume d'affari > € 100 milioni
10 paesi europei.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Partecipanti
Participation per country
Belgium
4%
Czech Republic
5%
Netherlands
6%
Buona diffusione tra i vari paesi europei
Tuttavia Italia esclusa.
Inclusi B2B and B2C.
Germany
22%
France
7%
Switzerland
8%
UK
17%
Sweden
8%
Spain
9%
Poland
14%
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Partecipanti
Participation by turnover
€1bn+
27%
€100m - 499m
58%
Volume d'affari > € 100 milioni.
Società da medie a molto grandi.
Settori industriali con elevati volumi di
fatture:
• Automotive
• Energia
• Consumer products
• Servizi finanziari
• Utilities
• Trasporti
€500 - 999m
15%
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Partecipanti
Number of customer invoices
Don’t know - N/A
11%
Less than 10,000
20%
Number of supplier invoices
500,000+
28%
10,000 - 99,999
26%
Don’t know -N/A
4%
Less than 5000
21%
500,000+
16%
100,000 - 499,999
15%
50,000 - 499,999
20%
5,000 - 49,999
39%
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Risultati
Posizione sull'e-Invoicing e l'e-Archiving
36% già utilizza modalità
di e-Invoicing con i clienti
e/o i fornitori.
50% le sta
implementando o ha in
piano di farlo entro i
prossimi 12 mesi.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Risultati
Benefici dell'e-Invoicing e dell'e-Archiving
Maggior efficienza.
Riduzione dei costi.
Pagamenti più veloci dai
clienti.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Risultati
Barriere all'e-Invoicing e all'e-Archiving
Readiness dei clienti e
fornitori.
Readiness dei sistemi
interni.
Ammontare degli
investimenti e della loro
redditività.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Risultati
Grado di soddisfazione
In generale il grado di
soddisfazione è elevato.
Il maggior fattore critico è
la velocità
dell'implementazione.
Tax compliance e
Performance dei
consulenti sono le aree in
cui si è manifestato,
anche se in modo
marginale, un giudizio
molto insoddisfacente.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Risultati
Sviluppo del progetto
Sebbene clienti e
fornitori abbiano
influenzato alcune
implementazioni, il
processo è tipicamente
guidato dall'azienda.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Risultati
Chi è coinvolto
Amministrazione,
Finanza e Controllo e
Sistemi Informativi sono
le principali aree
funzionali coinvolte
nell'implementazione.
Le funzioni Fiscale,
Acquisti, Legale e
Commerciale &
Marketing svolgono un
ruolo importante.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Risultati
Tecnologie implementate
Tecnologie più diffuse:
EDI, Electronic Bill
Presentment and
Scanning.
Tecnologia emergente:
Advanced Electronic
Signatures.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Conclusioni
Normativa in vigore, tecnologie disponibili
Aziende
Hanno iniziato ad utilizzare
•Tecnologia matura (EDI)
•Tecnologie emergenti (firma elettronica)
•Tecnologia intermedia (scanning)
stream di fatturazione cartacea;
Ma….
archiviazione cartacea su base locale;
limitato utilizzo dell'outsourcing.
Cosa ci si aspetta nel breve termine?
accelerazione del processo d'implementazione.
focalizzazione sull'adozione da parte di fornitori e clienti per generare la necessaria massa critica
orientamento verso tecnologie emergenti quali l’Advanced Electronic Signature.
Per sfruttare pienamente i benefici potenziali derivanti dall'investimento in e-Invoicing e
e-Archiving occorre preliminarmente ottimizzare i processi interni.
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8 novembre, 2006
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8 novembre, 2006
PwC Survey
Peculiarità
Riferimento temporale, firma digitale
Fatturazione
qualificata.
Consenso preventivo del destinatario.
Assicurare conservazione nel tempo secondo specifiche regole tecniche
per garantire la disponibilità e opponibilità a terzi dei documenti.
Archiviazione
Fatture trasmesse/ricevute in forma elettronica devono essere
conservate esclusivamente con mezzi elettronici.
Fatture predisposte in forma elettronica, ma non in possesso dei
requisiti richiesti, possono essere conservate in forma elettronica o
cartacea.
• Mercato italiano non ha ancora pienamente raggiunto la fase di maturità
• Consolidatori esteri stanno entrando/sono entrati sul mercato italiano
• Opportunità di business per società di servizi che già posseggono un
background adeguato sotto il profilo tecnologico, dei processi e prodotti.
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8 novembre, 2006
PwC Survey
La firma digitale e la pubblica amministrazione
Fonte: CSO settembre 2006
Oltre 2,6 milioni
smart card diffuse
nel 2005
35 milioni i
documenti firmati
e trasmessi in
modo digitale nel
2005
…non solo aspetti positivi ….
Violazioni delle norme
legate all’uso della firma
digitale
• Attribuzioni non legali della funzione di ceritificatore
• Uso di versioni non corrette del sw per rinnovo dei certificati
della smart card
• Diffusione di informazioni inesatte o ambigue
Entro novembre 2006 il CNIPA conta di predisporre le linee guida per la vigilanza
sui certificatori qualificati affiancati dalle relative modalità operative.
Pag. 24 di 35
8 novembre, 2006
Un progetto di
e-Invoicing
“ This is probably the biggest innovation I have seen in 32 years
of banking ”
Bo Harald, Head of operations
Nordea Bank
“ The use of e-commerce solutions to automate supplier
payment is a proven method of trade that brings benefits to both
the customer and supplier ”
John Gregory, Head of Financial Shared Service
Kellogg’s
Pag. 25 di 35
8 novembre, 2006
Un progetto di e-Invoicing
La trappola dell’implementazione
Vi sono vari esempi in cui una “soluzione di e-invoicing” diventa
“la trasmissione dello stesso documento due volte”
Le due ipotesi proposte sono
“estreme” e i benefici ottenuti
dalla “fatturazione elettronica”
possono trovarsi in uno stato
compreso fra i due stati.
Nella zona di transizione, se non
si raggiunge un adeguato livello
di automazione, la soluzione di
fatturazione elettronica viene
affiancata alla spedizione
cartacea ed equivale quindi a
“spedire due volte”.
Pag. 26 di 35
8 novembre, 2006
Considerazioni preliminari
• Definizione di un business case per
l’individuazione dei benefici derivanti
dall’introduzione del progetto
• Determinazione dei i criteri in base ai
quali valutare le soluzioni.
• Identificazione dei processi e dei
relativi controlli che potranno essere
impattati dal progetto.
• Gestione dei possibili rischi fiscali,
verificando tempestivamente le issues
di conformità – Direttiva UE, Linee
guida OECD, normativa locale, altri
regolamenti (CNIPA).
• Numero minimo di fatture elettroniche
necessario per raggiungere il break-even.
• ROI positivo anche con tassi di adozione da
parte dei clienti del 12-15%.
• Velocità di adozione: principale driver per il
ritorno dell'investimento.
• Considerare l'opzione di allearsi con altre
aziende di settore.
Business to Consumer: i maggiori costi
sono di comunicazione e di promozione
per stimolare l'adozione dell'e-Invoicing
da parte dei clienti.
Business to Business: costi significativi
per l'implementazione e l'integrazione del
software.
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8 novembre, 2006
Business case
B2C vs. B2B
Business-to-Consumer
Business-to-Business
Valore
Riduzione dei costi della transazione
• Ad es.: Consente ai clienti di verificare
online i dettagli della fattura (in
particolare, nel caso di fatture ricorrenti
di importo variabile)
Riduzione dei costi della transazione
Ad es.: l'integrazione con il sistema ERP consente di
elaborare, approvare e pagare le fatture più
velocemente (in particolare, nel caso di fatture
complesse)
Prezzo
Difficile
• I clienti non sembrano disponibili a
pagare per la fatturazione o il
pagamento elettronico
Idem – tuttavia, alcune aziende addebitano ai clienti
Corporate un fee nel caso di emissione di fattura
cartacea
Costo
Produzione ed invio della fattura
• il costo della fattura cartacea è
sensibilmente maggiore di quello della
fattura elettronica (ad es. € 1 vs. € 0.4)
Prevenire/automatizzare la gestione
delle dispute sulla fattura
• In media il 4% delle fatture è oggetto di
disputa
Produzione ed invio della fattura
• il costo della fattura cartacea è sensibilmente
maggiore di quello della fattura elettronica (ad es. €
5 vs. € 2)
Prevenire/automatizzare la gestione delle dispute
sulla fattura
• In media il 13% delle fatture è oggetto di disputa
Miglioramento del cash management
• Incassi più veloci
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Le soluzioni
Seller Direct
Seller
Invoice
Enrollment
Notification
Login, Review, Dispute, and Authorize Payment
Dispute Management
Buyers
Buyer Direct
Notification
Enrollment
Sellers
Buyer
Invoice
Dispute Management
Consolidator
Registration
Registration
Sellers
Invoice
Dispute Management
Consolidator
Notification
Login, Review,
Dispute, and
Authorize Payment
Buyers
Source: CEBP
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8 novembre, 2006
Impatti sui processi
IMPATTI SIGNIFICATIVI SUI PROCESSI OPERATIVI E DI
SUPPORTO
Riallineare i processi interni end-to-end per conseguire pienamente i benefici.
Anticipare i colli di bottiglia nelle attività di processo a valle (ad es. l'approvazione
delle fatture) che potrebbero verificarsi a seguito dell'automazione dei flussi di
fatturazione.
Considerare l'impatto sull'ambiente di controllo (ad esempio impatto su Sox 404 o
sulla Legge sul Risparmio).
In caso di outsourcing, attenzione al contenuto dei contratti ed ai livelli di servizio
(Service Level Agreement).
Valutare tutte le alternative fattibili, ad es. l'auto-fatturazione.
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Impatti fiscali
Sul piano accertativo e sul piano sanzionatorio, la tenuta delle fatture o dei
documenti in forma elettronica senza il rispetto delle regole previste dal Dlgs.
52/2004 e dal DM 23 gennaio 2004 comporta:
Sanzione amministrativa che varia da 1.032 € a 7.746 €
Possibilità per gli uffici, a determinate condizioni, di procedere ad accertamento
induttivo.
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8 novembre, 2006
Metodologia PwC
© 2004 PricewaterhouseCoopers Advisory srl. Tutti i diritti riservati. PricewaterhouseCoopers si riferisce alla società
PricewaterhouseCoopers Advisory srl o, in base al contesto, ad altre società del network PricewaterhouseCoopers, ognuna delle quali
è una società giuridica separata ed indipendente. Il presente documento contiene informazioni proprietarie e non può essere utilizzato
o duplicato né in parte né integralmente da terzi per qualunque scopo. Qualsiasi uso o pubblicizzazione integrale o parziale delle
informazioni qui contenute senza l’autorizzazione scritta di PricewaterhouseCoopers Advisory srl è proibito. La presentazione verbale è
il necessario complemento alle pagine seguenti che, quindi, non hanno valenza autonoma dalla presentazione stessa
Feasibility
• Business case
• Strategic choices
• Solution/vendor selection
• Alternatives
Inform
• Tax and legal regulations
• Business aspects
• Technology options
Design
Design
Info
rm
Feasibili
ty
Roll-out
-
t
ou
R
o
ll
ent
em
pl
Implement
Im
• After-audit
• Operational aspects
• Contracting
• Supplier/customer
adoption
• ERP integration
• Processes
• Security and controls
• Archiving aspects
• Validation tax and legal
requirements
• Pilot
• Project management
• Quality assurance
• Documentation
• Training
• Negotiations with tax
authorities
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8 novembre, 2006
Metodologia PwC
Inform
© 2004 PricewaterhouseCoopers Advisory srl. Tutti i diritti riservati. PricewaterhouseCoopers si riferisce alla società
PricewaterhouseCoopers Advisory srl o, in base al contesto, ad altre società del network PricewaterhouseCoopers, ognuna delle quali
è una società giuridica separata ed indipendente. Il presente documento contiene informazioni proprietarie e non può essere utilizzato
o duplicato né in parte né integralmente da terzi per qualunque scopo. Qualsiasi uso o pubblicizzazione integrale o parziale delle
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il necessario complemento alle pagine seguenti che, quindi, non hanno valenza autonoma dalla presentazione stessa
Feasibility
• Info sessions
• Business case
• Seminars
• Strategic choices
Design
• Pre-audit
business
Management
requirements?
• Quality assurance
• Operational aspects
• Documentation
• SLA
• Training
• Terms and
• Validation of Tax
conditions
and legal
• Supplier adoption
requirements
program
• Next steps
• Payment
• Workflow
• Analysis
•…
• Private/consolidated
• Training
• In-house/outsourced
• Workshop
• EIPP/EBPP
• Security aspects
• VAT Rules
• Inbound/outbound
• Tax and legal
• Standards
• Technical study
• Interfacing
requirements
• Controls
• Self-billing
• Archiving
• Technology
• Long term
• EDI/signature
guarantees
• Integrated/interactive
• Select solution/make or • Process
improvement
buy
• Write & evaluate RFI/RFP • Contractual
aspects
• Alternatives
• Scanning
• Compliant with
• TP ready?
• Meetings
• Solutions
• After-audit
• Project
• Trading Partners
• National/international
• Pilot
Roll-out
• ERP ready?
• Joint events
• Market analysis
Implement
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8 novembre, 2006
La risposta PwC
•
Creazione di un network mondiale di specialisti
dedicato allo studio delle problematiche relative
all’e-Invoicing & e-Archiving – attualmente sono
rappresentati oltre 40 paesi.
•
Pubblicazione del libro: Global (E-)Invoicing &
(E-)Archiving – Increasing Efficiency and
Reducing Costs – Including VAT/GST rules in 41
countries worldwide.
•
International Billing Conference: The next step
beyond the legal framework* circa 225 aziende
iscritte (12 paesi) e rappresentanti di
PricewaterhouseCoopers di 22 paesi.
Pag. 34 di 35
8 novembre, 2006
Grazie per l’attenzione
Pietro Maggiulli
Director
Finance Function Effectiveness
PricewaterhouseCoopers Advisory
Largo Angelo Fochetti, 28
00154 Roma
Tel. 06.570831 – Cell. 348.2300676
[email protected]
Hanno collaborato alla predisposizione del presente documento
Giovanni Blasi e Fabrizia Bilancini, senior managers PwC
Advisory – Performance Improvement
© 2004 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. “PricewaterhouseCoopers” refers to the network
of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and
independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers.
PwC

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