busta paga - "L. Bianciardi" Grosseto

Vademecum
Guida alla lettura della busta paga
Riferimenti
normativi
e nozione
R.D.L. 10 settembre 1923, n. 1955
R.D.L. 28 agosto 1924, n. 1422 (*)
L. 5 gennaio 1953, n. 4, art. 1
D.P.R. 30 maggio 1955, n. 797, artt. 39 e 41 (*)
D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124, artt. 20, 21 e 22 (*)
L. 30 aprile 1969, n. 153, art. 42,
D.M. 30 ottobre 2002 (*)
L. 27 dicembre 2006, n. 296, art.1, comma 1178 (*)
D.L. 25 giugno 2008 n. 112 (conv. L. 6 agosto 2008, n. 133), artt. 39 e 40
D.M. 9 luglio 2008
Min. Lav. circolare 21 agosto 2008, n. 20
Min. Lav. nota 5 dicembre 2008
Min. Lav. interpello 4 aprile 2010, n. 8
____________
(*) Si fa presente che l’art. 39 del D.L. n. 112/2008 ha abrogato le disposizioni relative alla tenuta dei libri paga e matricola
contenute nelle fonti sopra richiamate, e in particolare: l’art. 134 del R.D. n. 1422/1924 (obbligo di libro paga e matricola);
artt. 39 e 41 del D.P.R. n. 797/1955 (registrazione di una serie di dati sul libro paga e matricola); artt. 20, 21, 25 e 26 del
D.P.R. n. 1124/1965 (modalità di tenuta dei libri obbligatori); art. 42 della L. n. 153/1969 (termini temporali della conservazione dei libri paga e matricola); art. 1 comma 1178 della L. n. 296/2006 (tenuta dei libri di matricola e di paga); D.M. 30
ottobre 2002 (modalità applicative circa la tenuta del libro matricola e paga).
Il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare a ciascun dipendente, all’atto della corresponsione della retribuzione, un prospetto paga - o «busta paga» - in cui devono essere indicati il
nome e il cognome, la qualifica professionale, il periodo di paga cui si riferisce, l’assegno per il
nucleo familiare e tutti gli altri elementi che compongono la retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Il prospetto paga può essere sostituito da una copia del Libro
Unico (cedolino paga).
Soggetti
interessati
Datore di lavoro, tenuto a emettere la busta paga.
Lavoratore, che ha diritto di ricevere la busta paga.
Forma
Non è prevista una forma specifica per la busta paga né la sua vidimazione (a meno che non
sia una copia del Libro Unico del Lavoro); importante è che contenga le informazioni richieste,
nonché la firma, la sigla o il timbro del datore di lavoro. Il prospetto paga deve essere rilasciato
alla fine di ogni periodo di paga.
Il Ministero del lavoro, con la circolare n. 20/2008 - interpretando l’art. 39, c. 5 del D.L. n. 112/
2008 - precisa che il datore di lavoro può assolvere all’obbligo di consegna della busta paga
nei confronti dei propri dipendenti consegnando una copia (anche una mera «fotocopia»)
delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico. L’adempimento della consegna del prospetto
della retribuzione, peraltro, s’intende assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata
al dipendente «non comprende i dati relativi al calendario delle presenze». Il «vademecum sul
Libro Unico» contenuto nella nota Min. lav. 5 dicembre 2008 precisa ulteriormente che non vi
è l’obbligo di consegnare al lavoratore le presenze estratte dal Libro Unico, neppure su
richiesta dello stesso, a meno che tale obbligo non sia espressamente sancito dalla contrattazione collettiva, anche aziendale. Ancora dal vademecum ministeriale giunge l’osservazione
d’insieme secondo cui il dato normativo contenuto nell’art. 39 del D.L. n. 112/2008, relativo
all’assolvimento dell’obbligo di consegna del prospetto di paga di cui alla L. n. 4/1953 mediante la consegna di copia delle scritturazioni contenute nel Libro Unico, consente il perma-
PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO
III
Vademecum
nere di due documenti distinti. Sebbene, infatti, in ottica di semplificazione, sia più utile
immaginare e concepire un documento unitario che fisicamente assembli il prospetto paga
e il cedolino del Libro Unico, non vi è nessun obbligo di corrispondenza fisica fra i due
documenti. Ne consegue che, secondo la propria organizzazione, l’azienda, il professionista
o l’associazione, potranno legittimamente, nel rispetto integrale della L. n. 4/1953, formare il
prospetto di paga in momenti differenti rispetto al Libro Unico e con qualsiasi modalità, in
forma libera; d’altronde, ove ciò avvenga, i dati retributivi, fiscali e previdenziali contenuti nei
due documenti dovranno essere comunque e sempre coincidenti per lo stesso periodo di
riferimento.
Procedura
IV
Al termine di ogni periodo di paga, di norma mensile, il datore di lavoro corrisponde la
retribuzione al lavoratore dipendente per la prestazione resa consegnandogli la busta paga.
Nella moderna gestione del personale tale documento, come già detto, è sostituito dalla copia
del Libro Unico nella forma a «foglio mobile» (vidimato o a stampa laser), meglio conosciuto
come «cedolino paga», anche perché le singole annotazioni del prospetto paga devono
corrispondere con quelle del Libro Unico. Non vi è l’obbligo di consegna al lavoratore delle
presenze (estratto del Libro Unico), nemmeno su richiesta del lavoratore.
L’invio del prospetto paga al dipendente può essere assolto dal datore di lavoro mediante
l’inoltro come file allegato ad un messaggio di posta elettronica inviato all’indirizzo e-mail
del lavoratore provvisto di password personale; sempre che, nel rispetto della disciplina in
materia di protezione dei dati personali, allo stesso lavoratore siano messe a disposizione
idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto,
posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa.
È possibile per i datori di lavoro privati l’invio del prospetto anche a mezzo posta elettronica
non certificata.
INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO
Vademecum
Lettura
del Cedolino paga
PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO
V
Vademecum
Sezione 1
Dati vidimazione
Cedolino a stampa laser ovvero in formato «grafico»
Sono indicati:
il numero di autorizzazione con relativa data e sede;
il numero di cedolino;
la data e l’ora di stampa come previsto dalla norma.
Cedolino a modulo continuo prefincato
È indicato solo il numero di cedolino.
Sezione 2
Dati azienda e periodo retribuzione
La sezione riporta i dati anagrafici relativi all’azienda che redige il cedolino paga, la posizione
INAIL, la matricola INPS; altre informazioni possono riguardare l’indicazione di eventuali unità
locali o centri di costo.
È indicato inoltre il periodo di retribuzione a cui si riferisce il cedolino. Può accadere che nel mese
vi siano delle «rotture di cedolino» che comportano la generazione automatica di più cedolini
nel mese, ciascuno per il proprio periodo di riferimento. Le cause di tali rotture possono essere:
variazioni di enti in corso di mese;
variazioni di contributi/agevolazioni;
variazioni di Inail;
variazioni di qualifica;
variazioni di tipologia part-time;
variazioni di percentuali part-time.
La data riportata nel cedolino è individuata in base alla tipologia di prospetto paga, come di
seguito indicato:
elaborazione di una mensilità normale senza rotture di cedolino: è indicato il mese e l’anno
di riferimento (es. gennaio 2011);
elaborazione di una mensilità aggiuntiva automatica: è indicato il mese e l’anno con la
dicitura fissa a titolo esemplificativo «AGG.» (es. Giugno 2011 AGG.) o la mensilità aggiuntiva
che si corrisponde (a titolo esemplificativo «TREDICESIMA», «QUATTORDICESIMA»; ecc.).
elaborazione di una mensilità normale con rottura (esempio variazione di qualifica, apprendista trasformato in operaio a tempo indeterminato a partire dal 25 marzo 2011): nel primo
cedolino è indicato il mese, l’anno ed il primo periodo (es. Marzo 2011 01/24), mentre nel
secondo cedolino è indicato il mese, l’anno ed il secondo periodo (es. Marzo 2011 25/31).
Per i dipendenti con calendario differito viene inoltre indicato a quale mese si riferiscono i dati
variabili (presenze ed assenze) ed è riportata la dicitura - a titolo esemplificativo «Variabili di
MM/AAAA» - dove è indicato il mese e l’anno a cui si riferiscono le presenze.
Sezione 3
Dati dipendente
La sezione contiene, oltre ad alcune informazioni anagrafiche del dipendente quali data di
nascita e codice fiscale, tutti i dati relativi alle caratteristiche del rapporto di lavoro ovvero:
data di assunzione;
data di cessazione;
numero di iscrizione al libro matricola;
qualifica;
livello di inquadramento;
tipo di rapporto (es. part-time, tempo determinato, ctr. Mobilità, ecc.).
Sezione 4
Dati contatori statistici
In questo riquadro sono riportati, per il periodo di retribuzione a cui si riferisce il cedolino, i
valori totali di:
settimane Inps;
PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO
VII
Vademecum
giorni Inps;
ore Inps;
giorni minimale;
ore minimale;
giorni lavorati;
ore ordinarie lavorate;
ore straordinarie.
Sezione 5
Elementi che compongono la retribuzione
Caselle riservate all’esposizione dei singoli elementi di paga, sia contrattuali che personali, che
compongono la retribuzione lorda del dipendente, il cui totale è riportato in apposita casella. È
inoltre indicata la data di maturazione dello scatto successivo.
Sezione 6
Voci retributive variabili del periodo
La sezione riporta i dati relativi alle componenti della retribuzione teorica e i dati delle componenti variabili della retribuzione.
Per ogni voce paga, nelle apposite colonne, sono evidenziati i seguenti dati:
«Codice e descrizione della voce»: indica la natura del dato esposto nelle colonne successive
(es. retribuzione ordinaria, festività, straordinario, premi, una tantum, ecc.; trattenute per
assenze come malattia, maternità, infortunio, ecc.);
«Quantità» espressa in ore, giorni o mese;
«Valore base» ovvero la tariffa presa a base per il calcolo;
nella colonna «Competenze» o in quella «Trattenute» può essere indicato l’importo totale
della voce a seconda della sua natura.
Con riferimento alla busta paga sopra riportata come esemplificazione, l’indicazione nella colonna «Quantità» del valore 7 e nella colonna «Valore base» del valore 57,69231 sta ad indicare
che i giorni da retribuire con la retribuzione ordinaria sono 7 e che dunque il compenso unitario
giornaliero pari a 57,69231 è corrisposto per 7 volte: ne consegue che nella colonna «Competenze» è esposto il valore 403,85 corrispondente all’importo posto a pagamento.
Per i dipendenti con calendario differito - ovvero pagati prima della fine del mese con le
presenze effettive del mese precedente - in busta paga viene anticipata l’intera retribuzione
del mese di elaborazione del cedolino e, in base al foglio presenze del mese precedente, sono
prodotte tutte le voci di retribuzione, festività, assenza, straordinario, ecc. con eventuale
recupero della retribuzione liquidata a titolo di «anticipo» nel mese precedente.
Sezione 7
Imponibili variabili per il prelievo contributivo - c/dipendente
Le caselle di questo gruppo di dati contengono il valore degli imponibili per i contributi
obbligatori (o tali per l’effetto di accordi o di contratto) ovvero i contributi previdenziali,
assistenziali e della previdenza complementare. Accanto alla casella dell’imponibile è riportato
il corrispondente valore del contributo dovuto dal lavoratore. In apposita casella sono esposti
complessivamente i contributi obbligatori trattenuti.
La percentuale applicata all’imponibile è quella comunicata dall’Ente stesso. I contributi dovuti
all’INPS sono legati al settore di appartenenza e alle dimensioni aziendali. Ad esempio, per le
aziende del settore industria in genere fino a 15 dipendenti e per le aziende commerciali titolari non iscritti - fino a 50 dipendenti, le aliquote contributive risultano cosı̀ fissate dall’INPS:
VIII
Settori
Qualifiche
Industria in generale
CSC 1.xx.xx, 1.13.06,
1.13.07, 1.13.08
Operai
Impiegati
FPLD
DS
TFR
Ind.
Ind. Aliq.
CIGS Mobilità Malat. Mat. Tot.
CUAF
CIG
33,00 1,61 0,20
0,68
1,90
–
33,00 1,61 0,20
0,68
1,90
–
–
Lav.
Dip.
2,22
0,46 40,07 9,19
–
0,46 37,85 9,19
INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO
Vademecum
Settori
Qualifiche
Aziende commerciali
CSC 7.07.08
Operai
Impiegati
FPLD
DS
TFR
Ind.
Ind. Aliq.
CIGS Mobilità Malat. Mat. Tot.
Lav.
Dip.
CUAF
CIG
33,00 1,61 0,20
0,68
–
–
–
2,44
0,24 38,17 9,19
33,00 1,61 0,20
0,68
–
–
–
2,44
0,24 38,17 9,19
Attenzione, è facoltà del datore di lavoro indicare in busta paga anche l’imponibile ed i
contributi c/ditta.
Sezioni 8 e 9
Imponibile variabile mensile per il prelievo fiscale e imponibili annuali per i conguagli
Le sezioni contengono i dati relativi agli imponibili fiscali e alla relativa imposta trattenuta al
dipendente, con indicazione delle detrazioni spettanti (sia mensili che del conguaglio di fine
anno/licenziamento) e delle addizionali comunali e regionali con relativa descrizione della
regione e del comune.
Per approfondimenti sulle disposizioni che regolano i calcoli esposti, sia per quanto riguarda la
determinazione dell’imponibile che per il prelievo dell’imposta al dipendente si deve fare
riferimento al D.P.R. del 22 dicembre 1986, n. 917. Di seguito uno schema per eseguire un
veloce calcolo mensile ed annuale dell’imposta lorda IRPEF.
Anno
Mese
Aliquote
Irpef %
Reddito fino a
(E)
Costante a detrarre
(E)
Reddito fino a
(E)
Costante a detrarre
(E)
15.000,00
–
1.250,00
–
23,00
28.000,00
600,00
2.333,33
50,00
27,00
55.000,00
3.680,00
4.583,33
306,67
38,00
75.000,00
5.330,00
6.250,00
444,17
41,00
oltre
6.830,00
oltre
569,17
43,00
L’imposta lorda dovuta si calcola con un’unica operazione applicando al reddito l’aliquota corrispondente allo
scaglione superiore raggiunto e detraendo dal prodotto l’ammontare indicato nella colonna costante a
detrarre rilevabile nella stessa riga.
Esempio:
Reddito complessivo: annuo 30.000,00 38% ¼ 11.400,00 3.680,00 ¼ 7.720,00; mensile 2.800,00
38% ¼ 1.064,00 306,67 ¼ 757,33
Le caselle che si riferiscono ai progressivi annuali «A» verranno compilate anche se il datore di
lavoro sta effettuando per il dipendente un «Conguaglio di fine anno» oppure un «Conguaglio per cessazione del rapporto di lavoro».
Sezione 10
Totale competenze/trattenute/arrotondamento
La differenza tra il totale della colonna competenze e della colonna trattenute, sommato
l’arrotondamento, è il netto a pagare.
Sezione 11
Dati relativi al tfr accantonato nel periodo e alla liquidazione in acconto o a saldo
(o anticipo)
All’interno di questa sezione è facoltà del datore di lavoro esporre alcuni dati del trattamento
di fine rapporto maturato nel periodo e in particolare:
«Retribuzione utile tfr»;
«Quota tfr trasferita a fondi di previdenza complementare»;
«Quota tfr maturata nel mese» ovvero:
— valore della retribuzione utile tfr (fino al mese in elaborazione): 13,5
— al netto della trattenuta fondo pensione (fino al mese in elaborazione)
— al netto della quota tfr maturata fino al mese precedente quello in elaborazione
PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO
IX
Vademecum
Inoltre è possibile trovare esposto:
l’Imponibile del tfr al 31 dicembre 2000;
l’imposta calcolata sul tfr al 31 dicembre 2000;
l’imponibile a partire dal 1º gennaio 2001;
l’imposta calcolata sull’imponibile tfr a partire dal 1º gennaio 2001.
Gli altri dati (anticipazioni già erogate, imposta sostitutiva sulla rivalutazione, rivalutazione, imposta già pagata sugli anticipi, imposta da trattenere a tassazione separata, ecc,) saranno evidenzianti nel corpo del cedolino (Gruppo 6) e le trattenute sommate nella casella «Totale trattenute».
Sezione 12
INAIL del periodo
Contiene il dato relativo all’«Imponibile INAIL» del periodo. Il datore di lavoro potrebbe
esporre il «Codice voce tariffa» applicato.
Sezione 13
Netto del periodo
Nella casella «Netto a pagare» è esposto l’importo della retribuzione al netto delle ritenute
operate.
Sezione 14
Dati progressivi
Sono riportati tutti i valori progressivi, sino alla data di elaborazione del cedolino, di:
«Imponibile INPS»;
«Imponibile INAIL»;
«Imponibile IRPEF»;
«IRPEF pagata»;
«Addizionale regionale residua»;
«Addizionale comunale residua».
Sezione 15
Ratei ferie e permessi
L’esposizione dei ratei di ferie e permessi può essere effettuata con quattro modalità.
1. Esposizione della situazione del «maturato»: è esposta la quantità maturata del rateo fino al
mese di elaborazione compreso e rappresenta la «situazione ratei» alla data di elaborazione.
Esempio:
Maturato
Goduto
Residuo
Residuo AP
Ferie
3,25
0
3,25
2,1666
Permessi
21,62
0
21,62
0
2. Esposizione della situazione dello «spettante»: è esposta la quantità del rateo che rimane da
maturare dal mese successivo a quello in elaborazione, fino al mese di chiusura di maturazione
e costituisce una «proiezione» della situazione ratei del dipendente.
Esempio:
Ferie
Permessi
Residuo AP
Spettante
Goduto
Saldo
2,1666
15,25
0
17,41666
0
86,50
0
86,50
3. Esposizione della situazione del «saldo»: è esposta la quantità del rateo residuo dell’anno
precedente con i dati di maturato, goduto e saldo dell’anno in corso e costituisce una visualizzazione alla data della situazione ratei del dipendente.
Esempio:
Ferie
Permessi
X
Residuo AP
Maturato
Goduto
Saldo
2,1666
3,25
0
5,4166
0
21,62
0
21,62
INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO
Vademecum
4.Esposizione della situazione dei «residui»: è esposta la quantità del rateo goduto e residuo
dell’anno in corso e dell’anno precedente e costituisce una visualizzazione della situazione
corrente e dell’anno precedente dei ratei del dipendente.
Esempio:
Goduto
Residuo
Goduto AP
Residuo AP
Ferie
0
3,25
0
2,1666
Permessi
0
21,62
0
0
Sezione 16
Dati assegno nucleo familiare
Vengono esposti i dati, comunicati al datore di lavoro mediante apposita modulistica predisposta dall’INPS, utili alla determinazione dell’assegno per il nucleo familiare (ANF):
«Codice tabella»;
«Livello di reddito»;
«Numero dei componenti del nucleo familiare»;
«Numero figli».
Sezione 17
Coordinate bancarie
Sono esposte le «Coordinate bancarie» per i lavoratori che hanno optato per l’accredito dello
stipendio in c/c bancario. Oltre alle coordinate bancarie IBAN potranno essere presenti la
descrizione banca e descrizione filiale.
Sezione 18
Calendario delle presenze
Nella sezione è possibile (ma non obbligatorio) riportare le effettive presenze del periodo
attraverso le quali sono state imputate le voci retributive nel corpo del cedolino.
Sezione 19
Autorizzazione INAIL
Il cedolino prodotto mediante stampa grafica del «Libro Unico del Lavoro» riporta inoltre
l’autorizzazione INAIL rilasciata all’azienda produttrice dell’applicativo utilizzato per l’elaborazione del prospetto paga.
PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO
XI