Un mondo SAP più “ricco”

Un mondo SAP
più “ricco”
SAP – Top Media NED
Dati e documenti integrati
nelle applicazioni gestionali
U
na soluzione completa, sviluppata
da Top Consult nel suo Laboratorio
Software di Torino, potenzia l’integrazione fra
sistema documentale e mondo SAP. E’ “Top
Media NED – Suite per SAP”, che aggiunge
a SAP la capacità di gestione elettronica
dei flussi di documenti e di conservazione
sostitutiva a norma di legge.
L’utilizzo in azienda del sistema gestionale
SAP risulta così arricchito e potenziato,
dando vita a nuovi
margini di produttività ed
efficienza. Ma quel che è più
importante è che la soluzione
Top Consult elimina la
necessità di programmazione
ad hoc su SAP, abbattendo
i tempi di realizzazione:
l’integrazione viene avviata in
pochi giorni.
Esempio concreto di quella stretta integrazione
fra documenti e dati gestionali che da oltre 20
anni è la filosofia perseguita da Top Consult,
la soluzione Top Media NED – Suite per SAP
è pacchettizzata; si rivolge alle aziende che non
dispongono già del suo sistema documentale
e vogliono realizzare velocemente, a costi
contenuti, l’integrazione dati e documenti
nel mondo SAP. I clienti che già lavorano
con Top Media NED possono realizzare
l’integrazione installando semplicemente
Connect per SAP, il connettore che sta alla
base della soluzione.
Gli scenari previsti
e certificati da SAP
I sistemi Erp sono ormai largamente utilizzati
in azienda: SAP è l’Erp più diffuso al mondo
e si è affermato come infrastruttura gestionale
portante, legata ai dati transazionali. D’altro
canto oggi le aziende hanno sempre più
l’esigenza di gestire in modo integrato
anche il vasto mondo dei documenti non
strutturati, pari peraltro all’80 per cento delle
informazioni aziendali.
Progettando il proprio Erp SAP ha pensato
alla possibilità di usare un sistema esterno
per l’archiviazione e la ricerca dei documenti,
creando un apposito
interfaccia: SAP
ArchiveLink.
La soluzione Top
Consult sfrutta questa
“porta certificata”
(e quindi garantita
nel tempo al variare
dei release SAP),
facendo colloquiare
in tempo reale il sistema SAP con il sistema
documentale Top Media NED, che agisce
come “Http Content Server”. Il colloquio
avviene via Web Service, mediante un
motore sviluppato da Top Consult, in
un’ottica SOA orientata a mantenere viva
l’integrazione.
In questo modo gli impiegati o i manager,
direttamente dalle schermate SAP – anche
via Web – possono visualizzare i documenti
archiviati in Top Media NED ottenendo
quelle informazioni (non strutturate) che
i dati SAP non sono in grado di fornire.
E non sono più costretti ad alzarsi per
ricercare i documenti in armadi ed archivi o
a riempire le scrivanie di copie di documenti.
L’archiviazione dei documenti in Top Media
NED segue gli scenari applicativi previsti e
segue a pag. 2
Abbattuti
i tempi
per l’integrazione
personalizzata
La realizzazione di un progetto
di integrazione con SAP richiede
normalmente tempi non certo brevi,
dell’ordine di due-tre mesi. Top
Consult invece è in grado di realizzare
l’integrazione con Top Media NED –
Suite per SAP in modo molto semplice
e in pochi giorni, eliminando la
necessità di programmazioni ad hoc
su SAP. Ad esempio per gli incoming
document del ciclo passivo, un solo
specialista applicativo, lavorando
assieme al cliente, mediamente con
qualche giorno di lavoro realizza
l’integrazione personalizzata SAP – Top
Media NED con tutte le caratteristiche
descritte nell’articolo, comprese
navigazione e conservazione, per
utenti SAP e non SAP. Con qualche
altro giorno viene realizzata anche
quella per gli outgoing document
del ciclo attivo. A questi tempi vanno
naturalmente aggiunti quelli per
l’installazione e l’avviamento di Top
Media NED in azienda, nel caso non sia
già presente, che richiedono anch’essi
pochi giorni.
Come è possibile l’integrazione in
tempi così stretti? E’ possibile per l’alta
qualità della piattaforma documentale
Top Media NED, basata su “generatori”
progettati per integrarsi con il sistema
informativo aziendale e nata dagli alti
investimenti effettuati in un progetto
di ricerca e sviluppo avanzato, le cui
capacità vengono portate in SAP.
Top Consult ha saputo schematizzare il
processo di integrazione, semplificando
e quindi velocizzando l’integrazione
tra la banca dati di SAP e l’archivio
documentale di Top Media NED.
Nelle applicazioni gestionali
Dati e documenti integrati
Le print list SAP sono archiviate
direttamente in Top Media NED.
I relativi documenti archiviati vengono ricercati dalle pagine a video
dei tabulati via hyperlink generati
in modo automatico
segue da pag. 1
certificati da SAP ArchiveLink. Il primo è
l’archiviazione degli incoming document:
i documenti cartacei provenienti dall’esterno,
come fatture fornitori, bolle di consegna,
ordini clienti, sono digitalizzati allo scanner
interattivamente (e archiviati automaticamente
al momento della registrazione nel sistema
SAP dei dati contenuti) oppure a lotti, con
una specifica funzione di Top Media NED che
legge l’etichetta barcode apposta e consente
l’archiviazione in modo completamente
automatico. In presenza di SAP Business
Workflow, la ricerca e l’archiviazione degli
incoming document è automatica e integrata
con il workflow realizzato.
Il secondo scenario standard è quello degli
outgoing document, prodotti già in formato
digitale (normalmente Pdf) all’interno delle
applicazioni SAP, come ordini fornitori, bolle
di consegna, fatture clienti, ecc. Catturati
direttamente all’origine, vengono archiviati nel
sistema documentale assieme alle informazioni
per poterli poi ricercare.
Il terzo scenario prevede l’archiviazione
automatica in formato digitale in Top Media
NED delle print list, (tabulati fiscali o
statistici) la cui ricerca potrà essere effettuata
anche in tempi successivi alla loro generazione
senza doverli più rielaborare e conservare sotto
forma cartacea. Se sono archivati in Top Media
NED anche i relativi documenti, la loro ricerca
potrà avvenire direttamente dalle pagine a
video dei tabulati sfruttando appositi hyperlink
generati automaticamente.
SAP si può ottenere molto di più: cioè la
Navigazione Elettronica dei Documenti e la
loro Conservazione Sostitutiva a norma di
legge, caratteristiche che un sistema SAP non
possiede.
La soluzione Top Consult gestisce infatti anche
documenti non generati da SAP e fa interagire
col sistema anche utenti non SAP. Nell’odierna
composita realtà aziendale gli utenti possono
usare non solo il gestionale SAP ma anche
sistemi gestionali diversi, oltre ovviamente ai
sistemi Office, quelli di posta elettronica e fax.
Sfruttando le capacità di connessione integrata
di Top Media NED, è possibile archiviare un
documento direttamente da Word, Excel o
Powerpoint, oppure archiviare e spedire da
Outlook o Lotus Notes un messaggio e-mail
o i suoi allegati. La Suite per SAP provvede a
“pinzare” elettronicamente i documenti con gli
altri ad esso collegati, ad unire cioè i documenti
generati o gestiti da SAP con quelli prodotti da
altri software.
Top Media NED integrato con SAP mette in conservazione sostitutiva i
documenti fiscalmente rilevanti e le scrittura contabili gestiti da SAP e in
più quelli esterni a SAP ma a loro correlati, come documenti provenienti
da altri gestionali, da Office, e-mail, fax, cioé l’intera pratica.
In più la navigazione fra
documenti correlati
Fin qui l’integrazione tradizionale, quella
standard prevista da SAP ArchiveLink
per i documenti gestiti o prodotti da
SAP. Ma con Top Media NED – Suite per
2
A questo punto l’interfaccia Web di Top
Media NED consente a tutti gli utenti, SAP e
non, la navigazione fra i documenti aziendali,
consultando in un attimo tutti quelli fra loro
correlati. Si può davvero lavorare in modo
nuovo, evitando il proliferare della carta sulle
scrivanie ed aumentando di molto l’efficienza
dei processi.
Aggiunta anche la
conservazione sostitutiva
Si aggiunge inoltre a SAP la conservazione
sostitutiva a norma di legge, che consente di
eliminare gli archivi cartacei e sta oltretutto
diventando un obbligo, assieme alla fatturazione
elettronica, per chi lavora con la PA.
Con il proprio modulo software Lex, corredato
da specifici e collaudati servizi di consulenza
legale e organizzativa, Top Media NED
integrato con SAP mette in conservazione i
documenti fiscali e le scritture contabili gestiti
da SAP, oltre a quelli esterni a SAP a loro
correlati, cioè l’intera pratica. Il tutto senza
alcuna programmazione ad hoc per l’estrazione
dei dati dal data base di SAP.
Ottimizzati gli investimenti
SAP
I risultati dell’integrazione sono quindi la
possibilità di usare funzioni di archiviazione,
ricerca e gestione documenti altrimenti non
previste dalle applicazioni SAP, l’aumento
dell’efficienza delle persone e delle applicazioni
di business, l’eliminazione dei processi
manuali, la veloce adozione della conservazione
sostitutiva dei documenti fiscali a norma di
legge (con la distruzione degli archivi cartacei),
l’uso della spedizione massiva ed automatica
dei documenti prodotti da SAP. E, in ultima
analisi, l’ottimizzazione dell’investimento
effettuato con SAP.
Il connettore integrato
alla base della soluzione
Connect per SAP
Tecnologia e scenari
applicativi
Alla base delle soluzioni Top Consult per
l’integrazione con il mondo SAP c’è Connect
per SAP, che connette direttamente il software
Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei
Documenti con gli ambienti gestionali SAP.
Il connettore, sviluppato nel Laboratorio Sviluppo
Software di Torino, si articola su tre componenti:
Http Content Server (dedicato al colloquio
Web con l’interfaccia SAP ArchiveLink, vedi figura);
SAP Barcode (per l’archiviazione automatica via
Barcode dei documenti in entrata) e SAP Aligner
(che consente la ricerca dei documenti non solo da
SAP ma anche dai client Top Media NED e l’uso
del modulo Lex per la conservazione sostitutiva dei
documenti gestiti da SAP).
Il connettore lavora in ottica Web Service,
il cui motore è stato potenziato assieme a Web
SDK, il Software Development Kit che è il “cuore”
dell’alta interoperabilità di Top Media NED.
Con Connect per SAP si possono realizzare
diversi scenari applicativi. Innanzitutto
l’archiviazione degli incoming document
(i documenti in ingresso in azienda, tipicamente
cartacei e quindi da sottoporre a scansione),
che avviene utilizzando SAP Business Workflow,
il Barcode o manualmente.
Ci sono poi l’archiviazione degli outgoing document
(i documenti in uscita dall’azienda, generati
dal sistema SAP durante i processi di business,
tipicamente in Pdf) e l’archiviazione
delle print list (cioè dei report
generati dai programmi di
reportistica SAP, documenti
tipicamente nel formato Alf di SAP).
Integrare due infrastrutture
complementari
Connect per SAP di Top Consult realizza in sostanza
l’integrazione diretta fra due infrastrutture chiave
dell’azienda, da un lato l’Erp e dall’altro la
Gestione Documentale, fra loro complementari,
dando così vita ad un sistema informativo
veramente completo, capace di sfruttare tutte le
informazioni disponibili, sia strutturate che non
strutturate.
Fra l’altro, proprio Erp e Gestione Documentale
sono sempre al vertice nelle intenzioni di
investimento dei CIO italiani. Lo conferma anche
Assintel Report 2009 sul mercato del software e
servizi, che ha intervistato 500 responsabili
IT di enti ed imprese di ogni dimensione e settore
d’industria.
Connect per SAP: ricerca e visualizzazione
di una fattura dall’ambiente SAP (sopra);
a sinistra, ricerca e visualizzazione della
stessa fattura da Top Media NED
Conservazione e spedizione documenti: plus decisivi
Il sistema SAP, integrato con la piattaforma
documentale Top Media NED, può utilizzarne le
capacità avanzate raccordandosi direttamente,
fra l’altro, con la conservazione sostitutiva
dei documenti fiscali. Attraverso il suo
modulo specializzato Lex, Top Media NED mette
in conservazione a norma di legge i documenti
dell’intera pratica, cioè quelli fiscalmente
rilevanti e le scritture contabili gestiti da SAP e
in più quelli esterni a SAP ma a loro collegati
(come ad esempio documenti provenienti da
altri sistemi gestionali, Office, e-mail, fax).
Le soluzioni Lex, che hanno fatto la “storia”
della conservazione sostitutiva in Italia, con
un impegno Top Consult che risale agli albori
della legislazione digitale nel ’94, sono
semplici e pacchettizzate; realizzano archivi
sostitutivi a norma in sole tre settimane e
sono già operative presso oltre 180 clienti su
ogni tipologia di documenti. Sono corredate
da servizi consulenziali legali e organizzativi
a supporto del responsabile aziendale della
conservazione: fra questi, il corso preliminare
sulla normativa tenuto da un legale presso il
cliente, il Manuale certificato delle procedure
adottate, il mantenimento a norma nel tempo
degli archivi sostitutivi realizzati mediante audit
periodici, risposte a quesiti e allerta sulle novità
normative.
Le soluzioni Lex sono offerte sia “inhouse”
sia in “outsourcing”, cioè in modalità SaaS
(Software as a Service).
Per il sistema SAP un altro plus
dell’integrazione con Top Media NED è
la possibilità di sfruttare le soluzioni di
Distribuzione Massiva dei Documenti
prodotti da SAP (come ad esempio fatture
3
clienti o ordini di acquisto fornitori), con tutti
i vantaggi associati di velocità, ottimizzazione
e risparmi. Il modulo QSender esegue in modo
automatico l’invio massivo via e-mail o fax di
documenti archiviati nel sistema documentale,
compresi file firmati digitalmente: preleva ed
abbina documenti e indirizzi, spedisce con
unica e-mail più documenti allo stesso
destinatario, comprime gli allegati, allega
link anziché documenti, dà il feedback di
avvenuta ricezione. Il modulo QPostel spedisce
invece automaticamente per file XML al
servizio Postel i documenti da recapitare per
posta ordinaria e consente la verifica online
dello stato dell’invio. Attraverso l’integrazione
con soluzioni di partner specializzati c’è anche
una terza possibilità: il modulo QPaper per la
stampa dei documenti e loro successivo recapito
fisico tramite i partner stessi.
Per le specifiche transazioni SAP
Cattura OCR dei dati
F
ra le nuove soluzioni sviluppate da Top Consult
c’è anche OCR Data Capture, che ottimizza il
data entry dei documenti cartacei in particolare
nella gestione aziendale del ciclo passivo. Questa
nuova soluzione, basata sull’integrazione del
sistema documentale Top Media NED con le
avanzate tecnologie data capture di Kofax (leader
mondiale del settore), estrae le informazioni dai
documenti in formato cartaceo, come lettere,
fax, e-mail) e le rende disponibili ai sistemi
gestionali dell’impresa, ad esempio per acquisire
automaticamente i dati presenti sulle fatture
fornitori, alimentare la “prima nota” in contabilità
ed archiviare elettronicamente le fatture stesse.
Il data entry (che impegna oggi in amministrazione
numerose persone) non è più un costoso collo
di bottiglia ma diventa così un processo di
acquisizione rapido e privo di errori, spesso
completamente
automatico, che porta
all’utente considerevoli
vantaggi economici e di
processo. La soluzione
già dal primo anno porta
risparmi largamente
superiori all’investimento
necessario: si può infatti calcolare un risparmio del
50 per cento nella sola fase di data entry: data
entry di magazzino per le bolle di consegna, di
“prima nota” in contabilità per le fatture fornitore e
di ordini cliente nel ciclo attivo.
Inoltre, sfruttando le capacità avanzate del
sistema Top Media NED, una volta archiviate
elettronicamente, le fatture vengono convogliate
nei processi documentali e gestionali dell’impresa,
fino alla conservazione sostitutiva dei documenti
fiscalmente rilevanti. E così ai risparmi della
fase data entry si sommano quelli delle fasi
di “normalizzazione” delle fatture, di flusso
approvativo automatico e di conservazione
sostitutiva.
Il connettore OCR Data
Capture per SAP/R3
Fra i vari moduli di Kofax integrati nella soluzione
c’è anche quello per il rilascio diretto dei dati al
sistema gestionale SAP. E’ un modulo certificato
da SAP, si tratta di un generatore che non richiede
programmazione e che consente di abbinare i
dati letti via OCR con i relativi campi richiesti dalle
specifiche transazioni SAP.
Il modulo di connessione è già
predisposto per tutti i tipi di
queste transazioni, come ad
esempio FB60, FV60, MIRO,
MIR7, ecc. Di volta in volta,
in funzione delle necessità,
lo specialista applicativo
Top Consult configurerà
semplicemente il modulo già
pronto (senza fare alcuna
programmazione ad hoc)
effettuando l’abbinamento fra
dati OCR e dati richiesti dalle
transazioni SAP.
Con questa integrazione, che collega fra loro
sistema documentale, funzionalità Kofax e sistema
gestionale SAP, gli utenti
SAP non devono in
sostanza fare il data entry,
ma si trovano il lavoro già
fatto in modo facile, veloce
e sicuro. Si velocizzano
così ulteriormente
l’acquisizione dei dati delle
fatture e il caricamento
automatico nel gestionale,
riducendo al minimo la
possibilità di errori.
Il connettore OCR Data Capture per SAP abbina (a destra, in alto) i dati
letti via OCR con i campi richiesti dalle transazioni SAP (come FB60,
FV60, MIRO, MIR7); sulla schermata di dettaglio l’utente conferma i
dati della fattura o li integra con altre informazioni.
L’integrazione è nel DNA di Top Consult
Nata nel 1987 a Torino, Top Consult si è da
subito dedicata alla gestione elettronica dei
documenti, mettendo a punto un software
specifico (Top Media) semplice e flessibile per
le esigenze delle imprese italiane. Con una
crescita costante è diventata un leader del
mercato documentale, pioniere e protagonista
in particolare della conservazione sostitutiva a
norma di legge dei documenti. Top Consult ha
una presenza commerciale e tecnica in Italia
e all’estero, è affiancata da un’ampia rete di
partner sul territorio, e conta cinquecento clienti
di ogni dimensione fra aziende ed enti pubblici.
La filosofia che ha guidato lo sviluppo della
società è sempre stata l’integrazione fra dati e
documenti, fra database e archivi documentali,
per rendere più completo il sistema informativo
aziendale e consentire a impiegati e manager
di usare non solo i dati gestionali, ma anche
le informazioni presenti nei documenti non
strutturati, all’interno dei processi lavorativi
rendendoli così più snelli e produttivi.
L’ultimo nato di una linea di prodotti che da
sempre operano all’insegna dell’Application
Integration è l’avanzato software Top Media
NED per la Navigazione Elettronica dei
4
Documenti, creato per i Web Service e il nuovo
mondo SOA (Service Oriented Architecture).
Altamente interoperabile, si integra
direttamente con i vari sistemi gestionali ed
ERP (da SAP a Microsoft Dynamics, dal mondo
IBM a quello Oracle), con gli strumenti office,
l’e-mail e i portali, adattandosi a qualsiasi
ambiente applicativo aziendale. Messo a
punto nel Laboratorio Sviluppo Software di
Torino, Top Media NED è una vera e propria
piattaforma documentale, completa, “motore”
di tutte le soluzioni applicative realizzate.
Il sistema Top Media NED è offerto in due
diverse versioni: Top Media NED Enterprise
si rivolge alle medie e grandi organizzazioni
che vogliono realizzare soluzioni aziendali
complete e articolate di Enterprise Content
Management, integrate con il sistema
informativo e gli applicativi gestionali.
Top Media NED Business è la versione
pacchettizzata del sistema, studiata per le
piccole e medie organizzazioni che vogliono
realizzare velocemente, a costi contenuti,
soluzioni di gestione dei documenti in ingresso
e in uscita e la loro conservazione sostitutiva a
norma di legge.
Casi applicativi concreti
L’integrazione con SAP
è già al lavoro
S
ono decine le imprese italiane e anche straniere
di ogni dimensione in cui è stata installata
l’integrazione diretta Top Media NED – SAP
R/3 per lavorare in scenari applicativi diversi.
Fra queste, possiamo citare L’Orèal e Luxottica,
Ariston Thermo Group e Lavazza, ENI European
Coordination Center e Firema, Kuvera-Carpisa e
Datacol, Total e TagHeuer, Prada e Diasorin. Di
seguito riportiamo una sintetica presentazione di
alcuni di questi casi applicativi.
L’Orèal
Milioni di pagine “corrono”
su Connect per SAP
Multinazionale francese della bellezza e del
benessere con 100 anni di attività, L’Orèal ha una
forte presenza in Italia: duemila dipendenti, un
giro d’affari vicino al miliardo di euro, 4 società
operative, poli direzionali a Torino e Milano, una
struttura produttiva
a Settimo Torinese,
3 centri logistici in
Lombardia. L’Orèal
Italia gestisce per
il suo business un
enorme volume
di documenti in
ingresso e in uscita
(un milione e
duecentomila all’anno solo per il ciclo attivo) e
quindi cruciale è la possibilità di integrare fra loro
sistema documentale e gestionale SAP: cliente Top
Consult fin dal ’97, è stata la prima azienda a
sperimentare il nuovo Connect per SAP.
In primo piano la gestione del ciclo attivo (data
l’attività di vendita ad ampio raggio che tocca
catene di distribuzione, farmacie, profumerie,
acconciatori): fatture clienti, bolle, solleciti,
note di addebito e credito prodotte da SAP sono
subito catturate ed archiviate in Top Media NED,
immediatamente disponibili per gli utenti SAP e
non SAP autorizzati. In sostanza mediante Connect
per SAP si sincronizza la creazione dei documenti
con la loro immediata disponibilità per gli utenti,
non si producono più copie interne, gli utenti SAP
e quelli Top Media sanno sempre dove ricercare un
documento e averlo a disposizione con un click.
I documenti attivi archiviati nel sistema
documentale sono poi mandati in conservazione
sostitutiva a norma di legge. Se si pensa
che le fatture devono essere conservate per
10 anni, con la conservazione sostitutiva
L’Orèal può eliminare solo per le fatture
clienti circa 15 milioni di pagine cartacee,
sostituendole con una manciata di Cd.
Ma la conservazione sostitutiva tocca anche
il libro giornale, i registri Iva (da 300.000
fogli annui ciascuno), cespiti, inventari e
le schede magazzino – tutti documenti
che nascono da SAP. Il libro giornale, ad
esempio (oltre 100 volumi di 500 fogli per una
sola annualità), che prima occupava una serie
di locali predisposti ad hoc, ora ci sta su 20-30
Dvd. In via di realizzazione anche l’archiviazione
sostitutiva delle fatture fornitori, mentre nel settore
Risorse Umane è già attiva la conservazione del
Libro Unico del Lavoro e degli altri documenti del
Personale.
Per i documenti di tipo amministrativo, sia outgoing
che incoming, la conservazione sostitutiva viene
gestita direttamente da Top Consult – sia in loco
che in remoto – sul sistema Top Media NED del
cliente: viene gestito il processo, si fanno controlli
preventivi e si forniscono i Cd e Dvd a norma; con
il servizio ManLex, inoltre, gli archivi sostitutivi
realizzati sono mantenuti a norma nel tempo,
attraverso ad esempio degli audit periodici.
Mediante il sistema documentale, che conta un
centinaio di utenti soprattutto amministrativi,
L’Orèal realizza enormi risparmi di carta e di spazi
di archivio, ma soprattutto raggiunge una maggiore
efficienza operativa, semplificando e sveltendo i
processi amministrativi e il lavoro delle persone.
Datacol
L’attivo, il passivo
e il portale integrato
Dinamismo e forte espansione internazionale
(con filiali in Francia e Spagna) caratterizzano
Datacol, l’azienda veronese leader nella
commercializzazione e vendita diretta di
prodotti di fissaggio ed utensileria per i settori
dell’autotrazione e dell’artigianato, con un fatturato
di circa 70 milioni destinato a raddoppiare in
poco tempo. A supporto delle nuove strategie
di business, nel 2008 è entrata in Datacol a
pieno regime la nuova infrastruttura gestionale
SAP che ha rimpiazzato il precedente As/400 e
riorganizzato i processi aziendali.
Assieme a SAP è al lavoro anche Connect per SAP
di Top Consult, che consente al nuovo sistema
gestionale di operare con maggiore efficienza
integrandosi in modo diretto con le applicazioni
documentali presenti in azienda e gestite da Top
Media NED.
In primo luogo l’automazione del ciclo attivo (cuore
dell’attività Datacol con oltre 1.000 ordini al
giorno): oltre 200.000 fatture clienti e relativi DDT
per un totale di un milione di pagine l’anno, che
vengono conservate in modo sostitutivo. Fra queste
anche le fatture dirette a San Marino, che rientrano
con il timbro della locale dogana. Viene inoltre
impiegato il modulo QSender per la spedizione
automatica e massiva via e-mail o fax di parte
delle fatture emesse da SAP in formato elettronico.
In fase di completamento anche l’automazione
integrata del ciclo passivo, dove sono ricevute circa
100.000 fatture fornitore l’anno, ciascuna di più
pagine, in gran parte cartacee. Vengono acquisiti
ed archiviati ordini e acquisti, documenti della
logistica, fatture e ddt (gli ultimi due mediante
modulo Barcode); i documenti passivi fiscalmente
rilevanti sono mandati in conservazione sostitutiva.
Una procedura automatica di workflow controlla
inoltre il ciclo di autorizzazione al pagamento.
Sul portale aziendale, pure integrato con Top Media
NED, agenti e venditori continuano a consultare via
Web i documenti necessari al loro lavoro (ordini,
fatture, ddt, ecc.) navigando online fra quelli
correlati.
segue a pag. 6
5
Casi applicativi concreti
L’integrazione con SAP
è già al lavoro
segue da pag. 5
Lavazza
Do you speak espresso?
Fra miscele e innovazione IT
Lavazza, il marchio che porta nel mondo la
cultura dell’espresso italiano, è un colosso da oltre
1,2 milioni di fatturato, con 2.000 addetti, 4
stabilimenti in Italia e presenza in 80 paesi.
In un anno sono consumate nel mondo
14 miliardi di tazzine di caffè Lavazza.
Primo cliente ad installare all’inizio del ’94 il
software Top Media, oggi Lavazza conta su Top
Media NED per gestire la valanga di documenti
del ciclo passivo, in collegamento diretto con il
gestionale SAP via Connect per SAP, oltre alle
cartelle elettroniche del Personale e ai grandi
contratti d’acquisto (con tutti i documenti correlati),
per un totale di 200 utenti.
Il ciclo passivo della capogruppo coinvolge nelle
diverse sedi aziendali migliaia di fornitori italiani
e stranieri, grandi e piccoli, per un totale annuo
di 150.000 documenti di più pagine ciascuno
tra fatture, bolle, note di addebito e credito; i
documenti passivi (la maggior parte provenienti in
forma cartacea, altri con flussi digitali) vengono
acquisiti mediante Barcode o altri metodi,
archiviati nel sistema documentale e resi disponibili
agli utenti SAP e non SAP. Vengono ripescati
e consultati in pochi secondi dagli impiegati
amministrativi, dai servizi generali, dalla logistica e
da chiunque faccia un ordine di acquisto registrato
da SAP, che possono così navigare fra tutti i
documenti correlati; anche le
aree commerciali accedono ai
documenti via Web.
Ne derivano grandi risparmi
di tempo per tutti, non è più
necessario aspettare per giorni
i documenti fisici dall’archivio
centrale, questi non si perdono e
sono sempre tracciabili, si elimina
la carta e i processi amministrativi
del ciclo passivo sono più snelli
ed efficienti. Inoltre, tramite
workflow, viene accelerata l’autorizzazione
al pagamento delle fatture, anche nelle sedi
periferiche, aumentando fra l’altro la soddisfazione
dei fornitori.
La gestione documentale interessa, oltre la
capogruppo, anche le principali consociate:
Lavazza France a Parigi, Lavazza Coffee UK a
Londra e Lavazza Germania a Francoforte. Qui
sono installati altri sistemi Top Media NED per la
gestione autonoma della contabilità locale, sempre
in integrazione con il sistema SAP centralizzato, nei
cicli attivo e passivo.
Ora Lavazza sta pensando agli sviluppi futuri, per
estendere in particolare la gestione elettronica dei
documenti anche al ciclo attivo.
Kuvera-Carpisa
Le borse e la moda,
l’ERP e i documenti
Fenomeno commerciale da oltre 100 milioni di
fatturato, Kuvera Spa (proprietaria del marchio
Carpisa) è cresciuta in pochi anni fino all’attuale
rete di 500 punti vendita in Italia e all’estero, con
una presenza internazionale che spazia dall’Europa
all’America, dal Medio Oriente al Giappone.
La rapida
espansione
del business
ha portato con
sé l’aumento
esponenziale
dei documenti
da trattare: di
qui la decisione
di integrare il
6
sistema SAP con la
gestione elettronica
documentale Top
Media NED – Suite
per SAP. Già al lavoro,
la soluzione integrata sta affrontando la gestione
dei cicli attivo e passivo. Nel primo vengono
archiviate e trattate circa 85.000 pagine annue
di fatture di vendita (Italia, estero, proforma) e
dei loro allegati, di note di credito e addebito;
nel ciclo passivo invece il flusso documentale
comprende le fatture fornitori cartacee e loro
allegati (da gestire con Barcode), le lettere di
credito e addebito, per un totale di circa 13.000
documenti l’anno.
Gli utenti coinvolti nei processi documentali sono
dislocati in contabilità clienti e fornitori, negli
acquisti e nel magazzino. Gli utenti SAP possono
ricercare e visualizzare i documenti associati ai dati
direttamente
dal loro
ambiente di
lavoro SAP,
gli altri utenti
non SAP
sono in grado di effettuare ricerca e consultazione
attraverso il modulo Top Media NED User o
UserWeb; si pensa di estendere la consultazione
anche alle filiali commerciali decentrate.
La semplicità della ricerca, dovuta alla capacità
di navigazione fra i documenti correlati, permette
un notevole risparmio di tempo e la distribuzione
avviene in forma elettronica evitando fotocopiature
del documento cartaceo.
E’ già attiva anche la conservazione sostitutiva
delle fatture clienti ed è prevista quella dei libri
fiscali (libro giornale e registri Iva, generati da SAP
come print list o tabulati contabili in formato Alf e
archiviati in Pdf in Top Media NED).
SAP e SAP ArchiveLink sono marchi registrati o marchi di SAP AG in
Germania e in altri paesi.
Soluzioni di gestione elettronica dei flussi di
documenti - Conservazione sostitutiva a norma
di legge - Fatturazione elettronica - Spedizione
massiva documenti - OCR Data Capture
TOP CONSULT
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