Come fare una buona presentazione

Come realizzare una buona presentazione
(traduzione libera a cura della redazione di EpiCentro)
Quando si realizzano dei documenti visivi per illustrare dati e informazioni
chiave, bisogna sforzarsi di essere chiari e di realizzare una presentazione
senz a ambiguità o distorsioni. Cercate di creare delle diapositive in modo che
il pubblico possa, dando una veloce occhiata, identificare le strutture principali
del documento. Le diapositive, inoltre, devono consentire al pubblico una
veloce comprensione degl i schemi esposti.
Visibilità:
Non importa quanto siano belle o eleganti le vostre tabelle, i vostri grafici o i
vostri diagrammi: valgono abbastanza soltanto se il pubblico è in grado di
leggerli. Di conseguenza bisogna sforzarsi di ottenere piena leggibi lità in ogni
diapositiva. Come regola base, preparate la vostra presentazione in modo che
possiate leggere tutto con facilità e a una distanza di 2 metri dallo schermo
del computer.
Ecco dei dettagli ulteriori:
Utilizzate dei caratteri facilmente leggibili:
Dimensione:
• I caratteri da 22 punti o più sono i migliori.
Stile del carattere:
• Utilizzate un carattere Sans Serif. I testi in grassetto possono, in molte
circostanze, migliorare la visibilità. Prestate attenzione ai caratteri stretti
poiché potrebbero essere i meno leggibili se messi in grassetto. Alcuni
caratteri Sans Serif utilizzati nei prodotti Microsoft sono: Arial, Mangal,
Tahoma, Tunga, Verdana. Altri caratteri sono Humanist, Optima e Swiss
(Helvetica). Alcuni stili di carattere da evitare sono (Times New) Roman,
Courier, Complex e Italic.
Evidenziature:
• Evidenziate con il colore, con il grassetto, sottolineando o con latri mezzi.
Non utilizzate mai tutte lettere maiuscole poiché rendono la lettura più
difficoltosa.
Contrasto:
• Bisogna utilizzare sempre quei colori che permettono ai dati e alle altre
informazioni di spiccare chiaramente sullo sfondo.
Sfondo:
Utilizzate uno sfondo che dia un contrasto sufficiente per visualizzare le linee,
i punti delle informazioni, i numeri e i caratteri all’interno della diapositiva.
Uno sfondo chiaro funziona sempre con linee, punti e caratteri scuri. Un
pastello chiaro ha un vantaggio in più: i materiali provenienti da altri
programmi (come, per esempio, i grafici di Excel) possono essere copiati
direttamente sulla diapositiva senza modificare i colori del materiale originale.
Evitate l’utilizzo del bianco puro, poiché può causare una luce fastidiosa
proveniente dallo schermo. L’aggiunta di una tinta tenue al bianco puro è una
buona soluzione.
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Uno sfondo scuro funziona bene con le linee leggermente colorate, i punti
delle informazioni, i numeri e i caratteri che hanno un colore chiaro. Ad ogni
modo fate attenzione poiché alcuni colori danno l’impressione di essere
“chiari”, come il rosso, ma non danno un buon risultato in contrasto con uno
sfondo scuro. La soluzione migliore, per mostrare le informazioni su uno
sfondo scuro, è quella di utilizzare sempre il bianco o un giallo tenue.
In entrambi i casi utilizzate per lo sfondo un colore unico e uniforme. Evitate
l’utilizzo di sfondi con disegni o con sfumature. Questi formati possono
interferire con le informazioni che si vogliono mostrare. Magari sarà possibile
leggere le informazioni di alcune diapositive ma può succedere che questi
sfondi interferiscano con la chiarezza dell’informazione presentata sulla
diapositiva.
Contenuto delle diapositive:
Ogni diapositiva contiene un singolo punto di interesse:
Utilizzate una diapositiva per presentare un unico concetto. Per più punti impiegate più diapositive.
Limitate la quantità delle informazioni su ogni diapositiva:
Troppe informazioni possono distrarre i fruitori. Ecco alcuni esempi:
Tabelle complicate con troppe righe e colonne di materiale non elaborato o riassunto.
Grafici con molte linee che si intersecano o con molte strisce raggruppate
Diversi punti nella stessa diapositiva
Troppi elenchi puntati e sottoelenchi
L’utilizzo di intere frasi o di lunghi periodi al posto delle parole chiave
Le note a piè di pagina e i riferimenti alle fonti
Utilizzate le diapositive per mostrare le informazioni:
State mettendo a disposizione del pubblico un testo scritto mentre voi ne state parlando. Utilizzate
le vostre diapositive per mostrare i dati con le tabelle, i grafici, le mappe, i diagrammi, o le figure
mentre esponete queste informazioni.
Titoli:
Date a ogni diapositiva un titolo che informi e indichi il contenuto della diapositiva. Siate brevi ma
evitate di utilizzare i titoli con un’unica parola come “Introduzione”, “Retroscena”, “Metodi” ed
escludendo i loro derivati (come “Metodi II”, “Metodi III”, ecc.), “Risultati” o “Discussione”. I
titoli che comunicano al pubblico cosa, dove, chi, e quando vanno bene. Potete anche utilizzare lo
spazio del titolo per porre una domanda. Per esempio: “Quali gruppi d’età erano più a rischio
durante il periodo di contagio del tifo?”. I titoli di solito sono descritti con un tipo di carattere più
grande e più pesante rispetto al corpo del testo.
Quando copiate grafici o diagrammi da un programma all’altro eliminate il titolo dall’originale e
riscrivetelo nella parte superiore della diapositiva. Questo vi sarà d’aiuto poiché avrete il titolo della
diapositiva con un carattere, un colore e una dimensione simili al resto della diapositiva e della
presentazione.
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Le parole all’interno della diapositiva:
Evitate di presentare i dati e le informazioni sotto forma di testo se è possibile presentarli sotto
forma di tabella, diagramma, grafico, mappa o figura. Quando siete obbligati a utilizzare il testo per
presentare una lista di oggetti, di spiegazioni delle circostanze, di conclusioni o di raccomandazioni
limitate la lunghezza del testo a 7 righe di 7 parole per riga. Utilizzate solo le parole chiave e solo
quelle che risultano appropriate al pubblico. Non usate giudizi. Non limitatevi a leggere
semplicemente il contenuto della diapositiva, ma parlate di ogni singolo punto.
Andate a capo soltanto nei punti in cui il discorso logico può essere interrotto (dove il lettore si
prende un respiro mentale).
Siate brevi quando potete. Usate acronimi e simboli per ridurre la quantità di testo all’interno delle
diapositive se lo spazio è scarso.
Evitate di numerare le voci e utilizzate al loro posto degli elenchi puntati. Una gerarchia
riconosciuta è: tondo, trattino, triangolo.
Gli elenchi puntati sono il formato standard nella maggior parte delle diapositive. Il loro scopo è
quello di organizzare le parole chiave. Per degli elenchi puntati efficaci:
Seguite l’ordine del testo
Coerenza nelle forme verbali
Coerenza nello stile dell’elenco puntato a ogni livello
Coerenza nelle maiuscole
Tabelle:
Una tabella ben organizzata darà gli stessi risultati degli altri sistemi visivi, anche sullo schermo di
una sala conferenze. Cercate di seguire queste linee-guida:
Fai in modo che i numeri siano tondi e di due cifre.
Metti i numeri in colonna per i confronti principali.
Ordina i numeri in colonne per grandezza.
Fai in modo che i numeri siano allineati (per esempio dal punto decimale).
Fai in modo che i numeri (colonne e righe) siano vicini per i confronti.
Mostra i riassunti delle statistiche in colonne e in righe.
Evitate di inserire dati confusi perché potrebbero richiedere, da parte del
pubblico, dei calcoli a mente.
Alcuni autori presentano le informazioni sotto forma di liste tramite gli elenchi
puntati. I dati presenti in questo tipo di lista possono essere facilmente
convertiti in una chiara tabella a due colonne di pi ù facile comprensione.
Diagrammi:
Una certa quantità di stili per i diagrammi sono disponibili sotto forma di:
istogrammi, aerogrammi, diagrammi a cerchi, diagrammi a riquadro. Gli
istogrammi e i diagrammi a cerchi sono i migliori per la maggior parte delle
informazioni. Sono perfetti in presenza di cifre, conti o altri dati statistici
riassunti e applicati a variabili nominative come la razza, l’occupazione, il cibo
mangiato, ecc. Evitate di usare gli aerogrammi perché sono degli strumenti
poco funzionali se si devono presentare delle informazioni. Una tabella a due
colonne chiara o un istogramma sono in grado di presentare i dati nella
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maniera più comprensibile possibile e in ogni occasione. Istogrammi suddivisi
in unità minori, o in sottocomponenti, non rendono allo stesso modo e
perdono in chiarezza: utilizzate piuttosto una tabella o un diagramma a
cerchio.
Grafici:
Utilizzate i grafici per presentare una grande quantità di dati in uno spazio
piccolo. Infatti i grafici sono spesso efficaci quando bisogna semplificare un
insieme composto da molti dati. Allo stesso tempo permettono che il fruitore
osservi il tutto dai dettagli all’immagine generale. Grafici con gli assi
cartesiani, i diagrammi a nuvola, gli istogrammi, ecc. sono esempi comuni di
grafici. I grafici funzionano bene se bisogna distribuire per età e per sesso,
per le cifre e i calcoli nel tempo, e per altri casi in cui l’asse delle x (il fattore
rischio, la variabile indipendente o esplicativa) viene continuamente dotata di
una scala graduata aggiuntiva. Fate in modo che la linea che contiene le
informazioni sia sufficientemente spessa e i punti per i dati siano grandi
abbastanza di modo che vengano visti con chiarezza e con facilità. Altre linee
meno rilevanti come gli assi, i punti per contrassegnare, ecc. possono essere
più piccoli.
Fate attenzione alla creazione di grafici attraverso Excel o Powerpoint. La
maggior parte delle opzioni (inclusi i grafici ad assi) sono comunque grafici
che non danno una corretta graduazione numerica lungo l’asse delle x.
Rimane comunque un buon consiglio quello di utilizzare il sistema di diffusione
xy quando si creano i grafici all’interno di questi programmi. Se state
preparando i grafici con un altro programma e poi li copiate in Powerpoint
preparate lo sfondo per “l’area diagrammi” e per “l’area grafici” come “vuoto”
(trasparente) nell’originale. Questo permetterà che lo sfondo del vostro
grafico sia dello stesso colore dello sfondo della diapositiva.
Mappe:
Cercate di presentare la distribuzione dei casi, delle cifre o di altri dati spaziali
con le mappe. Per la distribuzione di edifici o di altre strutture costruite
dall’uomo utilizzate una pianta o un altro diagramma. Le mappe sono in grado
di mostrare simultaneamente le relazioni spaziali come la distanza, la
posizione e la direzione tra le malattie e i dati spaziali. Di conseguenza questo
tipo di mappe dovrebbero possedere come minimo una scala graduata.
Spesso bisogna inserire alcuni indicatori di posizione come la longitudine e la
latitudine o una mappa in miniatura in cui si mostra la posizione dell’area.
Disegni o diagrammi:
Se avete bisogno di creare un disegno o un diagramma di una trasmissione a
catena, di un processo di produzione di un alimento, di alcuni apparecchi per
la misurazione, ecc. cercate di rendere il tutto nel modo più semplice
possibile. Non utilizzate un numero elevato di forme o di colori per evidenziare
diversi elementi qualitativi all’interno del diagramma. Se sono troppi
confonderanno di certo il pubblico. Usate etichette brevi e chiare. Fate
attenzione alla leggenda poiché lo spettatore dovrà guardare più volte sia il
diagramma che la leggenda. Per finire utilizzate la regola base secondo la
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quale la struttura basilare deve saltare agli occhi con una prima occhiata.
Foto:
Se decidete di utilizzare le foto per illustrare un punto importante o una
situazione sarà il caso di far entrare la foto perfettamente all’interno della
diapositiva. I dettagli cruciali saranno perfettamente visibili al pubblico.
Cercate di etichettare le cose più importanti sulla foto. Potete utilizzare un
titolo nella parte superiore della diapositiva se i colori dello sfondo della foto
creano un contrasto fastidioso con il titolo stesso.
Create delle diapositive che aiutino il lettore a focalizzare i dati:
Il passo più facile da compiere per fare questo consiste nell’eliminare tutti i
materiali estranei dalla diapositiva. Evitate i seguenti effetti nella
presentazione delle vostre diapositive. Questi servono soltanto a interferire
sulla corretta e rapida interpretazione dei dati.
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Effetti 3D
Clip Art e altri cartoni interattivi
Cornici non necessarie
Contorni decorativi, separatori, ecc.
Griglie sui grafici
Griglie sulle tabelle
Un logo grande e fastidioso in contrasto
Ricordate che avete solo 10 minuti a disposizione per arrivare al punto
centrale e ogni distrazione può diminuire il tempo e lo spazio che avete a
disposizione. Potreste pensare che le decorazioni siano in grado di rendere la
vostra presentazione indimenticabile. In effetti lo fanno: le persone si
ricordano le decorazioni esterne piuttosto che i dati e i contenuti.
Utilizzate i volantini:
Fare in modo che gli spettatori abbiano un volantino è molto utile. I volantini
possono aiutare la comunicazione dei dati o di altre informazioni che non
vengono mostrate sullo schermo, o che sarebbero troppo piccole per essere
percepite a distanza. In alcuni casi un volantino è preferibile a una diapositiva.
Bisognerebbe distribuirle prima di iniziare la discussione in modo che il
pubblico abbia il tempo di esaminarli mentre si espone la presentazione. Vi
potete riferire al volantino mentre parlate. Potreste pensare che il volantino li
distrae dal discorso. Ma è sempre meglio che guardino il volantino piuttosto
che un quotidiano. Concludendo, non dovete semplicemente copiare le
diapositive su dei volantini. I volantini devono essere concepiti come un
supplemento alle vostre parole, non un duplicato.
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